manual pengguna sistem penyiasatan gunastaging.stats.gov.my/ejob/download/manual pengguna (modul...
TRANSCRIPT
Bahagian Pengurusan Maklumat
Jabatan Perangkaan Malaysia
Blok C6, Kompleks C,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,
62514 PUTRAJAYA.
Manual Pengguna Sistem Penyiasatan Guna
Tenaga Suku Tahunan [Modul Ibu Pejabat & JP
Negeri]
MANUAL PENGGUNA
1. AKSES DARI LAMAN WEB JABATAN
2. PILIHAN BAHASA
3. LOGIN MASUK
4. MODUL-MODUL UTAMA
a. PENYELENGGARAAN AKAUN
b. PERGERAKAN PENYIASATAN
c. LAPORAN
d. PENGURUSAN DATA
e. PENGURUSAN EMEL
f. PENGISIAN BORANG SURVEY
g. HUBUNGI KAMI
1. AKSES DARI LAMAN WEB JABATAN
a. Untuk capaian ke sistem, taip www.statistics.gov.my pada pelayar web
b. Pilih menu RESPONDEN seperti antaramuka di bawah.
c. Pautan ke Sistem Penyiasatan Guna Tenaga Suku Tahunan akan dipaparkan pada skrin
seperti rajah di bawah. Klik pada pautan tersebut dan antaramuka utama sistem akan
dipaparkan.
2. PILIHAN BAHASA
Pilihan bahasa ‘Bahasa Malaysia’ atau ‘English’ ada pada paparan utama sistem seperti
rajah di atas.
3. LOGIN MASUK
a. Untuk login sistem masukkan ID PENGGUNA dan KATA LALUAN pada antaramuka
seperti di bawah dan slaid gelangsar pada paparan untuk membolehkan anda klik butang
login.
b. Seterusnya paparan berikut akan dipaparkan. Klik butang Log Masuk (Login) dan paparan
seterusnya akan dipaparkan.
c. Setelah login berjaya, paparan antaramuka berikut akan dipaparkan. Sila pilih Tahun &
Suku yang diperlukan sebelum meneruskan untuk menggunakan sistem ini.
d. Berikut adalah antaramuka yang akan dipaparkan setelah Tahun & Suku yang diperlukan
dipilih.
e. Untuk menukar pilihan Tahun & Suku, gerakkan tetikus pada Survey Aktif Suku XX,
Tahun YYYY, klik pada penyataan tersebut dan pilihan Tahun dan Suku seperti langkah
(d) akan dipaparkan.
4. MODUL-MODUL UTAMA
a. Berikut adalah antaramuka paparan menu utama bagi Admin Ibu Pejabat, Subject
Matter Division (SMD) dan JP Negeri (Admin, Operasi dan Prosesan).
b. Pada antaramuka tersebut, pihak Admin Ibu Pejabat, Subject Matter Division (SMD)
dan JP Negeri (Admin) boleh memantau pengguna yang sedang aktif menggunakan
sistem. Bagi paparan responden yang sedang aktif, sistem juga memaparkan
maklumat detail bagi responden tersebut iaitu Nama Pertubuhan, Nama Pegawai
dan No. Telefon (Rujuk antaramuka di bawah). Tujuan paparan tersebut bagi
memudahkan pihak admin menghubungi pihak responden bagi sebarang bantuan
dan pertanyaan.
c. Untuk memantau status pelaksanaan penyiasatan secara ringkas, klik ikon pada
bar STATUS PENYIASATAN dan CARA TERIMA.
d. Bagi JP Negeri (Admin, Operasi dan Prosesan), antaramuka berikut akan dipaparkan.
