manual pengguna sistem epengisian - imej.spa.gov. · pdf filemodul utama sistem epengisian dan...

Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia Aras 6 10, Blok C7, Parcel C

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62520 Putrajaya

Manual Pengguna ePengisian

Disediakan Oleh: Bahagian Pengurusan Maklumat

Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia

Manual Pengguna Sistem ePengisian

1

ISI KANDUNGAN 1. Pengenalan .................................................................................................................................... 22. Objektif ........................................................................................................................................... 23. ID Pengguna dan Kata Laluan Sistem ePengisian ............................................................. 24. Modul Utama Sistem ePengisian dan Laman Web ............................................................. 25. Login Sistem ePengisian ........................................................................................................... 36. Laman utama Sistem ePengisian ............................................................................................ 47. Permohonan Pengisian .............................................................................................................. 5

7.1. Carta Alir Pendaftaran Permohonan Pengisian. ............................................................... 57.2. Carta Alir Semakan Status Permohonan Pengisian. ........................................................ 67.3. Proses Kerja Permohonan Pengisian. ................................................................................ 77.4. Daftar Maklumat Pengisian. .................................................................................................. 87.5. Hantar maklumat pengisian ................................................................................................ 127.6. Skim Permohonan (Pendaftaran Skim Permohonan) .................................................... 137.7. Peti Masuk (Paparan Penerimaan Mesej Baru) .............................................................. 147.8. Status Pengisian (Paparan Status Permohonan Pengisian) ......................................... 15

8. Pendaftaran Laporan P.U.(B) 496 .......................................................................................... 188.1. Carta Alir Pendaftaran Laporan P.U.(B) 496. .................................................................. 188.2. Carta Alir Semakan Status Laporan P.U.(B) 496. ........................................................... 198.3. Proses Kerja Pendaftaran Laporan P.U.(B) 496. ............................................................ 208.4. Daftar Laporan P.U.(B) 496 ................................................................................................ 218.5. Tambah maklumat calon P.U.(B) 496 ............................................................................... 278.6. Hantar Laporan P.U.(B) 496 ............................................................................................... 318.7. Skim P.U.(B) 496 (Pendaftaran Skim P.U.(B) 496) ........................................................ 33

9. Khidmat Bantuan ....................................................................................................................... 3410. Sejarah Revisi ............................................................................................................................. 3511. Lampiran ...................................................................................................................................... 36

11.1. Borang Permohonan ID Pengguna Sistem ePengisian. ................................................ 36

Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia

Manual Pengguna Sistem ePengisian

2

1. Pengenalan ePengisian merupakan Sistem Permohonan Pengisian Jawatan di bawah Bidang Kuasa Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA). Sistem ini membolehkan Kementerian/Jabatan/Pentadbiran Negeri membuat pengisian jawatan secara online bagi menggantikan borang PGPSA yang diisi secara manual. Kementerian/Jabatan/Pentadbiran Negeri akan diberikan ID Pengguna dan kata laluan untuk mencapai dan menghantar maklumat pengisian melalui Portal SPA. Selain itu, ia juga membolehkan Kementerian/Jabatan/Pentadbiran Negeri membuat pengisian Laporan P.U.(B) 496 secara online bagi menggantikan proses pengisian secara manual sebelum ini. ePengisian telah dilancarkan oleh Pengerusi SPA, Y. Bhg. Tan Sri Jamaluddin bin Haji Ahmad Damanhuri pada 7 April 2009 semasa mesyuarat tahunan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia dengan Kementerian/Jabatan/Pentadbiran Negeri yang telah diadakan pada 7 hingga 9 April 2009 di Pulau Pinang. Sejak daripada itu, Sistem ini telah digunakan secara meluas oleh Kementerian/Jabatan/Pentadbiran Negeri. 2. Objektif Objektif pembangunan Sistem ini adalah untuk memudahkan dan mempercepatkan proses permohonan pengisian jawatan di Kementerian/Jabatan/Pentadbiran Negeri dan juga memudahkan Kementerian/Jabatan/Pentadbiran Negeri mengetahui status permohonan pengisian jawatan yang dipohon. Selain daripada itu, ia juga dapat memudahkan dan mempercepatkan proses pengisian Laporan P.U.(B) 496 di Kementerian/Jabatan/Pentadbiran Negeri. 3. ID Pengguna dan Kata Laluan Sistem ePengisian

