i

LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL

Semester Genap 2016/2017

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TELEMATIKA TELKOM PURWOKERTO

2017

ii

HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN AUDIT INTERNAL

Disahkan pada tanggal, ........................................................

Menyetujui,

Ketua ST3 Telkom Purwokerto

Dr. Ali Rokhman, M.Si

NIP. 17670053

Purwokerto, Agustus 2017

Ka. Bag Satuan Penjaminan Mutu

Emi Iryanti, S.ST., M.T.

NIP. 14870094

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur, kami ucapkan atas berkat Tuhan Yang Maha Kuasa sehingga ”Laporan Audit Mutu

Internal ST3 Telkom (ST3 Telkom) Purwokerto Tahun 2017” ini dapat diselesaikan. Laporan ini

disusun sebagai laporan hasil audit oleh Tim Audit Mutu Internal yang diselenggarakan pada 2-3

Agustus 2017

Kami menyampaikan apresiasi kepada auditee yang telah berkerjasama dalam pelaksanaan

kegiatan audit ini. Kami juga menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah

membantu pelaksanaan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) Tahun 2017.

Berdasarkan hasil audit terdapat beberapa kondisi yang keseluruhannya sudah mendapat

tanggapan dari unit kerja terkait. Harapan kami kondisi tersebut dapat segera ditindaklanjuti

sehingga dapat meningkatkan kualitas dan kinerja.

Pelaksanaan audit dan penyajian laporan hasil audit mutu internal ini masih memiliki

kekurangan, Kami mengharapkan masukan dan umpan balik yang bersifat konstruktif dari semua

pihak yang terlibat.

Purwokerto, Agustus 2017

Penyusun

Satuan Penjaminan Mutu

iv

DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................................................ ii

KATA PENGANTAR ................................................................................................................... iii

DAFTAR ISI .................................................................................................................................. iv

RINGKASAN EKSEKUTIF .......................................................................................................... 1

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................... 2

1.1 Latar Belakang ................................................................................................................. 2

1.2 Tujuan Pemeriksaan ......................................................................................................... 3

BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................................ 6

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN ...................................................................................... 12

Lampiran 1. Daftar Temuan AMI II ............................................................................................ 13

Lampiran 2. Jadwal Audit Internal .............................................................................................. 25

Lampiran 3. Daftar Hadir dan MoM (Koordinasi Auditor Internal, Opening dan Closing

Meeting) ...............................................................................................................................28

Lampiran 4. Materi Opening dan Closing Meeting ...................................................................37

v

......... 25

vi

26

vii

27

viii

Lampiran 3. Daftar Hadir dan MoM (Koordinasi Auditor Internal, Opening dan Closing ....................... 28

Meeting) ........ 28

ix

Lampiran

x

4. Materi Opening dan Closing Meeting .................................................................................................. 29

1

RINGKASAN EKSEKUTIF

ST3 Telkom yang akan beralih status menjadi Institut Teknologi Telkom Purwokerto

telah melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI) tanggal 2-3 Agustus 2017 dengan

menggunakan persyaratan ISO 9001:2008. Tema yang ditetapkan dalam menjalankan

kegiatan ini adalah “Persiapan transisi ISO 9001:2015”. Metode yang digunakan yaitu

teknik sampling dengan jaminan kerahasiaan mengenai hasil temuan dari Audit Mutu

Internal. ST3 Telkom melakukan kegiatan AMI dikarenakan ST3 Telkom berkomitmen

untuk selalu memperbaiki mutu sehingga setiap sivitas akademika dapat mengenal

pekerjaannya dengan lebih baik dan juga dapat menyempurnakan kinerja Sumber Daya

Manusia (SDM) berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan dimasing-masing unit.

Adapun manfaat dari Audit Mutu Internal yaitu untuk mengurangi resiko kegagalan

dalam pelaksanaan audit eksternal. Prioritas utama dalam pelaksanaan AMI adalah

mencari kesesuaian antara proses dengan segala kegiatan pekerjaan yang dijalankan

dengan aturan/Prosedur Sistem Mutu (PSM) yang telah ditetapkan. Proses audit berjalan

dengan dibagi menjadi 2 (dua) sesi yaitu Opening Meeting Audit Internal dan Closing

Meeting Audit Internal dengan jumlah peserta 27 peserta yang berasal dari masing-

masing perwakilan unit. Berdasarkan hasil AMI jumlah ketidaksesuaian (PTK) yang

ditemukan adalah sebanyak 25 temuan Sedangkan untuk Observasi (OAI) adalah

sebanyak 38 temuan. Dari setiap hasil temuan audit, auditor memberikan rekomendasi

perbaikan agar proses yang telah dituangkan di dalam PSM dapat benar-benar dijalankan.

Selain itu, Auditor juga memberikan harapan, saran, dan tindak lanjut berdasarkan hasil

temuan ketidaksesuaian tersebut sehingga proses persiapan menuju peralihan institusi

berjalan dengan lancar.

2

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Peningkatan kualitas pendidikan tinggi menjadi landasan utama institusi pendidikan tinggi

untuk melakukan peningkatan mutu akademik dan pelayanan akademik agar dapat

memenuhi tuntutan masyarakat. Pemerintah juga mendorong peningkatan kualitas

pendidikan dengan mengeluarkan berbagai regulasi perundangan dan peraturan seperti

Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang sistem pendidikan nasional, Undang-

undang Nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen, Peraturan Pemerintah Nomor 60

Tahun 2005 tentang perguruan tinggi, Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang

standar pendidikan tinggi, penyelenggaran pendidikan tinggi berdasarkan pasal 51 ayat 2

Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 didorong untuk memiliki lima unsur dasar yaitu

otonomi, akuntabilitas, akreditasi, mutu dan evaluasi. Penjaminan mutu internal menjadi

salah satu instrumen dalam pencapian mutu pendidikan tinggi yang diamanatkan dalam

regulasi dimaksud.

