manual pengguna sistem whiteboard (ebuletin)...

Sistem Whiteboard

Manual Pengguna v1.5

PROJEK RUJUKAN KONF. PENGURUSAN ID KESELAMATAN VERSI TARIKH MUKA SURAT

Whiteboard Manual eBULETIN SULIT 1.5 21 September 2011 1 dari 19

UNIT PENGURUSAN MAKLUMAT NEGERI, 2013

MANUAL PENGGUNA

SISTEM WHITEBOARD

(eBULETIN)

v1.5

Sistem Whiteboard





1. PENGENALAN

Sistem Whiteboard ini dibangunkan bagi merekod semua aktiviti pegawai dan kakitangan jabatan mengikut kategori

aktiviti masing-masing. Ianya bertujuan untuk menyimpan/memaparkan perjalanan aktiviti/program yang melibatkan

warga kerja Unit Pengurusan Maklumat Negeri (UPMN). Kategori terbahagi kepada :

Aktiviti Program

Pengumuman

Mesyuarat

Kursus / Seminar / Bengkel Lain-Lain Program Jabatan

Cuti

Arahan Kerja Luar

Keluar Pejabat

Sistem yang dibangunkan secara ’web based’ ini menggunakan perisian sumber terbuka. Pengguna utama sistem

ini ialah warga UPMN tetapi capaian adalah secara meluas selagi wujud akses untuk internet.

Pada asasnya sistem ini mempunyai dua paras capaian iaitu admin dan umum. Setiap capaian memerlukan

pengesahan ID Pengguna dan Katalaluan. Katalaluan juga boleh ditukar sendiri oleh pengguna pada bila-bila masa

melalui Skrin Login.

Sistem ini boleh diakses di alamat : http://whiteboard.terengganu.gov.my atau melalui Laman Web Unit Pengurusan Maklumat Negeri - menu Perkhidmatan

2. PROSES KERJA

Carta berikut menunjukkan proses kerja mengikut fungsi Sistem Whiteboard.

Login

Sistem Whiteboard

Kemasukan Aktiviti

Kemasukan

Kemasukan Program Individu

Kemaskini / Padam / Paparan Aktiviti

Dan Kemaskini Profil

Selenggara

Kemaskini / Padam

Program Individu

Carian

Paparan

Paparan Aktiviti Utama

Mengikut Kategori

A

Semua Aktiviti Kategori Aktiviti Nama Arkib Profil Individu

http://whiteboard.terengganu.gov.my/

Sistem Whiteboard





3. ANTARAMUKA SISTEM

Antaramuka bagi sistem ini adalah seperti di bawah :

3.1.1 Log Masuk/Login

Rajah 3.1.2 Login

Terdapat ID Pengguna dan Kata Laluan yang perlu dimasukkan oleh Pengguna seperti gambarajah diatas.

ID Pengguna dan Kata Laluan perlu didaftarkan terlebih dahulu oleh Pentadbir Sistem sebelum memasuki

sistem ini.

3.1.2 Tukar Katalaluan

Pengguna juga boleh menukar katalaluan masing-masing. Selepas memasukkan ID Pengguna dan

Katalaluan barulah ditekan butang Tukar Katalaluan untuk menukar katalaluan yang baru. Tekan

butang Ok (skrin di bawah) untuk melakukan pertukaran ini.

Daftar Baru Pengguna

Admin

Daftar Jadual Program

A

Kemaskini/Hapus Jadual Program

Bantuan

Bantuan

Sistem Whiteboard





Rajah 3.1.2 Tukar Katalaluan

3.1.3 Menu Sistem

Pengguna yang telah berjaya LOG MASUK akan mendapat menu sistem. Semua aktiviti semasa dan yang

akan datang (mengikut tarikh tamat) akan dipaparkan di menu Home seperti di bawah akan tetapi bagi

Aktiviti Keluar Pejabat, masa mula dan masa tamat mesti dimasukkan memandangkan paparan aktiviti ini

akan terpapar sehingga masa tamat.

