standarisasi sistem penerimaan dan …eprints.uns.ac.id/5651/1/214621011201101181.pdf · ·...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user i

STANDARISASI SISTEM PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG DALAM GUDANG UNTUK PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI

GUDANG PADA PT.SAPROTAN BENIH UTAMA SRAGEN

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi Syarat-syarat Mencapai Sebutan Ahli Madya Manajemen Industri

Oleh :

MAULANA HILMAN AZHARI

F3508032

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN INDUSTRI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

2011


commit to user ii


commit to user iii


commit to user iv

MOTO DAN PERSEMBAHAN MOTTO :

- Waktu adalah pedang. Gunakan pedangmu dengan baik (hal yang

bermanfaat). Jika tidak, maka pedang itu akan membunuhmu.

- Reason will only make the lazy you.

- Hidup adalah sebuah tantangan, maka hadapilah. Hidup adalah sebuah

lagu, maka nyanyikanlah. Hidup adalah sebuah mimpi,maka sadarilah.

Hidup adalah sebuah permainan, maka mainkanlah. Hidup adalah cinta,

maka nikmatilah.

- Gemarlah menolong orang dengan niatan ikhlas. InsyaAlloh, Alloh akan

membalas dengan sebaik-baiknya balasan, walaupun tidak harus melalui

orang yang kamu tolong.

Penulis Persembahkan untuk :

1. Bapak dan Ibu tercinta.

2. Adek- adek ku tercinta.

3. Saudara-saudara ku tercinta.

4. Teman hidup ku tercinta

5. Sahabat-sahabat ku tercinta

6. Teman – teman MI 2008

7. Almamaterku


commit to user v

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah

memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

Tugas Akhir ini dengan judul “Standarisasi Sistem Penerimaan dan

Pengeluaran Barang Dalam Gudang Untuk Peningkatan Efektivitas dan

Efisiensi Gudang Pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen” dengan

lancar.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada

semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini,

khususnya kepada :

1. Alloh SWT yang telah memberikan segalanya bagi saya.

2. Bapak Dr. Wisnu Untoro, M.S selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

3. Bapak Drs. Santosa Tri Hananto, M.Si, AK selaku ketua Program

Diploma Universitas Sebelas Maret.

4. Ibu Sinto Sunaryo, S.E, M.Si selaku ketua Program Studi Diploma 3

Manajemen Industri Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Bapak Drs. Heru Agustanto, M.E selaku dosen pembimbing dengan

penuh kesabaran bersedia membimbing, mengarahkan dan memberi

saran selama penyusunan tugas akhir sehingga terselesaikan dengan

baik.

6. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret

Surakarta, semoga ilmu yang didapat penulis menjadi berkah dan

bermanfaat untuk hidup dan masa depan.

7. Segenap karyawan PT. Saprotan Benih Utama yang telah meluangkan

waktu, memberi data dan informasi bagi penulis.


commit to user vi

8. Ayahanda dan ibunda tercinta yang dengan sabar memberikan

dorongan moral, semangat dan doanya serta dukungan materi yang

sangat berarti.

9. Adek-adek tercinta (Dyan dan Maya), dan sepupu tercinta (Dek Fia,

Mbak Erma, dan Mas Tomo) terimakasih atas support dan doanya.

10. Nova Dwi Astuti yang telah membantu memberikan semangat dalam

menyelesaikan kuliah dan penulisan tugas akhir ini.

11. Teman-teman muda-mudi kelompok di Masjid Sabilarrosyad dan Masjid

Ponolowen, terima kasih atas semua doanya

11. Sahabat-sahabat terbaik seperti : Anang, Hendy, Emon, Rusydi, Muhar

dan Novada (semoga kita menjadi orang sukses......amien)

12. Teman–temanku D3 Manajemen Industri angkatan 2008, terima kasih

atas dukungannya.

13. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu namun telah

banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

Penulis menyadari bahwa dalam pengungkapan, penyajian serta

pemilihan kata maupun pembahasan Tugas Akhir masih jauh dari sempurna

karena keterbatasan waktu dan kemampuan yang dimiliki penulis. Oleh

karena itu dengan penuh kerendahan hati penulis mengharapkan segala

bentuk pengarahan dari semua pihak untuk perbaikan Tugas Akhir ini.

Meskipun demikian semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi

pembaca dan mahasiswa Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Surakarta, 30 Julii 2011

Penulis


commit to user vii

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i

ABSTRAK .................................................................................................... ii

HALAMAN PERSETUJUAN ....................................................................... iv

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................ v

MOTTO & PERSEMBAHAN ....................................................................... vi

KATA PENGANTAR ................................................................................... vii

DAFTAR ISI ................................................................................................. ix

DAFTAR TABEL ......................................................................................... xii

DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xiv

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah .......................................................... 1

B. Rumusan Masalah ................................................................... 3

C. Tujuan Penelitian ..................................................................... 4

D. Manfaat Penelitian ................................................................... 4

E. Metode Penelitian…….............................................................. 5

F. Kerangka Pemikiran................................................................. 7


commit to user viii

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Pustaka ...................................................................... 8

1. PengertianManajemen………………………………………. 8

2. Pengertian Perencanaan ….……………………………….... 9

3. Pengertian Pengorganisasian……………………………… .9

4. Pengertian Penyusunan Personalia………………………. 10

5. Pengertian Pengarahan…...…………………………………. 11

6. Pengertian Pengawasan…………………………………….. 11

7. Pengertian Diagram Alir ..…………………………………… 11

8. Pengertian Pergudangan……………………..……………... 13

9. Macam-Macam Gudang……………………………………… 14

10. Jenis-Jenis Gudang ...……………………………………….. 15

11. Tugas-Tugas Pergudangan ………………………………... 16

12. Fungsi Pergudangan ………………………………………… 17

13. Pengertian Efektifitas dan Efisiensi……………………….. 17

14. Pengertian Efektifitas dan Efisiensi Gudang…………….. 18

BAB III PEMBAHASAN

A. Deskripsi Umum Objek Penelitian ......................................... 20

1. Sejarah Perusahaan………………………………………….. 20

2. Tujuan, Visi, dan Misi Perusahaan………………………… 23

3. Struktur Organisasi…………………………………………... 24


commit to user ix

4. Personalia……………………………………………………… 32

B. Laporan Magang Kerja ........................................................... 39

1. Kegiatan Magang Kerja ...................................................... 40

C. Pembahasan ............................................................................ 40

1. Fungsi Gudang………………………………………………... 40

2. Sistem Operasional Gudang ……………………………….. 42

3. Keterkaitan Antara Standarisasi Sistem Operasional

Gudang Dengan Efektifitas dan Efisiensi Fungsi

Gudang………………………………………………………….. 54

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan .............................................................................. 56

B. Saran ........................................................................................ 57

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN


commit to user x

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Jumlah Karyawan .......................................................................32

Tabel 3.2. Jam Kerja Karyawan Bagian Kantor PT. Saprotan Benih Utama …………..........................................33 Tabel 3.3. Jam Kerja Karyawan Bagian Produksi

PT. Saprotan Benih Utama ........................................................33 Tabel 3.4. Varietas Benih Padi yang diproduksi

PT. Saprotan Benih Utama……………………….........................34 Tabel 3.5. Alat Bantu Pergudangan dan Produksi PT. Saprotan Benih Utama .........................................................39 Tabel 3.6. Aktivitas yang Dilakukan Selama Magang Kerja di PT. Saprotan Benih Utama ….....................................................40 Tabel 3.7. Kapasitas Gudang PT. Saprotan Benih Utama….……….……..42


commit to user xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1. Kerangka Pemikiran ............................................................. 7

Gambar 2.2. Struktur Organisasi PT. Saprotan Benih Utama ...................24

Gambar 2.3 Alur Proses Produksi PT. Saprotan Benih Utama.................37 Gambar 2.4 Denah Gudang PT. Saprotan Benih Utama...........................41 Gambar 2.5 Alur Proses Penerimaan Calon Benih ke Gudang………….44 Gambar 2.6 Usulan Alur Proses Penerimaan Calon Benih ke Gudang…45 Gambar 2.7 Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih

Utama (Distributor yang Telah Terdaftar)........……………….48 Gambar 2.8 Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih

Utama (Distributor yang Belum Terdaftar)……………………49 Gambar 2.9 Usulan Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan

Benih Utama (Distributor yang Telah Terdaftar)……………..51 Gambar 2.10 Usulan Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan

Benih Utama (Distributor yang Belum Terdaftar).……………53


commit to user xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Keaslian Tugas Akhir

Lampiran 2. Surat Keterangan Magang

Lampiran 3. Blangko Nilai Magang Dari Perusahaan

Lampiran 4. Produk Benih Padi PT. Saprotan Benih Utama Varietas Pepe

Lampiran 5. Pallet Sebagai Tempat Menyimpan Karung Benih

Lampiran 6. Hand Pallet dan Truk Sebagai Alat Bantu Angkut

Lampiran 7. Tumpukan Karung Benih Padi Dalam Gudang Varietas Ciherang


commit to user

ii

ABSTRACT

STANDARISASI SISTEM PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG DALAM GUDANG UNTUK PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN

EFISIENSI GUDANG PADA PT. SAPROTAN BENIH UTAMA SRAGEN

Oleh:

Maulana Hilman Azhari

Nim : F3508032

Growth [of] business world in Indonesia from time to time progressively kompetitif. Though in fact the condition of Indonesia economics in general not yet shown the existence of repair and improvement which signifikan, but non meaning happened [by] the condition which remain to in the world of business. Each;Every out for company always can stay in current of business emulation, particularly again to local company.

