kit jilid 2 program pembangunan insan

BUKU PANDUAN LATIHAN

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

SUMBER MANUSIA

(HUMAN RESOURCE MANGEMENT

INFORMATION SYSTEM)

SUBMODUL PSIKOLOGI & KAUNSELING ***

PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA JULAI 2009

© Kerajaan Malaysia 2009 Hakcipta Terpelihara. Penerbitan ini adalah semata-mata untuk kegunaan Projek Kerajaan Elektronik – Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia sahaja. Tiada sebahagian atau kesemuanya penerbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan di dalam sistem capaian atau disalurkan di dalam sebarang bentuk atau sebarang cara secara elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebagainya tanpa kebenaran terlebih dahulu dari pihak Kerajaan Malaysia.

BUKU KERJA PESERTA – PKTP SUBMODUL PSIKOLOGI & KAUNSELING Versi : F1.0

PKTP SUBMODUL PSIKOLOGI & KAUNSELING Tarikh pengemaskinian terkini : 06/05/2009

Buku Kerja Peserta F1.0 Mukasurat 3

KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN 4

1.1 PENERANGAN RINGKAS MENGENAI SUBMODUL PSIKOLOGI & KAUNSELING 5

1.2 FAEDAH PENGGUNAAN SUBMODUL PSIKOLOGI & KAUNSELING 5

2.0 CARA PENGGUNAAN

2.1 PERANAN SEBAGAI PEMILIK KOMPETENSI 7

* PERMOHONAN UNTUK MENGHADIRI PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN 8-10

* SOKONG PERMOHONAN PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN 11-14

* PAPAR SURAT KEHADIRAN KE PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN 15-16

2.2 PERANAN SEBAGAI PENTADBIR KAUNSELOR 17

* WUJUDKAN PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN 18-20

* SELENGGARA PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN 21-23

* PAPAR PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN 24-25

* MEMILIH PESERTA PROGRAM 26-27

* KRITERIA PEMILIHAN 28-30

* SENARAI PEMOHON PROGRAM 31

* SENARAI PESERTA YANG DIPERTIMBANGKAN & DISENARAI PENDEK DARI PROGRAM TERDAHULU

31-32

* MEMILIH PESERTA PROGRAM 33-35

* HANTAR SURAT KEHADIRAN KE PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN 36-38

* KEMASKINI KEHADIRAN PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN 39-41

3.0 PENUTUP 42




1.0 PENGENALAN Modul Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja merupakan salah satu modul dalam sistem HRMIS. Modul ini mengandungi proses-proses yang akan memaksimakan kerjasama di antara pihak pengurusan dan pekerja. Modul ini juga menggalakkan perasaan muhibah dan harmoni di antara pihak pengurusan dan pekerja. Fokus modul ini ialah menyelenggara dan memperbaiki suasana yang hadir di dalam organisasi di mana ia dapat membantu mewujudkan persekitaran kerja yang sihat. Di antara komponen yang membina dalam proses hubungan dengan pekerja ialah komunikasi, kepercayaan, etika, moral, keadilan, perasaan dan pengendalian konflik. Modul ini dibangunkan dengan mengambilkira kaedah ‘best practice’ dalam pengurusan komunikasi dan tatatertib pekerja iaitu dengan adanya Polisi dan Prosedur yang bertulis, jelas dan dipraktikkan di mana maklumat di dalam polisi dan prosedur tersebut disalurkan dan dimaklumkan kepada semua. Satu lagi kaedah ialah mengiktiraf komunikasi dua hala. Modul Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja terbahagi kepada tiga submodul iaitu:

Submodul Pengurusan Perhubungan Majikan-Pekerja

Submodul Psikologi & Kaunseling

Submodul Pengurusan Tatatertib




1.1 PENERANGAN RINGKAS MENGENAI SUBMODUL PSIKOLOGI & KAUNSELING

Submodul ini mengandungi proses di mana Pemilik Kompetensi boleh menjalani sesi kaunseling untuk membaiki kelakuan ataupun prestasi kerja samada melalui Kaunseling Sukarela, Kaunseling Rujukan ataupun Program Pembangunan Insan. Selain daripada itu, submodul ini juga menyediakan fungsi di mana Pentadbir Kaunselor boleh membuat laporan terperinci dengan usaha yang minimum.

1.2 FAEDAH PENGUNAAN SUBMODUL PSIKOLOGI & KAUNSELING

Penggunaan Submodul Psikologi & Kaunseling memberi faedah kepada tiga peringkat di dalam organisasi iaitu:

Faedah kepada Individu

Pemantauan dan pengawasan sesi psikologi & kaunseling secara lebih berkesan dan mudah

Faedah kepada Pengurusan Sumber Manusia

Pemantauan dan pengawasan sesi psikologi & kaunseling secara lebih berkesan dan mudah

Masa kitaran yang lebih pendek

Perkongsian maklumat

Faedah kepada Organisasi

Persekitaran pekerjaan yang sesuai yang menggalakkan interaksi antara pihak pengurusan dan pekerja




2.0 CARA PENGGUNAAN Berikut merupakan langkah-langkah untuk mencapai Modul Pengurusan Komunikasi dan Tatatertib Pekerja (Menu Utama) dan Submodul Psikologi & Kaunseling.

