lampiran menghantar emel sekolah

7/30/2019 Lampiran Menghantar Emel Sekolah

1/7Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangorppkjps2012

Lampiran 1

PANDUAN MENGHANTAR E-MEL

a) Surat Siaran/Pekeliling daripada Kementerian Pelajaran Malaysia dan agensi lain

Buat surat iringan yang akan ditandatangan oleh

Pengarah Pelajaran Selangor/Timbalan Pelajaran Selangor/ Ketua Sektor

Surat yang telah ditandatangan dan surat siaran/pekeliling perlu diimbas menggunakan mesin

pengimbas untuk menukar surat menjadi format PDF atau Imej (jpg)

Lampirkan surat iringan dan surat siaran/pekeliling.File lampiran tidak boleh melebihi 25 mb

jika lebih , perlu dimampatkan (compress) dengan sistem winzip atau winrar

Pegawai bertanggungjawab akan merangka ayat untuk ditulis pada e-mel.

(Ayat yang digunakan perlulah ringkas dan mudah difahami)

Nyatakan juga kepada siapa e-mel ditujukan. Cthnya :-

Kepada Ketua Sektor/Kepada Pengetua dan Guru Besar/ Penolong Kanan dsb

Nyatakan juga jenis tindakan samada Makluman atau Tindakan Segera

(Rujuk lampiran a contoh ayat dan format emel)Nyatakan nama dan jawatan penghantar)

Ayat yang dirangka perlu disemak dan diperaku oleh Ketua Sektor/Ketua Sektor/Pengetua/Guru

Besar sebelum dihantar ke penerima

Setelah diluluskan, maklumat dihantar kepada penerima

Pastikan alamat penerima betul

(hanya alamat emel penerima yang rasmi sahaja digunakan)

Tentukan kaedah bagaimana hendak mengenalpasti emel telah dibaca oleh penerima

(rujuk Lampiran Teknikal-Lampiran 3)



Lampiran 2


b) Surat daripada JPN ke sekolah dan daripada sekolah ke JPN

Buat surat iringan yang akan ditandatangan oleh

Pengarah Pelajaran Selangor/Timbalan Pelajaran Selangor/ Ketua Sektor (JPN)

Pengetua/Guru Besar (sekolah)

Surat yang telah ditandatangan dan surat siaran/pekeliling perlu diimbas menggunakan mesin

pengimbas untuk menukar surat menjadi format PDF atau Imej (jpg)

Lampirkan surat tersebut di dalam emel.File lampiran tidak boleh melebihi 25 mb jika lebih ,perlu dimampatkan (compress) dengan sistem winzip atau winrar




Kepada Ketua Sektor/Kepada Pengetua dan Guru Besar/ Penolong Kanan dsb

Nyatakan juga jenis tindakan samada Makluman atau Tindakan Segera(Rujuk lampiran a contoh ayat dan format emel)

Nyatakan nama dan jawatan penghantar)










Lampiran 3


c) Permintaan Mengisi Maklumat (Daripada JPN ke Sekolah)

Buat surat arahan yang berkaitan dan ditandatangan olehPengarah Pelajaran Selangor/Timbalan Pelajaran Selangor/ Ketua Sektor (JPN)

(Pastikan surat arahan jelas dan mudah difahami oleh penerima untuk mengisi maklumat di

dalam sistem yang diberi)

Surat yang telah ditandatangan perlu diimbas menggunakan mesin pengimbas untuk menukar

surat menjadi format PDF atau Imej (jpg)

Lampirkan surat arahan dan program yang perlu diisi oleh penerima. Kaedah yang paling baikadalah menggunakan program MS Excel

Program ini mudah dan tidak terlalu bear saiznya

File lampiran tidak boleh melebihi 25 mb jika lebih , perlu dimampatkan (compress) dengan

sistem winzip atau winrar



Nyatakan juga kepada siapa e-mel ditujukan. Cthnya :-Kepada Pengetua dan Guru Besar/ Penolong Kanan dsb


(Rujuk lampiran a contoh ayat dan format emel)











Lampiran 4


d) Panduan Menghantar Maklumat dalam sistem ke JPN oleh Pihak Sekolah

Muat turun sistem yang diterima menerusi emel daripada pihak JPN beserta surat arahan danPanduan Mengisi Maklumat (jika ada)

Isi maklumat yang diperlukan di dalam sistem.