Ringkasan STATUS PENYIASATAN dan CARA TERIMA adalah mengikut Negeri dan
Pejabat Operasi.
e. Bagi Admin Ibu Pejabat, paparan status adalah keseluruhan kes penyiasatan
mengikut Negeri dan bagi Admin SMD, paparan status adalah kes di bawah kod
penyiasatan SMD mengikut Negeri sahaja.
f. Pada paparan antaramuka di atas, tapisan status kes juga boleh dilaksanakan
mengikut Kod Penyiasatan. Pada ruangan carian yang disediakan, taipkan Kod
Penyiasatan atau Keterangan Penyiasatan dan tekan butang , jadual
akan memaparkan status kes mengikut Kod Penyiasatan dan Negeri.
g. Walaubagaimanapun, bagi Admin SMD yang bertanggungjawab kepada satu Kod
Penyiasatan sahaja, tapisan status kes tidak boleh dilaksanakan.
h. Berikut adalah menu yang boleh dicapai dalam sistem ini mengikut peringkat
capaian yang ditentukan :
i. PENYELENGGARAAN AKAUN
ADMIN
- Modul ini membenarkan Admin Ibu Pejabat dan Admin JP
Negeri mencipta ID bagi pengguna peringkat Admin Negeri,
Prosesan dan Operasi.
- Klik pada Akaun Penyenggaraan dan Klik pada Menu Admin,
paparan antaramuka seperti di bawah akan dipaparkan.
- Isi kesemua maklumat yang diperlukan dan klik butang DAFTAR.
Setelah maklumat berjaya didaftarkan senarai ID Pengguna akan
dipaparkan pada senarai jadual seperti berikut :
Medan Level merujuk kepada peringkat capaian Pengguna iaitu : SA – Super Admin AN – Admin Negeri OP – Operasi PR - Prosesan SMD HQ - SMD HQ
RESPONDEN
- Modul ini membenarkan Admin Ibu Pejabat dan Admin JP
Negeri untuk set semula kata laluan bagi responden sekiranya
responden terlupa kata laluan atau pegawai bertanggungjawab
di pihak responden telah bertukar.
- Modul ini tidak boleh dicapai oleh Admin SMD dan JP Negeri
Peringkat Operasi dan Prosesan.
- Klik pada Akaun Penyenggaraan dan Klik pada Menu Responden,
paparan antaramuka seperti di bawah akan dipaparkan.
- Pada antaramuka tersebut, carian maklumat responden boleh
diperolehi menggunakan NEWSS ID atau Nama atau Status.
Masukkan maklumat carian yang dikehendaki dan klik butang
Carian.
- Maklumat hasil carian akan dipaparkan pada paparan
antaramuka seperti di bawah. Pada paparan jadual tersebut,
medan STATUS merujuk kepada :
1) ACTIVE – Responden telah mengaktifkan akaun untuk
mengisi soal selidik secara online dan kata laluan hanya
boleh di set semula bagi responden berstatus ACTIVE.
2) NOT REGISTER – Responden belum mengaktifkan akaun
untuk mengisi soal selidik secara online.
- Untuk set semula kata laluan, klik butang
dan antaramuka berikut akan dipaparkan.
- Masukkan alamat emel responden dan sistem akan menghantar
katalaluan yang baru kepada responden berkenaan.
- Berikut adalah contoh kandungan emel penukaran katalaluan
yang dihantar kepada responden.
AKAUN SAYA
- Modul ini membenarkan anda mengemaskini maklumat
profil dan menukar kata laluan.
- Klik pada Akaun Penyenggaraan dan Klik pada Menu Akaun
Saya, paparan antaramuka seperti di bawah akan
dipaparkan.
- Isi maklumat yang diperlukan dan klik butang
untuk mengemaskini maklumat
profil dan klik butang
untuk menukar kata laluan.
ii. PERGERAKAN SURVEY
- Modul ini membolehkan pemantauan pergerakan survey kes di
bawah tanggungjawab negeri atau kod penyiasatan masing-masing.
Klik pada menu PERGERAKAN SURVEY dan paparan antaramuka di
bawah akan dipaparkan.
