manual pengguna inotes 9 - seremban.uitm.edu.my · to do digunakan untuk tugasan atau catatan...

©2016 Unit Sokongan & Pengujian Sistem, Bahagian Pengurusan Projek IT,

Jabatan Infostruktur, PPII, Universiti Teknologi MARA, 40450, Shah Alam,Selangor

MANUAL PENGGUNA INOTES 9

2016

Untuk Staf UiTM

ISI KANDUNGAN

ISI KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN KEPADA iNOTES _____________________________________________________________________ 1

2.0 CAPAIAN KEPADA iNOTES ___________________________________________________________________________ 2

3.0 CUSTOMIZATION HOMEPAGE iNOTES ______________________________________________________________ 4

4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL iNOTES _____________________________________________________ 6

Maklumat iNotes ___________________________________________________________________________________________________ 6

Paparan Emel ______________________________________________________________________________________________________ 7

Tatarajah Emel (Mail Preferences) _______________________________________________________________________________ 7

Basics – Search _____________________________________________________________________________________________________ 8

Mail - General ______________________________________________________________________________________________________ 8

Mail – Display ______________________________________________________________________________________________________ 9

Mail – Signature ___________________________________________________________________________________________________ 10

Mail – Attention Indicator ________________________________________________________________________________________ 12

International ______________________________________________________________________________________________________ 12

Delegation – Mail, Calendar ______________________________________________________________________________________ 13

Delegation – Shortcuts ___________________________________________________________________________________________ 13

Archive_____________________________________________________________________________________________________________ 14

Security – Change Internet Password ___________________________________________________________________________ 14

Offline ______________________________________________________________________________________________________________ 15

Rules _______________________________________________________________________________________________________________ 16

Stationery _________________________________________________________________________________________________________ 17

5.0 EMAIL RECALL _____________________________________________________________________________________ 18

5.0 MENGAKSES EMEL ORANG LAIN (YANG DIBENARKAN) ___________________________________ 20

7.0 MENGGUNAKAN MAIL RULES_________________________________________________________________ 22

8.0 MEMPAMERKAN EMEL SATU MUKA PADA SATU MASA ________________________________________ 24

9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR iNOTES ____________________________________________ 25

Calendar - General ________________________________________________________________________________________________ 25

Calendar – Scheduling ____________________________________________________________________________________________ 26

ISI KANDUNGAN

Out of office (OOO) _______________________________________________________________________________________________ 26

Delegation – Schedule ____________________________________________________________________________________________ 27

Group Calendar ___________________________________________________________________________________________________ 27

10. TO DO _______________________________________________________________________________________________ 31

11. NOTEBOOK _________________________________________________________________________________________ 33

12. LANGKAH-LANGKAH INSTALASI JAVA ___________________________________________________________ 35

12. LANGKAH-LANGKAH COPY CONTACTS KE iNOTES _____________________________________________ 44

1.0 PENGENALAN KEPADA INOTES

Page 1

1.0 PENGENALAN KEPADA iNOTES

IBM iNotes (sebelum ini dikenali sebagai Domino Web Access (DWA)) ialah sejenis akses kepada emel,

kalendar, penjadualan (scheduling) dan sistem kolaborasi IBM Domino dengan menggunakan pelayar web

(contoh- Internet Explorer, Firefox dan Google Chrome).

Pengguna boleh menggunakan pelayar web ini untuk menghantar dan menerima emel, menggunakan

kalendar, contacts, to do atau mengarang notebook bukan sahaja secara online bahkan offline.

Untuk mendapatkan maklumat lanjut berkaitan iNotes dan juga ciri-ciri lain selain iNotes, sila rujuk pautan

web: http://www.lotus.com/ldd/dominowiki.nsf

Sekiranya ada cadangan dan pandangan untuk mempertingkatkan dokumen ini, boleh emelkan kepada:

[email protected]

http://www.lotus.com/ldd/dominowiki.nsf

2.0 CAPAIAN KEPADA INOTES

Page 2

2.0 CAPAIAN KEPADA iNOTES

1. Untuk membuka email iNotes, salin link berikut di browser : https://mail.uitm.edu.my atau

melalui pautan SALAM E-MAIL (NEW) pada website UiTM .

2. Masukkan username dan password

https://mail.uitm.edu.my/

2.0 CAPAIAN KEPADA INOTES

Page 3

3. Rajah berikut akan terpapar . Tunggu seketika .

4. Email akan terpapar seperti berikut untuk kali pertama.

3.0 CUSTOMIZATION HOMEPAGE INOTES

Page 4

3.0 CUSTOMIZATION HOMEPAGE iNOTES

Homepage adalah halaman pertama yang akan terpapar bila pengguna membuka iNotes. Secara default,

ianya akan terpapar seperti di bawah.