Rajah 3.1.3 Menu sistem (HOME)

3.2 Pendaftaran/Penyelenggaraan Aktiviti

3.2.1 Pendaftaran Aktiviti (2 rajah di bawah) boleh dibuat oleh pengguna umum ataupun admin. Walau

bagaimanapun skrin yang digunakan oleh pengguna umum berbeza dengan admin. Aktiviti

terbahagi kepada pengumuman, kursus/seminar, cuti, arahan kerja luar dan keluar pejabat.

Sila masukkan

No.KP

Sistem Whiteboard





Rajah 3.2.1a Daftar Aktiviti Oleh Pengguna Umum

Skrin yang digunakan oleh Admin untuk mendaftar aktiviti adalah sama dengan pengguna umum

cuma admin perlu memilih bahagian (unit) dan nama (kakitangan terlibat) (bulatan merah) dengan

butang pilihan yang disediakan untuk mendaftar aktiviti. Butiran aktiviti yang dimasukkan adalah

sama dan hanya masa mula yang wajib diisi data bagi kategori aktiviti selain aktiviti Keluar

Pejabat. (lihat di rajah bawah)

Rajah 3.2.1b Daftar Aktiviti Oleh Admin

Pengguna diberi butang pilihan untuk memilih kategori aktiviti. Tarikh dan masa juga diberi

kemudahan butang pilihan di sebelah kanan bagi pengguna memasukkan data yang diperlukan

atau pengguna terus menaip masa dengan format ‘hh:mm’ dan tarikh dengan format ‘dd-mm-

yyyy’. Apabila sudah lengkap dengan butiran data yang diisi, bolehlah menekan butang Hantar

untuk mendaftar rekod baru dan rekod ini akan terpapar pada menu ‘Home’ (rajah 3.1.3).

3.2.2 Kemaskini Aktiviti

Skrin di bawah (akses pengguna umum) digunakan untuk kemaskini rekod aktiviti yang telah

disimpan oleh pengguna. Paparan skrin ini terdiri daripada 2 bahagian – Bah. Maklumat Profil dan

Sistem Whiteboard





Bah. Maklumat Aktiviti.

Maklumat Aktiviti yang terpapar sahaja yang dibenarkan untuk dikemaskini iaitu aktiviti yang

belum tamat pada hari ia dipaparkan. Bagi peringkat admin, bah. maklumat profil digantikan

dengan bahagian dan nama yang perlu dipilih oleh admin untuk melihat dan mengemaskini aktiviti

individu yang tersebut.

Rajah 3.2.2 Kemaskini Aktiviti

Daripada rajah 3.2.2 aktiviti yang terpapar boleh dikemaskini dengan menekan nama aktiviti –

bulatan merah (simbol tangan) untuk mendapatkan skrin kemaskini bagi pengguna umum seperti

di bawah:

Rajah 3.2.3 Kemaskini Aktiviti Terperinci

Skrin Kemaskini Aktiviti Terperinci seperti di rajah 3.2.3 membolehkan butiran aktiviti individu

diselenggara. Pada peringkat akses umum, nama individu tidak boleh ditukar dengan nama yang

lain tetapi pihak admin boleh menukarkan nama individu yang terlibat di dalam aktiviti yang direkod

kepada individu lain dengan menggunakan skrin kemaskini untuk admin.

Untuk mengemaskini tarikh dan masa bolehlah menggunapakai butang pilihan di sebelah kanan

untuk memilih mana yang sesuai atau menaip sendiri butiran data.

Tekanlah butang kemaskini untuk menyimpan perubahan data yang dibuat.

Sistem Whiteboard





3.2.3 Kemaskini Profil

Profil pengguna boleh dikemaskini sendiri dengan menekan atas nama – bulatan merah (simbol

tangan) di rajah 3.2.2 untuk mendapatkan skrin kemaskini seperti di bawah:

Rajah 3.2.3 Kemaskini Profil

Kebanyakan maklumat yang akan dikemaskini adalah biasa kecuali pada bilangan staf iaitu nombor

kekananan seseorang individu di jabatan. Sila tekan butang Kemaskini selepas selesai mengemaskini

maklumat-maklumat tersebut. Walau bagaimanapun skrin untuk mengemaskini profil hanya untuk peringkat

umum sahaja.