- Pada antaramuka di atas, carian kes responden boleh diperolehi
menggunakan NEWSS ID , Nama, Kod Penyiasatan, Pejabat Operasi,
Status Penyiasatan, Kod Respon atau Kod Cara Terima . Masukkan
maklumat carian yang dikehendaki dan klik butang Carian. Hasil
carian akan dipaparkan dalam jadual seperti di bawah.
- Pada paparan tersebut, pemantauan boleh dilaksanakan mengikut
maklumat status kes, pejabat operasi, status respon atau cara
terima kes tersebut. Untuk menyemak maklumat pengisian soal
selidik, klik pada ikon pada medan VIEW/EDIT SURVEY.
Selain itu, pihak admin juga boleh mencetak borang soal selidik
dengan klik pada ikon pada medan PRINT SURVEY.
- Bagi borang soal selidik yang berstatus Draf, pihak Admin Ibu
Pejabat dan Admin SMD tidak boleh melaksanakan pengisian atau
pengemaskinian. Pihak admin Ibu Pejabat dan Admin SMD hanya
boleh melaksanakan pengemaskinian sekiranya borang soal selidik
berstatus Selesai.
- Pihak JP Negeri (Peringkat Operasi dan Prosesan) boleh
melaksanakan pengemaskinian borang bagi kesemua status kes iaitu
Draf, Dalam Tindakan Operasi atau Dalam Tindakan Prosesan.
Hanya borang soal selidik berstatus Selesai tidak boleh dikemaskini
oleh pihak Admin JP Negeri.
- Sekiranya perlu untuk melaksanakan pengemaskinian, pihak Admin
JP Negeri boleh menghubungi Admin Ibu Pejabat atau Admin SMD
supaya menukar status tersebut dan pengemaskinian boleh
dilaksanakan.
- Hanya pihak JP Negeri (Admin dan Prosesan) yang boleh
menyelesaikan kes responden iaitu dengan menukar status kepada
Selesai.
- Bagi pengisian Soalan 1 hingga Soalan 8 dan Maklumat Pengesahan
boleh rujuk kepada Manual Pengguna (Responden).
iii. LAPORAN
- Modul ini membolehkan pengguna untuk menjana laporan
berkaitan.
- Modul ini tidak boleh dicapai oleh JP Negeri (Peringkat Operasi dan
Peringkat Prosesan).
- Pada menu sistem seperti rajah di bawah, klik pada menu Laporan
dan antaramuka pilihan laporan akan dipaparkan.
- Pada antaramuka pilihan laporan seperti di bawah, pilih Jenis
Laporan, Bilangan Row/Page, Tahun dan Suku Tahun. Kesemua
pilihan tersebut adalah pilihan mandatori. Bilangan Row/Page
adalah bilangan rekod yang akan dipaparkan pada laporan yang
akan dijana.
- Selain itu, laporan yang akan dijana juga boleh ditapis berdasarkan
pilihan Negeri, Kod Industri, Kod Penyiasatan dan Status
Penyiasatan. Pilihan ini boleh dipilih lebih daripada satu pilihan.
- Setelah kesemua pilihan dipilih, klik butang untuk
memaparkan laporan. Contoh paparan laporan adalah seperti
antaramuka di bawah.
- Untuk eksport paparan laporan ke dalam format Excel, klik ikon
. Selain itu, laporan juga boleh dipaparkan pada Windows
baru. Untuk memaparkan laporan pada Windows baru klik ikon
.
- Bilangan rekod yang dipaparkan adalah berdasarkan bilangan
row/page yang dipilih. Untuk memaparkan rekod-rekod seterusnya,
boleh menggunakan ikon bar seperti rajah di bawah.
iv. PENGURUSAN DATA
- Modul ini membenarkan pengguna mengeksport keseluruhan pangkalan
data Penyiasatan Guna Tenaga Suku Tahun yang telah ditangkap oleh
pihak responden dan JP Negeri. Data akan dieksport dalam format excel.
- Modul ini tidak boleh dicapai oleh JP Negeri (Peringkat Operasi dan
Peringkat Prosesan).
