manual pengguna sistem penyiasatan gunastaging.stats.gov.my/ejob/download/manual pengguna (modul...

30
Bahagian Pengurusan Maklumat Jabatan Perangkaan Malaysia Blok C6, Kompleks C, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62514 PUTRAJAYA. Manual Pengguna Sistem Penyiasatan Guna Tenaga Suku Tahunan [Modul Ibu Pejabat & JP Negeri]

Upload: lamhuong

Post on 24-Apr-2019

244 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Bahagian Pengurusan Maklumat

Jabatan Perangkaan Malaysia

Blok C6, Kompleks C,

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,

62514 PUTRAJAYA.

Manual Pengguna Sistem Penyiasatan Guna

Tenaga Suku Tahunan [Modul Ibu Pejabat & JP

Negeri]

MANUAL PENGGUNA

1. AKSES DARI LAMAN WEB JABATAN

2. PILIHAN BAHASA

3. LOGIN MASUK

4. MODUL-MODUL UTAMA

a. PENYELENGGARAAN AKAUN

b. PERGERAKAN PENYIASATAN

c. LAPORAN

d. PENGURUSAN DATA

e. PENGURUSAN EMEL

f. PENGISIAN BORANG SURVEY

g. HUBUNGI KAMI

1. AKSES DARI LAMAN WEB JABATAN

a. Untuk capaian ke sistem, taip www.statistics.gov.my pada pelayar web

b. Pilih menu RESPONDEN seperti antaramuka di bawah.

c. Pautan ke Sistem Penyiasatan Guna Tenaga Suku Tahunan akan dipaparkan pada skrin

seperti rajah di bawah. Klik pada pautan tersebut dan antaramuka utama sistem akan

dipaparkan.

2. PILIHAN BAHASA

Pilihan bahasa ‘Bahasa Malaysia’ atau ‘English’ ada pada paparan utama sistem seperti

rajah di atas.

3. LOGIN MASUK

a. Untuk login sistem masukkan ID PENGGUNA dan KATA LALUAN pada antaramuka

seperti di bawah dan slaid gelangsar pada paparan untuk membolehkan anda klik butang

login.

b. Seterusnya paparan berikut akan dipaparkan. Klik butang Log Masuk (Login) dan paparan

seterusnya akan dipaparkan.

c. Setelah login berjaya, paparan antaramuka berikut akan dipaparkan. Sila pilih Tahun &

Suku yang diperlukan sebelum meneruskan untuk menggunakan sistem ini.

d. Berikut adalah antaramuka yang akan dipaparkan setelah Tahun & Suku yang diperlukan

dipilih.

e. Untuk menukar pilihan Tahun & Suku, gerakkan tetikus pada Survey Aktif Suku XX,

Tahun YYYY, klik pada penyataan tersebut dan pilihan Tahun dan Suku seperti langkah

(d) akan dipaparkan.

4. MODUL-MODUL UTAMA

a. Berikut adalah antaramuka paparan menu utama bagi Admin Ibu Pejabat, Subject

Matter Division (SMD) dan JP Negeri (Admin, Operasi dan Prosesan).

b. Pada antaramuka tersebut, pihak Admin Ibu Pejabat, Subject Matter Division (SMD)

dan JP Negeri (Admin) boleh memantau pengguna yang sedang aktif menggunakan

sistem. Bagi paparan responden yang sedang aktif, sistem juga memaparkan

maklumat detail bagi responden tersebut iaitu Nama Pertubuhan, Nama Pegawai

dan No. Telefon (Rujuk antaramuka di bawah). Tujuan paparan tersebut bagi

memudahkan pihak admin menghubungi pihak responden bagi sebarang bantuan

dan pertanyaan.

c. Untuk memantau status pelaksanaan penyiasatan secara ringkas, klik ikon pada

bar STATUS PENYIASATAN dan CARA TERIMA.

d. Bagi JP Negeri (Admin, Operasi dan Prosesan), antaramuka berikut akan dipaparkan.