This research aim to to know the effectivity and warehouse efficiency seenly [is] system of revenue and expenditure [of] goods in warehouse [of] [at] PT. Saprotan Benih Utama started from standard consignment of goods system to warehouse, cash disbursement system of finish goods from warehouse to distributor or [cutomer/ client] which have been enlisted, and cash disbursement system of finish goods from warehouse to distributor or [cutomer/ client] which [is] not enlisted.

Result of this research indicate that the storey;level of effectiveness and warehouse efficiency [of] [at] PT. Saprotan Benih Utama not yet can be told [by] a goodness. This matter because of not yet terstandarisasinya of system of revenue and expenditure [of] goods in warehouse, so that [is] often met [by] the current process go out to enter the sloppy goods.

To increase effectivity and warehouse efficiency, PT. Saprotan Benih Utama make the standard of revenue and expenditure [of] goods in warehouse to avoid the ketidakrapian and prevent the happening of time dismissal in searching goods to be [released] from warehouse [of] because lack of accuration in depository arrangement

Keyword: goods, effectivity, efficiency, warehouse, acceptance, expenditure, standardization


commit to user

iii

ABSTRAK

STANDARISASI SISTEM PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG DALAM GUDANG UNTUK PENINGKATAN EFEKTIFITAS DAN

EFISIENSI GUDANG PADA PT. SAPROTAN BENIH UTAMA SRAGEN

Oleh:

Maulana Hilman Azhari

Nim : F3508032

Perkembangan dunia bisnis di Indonesia dari waktu ke waktu semakin kompetitif. Meskipun sebenarnya kondisi perekonomian Indonesia secara umum belum menunjukkan adanya perbaikan dan peningkatan yang signifikan, namun bukan berarti terjadi kondisi yang tetap dalam dunia bisnis. Setiap perusahaan selalu berusaha untuk dapat bertahan dalam arus persaingan bisnis, terlebih lagi bagi perusahaan lokal.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui efektifitas dan efisiensi gudang dengan melihat sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam gudang pada PT. Saprotan Benih Utama yang dimulai dari sistem penerimaan barang baku ke gudang, sistem pengeluaran finish goods dari gudang ke distributor atau pelanggan yang telah terdaftar, dan sistem pengeluaran finish goods dari gudang ke distributor atau pelanggan yang tidak terdaftar.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa tingkat keefektifan dan keefisiensian gudang pada PT. Saprotan Benih Utama belum bisa dikatakan baik. Hal ini dikarenakan belum terstandarisasinya sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam gudang, sehingga sering dijumpai proses arus keluar masuk barang yang tidak rapi.

Untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi gudang, PT. Saprotan Benih Utama membuat standar penerimaan dan pengeluaran barang dalam gudang untuk menghindari ketidakrapian dan mencegah terjadinya pembuangan waktu dalam mencari barang yang akan dikeluarkan dari gudang karena kurangnya kerapian dalam pengaturan penyimpanan.

Kata Kunci: barang, efektifitas, efisiensi, gudang, penerimaan, pengeluaran, standarisasi


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan dunia bisnis di Indonesia dari waktu ke waktu

semakin kompetitif. Meskipun sebenarnya kondisi perekonomian

Indonesia secara umum belum menunjukkan adanya perbaikan dan

peningkatan yang signifikan, namun bukan berarti terjadi kondisi yang

tetap dalam dunia bisnis. Setiap perusahaan selalu berusaha untuk dapat

bertahan dalam arus persaingan bisnis, terlebih lagi bagi perusahaan

lokal. Karena dengan semakin banyaknya perusahaan asing yang

berpartisipasi ke peta persaingan bisnis di Indonesia, maka diperlukan

berbagai perbaikan kualitas dari dalam perusahaan untuk dapat bersaing

secara wajar. Selain harus dapat menghasilkan out-put (baik barang atau

jasa) yang berkualitas serta dapat diserap dengan baik oleh para calon

konsumen, perusahaan juga harus dapat melaksanakan proses

pelayanan secara terkendali serta terarah sesuai dengan visi dan misi

perusahaan tersebut. Hal ini dilakukan untuk mencapai tingkat efektivitas

dan efisiensi operasi yang diinginkan.

Dengan adanya tingkat persaingan tinggi, membuat perusahaan

harus bekerja keras untuk mampu menjadi leader (pemimpin pasar) pada

jenis usaha yang digelutinya. Berbagai usaha harus dilakukan oleh


commit to user

2

perusahaan, salah satunya dibidang penyimpanan. Dimana proses

penyimpanan harus diatur seefisien dan seefektif mungkin.

Pergudangan merupakan bagian integral dari sistem logistic yang

berperan penting dalam melayani pelanggan dengan biaya seminimal

mungkin. Selain itu juga merupakan jaringan primer diantara produsen

dan pelanggan yang digunakan untuk menyimpan persediaan selama

seluruh bagian proses logistik berjalan.(Sarwoto, 2010:1)

Mekanisme sistem pengelolaan suatu perusahaan dapat terlaksana

apabila dalam perusahaan memiliki sistem yang ditetapkan. Sistem yang

ditetapkan atau telah distandarisasi akan lebih dapat mengatur seluruh

kegiatan yang dilakukan antar unit kerja dengan baik. Bagian gudang

sebagai salah satu bagian penting dari perusahaan juga tidak lepas

dengan adanya sistem yang mengatur jalannya segala aktivitas

operasional gudang agar tertata rapi. Dalam pengelolaan persediaan

bahan atau barang di perusahaan tidak dapat diberlakukan sistem seperti

mengelola persediaan bahan atau barang dalam rumah tangga.

Departemen Gudang pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen

merupakan salah satu departemen yang telah melaksanakan sistem

operasional pergudangan terahadap semua aktivitas pergudangan. Akan

tetapi, dalam penanganan keluar masuk barang di dalam gudang masih

belum memiliki sistem yang ditetapkan. Dengan demikian, proses arus

barang menjadi tidak tertata rapi. Pihak manajemen perusahaan

menyadari bahwa sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam


commit to user

3

gudang memang masih belum dapat ditetapkan karena PT. Saprotan

Benih Utama Sragen memproduksi barang yang mengandalkan cuaca,

akan tetapi pengendalian secara langsung sangat diperlukan oleh

perusahaan untuk mengatur jalannya proses operasional gudang.

Untuk membahas mengenai masalah diatas agar dapat

menghasilkan komitmen terhadap sistem penerimaan dan pengeluaran

barang dan fungsi gudang maka penulis mengambil judul: “Standarisasi

Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Barang Dalam Gudang Untuk

Peningkatan Efektifitas dan Efisiensi Gudang pada Bagian Gudang

PT. Saprotan Benih Utama Sragen”

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka rumusan

penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana penerapan fungsi gudang pada PT. Saprotan Benih

Utama Sragen?

2. Bagaimana sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam

gudang pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen?

3. Apakah sistem penerimaan dan pengeluaran barang dalam

gudang yang baik dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi

gudang pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen?


commit to user

4

C. Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui penerapan fungsi gudang pada PT. Saprotan

Benih Utama Sragen.

2. Untuk mengetahui sistem penerimaan dan pengeluaran barang

pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen.

3. Mengetahui peranan sistem penerimaan dan pengeluaran barang

dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi gudang pada PT.

Saprotan Benih Utama Sragen.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi Perusahaan

Menjadi bahan bagi perusahaan dalam rangka penentuan

kebijakan mengenai pengelolaan gudang dalam perusahaan.

2. Bagi Peneliti

a. Menambah wawasan dan menerapkan ilmu yang diperoleh

selama perkuliahan serta dapat memberikan pengetahuan dan

pemahaman mengenai sistem penerimaan dan pengeluaran

barang pada gudang.

b. Memperoleh gambaran langsung mengenai dunia kerja nyata

dari perusahaan yang diteliti.


commit to user

5

3. Bagi Pihak Lain

Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat

mengenai penelitian-penelitian sistem penerimaan dan pengeluaran

barang dalam gudang pada masa yang akan datang.

E. Metode Penelitian

1. Desain Penelitian

Desain penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah

penelitian deskriptif mengenai sistem penerimaan dan pengeluaran

barang dalam gudang pada PT. Saprotan Benih Utama Sragen.

2. Obyek Penelitian

Penelitian ini dilakukan di PT. Saprotan Benih Utama, yang

beralamat di Jalan Raya Solo-Sragen Km.17/4 Karangmalang,

Masaran, Sragen.

3. Sumber Data

a. Data Primer

Menurut Kuncoro (2009, 127), data primer yaitu data yang

diperoleh dengan survei lapangan yang menggunakan semua

metode pengumpulan data original. Dalam penelitian ini data

didapatkan melalui pengamatan dan wawancara langsung

kepada petugas gudang PT. Saprotan Benih Utama Sragen.

b. Data Sekunder

Menurut Kuncoro (2009: 127), data sekunder yaitu data yang

telah dikumpulkan oleh lembaga pengumpul data dan


commit to user

6

dipublikasikan kepada masyarakat pengguna data. Data

sekunder yang di gunakan berupa :

1). Tata letak dan ruang lingkup.

2). Sejarah perusahaan.

3). Struktur organisasi.