ST3 Telkom Purwokerto memiliki komitmen untuk terus meningkatkan kualitas

pendidikan dalam aspek akademik dan aspek penunjang akademik. Oleh karena itu,

pengembangan sistem penjaminan mitu dan pelaksanaan pengendalian internal melalui

audit mutu akademik harus diimplementasikan ST3 Telkom Purwokerto. Penerapan sistem

manajemen mutu sebagai pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu melalui kegiatan audit

mutu akademik diharapkan menjadi salah satu cara efektif dalam peningkatan kualitas

pendidikan tinggi di ST3 Telkom Purwokerto.

Pelaksanaan penjaminan mutu di setiap unit menjadi gambaran kualitas pelaksanaan

kinerja ST3 Telkom Purwokerto sehingga implementasinya pada unit kerja membutuhkan

pemantauan rutin. Satuan Penjamin Mutu sebagai unit yang bertanggung jawab atas

pelaksanaan penjaminan mutu pada ST3 Telkom Purwokerto memandang perlu

dilaksanakannya kegiatan audit mutu internal untuk mengevaluasi kinerja unit kerja secara

periodik. Kegiatan auidt mutu internal (AMI) merupakan salah satu bentuk monitoring dan

3

evaluasi terhadap capaian dan target yang telah ditetapkan dalam perencanaan kegiatan.

Kegiatan AMI tahun 2017 dilaksanakan secara serentak untuk (27) dua puluh tujuh unit

yang berada pada ST3 Telkom Purwokerto. Pelaksanaan kegiatan AMI 2017 diharapkan

dapat memberikan gambaran kualitas pelaksanaan kegiatan akademik dan penunjang

akademik di ST3 Telkom Purwokerto agar menghasilkan lulusan dengan kompetensi yang

telah ditetapkan institusi.

1.2 Tujuan Pemeriksaan

Kegiatan audit mutu internal merupakan kegiatan rutin untuk pengukuran tingkat

pelaksanaan penjaminan mutu dalam semua aspek yang telah direncanakan oleh masing-

masing unit di lingkungan ST3 Telkom Purwokerto. Pelaksanaan kegiatan audit bertujuan

untuk mencapai beberapa sasaran sebagai berikut:

a. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu internal masing-masing unit terhadap

kebijakan akademik, standar dan sasaran mutu, manual mutu internal institusi.

b. Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu internal masing-masing

unit terhadap kebijakan akademik, standar dan sasaran mutu, dan manual mutu

internal institusi.

c. Meneliti kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang

ditetapkan oleh program studi.

d. Meneliti konsistensi penjabaran kurikulum dengan kompetensi program studi.

e. Meneliti kepatuhan pelaksanaan proses pembelajaran di masing-masing unit terhadap

prosedur mutu sistem dan instruksi kerja program studi.

f. Meneliti konsistensi pelaksanaan proses pembelajaran program studi terhadap

pencapaian kompetensi lulusan.

4

1.3 Lingkup Pemeriksaan

Pelaksanaan audit mutu internal tahun 2017 dilakukan pada semua unit yang terdapat di

lingkungan ST3 Telkom dengan gambaran sebagai berikut:

a. Sasaran Pemeriksaan

Keandalan Sistem Pengendalian Internal atas administrasi dan ketersediaan dokumen

mutu pada masing-masing unit.

b. Periode yang Diperiksa

Pelaksanaan akademik semester genap periode tahun 2017.

1.4 Dasar Hukum/Aturan yang Digunakan

Pelaksanaan AMI 2017 merujuk pada peraturan perundang-undangan dengan rincian

sebagai berikut:

a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional;

b. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan

dan Peraturan Pemerintah Nomor 44 Tahun 2015 Tentang Standar Nasional

Pendidikan Tinggi;

c. Surat Keputusan Ketua Sekolah Tinggi Teknologi Telematika Telkom tentang

Manual Mutu ST3 Telkom

1.5 Metode Pemeriksaan

Kegiatan pemeriksaan dalam proses AMI meliputi beberapa tahapan dengan rincian

sebagai berikut:

a. Audiensi dengan seluruh pimpinan unit dalam bentuk rapat koordinasi

b. Audit kepatuhan dengan melakukan desk evaluasi terhadap dokumen pelaksanaan

kegiatan oleh masing-masing unit

c. Audit sistem dengan melakukan observasi langsung ke masing-masing unit

d. Analisis hasil audit

e. Verifikasi dan permintaan tindakan koreksi (PTK)

f. Tanggapan dan Komitmen Tindak Lanjut dari Auditee.

5

1.6 Tahapan Pemeriksaan

Pelaksanaan kegiatan audit dimulai dari persiapan administrasi yang dilakukan oleh Satuan

Penjamin Mutu ST3 Telkom. Tim auditor kemudian melakukan perencanaan audit, survei

pendahuluan, desk evaluation, visitasi, penyusunan temuan dan rekomendasi hingga

penyusunan laporan. Audit Mutu Internal dilaksanakan pada tanggal 31 Juli 2017, dan

Audit Lapangan dilaksanakan pada 2-3 Agustus 2017 (jadwal terlampir). Tahap tindak

lanjut hasil audit dan tahap evaluasi kegiatan audit dilakukan oleh Satuan Penjaminan

Mutu.

1.7 Pengorganisasian Tim Audit

Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) 2017 Sekolah Tinggi Teknologi Telematika

Telkom Purwokerto dilaksanakan dengan struktur tim dengan rincian berikut:

Pengarah : Ketua ST3 Telkom Purwokerto

Ketua Tim : Eka Setya Nugraha

Anggota/Auditor : Yosita Dwiyani

Sigit Pramono

Indra Hidayatulloh

Danny Kurnianto

Sisilia Thya Safitri

Yosita Dwiyani

Eka Wahyudi

Alfin Hikmaturokhman

Didi Supriyadi

Elisa Usada

Dwi Januarita AK

Emi Iryanti

Administrasi : Unit SPM

6

BAB II PEMBAHASAN

Berdasarkan hasil audit internal, auditor menemukan ketidaksesuaian (PTK) yang ditemukan

adalah sebanyak 25 temuan sedangkan untuk Observasi (OAI) sebanyak 38 temuan. Berdasarkan

hasil hasil temuan, auditor telah memberikan rekomendasi perbaikan agar proses yang telah

dituangkan di dalam PSM dapat benar-benar dijalankan. Selain itu, Auditor juga memberikan

harapan, saran, dan tindak lanjut berdasarkan hasil temuan ketidaksesuaian tersebut sehingga

proses persiapan menuju peralihan institusi berjalan dengan lancar. Jangka waktu penyelesaian

perbaikan PTK adalah 1 minggu dan OAI adalah selama 2 minggu. Namun, terdapat beberapa

unit yang belum menyelesaikan hasil temuan, diantaranya adalah:

1. Hasil temuan nomor OAI-EI-002 pada Unit Sisfo diberikan rekomendasi untuk

menghapus PSM nomor ST3-TEL/PSM/SIF/006 tentang update atau revisi nilai namun

belum disosialisasikan kepada seluruh user bahwa yang melakukan proses update dan

revisi adalah akademik.