Kementerian/Jabatan/Pentadbiran Negeri bolehlah memohon ID Pengguna dan Kata Laluan Sistem ePengisian dengan cara memuat turun Borang Daftar Pengguna Sistem ePengisian pada portal SPA dan borang tersebut perlulah disahkan oleh Ketua Kementerian/Jabatan/Pentadbiran Negeri. Sila fax borang tersebut kepada Bahagian Pengambilan Khas, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA) 03-8888 5043 untuk perhatian Puan Neo Su Bing. ID Pengguna akan di emelkan terus. Contoh borang tersebut seperti di lampiran. Sekiranya terlupa ID Pengguna/ Kata Laluan/ Tidak Aktif/ Akaun dikunci, emailkan kepada neo@spa.gov.my dengan menyatakan Sistem Aplikasi, Nama dan ID Pengguna.

4. Modul Utama Sistem ePengisian dan Laman Web

Sistem ePengisian mempunyai 6 modul utama iaitu:

1. Peti Masuk 2. Status Pengisian 3. Maklumat Pengisian 4. Skim Permohonan 5. Laporan P.U.(B) 496 6. Skim P.U.(B) 496

Untuk mencapai Sistem ePengisian ini, pengguna perlu menggunakan pelayar web (Web Browser) dan menaip alamat web (URL) seperti berikut: http://epengisian.spa.gov.my

Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia

Manual Pengguna Sistem ePengisian

3

5. Login Sistem ePengisian

5.1. Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan. Contohnya: Id Pengguna : jpa Kata Laluan : jpa123

Masukkan ID Pengguna Masukkan Kata Laluan Klik `Masuk` Klik jika lupa kata laluan

dan pohon kata laluan baru

5.2. Sila tukar Kata Laluan bagi pertama kali login ke Sistem ePengisian.

Masukkan kata laluan lama

Masukkan kata laluan baru

Sahkan kata laluan baru

Klik `Tukar Kata Laluan`

Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia

Manual Pengguna Sistem ePengisian

4

6. Laman utama Sistem ePengisian

Memaparkan jumlah pesanan di dalam

Muat turun Borang Daftar Pengguna peti masuk. Klik untuk lihat Sistem ePengisian dan Manual Pengguna Sistem ePengisian / Laporan P.U.(B) 496. Emelkan sebarang aduan atau pertanyaan Klik untuk muat turun berkaitan Sistem ePengisian

Menu Utama Sistem ePengisian

Kembali ke laman utama

Peti Masuk

Untuk Menyemak status borang pengisian yang dihantar

Daftar borang pengisian

Daftar skim yang hendak dipohon

Daftar Laporan P.U.(B) 496

Daftar skim P.U.(B) 496 yang hendak dilaporkan

Khidmat Bantuan Sistem ePengisian

Fungsi tukar kata laluan

Keluar dari Sistem ePengisian

Kembali ke laman Utama Keluar dari Sistem ePengisian Emelkan sebarang aduan atau pertanyaan berkaitan Sistem ePengisian

Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia

Manual Pengguna Sistem ePengisian

5

7. Permohonan Pengisian 7.1. Carta Alir Pendaftaran Permohonan Pengisian.

Tidak Klik pautan `Kemaskini` pada rekod berkenaan

Kemaskini maklumat pada borang pengisian

Tamat

Maklumat Lengkap?

Mula

Login Sistem ePengisian

Klik menu `Maklumat Pengisian`

Klik butang `Tambah`

Isikan borang pengisian

Klik butang `Simpan Rekod`

Ya

Klik radiobutton pada rekod hendak dihantar

Klik butang `Hantar`

Isikan catatan (jika perlu)

Klik butang `Hantar`

Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia

Manual Pengguna Sistem ePengisian

6

7.2. Carta Alir Semakan Status Permohonan Pengisian.

Tamat

Status Tawaran Calon Simpanan

atau Selesai?

Mula

Login sistem ePengisian

Klik menu `Status Pengisian`

Lihat paparan tarikh dan status urusan setiap permohonan pengisian

Ya

Masukkan Bilangan Lapor Diri

Klik butang `Kemaskini`

Klik pautan `(Kemaskini)` pada ruangan Kementerian/Jabatan untuk kemaskini

bilangan Ca