manual prosedur hal ehwal murid

BIDANG HAL EHWAL MURID

BIDANG HAL EHWAL MURID

Pengurusan Displin

Prosedur Pengurusan PengawasProsedur Pengurusan Undang-undang SekolahProsedur Latihan Kecemasan

Biasiswa dan Bantuan

Prosedur Penyelenggaraan PermohonanProsedur Penyedian Laporan Kemajuan Pemegang Biasiswa dan BantuanProsedur Pertukaran Pemegang BiasiswaProsedur Penyelenggaraan Data dan Rekod

Pinjaman Buku SPBT

Prosedur Penyelenggaraan Permohonan dari PenerimaanProsedur Penyelenggaraan Permohonan dan Pengagihan kepada Murid-muridProsedur Pengagihan Buku TeksProsedur Pengutipan Balik Buku-bukuProsedur Pelupusan Buku-buku SPBT

Bimbingan dan Kaunseling

Prosedur Pengurusan Rekod 001M / Ujian Tenaga Asas / Kad KemajuanProsedur Penyediaan Laporan Penyalahgunaan dadahProsedur Bimbingan dan Kaunseling

Rawatan / Kesihatan Murid

Prosedur Kebenaran Rawatan di Sekolah / AsramaProsedur Pengurusan Murid Sakit di Sekolah / Asrama

Lawatan

Prosedur Lawatan Dalam / Luar Negeri

Bidang : HAL EHWAL MURIDAktiviti : PENGURUSAN PENGAWAS

- PENGURUSAN DISPLIN

-1-

Ciri-ciri Utama

1. Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang mempunyai masyarakatnya yang tersendiri yang terdiri daripada murid-murid berbilang kaum. Displin adalah merupakan satu daya kawalan sosial bagi mewujudkan suasana yang tenteram dan keadaan yang teratur serta terkawal agar proses pengajaran dan pembelajaran dapat berjalan dengan licin dan lancar di samping mempastikan keselamatan murid sentiasa terjamin.

PROSEDUR

Perkara-perkara Penting

1. Tentukan bilangan pengawas adalah bersesuaian dengan biangan keseluruhan murid-murid (lelaki dan perempuan).

2. Tentukan pengawas adalah terdiri daripada murid-murid daripada tingkatan yang sesuai, seboleh-bolehnya mewakili tiap-tiap tingkatan tersebut.

3. Tentukan calon pengawas baru dicadangkan oleh guru-guru dan pengawas-pengawas yang sedia ada di awal penggal pertama.

4. Tentukan pemilihan adalah berdasarkan asor-syor yang atau cadangan Jawatankuasa Penasihat Hal Ehwal Murid.

5. Tentukan murid-murid yang terpilih diberi peluang bertugas dalam tempoh percubaan.6. Tentukan suatu upacara perasmian perlantikan dijalankan oleh pihak sekolah.

Borang / Yang Digunakan

1. Tiada

Proses

JAWATAN PROSESPengetuaSetiausa / Guru PengawasGuru Pengawas

1. Mendapatkan cadangan pengawas-pengawas baru daripada guru-guru dan pengawas-pengawas lama.

2. Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Penasihat Hal Ehwal Murid tentang Penubuhan Badan Pengawas bagi tahun yang berkenaan dan memilih pengawas untuk dilantik.

3. Mengadakan temuduga (jika perlu).4. Menyediakan minit mesyuarat untuk dijadikan panduan tindakan

selanjutnya.5. Menjalankan cadangan / syor yang dipersetujui.6. Merancang dan menjalankan upacara Perasmian Perlantikan Pengawas

(Semak Perayaan dan Sambutan).7. Merekodkan semua kegiatan.

CARTA ALIRAN PENGURUSAN PENGAWAS

MULA

Mendapatkan cadangan pengawas baru

-2-

Mengadakan mesyuarat pemilihan

Mengadakan temuduga pengawas

DITOLAKDiterima atau ditolak?

DITERIMA

Mengadakan mesyuarat Badan Pengawas

Pengawas baru menjalankan tempoh percubaan

Menjalankan upacara Perlantikan Pengawas

Failkan

TAMAT

Bidang : HAL EHWAL MURIDAktiviti : PENGURUSAN PENGAWAS

- PENGURUSAN UNDANG-UNDANG SEKOLAH

Ciri-ciri Utama


-3-

PROSEDUR


1. Tentukan peraturan-peraturan sekolah adalah berpandu dan diselaraskan dengan Buku Panduan Displin dan Pekeliling Ikhtisas daripada KPM dan kehendak-kehendak sekolah tertentu.

2. Tentukan Jawatankuasa HEM telah ditubuhkan.3. Pastikan peraturan-peraturan sekolah disemak dari semasa ke semasa oleh Jawatankuasa Penasihat

HEM (jika perlu).


1. Buku Panduan Displin Guru / Penjaga.2. Pekeliling Ikhtisas daripada KPM (Bahagian Sekolah).

Proses

JAWATAN PROSESPengetuaGPK / SU / JK HEM

PengetuaGPK / SU

Pelayan PejabatGPK / SU

Pembantu Tadbir

Pelayan Pejabat

1. Mengarahkan Guru Pengawas menyemak dan mendapatkan bahan rujukan mengenai peraturan sekolah untuk dibincangkan oleh Jawatankuasa Penasihat Hal Ehwal Murid.

2. Menyediakan bahan rujukan dan memaklumkan tarikh mesyuarat JK Penasihat Hal Ehwal Murid.

3. Mencatat dan menyediakan draf peraturan yang telah dibincangkan dalam mesyuarat.

4. Menaip draf untuk semakan dan kelulusan Pengetua.5. Menyemak dan meluluskan draf.6. Menaipkan ke atas stensil untuk digelek dan mendapatkan tandatangan

Pengetua.7. Mencetak.8. Menyediakan untuk diedarkan kepada guru kelas, murid-murid dan

papan kenyataan murid.9. Menghantar salinan untuk PPD dan JPN (HEM).10. Menguruskan pengiriman.11. Merekodkan pengiriman.12. Mengepos / Failkan.