2. Hasil temuan nomor OAI-EI-003 pada Unit Sisfo belum terdapat sasaran mutu,

dokumentasi sasaran mutu Sisfo dan belum disosialisasikan ke staff Sisfo.

3. Hasil temuan nomor OAI-DK-003 pada Manajemen belum melakukan revisi pada

pedoman renbangdos dengan penambahan guidance prodi apa saja yang selaras dengan

RIP panduan yayasan.

4. Hasil temuan nomor OAI-SP-002 pada Unit Pemasaran belum memiliki dokumen yang

menunjukkan evaluasi dan langkah terkait dengan risiko rasio registrasi dan pendaftar

yang dinyatakan diterima (lulus).

5. Hasil temuan nomor OAI-YD-005 pada Laboratorium Bahasa belum memperbaiki job-

description di SOTK sebagai Ka. Ur Laboratorium Bahasa

6. Hasil temuan nomor OAI-DJ-001 pada Unit CDC belum menambahkan bagi alumni

untuk mengisi data menu website CDC yang sudah ada.

7. Hasil temuan nomor PTK-DJ-002 pada Unit CDC buku pedoman & bimbingan belum

disahkan oleh SPM.

7

Selain itu terdapat beberapa note dari auditor yang selanjutnya note tersebut akan dicek kembali

pada saat Audit Mutu Internal berikutnya sebagai bahan perbaikan dari unit. Berikut ini

merupakan note dari beberapa unit:

No. Nama Catatan

1 S1 RPL perencanaan risiko belum dibuat khusus oleh RPL hanya ada prodi

existing

PSM belum diverifikasi dan belum didaftarkan dikarenakan blum

fix

PSM ada 5 (persepsi) disamakan degan 3 prodi serumpun

prodi RPL SK nya dari tanggal 31 agustus 2016 kegiatan sempat

vakum karena persiapan akreditasi S1 IF, preview visi misi

kurikulum RPP buku pedoman akademik

visi misi S1 RPL:

afandi: visi RPL smart system & technopreneurship →

menetapkan lapangan pekerjaan

kaprodi RPL : technopreneurship bagaimana jualan jasa software

smarty system : merancang suatu sistem yang cerdas

mengembangkan software dlm sistem kerja

belum ada renstra prodi, menunggu renstra institusi

penyusunan visi misi prodi PSM nya sama dengan PSM institusi

penomoran dan format disesuaikan

referensi pada ST3- TEL/PSM/S1/RPL/001 belum update

kurikulum belum selesai sampai 90% → konsolidasi prodi

serumpun

perumusan kurikulum : masukan dari bu Inge (dosen senior di KK

informatika ITB fokus RPL) , APTIKOM mengusulkan kolaborasi

dengan KKNI, pemerintah (BAPPEDA LITBANG), rekan sejawat

PSM belum disahkan

SK penyusunan (dari RPL 4 orang)

total dosen RPL ada 5

condro: magister teknologi informasi → software enterprise

solution

galuh boy : magister teknik komputer → software quality

assurance, S1 undip peminatan sistem cerdas

afandi : magister computer science → peminatan jaringan &

embedded system: development spectrum analyzer

indra : magister game tech (development sistem cerdas berubah ke

game for health), health : kebutuhan dasar lebih psikologi & terapi

pada KKNI ada fisika & kimia (menguasai lojik berpikir) utk

problem solving contohnya menghitung CPU panas/tidak

mengasah logika berpikir komputasi fisik & algorithm

pemrograman (8 sks) : 5%

8

penentuan dosen pengampu MK: permohonan ke KK /disesuaikan prosesnya

PSM/S1RPL/004 → penyusunan profil & kompetensi lulusan,

rumusan kompentensi lulusan akan dikaji lagi

rapat koordinasi setiap bulan sekali realnya 1 bulan beberapa kali

2 SISFO Customer sisfo (stakeholder): telkomuniversity → supplier dions, rekanan telkom → vendor sistem (dions) penyedia jaringan yang

dilayani

YPT → pemangku kepentingan penunjang, yang dilayani

mahasiswa (1), dosen&karyawan (2)

mahasiswa : dions reset password , layanan 52 Mbps

PSM/SIF/004 penananganan komplain u/ disesuaikan

sosialisasi batas input nilai

update nilai pindah kewenangan ke akademik (17 juli 2017)

aplikasi/modul di Dions: SDM, PMB, Akademik

pengecekan 1 bulan sekali di awal bulan dicek :

