manual latihan - rurallink.gov.my · manual ini bertujuan memberi penerangan tentang perkara asas...

MANUAL LATIHAN

MODUL HCM-PAYROLL

HCM-1001 Pengenalan Kpd Penyelenggaraan Data Induk Pegawai

Versi 1.1

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Manual Latihan ini adalah dokumen rujukan untuk latihan 1GFMAS. Tiada bahagian daripada dokumen ini boleh diterbitkan semula, dicetak semula, disimpan di dalam bentuk yang boleh diguna semula dalam sebarang bentuk atau dengan apa-apa cara tanpa kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM).


Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 2/32

PINDAAN DOKUMEN

Dokumen ini telah dipinda dengan keterangan berikut:-

NO VERSI TARIKH DIKEMASKINI OLEH CATATAN

1 1.0 22 Ogos 2014 Aisyah Binti Borhan Pertama kali diterbitkan

2 1.1 30 Nov 2015 Aisyah Binti Borhan Penambahbaikan pada kandungan pengenalan



ISI KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN ............................................................................................................ 4

1.1 Pengenalan Kepada Data Induk HCM ..................................................................... 4 1.2 Objektif .................................................................................................................... 5

2.0 LANGKAH-LANGKAH ................................................................................................ 6

2.1 Memaparkan Rekod Potongan Gaji Dengan Fungsi DISPLAY ................................ 6 2.2 Mewujudkan rekod Potongan Gaji Dengan Fungsi CREATE ................................. 11 2.3 Mewujudkan Rekod Potongan Gaji Dengan Fungsi COPY .................................... 15 2.4 Menukar Rekod Potongan Gaji Dengan Fungsi EDIT ............................................ 20 2.5 Menghapuskan Rekod Potongan Gaji Dengan Fungsi DELETE ............................ 25 2.6 Menamatkan/Menghadkan Rekod Potongan Gaji Dengan Fungsi DELIMIT .......... 30



1.0 PENGENALAN

1.1 Pengenalan Kepada Data Induk HCM

Manual ini bertujuan memberi penerangan tentang perkara asas mengenai data induk pegawai di sistem 1GFMAS.

1. Pengenalan kepada Infotype dan Subtype:

Di 1GFMAS, data induk pegawai seperti nama, tarikh lahir, nombor kad pengenalan/nombor passport/nombor tentera, gaji pokok, elaun dan potongan disimpan di fail sistem mengikut jenis data. Fail ini dikenali sebagai Infotype (IT). Sebagai contoh, maklumat peribadi pegawai disimpan di IT0002, maklumat bank pegawai disimpan di IT0009, maklumat gaji pokok disimpan di IT0008.

Maklumat di sebahagian infotype seperti IT0006-Addresses, IT0014-Recurring Payments, IT0057-Recurring Deductions dan IT0199-Addl. Tax Deductions di sub kategorikan lagi ke Subtype. Sebagai contoh, bagi IT0199- Addl.Tax Deduction di sub kategori ke:

Subtype 01-Potongan Bulanan Cukai-CP38 Subtype 03-Potongan Cukai Tambahan

Apabila program gaji dilarikan di sistem 1GFMAS, semua data induk pegawai berkaitan gaji akan dibaca. Di antara data gaji tersebut adalah:

Data pendapatan dan potongan di IT0008-Basic Pay, IT0009-Bank Details, IT0014-Recurring Payments dan IT0057-Recurring Deductions.

Data Kod Akaun pegawai seperti Kod Vot (Fund), PTJ dipertanggung (Cost Center), PTJ Pembayar (Functional Area) dan Aktiviti/Amanah/Projek Setia (WBS Element) di mana pendapatan pegawai dicaj, disimpan di IT0001-Org Assignment.

Data mengenai kumpulan pekerja (Employee Group/(Employee Subgroup) yang menjadi penentu kepada kod akaun “General Ledger’ disimpan di IT0001-Org Assignment melalui IT0000-Actions.

Data mengenai Pusat Pembayar (Pay Center) yang menjadi penentu kepada Kod PTJ Pembayar (Functional Area) disimpan di infotype 0001-Org Assignment.

Data lain bagi setiap pegawai disimpan di 1GFMAS bagi tujuan operasi dan rujukan semasa yang perlu ada, termasuklah data-data berikut:

Data emel dan nombor telefon pegawai di IT0105-Communication Tarikh tamat kontrak pegawai di IT0019- Monitoring of Tasks Data mengenai skim gaji (JPA), tempat bertugas, kod kawasan dan kod

negeri tempat bertugas dan nama jawatan pegawai di IT9000-Employee Miscellaneous Info. Sub kategori kumpulan pekerja pegawai diletakkan di kategori yang umum seperti sub kumpulan pekerja D–Lain-Lain, yang diperlukan juga bagi tujuan operasi disimpan di infotype ini.



2. Pengenalan kepada transaksi bagi penyelenggaraan data induk pegawai:

Transaksi berikut digunakan untuk menyelenggara data induk pegawai di infotype.