CARTA ALIRAN PENGURUSAN UNDANG-UNDANG SEKOLAH

MULA

Menyemak dan meneliti peraturan (berdasarkan yang ada sebagai maklumat)

Mengubahsuai dan menyediakan draf

Mengadakan mesyuarat untuk membincangkan draf

-4-

Menyemak / meluluskan draf

Menaip, menandatangani dan mencetak peraturan yang telah diluluskan

Mengedarkan ke bahagian tertentu (termasuk mengelatkan ke papan kenyataan sekolah)

Menguruskan pengiriman

Merekodkan pengiriman

Mengepos

Failkan di dalam fail yang berkenaan

TAMAT

Bidang : HAL EHWAL MURIDAktiviti : LATIHAN KECEMASAN (SEKOLAH / ASRAMA)

Ciri-ciri Utama


PROSEDUR


1. Tentukan pengera kebakaran dibunyikan dan bunyinya telah difahami oleh semua yang terlibat (dan berlainan daripada bunyi biasa).

2. Tentukan tempat laluan tiada gangguan dan tempat berkumpul adalah sesuai dan selamat.

-5-

3. Tentukan penerangan tentang cara-cara menyelamatkan diri dari kebakaran telah dijelaskan dan latihan dijalankan dari semasa ke semasa.

4. Tentukan peraturan dibuat bagi kebakaran waktu siang dan waktu malam (bagi sekolah-sekolah berasrama).


1. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 8/1978.2. KP(BS) 8674-1(8).

Proses

JAWATAN PROSESPengetuaGuru Pengawas

Guru / PengawasKetua Darjah / Bilik

Guru Pengawas

1. Memberi arahan untuk membuat latihan kecemasan.2. Membunyikan loceng atau alat-alat lain untuk memberitahu tentang

sesuatu keadaan kecemasan.3. Menentukan murid-murid melaksanakan latihan mengikut arahan yang

diberikan.4. Memerlukan tiap-tuap murid berada di tempat berkumpul dengan

menandakan kehadiran mereka.5. Membunyikan loceng atau alat untuk emnisyaratkan murid masuk ke

kelas / bilik.

CARTA ALIRAN PENGURUSAN UNDANG-UNDANG SEKOLAH

MULA

Memberi arahan untuk membuat latihan kecemasan (setelah penerangan tentang latihan diberi)

Membunyikan alat penggera kebakaran

Murid-murid berbaris keluar, diikuti di belakang oleh guru kelas – suasana tenang diutamakan

Murid-murid berbaris di tempat yang telah dikhaskan untuk mereka

Guru kelas / guru bertugas membuat pemeriksaan / bancian murid

Mencari murid yang tidak ada di dalam bancian / murid hilang (jika ada)

-6-

Membunyikan semula pengera kebakaran menandakan suasana kembali sebagaimana biasa

Murid-murid masuk semula ke dalam kelas masing-masing dengan keadaan tenang

TAMAT

Bidang : HAL EHWAL MURIDAktiviti : BIASISWA DAN BANTUAN

Ciri-ciri Utama

1. Sesebuah sekolah haruslah mempunyai penyelenggaraan permohonan biasiswa bagi murid-muridnya dengan teratur, juga menghantar laporan kemajuan pemegang biasiswa dan bantuan, menguruskan hal pertukaran pemegang, dan menyimoan rekod-rekod data berkenaan biasiswa serta pemegangnya yang kemaskini.

PROSEDUR


1. Sebelum seseorang murid dipertimbangkan untuk dilanjutkan permohonan biasiswa / bantuannya perlulah :a. Dihebahkan tentang permohonan biasiswa dan bantuan.b. Mengedarkan borang permohonan.c. Memproseskan borang.d. Diketahui samada beliau pemegang sebarang biasiswa atau tidak.e. Menyediakan senarai bersekutu.

2. Borang-borang yang lengkap haruslah dihantar sebelum tarikh tutup yang ditetapkan.


1. Borang permohonan Biasiswa Kecil Persektuan, Biasiswa Negeri.

-7-

2. Senarai Bersekutu Permohonan.3. Senarai Pemohon bantuan cermin mata atau bantuan Suwa lain.4. Surat penghadiahan biasiswa dan bantuan.5. Surat pemberia bantuan dan akuan terima.

Proses

JAWATAN PROSESPengetua

Pembantu Tadbir

Pelayan PejabatGuru Biasiswa

Guru Kelas

Guru Biasiswa

Pembantu TadbirPengetua

Pembantu Tadbir

Pelayan PejabatPengetua

1. Menyemak surat pekeliling tentang permohonan biasiswa / bantuan dan menyerahkan kepada Pembantu Tadbir.

2. Menyemak semula surat pekeliling dan menyediakan borang-borang permohonan.

3. Mencetak borang.4. Menerima pekeliling dan borang serta pengumuman permohonan

biasiswa / bantuan dan mengedarkan borang permohonan melalui Guru kelas.

5. Mengedarkan borang kepada murid, mengumpulkan semula, mengisikan bahagian yang harus diisikan dan menyerahkannya kepada Guru Biasiswa.

6. Mengumpul semua borang-borang dan memproseskan. Membuat senarai bersekutu.

7. Menaip senarai bersekutu dan surat litup, menyerahkan kepada Pengetua.8. Menandatangani dan membuat sokongan kepada pemohon,

menandatangani surat litup.9. Menguruskan pengiriman.10. Merekodkan pengiriman.11. Mengepos / failkan.12. Menerima dan menyemak senarai permohonan yang berjaya dan

menyerahkan senarai kepada Guru Biasiswa.