(1) akses point → mas Gun → teknik informatika

(2) router server → pak syariful

Amrullah sistem (dions) → S1

jumlah website yang dikelola : D3 TT, SDM, perpustakaan, PMB

mulai 2016 akun hotspot sdh tdk menggunakan nama tpi NIM

akun wifi dions blog ( < 50% ),elearning 7%

form perencenaan risiko direview kembali

PSM update nilai masih dimiliki SISFO sedangkan real saat ini

dikerjakan akademik

3 Lab

programming

Kaur lab programming

bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kuliah praktikum tetapi

kondisi saat ini kelas teori juga menggunkan lab

mengkoordinir kesiapan & kehandalan praktikum

mengkoordinir kelancaran proses adm praktikum

mengkoordinir penyusunan jadwal penggunaan lab

mengkoordinir rencana pemeliharaan sarana lab

menyusun rencana peningkatan fungsi lab

melakukan evaluasi penyelenggaraan praktikum

melakukan koordinasi dengan dosen praktikum

mengkoordinir inventarisasi barang

Staff = condro kartiko

laboran yang ada saat ini (diah septiani) merangkap sebagai

laboran jarkom. Hal ini dirasa kurang ocupansi lab programming

yang cukup tinggi membutuhkan staff/laboran sendiri. PSM yang

ada di lab programming → ada 14 PSM manajemen risiko :

maintenance → mengecek setiap PC apakah terkena virus atau

tidak

log book sudah ada tetapi belum di isi karena belum ada

peminjaman

9

yang bisa dipinjam adalah PC adanya jeda waktu 15 menit untuk persiapan alat praktikum akibat

dari ini adalah perlu koordinasi dengan prodi & akademik

rekruitmen dilakukan oleh dosen pengampu MK atau jika memang

pada prosedurnya PSM rekruitmen asisten praktikum

selama ini yang sering hilang → mouse, connector

pencegahan yang sudah dilakukan → membuat daftar penggunaan

PC & praktikan, sehingga diperlukan laboran u/ mengecek

kesiapan alat & kesediaan waktu. Pernah mengajukan CCTV utk

lab tapi tidak ada tindakan

perbaikan risiko di PSM 07 karena mirip dengan PSM 01

melihat padatnya jadwal di lab programming maka dosen

disarankan untuk tidak mengubah jadwal praktikum. Buat

visualisasi untuk ketertiban dalam lab

saat ini masih belum ada peralatan yang rusak dan dikarenakan

hanya PC saja alatnya (homogen) jadi lebih mudah

belum ada manajemen risiko untuk PSM “surat keterangan bebas

lab”

karena belum tercantum approvement dari lab programming

penyusunan jadwal praktikum dilakukan jadwal semester yang

melibatkan seluruh dosen pengampu praktikum

Rencana tindakan di PSM no 4 bisa juga digunakan untuk PSM no

11

PSM ini dilakukan karena rendahnya feedback dari mahasiswa

mengisi polling kepuasan di lab programming

isi polling → aspek dosen

→ aspek asisten

→ aspek laboratorium

yang paling rendah adalah aspek dosen pengampu yang jarang

hadir. Namun untuk aspek lab adalah baik

risiko no.1 dihapus saja karena isi modul bukan tanggung jawab

lab

PSM “perubahan modul praktikum” ada pembenaran di flow-chart

4 MANAJEMEN kebijakan karir karyawan dan dosen

masih menggunakan aturan yayasan

pengembangan karyawan ada aturannya

rotasi karyawan dosesn dilakukan di sidang jabatan

reputasi PT dan penelitian ke depan → rekrutasi SDM yang

bereputasi

Pengembangan dosen

pengiriman dosen ke S3

pedoman pengembangan dosen direvisi dengan penambahan

10

guidance prodi yang selaras dg lembaga untuk studi lanjut

5 S1 IF berita acara kegiatan belum disahkan pejabat berwenanang

6 SDM referensi PSM masih YSPT dan ISO 9001-2008

prosedur dosen studi lanjut

dalam prosedur penerimaan karyawan (ST3-TEL/PSM/SDM/004)

memungkinkan dimulai bagian lain (WK-1 dan WK-3)

form evaluasi kontrak karyawan/dosen masih customize dari form

PJ dan dijadikan RM

7 LPPM List manajemen risiko yang sudah ada

PSM ST3-TEL/PSM/LPPM/003

sudah ada pengajuan (rekap) perbulan

alur proses dosen ke LPPM (lampiran barang dan jasa dimasukan

dalam proses)

alur proses laporan pencairan dari bendahara lewat LPPM ke

dosen juga perlu diperbaiki

referensi : ISO-9001-2015 undang-undang dikti

ST3- TEL/PSM/LPPM/2016

Tim seleksi belum ada dan masih SDM LPPM sendiri dan belum

di SK-kan

informasi LPPM diubah ke kaur LPPM dan ditambah narasi

pendaftaran online

referensi diupdate

ST3-TEL/PSM/LPPM/011

alur proses setelah diterbitkan surat tugas dari kaur lppm harusnya

dikembalikan ke tim reviewer

informasi surat keterangan (SK) diganti menjadi surat tugas (ST)

8 S1 TT kompetensi KKNI belum dimasukkan disarankan dalam proses

penyusunan

Seharusnya sebelum melaksanakan workshop penyusunan RIP dan

RENSTRA dilakukan analisa tren terlebih dahulu

Proses pendelegasian pelaksanaan KM kepada unit dibawahnya

tidak jelas dan tidak terukur, sebaiknya risiko ini dihapus sebab

hal ini bukan merupakan risiko unit performansi akan tetapi risiko

unit

Perlu adanya sistem yang mendukung unit performansi dalam

mengumpulkan evidence karena selama ini ada kesulitan dalam

mendapatkan evidence dari unit

11

9 Lab switching Sumberdaya Asisten tidak hadir tepat waktu sehingga mengganggu jalannya

praktikum

permasalahan asisten : ada beberapa asisten “acuh” terhadap

aturan sedikit sekali yang berminat menjadi asisten laboratorium

proses rekruitmen asisten : rekruitmen terbuka, berikan

rekomendasi ke dosen pengampu yang memilih dosen pengampu.