4). Alur proses produksi perusahaan.

5). Kapasitas gudang perusahaan.

Dalam penelitian ini, peneliti menggunaka data primer dan data

sekunder sebagai sumber data penelitian.

4. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara

Pengambilan data penelitian yang dilakukan dengan bertanya

secara langsung kepada sumber data. Wawancara dilakukan

kepada Manager Processing dan Manajer Pergudangan PT.

Saprotan Benih Utama Sragen.

b. Observasi

Teknik pengumpulan data dengan mengamati obyek secara

langsung di lokasi pengamatan sehingga mengetahui secara

langsung obyek yang diamati.

c. Studi Pustaka

Pengumpulan data yang diperoleh dari catatan, laporan,

dokumen, serta tulisan ilmiah dari sumber-sumber lain yang

sekiranya dapat dipergunakan.


commit to user

7

F. Kerangka Pemikiran

Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran

Permasalahan yang terjadi adalah dalam penanganan keluar

masuk barang di dalam gudang perusahaan masih belum memiliki system

yang ditetapkan. Dengan demikian, proses arus barang menjadi tidak

tertata rapi. Oleh karena itu, penetapan standarisasi sistem penerimaan

dan pengeluaran barang dalam gudang perusahaan perlu dilakukan guna

mengatasi ketidak efektifan dan ketidak efisiensien fungsi gudang. Dalam

peningkatan efektifitas dan efisiensi gudang, tingkat kedisiplinan

pengawasan gudang juga perlu dilakukan agar semua proses

penyimpanan dan pengeluaran berjalan rapi. Apabila kedua hal ini

terwujud, maka masalah mengenai efisiensi dan efektifitas gudang dapat

terselesaikan.

Standarisasi Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Barang Gudang

Administrasi Operasional Gudang

Efektifitas dan Efisiensi Gudang


commit to user

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

G. Manajemen

Menurut Hani Handoko (2008: 9) manajemen merupakan

pencapaian tujuan-tujuan organisasi yang telah ditetapkan (stated

goal). Ini mengandung arti bahwa para manajer organisasi apapun

berupaya untuk mencapai berbagai hasil akhir spesifik. Hasil-hasil

akhir ini tentu saja unik bagi masing-masing organisasi.

Bagaimanapun juga, apapun tujuan yang telah ditetapkan organisasi

tertentu, manajemen merupakan proses dengan mana tujuan-tujuan

dicapai.

Sedangkan Mary Parker Follet mendefinisikan manajemen

sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini

berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan

mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

Ricky W. Griffin (2004: 7) mendefinisikan manajemen sebagai

sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian,

dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals)

secara efektif dan efesien.

Atas dasar uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya

manajemen dapat didefinisikan sebagai bekerja dengan orang-orang

untuk menentukan, menginterpretasikan, dan mencapai tujuan-


commit to user

9

tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan

(planning), pengorganisasian (organizing), penyusunan personalia

atau kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan

(leading), dan pengawasan (contolling).

Menurut Hani Handoko (2008: 23) terdapat 5 (lima) fungsi penting

dalam manajemen, yaitu:

1. Perencanaan (planning)

Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan

tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan,

proyek, program, prosedur, metoda, sistem, anggaran, dan standar

yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan (Handoko, 2008: 23).

Dengan perencanaan, PT. Saprotan Benih Utama dapat

memperoleh dan mengikat sumberdaya-sumberdaya yang

deiperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Kemajuan

perusahaan pun dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga

tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak

memuaskan.

2. Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian (organizing) adalah penetuan sumber

daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk

mencapai tujuan organisasi, perancangan dan pengembangan

suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat “membawa”

hal-hal tesebut ke arah tujuan, penugasan tanggung jawab tertentu


commit to user

10

dan kemudian pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada

individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya (Handoko,

2008: 24).

Perusahaan membuat struktur organisasi yang berfungsi

sebagai pembagian wewenang agar pekerjaan dapat diselesaikan

secara bersama-sama. Hal ini dibuat untuk mencapai tujuan

perusahaan dengan baik.

3. Peyusunan Personalia (staffing)

Penyusunan personalia (staffing) adalah penarikan

(recruitment), latihan dan pengembangan, serta penempatan dan

pemberian orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja yang

menguntungkan dan produktif (Handoko, 2008: 24).

Dalam pelaksanaan fungsi ini di PT. Saprotan Benih Utama,

manajemen menentukan persyaratan-persyaratan mental, fisik, dan

emosional untuk posisi-posisi jabatan yang ada melalui analisa

jabatan, deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan dan kemudian

menarik karyawan yang diperlukan dengan karakteristik-

karakteristik personalia tertentu, seperti keahlian, pendidikan, umur,

latihan, dan pengalaman. Fungsi ini mencakup kegiatan-kegiatan

seperti pembuatan sistem penggajian untuk pelaksanaan kerja

yang efektif; penilaian karyawan untuk promosi, transfer, atau

bahkan demosi atau pemecatan, serta latihan pengembangan

karyawan.


commit to user

11

4. Pengarahan (leading)

Pengarahan (leading) merupakan fungsi untuk membuat

atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan,

dan harus mereka lakukan (Handoko, 2008: 25).

Perusahaan mempunya visi dan misi sebagai acuan untuk

menjadi perusahaan maju. Hal ini mendorong perusahaan untuk

membuat peraturan kepada karyawan, guna mengatur kinerja

karyawan untuk menjadi lebih baik.

5. Pengawasan (controlling)

Semua fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi

pengawasan (controlling), atau sekarang banyak digunakan istilah

pengendalian. Pengawasan (controlling) adalah penemuan dan

penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana

telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan (Handoko,

2008: 25).

Dengan pengawasan, perusahaan mengatur jalannya

rencana yang telah dibuat oleh perusahaan melalui aturan-aturan

yang telah dibuat oleh perusahaan, agar semua proses pekerjaan

dapat terlaksana dengan baik.

G. Diagram Alir (Flowchart)

Didalam pemrograman sangat dikenal dengan diagram alir

(flowchart). DiagramAlir (Flowchart) digunakan untuk membantu

analis dan programmer untuk memecahkan masalah dalam


commit to user

12

pemrograman. Diagram Alir (Flowchart) adalah gambaran secara

grafik yang terdiri dari simbol-simbol dari algoritma-algoritma dalam

suatu program, yang menyatakan arah dari alur program (Ernie,

2009).

Berikut ini merupakan simbol-simbol yang digunakan untuk

menggambarkan diagram alir (flowchart):

Sumber: http://ndoware.com/diagram-alir-flowchart.html


commit to user

13

H. Pergudangan

Pergudangan merupakan bagian integral dari system logistic yang

berperan penting dalam melayani pelanggan dengan biaya

seminimal mungkin. Selain itu juga merupakan jaringan primer

diantara produsen dan pelanggan yang digunakan untuk menyimpan

persediaan selama seluruh bagian proses logistic berjalan (Sarwoto,

2010: 1).

Pergudangan diperlukan dalam rangka:

1. Mencapai transportasi yang ekonomis

2. Mencapai produksi yang ekonomis

3. Mendapat keuntungan dari diskon pembelian dengan kuantitas

banyak dan pembelian duluan.

4. Memelihara sumber persediaan.

5. Mendukung kebijakan pelayanan pelanggan perusahaan.

6. Mengantisipasi kondisi perubahan pasar (musiman, fluktuasi

permintaan, dan kompetisi).

7. Mengatasi perbedaan ruang dan waktu yang berada diantara

produsen dan konsumen.

8. Menetapkan setidak-tidaknya biaya total logistic seimbang

dengan tingkat pelayanan pelanggan yang diinginkan.

9. Mendukung program just in time dari supplier dan pelanggan.


commit to user

14

I. Macam-Macam Gudang

Seiring dengan perkembangan dunia usaha yang menuntut adanya

optimalisasi penggunaan gudang, maka macam-macam gudang

yang sering dijumpai di dunia kerja nyata adalah sebagai berikut

(Widjaja Tunggal, 2009: 49):

1. Gudang Campuran (mixing warehouse)

Produk campuran melibatkan banyak lokasi pabrik (pabrik A, B,

dan C) yang mengirimkan produk (produk A, B, dan C) ke gudang

pusat dengan jumlah yang banyak, dimana pesanan pelanggan

sifatnya bervariasi dan digabungkan saat dikirim.

2. Gudang Breakbulk (breakbulk warehouse)

Adalah fasilitas yang menerima pengiriman produk dengan jumlah

banyak dari pabrik. Bebrapa pesanan pelanggan digabungkan ke

dalam pengiriman tunggal dari pabrik menuju gudang breakbulk

kemudian pesanan akan dibagi atau dibuat menjadi pengiriman

LTL (Least Than Truckload/kurang dari muatan gudang) yang

lebih kecil jumlahnya, dan dikirim ke pelanggan yang letaknya

dekatdengan gudang.

3. Gudang Konsolidasi (consolidation warehouse)

Pesanan skala kecil dari sejumlah supplier dikirimkan ke gudang

konsolidasi yang dekat dengan supplier sehingga LTL dapat

digunakan bila perlu dalam jumlah sedikit dan sisanya digunakan

untuk waktu jangka panjang dari gudang ke perusahaan.


commit to user

15

J. Jenis-Jenis Gudang

Konsep gudang dalam dunia industri sangatlah berbeda dengan

konsep gudang pada keseharian dalam rumah tangga yang sering

kita ketahui. Seringkali kita mengasumsikan bahwa gudang adalah

merupakan ruangan, dimana ruangan itu digunakan untuk

menyimpan barang (Sarwoto, 2010: 3). Asumsi ini tidak selamanya

benar, berikut jenis-jenis gudang dalam dunia industri.