JAWATAN PROSESGuru Biasiswa

Pembantu Tadbir

13. Meminitkan bilangan atau no. biasiswa dan memberitahu pemohon yang berjaya dan mengedar surat penghadiahan / membuka akaun Buku Simpanan Pos / Bank.

14. Memaklumkan kepada Guru Kelas butir-butir pemegang biasiswa.15. Mendapatkan No. Buku Pos / Buku Pos dari pemegang dan membuat

senarai untuk difailkan / disimpan.16. Jika bantuan tunai / alat-alat mengedarkan bantuan kepada murid yang

berjaya, mendapat tandatangan akuan terima bersaksi dan kembalikan baucar kepada kerani.

17. Mengembalikan baucar. Salinan surat difail.

-8-

CARTA ALIRAN BIASISWA DAN BANTUAN

MULA

Menyemak surat pekeliling dan serahkan kepada guru biasiswa / bantuan

Menyediakan borang-borang

Menyerahkan borang kepada guru biasiswa

Membuat pengumuman

Mengedar borang melalui guru kelas

Mengumpul semula yang telah dipenuhi oleh murid dan mengisi ruang yang harus dipenuhinya. Serahkan kepada Guru Biasiswa

Memproses dokumen

Membuat senarai bersekutu

Menaip senarai bersekutu dan surat litup

Tandatangan dan buat sokongan

-9-


Menerima dan menyemak senarai yang berjaya, serahkan kepada Guru Biasiswa

Memberitahu yang berjaya Minitkan bilangan yang berjyaMengedarkan bantuan danTandatangan akuan terima Memberitahu yang berjaya, edarkan surat

Penghadiahan dan pembukaan akaun di Pejabat Pos

Kembalikan baucar Mendapatkan no. buku bank, bukunya sekali dan membuat senarai

Failkan

TAMAT


- LAPORAN KEMAJUAN PEMEGANG BIASISWA DAN BANTUAN

Ciri-ciri Utama


PROSEDUR


1. Laporan kemajuan pemegang-pemegang biasiswa akan dihantar ke JPN sekurang-kurangnya 2 kali setahun.


1. Penyata Kemajuan Setengah Tahun / Akhir Tahun.2. Penyata Bersekutu markah-markah peperiksaan akhir tahun.

Proses


Guru KelasGuru BiasiswaPengetuaPembantu TadbirPelayan Pejabat

1. Menyemak biasiswa / bantuan memerlukan laporan pemegangnya, mengedarkan borang Penyata kepada Guru Kelas.

2. Mengisikan maklumat / markah dan mengembalikan kepada Pengetua.3. Menyemak laporan dan menyerahkan kepada Pengetua.4. Mencatatkan sokongan / amaran dan menandatangani surat litup.5. Menguruskan / merekodkan pengiriman.6. Mengepos / failkan.

-10-

CARTA ALIRAN LAPORAN KEMAJUAN PEMEGANG BIASISWA DAN BANTUAN

MULA

Menyemak dan mengedarkan penyata

Mengisi maklumat dan markah

Menyemak dan menyediakan laporan

Mencatatkan sokongan / amaran dan menandatangani



Mengepos / failkan

TAMAT

-11-


- PERTUKARAN PEMEGANG BIASISWA

Ciri-ciri Utama


PROSEDUR


1. Apabila seseorang pemegang biasiswa / bantuan bertukar sekolah, tindakan yang sewajarnya hendaklah dibuat bagi membolehkan pemegang itu menerima bayaran di sekolah yang baru.


1. Borang Kw.2/79B (4 salinan).2. Borang B.B.23. Laporan Setengah Tahun.4. Borang B

Proses

JAWATAN PROSESGuru KelasPembantu Tadbir

Guru Biasiswa

PengetuaPembantu Tadbir

Pelayan PejabatPembantu Tadbir

Guru Biasiswa

Pembantu Tadbir

1. Memaklumkan kepada pembantu tadbir pertukaran murid keluar masuk.2. Bagi pertukaran keluar, mengisi :

a. Borang Kw.2/79(B) (4 salinan)b. Borang B.B.2 (4 salinan)c. Laporan Setengah Tahun

3. Menyerahkan Buku Simpanan kepada murid dengan mendapatkan pengakuan terima.

4. Menyemak dan menandatangani.5. Menguruskan pengiriman.6. Merekodkan pengiriman.7. Mengepos / failkan.8. Bagi pertukaran masuk, menerima borang-borang tentang biasiswa /

bantuan dari sekolah asal.9. Memaklumkan kepada guru biasiswa.10. Meminta buku simpanan pos / bank dari pemegang.11. Memaklumkan kepada Guru Kelas.12. Meminta Pembantu Tadbir menyiapkan borang B.13. Menyediakan Borang B dan surat litup.

-12-

PengetuaPembantu Tadbir

Pelayan Pejabat

14. Menyemak dan menandatangani surat.15. Menguruskan pengiriman.16. Merekodkan pengiriman.17. Mengepos / failkan.

CARTA ALIRAN PERTUKARAN PEMEGANG BIASISWA

MULA

MASUKPelajar keluar atau masuk?