Seleksi : memberikan CV, persyaratan IPK, sudah dapat beasiswa

sulitnya mencari asisten terutama MK tingkat atas, sehingga yang

dipilih adalah mahasiswa yang sudah pernah mengambil MK tsb

(alih jenjang yang notabene sudah bnyk kegiatan)

tindakan pencegahannya: kaderisasi dan selektif dan jika terlambat

dianggap tidak melakukan asistensi (baru rencana)

eviden : absensi asisten ada

honor 30.000/pertemuan (100menit) dosen jarang hadir pada saat

praktikum

Perencanaan

perencaan praktikum: officer lab menunggu data dari kaprodi sisfo

dan akademik baru membuat draf jadwal

PSM persiapan praktikum : ada 2 proses dari perencaan sampai

dengan persiapan praktikum sehingga disarankan dibuat PSM

perencanaan dan PSM persiapan praktikum

kasus kerusakan contohnya TV yg rusak (oleh marketing) sudah 6

bulan tidak ada tindak lanjut

Evaluasi

Evaluasi pelaksanaan praktikum pada form perencanaan risiko

belum lengkap rapat evaluasi praktikum melibatkan asisten, dosen

pengampu, laboran (ada MOMnya)

10 Keuangan Mendokumentasikan perencanaan kegiatan RAPIm institusi untuk

menyusun RKM dan RKA, melengkapi nilai kecenderungan

dampak risiko di poin 1 (overbudget, dlm menyusun anggaran

biaya)

proses verifikasi / approval cukup memakan waktu

- sistem panjar ( form panjar ST3 – Tel/RM/Keu/003 )

saran : segera dibangun/direalisasikan sistem online untuk proses

pengajuan barang/jasa u/ menggantikan form pangajuan

user dapat mengetahui perkembangan pengajuan

12

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan

Hasil dari Audit Mutu Internal (AMI) diharapkan dapat membawa perbaikan bagi institusi

dalam melakukan pelayanan dengan menerapkan persyaratan ISO 9001:2008 untuk

membawa ST3 Telkom untuk beralih status menjadi Institusi Teknologi Telkom (ITTP)

Purwokerto serta mempersiapkan diri untuk transisi ISO ke 9001:2015.

3.2 Saran

Berdasarkan saran perbaikan dari masing-masing Auditor adalah memastikan setiap unit

memiliki, menjalankan, dan selalu melakukan continous improvement pada setiap dokumen

mutunya.

13

Lampiran 1. Daftar Temuan AMI II

AUDITEE STATUS OAI PTK NOTES NOMOR

CATATAN/KETERANGAN OAI PTK

Akademik CLOSE 1 PTK-DS-001 belum adanya prosedur yang mengatur evaluasi perkuliahan

Kerjasama 2 PTK-DS-002 ketidaksesuaian antara PSM dengan realita mekanisme inisiasi

kerjasama eksternal (PSM ST3 TEL/PSM/KJM/002)

tidak/belum melibatkan unit terkait sebagai eksekutor

PTK-DS-003 ketidaksesuaian antara PSM dengan realita mekanisme inisiasi

kerjasama internal (PSM: ST3-TEL/PSM/KJM/001)

tidak/belum melibatkan unit sebagai inisiator

Akademik CLOSE 1 OAI-DS-001 Ketidak sesuaian proses penyusunan jadwal kuliah antara realita

dengan PSM ST3-TEL/PSM/AKA/003

Kerjasama 2 OAI-DS-002 sudah ada prosedur inisiasi kerjasama baik internal maupun

eksternal akan tetapi belum sampai pada tahap implementasi.

Evaluasi kerjasama yang sudah dilakukan lebih ke jumlah

kerjasamanya belum sampai pada kualitas kerjasama yang

berdampak pada kepuasan mitra. (prosedur evaluasi perlu di-

breakdown menjadi 2 yaitu eksternal dan internal)

OAI-DS-003 belum adanya manajemen risiko kerjasama untuk

mengendalikan kesiapan kesepakatan dan implementasi antara

mitra dan unit. (respon time) untuk tindak lanjut kerjasama

untuk minimalisir kegagalan kerja sama perlu diatur

S1 RPL 1 PTK-EI-001 belum adanya perencanaan risiko pada setiap prosedur / proses

yang dimiliki

S1 RPL 1 OAI-EI-001 5 prosedur (PSM/dokumentasi) belum diverifikasi dan daftarkan

kepada UPD dikarenakan isi belum fix

14

S1 RPL 2 perencanaan risiko belum dibuat khusus oleh RPL hanya ada

prodi existing

PSM belum diverifikasi dan belum didaftarkan dikarenakan

blum fix

PSM ada 5 (persepsi) disamakan degan 3 prodi serumpun

prodi RPL SK nya dari tanggal 31 agustus 2016 kegiatan

sempat vakum karena persiapan akreditasi S1 IF, preview visi

misi kurikulum RPP buku pedoman akademik

visi misi S1 RPL:

afandi: visi RPL smart system & technopreneurship →

menetapkan lapangan pekerjaan

kaprodi RPL : technopreneurship bagaimana jualan jasa

software

smarty system : merancang suatu sistem yang cerdas

mengembangkan software dlm sistem kerja

belum ada renstra prodi, menunggu renstra institusi

penyusunan visi misi prodi PSM nya sama dengan PSM

institusi

penomoran dan format disesuaikan

referensi pada ST3- TEL/PSM/S1/RPL/001 belum update

kurikulum belum selesai sampai 90% → konsolidasi prodi

serumpun

perumusan kurikulum : masukan dari bu Inge (dosen senior di

KK informatika ITB fokus RPL) , APTIKOM mengusulkan

kolaborasi dengan KKNI, pemerintah (BAPPEDA LITBANG),

rekan sejawat

PSM belum disahkan

SK penyusunan (dari RPL 4 orang)

total dosen RPL ada 5

condro: magister teknologi informasi → software enterprise

solution

galuh boy : magister teknik komputer → software quality

assurance, S1 undip peminatan sistem cerdas

afandi : magister computer science → peminatan jaringan &

embedded system: development spectrum analyzer

indra : magister game tech (development sistem cerdas berubah

ke game for health), health : kebutuhan dasar lebih psikologi &

terapi

15

pada KKNI ada fisika & kimia (menguasai lojik berpikir) utk

problem solving contohnya menghitung CPU panas/tidak

mengasah logika berpikir komputasi fisik & algorithm

pemrograman (8 sks) : 5%

penentuan dosen pengampu MK: permohonan ke KK

/disesuaikan prosesnya

PSM/S1RPL/004 → penyusunan profil & kompetensi lulusan,

rumusan kompentensi lulusan akan dikaji lagi

rapat koordinasi setiap bulan sekali realnya 1 bulan beberapa

kali

SISFO 2 OAI-EI-002 PSM no. ST3-TEL/PSM/SIF/006 diajukan penghapusan

dokumen ke UPD dan disosialisasikan ke seluruh user bahwa

proses tersebut sudah dikendalikan oleh akademik

SISFO OAI-EI-003 sasaran mutu belum jelas setelah dibuat dokumentasi sasaran

mutu sisfo lalu disosialisasikan ke bawahannya

SISFO 2 Customer sisfo (stakeholder): telkomuniversity → supplier

dions, rekanan telkom → vendor sistem (dions) penyedia

jaringan yang dilayani

YPT → pemangku kepentingan penunjang, yang dilayani

mahasiswa (1), dosen&karyawan (2)

mahasiswa : dions reset password , layanan 52 Mbps

PSM/SIF/004 penananganan komplain u/ disesuaikan

sosialisasi batas input nilai

update nilai pindah kewenangan ke akademik (17 juli 2017)

aplikasi/modul di Dions: SDM, PMB, Akademik

pengecekan 1 bulan sekali di awal bulan dicek :