PA20 Display - Melalui transaksi ini, data induk pegawai yang disimpan di infotype boleh dipaparkan. Sistem tidak akan membenarkan sebarang pertukaran atau pemansuhan data dilaksanakan melalui transaksi ini.

PA30 Maintain - Melalui transaksi ini, data induk pegawai yang disimpan di infotype boleh dipaparkan dan dikemaskini atau diwujudkan data baru. Jika transaksi ini digunakan hanya untuk memaparkan data, pengguna perlu berhati-hati untuk tidak membuat sebarang perubahan yang tidak perlu.

PA40 Personnel Actions - Melalui transaksi ini, lebih dari satu infotype dikaitkan di dalam satu-satu proses tertentu. Sebagai contoh, melalui Personnel Actions - Kemasukan Baru, IT0000-Actions, IT0002-Personal data, IT0001-Org Assignment, IT0185-Personal IDs, IT0077-Add Personal Data, IT0007-Planned Working Time, IT0008-Basic Pay, IT0009-Bank Details dan beberapa infotype lain yang telah dikenal pasti sesuai untuk tujuan ini diwujudkan hanya melalui satu transaksi/proses.

Manual ini hanya akan menunjukkan kaedah melalui transaksi PA30. Bagi kaedah yang menggunakan transaksi PA20, penerangan Memaparkan Rekod Potongan Gaji (IT0057) dengan fungsi Display boleh dirujuk. Bagi transaksi PA40 pula, rujuk ke proses di manual berikut mengikut keperluan:

HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai HCM-1113 Proses Kemasukan Semula Pegawai HCM-1114 Proses Tukar Status Pegawai ke Tidak Aktif HCM-1115 Proses Tukar Status Pegawai ke Aktif HCM-1116 Proses Perubahan Data Organisasi HCM-1117 Proses Pindah Pegawai antara PTJ HCM-1118 Proses Penamatan

1.2 Objektif

Pengguna akan mengetahui bagaimana untuk menyelenggara data induk pegawai bagi tujuan proses gaji.



2.0 LANGKAH-LANGKAH

2.1 Memaparkan Rekod Potongan Gaji Dengan Fungsi DISPLAY

Bagi memaparkan rekod potongan gaji (IT0057), fungsi Display digunakan.

1. Skrin SAP Easy Access JANM dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori

(M) Tindakan Catatan

1 Medan Arahan

Dalam Medan Arahan, masukkan"PA20".

2 Enter

Klik Enter.



2. Skrin Display HR Master Data dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Personnel no. M

Dalam petak Personnel no., masukkan nombor gaji, sebagai contoh "21000202".

2 Infotype M

Dalam petak Infotype, masukkan Infotype, sebagai contoh "57"-Recurring Deduction.

3 Subtype

Pilih/masukkan Subtype jika perlu.

4 Enter M Klik Enter.

5 Overview (Shift+F8) M Klik Overview (Shift+F8).



3. Skrin Overview Recurring Deduction dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Rekod Potongan

Pilih rekod potongan yang perlu dipaparkan, sebagai contoh Angkasa.

2 Choose (F2) M Klik Choose untuk memaparkan rekod potongan.



4. Skrin Display Recurring Deduction dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start/to

Start/to memaparkan tarikh mula dan tarikh akhir data potongan seperti di borang input data.

2 Member type

Member type dipaparkan berdasarkan pilihan Sub Type.

3 Wage Type

Wage Type dipaparkan berdasarkan pilihan Sub Type.

4 Membership Fee

Membership Fee memaparkan jumlah potongan pegawai seperti di borang input data.



5 Payee key

Payee key dipaparkan berdasarkan pilihan Sub Type kecuali untuk potongan nafkah di mana pilihan perlu dibuat.

6 Membership number

Membership number memaparkan nombor akaun potongan, jika ada.



2.2 Mewujudkan rekod Potongan Gaji Dengan Fungsi CREATE

Bagi mewujudkan rekod baru potongan gaji (IT0057), fungsi Create digunakan.


No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Medan Arahan


2 Enter

Klik Enter.



2. Skrin Maintain HR Master Data dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Personnel no. M


2 From M

Dalam petak From, masukkan tarikh mula potongan, sebagai contoh "01.08.2014".

3 To M

Dalam petak To, masukkan tarikh akhir potongan, sebagai contoh "31.12.9999".

4 Infotype M





6 STy M

Dalam petak STy, masukkan Subtype jika ada, sebagai contoh "4053"-Sykt Takaful M'sia.

Subtype akan dipaparkan pada medan Member Type dan Wage Type.

7 Create (F5) M Klik Create untuk mewujudkan rekod potongan.

3. Skrin Create Recurring Deduction dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Member type


2 Wage Type

Wage Type dipaparkan berdasarkan pilihan SubType.



3 Membership Fee

Dalam petak Membership Fee, masukkan amaun potongan, sebagai contoh "100".

4 Payee key


5 Membership number

Dalam petak Membership number, masukkan nombor akaun potongan, jika perlu, sebagai contoh "7054386216".



2.3 Mewujudkan Rekod Potongan Gaji Dengan Fungsi COPY

Bagi mewujudkan rekod baru potongan gaji di IT0057 berdasarkan data yang telah

wujud sebelumnya, fungsi Copy boleh juga digunakan.