3.2.4 Paparan Aktiviti

Rajah di bawah digunapakai untuk membuat paparan aktiviti mengikut tarikh yang dipilih.

Pengguna perlu masukkan tarikh mula dan tarikh tamat untuk mana-mana kategori aktiviti yang

ingin dipapar barulah tekan butang Papar (bulatan merah).

Rajah 3.2.4i - Paparan Aktiviti Pengguna Umum

Sistem Whiteboard





Rajah 3.2.4ii - Paparan Aktiviti Admin

Bagi Admin, paparan aktiviti dibuat melalui skrin 3.2.4ii. Seperti skrin-skrin yang lain, Admin

perlu memilih bahagian dan nama individu yang dikehendaki barulah memasukkan tarikh mula

dan tarikh tamat . Kemudian seperti biasa tekan butang Papar untuk melihat aktiviti individu

tersebut.

Rajah 3.2.4iii (di bawah) menunjukkan paparan aktiviti yang telah dipilih melalui 2 skrin di atas.

Bulatan merah menunjukkan tajuk dan susunan bagi Kategori Aktiviti yang dipilih dan senarai

aktiviti yang dipaparkan adalah mengikut tarikh disusun secara menurun (terkini di atas).

Rajah 3.2.4iii - Paparan Aktiviti Ikut Tarikh Pilihan

3.2.5 Hapus Aktiviti

Skrin di bawah digunakan untuk menghapus aktiviti pengguna. Jika sekiranya pengguna tidak

memilih kategori aktiviti, semua aktiviti akan dipaparkan. Pengguna boleh memilih aktiviti mengikut

kategori jika sekiranya ingin menghapuskan aktiviti yang lepas atau tersilap masuk data. Klik

mana-mana aktiviti yang hendak dihapuskan sebelum menekan butang Hapus. Walau

bagaimanapun skrin ini digunakan oleh pengguna umum manakala skin berikutnya ialah untuk

admin.

Sistem Whiteboard





Rajah 3.2.5i - Hapus Aktiviti Untuk Pengguna Umum

Rajah 3.2.5ii - Hapus Aktiviti Untuk Admin

3.3 Pendaftaran/Kemaskini Program

3.3.1 Daftar Program

Kategori Program ialah Mesyuarat dan Lain-Lain Program Jabatan yang akan dimasukkan ke

dalam sistem oleh admin sebelum dipilih oleh individu yang terlibat. Jadual Program ini tidak boleh

dipinda oleh mana-mana individu kecuali admin.

Pengguna Umum harus memilih program yang bakal dikutinya dengan menekan senarai program

yang ada.(bulatan merah).

Jika sekiranya pengguna telah memilih program yang berkenaan, tarikh untuk program tersebut

akan terpapar. Pengguna hanya perlu mengisi masa mula, masa tamat dan tempat program

diadakan. Kemudian tekan butang Daftar untuk menyimpan data ke dalam sistem.

Rajah 3.3.1i - Daftar Program Oleh Pengguna Umum

Sistem Whiteboard





Rajah 3.3.1ii - Daftar Program Oleh Admin

Admin yang mendaftar program untuk individu akan menggunakan skrin seperti di bawah. Seperti

kebiasaannya Bahagian , Nama Individu (bulatan merah) dan Nama Program akan dipilih

daripada senarai yang telah disediakan.

Apabila proram dipilih, tarikh akan terpapar, admin akan masukkan masa mula, masa tamat dan

tempat program dijalankan barulah boleh menekan butang Daftar untuk menyimpan rekod.

Rekod yang disimpan ini akan terpapar di dalam senarai aktiviti di menu Home seperti dibawah.

Bil. Peserta(bulatan merah) menunjukkan bilangan pengguna yang daftar untuk menghadiri

program ini. Jika klik pada bilangan ini (simbol tangan), skrin seterusnya (rajah 3.3.1.iv) akan

terpapar untuk melihat senarai terperinci peserta program.