Terdapat 6 (enam) jenis gudang yang biasa digunakan, yaitu:

1. Gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik

(General merchandise warehouses for manufactured goods).

2. Gudang untuk penyimpanan yang bersifat dingin (Refrigrated or

cold storage warehouse).

3. Gudang dengan bea atau pajak (bonded warehouse).

4. Gudang barang-barang rumah tangga (household goods

warehouse). Dalam kategori pergudangan ini terdapat beberapa

alternative penyimpanan:

a. Konsep penyimpanan terbuka

b. Ruang pribadi atau kubah penyimpanan

c. Penyimpanan dalam wadah

5. Gudang komoditas khusus (special commodity warehouses).

6. Gudang penyimpanan barang penting (bulk storage

warehouses).


commit to user

16

K. Tugas-Tugas Pergudangan

Pergudangan dalam perusahaan bukan hanya sekedar sebagai

tempat penyimpanan saja. Secara garis besar, pergudangan

memiliki fungsi sebagai berikut (Sarwoto, 2010: 4):

1. Menerima, menyimpan

2. Masukan pesanan

3. Pengambilan, penyelengggaraan, pemuatan

4. Cros docking

5. Proses pengembalian, penggantian

6. Packing labeling

7. Pengumpulan, perpaduan, pengisian

8. Promosi

9. Breadbulk dan konsolidasi

10. Transportasi

11. Pelayanan ekspor dan impor

12. Bukti pengiriman

13. Peniruan/pelayanan pelanggan

14. Laporan pelayanan/pengawasan pengangkutan

15. Lokasi

16. Manajemen real estate

17. Jaringan analisis

18. Perkembangan


commit to user

17

L. Fungsi Pergudangan

Terdapat 3 (tiga) fungsi dasar pergudangan, yakni: perpindahan,

penyimpanan, dan transfer informasi (Widjaja Tunggal, 2009: 55).

1. Perpindahan (movement)

Fungsi ini dibagi menjadi beberapa aktivitas, yakni:

a. Penerimaaan (receiving)

b. Transfer atau penyimpanan (transfer or put away)

c. Pengambilan pesanan pelanggan atau penyeleksian

pesanan (customer order picking or order selection)

d. Cross docking

e. Pengiriman (shipping)

2. Penyimpanan (storage)

Fungsi penyimpanan terbagi atas penyimpanan sementara dan

semi permanen.

3. Transfer informasi

Transfer informasi terjadi secara serempak dengan pergerakan

dan fungsi penyimpanan.

M. Efektifitas dan Efisiensi

Ricky W. Griffin (2004: 8) mengemukakan bahwa efektif yaitu

membuat keputusan yang tepat dan mengimplementasikannya

dengan sukses. Sedangkan efisien adalah menggunakan berbagai

sumber daya secara bijaksana dan dengan cara yang hemat biaya.


commit to user

18

Efektif merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat

atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan (Handoko, 2008: 7).

Efisien merupakan kemampuan untuk menyelesaikan suatu

pekerjaan dengan benar (Handoko, 2008: 7).

Sedangkan pengertian efisiensi (efficiency) menurut Heizer and

Render (2009: 444), merupakan persentasi dari kapasitas efektif

yang sesungguhnya telah dicapai.

Pendefinisian mengenai efektitivitas maupun efisiensi, olehpara

pakar memang beraneka ragam, tetapi secara substansi memiliki

persamaan. Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan

yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang

telah ditetapkan. Sedangkan efisiensi adalah kemampuan untuk

menyelesaikan sesuatu pekerjaan dengan lancar. Hal ini merupakan

konsep matematik atau merupakan perhitungan rasio antara

keluaran (output) dengan masukan (input).

N. Efektivitas dan Efisiensi Gudang

Gudang seringkali dikonotasikan sebagai tempat yang kotor, dan

tempat menyimpan barang yang sudah tidak digunakan.

Pemahaman seperti itu harus kita hilangkan ketika kita

mendefinisikan gudang dalam perusahaan (Sarwoto. 2009 : 11).

Gudang dalam perusahaan, khususnya perusahaan manufaktur.

Gudang dalam perusahaan manufaktur merupakan terminal untuk


commit to user

19

bahan yang akan diproses maupun terminal untuk produk yang

sudah jadi sebelum dikirimkan ke tangan konsumen. Hal inilah yang

melatar belakangi, bahwa gudang harus efektif dan efisien. Makna

dari gudang yang efektif adalah, gudang yang ada harus dapat

meminimalkan kerusakan bahan maupun kerusakan barang akibat

dari adanya penanganan bahan/barang. Jadi keberadaan gudang

merupakan media pendukung dalam menjaga konsistensi kualitas

bahan/barang yang dihasilkan bukan media atau tempat yang dapat

menurunkan kualitas bahan/barang yang dihasilkan dari proses

produksi.

Sedangkan gudang yang efisien adalah selalu dikaitkan dengan

penataan bahan/barang dalam gudang. Gudang dapat dikatakan

efisien apabila, karyawan bagian gudang dapat dengan mudah

menyimpan bahan/barang maupun mengeluarkan bahan/barang.

Gudang yang efisien bukanlah gudang harus berarti rapi, tetapi

harus memperhatikan aspek kemudahan dalam pencarian bahan

atau barang dalam rangka pengecekan, maupun pengambilan

bahan/barang (Sarwoto. 2010 : 12).


commit to user

20

BAB III

PEMBAHASAN

A. Gambaran Objek Penelitian

1. Sejarah Perusahaan

PT. Saprotan Benih Utama berdiri tahun 1999, merupakan

pengembangan atau peningkatan usaha dari CV. Saprotan Utama

yang telah di rintis sejak tahun 1980. Saham perusahaan sebesar

50% dimiliki oleh Ir. Markus Wibowo dan 50% dimiliki oleh dr. Budi

Linggawati. PT. Saprotan Benih Utama telah menjadi salah satu

produsen, importir, dan distributor sarana produksi pertanian di

Indonesia. Merk dagang yang digunakan adalah “Pak Tani” yang

sudah melekat di benak petani.

Sebelum didirikannya CV. Saprotan Utama, perusahaan ini mulai

dirintis oleh Ir. Markus Wibowo yang membuka toko “Sumber Hurip”

pada tahun 1978 di Jalan DI Panjaitan No. 5, Tegal. Lingkup toko

“Sumber Hurip” pada saat itu adalah para petani wilayah Tegal dan

sekitarnya. Kala itu jumlah karyawan toko hanya 1 orang saja.

Kemudian UD Vigor sebagai pengembangan dari toko “Sumber

Hurip” mulai berdiri tahun 1979 untuk mensuplai pestisida dari Bayer

ke PT. Perkebunan Nusantara. UD Vigor beralamatkan di Jalan

Wotgandul Dalam No. 186, Semarang.


commit to user

21

Kemudian pada tahun 1980, UD Vigor berganti nama menjadi

CV. Saprotan Utama (SU), sebagai distributor pestisida dari Bayer.

pada tahun 1982, CV. Saprotan Utama menjadi distributor NPK 15-

15-15 BASF untuk wilayah Jawa Tengah dan menjadi satu-satunya

distributor SQM di Indonesia pada tahun 1989.

Pada tahun 1990 CV. Saprotan Utama memperkuat diri sebagai

produsen dan distributor pupuk tembakau Virginia, yang dikelola

perusahaan-perusahaan rokok besar di Indonesia seperti Philipph

Morris, BAT, Djarum, Sadhana Arifnusa (unit produksi Sampoerna),

Trisnoadi, Burley, Na-Oogst, maupun PT. Perkebunan Nusantara.

Melalui PT. Bumindo Fertila Argomakmur (BFA), menjadi distributor

perusahaan-perusahaan pestisida lainnya, misalnya Sygenta, BASF,

FMC, Dupont, Petrokimia Kayaku.

Selain sebagai distributor pupuk import untuk tembakau Virginia,

pada tahun 1994 CV. Saprotan Utama mulai membuat pupuk NPK

Physical Blending untuk perusahaan-perusahaan rokok besar di

Indonesia seperti Philiph Morris, BAT, Djarum, Sadhana Arifnusa

(unit produksi Sampoerna), Trisnoadi, Burley, Na-Oogst, maupun PT.

Perkebunan Nusantara.

Pad tahun 1995, CV. Saprotan Utama mengkokohkan diri

menjadi distributor pupuk import dari Korea. Tahun 1998, CV.

Saprotan Utama dengan memiliki pan granulator sudah berhasil

memproduksi pupuk phosphate butiran sendiri dengan memakai


commit to user

22

bahan dasar lokal yang kemudian digranulasi di unit produksi

Mranggen.

Tahun 1990, CV. Saprotan Utama mulai membentuk unit

produksi benih dengan nama perusahaan PT. Saprotan Benih Utama

(SBU). Perusahaan berhasil memproduksi benih padi dengan

menggunakan bahan dasar lokal yang kemudian diproses oleh

produksi PT. Saprotan Benih Utama, di Jl. Raya Solo-Sragen Km

17,4 Karang Malang-Masaran Sragen. Dengan fasilitas penjemuran

seluas 8000 m2/ 0,8 Ha, gudang penyimpanan, dan mesin pengering

seed. Selain memproduksi benih padi, PT. Saprotan Benih Utama

juga memproduksi benih jagung dan benih karet.