(1) akses point → mas Gun → teknik informatika

(2) router server → pak syariful

Amrullah sistem (dions) → S1

jumlah website yang dikelola : D3 TT, SDM, perpustakaan,

PMB

mulai 2016 akun hotspot sdh tdk menggunakan nama tpi NIM

akun wifi dions blog ( < 50% ),elearning 7%

form perencenaan risiko direview kembali

PSM update nilai masih dimiliki SISFO sedangkan real saat ini

dikerjakan akademik

16

PERFORMANSI CLOSE 1 OAI-ST-001 pada penetapan nilai kerja individu → proses NKI belum

dilaksanakan karena selama ini NKI terjadi / dilakukan oleh

SDM dimana belum terjadi proses verifikasi NKI dari unit SDM

Lab programming CLOSE 1 OAI-ST-002 belum ada manajemen risiko untuk PSM-10 hal ini dikarenakan

pada form “surat keterangan bebas lab” dari akademik belum

tercantum approvement dari lab programming

Lab programming 1 Kaur lab programming

bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kuliah praktikum

tetapi kondisi saat ini kelas teori juga menggunkan lab

mengkoordinir kesiapan & kehandalan praktikum

mengkoordinir kelancaran proses adm praktikum

mengkoordinir penyusunan jadwal penggunaan lab

mengkoordinir rencana pemeliharaan sarana lab

menyusun rencana peningkatan fungsi lab

melakukan evaluasi penyelenggaraan praktikum

melakukan koordinasi dengan dosen praktikum

mengkoordinir inventarisasi barang

Staff = condro kartiko

laboran yang ada saat ini (diah septiani) merangkap sebagai

laboran jarkom. Hal ini dirasa kurang ocupansi lab

programming yang cukup tinggi membutuhkan staff/laboran

sendiri. PSM yang ada di lab programming → ada 14 PSM

manajemen risiko :

maintenance → mengecek setiap PC apakah terkena virus atau

tidak

log book sudah ada tetapi belum di isi karena belum ada

peminjaman

yang bisa dipinjam adalah PC

adanya jeda waktu 15 menit untuk persiapan alat praktikum

akibat dari ini adalah perlu koordinasi dengan prodi &

akademik

rekruitmen dilakukan oleh dosen pengampu MK atau jika

memang pada prosedurnya PSM rekruitmen asisten praktikum

selama ini yang sering hilang → mouse, connector

pencegahan yang sudah dilakukan → membuat daftar

penggunaan PC & praktikan, sehingga diperlukan laboran u/

mengecek kesiapan alat & kesediaan waktu. Pernah mengajukan

17

CCTV utk lab tapi tidak ada tindakan

perbaikan risiko di PSM 07 karena mirip dengan PSM 01

melihat padatnya jadwal di lab programming maka dosen

disarankan untuk tidak mengubah jadwal praktikum. Buat

visualisasi untuk ketertiban dalam lab

saat ini masih belum ada peralatan yang rusak dan dikarenakan

hanya PC saja alatnya (homogen) jadi lebih mudah

belum ada manajemen risiko untuk PSM “surat keterangan

bebas lab”

karena belum tercantum approvement dari lab programming

penyusunan jadwal praktikum dilakukan jadwal semester yang

melibatkan seluruh dosen pengampu praktikum

Rencana tindakan di PSM no 4 bisa juga digunakan untuk PSM

no 11

PSM ini dilakukan karena rendahnya feedback dari mahasiswa

mengisi polling kepuasan di lab programming

isi polling → aspek dosen

→ aspek asisten

→ aspek laboratorium

yang paling rendah adalah aspek dosen pengampu yang jarang

hadir. Namun untuk aspek lab adalah baik

risiko no.1 dihapus saja karena isi modul bukan tanggung jawab

lab

PSM “perubahan modul praktikum” ada pembenaran di flow-

chart

PERPUSTAKAAN 1 PTK-DK-001 belum ada PSM mengenai penelusuran buku yang belum

kembali

PERPUSTAKAAN 2 OAI-DK-

001

belum ada PSM mengenai catatan identifikasi kerusakan buku

PERPUSTAKAAN OAI-DK-

002

belum ada papan atau media pengumuman informasi terkait

pengisian presensi pengunjung perpustakaan

MANAJEMEN 1 OAI-DK-

003

pedoman rembangdos perlu direvisi dengan penambahan

guidance prodi apa saja yang selaras dg RIP panduan yayasan

(utk bidang 1 dan 2)

evaluasi renbangdos dilakukan diakhir tahun

18

adanya aturan untuk pedoman kesesuaian prodi yang diambil

dengan renbangdos

dewan etik → pada tata kelola senata

ada berbagai macam disiplin yaitu :