Rajah 3.3.1iii – Senarai Program Yang Dipilih Pengguna

Rajah 3.3.1iv – Senarai Peserta Program

3.3.2 Kemaskini Program

Pengguna Umum boleh mengemaskini program yang telah didaftarkan jika program tersebut

Sistem Whiteboard





belum tamat. Pengguna hanya memilih program yang dikehendaki untuk dikemaskini dengan

menekan ikon pen (bulatan merah) seperti di bawah dan skrin berikutnya (3.3.2ii) akan menyusul

untuk butiran program yang akan dikemaskini.

Rajah 3.3.2i - Senarai Program Oleh Pengguna Umum

Rajah 3.3.2ii - Kemaskini Program Oleh Pengguna Umum

Hanya butiran masa mula, masa tamat dan tempat yang dibenarkan untuk dikemaskini oleh

pengguna umum di skrin di bawah.

Pengguna Umum boleh menghapuskan program yang disenaraikan dengan klik pada kotak

program yang dipilih dan tekan butang Hapus.

Admin akan menggunakan skrin 3.3.2iii untuk mengemaskini program terperinci individu yang

terlibat.

Apabila pilih bahagian dan nama individu, senarai program yang dihadiri oleh individu berkenaan

akan terpapar seperti di bawah. Klik ikon pen di gambarajah untuk ke skrin kemaskini terperinci

program seperti rajah 3.3.2iv.

Hanya masa mula, masa tamat dan tempat boleh dikemaskini dan tekan butang Kemaskini

selepas butiran diubah.

Admin boleh menghapus rekod untuk individu berkenaan dengan klik pada kotak senarai program

yang tertera di rajah 3.3.2iii (bulatan merah) dan tekan butang Hapus untuk tindakan seterusnya.

Sistem Whiteboard





Rajah 3.3.2iii - Senarai Program Oleh Admin

Rajah 3.3.2iv - Kemaskini Butiran Terperinci Program

3.4 Carian Aktiviti/Program/Profil

3.4.1 Carian semua aktiviti

Pencarian rekod aktiviti boleh dibuat berdasarkan kepada tarikh mula dan tarikh tamat yang

dimasukkan oleh pengguna (bulatan merah). Pencarian ini melibatkan semua aktiviti dan susunan

paparan adalah secara menurun(desc) seperti di bawah.Tekan butang Cari setelah dipilih tarikh.

Sistem Whiteboard





Rajah 3.4.1 Carian Semua Aktiviti

3.4.2 Carian Mengikut Kategori Aktiviti

Carian berikut ialah carian mengikut kategori aktiviti. Walaupun carian ini mengikut kategori tetapi

pengguna dikehendaki memasukkan tarikh mula dan tarikh tamat dan tekan Cari.

Apabila terpapar senarai kategori aktiviti, pengguna boleh memilih untuk melihat butiran terperinci

pada skrin yang lain dengan menekan nama kategori – bulatan merah (simbol tangan) dan skrin

3.4.2ii berikut akan terpapar untuk senarai rekod pencarian (bulatan merah).

Rajah 3.4.2i Carian Ikut Kategori

Rajah 3.4.2ii - Carian Ikut Kategori

3.4.3 Carian Mengikut Nama

Carian seterusnya ialah mengikut nama individu. Pengguna harus klik pada nama (bulatan

merah) di rajah berikut untuk melihat aktiviti terperinci seseorang individu. Nama disusun mengikut

kekananan di jabatan.

Tarikh mula dan tarikh tamat dimasukkan sebelum membuat pencarian barulah tekan butang Cari.

Sistem Whiteboard





Rajah 3.4.3i - Carian Ikut Nama

Semua rekod yang memenuhi pencarian (bulatan merah) di atas akan dapat dilihat pada rajah di

bawah.

Rajah 3.4.3ii - Carian Ikut Nama

3.4.4 Carian Arkib

Carian ini memberi kemudahan untuk melihat rekod-rekod yang lalu. Kemudahan untuk pencarian

ini ada 2 iaitu carian melalui kategori carian dan data yang dicari seperti rajah di bawah.