- Pada Menu Utama sistem seperti rajah di bawah, klik pada Lain-lain dan
klik pada Pengurusan Data
- Seterusnya, paparan seperti rajah di bawah akan dipaparkan.
Terdapat dua tab pada paparan tersebut iaitu :
a. Generate Data
b. List Export
Generate Data
i. Tujuan sub modul ini adalah untuk menjana keseluruhan
data penyiasatan sehingga tarikh terkini.
ii. Tab ini hanya boleh diakses oleh Admin di Ibu Pejabat
sahaja.
iii. Pilih Tahun & Suku bagi data yang hendak dijana, seterusnya
tekan butang Generate Data
iv. Keseluruhan data akan dijana dan data boleh dieksport pada
senarai dalam tab List Export.
List Export
i. Tujuan sub modul ini adalah untuk paparan senarai data
yang telah dijana.
ii. Klik pada butang Reload Page untuk mendapatkan senarai
paparan yang terkini.
iii. Pada sub modul Details, keseluruhan data termasuk suku
tahun sebelum akan dijana dan boleh dieksport kepada
Excel.
Bilangan rekod bagi pangkalan data yang telah dijana. Contoh : Details (Pangkalan Data Keseluruhan ) – 7445 rekod Job ( Senarai perincian Jawatan) – 3 rekod Branch (Senarai perincian Branch) – 371 rekod
Klik butang ini untuk eksport keseluruhan pangkalan data
Klik butang ini untuk eksport senarai perincian jawatan
Klik butang ini untuk eksport senarai perincian Branch
v. PENGURUSAN EMEL
- Modul ini membenarkan pihak Admin JP Negeri melaksanakan
pengurusan penghantaran emel kepada pihak responden.
- Modul ini tidak boleh dicapai oleh Admin SMD dan JP Negeri (Peringkat
Operasi dan Peringkat Prosesan).
- Pada Menu Utama sistem seperti rajah di bawah, klik pada Lain-lain dan
klik pada Pengurusan Email
- Seterusnya, antaramuka seperti di bawah akan dipaparkan.
Terdapat dua tab pada antaramuka tersebut iaitu:
a. New Mail
b. Archives
New Mail
- Tujuan submodul ini bagi membolehkan Admin JP Negeri
menghantar email kepada pihak responden.
- Pihak Admin JP Negeri perlu memilih bahasa yang akan
digunakan untuk penulisan email seperti antaramuka di
bawah.
- Terdapat dua template email yang boleh dipilih seperti pada
menu di bawah iaitu :
Kandungan template email adalah berdasarkan pilihan
bahasa yang dipilih pada Langkah (ii).
a. Email peringatan (A reminder to submit a survey)
Template berikut adalah format standard yang akan
dimasukkan ke dalam isi kandungan email sekiranya
memilih template email peringatan.
Walaubagaimanapun, kandungan tersebut boleh
diubahsuai mengikut kesesuaian.
XX adalah maklumat First Quarter atau Second Quarter
dan sebagainya.
YY adalah maklumat tarikh akhir penghantaran respon.
Responden yang dihormati,
{{NEWSSID}} – {{companyName}}
Adalah dimaklumkan bahawa Jabatan Perangkaan Malaysia masih belum menerima soal selidik Penyiasatan Guna Tenaga Suku Tahunan daripada syarikat tuan/puan untuk XX.
Kami amat menghargai maklum balas syarikat tuan/puan sebelum YY. Kerjasama yang diberikan amatlah dihargai.
b. Email penghargaan (Appreciation for the coorperation
given)
Template berikut adalah format standard yang akan
dimasukkan ke dalam isi kandungan email sekiranya
memilih template email penghargaan.
Walaubagaimanapun, kandungan tersebut boleh
diubahsuai mengikut kesesuaian.
- Terdapat beberapa pilihan senarai penerima email seperti di
bawah :
a. Kesemua Responden (All Respondend)
b. Responden yang telah menghantar respon (Received
Response)
c. Responden yang belum menghantar respon
(Respondent That Not Respond)
d. Email pilihan (Custom Email)
Email akan dihantar kepada responden berdasarkan senarai
penerima email yang dipilih. Senarai nama responden
adalah senarai responden mengikut suku tahun yang dipilih
dalam pilihan suku tahun dan akan diambil dari pangkalan
data sistem.