1. Untuk mengemaskini layout sedia ada, klik pada butang Edit Layout .

1. Pilih Layout yang dikehendaki.

3.0 CUSTOMIZATION HOMEPAGE INOTES

Page 5

2. Berikut adalah Contoh Layout yang dipilih .

3. Layout terpapar seperti dibawah. Layout boleh diubah kembali dengan menekan butang .

4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES

Page 6

4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL iNOTES

Maklumat iNotes

Klik ikon di penjuru kiri atas untuk melihat maklumat iNotes yang digunakan


Page 7

Paparan Emel

Klik ikon untuk melihat emel

Tatarajah Emel (Mail Preferences)

Klik More- Preferences untuk melihat pilihan tatarajah


Page 8

Basics – Search

Tick “Enable full-text indexing for searching” untuk membolehkan carian lebih laju.

Mail - General

Pastikan “Send message in this format” diset kepada HTML.


Page 9

Mail – Display

Sort mail: Descending sekiranya mahu melihat emel terbaharu teratas.

Unread Mail Indication: Merah atau Hitam Bold


Page 10

Mail – Signature

1. Signature boleh dimasukkan samada secara Plain Text atau Rich Text.

2. Untuk memasukkan header ke dalam Signature, pilih Rich Text. Cuma browser Internet

Explorer dan Mozilla Firefox sahaja yang dibenarkan untuk memasukkan signature untuk kali

pertama dan memerlukan instalasi Java. Boleh rujuk disini . Apabila telah berjaya, browser

Chrome juga boleh digunakan untuk menghantar email seperti biasa.

3. Menggunakan perisian seperti paint atau snipping tool , copy gambar yang dikehendaki dan

paste kedalam ruangan Rich Text.


Page 11

4. Tick pada Rich text dan tekan butang .

5. Signature akan terpapar apabila New Message di buka.


Page 12

Mail – Attention Indicator

Tick Display dan masukkan alamat emel internet.

International

Pastikan Date Settings, Short: dd-mm-yy, Long: dddd,dd MMMM, yyyy


Page 13

Delegation – Mail, Calendar

Letakkan nama orang lain yang boleh mengakses emel dan kalendar serta peranan mereka. Klik pada butang

Add Person or Group untuk memasukkan siapa yang ingin kita benarkan untuk mengakses email dan

kalendar kita.

Delegation – Shortcuts

Letakkan “shortcut” nama pengguna lain yang membenarkan akses kepada kita.


Page 14

Archive

Pengguna perlu mengarkibkan ( archive) email kedalam PC masing-masing. Klik pada On My Computer.

Security – Change Internet Password

Klik butang untuk menukar password default yang diberikan oleh Email Administrator kepada

password pilihan pengguna.


Page 15

Disyorkan agar menukar password baru dengan kombinasi password mengandungi aksara dan nombor .

Klik butang OK setelah memasukkan password baru.

Offline

Disyorkan agar tidak memilih Encrypt mail file locally. Emel lama tidak akan dapat diakses sekiranya tiada

ID, atau ID bertukar.


Page 16

RULES

Letakkan Mail rules di sini untuk melakukan filtering atau mengalihkan emel ke folder selain inbox. Rules

hanya berfungsi untuk emel yang baharu diterima.


Page 17

STATIONERY.

Template emel kepada pengguna tetap tertentu.Contoh stationery seperti di bawah

5.0 EMAIL RECALL

Page 18

5.0 EMAIL RECALL

Email Recall bertujuan untuk menarik kembali email yang telah dihantar kepada pengguna lain ( emel

dalaman sahaja) walaupun email tersebut telah pun dibaca.

1. Hantar emel kepada rakan

2. Pergi ke folder Sent, pilih emel yang dikirimkan tadi:

3. Tekan butang Recall Message, pilih penerima dan tandakan seperti di bawah, tekan OK.

Mesej berikut akan terpapar.

5.0 EMAIL RECALL

Page 19

4. Penghantar email yang membuat “Message Recall” akan mendapat maklumat ini (Message Recall

Berjaya ):

5. Semak status email tersebut seperti dibawah menandakan emel yang dikirimkan tadi telah

ditarik balik.

MENGAKSES EMEL ORANG LAIN (YANG DIBENARKAN)

Page 20

5.0 MENGAKSES EMEL ORANG LAIN (YANG DIBENARKAN)

Pengguna boleh membuka emel pengguna lain jika pengguna lain memberikan kebenaran untuk

mengakses emel tersebut.

1. Buka emel sendiri

2. Create email shortcut kepada emel rakan

3. Satu link baharu akan tertera seperti ini:

MENGAKSES EMEL ORANG LAIN (YANG DIBENARKAN)

Page 21

4. Klik link baharu ini. Apa yang berlaku? Adakah dapat mengakses emel ini? Sekiranya tidak,

seperti di bawah, apa yang anda lakukan adalah semak kembali dengan pengguna yang

memberikan akses kepada anda samada akses telah diberikan dengan betul.

MENGGUNAKAN MAIL RULES

Page 22

7.0 MENGGUNAKAN MAIL RULES

Mail Rules digunakan untuk membuat peraturan pada emel yang baru diterima sahaja yang memenuhi

kriteria tertentu yang kita setkan.

1. Klik pada New Rule . Masukkan nama Rule baru.

2. Tetapkan satu Conditions

3. Pilih satu dari kriteria samaada contoh : Subject contains Email Baru dan tekan butang

. Tekan butang untuk membuang condition yang tersilap

dimasukkan .