KELUAR

Menerima Borang Kew.2/79(B), Mengisi Borang Kew.2/79(B),Borang BB 2 Borang BB 2

Memaklumkan kepada guru Menyerahkan buku simpanan pos / bankbiasiswa

Meminta buku simpanan pos / bank Menyemak dan menandatangani borang

Memaklumkan kepada guru kelas Menguruskan pengiriman

Menyediakan borang B Merekodkan pengiriman

Menandatangani Borang B



Mengepos / failkan

TAMAT

-13-


- PENYELENGGARAAN DATA DAN REKOD

Ciri-ciri Utama


PROSEDUR


1. Data dan rekod pemegang biasiswa dan bantuan mestilah dikemaskinikan untuk rujukan pada bila-bila masa sahaja.


1. Borang perangkaan biasiswa / bantuan.2. Senarai penerima biasiswa / bantuan.

Proses


Pembantu Tadbir

PengetuaPembantu TadbirPelayan Pejabat

1. Memproses data.2. Menyediakan draf perangkaan dan senarai nama pemegang biasiswa dan

bantuan bagi penggal berkenaan.3. Menaip borang-borang / senarai.4. Memproses pengiriman.5. Menyemak, mengesah dan menandatangani.6. Merekod pengiriman.7. Mengepos / failkan.

-14-

CARTA ALIRAN PENYELENGGARAAN DATA DAN REKOD

MULA

Memproses data

Menyediakan drafperangkaan dan senarai nama pemegang

Menaip borang- boang / senarai

Memproses pengiriman

Menyemak, mengesah dan menandatangani


Mengepos / failkan

TAMAT

Bidang : HAL EHWAL MURIDAktiviti : PINJAMAN BUKU SPBT

-15-

- PENYELENGGARAAN PERMOHONAN DAN PENERIMAAN

Ciri-ciri Utama

1. Sesebuah sekolah bantuan kerajaan adalah layak menerima SPBT dan skim ini adalah bertujuan untuk membantu dan mengatasi masalah murid-murid yang berkelayakan.

PROSEDUR


1. Tentukan syarat dan kelayakan yang ditetapkan oleh Biro SPBT dipatuhi.


1. Borang SPBT2.2. Borang SPBT3.3. Borang SPBT5.4. Borang Penyata Komputer.5. Buku Stok.6. Borang Maklumat balik.

Proses


AJK KurikulumPengetua

Guru SPBTPembantu KeraniPengetuaPembantu TadbirPelayan PejabatPengetua

Guru SPBTPembantu tadbirPengetuaPelayan PejabatGuru SPBT

Pembantu TadbirPengetuaPembantu TadbirPelayan Pejabat

1. Mengarahkan AJK Kurikulum sekolah membuat pemilihan buku-buku teks di sekolah bepandukan senarai yang diperakukan oleh Biro SPBT.

2. Mengemukakan cadangan.3. Memperakukan cadangan.4. Mengarahkan Guru SPBT membuat pesanan.5. Mengisi borang-borang yang berkenaan.6. Menaip surat litup.7. Menyemak dan menandatangani.8. Menguruskan / merekod pengiriman.9. Mengepos.10. Menerima penyata komputer dan serahkan kepada guru SPBT untuk

semakan / tindakan selanjutnya.11. Menerima dan menyemak penyata komputer.12. Menaip surat litup.13. Semak penyata komputer dan tandatangani surat litup.14. Mengepos.15. Menerima bungkusan buku teks dari pembekal.16. Semak borang komputer.17. Menyemak dan mengira jumlah buku dari pembekal.18. Mencatatkan tarikh dan jumlah penerimaan di penyata komputer.19. Menandatangani invois penerimaan 2 salinan invois dikembalikan.20. Memasukkan butiran penerimaan ke dalam buku stok.21. Memproses buku-buku yang baru diterima dan simpan di stor atau bilik

SPBT.22. Melengkapkan borang maklumat balik.23. Semak dan taip surat litup.24. Menandatangani25. Menguruskan / meekod pengiriman borang maklumat balik.26. Mengepos.

CARTA ALIRAN PENYELENGGARAAN PERMOHONAN DAN PENERIMAAN SPBT

MULA

-16-

Mengarahkan AJK Kurikulum membuat pemilihan buku teks

Mengemukakan dna memperakukan senarai pemilihan

Mengisi borang-borang pesanan

Menyemak, menandatangani borang dan surat litup

Menguruskan pengiriman / mengepos

Menerima penyata komputer daripada Biro SPBT

Menguruskan penyata, menyemak

Mengeposkan salinan tertentu

Menerima bungkusan buku-buku teks

Menyemak penyata komputer dan membuat catatan

Menandatangani invois, mengembalikannya

Memasukkan butiran ke buku stok

Memproses buku-buku teks

Menyimpannya dalam bilik SPBT

Melengkapkan borang maklumat balik

Menyediakan surat litup dan menandatangani borang / surat



Mengepos / failkan

TAMAT


- PENYELENGGARAAN PERMOHONAN DAN PENGAGIHAN KEPADA PELAJAR

Ciri-ciri Utama


-17-

PROSEDUR


1. Tentukan syarat kelayakan penerima buku bantuan berkenaan.2. Tentukan ada JK Pemilihan tentang kelayakan pelajar.


1. Borang SPBT12. Borang 1A3. Borang G4. Buku Stok5. Senarai murid yang layak menerima bantuan buku teks

Proses


Guru SPBT

Guru Kelas

Guru SPBTPengetuaAJK Pemilihan

Guru SPBTPengetuaGuru SPBT

Guru Kelas

Guru SPBT

Guru Kelas

1. Mengarah Guru SPBT mengedarkan borang SPBT 1 dan 1A kepada murid-murid tingkatan 1 hingga 5.

2. Menerima borang SPBT 1 dan 1A (yang telah lengkap) dan senarai murid yang layak dari Guru Besar sekolah rendah berkenaan.