Ringkasan STATUS PENYIASATAN dan CARA TERIMA adalah mengikut Negeri dan

Pejabat Operasi.

e. Bagi Admin Ibu Pejabat, paparan status adalah keseluruhan kes penyiasatan

mengikut Negeri dan bagi Admin SMD, paparan status adalah kes di bawah kod

penyiasatan SMD mengikut Negeri sahaja.

f. Pada paparan antaramuka di atas, tapisan status kes juga boleh dilaksanakan

mengikut Kod Penyiasatan. Pada ruangan carian yang disediakan, taipkan Kod

Penyiasatan atau Keterangan Penyiasatan dan tekan butang , jadual

akan memaparkan status kes mengikut Kod Penyiasatan dan Negeri.

g. Walaubagaimanapun, bagi Admin SMD yang bertanggungjawab kepada satu Kod

Penyiasatan sahaja, tapisan status kes tidak boleh dilaksanakan.

h. Berikut adalah menu yang boleh dicapai dalam sistem ini mengikut peringkat

capaian yang ditentukan :

i. PENYELENGGARAAN AKAUN

ADMIN

- Modul ini membenarkan Admin Ibu Pejabat dan Admin JP

Negeri mencipta ID bagi pengguna peringkat Admin Negeri,

Prosesan dan Operasi.

- Klik pada Akaun Penyenggaraan dan Klik pada Menu Admin,

paparan antaramuka seperti di bawah akan dipaparkan.

- Isi kesemua maklumat yang diperlukan dan klik butang DAFTAR.

Setelah maklumat berjaya didaftarkan senarai ID Pengguna akan

dipaparkan pada senarai jadual seperti berikut :

Medan Level merujuk kepada peringkat capaian Pengguna iaitu : SA – Super Admin AN – Admin Negeri OP – Operasi PR - Prosesan SMD HQ - SMD HQ

RESPONDEN

- Modul ini membenarkan Admin Ibu Pejabat dan Admin JP

Negeri untuk set semula kata laluan bagi responden sekiranya

responden terlupa kata laluan atau pegawai bertanggungjawab

di pihak responden telah bertukar.

- Modul ini tidak boleh dicapai oleh Admin SMD dan JP Negeri

Peringkat Operasi dan Prosesan.

- Klik pada Akaun Penyenggaraan dan Klik pada Menu Responden,

paparan antaramuka seperti di bawah akan dipaparkan.

- Pada antaramuka tersebut, carian maklumat responden boleh

diperolehi menggunakan NEWSS ID atau Nama atau Status.

Masukkan maklumat carian yang dikehendaki dan klik butang

Carian.

- Maklumat hasil carian akan dipaparkan pada paparan

antaramuka seperti di bawah. Pada paparan jadual tersebut,

medan STATUS merujuk kepada :

1) ACTIVE – Responden telah mengaktifkan akaun untuk

mengisi soal selidik secara online dan kata laluan hanya

boleh di set semula bagi responden berstatus ACTIVE.

2) NOT REGISTER – Responden belum mengaktifkan akaun

untuk mengisi soal selidik secara online.

- Untuk set semula kata laluan, klik butang

dan antaramuka berikut akan dipaparkan.

- Masukkan alamat emel responden dan sistem akan menghantar

katalaluan yang baru kepada responden berkenaan.

- Berikut adalah contoh kandungan emel penukaran katalaluan

yang dihantar kepada responden.

AKAUN SAYA

- Modul ini membenarkan anda mengemaskini maklumat

profil dan menukar kata laluan.

- Klik pada Akaun Penyenggaraan dan Klik pada Menu Akaun

Saya, paparan antaramuka seperti di bawah akan

dipaparkan.

- Isi maklumat yang diperlukan dan klik butang

untuk mengemaskini maklumat

profil dan klik butang

untuk menukar kata laluan.

ii. PERGERAKAN SURVEY

- Modul ini membolehkan pemantauan pergerakan survey kes di

bawah tanggungjawab negeri atau kod penyiasatan masing-masing.

Klik pada menu PERGERAKAN SURVEY dan paparan antaramuka di

bawah akan dipaparkan.