Setelah siap , sistem ini perlu dimampatkan (compress) dengan sistem winzip atau winrar

sekiranya file sistem tersebut bersaiz melebih 25Mb

Buat surat iringan yang berkaitan dan ditandatangan oleh

Pengetua/Guru Besar

Surat yang telah ditandatangan perlu diimbas menggunakan mesin pengimbas untuk menukar

surat menjadi format PDF atau Imej (jpg)

Lampirkan surat tersebut di dalam emel.File lampiran tidak boleh melebihi 25 mb jika lebih ,

perlu dimampatkan (compress) dengan sistem winzip atau winrar

Pegawai bertanggungjawab akan merangka ayat untuk ditulis pada e-mel.(Ayat yang digunakan perlulah ringkas dan mudah difahami)


Kepada Pengarah/Ketua Sektor dsb


(Rujuk lampiran a contoh ayat dan format emel)


Setelah diluluskan, maklumat dihantar kepada penerimaPastikan alamat penerima betul






Lampiran 5


e) Panduan Mengisi Maklumat di dalam sistem Google Docs

Apabila menerima emel yang memerlukan pihak sekolah mengisi maklumat di dalam sistem

berasaskan Google Docs

Pegawai bertanggungjawab perlu memahami arahan yang diemel kepada sekolah.

Capaian sistem ini tidak boleh dibuat di luar emel sekolah.

Klik pada capai urlyang disertakan di dalam emel.

Satu paparan samada dalam bentuk boring (Form) atau Helaian elektronik (spreadsheet)akan muncul

Isi maklumat yang dikehendaki pada ruangan-ruangan yang disediakan.

Setelah siap mengisi maklumat yang dikehendaki klik butan SUBMIT

Maklumat sekolah akan diterima oleh pihak JPN.

Elakkan daripada mengisi maklumat berulangkali kerana setiap kali butang submit ditekan

maklumat akan dihantar lebih daripada sekali.Pastikan semua maklumat yang diperlukan dikumpul terlebih dahulu sebelum mengisi ke dalam

sistem Google Docs

Pihak sekolah tidak perlu menjawab emel seperti ini



Lampiran 6

PERANAN PEGAWAI PEMBUKA E-MEL

1. Membuka e-mel 3 kali sehari iaitu :a) Sekali pada waktu pagib) Sekali pada waktu tengaharic) Sekali pada waktu petang

2. Apabila membuka e-mel, pegawai yang bertanggungjawab perlu :-a) Mencetak emel yang diterima (Klik logo printer dipenjuru atas sebelah kanan)b) Pegawai pembuka e-mel perlu memuat turun semua lampiran yang disertakan untuk

dicetak, dicop tarikh penerimaan dan diserahkan kepada Pengetua/Guru Besar

untuk diminitkan kepada pegawai yang terlibat dan untuk dibuat tindakan

c) Sekiranya e-mel yang dihantar perlu dijawab menggunakankan kaedahRequest read receiptsila rujuk Lampiran Teknikal -Lampiran 2 (Paparan pada

penerima e-mel selepas membuka e-mel ) Tak perlu klik reply

d) Sekiranya e-mel yang dihantar perlu dijawab dalam bentuk capai url yang diberi(dalam bentuk google docs). Pegawai yang terlibat perlu klik capaian yang

diarahkan dan jawab borang yang diberi kemudian klik Submit

e) Capaian yang diberi hanya boleh diakses daripada e-mel rasmi sekolah yangmenggunakan domain @btpnsel.edu.my TIDAK boleh dibuka daripada alamat e-meldaripada domain @moe.gov.my atau @gmail.com atau @yahoo.com dan

sebagainya.

f) Semua e-mel perlu dijawab dalam tempoh 2 hari daripada tarikh diterima.3. Memadam e-mel yang lama.

i) Menjadi tanggungjawab pegawai membuka e-mel untuk memastikan inboxe-mel tidak penuh.

ii) Buang e-mel yang dirasakan sebagai sampah dan yang tidak berkaitan denganorganisasi.

iii) Backup secara berkala e-mel yang lama di dalam PC atau CD untuk rujukan.


7/7Garis Panduan Pengurusan emel Jabatan Pelajaran Selangor dan Sekolah-Sekolah Negeri Selangor

Lampiran a

Contoh Penghantaran Emel

(TINDAKAN SEGERA)

Assalamualaikum / Salam 1 Malaysia

Kepada :

Pengetua/Guru Besar

Tuan,

Merujuk perkara di atas, diharap pihak tuan dapat mengambil tindakan segera

berdasarkan surat yang dilampirkan

Sekian terima kasih

..

(MOHD ZAKIYUDDIN BIN ABDUL HAMID)

Peno;ong Pengarah Kanan

Sektor Pengurusan Maklumat dan ICT,

Jabatana Pelajaran Selangor

No. Tel : 0355182148

Emel : [email protected]

[email protected]

Nyatakan bentuk

tindakan samada

TINDAKAN SEGERA atau

MAKLUMAN

Nyatakan kepada siapa emel ditujukan

(untuk tindakan siapa)

Ayat hendaklah ringkas dan jelas,

nyatakan apa yang perlu penerima

lakukan

Nyatakan nama pengirim, jawatan,

sektor dan no telefon
mailto:[email protected]:[email protected]

lampiran menghantar emel sekolah

Documents