3. Menerima arahan dan mengedarkan borang-borang kepada murid melalui Guru Kelas.

4. Menyimpan borang SPBT1 dan 1A serta senarai kelayakan dari sekolah rendah berkenaan.

5. Mengedarkan borang-borang berkenaan kepada murid.6. Mengutip kembali borang-borang SPBT1 dan 1A murid setelah

dilengkapi.7. Menyerahkan kepada Guru SPBT.8. Menerima borang-borang berkenaan dan semak.9. Mengarahkan JK Pemilih memilih murid yang layak menerima buku teks10. Membuat pemilihan berdasarkan syarat-syarat kelayakan. Borang-

borang SPBT 1 dan 1A disemak / dirujuk.11. Menyediakan senarai kelayakan.12. Menyerahkan senarai kelayakan.13. Mampamerkan senarai kelayakan.14. Mengedarkan borang SPBT G kepada guru tingkatan bersama senarai

kelayakan.15. Menerima dan melengkapkan borang berkenaan dan serahkan kembali

kepada Guru SPBT.16. Menyemak dan menyerahkan borang berkenaan.17. Mengagihkan buku-buku kepada murid melalui guru kelas. Borang

SPBT G diedarkan bersama guru kelas.18. Mengagihkan buku-buku dan melengkapi borang SPBT G.19. Menyerahkan salinan SPBT G kepada Guru SPBT.

CARTA ALIRAN PENYELENGGARAAN PERMOHONAN DAN PENGAGIHAN SPBT KEPADA MURID-MURID

MULA

Mengarahkan Guru SPBT mengedarkan Borang SPBT1 dan 1A

Menerima kembali borang SPBT1 dan 1A serta senarai kelayakan dari sekolah rendah

-18-

Mengedarkan borang berkenaan kepada murid melalui kelas

Mengutip kembali borang-borang dan menyerahkannya kepada Guru SPBT

Menyemak borang

Mengarahkan JK Pemilihan untuk membuat pemilihan

Menyediakan senarai murid yang layak dan mempamerkan di Papan Kenyataan

Mengedarkan Borang SPBT6 dan senarai kelayakan

Melengkapkan borang berkenaan

Menyemak dan mengesahkan borang berkenaan

Mengagihkan buku-buku bantuan bersekali dengan Borang SPBT G kepada guru kelas

Mengagihkan buku-buku dan memperlengkapkan Borang SPBT G.

Menyerahkan kembali Borang SPBT G

Menerima Borang SPBT G

Mengemaskini dan menyemak stok

Menyusun kembali bilik SPBT

TAMAT


- PENGAGIHAN BUKU TEKS

Ciri-ciri Utama


PROSEDUR


1. Pastikan ada arahan dari Biro Buku Teks atau JPN.2. Pengagihan buku melalui perkhidmatan keretapi hendaklah dielakkan jika boleh.

-19-

3. Tentukan perbelanjaan agihan disediakan oleh sekolah yang mengagihkan buku dan kemudian dituntut ke Biro Buku Teks.

4. Tentukan buku-buku yang diagihkan itu keadaan fizikalnya elok / baik sahaja.


1. Buku stok

Proses

JAWATAN PROSESPengetuaGuru SPBTPembantu TadbirPengetuaPembantu TadbirPelayan Pejabat

1. Menerima arahan daripada Biro Buku Teks / JPN mengagihkan buku ke sekolah yang ditetapkan.

2. Menyemak stok dan buku stok. Kemaskinikan stok / buku stok.3. Membuat persediaan mengepos.4. Menaip surat litup.5. Menandatangani surat litup.6. Menguruskan / merekodkan pengiriman.7. Mengepos / failkan.

CARTA ALIRAN PENYELENGGARAAN PENGAGIHAN BUKU TEKS

MULA

Menerima arahan dari Biro Buku Teks / JPN

Menyemak stok dan buku stok. Mengemaskinikan buku stok.

Membuat persediaan penghantaran

Menaip surat litup

Menandatangani

-20-

Menguruskan / mmrekodkan pengiriman

Mengepos / failkan

TAMAT


- PENGUTIPAN BALIK BUKU-BUKU

Ciri-ciri Utama


PROSEDUR


1. Tentukan murid menandatangani Borang G semasa memulang buku.2. Tentukan ada jadual pemulangan (tarikh / tingkatan).


1. SPBT G.2. Buku Stok

Proses

JAWATAN PROSESGuru SPBT

Guru Tingkatan

Guru SPBT

1. Menyediakan / mengedarkan jadual pengutipan balik buku mengikut tingkatan kepada guru tingkatan.

2. Menerima jadual dan menampalkan di kelas berkenaan.3. Mengutip kembali buku-buku dari murid.4. Melengkapkan borang SPBT G.5. Menyerahkan buku-buku dan borang SPBT G kepada Guru SPBT.6. Mencatatkan penerimaan dalam buku stok.7. Menyusun buku-buku / asingkan yang usang / rosak.

CARTA ALIRAN PENYELENGGARAAN PENGUTIPAN BALIK BUKU-BUKU

-21-

MULA

Menyediakan dan mengedarkan jadual pemulangan

Menerima jadual

Mengutip kembali buku-buku

Melengkapkan borang SPBT G

Menyerahkan kembali buku-buku / SPBT G

Merekodkan pengembalian

Menyusun buku-buku

TAMATBidang : HAL EHWAL MURIDAktiviti : PINJAMAN BUKU SPBT

- PELUPUSAN

Ciri-ciri Utama


PROSEDUR


1. Tentukan buku-buku tidak boleh digunakan lagi, keadaan fizikalnya buruk dan rosak atau perubahan bahasa pengantar, atau tidak dapat digunakan di manan sekolah disebabkan penukaran sukatan pelajaran.

2. Tentukan surat pekeliling Bahagian Kewangan dan Akaun Kementerian Pelajaran KP.1589/7/(14) bertarikh 10 Jun 1980 dirujuk semasa membuat permohonan.

