majlis perbandaran klang manual: keselamatan …

MANUAL MPK BIL: 163 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL:

KESELAMATAN PERALATAN ICT

DI PEJABAT

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 163 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Keselamatan Peralatan Ict Di Pejabat 2

KANDUNGAN

NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT

SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4

1.0 TUJUAN MANUAL 5

2.0 LATAR BELAKANG 5

3.0 DEFINISI 6

4.0 CARTA BAHAGIAN 7

5.0 SUMBER KUASA 8

6.0 SKOP KERJA 8

7.0 PROSES KERJA 8

8.0 CARTA ALIR 12

9.0 PENUTUP 13

10.0 LAMPIRAN 13


2013


SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA

Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya Terbilang

diMalaysia menjelang 2015 maka menjadi tugas kita bersama

sebagai wargakerja MPK untuk berusaha membuat

penambahbaikan agar penyampaian perkhidmatan kita

bermutu tinggi, berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum

tibanya pengiktirafan status Bandaraya tersebut.

Pengukuhan keselamatan adalah salah satu elemen penting dalam

meningkatkan prestasi perkhidmatan terutamanya keselamatan peralatan ICT

yang menyokong tugas harian di MPK. Penyampaian perkhidmatan MPK

akan dapat berjalan lebih lancar sekiranya risiko kerosakan dan kehilangan

peralatan berkurangan dan yang pasti pengurangan risiko tersebut adalah

hasil daripada penjagaan dan penyimpanan peralatan yang teratur dan telus.

Walaupun terdapat garispanduan dan arahan-arahan yang telah dikeluarkan

oleh kerajaan sama ada di peringkat persekutuan, negeri dan juga MPK,

risiko keselamatan peralatan ICT masih ditahap tinggi dan ini amat

membimbangkan MPK sekiranya ianya berlaku.

Sebagai usaha penambahbaikan dan untuk mengelakkan perkara yang tidak

diingini berlaku, maka manual keselamatan ICT ini disediakan dengan tujuan

menjamin keselamatan peralatan ICT di pejabat. Manual ini disediakan untuk

menyatakan tanggungjawab dan peranan pengguna dalam menjaga

keselamatan peralatan ICT dibawah pengawasan dan jagaan mereka di

dalam mengguna pakai peralatan ICT tersebut.

Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto yang

telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita berpadu untuk

membuat perubahan dan penambahbaikan dalam semua bidang dan tugas

masing-masing supaya bila tiba masanya status bandaraya kita perolehi

maka pasukan kita sudah benar-benar bersedia dam mampu mengalas

tanggungjawab yang berupaya memberi hasilkerja dan penyampaian

perkhidmatan yang sangat memuaskan hati semua pelanggan MPK atau

“stakeholder” dan rakyat umumnya.

“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih

Mohd Ikhsan bin Mukri

Setiausaha MPK


2013


PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN

Kecemerlangan sesebuah organisasi boleh diukur melalui kualiti

perkhidmatan yang disampaikan oleh pekerja kepada pelanggan.

Oleh itu dengan terbitnya Manual Majlis Perbandaran Klang

(Manual MPK) yang dikumpul daripada pelbagai proses kerja di

setiap jabatan dan bahagian ini akan memastikan

dokumen/maklumat yang sama dan standard menjadi rujukan kakitangan dalam

menjalankan tugas masing-masing.

Sebagai menyahut seruan tuan Setiausaha Majlis Perbandaran Klang, Tuan Mohd

Ehsan bin Mukri bagi melaksanakan Program Anjakan dan Tambahbaik Holistik

[PATH] MPK 2013, Saya bersama kakitangan bersatu hati untuk membuat

perubahan dan penambahbaikan dengan menyediakan manual proses kerja dalam

setiap bidang tugas yang menjadi tanggungjawab Jabatan Teknologi Maklumat.

Tujuan Asas Manual Keselamatan Peralatan ICTdi Pejabat disediakan adalah

untuk memastikan pengguna peralatan ICT MPK yang terdiri daripada warga kerja

MPK mematuhi peraturan dan prosedur sebenar penjagaan peralatan ICT bagi

menjamin keselamatan peralatan ICT di Pejabat. Manual ini menjelaskan peranan

dan tanggungjawab kakitangan yang menggunakan peralatan ICT untuk

menyokong tugas dan operasi harian di pejabat.