Selama tiga tahun terakhir PT. Saprotan Benih Utama telah

memproduksi benih padi jenis Stock Seed (SS):

· Tahun 2005 : 800 Ton

· Tahun 2006 : 1.400 Ton

· Tahun 2007 : 4.000 Ton

· Tahun 2010 : 10.000 Ton

· Target tahun 2020 : 20.000 Ton

Dan diharapkan lewat PT. Saprotan Benih Utama, di tahun 2012,

CV. Saprotan Utama mampu menyerap 7000 petani mitra kerja

untuk pembenihan padi.

Tahun 2007, CV. Saprotan Utama sudah mendapatkan calon

benih padi dan jagung hibrida. Pengembangan jagung hibrida ini


commit to user

23

adalah tindakan antisipasi akan kekurangan bahan pangan jagung di

dunia karena sebagian besar suplai jagung dari Amerika Utara,

Amerika Latin, Amerika Selatan dan China digunakan untuk bahan

baku pembuatan Etanol.

Dapat diprediksikan, terbuka kesempatan lagi bagi Indonesia

untuk mengembangkan tanaman jagung. Dalam hal ini akan terkait

dengan kebutuhan benih jagung sekurang-kurangnya meningkat 2

kali lipat.

Sedangkan pada produksi benih karet CV. Saprotan Utama di

Pleihari Kalimantan Selatan seluas 25,5 Ha telah selesai digarap

pada tahun 2007. Karena kenaikan harga minyak dunia, karet alam

lebih kompetitif disbanding karet sintetis, maka CV. Saprotan Utama

pro aktif dalam penyediaan bibit karet untuk men-supply ratusan ribu

hektar perkebunan karet di Kalimantan. Peningkatan penggunaan

karet ala mini terutama untuk memenuhi kebutuhan pasar China dan

India.

2. Tujuan, Visi, dan Misi Perusahaan

a. Tujuan Perusahaan:

Menghasilkan benih padi yang berkualitas dengan waktu

pengiriman yang tepat dan dengan biaya produksi yang

optimal serta bertanggung jawab terhadap lingkungan sekitar.

b. Visi Perusahaan:

Menjadi produsen benih padi swasta terbesar di Indonesia.


commit to user

24

c. Misi Perusahaan:

1). Memproduksi benih padi dengan tingkat produktifitas yang

tinggi.

2). Menghasilkan benih padi dengan harga yang kompetitif.

3). Menghasilkan benih padi dengan kualitas terbaik.

3. Struktur Organisasi

4.

5.

Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. Saprotan Benih Utama

Berdasarkan gambar, struktur organisasi pada PT. Saprotan Benih

Utama dapat dijelaskan sebagai berikut :

Kepala Divisi

R&D

Field Manager

Accounting Manager

Kepala Produksi

KaBag. Gudang

Plant Manager

KaBag. Maintenanc

e

Field Assistant

KaBag. Quality

Acct. Admin

Production Supervisor

Admin.

Quality Inspector


commit to user

25

a. Kepala Divisi

1). Pimpinan tertinggi PT. Saprotan Benih Utama yang

bertugas memimpin dan bertanggung jawabatas

jalannyakegiatan opersional perusahaan.

2). Memiliki wewenang untuk menentukan kebijakan

perusahaan.

b. Kepala Bagian Pemasaran

1). Mencari pesanan dan melayani pesanan dari pembeli

sampai pesanan dikirim kembali ke pembeli.

2). Memberikan dan mempelajari permintaan dari masing-

masing bagian terutama data dan spesifikasi barang

yang akan dibeli.

c. Kepala Bagian Produksi

1). Melakukan perencanaan dan pengontrolan proses

produksi yang meliputi penjemuran, pembersihan

(cleaning) dan packing.

2). Melakukan perencanaan dan pengontrolan terhadap

kebutuhan tenaga kerja untuk proses produksi.

3). Melakukan perencanaan budget untuk aktifitas yang

berkaitan dengan proses produksi.

4). Melakukan koordinasi terhadap bawahannya mengenai

peraturan perusahaan dan peraturan kerja.

5). Melakukan evaluasi terhadap aktifitas proses produksi.


commit to user

26

d. Kepala Bagian Gudang

1). Melakukan perencanaan penataan (lay out) gudang.

2). Melakukan monitoring produk di gudang.

3). Melakukan pengaturan dan pengawasan aktifitas di

gudang.

4). Melakukan pengawasan administrasi data benih dan

raw material.

5). Melakukan pengaturan dan pengawasan semua

dokumen warehouse area .

e. Kepala Bagian Mesin

1). Melakukan perencanaan perawatan mesin-mesin dan

peralatan produksi.

2). Melakukan perencanaan modifikasi dan kebutuhan

teknik yang diperlukan untuk mendukung proses

produksi.

3). Melakukan pembuatan dokumen-dokumen teknik yang

berkaitan dengan proses produksi.

4). Melakukan update atau review dokumen-dokumen

teknik yang berkaitan dengan proses produksi.

5). Membantu Plant Manager dalam menentukan modifikasi

atau pembelian alat atau mesin dari aspek teknik.

6). Melakukan perencanaan tahunan untuk aktifitas Bagian

Maintenance.


commit to user

27

f. Supervisor Proccesing

1). Mengatur tempat pembongkaran hasil panen.

2). Mengatur proses penjemuran, cleaning (blower) dan

packing sesuai koordinasi dari Kepala Bagian Produksi.

3). Mengatur dan mengarahkan Pengawas dan Tenaga

Kerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.

4). Melakukan briefing terhadap tenaga kerja harian dan

tenaga kerja harian baru mengenai peraturan

perusahaan dan peraturan kerja.

5). Mengatur pengawas tenaga kerja untuk melakukan

mulung dan adah-adah sesuai dengan kualitas produk

setelah berkoordinasi dengan Kepala Bagian Produksi

dan Quality Control Inspector.

6). Mengarahkan tenaga kerja untuk memasukkan produk

ke dalam gudang (setengah kering atau kering).

7). Mengawasi dan memastikan pengawas dan tenaga

kerja untuk bekerja sesuai dengan jam kerja dan hari

kerja yang sudah ditetapkan.

8). Memperbarui dan membuat instruksi kerja jika ada

perubahan proses produksi dan memberikan training

terhadap tenaga kerja jika ada perubahan instruksi

kerja (instruksi kerja baru).


commit to user

28

9). Melakukan pengaturan tenaga kerja sesuai dengan

kebutuhan operasional.

g. Teknisi

1). Melakukan perbaikan terhadap mesin-mesin dan

peralatan produksi.

2). Melakukan perawatan terhadap mesin-mesin dan

peralatan produksi.

3). Melakukan modifikasi terhadap mesin-mesin dan

peralatan produksi.

4). Melakukan pencatatan setiap aktifitas teknik seperti

perbaikan, perawatan dan modifikasi.

5). Melakukan pencatatan terhadap parameter-parameter

pada mesin-mesin atau peralatan produksi yang

berkaitan dengan aspek teknik.

h. Administrasi Gudang

1). Melakukan penimbangan calon benih padi hasil dari

panen.

2). Monitoring dan pencatatan mutasi proses calon

benih/benih dalam gudang.

3). Melakukan pengaturan dan pengawasan aktivitas

bongkar muat dan dokumen bongkar muat.

4). Melakukan administrasi data benih dan raw material.


commit to user

29

5). Melaporkan persediaan benih dan raw material ke head

office.

6). Melakukan pengaturan dan pengawasan semua

dokumen warehouse area .

i. Pengawas Blower

1). Melakukan pengawasan proses cleaning menggunakan

blower dan proses packing.

2). Membantu Supervisor Produksi melakukan pengaturan

tenaga kerja untuk proses cleaning dan proses packing.

3). Mengarahkan stacking hasil proses cleaning sesuai

dengan yang sudah direncanakan.

4). Melakukan pencatatan proses cleaning pada blower dan

proses packing.

5). Membantu melakukan penimbangan calon benih padi

hasil dari panen.

6). Mengawasi dan memastikan tenaga kerja untuk bekerja

sesuai dengan jam kerja dan hari kerja yang sudah

ditetapkan.

7). Membantu aktifitas kantor untuk pembelian barang

sesuai dengan kebutuhan operasional.

j. Pengawas Jemur

1). Membantu Supervisor Produksi untuk mengarahkan

tempat pembongkaran hasil panen.


commit to user

30

2). Mencari informasi dan mengetahui jumlah setiap hasil

panen.

3). Mengatur tenaga kerja sesuai dengan jumlah produk dan

luas lantai yang akan dipakai untuk penjemuran.

4). Mengawasi tenaga kerja pada aktifitas jemur sesuai

dengan aturan penjemuran produk.

5). Mengatur tenaga kerja untuk melakukan mulung sesuai

dengan jam kerja dan kondisi lingkungan setelah

berkoordinasi dengan Supervisor Produksi.

6). Mengatur tenaga kerja untuk melakukan mulung dan adah-

adah sesuai dengan kualitas produk setelah berkoordinasi

dengan Supervisor Produksi dan Quality Control Inspector.

7). Mengarahkan tenaga kerja untuk memasukkan produk ke

dalam gudang (setengah kering atau kering).