- akademik

- komitmen disiplin

aturan-aturan untuk punishment disesuaikan dengan aturan-

aturan yayasan dan saat ini sudah ada aturan-aturan tersebut

MANAJEMEN 1 kebijakan karir karyawan dan dosen

masih menggunakan aturan yayasan

pengembangan karyawan ada aturannya

rotasi karyawan dosesn dilakukan di sidang jabatan

reputasi PT dan penelitian ke depan → rekrutasi SDM yang

bereputasi

Pengembangan dosen

pengiriman dosen ke S3

pedoman pengembangan dosen direvisi dengan penambahan

guidance prodi yang selaras dg lembaga untuk studi lanjut

S1 IF 1 OAI-DK-

004

tidak ada dokumentasi rekaman mutu (RM) yang telah disahkan

pejabat berwenang pada PSM plotting dosen

S1 IF 1 PTK-DK-002 pada PSM penyusunan profil dan kompetensi lulusan belum ada

dokumentasi / rekaman mutu yang sesuai dg alur pada PSM

S1 IF 1 berita acara kegiatan belum disahkan pejabat berwenanang

SDM CLOSE 2 OAI-ES-001 dalam prosedur penerimaan karyawan (ST3-

TEL/PSM/SDM/004) memungkinkan dimulai bagian lain (WK-

1 dan WK-3)

SDM CLOSE OAI-ES-002 form evaluasi kontrak karyawan/dosen masih customize dari

form PJ dan dijadikan RM

19

SDM referensi PSM masih YSPT dan ISO 9001-2008

prosedur dosen studi lanjut

dalam prosedur penerimaan karyawan (ST3-

TEL/PSM/SDM/004) memungkinkan dimulai bagian lain (WK-

1 dan WK-3)

form evaluasi kontrak karyawan/dosen masih customize dari

form PJ dan dijadikan RM

LPPM 3 OAI-ES-003 alur proses PSM publikasi ilmiah, proses pencairan dan laporan

pencairan perlu diperbaiki

LPPM OAI-ES-004 pada PSM pengajuan HKI, informasi LPPM diubah ke kaur

LPPM dan ditambah narasi pendaftaran online

LPPM OAI-ES-005 - PSM tim reviewer PPM alur proses diterbitkan surat tugas

harus distribusikan ke tim reviewer - informasi

di alur proses surat keterangan (SK) diganti surat tugas

LPPM List manajemen risiko yang sudah ada

PSM ST3-TEL/PSM/LPPM/003

sudah ada pengajuan (rekap) perbulan

alur proses dosen ke LPPM (lampiran barang dan jasa

dimasukan dalam proses)

alur proses laporan pencairan dari bendahara lewat LPPM ke

dosen juga perlu diperbaiki

referensi : ISO-9001-2015 undang-undang dikti

ST3- TEL/PSM/LPPM/2016

Tim seleksi belum ada dan masih SDM LPPM sendiri dan

belum di SK-kan

informasi LPPM diubah ke kaur LPPM dan ditambah narasi

pendaftaran online

referensi diupdate

ST3-TEL/PSM/LPPM/011

alur proses setelah diterbitkan surat tugas dari kaur lppm

harusnya dikembalikan ke tim reviewer

informasi surat keterangan (SK) diganti menjadi surat tugas

(ST)

20

S1 TT CLOSE 2 OAI-ES-006 alur proses pada PSM ada perbaikan informasi dialur flow chart

S1 TT CLOSE OAI-ES-007 form sistem mutu evaluasi kompetensi belum ada nomor

dokumen (RM)

S1 TT 4 kompetensi KKNI belum dimasukkan disarankan dalam proses

penyusunan

Seharusnya sebelum melaksanakan workshop penyusunan RIP

dan RENSTRA dilakukan analisa tren terlebih dahulu

Proses pendelegasian pelaksanaan KM kepada unit dibawahnya

tidak jelas dan tidak terukur, sebaiknya risiko ini dihapus sebab

hal ini bukan merupakan risiko unit performansi akan tetapi

risiko unit

Perlu adanya sistem yang mendukung unit performansi dalam

mengumpulkan evidence karena selama ini ada kesulitan dalam

mendapatkan evidence dari unit

PEMASARAN CLOSE 1 PTK-SP-001 - tidak bisa menunjukkan controlled copy (hard copy) -

barus bisa menunjukkan sofcopy

PEMASARAN 2 OAI-SP-001 buku pedoman PMB perlu perbaikan konten sehingga bisa

menjadi pedoman tim PMB secara keseluruhan

PEMASARAN OAI-SP-002 belum ada dokumen yang menunjukkan evaluasi dan langkah

terkait dengan risiko rasio registrasi dan pendaftar yang

dinyatakan diterima (lulus)

SPM CLOSE 1 PTK-SP-002 dokumen ST3-TEL/RM/SPM/032 ditemukan belum diberi

nama oleh penandatangan dokumen

S1 SI CLOSE 1

21

KEMAHASISWAAN CLOSE 1 PTK-IH-001 konten PSM belum diupdate dan belum mencakup semua.

proses visitasi belum ada

KEMAHASISWAAN CLOSE 3 OAI-IH-001 proses yang tertera pada PSM belum sesuai dengan

implementasi terkait pengjuan klaim asuransi

KEMAHASISWAAN CLOSE OAI-IH-002 dokumen PSM mawapres malah berisi PSM beasiswa

mahasiswa yang tidak lulus seleksi proses selanjutnya

bagaimana

KEMAHASISWAAN CLOSE OAI-IH-003 pada PSM PKM, tim PKM sebaiknya diganti pembimbing

PKM ditambahkan proses pengajuan proposal PKM dan

pembuatan SK pembimbing PKL

SEKMEN CLOSE 1 PTK-IH-002 tidak ada PSM penomoran surat dan SK padahal risiko besar di

tabel manajemen risiko

SEKMEN CLOSE 3 OAI-IH-004 PSM no. ST3-TEL/PSM/SEKMEN/06 pendelegasian workshop

perlu dilakukan perbaikan PSM disesuaikan dengan

implementasi dan tanggung jawab

SEKMEN CLOSE OAI-IH-005 PSM ST3-TEL/PSM/SEKMEN/005 tentang agenda rapat perlu

disesuaikan dengan implementasinya

SEKMEN CLOSE OAI-IH-006 PSM no ST3-TEL/PSM/SEKMEN/004 MoM

- arah panah setelah mengedi MoM terbalik - tidak

perlu menerima dan mengecek, cukup mengecek saja untuk

manajemen

Lab switching CLOSE 1 OAI-YD-

001

PSM persiapan praktikum dipisah jadi 2 PSM yaitu perencanaan

praktikum dan persiapan praktikum

Lab switching 1 Sumberdaya

Asisten tidak hadir tepat waktu sehingga mengganggu jalannya

praktikum

permasalahan asisten : ada beberapa asisten “acuh” terhadap

aturan sedikit sekali yang berminat menjadi asisten

laboratorium

proses rekruitmen asisten : rekruitmen terbuka, berikan

rekomendasi ke dosen pengampu yang memilih dosen

22

pengampu. Seleksi : memberikan CV, persyaratan IPK, sudah

dapat beasiswa

sulitnya mencari asisten terutama MK tingkat atas, sehingga

yang dipilih adalah mahasiswa yang sudah pernah mengambil

MK tsb (alih jenjang yang notabene sudah bnyk kegiatan)