Rajah 3.4.4 - Carian Arkib

Kategori Carian melibatkan pengguna membuat pilihan dengan memilih kategori nama atau aktiviti,

kemudian data mengikut kategori yang dipilih mesti dimasukkan dengan tepat. Contohnya jika

kategori nama dipilih, data untuk nama (zuraidah) perlu dimasukkan. Kalau Kategori Aktiviti yang

dipilih, data untuk aktiviti (Bengkel) mesti dimasukkan.

Jika sekiranya pengguna tidak memasukkan sebarang maklumat pencarian dan terus menekan

butang Cari, semua aktiviti akan dipaparkan.

Sistem Whiteboard





Contoh di atas boleh ditunjukkan melalui rajah di bawah:

Rajah 3.4.4i - Carian Arkib Mengikut Kategori Nama

Rajah 3.4.4ii - Carian Arkib Mengikut Kategori Aktiviti

Jika sekiranya tersilap mengisi butiran untuk pencarian seperti memilih kategori nama dan data

untuk nama diisikan dengan aktiviti bengkel, rajah di bawah akan dipaparkan.

Rajah 3.4.4iii - Kesilapan Carian Arkib

Sistem Whiteboard





3.4.5 Carian Profail Kakitangan

Carian ini hanya memberi pengguna kemudahan untuk membuat pencarian kakitangan dengan

menggunakan No. Kad Pengenalan seperti di bawah.

Rajah 3.4.5 - Carian Profail Kakitangan

3.5 Admin – Penyelenggaraan

3.5.1 Tambah Profail

Menu ini ialah untuk pengguna paras 1 di mana ada 3 submenu yang digunapakai untuk sistem.

Submenu ini digunakan oleh Admin untuk mendaftar kakitangan yang baru sebagai pengguna baru

sistem. Bagi melengkapkan pendaftaran baru ini, admin dikehendaki mengisi maklumat yang

ditanda * sebelum menekan butang Daftar. Contohnya seperti di bawah.

Rajah 3.5.1 - Tambah Profail Kakitangan

Sistem Whiteboard





Jika salah satu daripada medan yang bertanda * tidak diisi, skrin berikut akan terpapar.

Rajah 3.5.1i - Kesilapan Mendaftar Kakitangan Baru

3.5.2 Daftar Jadual Program

Program atau Mesyuarat yang baru mesti dimasukkan ke dalam sistem oleh admin sebelum

program tersebut dapat ditarik/diguna oleh pengguna umum.

Admin hanya perlu memilih tarikh mula dan tarikh tamat dengan menggunakan kalendar di sebelah

kanan (bulatan merah) atau menaip tarikh mengikut format yang dibenarkan seperti di skrin di

bawah. Sebelum menekan butang Hantar, admin mesti mengisi nama program tersebut barulah

boleh mendaftar untuk kemasukan program baru ini.

Rajah 3.5.2i - Daftar Jadual Program

Sistem Whiteboard





Jika sekiranya admin tertekan butang Hantar sebelum memilih tarikh dan nama program, skrin

berikut akan terpapar.

Rajah 3.5.2ii - Kesilapan Mendaftar Jadual Program

3.5.3 Selenggara Jadual Program

Jadual Program yang telah didaftarkan ke dalam sistem boleh dikemaskini dan dihapus (bulatan

merah) seperti skrin di bawah.

Rajah 3.5.3 - Selenggara Jadual Program

Jika admin ingin mengemaskini butiran program, tekan ikon pencil (bulatan merah) di atas untuk

mendapatkan skrin kemaskini seperti di bawah.

Rajah 3.5.4 - Kemaskini Jadual Program

Sistem Whiteboard





Masukkan butiran tarikh dan nama program yang ingin diubah barulah tekan butang Kemaskini.

Admin boleh menghapuskan program yang disenaraikan dengan klik pada kotak program yang

dipilih(bulatan merah) dan tekan butang Hapus.

3.6 Bantuan Sistem

Sistem ini ada menyediakan bantuan ringkas sepert di bawah untuk rujukan segera para

pengguna.

Pengguna boleh memautturun dokumen tersebut ataupun hanya buka untuk rujukan secara on-

line.

Rajah 3.6 Bantuan Sistem

manual pengguna sistem whiteboard (ebuletin)...

Documents