3. Pastikan buku stok permohonan dalam keadaan kemaskini sebelum membuat tindakan pelupusan.


1. Buku Stok2. Borang Lampiran A jika jumlah harga buku yang hendak dihapuskira itu lebih dari RM 25 000.00.3. Borang Lampiran C jika jumlah harga buku yang hendak dihapuskira itu kurang dari RM 25 0000.00.4. Borang Lampiran E - Borang Perakuan Pelupusan.

Proses

JAWATAN PROSESGuru SPBTPengetuaPembantu TadbirGuru SPBTPembantu Tadbir

1. Mencadangkan penghapusankiraan buku teks.2. Menerima cadangan dan semak syarat-syarat serta stok.3. Mengeluarkan borang-borang berkenaan.4. Melengkapkan borang-borang berkenaan.5. Menyemak dan menaip.

-22-

PengetuaPembantu TadbirPelayan ejabatPengetua

Guru SPBT

6. Menyemak dan mengesahkan.7. Menguruskan / merekodkan pengiriman.8. Mengepos.9. Menerima kelulusan dari Bahagian Kewangan dan Akaun.10. Melakukan hapuskira dengan cara dimusnahkan / di tempatkan di

perpustakaan / hadiah kepada murid / dijual.11. Merekodkan pengeluaran buku-buku (dihapuskira) di dalam buku stok.

CARTA ALIRAN PELUPUSAN

MULA

Mencadangkan pelupusan

Menerima cadangan dan semak syarat serta stok

Mengeluarkan borang-borang

Melengkapkan borang-borang

Semak dan taip

Mengesahkan

Persediaan untuk mengepos

Mengeposkan

Menerima kelulusan

Melakukan hapuskira

Merekod / kemaskinikan buku stok

TAMAT

-23-

Bidang : HAL EHWAL MURIDAktiviti : BIMBINGAN DAN KAUNSELING

- PENGURUSAN REKOD 001M, UJIAN TENAGA ASAS, KAD KEMAJUAN

Ciri-ciri Utama

1. Khidmat Bimbingan dan Kaunseling meliputi berbagai-bagai bidang pelajaran, kerjaya, sosial, ekonomi, emosi kebudayaan, peperiksaan dan agama.

PROSEDUR


1. Semua kad hendaklah disimpan di sebuah bilik khas.2. Setiap guru tingkatan bertanggungjawab mengisi kad-kad tersebut.3. Maklumat dalam 001M hendaklah lengkap dan tepat.4. Kad 001M bagi peralihan / tingkatan 1 mesti disiapkan dalam penggal pertama.5. Bagi tingkatan lain, maklumat baru bagi bahagian 3,4,7 hendaklah diisi sebelum akhir tahun.6. Pastikan semua butiran / maklumat 001 peribadi pelajar adalah sulit.7. Kes-kes pertukaran murid, guru hendaklah menghantar semua doumen 001 / kad kemajuan / tenaga

asas ke sekolah yang diluluskan pertukaran murid berkenaan dalam tempoh satu bulan.8. Ujian tenaga asas hendaklah disiapkan pada penggal 1.9. Kad Kemajuan hendaklah diisi selepas setiap kali peperiksaan.10. Sesi kaunseling hendaklah merujuk pada kad 001M.11. Maklumat tambahan boleh ditulis pada kertas biasa jika perlu.12. Menyediakan satu rekod pendaftaran masuk murid-murid baru.


1. Borang maklumat 001M - Bagi bahagian 1,2 dan 7.2. Kad Tenaga Asas3. Borang Markah

Proses

JAWATAN PROSESPengetuaGPKKaunselor

1. memesan atau membeli kad-kad.2. Menyerahkan nama murid-murid baru kepada Kaunselor.3. Mendapatkan kad 001M bagi murid baru dari sekolah lamanya.4. Menyimpan semua kad di bilik khas.5. Mengedarkan kad-kad kepada guru tingkatan untuk diisi.6. Mempastikan kad sentiasa mempunyai maklumat yang kemas dan

-24-

Guru Kelas

Guru PJK

Kaunselor

kemaskini.7. Menyediakan borang maklumat 001M.8. Memberi taklimat kepada guru tingkatan 1 dan peralihan.9. Mendapatkan nama-nama murid baru.10. Bertemu dengan murid bagi mendapatkan maklumat bagi kad 001M.11. Menyerahkan kad-kad yang telah lengkap kepada kaunselor.12. Menjalankan / merekodkan ujian tenaga asas di dalam kad berkenaan.13. Menyerahkan kad-kad yang telah direkod kepada kaunselor.14. Menyimpan kad-kad.

CARTA ALIRAN PENGURUSAN REKOD 001M, UJIAN TENAGA ASAS, KAD KEMAJUAN

MULA

Memesan / membeli kad-kad

Menyerahkan nama-nama murid baru kepada guru bimbingan

Mengeluarkan borang-borang

Mendapatkan kad 001M / ujiantenaga asas / kad kemajuan bagi murid-murid baru dari sekolah lama

Merekodkan dalam rekod khas pendaftaran murid-murid baru

Merekodkan / mengemaskinikan maklumat dalam kad

Menyimpan kad

TAMAT

-25-


- LAPORAN PENYALAHGUNAAN DADAH

Ciri-ciri Utama


PROSEDUR


1. Laporan penyalahgunaan adalah sulit.2. Kaunselor hendaklah sentiasa mengawasi murid yang dipercayai terlibat dengan dadah.3. Dapatkan kerjasama dari bahagian-bahagian lain smada di sekolah, JPN atau Jabatan Kerajaan lain.