- Pada antaramuka di atas, carian kes responden boleh diperolehi

menggunakan NEWSS ID , Nama, Kod Penyiasatan, Pejabat Operasi,

Status Penyiasatan, Kod Respon atau Kod Cara Terima . Masukkan

maklumat carian yang dikehendaki dan klik butang Carian. Hasil

carian akan dipaparkan dalam jadual seperti di bawah.

- Pada paparan tersebut, pemantauan boleh dilaksanakan mengikut

maklumat status kes, pejabat operasi, status respon atau cara

terima kes tersebut. Untuk menyemak maklumat pengisian soal

selidik, klik pada ikon pada medan VIEW/EDIT SURVEY.

Selain itu, pihak admin juga boleh mencetak borang soal selidik

dengan klik pada ikon pada medan PRINT SURVEY.

- Bagi borang soal selidik yang berstatus Draf, pihak Admin Ibu

Pejabat dan Admin SMD tidak boleh melaksanakan pengisian atau

pengemaskinian. Pihak admin Ibu Pejabat dan Admin SMD hanya

boleh melaksanakan pengemaskinian sekiranya borang soal selidik

berstatus Selesai.

- Pihak JP Negeri (Peringkat Operasi dan Prosesan) boleh

melaksanakan pengemaskinian borang bagi kesemua status kes iaitu

Draf, Dalam Tindakan Operasi atau Dalam Tindakan Prosesan.

Hanya borang soal selidik berstatus Selesai tidak boleh dikemaskini

oleh pihak Admin JP Negeri.

- Sekiranya perlu untuk melaksanakan pengemaskinian, pihak Admin

JP Negeri boleh menghubungi Admin Ibu Pejabat atau Admin SMD

supaya menukar status tersebut dan pengemaskinian boleh

dilaksanakan.

- Hanya pihak JP Negeri (Admin dan Prosesan) yang boleh

menyelesaikan kes responden iaitu dengan menukar status kepada

Selesai.

- Bagi pengisian Soalan 1 hingga Soalan 8 dan Maklumat Pengesahan

boleh rujuk kepada Manual Pengguna (Responden).

iii. LAPORAN

- Modul ini membolehkan pengguna untuk menjana laporan

berkaitan.

- Modul ini tidak boleh dicapai oleh JP Negeri (Peringkat Operasi dan

Peringkat Prosesan).

- Pada menu sistem seperti rajah di bawah, klik pada menu Laporan

dan antaramuka pilihan laporan akan dipaparkan.

- Pada antaramuka pilihan laporan seperti di bawah, pilih Jenis

Laporan, Bilangan Row/Page, Tahun dan Suku Tahun. Kesemua

pilihan tersebut adalah pilihan mandatori. Bilangan Row/Page

adalah bilangan rekod yang akan dipaparkan pada laporan yang

akan dijana.

- Selain itu, laporan yang akan dijana juga boleh ditapis berdasarkan

pilihan Negeri, Kod Industri, Kod Penyiasatan dan Status

Penyiasatan. Pilihan ini boleh dipilih lebih daripada satu pilihan.

- Setelah kesemua pilihan dipilih, klik butang untuk

memaparkan laporan. Contoh paparan laporan adalah seperti

antaramuka di bawah.

- Untuk eksport paparan laporan ke dalam format Excel, klik ikon

. Selain itu, laporan juga boleh dipaparkan pada Windows

baru. Untuk memaparkan laporan pada Windows baru klik ikon

.

- Bilangan rekod yang dipaparkan adalah berdasarkan bilangan

row/page yang dipilih. Untuk memaparkan rekod-rekod seterusnya,

boleh menggunakan ikon bar seperti rajah di bawah.

iv. PENGURUSAN DATA

- Modul ini membenarkan pengguna mengeksport keseluruhan pangkalan

data Penyiasatan Guna Tenaga Suku Tahun yang telah ditangkap oleh

pihak responden dan JP Negeri. Data akan dieksport dalam format excel.

