majlis perbandaran klang manual: penyediaan …
TRANSCRIPT
MANUAL MPK BIL : 60 /2013
MAJLIS PERBANDARAN KLANG
MANUAL:
PENYEDIAAN DOKUMEN PERJANJIAN
SYARIKAT / JURURUNDING
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 60
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013 2013
Penyediaan Dokumen Perjanjian Syarikat/ Jururunding 2
KANDUNGAN
NO ISI KANDUNGAN MUKA
SURAT
SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA
3-4
PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 5
1.0
TUJUAN MANUAL 6
2.0
LATAR BELAKANG
6-7
3.0
DEFINISI
7
4.0
CARTA BAHAGIAN/ UNIT
8
5.0
SUMBER KUASA
8
6.0
SKOP KERJA
8-9
7.0
PROSES KERJA
9-10
8.0
CARTA ALIR
11
9.0
PENUTUP
12
10.0
LAMPIRAN 13
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 60
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013 2013
Penyediaan Dokumen Perjanjian Syarikat/ Jururunding 3
SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA
Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya Terbilang
di Malaysia menjelang 2015 maka menjadi tugas kita bersama
sebagai wargakerja MPK untuk berusaha membuat
penambahbaikan agar penyampaian perkhidmatan kita
bermutu tinggi, berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum
tibanya pengiktirafan status Bandaraya tersebut.
Majlis yang sempurna tanpa kecacatan akan melambangkan
kebertanggungjawaban atau akauntabiliti pegawai atau urusetia yang
mengurus. Kecacatan majlis dapat diminimakan atau dielakkan jika majlis
diurus oleh satu agensi tetapi jika banyak agensi terlibat maka risiko berlaku
kecacatan majlis kerap berlaku lebih-lebih jika sikap bertanggungjawab
kepada tugasan yang diberi tidak dilaksanakan sepenuhnya atau sambil lewa
saja.
Dalam penyediaan perjanjian contohnya perkara yang harus diutamakan
adalah bagi melindungi pihak-pihak bersesama. Seharusnya penyediaan
perjanjian adalah mengikut standard dan piawaian dari semasa ke semasa
dari segi terma-terma dan syarat-syarat yang digariskan. Ia dipersembahkan
dengan cara yang mudah dirujuk supaya ianya bersifat ‘user friendly’ untuk
dijadikan rujukan utama dalam menjaga hak dan kepentingan Majlis
khususnya.
Justeru, marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto
yang telah ditetapkan iaitu “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita berpadu
untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam semua bidang dan
tugas masing-masing supaya bila tiba masanya status bandaraya kita
perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar bersedia dan mampu
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 60
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013 2013
Penyediaan Dokumen Perjanjian Syarikat/ Jururunding 4
menggalas tanggungjawab yang berupaya memberi hasilkerja dan
penyampaian perkhidmatan yang sangat memuaskan hati semua pelanggan
MPK atau “stakeholder” dan rakyat umumnya.
“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian, terima kasih
Mohd Ikhsan bin Mukri
Setiausaha Majlis Perbandaran Klang
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 60
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013 2013
Penyediaan Dokumen Perjanjian Syarikat/ Jururunding 5
PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN
Dengan lafaz Bismillahhirahmanrrahim….. Assalamualaikum
w.r.t. dan salam perpaduan saya ucapkan. Terlebih dahulu
saya ingin bersyukur ke hadrat ilahi atas limpah dan
kurnianya penyediaan manual ini dapat direalisasikan dan
Jabatan Undang-Undang dapat menyiapkan manual kerja
bagi Jabatan Undang-Undang mengikut format dan bentuk
yang lebih tersusun dan sistematik.
Sebelum diteruskan dengan lebih lanjut lagi, ingin saya merakamkan jutaan
terima kasih kepada seluruh pegawai dan kakitangan Jabatan Undang-
Undang yang telah bekerjasama memikul tanggungjawab di dalam
menyediakan manual ini.