1. Tiada

Proses

JAWATAN PROSESGuru Kelas

Kaunselor

Pengetua

Pembantu TadbirPengetuaPembantu TadbirPelayan Pejabat

1. Memberi nama murid-muridyang disyaki terlibat di dalam kes penyalahgunaan dadah kepada Kaunselor.

2. Mengenalpasti murid yang terlibat.3. Mengadakan sesi kaunseling.4. Memaklumi kepada Pengetua.5. Mencadangkan kepada Pengetua untuk menghubungi Pegawai Jabatan

Kemasyarakatan Daerah..6. Meneliti kes.7. Membuat draf laporan kepada :

a. Pengarah Pendidikan Negeri (u.p. Pegawai Khas Dadahb. Pegawai Kebajikan Masyarakat Daerahc. Ibu bapa / Penjaga murid

8. Draf laporan-laporan tersebut.9. Meneliti dan menandatangani surat-surat.10. Menguruskan pengiriman surat.11. Mengepos surat.12. Memfailkan surat.

-26-

CARTA ALIRAN PENGURUSAN LAPORAN PENYALAHGUNAAN DADAH

MULA

Memberi nama murid yang disyaki

Mengenalpasti murid yang terlibat

TIDAKAdakah terlibat?

YA

Mengadakan sesi kaunseling

Memaklumi kepada Pengetua

Meneliti kes

Memberitahu JPN dan Pejabat Kemasyarakatan Daerah


Mengepos / failkan

TAMAT

-27-


- KHIDMAT BIMBINGAN DAN KAUNSELING

Ciri-ciri Utama


PROSEDUR


1. Pastikan bimbingan pelajaran / kerjaya dijalankan secara kumpulan.2. Pastikan kaunseling dijalankan secara individu dan kumpulan.3. Pastikan semua kakitangan sekolah haruslah sentiasa memberi maklumat kepada kaunselor.4. Pastikan guru pengawas tidak dilantik sebagai guru bimbingan dan kaunseling.5. Pastikan semua butiran / maklumat peribadi pelajar yang terlibat adalah sulit.6. Pastikan Kaunselor hendaklah sentiasa mendapatkan klien yang perlukan kaunseling.7. Pastikan penilaian keberkesanan sesi kaunseling dan bimbingan hendaklah dijalankan di akhir tahun.


2. Tiada

Proses

JAWATAN PROSESKaunselor

Guru Kelas

Pengetua

Kaunselor

1. Menerima perlantikan.2. Mengadakan mesyuarat.3. Merancang aktiviti tahunan.4. Mengedarkan maklumat mengenai kepentingan kaunseling / bimbingan

kepada murid-murid.5. Menyediakan dan mengedarkan jadual waktu kaunseling kepada guru-

guru tingkatan untuk dilekatkan di kelas-kelas.6. Menerima dan melekatkan jadual keunseling di kelas.7. Mendapatkan nama-nama murid yang perlukan kaunseling daripada

semua pihak yang berkenaan.8. Mengadakan sesi-sesi kaunseling / bimbingan jika ada murid-murid yang

memerlukannya.9. Menyediakan laporan untuk rekod kes bimbingan.10. Melaporkan kepada Pengetua jika perlu.11. Mengambil tindakan jika perlu.12. Menghantar laporan-laporan penggalan ke JPN.13. Mengadakan kegiatan bimbingan / kaunseling seperti pameran dsb.

CARTA ALIRAN KHIDMAT BIMBINGAN DAN KAUNSELING

-28-

MULA

Menerima perlantikan dan lantik AJK

Mengadakan mesyuarat rancangan kegiatan tahunan

Mengadakan maklumat dan jadual waktu

Meneima jadual waktu dan tampalkan di kelas

Mendapatkan nama murid-murid yang perlukan kaunseling

Mmengadakan sesi kaunseling / bimbingan dan sediakan laporan

Menyerahkan laporan kepada Pengetua, JPN

Mengambil tindakan selanjutnya (menjalankan aktiviti kaunseling / bimbingan seperti pameran dll.)

TAMAT

Bidang : HAL EHWAL MURIDAktiviti : RAWATAN / KESIHATAN MURID

- KEBENARAN RAWATAN DI SEKOLAH / ASRAMA

Ciri-ciri Utama

-29-

1. Seseorang murid adalah dibenarkan dengan kelulusan pihak sekolah / asrama untuk pergi / dihantar menerima rawatan di klinik / hospital pada waktu-waktu persekolahan atau waktu-waktu lain yang ditetapkan. Di samping itu pihak Jabatan Kesihatan boleh juga memeriksa kesihatan murid-murid di sekolah / asrama dari semasa ke semasa.

PROSEDUR


1. Pastikan ada surat kebenaran dari pihak sekolah.2. Pastikan ada kebenaran daripada ibu bapa / penjaga murid sekiranya rawatan dijalankan oleh pihak

Jabatan Kesihatan di sekolah.


1. Borang Kebenaran ke klinik / hospital.2. Buku rekod murid ke klinik / hospital.3. Borang kebenaran penjaga untuk rawatan kesihatan murid (tingkatan III sahaja).

Proses


Guru Bertugas Mingguan

Guru Kesihatan

1. Mengarahkan guru bertugas mingguan menandatangani surat kebenaran ke klinik / hospital. Juga mengarahkan Guru Kesihatan menyediakan surat kebenaran rawatan kesihatan untuk ditandatangani oleh ibu bapa / penjaga murid-murid tingkatan 3.

2. Mengeluarakan / menandatangani surat kebenaran ke klinik / hospital bila diperlukan. Mempastikan muris-murid berkenaan, merekodkan pemergiannya ke klinik / hospital, mempastikan murid berkenaan menyerahkan keratan Surat kebenaran yang telah ditandatangani oleh pihak klinik / hospital dan menandatangani buku rekod tanda balik dari klinik / hospital.