- Modul ini tidak boleh dicapai oleh JP Negeri (Peringkat Operasi dan

Peringkat Prosesan).

- Pada Menu Utama sistem seperti rajah di bawah, klik pada Lain-lain dan

klik pada Pengurusan Data

- Seterusnya, paparan seperti rajah di bawah akan dipaparkan.

Terdapat dua tab pada paparan tersebut iaitu :

a. Generate Data

b. List Export

Generate Data

i. Tujuan sub modul ini adalah untuk menjana keseluruhan

data penyiasatan sehingga tarikh terkini.

ii. Tab ini hanya boleh diakses oleh Admin di Ibu Pejabat

sahaja.

iii. Pilih Tahun & Suku bagi data yang hendak dijana, seterusnya

tekan butang Generate Data

iv. Keseluruhan data akan dijana dan data boleh dieksport pada

senarai dalam tab List Export.

List Export

i. Tujuan sub modul ini adalah untuk paparan senarai data

yang telah dijana.

ii. Klik pada butang Reload Page untuk mendapatkan senarai

paparan yang terkini.

iii. Pada sub modul Details, keseluruhan data termasuk suku

tahun sebelum akan dijana dan boleh dieksport kepada

Excel.

Bilangan rekod bagi pangkalan data yang telah dijana. Contoh : Details (Pangkalan Data Keseluruhan ) – 7445 rekod Job ( Senarai perincian Jawatan) – 3 rekod Branch (Senarai perincian Branch) – 371 rekod

Klik butang ini untuk eksport keseluruhan pangkalan data

Klik butang ini untuk eksport senarai perincian jawatan

Klik butang ini untuk eksport senarai perincian Branch

v. PENGURUSAN EMEL

- Modul ini membenarkan pihak Admin JP Negeri melaksanakan

pengurusan penghantaran emel kepada pihak responden.

- Modul ini tidak boleh dicapai oleh Admin SMD dan JP Negeri (Peringkat

Operasi dan Peringkat Prosesan).

- Pada Menu Utama sistem seperti rajah di bawah, klik pada Lain-lain dan

klik pada Pengurusan Email

- Seterusnya, antaramuka seperti di bawah akan dipaparkan.

Terdapat dua tab pada antaramuka tersebut iaitu:

a. New Mail

b. Archives

New Mail

- Tujuan submodul ini bagi membolehkan Admin JP Negeri

menghantar email kepada pihak responden.

- Pihak Admin JP Negeri perlu memilih bahasa yang akan

digunakan untuk penulisan email seperti antaramuka di

bawah.

- Terdapat dua template email yang boleh dipilih seperti pada

menu di bawah iaitu :

Kandungan template email adalah berdasarkan pilihan

bahasa yang dipilih pada Langkah (ii).

a. Email peringatan (A reminder to submit a survey)

Template berikut adalah format standard yang akan

dimasukkan ke dalam isi kandungan email sekiranya

memilih template email peringatan.

Walaubagaimanapun, kandungan tersebut boleh

diubahsuai mengikut kesesuaian.

XX adalah maklumat First Quarter atau Second Quarter

dan sebagainya.

YY adalah maklumat tarikh akhir penghantaran respon.

Responden yang dihormati,

{{NEWSSID}} – {{companyName}}

Adalah dimaklumkan bahawa Jabatan Perangkaan Malaysia masih belum menerima soal selidik Penyiasatan Guna Tenaga Suku Tahunan daripada syarikat tuan/puan untuk XX.

Kami amat menghargai maklum balas syarikat tuan/puan sebelum YY. Kerjasama yang diberikan amatlah dihargai.

b. Email penghargaan (Appreciation for the coorperation

given)

Template berikut adalah format standard yang akan

dimasukkan ke dalam isi kandungan email sekiranya

memilih template email penghargaan.

Walaubagaimanapun, kandungan tersebut boleh

diubahsuai mengikut kesesuaian.