Adalah diharapkan agar manual ini dapat membantu pegawai dan kakitangan
di dalam menjalankan tugas dengan lebih cekap dan teratur seterusnya
menghasilkan kerja yang berkualiti tinggi. Adalah juga diharapkan agar
manual ini dapat memberi manfaat kepada kakitangan MPK seluruhnya. Akhir
sekali sebagai penutup bicara ingin saya kongsikan serangkap pantun:
“ Buah pelaga makan dihilir,
Di bawa orang dari hulu,
Sebarang kerja hendak digilir,
Supaya jangan mendapat malu”
Sekian, terima kasih.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 60
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013 2013
Penyediaan Dokumen Perjanjian Syarikat/ Jururunding 6
1.0 TUJUAN MANUAL
1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik
Holistik [PATH] MPK 2013.
1.2 Tujuan manual ini sebagai rujukan dan panduan kepada warga
MPK dan warga Klang.
1.3 Menyediakan langkah-langkah agar urusan penyediaan
dokumen perjanjian teratur.
1.4 Menyelaras tindakan di antara Jabatan-Jabatan dalaman
perjanjian yang terlibat dalam penyediaan dokumen.
1.5 Memastikan proses penyediaan dokumen perjanjian adalah
teratur dan mengikut perundangan yang tepat.
2.0 LATAR BELAKANG
2.1 Unit Perjanjian, Jabatan Undang-Undang adalah
bertanggungjawab menyediakan dokumen perjanjian dan
menyemak deraf-deraf perjanjian dalam tempoh masa yang
ditetapkan dan sentiasa menjaga kepentingan Majlis.
2.2 Unit Perjanjian juga menguruskan tandatangan YDP, Ahli Majlis,
Pegawai, konsultan/ kontraktor dan untuk memastikan dokumen
perjanjian diselesaikan penyempurnaannya.
2.3 Unit Perjanjian juga menguruskan dokumen perjanjian sewa
gerai, perjanjian kakitangan kontrak, menguruskan proses
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 60
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013 2013
Penyediaan Dokumen Perjanjian Syarikat/ Jururunding 7
tandatangan Perjanjian Jual Beli Dokumentasi berkaitan
perjanjian Pinjaman Perumahan (Loan Document), Surat Ikatan
Penyerahan Hak (Deed Of Assignment), Penerimaan dan
Penyerahan Hak (Receipt and Reassignment).
3.0 DEFINISI
3.1 Perjanjian
suatu dokumen yang mengandungi terma dan syarat-syarat
yang wajib dipatuhi oleh kedua-dua pihak yang menandatangani
dokumen tersebut. Ianya juga menyenaraikan tanggungjawab
pihak-pihak bersesama.
3.2 Syarikat
Merupakan syarikat yang menandatangani sesuatu perjanjian
dengan pihak Majlis.
3.3 Jururunding
Merupakan wakil Syarikat yang berunding dengan pihak Majlis
sebelum perjanjian dimeterai.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 60
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013 2013
Penyediaan Dokumen Perjanjian Syarikat/ Jururunding 8
4.0 CARTA BAHAGIAN/UNIT
Carta Organisasi Unit Perjanjian
5.0 SUMBER KUASA
5.1 Akta
i. Akta Kontrak 1950 ( Akta 136 )
ii. Akta Rahsia Rasmi 1972 ( Akta 88 )
iii. Akta Timbang Tara 2005 (Akta 646)
iv. Akta Setem 1949 (Akta 378)
UNIT KONTRAK/
PERJANJIAN
KHIDMAT NASIHAT
& PERUNDANGAN
ZULINA BINTI YAHYA Pegawai Undang-Undang (L 44)(T)
IDAWATI MOHD SAHIR
Pembantu Tadbir (N 17)(T)
HAIRIL ZAMRI BIN A. RASHID Pem. Am Pejabat (N 1)(T)
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 60
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013 2013
Penyediaan Dokumen Perjanjian Syarikat/ Jururunding 9
6.0 SKOP KERJA
6.1 Menerima surat tawaran dan dokumen-dokumen berkaitan
seperti kertas mesyuarat yang mencadangkan perkara tersebut,
keputusan mesyuarat yang meluluskan, surat tawaran yang
dikeluarkan oleh pihak Majlis dan lain-lain syarat yang perlu
dimasukkan ke dalam sesuatu perjanjian .
6.2 Seterusnya menguruskan penyediaan deraf perjanjian untuk
semakan Pegawai Undang-Undang untuk dimutakhirkan dan
disahkan sebelum perjanjian ditandatangani oleh pihak syarikat/
jurunding.