Dengan fungsi ini, data asas pada rekod sebelumnya dapat disalin ke rekod baru. Dengan ini, pertukaran boleh dibuat pada data yang perlu sahaja. Cara ini adalah paling berkesan dilaksanakan bagi infotype yang memerlukan banyak medan yang perlu diisi tetapi tidak semua medan tersebut memerlukan perubahan berbanding rekod sebelumnya.


No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Medan Arahan


2 Enter

Klik Enter.




No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Personnel no. M


2 Infotype M






3. Skrin List Recurring Deduction dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Rekod Potongan

Pilih rekod potongan yang diperlukan, sebagai contoh Sykt Takaful.

2 Copy (Shift+F9) M Klik Copy (Shift+F9).



4. Skrin Copy Recurring Deduction dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start M

Dalam petak Start tukar tarikh mula data potongan seperti di borang input data.

2 Member type M Member type dipaparkan berdasarkan pilihan Sub Type.

3 Wage Type M Wage Type dipaparkan berdasarkan pilihan Sub Type.

4 Membership Fee M

Dalam petak Membership Fee, tukar jumlah potongan, sebagai contoh "80", jika perlu.



5 Payee key M


6 Membership number

Membership number memaparkan nombor akaun potongan, tukar jika perlu.

7 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

5. Skrin List Recurring Deduction memaparkan rekod potongan yang telah disalin.



2.4 Menukar Rekod Potongan Gaji Dengan Fungsi EDIT

Kaedah ini hanya dilakukan bagi melaksanakan pembetulan pada data yang telah dikunci masuk di bulan semasa. Jangan laksanakan proses ini untuk tujuan membetulkan kesilapan data pada rekod untuk bulan-bulan sebelumnya di mana gaji telah di proses.


No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Medan Arahan


2 Enter

Klik Enter.




No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Personnel no. M

Dalam petak Personnel no., Masukkan nombor gaji, sebagai contoh "21000202".

2 Infotype M

Dalam petak Infotype, Masukkan Infotype, sebagai contoh "57"-Recurring Deduction.






No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Rekod Potongan

Pilih rekod potongan yang memerlukan pembetulan, sebagai contoh Syrkt Takaful.

2 Change (F6) M Klik Change (F6).



4. Skrin Change Recurring Deduction dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Start

Start/to memaparkan tarikh mula dan tarikh akhir data potongan seperti di borang input data. Tukar jika perlu.

2 Member type


3 Wage Type

Wage Type dipaparkan berdasarkan pilihan Sub Type.

4 Membership Fee

Dalam petak Membership Fee, tukarkan jumlah potongan, sebagai contoh "100", jika perlu.



5 Payee key


6 Membership number

Membership number memaparkan nombor akaun potongan jika ada.

7 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

5. Skrin List Recurring Deduction memaparkan rekod potongan yang telah diubah.



2.5 Menghapuskan Rekod Potongan Gaji Dengan Fungsi DELETE

Kaedah ini pada umumnya hanya dilakukan jika terdapat kesilapan kunci masuk data di bulan semasa perlu dihapuskan. Jangan laksanakan proses ini untuk tujuan membetulkan kesilapan data pada rekod untuk bulan-bulan sebelumnya di mana gaji telah diproses.


No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Medan Arahan


2 Enter

Klik Enter.




No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Personnel no. M


2 Infotype M







No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Rekod Potongan

Pilih rekod potongan yang perlu dihapuskan sebagai contoh Lain-Lain Potongan.

2 Delete (Shift+F2) M Klik Delete (Shift+F2).



4. Skrin Delete Recurring Deduction dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Delete (Shift+F2) M Klik Delete (Shift+F2).



5. Skrin List recurring Deduction memaparkan rekod potongan tanpa rekod

potongan yang telah dihapuskan.



2.6 Menamatkan/Menghadkan Rekod Potongan Gaji Dengan Fungsi DELIMIT

Proses ini hanya untuk potongan yang perlu dihentikan pada bulan semasa atau berikutnya. Di borang input data, permohonan jenis ini akan di beri amaun “0.00” atau “0”.


No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Medan Arahan


2 Enter

Klik Enter.




No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Personnel no. M


2 Infotype M



4 Delimit (Shift+F1) M Klik Delimit (Shift+F1).



3. Skrin Enter Delimitation Date dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Delimit.Date M

Dalam petak Delimit.Date, masukkan tarikh untuk menghadkan/menamatkan data potongan, sebagai contoh "31.07.2014".

2 Transfer (Enter) M Klik Transfer (Enter).

4. Skrin Delimit Recurring Deduction dipaparkan.

No. Nama Medan/

Butang Mandatori


1 Rekod Potongan

Pilih rekod potongan, sebagai contoh, Angkasa.

2 Delimit (Shift+F1) M Klik Delimit (Shift+F1) untuk menghadkan rekod potongan.

manual latihan - rurallink.gov.my · manual ini bertujuan memberi penerangan tentang perkara asas...

Documents