Untuk Custom Email, pengguna boleh memilih responden-
responden tertentu untuk dihantar email khas kepada
responden tersebut.
- Dalam penyediaan kandungan email, untuk ke baris
berikutnya, pengguna perlu menekan butang Shift + Enter
pada papan kekunci. Paparan kandungan email adalah
seperti antaramuka di bawah.
Responden yang dihormati,
Terima kasih di atas kerjasama dan sokongan tuan/puan kepada
Penyiasatan Guna Tenaga Suku Tahunan. Kerjasama dan
maklumbalas yang diberikan amatlah kami hargai.
- Untuk membuat perenggan baru, pengguna perlu menekan
kekunci Enter pada papan kekunci dan paparan kandungan
email adalah seperti antaramuka di bawah.
- Pada sebelah kiri antaramuka penghantaran email, terdapat
beberapa pembolehubah yang boleh dipilih untuk
dimasukkan ke dalam kandungan email seperti rajah di
bawah.
- Penerangan terperinci bagi setiap pembolehubah tersebut
adalah seperti jadual di bawah :
BIL NAMA
PEMBOLEHUBAH PENERANGAN
1. NEWSSID ID NEWSS bagi pertubuhan tersebut.
2. EJobNo No. Rujukan Ejob bagi pertubuhan tersebut.
3. SSMNo No. Rujukan SSM bagi pertubuhan tersebut.
4. registerName Nama pendaftaran pertubuhan.
5. companyName Nama pertubuhan.
6. industryCodeText Penerangan Kod MSIC bagi pertubuhan tersebut.
7. surveyCodeText Penerangan Kod Penyiasatan bagi pertubuhan tersebut.
8. currentQuarter Merujuk kepada suku tahun semasa berdasarkan pilihan suku
tahun yang dipilih.
9. currentYear Merujuk kepada tahun semasa.
10. lableAddress1 Alamat1 pertubuhan (Label)
11. lableAddress2 Alamat2 pertubuhan (Label)
12. lableState Negeri (Label)
13. lableDistrict Daerah (Label)
14. lableCity Bandar (Label)
15. lablePostcode Poskod (Label)
16. locationAddress1 Alamat Lokasi 1 pertubuhan
17. locationAddress2 Alamat Lokasi 2 pertubuhan
18. locationState Negeri Lokasi
19. locationDistrict Daerah Lokasi
20. locationCity Bandar Lokasi
21. locationPostcode Poskod Lokasi
22. contactName Nama Pegawai Dihubungi
23. contactPosition Jawatan Pegawai Dihubungi
24. contactEmail Email Pegawai Dihubungi
- Sebelum penghantaran dilaksanakan, pengguna boleh
review deraf email tersebut. Klik butang
dan paparan review adalah seperti rajah di bawah.
- Sekiranya draf email telah muktamad dan tiada pembetulan
perlu dilaksanakan, tekan butang untuk
menghantar email.
- Nama penghantar dan alamat email bagi email yang
dihantar adalah berdasarkan kepada login id pengguna yang
menggunakan sistem semasa menghantar email.
- Laporan penghantaran email Berjaya atau Gagal dihantar
boleh disemak pada tab Archives.