tindakan pencegahannya: kaderisasi dan selektif dan jika

terlambat dianggap tidak melakukan asistensi (baru rencana)

eviden : absensi asisten ada

honor 30.000/pertemuan (100menit) dosen jarang hadir pada

saat praktikum

Perencanaan

perencaan praktikum: officer lab menunggu data dari kaprodi

sisfo dan akademik baru membuat draf jadwal

PSM persiapan praktikum : ada 2 proses dari perencaan sampai

dengan persiapan praktikum sehingga disarankan dibuat PSM

perencanaan dan PSM persiapan praktikum

kasus kerusakan contohnya TV yg rusak (oleh marketing) sudah

6 bulan tidak ada tindak lanjut

Evaluasi

Evaluasi pelaksanaan praktikum pada form perencanaan risiko

belum lengkap rapat evaluasi praktikum melibatkan asisten,

dosen pengampu, laboran (ada MOMnya)

Lab bahasa 1 OAI-YD-

005

memperbaiki job-desc di SOTK sebagai kaur lab bahasa

Lab komputer 3 OAI-YD-

002

RM permohonan perbaikan/penggantian alat dilengkapi dengan

Kabag lab

Lab komputer OAI-YD-

003

PSM perbaikan / penggantian alat lab harus direvisi (

menghapus unsur dosen pengampu, merubah koord lab dg kaur

lab )

Lab komputer OAI-YD-

004

PSM persiapan praktikum disederhanakan karena sudah ada di

PSM penyusunan jadwal praktikum

23

Lab komputer 1 PTK-YD-001 belum dibuat laporan/pengajuan perbaikan barang yg rusak

sesuai dengan PSM yaitu setelah inventarisasi barang

Keuangan 2 Mendokumentasikan perencanaan kegiatan RAPIm institusi

untuk menyusun RKM dan RKA, melengkapi nilai

kecenderungan dampak risiko di poin 1 (overbudget, dlm

menyusun anggaran biaya)

proses verifikasi / approval cukup memakan waktu

- sistem panjar ( form panjar ST3 – Tel/RM/Keu/003 )

saran : segera dibangun/direalisasikan sistem online untuk

proses pengajuan barang/jasa u/ menggantikan form pangajuan

user dapat mengetahui perkembangan pengajuan

Lab jarkom CLOSE 2 PTK-EW-001 Deskripsi / acuan syarat-syarat menjadi asisten lab/sub-lab

belum ada

Lab jarkom CLOSE PTK-EW-002 Rekaman / daftar penerima surat bebas lab belum ada (untuk

sekarang siapkan form saja)

Lab jarkom CLOSE 2 OAI-EW-

001

Laporan / dokumentasi penyelenggaraan praktikum belum ada

pengesahan dari pimpinan

Lab jarkom CLOSE 2 OAI-EW-

002

daftar inventaris lab belum disahkan

D3 TT 1 PTK-EW-003 rencana kerja tim kurikulum 2017 belum ada acuan waktu

pelaksanaan tidak terkontrol (time line belum ada)

Kewirausahaan 1 PTK-EW-004 tidak ada dokumentasi rencana/target yang dipakai sebagai

acuan penyusunan program kerja di kewirausahaan

Kewirausahaan 1 OAI-EW-

003

laporan kegiatan kewirausahaan disusun dan dirapikan sesuai

format acuan laporan yang dipergunakan

CDC CLOSE 4 PTK-DJ-001 PSM /CDC/006 → belum disahkan

CDC PTK-DJ-002 buku pedoman & bimbingan belum disahkan oleh SPM,

tambahkan mengenai PSM-PSM yang ada di CDC

CDC CLOSE PTK-DJ-003 tidak bisa menunjukkan bukti kunjungan ke industri

CDC CLOSE PTK-DJ-004 tidak bisa menunjukkan PSM sistem evaluasi lulusan

24

CDC 1 OAI-DJ-001 web CDC sudah ada untuk menu “alumni tracer” tinggal

ditambahkan bagaimana alumni bisa mengisi data

Lab TETD 5 PTK-DJ-001 tidak bisa menunjukkan PSM okupansi

Lab TETD PTK-DJ-002 RM / LAB / 002 belum lengkap (tdk ada ttd di bagian petugas

pembuka, penutup kunci pintu, no inventari blm di isi) →

peminjam heryawan P

Lab TETD PTK-DJ-003 RM / LAB 008 belum lengkap (tidak ada ttd paraf pada asisten

dan dosen praktikum) -> MK Mikrokontroller

Lab TETD PTK-DJ-004 RM / LAB/ 005: Form nya tidak sesuai dengan pelaksanaannya

-> MK Prak Elektronika

Lab TETD PTK-DJ-005 RM / LAB / 006 pada point “mengetahui” tidak sama dng yang

digunakan & tdk ada ttd → MK prak mikro

Lab TETD PTK-DJ-006 RM / LAB / 006 : form persiapan praktikum MK mikro (blm

dibubuhkan ttd ), peralatan yg digunakan tidak diisi, no blm

sesuai dr form dng isian

Lab TETD PTK-DJ-007 RM / LAB / 026 : form pendaftaran calon asisten praktikum

belum lengkap ( tdk ada foto )

25

Lampiran 2. Jadwal Audit Internal

26

27

28

Lampiran 3. Daftar Hadir dan MoM (Koordinasi Auditor Internal, Opening dan Closing

Meeting)

29

30

Lampiran 4. Materi Opening dan Closing Meeting