Adalah menjadi harapan saya perubahan dan penambahbaikan ini dapat

meningkatkan hasil kerja setiap kakitangan yang terlibat dan seterusnya

meningkatkan kualiti perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan.

"Together We Can Do It"

”Bersama Kita Berubah”.

Sekian, Terima kasih.

Nor Hasyimah binti Tamziz Pengarah Teknologi Maklumat


2013


1.0 TUJUAN MANUAL 1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik

Holistik [PATH] MPK 2013.

1.2 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga Klang. 1.3 Menjamin urusan pentadbiran, aktiviti dan sistem penyampaian MPK

berjalan lancar dan berterusan;

1.4 Melindungi Aset Kerajaan dan mengelakkan/mencegah dari kecurian;

1.5 Mengurangkan insiden keselamatan yang akan menjejaskan integriti, kebolehsediaan perkhidmatan;

1.6 Meminimumkan kerosakan, kemusnahan dan kehilangan melalui usaha pencegahan atau usaha mengurangkan kesan kejadian yang tidak diingini;

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Peralatan ICT merupakan kemudahan yang telah diberikan kepada staf untuk menyokong aktiviti dan operasi harian dalam mempercepatkan tugas-tugas rutin, memudahkan pelaksanaan tugasan serta meningkatkan utu kerja yang dihasilkan.

2.2 Bagi tujuan tersebut semua pihak adalah berperanan dalam memastikan peralatan yang diterima berada dalam persekitaran yang kondusif dan selamat bagi menjamin ketersediaan peralatan tersebut.


2013


3.0 DEFINISI/SINGKATAN 3.1 Peralatan ICT merupakan sebahagian daripada aset MPK yang

dibekalkan oleh MPK kepada pengguna yang terdiri daripada kakitangan MPK.

3.2 Kategori peralatan ICT adalah seperti berikut:

3.2.1 Perkakasan/periferal Komputer – terdiri daripada komputer peribadi, komputer riba, tablet PC, printer, plotterdan lain-lain seumpama dengannya;

3.2.2 Perkakasan Multimedia – Projektor, LCD TV/Monitor, LED Panel, VGA Switch, Splitter Switch, kiosk Maklumat dan lain-lain seumpama dengannya;

3.2.3 Perkakasan Server – terdiri daripada Server, Data Storage, Server Controller, UPS dan lain-lain seumpama dengannya;

3.2.4 Perkakasan Rangkaian – terdiri daripada Switch, Router, Firewall, Network Appliant, modem dan lain-lain yang seumpama dengannya.


2013


4.0 CARTA BAHAGIAN/UNIT

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGOPERASIAN PERKAKASAN DAN RANGKAIAN ICT

JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT MAJLIS PERBANDARAN KLANG

Pengarah Teknologi Maklumat

Timb. Pengarah Teknologi Maklumat

Pegawai Teknologi Maklumat F41

Pen. PegawaiTeknologi Maklumat F29

Juruteknik FT17

Juruteknik FT17

Juruteknik FT17

Juruteknik FT17

Juruteknik FT17

Juruteknik FT17

Pem Tadbir N17


2013


5.0 SUMBER KUASA

5.1 Sumber kuasa yang menjadirujukan jabatan bagi pelaksanaan Manual Keselamatan Peralatan ICT adalah seperti berikut:

i. Akta Kerajaan Tempatan 1976(Akta 171). ii. Arahan Keselamatan Kerajaan; iii. Arahan Teknologi Maklumat 2007; iv. Kawalan Keselamatan Rahsia Rasmi Dan Dokumen Rasmi

Kerajaan; v. Pekeliling dan Surat Pekeliling yang berkaitan; vi. Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 2000 – Rangka Dasar

Keselamatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi Kerajaan; vii. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 – Pengurusan

Aset Alih Kerajaan viii. Dasar Keselamatan ICT MPKlang ix. Prosedur MS ISO 9001:2008 MPK – Prosedur

Pengendalian Kerosakan ICT x. Prosedur MS ISO 9001:2008 MPK – Garis Panduan

Penyelenggaraan ICT xi. Garis Panduan Mambawa Keluar Peralatan ICT MPK xii. Pekeliling/Arahan daripada Yang Di Pertua/Setiausaha.