8). Mengawasi dan memastikan tenaga kerja untuk bekerja

sesuai dengan jam kerja dan hari kerja yang sudah

ditetapkan.

k. Operator Vertical Dryer

1). Mengoperasikan mesin Vertical Dryer sesuai fungsi

operasional.

2). Mencatat parameter proses Vertical Dryer.

3). Mengontrol dan mengisi bahan bakar mesin Vertical

Dryer.


commit to user

31

4). Membersihkan area sekitar mesin Vertical Dryer.

5). Mencari informasi calon benih yang akan di proses.

6). Menginformasikan stok bahan bakar kepada Supervisor

processing.

7). Mengoperasikan generator sesuai dengan kebutuhan

proses operasional.

8). Menyiapkan calon benih yang akan diproses pada mesin

Vertical Dryer (varietas, no panen, jumlah kg).

l. Assintant Vertical Dryer

1). Mengoperasikan Vertical Dryer sesuai fungsi

operasional.

2). Mengontrol dan mengisi bahan bakar mesin Vertical

Dryer.

3). Membersihkan area sekitar mesin Vertical Dryer.

4). Mencari informasi calon benih yang akan di proses.

5). Menyiapkan calon benih yang akan diproses pada mesin

Vertical Dryer (varietas, no panen, jumlah kg).

6). Membantu proses loading dan unloading mesin Vertical

Dryer.


commit to user

32

6. Personalia

a. Jumlah Karyawan

Tabel 3.1

Jumlah Karyawan

Karyawan Jumlah Karyawan

Staf Bagian Kantor 13 orang

Karyawan Bagian Produksi 80 orang

Jumlah 93 orang Sumber: PT. Saprotan Benih Utama

b. Tingkat Pendidikan Karyawan

Untuk karyawan, baik pada bagian managerial maupun pada

bagian produksi, ingkat pendidikan sangat diperhatikan.

Adapun tujuannya adalah untuk mendapatkan karyawan

yang benar-benar sesuai dengan pekerjaan yang akan

dilakukan. Tingkat pendidikan karyawan yang ada pada PT.

Saprotan Benih Utama adalah sebagai berikut:

1) SD : 45 orang

2) SLTP : 30 orang

3) SLTA : 5 orang

4) D3 : 8 orang

5) Sarjana : 5 orang


commit to user

33

c. Jam Kerja

Jadwal jam kerja yang dipergunakan oleh PT. Saprotan

Benih Utama

Tabel 3.2

Jam Kerja Karyawan Bagian Kantor PT. Saprotan Benih Utama

Sumber: PT. Saprotan Benih Utama

.

Tabel 3.3

Jam Kerja Karyawan bagian Produksi PT. Saprotan Benih Utama

HARI SHIF JAM KERJA KETERANGAN

Senin s/d Minggu

Shif Pagi

Shif Malam

07.00-17.00 WIB

11.45-13.00 WIB

17.00-07.00

WIB 23.45-01.00

WIB 04.00-05.00

WIB

Istirahat

Istirahat Istirahat


HARI JAM KERJA KETERANGAN

Senin s/d Kamis

Jum’at

Sabtu

08.00-16.00 WIB

12.00-13.00 WIB

08.00-16.00 WIB

11.45-13.00 WIB

08.00-13.00 WIB

-

Istirahat

-

Istirahat

Tanpa Istirahat


commit to user

34

d. Varietas Benih Padi

Jenis atau varietas benih padi yang diproduksi PT. Saprotan

Benih Utama beserta tanda pembeda pada karung benih:

Tabel 3.4 Varietas benih padi yang diproduksi PT. Saprotan Benih

Utama VARIETAS WARNA

Mekongga Hijau

IR. 64 Merah

Pepe Kuning

Ciherang Biru

Membramo Ungu


e. Alur Proses

Berikut alur proses produksi yang dilakukan oleh PT. Saprotan

Benih Utama:

Keterangan:

1). Kirim Panen

Kirim panen datang dari sawah dikirim oleh karyawan

lapangan.

2). Penimbangan

Setelah barang datang, kemudian barang ditimbang

terlebih dahulu sebelum dilakukan penjemuran.

3). Lantai Jemur

Benih siap dijemur.


commit to user

35

4). Penjemuran 1

Penjemuran 1 dilakukan jika benih basah.

5). Vertical Dryer

Jika benih yang datang dari sawah sudah cukup kering,

benih dapat segera diproses melalui mesin Vertical Dryer.

Kemudian disimpan dalam proses penyimpanan 3.

6). Kering

Benih dapat dikatakan kering apabila kadar air dalam

benih telah mencapai 11%. Jika benih telah mencapai

kadar air 11%, benih dapat langsung disimpan dalam

proses penyimpanan 2. Namun, jika benih yang

dikeringkan belum mencapai kadar air 11%, benih

disimpan terlebih dahulu dalam proses penyimpanan 1.

7). Penyimpanan 1

Penyimpanan 1 dilakukan apabila benih yang dikeringkan

dalam penjemuran 1 belum mencapai kadar air 11%.

8). Penjemuran 2

Penjemuran 2 dilakukan untuk benih yang belum

mencapai kadar air 11%.

9). Penyimpanan 2

Penyimpanan 2 dilakukan untuk benih yang telah

mencapai kadar air 11% dari penjemuran 1 maupun dari

penjemuran 2.


commit to user

36

10). Pembersihan

Benih yang disimpan dalam proses penyimpanan 2, mulai

dibersihkan menggunakan mesin Blower.

11). Penyimpanan 3

Penyimpanan 3 dilakukan untuk benih yang telah

dikeringkan dan dibersihkan melalui mesin Vertical Dryer

maupun mesin Blower.

12). Pengujian

Sebelum benih dikemas, benih diuji terlebih dahulu untuk

mendapatkan sertifikat kelayakan benih dari Balai

Pengawasan dan Sertifikasi Benih (BPSB). Jika benih

layak, benih langsung dikemas. Namun, jika benih tidak

layak untuk dijual, benih langsung di dispose.

13). Dispose

Dispose dilakukan jika benih padi tidak lolos uji. Ciri benih

yang di dispose adalah benih yang setengah isi, benih

tidak isi, dan benih yang belum bersih. Proses dispose ini

biasanya dilakukan dalam bentuk pembakaran atau dijual

ke perusahaan produksi beras.

14). Pengepakan

Benih yang telah lolos uji langsung dikemas.

15). Penyaluran

Benih siap dikirim ke pelanggan.


commit to user

37

Tidak

Ya Ya


Gambar 2.3

Alur Proses Produksi PT. Saprotan Benih Utama

(1) Kirim Panen

(2) Penimbangan

(3) Lantai jemur

(12) Pengujian

(6) Kering

(4) Penjemuran 1

(5) Vertical Dryer

(13) Dispose

(7) Penyimpanan 1

(14) Pengepakan

(9) Penyimpanan 2

(8) Penjemuran 2

(11) Penyimpanan 3

(10) Pembersihan

(15) Penyaluran


commit to user

38

f. Daerah Pemasaran

Pemasaran merupakan kegiatan yang penting bagi

kelangsungan suatu perusahaan dalam menyalurkan barang

atau jasa yang dihasilkan. Untuk itu, produsen benih harus

memberikan kepuasan kepada konsumen dengan

menghasilkan benih padi dengan kualitas dan kuantitas yang

tinggi serta menggunakan prinsip 7 tepat dalam

pemasarannya ( tepat waktu, tepat jumlah, tepat jenis, tepat

mutu, tepat harga, tepat tempat, dan tepat pelayanan ).

Pemasaran benih padi pada PT. Saprotan Benih Utama

disalurkan kepada konsumen pada bulan September-

November (masa panen 1 ) dan bulan Februari-Maret ( masa

panen 2 ). Pemasaran benih padi dilakukan melalui distributor.

Distributor akan menyalurkan benih padi ke toko-toko

pertanian. Pengecer membeli benih padi dari toko pertanian

dan menjualnya ke petani atau konsumen.

Daerah pemasaran penyaluran benih padi PT. Saprotan

Benih Utama dilakukan di :

a. Provinsi Jawa Tengah

b. Provinsi Jawa Timur

c. Provinsi Jawa Barat

d. Makasar

e. Lampung


commit to user

39

g. Alat-alat Bantu Pergudangan dan Produksi

Alat-alat bantu yang digunakan oleh PT. Saprotan Benih

Utama dalam proses pergudangan dan proses produksi benih

padi.

Tabel 3.5 Alat-alat Bantu Pergudangan dan Produksi PT. Saprotan

Benih Utama

NAMA BARANG

FUNGSI JUMLAH KAPASITAS/ITEM

Hand Pallet Mengangkut palet

4 buah 3 Ton

Gerobak Mengangkut karung.

4 buah 3 Ton

Gerobak Sampah

Mengangkut sampah

1 buah -

Truk Sebagai alat transportasi dari sawah ke lantai jemur dan gudang

1 buah 7 Ton

Palet Menyimpan dan mengangkut benih padi

890 buah 3 Ton


B. Laporan Magang Kerja

1. Kegiatan Magang Kerja

Mgang kerja dilaksanakan mulai tanggal 28 Januari 2011

sampai dengan tanggal 26 Februari 2011 (Surat Keterangan

Magang Terlampir). Magang kerja dilaksanakan pada bagian

Proses Produksi Pengolahan Benih Padi PT. Saprotan Benih


commit to user

40

Utama. Tabel 3.4 dibawah ini menyajikan aktivitas yang dilakukan

selama pelaksanaan magang kerja.