Archives
i. Tujuan submodul ini bagi membolehkan pengguna
menyemak status penghantaran email samada berjaya atau
Gagal dihantar. Klik Tab Archives dan antaramuka seperti di
bawah akan dipaparkan.
ii. Pada antaramuka seperti di atas, klik untuk
memaparkan kandungan email yang telah dihantar oleh
penghantar dan pada tarikh serta waktu pada paparan
tersebut. Rajah di bawah adalah paparan kandungan email
yang telah dihantar. Klik untuk menutup paparan
tersebut.
iii. Untuk memaparkan senarai email yang Berjaya dan Gagal
dihantar, klik pada dan paparan
senarai akan dipaparkan. Berikut adalah contoh paparan
email yang Berjaya dihantar.
iv. Email yang gagal dihantar adalah disebabkan alamat email
yang tidak sah atau tiada alamat email dalam pangkalan
data sistem. Dalam submodul ini, terdapat fungsi hantar
semula (resend) email tetapi pengguna perlu mengemaskini
terlebih dahulu maklumat email tersebut.
v. Berikut adalah contoh paparan email yang gagal dihantar.
vi. Untuk mengemaskini maklumat email tersebut, gerakkan
tetikus pada ikon dan antaramuka berikut akan
dipaparkan.
vii. Bagi memudahkan pihak Admin menghubungi pihak
responden untuk mendapatkan maklumat email, sistem juga
boleh memaparkan nama dan nombor telefon responden
yang boleh dihubungi.
viii. Untuk mendapatkan maklumat responden, gerakkan tetikus
pada NEWSS ID dan antaramuka maklumat dihubungi akan
dipaparkan seperti rajah di bawah. Sekiranya pilihan suku
tahun sistem adalah suku tahun ketiga, maklumat yang akan
dipaparkan adalah maklumat bagi suku tahun ketiga, kedua
dan pertama. Sekiranya pilihan suku tahun sistem adalah
suku tahun kedua, maklumat yang akan dipaparkan adalah
maklumat bagi suku tahun kedua dan seterusnya.
ix. Isi maklumat email dan tekan butang Update Info dan ikon
akan bertukar kepada menunjukkan maklumat email
telah dikemaskini seperti rajah di bawah.
x. Setelah kemaskini maklumat selesai, klik butang
untuk menghantar semula email yang
berstatus GAGAL kepada responden.
xi. Berikut adalah contoh paparan email yang Berjaya dihantar
semula iaitu terdapat ikon pada email tersebut.
vi. MANUAL PENGGUNA
a. Modul ini adalah untuk rujukan kepada pengguna dan sistem aliran
setiap modul yang ada dalam Sistem Penyiasatan Guna Tenaga
Suku Tahunan.
b. Pengguna juga boleh mencetak soal Manual Pengguna dengan klik
pada ikon . Selain itu, pengguna juga boleh menyimpan soft
copy manual ini dengan kilk ikon .
vii. PENGISIAN BORANG SURVEY
Rujuk Manul Pengguna (Modul Responden)
viii. PENGISIAN RUANG CATATAN
a. Modul ini membenarkan pengguna mengisi catatan berkaitan
pengisian Borang Penyiasatan.
b. Pada paparan pengisian, klik ikon (Rujuk rajah di bawah)
untuk memulakan pengisian catatan.
c. Seterusnya antaramuka seperti di bawah akan dipaparkan. Pada
menu pilihan, pilih Bahagian untuk catatan yang akan diisi. Isi
catatan pada ruang yang disediakan dan tekan butang Save.
d. Catatan yang telah diisi dan disimpan akan dipaparkan seperti pada
antaramuka di bawah. Klik butang
e. Pada paparan antaramuka tersebut, terdapat penunjuk bagi
menunjukkan catatan tersebut telah diisi oleh samada :
- Admin Ibu Pejabat / SMD
- Admin JP Negeri
- Operasi / Prosesan
- Telah diisi sendiri oleh pengguna yang sedang login.
ix. HUBUNGI KAMI
- Untuk menghubungi pihak Jabatan Perangkaan berkenaan sebarang
masalah, maklumat pegawai dihubungi disediakan pada paparan
utama sistem seperti rajah di bawah.
b. Bagi maklumat pegawai dihubungi di Jabatan Perangkaan Negeri, klik pautan
seperti rajah di atas dan antaramuka seperti di bawah akan dipaparkan.
c. Klik pada ikon untuk paparan maklumat pegawai dihubungi Jabatan
Perangkaan Negeri.