- Terdapat beberapa pilihan senarai penerima email seperti di

bawah :

a. Kesemua Responden (All Respondend)

b. Responden yang telah menghantar respon (Received

Response)

c. Responden yang belum menghantar respon

(Respondent That Not Respond)

d. Email pilihan (Custom Email)

Email akan dihantar kepada responden berdasarkan senarai

penerima email yang dipilih. Senarai nama responden

adalah senarai responden mengikut suku tahun yang dipilih

dalam pilihan suku tahun dan akan diambil dari pangkalan

data sistem.

Untuk Custom Email, pengguna boleh memilih responden-

responden tertentu untuk dihantar email khas kepada

responden tersebut.

- Dalam penyediaan kandungan email, untuk ke baris

berikutnya, pengguna perlu menekan butang Shift + Enter

pada papan kekunci. Paparan kandungan email adalah

seperti antaramuka di bawah.

Responden yang dihormati,

Terima kasih di atas kerjasama dan sokongan tuan/puan kepada

Penyiasatan Guna Tenaga Suku Tahunan. Kerjasama dan

maklumbalas yang diberikan amatlah kami hargai.

- Untuk membuat perenggan baru, pengguna perlu menekan

kekunci Enter pada papan kekunci dan paparan kandungan

email adalah seperti antaramuka di bawah.

- Pada sebelah kiri antaramuka penghantaran email, terdapat

beberapa pembolehubah yang boleh dipilih untuk

dimasukkan ke dalam kandungan email seperti rajah di

bawah.

- Penerangan terperinci bagi setiap pembolehubah tersebut

adalah seperti jadual di bawah :

BIL NAMA

PEMBOLEHUBAH PENERANGAN

1. NEWSSID ID NEWSS bagi pertubuhan tersebut.

2. EJobNo No. Rujukan Ejob bagi pertubuhan tersebut.

3. SSMNo No. Rujukan SSM bagi pertubuhan tersebut.

4. registerName Nama pendaftaran pertubuhan.

5. companyName Nama pertubuhan.

6. industryCodeText Penerangan Kod MSIC bagi pertubuhan tersebut.

7. surveyCodeText Penerangan Kod Penyiasatan bagi pertubuhan tersebut.

8. currentQuarter Merujuk kepada suku tahun semasa berdasarkan pilihan suku

tahun yang dipilih.

9. currentYear Merujuk kepada tahun semasa.

10. lableAddress1 Alamat1 pertubuhan (Label)

11. lableAddress2 Alamat2 pertubuhan (Label)

12. lableState Negeri (Label)

13. lableDistrict Daerah (Label)

14. lableCity Bandar (Label)

15. lablePostcode Poskod (Label)

16. locationAddress1 Alamat Lokasi 1 pertubuhan

17. locationAddress2 Alamat Lokasi 2 pertubuhan

18. locationState Negeri Lokasi

19. locationDistrict Daerah Lokasi

20. locationCity Bandar Lokasi

21. locationPostcode Poskod Lokasi

22. contactName Nama Pegawai Dihubungi

23. contactPosition Jawatan Pegawai Dihubungi

24. contactEmail Email Pegawai Dihubungi

- Sebelum penghantaran dilaksanakan, pengguna boleh

review deraf email tersebut. Klik butang

dan paparan review adalah seperti rajah di bawah.

- Sekiranya draf email telah muktamad dan tiada pembetulan

perlu dilaksanakan, tekan butang untuk

menghantar email.

- Nama penghantar dan alamat email bagi email yang

dihantar adalah berdasarkan kepada login id pengguna yang

menggunakan sistem semasa menghantar email.

- Laporan penghantaran email Berjaya atau Gagal dihantar

boleh disemak pada tab Archives.