Tabel 3.6 Aktivitas yang Dilakukan Selama Pelaksanaan Magang Kerja

Sumber : Laporan Pelaksanaan Magang Kerja Mahasiswa, Tahun 2011

C. Pembahasan

1. Fungsi gudang

Gudang milik PT. Saprotan Benih Utama merupakan gudang

bahan dan gudang barang. Gudang milik PT. Saprotan Benih

Utama ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan sekaligus

sebagai tempat berlangsungnya proses produksi.

Terdapat 5 (lima) gudang yang dimiliki PT. Saprotan Benih

Utama. Perusahaan menargetkan setiap gudang diisi satu varietas

benih padi. Namun, terkadang dua gudang diisi satu varietas benih

No Minggu Ke Aktivitas

1 I ž Daftar ulang magang di Bagian Personalia

ž Observasi lingkungan kerja

ž Penjelasan Job Description

2 II Observasi Lapangan :

ž Observasi ke Bagian Proses Produksi

ž Observasi Sistem Manajemen Pergudangan

Perusahaan

ž Observasi ke gudang penyimpanan.

3 III ž Magang di Bagian pergudangan perusahaan

4 IV ž Mendokumentasikan kegiatan proses

pergudangan perusahaan


commit to user

41

padi yaitu varietas ciherang. Kejadian tersebut dikarenakan

permintaan pada benih padi varietas ciherang banyak dipesan oleh

pelanggan. Sedangkan penyimpanan varietas lain seperti IR.64,

Mekongga, Pepe, dan Membramo disimpan dalam satu gudang

untuk satu varietas.

Gudang milik PT. Saprotan Benih Utama juga dipakai

sebagai tempat penyimpanan benih yang belum kering setelah

masa penjemuran dan kemudian dikeluarkan kembali untuk proses

penjemuran ke 2 (dua).

Berikut denah ke 5 (lima) gudang yang dimiliki PT. Saprotan

Benih Utama:

Sumber: Kepala Bagian Gudang PT. Saprotan Benih Utama.

Gambar 2.4 Denah Gudang PT. Saprotan Benih Utama

Gudang 5

Gudang 1

Gudang 2

Gudang 3

Gudang 4


commit to user

42

Tabel 3.7

Kapasitas Gudang PT. Saprotan Benih Utama

Area Pallet Qty (pcs)

Qty per pallet (kg)

Capacity (kg)

Capacity (%)

Gudang 1 159 2500 397.500 15,7

Gudang 2a - 2500 - -

Gudang 2b 99 2500 247.500 9,8

Gudang 2c 66 2500 165.000 6,5

Gudang 3a 66 2500 165.000 6,5

Gudang 3b 66 2500 165.000 6,5

Gudang 4 328 2500 820.000 32,4

Gudang 5 228 2500 570.000 22,5

1012 2.530.000 100,0

Sumber: Kepala Bagian Gudang PT. Saprotan Benih Utama

2. Sistem Operasional Gudang

Dalam rangka pengadaan asset yang diinginkan perusahaan

berupa bahan baku benih, PT. Saprotan Benih Utama telah

melaksanakan semua sistem operasional gudang guna

memperlancar arus proses produksi.

Sistem operasional gudang dilakukan mulai dari penerimaan

bahan baku benih padi yang baru dipanen hingga proses

pengiriman produk ke distributor. Sistem operasional gudang pada

PT. Saprotan Benih Utama telah dilakukan dengan baik. Namun,


commit to user

43

masih belum memiliki standar khusus mengenai sistem penerimaan

dan pengeluaran barang yang telah dilakukan.

Dengan standarisasi sistem penerimaan dan pengeluaraan

barang ini, diharapkan perusahaan mampu mengoptimalisasi

semua kegiatan yang berhubungan dengan pergudangan

perusahaan. Sehingga dapat mencegah terjadinya hal-hal yang

tidak diinginkan seperti, ketidakteraturan penyimpanan barang yang

menimbulkan lamanya waktu dalam pengambilan barang tersebut.

Selain itu perusahaan juga akan lebih dapat meningkatkan

efektifitas dan efisiensi fungsi gudang.

a. Alur Proses Penerimaan Bahan Baku Calon Benih

Proses penerimaan bahan baku calon benih yang dilakukan

oleh perusahaan cukup lancar. Namun, ketika kiriman datang

pada sore hari, barang yang datang harus segera disimpan di

gudang terlebih dahulu sebelum dilakukan pengeringan.

Pada tahap ini belum ada aturan yang ditetapkan oleh

perusahaan dalam mengatur jalannya proses penyimpanan

barang yang datang dari sawah. Pengaturan penyimpanan

hanya dilakukan secara langsung dengan memanfaatkan

gudang yang kosong. Tidak menutup kemungkinan dalam satu

gudang terdapat 5(lima) varietas sekaligus. Padahal perusahaan

selalu berusaha untuk membuat satu gudang untuk satu

varietas. Penyimpanan ini dilakukan di gudang 1(satu).


commit to user

44

Berikut gambar alur proses penerimaan calon benih ke

gudang hasil dari wawancara dengan kepala bagian gudang:


Gambar 2.5 Alur Proses Penerimaan Calon Benih ke Gudang

Berdasarkan gambar diatas, dapat disimpulkan bahwa

penyimpanan dilakukan dengan cara sederhana. Sedangkan

penyimpanan di sini tidak dimasukkan ke dalam alur proses

keseluruhan seperti yang terdapat pada gambar 2.2.

Dengan demikian perusahaan perlu membuat dan

menetapkan alur proses penerimaan dan penyimpanan barang

ke dalam gudang untuk calon benih yang datang pada waktu

sore atau calon benih yang belum siap dikeringkan karena faktor

waktu dan cuaca. Pembuatan standarisasi proses ini

dimaksudkan untuk membantu mengatur jalannya proses


commit to user

45

produksi agar perusahaan tidak termakan waktu dalam mencari

calon benih mana yang akan dikeluarkan dan dikeringkan

terlebih dahulu.

Penanggung Jawab

Alur Proses Penerimaan Calon Benih ke Gudang

PT. Saprotan Benih Utama

Dokumen

Karyawan

Lapangan

Supervisor

Process

Supervisor

Process

Kabag

Gudang

Supervisor

Process

Tidak

Ya

Form Kirim

Panen

Form

Penimbangan

Form

Pemrosesan

Form

Penyimpanan

Form

Pemrosesan

Gambar 2.6

Usulan Alur Proses Penerimaan Calon Benih ke Gudang PT.Saprotan Benih Utama

(Jika cuaca atau waktu tidak memungkinkan untuk melakukan pengeringan)

Kirim Panen

Penimbangan

Penyimpanan Sementara

Lantai Jemur

Penjemuran 1


commit to user

46

Berdasarkan gambar diatas, dapat diterangkan:

1). Barang (calon benih) datang disertai surat pengiriman dari

karyawan lapangan.

2). Barang (calon benih) ditimbang dan dicatat oleh karyawan

pemrosesan dibawah pengawasan supervisor process.

3). Barang (calon benih) siap dijemur. Jika cuaca atau waktu

tidak memungkinkan untuk melakukan penjemuran, maka

dilakukan penyimpanan terlebih dahulu.

4). Barang (calon benih) disimpan dan dicatat oleh karyawan ke

dalam form penyimpanan dibawah pengawasan kepala

bagian gudang.

b. Alur Proses Pengeluaran Benih Padi (Finish Goods)

Proses pengeluaran finish good benih padi yang dilakukan

oleh perusahaan berjalan cukup lancar. Namun, proses

pengeluaran ini belum diatur secara tetap. Kejadian ini

dikarenakan belum adanya standarisasi atau penetapan alur

proses pengeluaran benih padi (finish goods) yang telah

dilakukan oleh perusahaan.

Pengeluaran atau penyaluran benih padi (finish goods) pada

PT. Saprotan Benih Utama dilakukan melalui 2 (dua) cara. Pada


commit to user

47

cara yang pertama yaitu perusahaan menyalurkan benih padi

(finish goods) melalui perintah dari Head Office, yaitu CV.

Saprotan Utama. Biasanya perusahaan distributor yang telah

membeli produk PT. Saprotan Benih Utama adalah perusahaan

yang telah terdaftar sebagai distributor resmi CV. Saprotan

Utama.

Cara yang kedua, yaitu PT. Saprotan Benih Utama

menerima permintaan barang kepada pembeli atau distributor

baru. Pada umumnya distributor baru ini mendatangi langsung

ke bagian administrasi PT. Saprotan Benih Utama untuk

membeli benih padi. Kemudian bagian administrasi

memberitahukan kepada kepala bagian pemasaran untuk

dilakukan pemeriksaan ulang terhadap barang yang akan

dipesan, apakah barang tersebut masih ada atau telah habis

dipesan.

Berikut gambar dari hasil wawancara dari kepala bagian

gudang mengenai alur proses pengeluaran finish goods untuk

disalurkan ke distributor yang telah terdaftar dan distributor yang

belum terdaftar:


commit to user

48


Gambar 2.7 Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama

(Distributor yang telah terdaftar)

Demikian proses pengeluaran benih padi (finish goods) PT.