6.0 SKOP KERJA

6.1 Skop Kerja bagi pengurusan keselamatan peralatan ICT di pejabat

adalah seperti berikut: 6.1.1 Tanggungjawab pengguna 6.1.2 Penggunaan Peralatan ICT 6.1.3 Penjagaan dan penyimpanan Peralatan ICT 6.1.4 Pemeriksaan berkala Peralatan ICT 6.1.5 Penyelenggaraan Peralatan ICT 6.1.6 Tanggungjawab Ketua Jabatan

6.2 Skop kerja ini perlu hendaklah diambil tindakan dan dipatuhi bagi

memastikan keselamatan peralatan ICT MPK terjamin.

7.0 PROSES KERJA 7.1 Tanggungjawab pengguna

7.1.1 Pengguna yang dimaksudkan di sini adalah semua pengguna termasuk kakitangan, ahli majlis, individu, atau agensi yang menggunakan peralatan ICT MPK.

7.1.2 Perkara-perkara yang mesti dipatuhi bagi memastikan keselamatan peralatan ICT terjamin adalah seperti berikut:


2013


i. Pengguna hendaklah menyemak dan memastikan semua peralatan di bawah kawalannya berfungsi dengan sempurna;

ii. Pengguna bertanggungjawab sepenuhnya ke atas peralatan ICT masing-masing dan tidak dibenarkan membuat pertukaran perkakasan dan konfigurasi yang telah ditetapkan;

iii. Pengguna dilarang sama sekali menambah, menanggal atau mengganti sebarang peralatan ICT yang telah ditetapkan;

iv. Pengguna hendaklah melindungi peralatan ICT daripada kecurian, kerosakan, penyalahgunaan atau pengubahsuaian tanpa kebenaran;

v. Pengguna adalah bertanggungjawab di atas kerosakan atau kehilangan peralatan ICT di bawah kawalannya;

vi. Pengguna hendaaklah menempatkan peralatan ICT di tempat yang teratur, bersih dan mempunyai ciri-ciri keselamatan.

7.2 Penggunaan Peralatan ICT

7.2.1 Penggunaan Peralatan ICT hendaklah mematuhi peraturan

berikut:- i. bagi tujuan rasmi sahaja; ii. mengikut fungsi sebenar; iii. dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan

berkelayakan iv. telah diberi kebenaran untuk menggunakannya; v. mesti direkodkan; vi. Melaporkan kerosakan melalui helpdesk ICT dengan

menggunakan Borang Aduan Kerosakan ICTseperti di LAMPIRAN 1;

vii. Melaporkan kehilangan sepertimana Pekeliling Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan.

7.3 Penjagaan dan Penyimpanan Peralatan ICT

7.3.1 Peraturan penjagaan dan penyimpanan di ruang kerja yang

perlu diberi penekanan adalah seperti berikut: i. Peralatan ICT hendaklah diletakkan/disimpan di

tempat yang selamat dan hendaklah sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab.

ii. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset.

iii. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap

apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan peralatan di bawah kawalannya.


2013


iv. Peralatan ICT yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima seperti disimpan di dalam almari/kabinet yang berkunci/bilik khas untuk menjamin keselamatan peralatan ICT.

v. Peralatan ICT tidak boleh dibiarkanterletak di tempat yang terdedah kepada risiko kerosakan atau kehilangan.

7.3.2 Langkah-langkah penjagaan adalah seperti berikut:

i. peralatan ICT yang mudah di bawa hendaklah

disimpan di tempat yang berkunci (peti besi) atau tempat yang selamat di pejabat masing-masing sekiranya tidak digunakan.

ii. hendaklahmemastikan Pusat Data, Bilik Teknikal dan Bilik Stor Peralatan ICT sentiasa berkunci sekiranya tidak digunakan.

iii. Peralatan tersebut hendaklah disimpan mengikut keadaan dan persekitaran yang sesuai dengannya.

iv. Sekiranya peralatan ICT modal dibawa keluar bagi tujuan rasmi dan telah mendapat kelulusan Ketua Jabatan, maka perlalatan tersebut hendaklah sentiasa dalam perhatian maksima dan dibawa bersama-sama dan tidak meninggalkannya di dalam kereta, bilik tidak berkunciatau lain-lain tempat berisiko. (Rujuk Manual Peraturan Membawa Keluar Peralatan ICT MPK)

v. Memastikan tempat penyimpanan sentiasa diperiksa supaya tahap keselamatan dapat ditingkatkan contoh menggantikan pintu/tingkap yang rosak dan sebagainya.