Archives

i. Tujuan submodul ini bagi membolehkan pengguna

menyemak status penghantaran email samada berjaya atau

Gagal dihantar. Klik Tab Archives dan antaramuka seperti di

bawah akan dipaparkan.

ii. Pada antaramuka seperti di atas, klik untuk

memaparkan kandungan email yang telah dihantar oleh

penghantar dan pada tarikh serta waktu pada paparan

tersebut. Rajah di bawah adalah paparan kandungan email

yang telah dihantar. Klik untuk menutup paparan

tersebut.

iii. Untuk memaparkan senarai email yang Berjaya dan Gagal

dihantar, klik pada dan paparan

senarai akan dipaparkan. Berikut adalah contoh paparan

email yang Berjaya dihantar.

iv. Email yang gagal dihantar adalah disebabkan alamat email

yang tidak sah atau tiada alamat email dalam pangkalan

data sistem. Dalam submodul ini, terdapat fungsi hantar

semula (resend) email tetapi pengguna perlu mengemaskini

terlebih dahulu maklumat email tersebut.

v. Berikut adalah contoh paparan email yang gagal dihantar.

vi. Untuk mengemaskini maklumat email tersebut, gerakkan

tetikus pada ikon dan antaramuka berikut akan

dipaparkan.

vii. Bagi memudahkan pihak Admin menghubungi pihak

responden untuk mendapatkan maklumat email, sistem juga

boleh memaparkan nama dan nombor telefon responden

yang boleh dihubungi.

viii. Untuk mendapatkan maklumat responden, gerakkan tetikus

pada NEWSS ID dan antaramuka maklumat dihubungi akan

dipaparkan seperti rajah di bawah. Sekiranya pilihan suku

tahun sistem adalah suku tahun ketiga, maklumat yang akan

dipaparkan adalah maklumat bagi suku tahun ketiga, kedua

dan pertama. Sekiranya pilihan suku tahun sistem adalah

suku tahun kedua, maklumat yang akan dipaparkan adalah

maklumat bagi suku tahun kedua dan seterusnya.

ix. Isi maklumat email dan tekan butang Update Info dan ikon

akan bertukar kepada menunjukkan maklumat email

telah dikemaskini seperti rajah di bawah.

x. Setelah kemaskini maklumat selesai, klik butang

untuk menghantar semula email yang

berstatus GAGAL kepada responden.

xi. Berikut adalah contoh paparan email yang Berjaya dihantar

semula iaitu terdapat ikon pada email tersebut.

vi. MANUAL PENGGUNA

a. Modul ini adalah untuk rujukan kepada pengguna dan sistem aliran

setiap modul yang ada dalam Sistem Penyiasatan Guna Tenaga

Suku Tahunan.

b. Pengguna juga boleh mencetak soal Manual Pengguna dengan klik

pada ikon . Selain itu, pengguna juga boleh menyimpan soft

copy manual ini dengan kilk ikon .

vii. PENGISIAN BORANG SURVEY

Rujuk Manul Pengguna (Modul Responden)

viii. PENGISIAN RUANG CATATAN

a. Modul ini membenarkan pengguna mengisi catatan berkaitan

pengisian Borang Penyiasatan.

b. Pada paparan pengisian, klik ikon (Rujuk rajah di bawah)

untuk memulakan pengisian catatan.

c. Seterusnya antaramuka seperti di bawah akan dipaparkan. Pada

menu pilihan, pilih Bahagian untuk catatan yang akan diisi. Isi

catatan pada ruang yang disediakan dan tekan butang Save.

d. Catatan yang telah diisi dan disimpan akan dipaparkan seperti pada

antaramuka di bawah. Klik butang

e. Pada paparan antaramuka tersebut, terdapat penunjuk bagi

menunjukkan catatan tersebut telah diisi oleh samada :

- Admin Ibu Pejabat / SMD

- Admin JP Negeri

- Operasi / Prosesan

- Telah diisi sendiri oleh pengguna yang sedang login.

ix. HUBUNGI KAMI

- Untuk menghubungi pihak Jabatan Perangkaan berkenaan sebarang

masalah, maklumat pegawai dihubungi disediakan pada paparan

utama sistem seperti rajah di bawah.

b. Bagi maklumat pegawai dihubungi di Jabatan Perangkaan Negeri, klik pautan

seperti rajah di atas dan antaramuka seperti di bawah akan dipaparkan.

c. Klik pada ikon untuk paparan maklumat pegawai dihubungi Jabatan

Perangkaan Negeri.