Saprotan Benih Utama untuk distributor yang telah terdaftar

sebagai distributor tetap. Alur proses ini belum ditetapkan oleh

perusahaan. Adapun keterangan dari alur proses diatas adalah

sebagai berikut:

1) Bagian penjualan mempromosikan produk kepada distributor.

Distributor juga dapat menghubungi langsung ke bagian

penjualan untuk membeli produk.

2) Bagian penjualan melaporkan kepada kantor pusat yaitu CV.

Saprotan Utama mengenai pemesanan yang dilakukan oleh

distributor.


commit to user

49

3) CV. Saprotan Utama mengirim surat pengambilan barang ke

PT. Saprotan Benih Utama melalui fax atau supir.

4) Surat diterima oleh bagian administrasi PT. Saprotan Benih

Utama untuk segera diproses.

5) Setelah proses pengambiilan barang selesai, supir siap

mengantarkan barang kepada distributor.


Gambar 2.8

Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama (Distributor yang belum terdaftar)


commit to user

50

Gambar diatas merupakan alur proses pengeluaran benih

padi (finish goods) pada PT. Saprotan Benih Utama. Namun, alur

proses ini belum terstandar oleh perusahaan. Berikut keterangan

dari proses pengeluaran benih padi (finish goods) untuk

pelanggan yang belum terdaftar:

1) Pelanggan mendatangi PT. Saprotan Benih Utama dan

berhubungan langsung kepada bagian administrasi.

2) Bagian administrasi mencatat pesanan yang diminta oleh

pelanggan.

3) Bagian administrasi menghubungi bagian pemasaran untuk

meninjau apakah barang sudah habis dipesan atau masih

tersedia.

4) Bila barang masih tersedia, barang langsung dicatat oleh

bagian administrasi untuk siap dikirim.

5) Barang dikirim.

Dari beberapa gambar diatas dapat diketahui bahwa proses

pengiriman atau pengeluaran perusahaan cukup baik. Namun,

alur proses ini belum ditetapkan oleh perusahaan. Sehingga

proses pengeluaran barang berjalan belum cukup rapi. Kejadian

seperti ini dapat mempengaruhi efektifitas dan efisiensi fungsi

gudang.

Dengan demikian penulis memberikan suatu alternatif alur

proses yang mungkin dapat membantu perusahaan untuk


commit to user

51

menyelesaikan standarisasi proses pengeluaran barang dalam

gudang guna tercapainya efektifitas dan efisiensi fungsi gudang.

Berikut gambar alur proses pengeluaran benih padi (finish

goods) untuk distributor atau pelanggan yang telah terdaftar

sebagai pelanggan tetap dan distributor atau pelanggan yang

belum terdaftar:

Penanggung Jawab

Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama

Dokumen

Kabag Pemasaran

Administrasi (Head Office)

Administrasi

Kabag Gudang

Administrasi

Form Penjualan

Form Pemesanan

Form Pemesanan

Buku Persediaan Barang

Form Pengiriman

Gambar 2.9

Usulan Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama

(Untuk pelanggan yang terdaftar sebagai pelanggan tetap)

Penjualan

Pemesanan

Pencatatan

Pengambilan barang

Pengiriman

Pelanggan


commit to user

52

Berdasarkan gambar diatas dapat diterangkan:

1). Karayawan pemasaran menawarkan produk kepada

pelanggan. Disamping itu pelanggan juga dapat

memesan langsung kepada karyawan pemasaran.

Dalam hal ini karyawan pemasaran tidak selalu berasal

dari PT. Saprotan Benih Utama, karyawan pemasaran

dari CV. Saprotan Utama juga ikut memasarkan produk

dari PT. Saprotan Benih Utama.

2). Bagian administrasi CV. Saprotan Utama memesan ke

PT. Saprotan Benih Utama.

3). Pesanan diterima oleh bagian administrasi PT. Saprotan

Benih Utama melalui fax atau supir dari kantor pusat.

Pada penerimaan pesanan melalui supir, surat pesanan

dibawa dan diserahkan secara langsung oleh supir CV.

Saprotan Utama kepada bagian administrasi PT.

Saprotan Benih Utama. Proses pengambilan juga

dilakukan secara langsung, karena pesanan untuk

pelanggan sudah dilakukan jauh hari sebelum

pengambilan barang dilakukan.

4). Bagian administrasi menghubungi bagian gudang untuk

melakukan pengambilan barang.

5). Barang siap dikirimkan.


commit to user

53

Penanggung Jawab

Alur Proses Pengeluaran Finish Goods

PT. Saprotan Benih Utama

Dokumen

.

Administrasi

Kabag Pemasaran

Kabag Pemasaran

Administrasi

Kabag Gudang

Supir

Tidak

Ya

.

Form Pembelian

Buku Persediaan Pesanan

Buku Persediaan Pesanan

Form Permintaan

Buku Persediaan Barang

Form Pengiriman

Gambar 2.10 Usulan Alur Proses Pengeluaran Finish Goods PT. Saprotan Benih Utama

(Untuk pelanggan yang tidak terdaftar)

Dari gambar diatas dapat diterangkan:

1). Pelanggan mendatangi perusahaan untuk membeli benih

padi.

2). Bagian administrasi melayani pembelian dari pelanggan.

Pelanggan

Pelayanan Pesanan

Pemeriksaan Pemesanan

Permintaan Barang

Pengambilan Barang

Pengiriman

Barang Tersedia


commit to user

54

3). Bagian administrasi menghubungi kepala bagian

pemasaran untuk memastikan apakah barang masih

tersedia atau tidak.

4). Jika barang tersedia, bagian administrasi menghubungi

kepala bagian gudang untuk melakukan pengambilan

barang.

5). Barang siap di kirim.

3. Keterkaitan antara Standarisasi Sistem Operasional Gudang

dengan Efektifitas dan Efisiensi Fungsi Gudang.

Berdasarkan pengamatan dilapangan, gudang milik PT.

Saprotan Benih Utama dapat dikatakan belum efektif dan efisien.

Hal ini dikarenakan sering dijumpai proses arus keluar masuknya

barang yang tidak rapi. Sehingga menjadikan kurangnya

pengawasan dan penataan barang yang tidak teratur.

Kondisi seperti ini menjadi bahan untuk melakukan kajian

agar dapat menemukan solusi dari permasalahan ini. Meskipun

perusahaan telah melakukan proses operasional gudang pada

semua lini, terutama pada proses masuknya barang dari sawah dan

proses penyaluran barang kepada pelanggan. Pada proses

tersebut masih ditemukan adanya masalah ketidakrapian dan

ketidakteraturan dalam pelaksanaannya. Secara umum hal yang

menyebabkan terjadinya ketidak efektifan dan efisiensi gudang


commit to user

55

adalah belum adanya standarisasi sistem pengeluaran dan

penerimaan barang dalam gudang.


commit to user

56

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada Bab III, maka

peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. PT. Saprotan benih merupakan perusahaan manufaktur yang

bergerak di bidang industri benih, khususnya benih padi. Dengan

memiliki 5 (lima) gudang sebagai tempat penyimpanan dan

pengolahan benih padi melalui vertical dryer.

2. Gudang milik PT. Saprotan Benih Utama memiliki beberapa fungsi,

yaitu sebagai tempat persinggahan sementara, sebagai tempat

pengolahan melalui vertical dryer, dan sebagai gudang penyimpanan

bahan jadi (finish goods).

3. Peralatan operasional pergudangan milik PT. Saprotan benih Utama

cukup memadai. Hal ini dapat membatu pekerjaan karyawan

pergudangan untuk dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan

cepat.

4. Semua proses operasional gudang pada PT. Saprotan Benih Utama

telah dilaksanakan. Namun, pada proses penerimaan calon benih

dari sawah ke gudang dan proses pengeluaran benih padi (finish

goods) belum terstandar.


commit to user

57

5. Permasalahan mengenai efektifitas dan efisiensi fungsi gudang pada

PT. Saprotan Benih Utama terjadi karena belum adanya standarisasi

sistem penerimaan dan pengeluaran barang perusahaan.

B. Saran

Saran yang disampaikan peneliti kepada perusahaan untuk

perbaikan di masa yang akan datang adalah sebagai berikut:

1. Perusahaan perlu membuat peraturan untuk semua kegiatan

pergudangan guna menjadikan gudang sebagai tempat

penyimpanan barang yang efektif dan efisien.

2. Perusahaan perlu membuat standar penerimaan dan pengeluaran

barang dalam gudang untuk menghindari ketidakrapian dan

mencegah terjadinya pembuangan waktu dalam mencari barang

yang akan dikeluarkan dari gudang karena kurangnya kerapian,

sehingga akan tercapai fungsi gudang yang efektif dan efisien.

3. Perusahaan perlu membuat standar operasional proses untuk

penataan barang di dalam gudang. Hal tersebut dilakukan untuk

menjaga barang tetap tertata rapi dan mudah diambil ketika

dibutuhkan, sehingga akan tercapai fungsi gudang yang efektif dan

efisien.

4. Perusahaan perlu membuat lay out baru untuk barang yang masuk

dari sawah. Dengan demikian perusahaan dapat membedakan


commit to user

58

dengan mudah barang-barang yang ada di dalam gudang dan

tercipta keteraturan dalam penyimpanan barang maupun

pengambilan barang, sehingga akan tercapai fungsi gudang yang

efektif dan efisien.

standarisasi sistem penerimaan dan …eprints.uns.ac.id/5651/1/214621011201101181.pdf · ·...

Documents