4. Tetapkan satu actions. Contohnya move to folder Akaun Baru dan tekan butang

Tekan butang untuk membuang action yang tersilap dimasukkan .

MENGGUNAKAN MAIL RULES

Page 23

5. Klik butang

8.0 MEMPAMERKAN EMEL SATU MUKA PADA SATU MASA

Page 24

8.0 MEMPAMERKAN EMEL SATU MUKA PADA SATU MASA

1. Set emel kepada “Show documents one page at a time”

2. Ini akan mempercepatkan view Inbox

3. Contoh:

9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR INOTES

Page 25

9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR iNOTES

CALENDAR - GENERAL.

Pastikan Time Zone = China/ Singapore sekiranya berada di Malaysia. Boleh mengimport Holidays Islam dan

Malaysia ke dalam Kalendar.


Page 26

CALENDAR – SCHEDULING

Boleh ditetapkan Availability hours dan Out of Office.

OUT OF OFFICE (OOO)

Sekiranya ingin tetapkan OOO, perlu tandakan kotak “Enable the Out of Office agent”


Page 27

DELEGATION – SCHEDULE

Tatarajah untuk tentukan siapa yang boleh melihat Schedule dan apa maklumat yang boleh dilihat.

GROUP CALENDAR

Pergi ke Calendar – Group Calendar:


Page 28

Tekan New dan masukkan nama-nama rakan yang ingin dilihat kalendar mereka:

Pilih nama daripada UiTM’s Address Book:


Page 29

Pastikan Members tertera nama-nama dengan betul. Sekiranya baik, jangan lupa Save and Close:

Senarai Group Calendar baharu akan tertera. Klik pada senarai ini:


Page 30

Sekiranya pengguna di atas membenarkan akses kepada kalendar mereka, maklumat kalendar mereka akan

dapat dilihat:

10. TO DO

Page 31

10. TO DO

To Do digunakan untuk tugasan atau catatan kerja. Ia boleh digunakan untuk diri sendiri, diserahkan kepada

individu lain atau ke kumpulan (group). Cara membuka To Do, tekan ikon , klik New – Pilih To Do:

Masukkan maklumat yang diingini seperti tarikh, priority, status dan seterusnya. Sekiranya ingin diserahkan

kepada pihak lain, tekan tab Assign:

10. TO DO

Page 32

To Do yang di”assign” ke pihak lain:

11. NOTEBOOK

Page 33

11. NOTEBOOK

Notebook digunakan untuk memasukkan catatan bertulis atau bergambar. Ia boleh disimpan atau

dikongsikan dengan orang lain. Notebook iNotes boleh dikatakan hampir sama dengan Evernote:

Klik ikon: tekan New:

Boleh masukkan link, gambar dan catatan:

Apabila telah siap Notebook, ia boleh di”forward” kepada pihak lain.

11. NOTEBOOK

Page 34

12. LANGKAH-LANGKAH INSTALASI JAVA

Page 35


Instalasi java diperlukan untuk menambah gambar pada signature atau untuk membuat carian nama

address book pada Sistem FYI.

1. Untuk mendapatkan java versi terkini sila ke pautan web berikut : http://java.com

2. Klik pada butang .

http://java.com/


Page 36

3. Klik butang .


Page 37

4. Simpan installer java ke desktop.

5. Klik pada installer berikut pada desktop.


Page 38

6. Klik pada butang


Page 39

7. Tunggu sehingga selesai.

8. Klik kembali kepada website java untuk verified. Klik pada butang

.


Page 40

9. Jika terpapar seperti berikut , Java telah berjaya diinstal dengan baik.

10. Klik pada windows dan taip configure java. Ikon akan terpapar seperti berikut.


Page 41

11. Tekan pada tab Security.

12. Klik pada butang

13. Klik pada butang dan masukkan seperti berikut :

http://*.uitm.edu.my

https://*.uitm.edu.my

http://*.uitm.edu.my/

https://*.uitm.edu.my/


Page 42

14. Klik pada butang

15. Klik butang .

16. Jika Java telah berjaya, boleh cuba memasukkan signature pada Rich Text secara copy and paste dan

membuat carian pada address book pada sistem FYI.


Page 43

Carian nama pada address book sistem FYI

Boleh Copy dan paste Signature pada Rich Text

12. LANGKAH-LANGKAH COPY CONTACTS KE INOTES

Page 44

12. LANGKAH-LANGKAH COPY CONTACTS KE iNOTES

Dari Lotus Notes Client sedia ada, klik pada Contacts.

Klik Pada More -> Export Contacts


Page 45

Pilih ketetapan seperti dibawah dan klik pada butang Export.

Buka email iNotes dan klik pada ikon Contacts


Page 46

Klik pada More -> Import Contacts

Klik pada butang Choose File dan pilih fail yang telah disimpan di desktop tadi. (contactexport.csv)

Lepas tu tekan butang Ok.


Page 47

Jika terpapar seperti ini, contact telah berjaya diimport.

manual pengguna inotes 9 - seremban.uitm.edu.my · to do digunakan untuk tugasan atau catatan...

Documents