6.3 Kemudian Pembantu Tadbir perlulah memastikan
penyempurnaan dokumen tersebut yang mana dokumen
tersebut perlulah ditandatangani oleh pihak-pihak seperti Yang
Dipertua, Tuan Setiausaha & Ahli Majlis selain telah dimatikan
setem.
7.0 PROSES KERJA
7.1 Menerima surat tawaran dan dokumen-dokumen penyediaan
perjanjian.
7.2 Menyemak dan merekod dokumen dalam buku rekod perjanjian.
7.3 Membuka fail dan menyediakan deraf perjanjian.
7.4 Merujuk dokumen perjanjian untuk semakan Pegawai Undang-
Undang.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 60
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013 2013
Penyediaan Dokumen Perjanjian Syarikat/ Jururunding 10
7.5 Membuat semakan. Sekiranya tiada kesalahan, dimajukan
dokumen kepada Jabatan berkaitan untuk semakan dan komen.
7.6 Membuat pembetulan setelah dikembalikan kepada Jabatan
Undang-Undang, dan dibuat pembetulan.
7.7 Menyediakan 3 salinan perjanjian setelah Pegawai Undang-
Undang mengesahkan perjanjian tersebut sedia untuk
ditandatangani oleh pihak syarikat/jururunding.
7.8 Menghubungi pihak syarikat/ jururunding untuk tandatangan
perjanjian.
7.9 Menguruskan proses tandatangan syarikat/ jururunding.
7.10 Menyemak dan memastikan dokumen telah lengkap
ditandatangani oleh syarikat/ jururunding.
7.11 Mendaftar dan memberi nombor kepada perjanjian tersebut
7.12 Menguruskan tandatangan Yang Dipertua, Tuan Setiausaha &
Ahli Majlis.
7.13 Merekod perjanjian dalam Borang PDS 2 (Borang LHDN) untuk
dimatikan setem bagi setiap perjanjian oleh pembantu am
pejabat.
7.14 Menguruskan perjanjian untuk simpanan Jabatan, diserah
kepada kontraktor dan salinan ketiga kepada Jabatan berkaitan.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 60
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013 2013
Penyediaan Dokumen Perjanjian Syarikat/ Jururunding 11
8.0 CARTA ALIR
Menguruskan Dokumen Perjanjian Syarikat/ Jururunding Untuk Proses Tandatangan
Terima dokumen.
Semak dan rekod dalam buku rekod
perjanjian.
Majukan deraf perjanjian kepada jabatan
berkaitan untuk semakan dan komen.
Membuat pembetulan setelah deraf perjanjian
dikembalikan dari Jabatan berkaitan.
Sediakan 3 salinan dokumen perjanjian setelah
mendapat pengesahan daripada pegawai dan
sedia untuk ditandatangani oleh pihak
syarikat/jururunding.
Mula
Tamat
Buka fail dan sediakan deraf perjanjian.
Rujuk pegawai untuk semakan.
Kesalahan? Ada
Tiada
Pembetulan
Hubungi pihak syarikat/jururunding untuk proses
tandatangan dokumen perjanjian.
Uruskan proses tandatangan dan pastikan
dokumen perjanjian telah lengkap ditandatangani
oleh pihak syarikat/jururunding.
Daftar perjanjian yang telah ditandatangan dan
memberi nombor perjanjian kepada
syarikat/jururunding.
Uruskan proses tandatangan Yang Dipertua,
Setiausaha, Ahli Majlis dan pegawai yang
terlibat.
Uruskan pengedaran perjanjian yang telah
disempurnakan kepada jabatan berkenaan dan
pihak syarikat/jururunding dan sesalinan
perjanjian akan disimpan oleh Jabatan Undang-
Undang.
Isi Borang PDS2 untuk ke LHDN.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 60
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013 2013
Penyediaan Dokumen Perjanjian Syarikat/ Jururunding 12
9.0 PENUTUP
Manual ini disediakan adalah untuk rujukan oleh warga jabatan
undang-undang khasnya dan warga Majlis Perbandaran Klang amnya.
Manual ini disediakan adalah bagi memperkemas dan menambahbaik
tugasan jabatan agar dapat menghasilkan kerja yang lebih efisyen dan
berkesan untuk kepentingan Majlis khususnya.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 60
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013 2013
PENYEDIAAN DOKUMEN PERJANJIAN SYARIKAT/ JURURUNDING 13
10.0 LAMPIRAN