3. Menyediakan surat kebenaran rawatan.4. Menyerahkan kepada murid-murid berkenaan untuk ditandatangani oleh

ibu bapa / penjaga masing-masing.5. Mengumpul surat-surat kebenaran.6. Mempastikan surat kebenaran bersama-sama kad 001M murid-murid

berkenaan kepada Pegawai Kesihatan yang melawat sekolah.7. Menyediakan bilik khas untuk pemeriksaan / rawatan kesihatan murid-

murid.8. Meminta Pegawai Kesihatan menandatangani Buku Pelawat Sekolah.

CARTA ALIRAN KEBENARAN RAWATAN DI SEKOLAH / ASRAMA

MULA

Memberi arahan kepada guru bertugas bimbingan dan kaunselor

-30-

Menguruskan pemergian murid Menyediakan surat kebenaran rawatanSakit ke klinik / hospital

Merekodkan nama murid ke dalam Menyerahkan kepada murid-murid untuk Buku laporan bertugas harian / ditandatangani oleh ibu bapa / penjaga muridmingguan

Mengumpulkan surat kebenaran melalui guruTAMAT tingkatan

Menyerahkan kepada Pegawai Perubatan bersama kad 001M

Menyediakan bilik khas untuk pemeriksaan / rawatan

Meminta Pegawai Kesihatan menandatangani Buku Pelawat Sekolah

TAMAT

Bidang : HAL EHWAL MURIDAktiviti : RAWATAN / KESIHATAN MURID

- PENGURUSAN MURID SAKIT DI SEKOLAH / ASRAMA

Ciri-ciri Utama

1. Seseorang murid adalah dibenarkan dengan kelulusan pihak sekolah / asrama untuk pergi / dihantar menerima rawatan di klinik / hospital pada waktu-waktu persekolahan atau waktu-waktu lain yang ditetapkan. Di samping itu pihak Jabatan Kesihatan boleh juga memeriksa kesihatan murid-murid di sekolah / asrama dari semasa ke semasa.

PROSEDUR


-31-

1. Tentukan sekolah / asrama mempunyai rekod maklumat mengenai kesihatan tiap-tiap orang murid.2. Tentukan sekolah / asrama memiliki bekalan / ubat yang sesuai untuk kegunaan bantuan kecemasan.3. Tentukan asrama memiliki sebuah bilik khas untuk dijadikan bilik sakit.4. Sebaik-baiknya sekolah / asrama patut mempunyai guru yang tahu cara-cara pertolongan cemas.


1. Borang kebenaran ke klinik / hospital.2. Borang pemberitahuan murid sakit.

Proses

JAWATAN PROSESWarden 1. Menerima laporan murid sakit / mendapat kecederaan.

2. Menentukan keadaan murid samada tenat atau tidak.3. Memberi rawatan kecemasan (jika perlu).4. Memeriksa rekod kesihatan murid yang berkenaan untuk tindakan

selanjutnya.5. Menghantar ke hospital jka sakitnya kuat / lukanya parah.6. Menerima laporan daripada guru bertugas.7. Memberitahu ibu bapa / penjaga murid / menghantar murid berkenaan

pulang ke rumah (jika perlu).8. Melaporkan secara lisan kepada pengetua mengenai keadaan murid

berkenaan.9. Merekodkan dalam buku laporan bertugas mingguan / harian sekolah /

asrama.

CARTA ALIRAN PENGURUSAN MURID SAKIT DI SEKOLAH / ASRAMA

MULA

Menerima laporan murid sakit / cedera

Memberi rawatan di sekolah / Memberi rawatan kecemasanAsrama dan rehatkannya

Merekodkan nama murid ke dalam Menyemak rekod kesihatan buku laporan bertugas harian /mingguan

Membawa untuk rawatan di hospitalTAMAT

-32-

Menerima laporan daripada warden

Memberitahu ibu bapa / penjaga murid berkenaan / menghantarnya pulang (jika perlu)

Melaporkan secara lisan kepada Pengetua

Merekodkan dalam buku laporan bertugas mingguan / harian

TAMAT

Bidang : HAL EHWAL MURIDAktiviti : LAWATAN

Ciri-ciri Utama

1. Urusan lawatan yang dianjurkan oleh sekolah atau murid-murid mestilah mendapat kelulusan daripada pihak berkuasa berkenaan.

PROSEDUR


1. Permohonan lawatan dalam negeri mestilah mengikut undang-undang Pelancongan Sekolah 1957 dan dikemukakan kepada Pendaftar Sekolah-sekolah dalam 4 salinan dan sampai kepadanya 5 minggu sebelum tarikh melawat / melancong.

2. Lawatan dalam negeri bermaksud lawatan dalam negeri-negeri di Semananjung Malaysia. Bagi lawatan dalam negeri (yang tidak melalui negeri-negeri lain), peraturan-peraturan ini tidak perlu dipatuhi, memadailah dengan menulis surat memberitahu Pendaftar Sekolah sahaja.


1. Undang-undang Pelancongan Sekolah 1957 dan borang-borang berkaitan.

-33-

Proses


Guru berkenaan

Pembantu tadbirPengetuaPembantu tadbir

Pelayan Pejabat

1. Menerima permohonan lawatan.2. Menyemak, mempastikan tempat lawatan dan syarat mengenainya

dipatuhi.3. Mengisi borang-borang permohonan lawatan seperti yang telah

ditetapkan.4. Menyediakan surat litup.5. Menyemak / menandatangani borang-borang dan surat litup.6. Menguruskan pengiriman.7. Merekodkan pengiriman.8. Mengepos / failkan

CARTA ALIRAN LAWATAN DALAM NEGERI

MULA

Menerima permohonan lawatan

Menyemak / mempastikan tempat lawatan dan syarat mengenainya

Mengisi borang-borang permohonan lawatan

Menyediakan surat-surat litup

Menyemak / menandatangani borang-borang dan surat litup

Menguruskan / merekodkan pengiriman

Mengepos / failkan

-34-

TAMAT

-35-

manual prosedur hal ehwal murid

Documents