7.4 Pemeriksaan Berkala Peralatan ICT

7.4.1 Aktiviti pemeriksaan peralatan ICT di bawah

pemeriksaan/verifikasi aset memerlukan pegawai menyediakan perkara berikut:

i. Pegawai yang diberi kuasa memantau aset ICT

jabatan dikehendaki menyediakan maklumat peralatan ICT yang sentiasa dikemaskini seperti berikut:

Kad daftar Aset – KEW.PA-2 & KEW.PA-3 (LAMPIRAN 2

& LAMPIRAN 2A) Senarai daftar Aset– KEW.PA-4 & KEW.PA-5 (LAMPIRAN

3 & LAMPIRAN 3A)

Senarai Aset – KEW.PA-7 (LAMPIRAN4) yang disahkan


2013


Maklumat tersebut hendaklah diserahkan kepada pegawai pemeriksa untuk dipastikan dan disahkan kewujudan aset tersebut, ketepatan maklumat dan aset berkeadaan baik semasa pemeriksaan dijalankan.

7.4.2 Sebarang perubahan yang berlaku hendaklah dilaporkan

kepada pemeriksa

7.5 Penyelenggaraan Peralatan ICT

7.5.1 Aktiviti penyelenggaraan peralatan ICT terbahagi kepada 2 kategori iaitu :

BIL KATEGORI

PENYELENGGARAAN KETERANGAN

1. Penyelenggaraan Pencegahan

Penyelenggaraan yang dilakukan secara berkala/berjadual atau secara on call basis.

Penyelenggaraan Pembaikan

Penyelenggaraan yang dilakukan berdasarkan kepada aduan permasalahan/ kerosakan yang diterima daripada pengguna

7.5.2 Masa Perkhidmatan Penyelenggaraan adalah dari hari Isnin

hingga Jumaat bermula dari jam 8.00 pagi hingga 5.00 petang.

7.5.3 Pengguna boleh menghubungi Jabatan Teknologi Maklumat melalui e-mel [email protected], surat, faks atau menghubungi terus talian ICT Helpdesk 1110 untuk mengemukakan aduan kerosakan/permasalahan ICT.

7.6 Tanggungjawab Ketua Jabatan

7.6.1 Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk memastikan peraturan dan prosedur di dalam garis panduan yang disediakan ini dipatuhi bagi menjamin keselamatan peralatan ICT.

7.6.2 Tiada pengecualian bagi Perkara-perkara yang mesti dipatuhi bagi memastikan keselamatan peralatan ICT terjamin.

mailto:[email protected]


2013


8.0 CARTA ALIR

CARTA ALIR PENGURUSAN, PENYIMPANAN DAN PENEMPATAN

PERALATAN ICT

Terima Aset Bersama Punca Maklumat Tentukan Kumpulan Aset

Sediakan Daftar Harta Modal (KWE.PA-2) dan Daftar Inventori

Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)

Tempatkan aset di Lokasi

Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA 7)

Mula

OK

Baiki

Tamat

Ya

Tidak


2013


9.0 PENUTUP

9.1 Keselamatan Peralatan ICT sangat bergantung kepada bagaimana cara penggunaan dan penjagaan oleh pengguna.

9.2 Dengan adanya manual keselamatan peralatan ICT di pejabat dapat menjamin keselamatan peralatan ICT seterusnya memastikan tugasan harian berjalan dengan lancar.

10.0 LAMPIRAN


2013


LAMPIRAN 1


2013


LAMPIRAN 2


2013


LAMPIRAN 2A


2013


LAMPIRAN 3


2013


LAMPIRAN 3A


2013


LAMPIRAN 4

majlis perbandaran klang manual: keselamatan …

Documents