Rajah 1 : Paparan Skrin Laman Utama Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia (HRMIS)

Rajah 2 : Paparan Skrin Laman Utama Menu Pengurusan Komunikasi

dan Tatatertib Pekerja

Langkah 1: Klik pada Modul Pengurusan Komunikasi & Tatatertib Pekerja

Langkah 2: Klik pada Submodul Psikologi dan Kaunseling




PERANAN SEBAGAI PEMILIK KOMPETENSI




Langkah 3:

Klik pada Program Pembangunan Insan

Langkah 4:

Klik pada Wujudkan Program Pembangunan Insan

Langkah 5:

Klik pada butang Teruskan

PERMOHONAN UNTUK MENGHADIRI PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN

Rajah 3 : Paparan Skrin Laman Menu Psikologi dan Kaunseling

Rajah 4 : Paparan Skrin Laman Menu Program Pembangunan Insan

Rajah 5 : Paparan Skrin Carian Program Pembangunan Insan




Langkah 7: Klik pada butang Hantar

Gunakan bar tatal untuk melihat sambungan skrin

Langkah 6: Klik pada pautan Kod

Program yang dikehendaki

Rajah 6 : Paparan Skrin Senarai Program Pembangunan Insan

Rajah 7 : Paparan Skrin Maklumat Program Pembangunan Insan




Rajah 8 : Skrin Mesej Gesaan

Rajah 9 : Skrin Mesej Makluman


Rajah 11 : Skrin Mesej Aliran Kerja

Langkah 7: Satu kotak mesej makluman akan terpapar. Klik butang OK.

Langkah 6: Satu kotak mesej gesaan akan terpapar. Klik butang Yes.


Langkah 9: Satu kotak mesej aliran kerja akan terpapar. Klik butang Keluar.




Langkah 3:


Langkah 4: Klik pada Sokong Permohonan Program

Pembangunan Insan

SOKONG PERMOHONAN PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN






Rajah 5 : Paparan Skrin Senarai Pemilik Kompetensi Yang Memohon

Rajah 6 : Paparan Skrin Senarai Pemilik Kompetensi Yang Memohon Dengan

Operasi Untuk Disokong


Langkah 5: Jika memilih: iii) Untuk Disokong (Rujuk Rajah 6)

iv) Untuk Tidak Disokong (Rujuk Rajah 9)


Langkah 6: Klik di petak bagi Pemilik Kompetensi yang dikehendaki. Klik butang Disokong





Rajah 9 : Paparan Skrin Senarai Pemilik Kompetensi Yang Memohon Dengan Operasi Untuk Tidak Disokong


Langkah 8: Satu kotak mesej aliran kerja akan terpapar. Klik butang

Keluar.

Langkah 9: Klik di petak bagi Pemilik Kompetensi yang dikehendaki. Klik butang Tidak Disokong







Langkah 11: Satu kotak mesej aliran kerja akan terpapar. Klik butang

Keluar.

Rekod yang Disokong / Tidak Disokong telah dihantar dan dikeluarkan dari senarai.

Klik butang Keluar




PAPAR SURAT KEHADIRAN KE PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN




Langkah 3:


Langkah 4: Klik pada Papar Surat Kehadiran Ke Program

Pembangunan Insan

Langkah 5: Klik Kod Program yang dikehendaki




Rajah 6 : Skrin Surat Kehadiran ke Program Pembangunan Insan




PERANAN SEBAGAI PENTADBIR KAUNSELOR




Langkah 3:


Langkah 4: Klik pada Wujudkan Program Pembangunan Insan

WUJUDKAN PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN






Rajah 5 : Paparan Skrin Wujudkan Program Pembangunan Insan

Rajah 6 : Sambungan Paparan Skrin Wujudkan Program Pembangunan Insan


Langkah 5: Isikan maklumat yang diperlukan. Klik butang Cari untuk mendapatkan maklumat dari program yang lepas

Langkah 6: Isikan maklumat yang diperlukan. Klik butang Tambah untuk masukkan maklumat Objektif dan Nama Penyelaras. Klik butang

Simpan.







Rajah 10 : Paparan Skrin Maklumat Aktiviti Program Pembangunan Insan

Rajah 11 : Paparan Skrin Untuk Operasi Tambah Aktiviti Program Pembangunan

Insan

Langkah 8: Klik pada butang OK


Langkah 10: Klik pada butang Tambah untuk masukkan senarai

aktiviti

Langkah 11: Masukkan semua maklumat aktiviti dan klik

butang Simpan




Langkah 3: Klik pada Program Pembangunan Insan

Langkah 4:

Klik pada Selenggara Program Pembangunan Insan

SELENGGARA PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN






Langkah 6: Klik pada pautan Kod Program yang dikehendaki untuk selenggara program

Langkah 7: Isikan maklumat program yang dikemaskini. Klik pada pautan Aktiviti untuk kemaskini aktiviti dan klik butang Simpan

Langkah 5: Pilih Jenis Program dan klik butang Teruskan



Rajah 7 : Paparan Skrin Selenggara Program Pembangunan Insan









Langkah 9: Satu kotak mesej gesaan akan terpapar. Klik butang Yes untuk kemaskini

Aktiviti.




Langkah 3:


Langkah 4:

Klik pada Papar Program Pembangunan Insan

PAPAR PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN







Langkah 6: Klik pada pautan Kod Program yang dikehendaki untuk papar program

Langkah 7: Klik pada butang Cetak untuk mencetak maklumat Program Pembangunan Insan



Rajah 7 : Paparan Skrin Maklumat Program Pembangunan Insan




Langkah 3:


Langkah 4:

Klik pada Memilih Peserta Program

MEMILIH PESERTA PROGRAM







Langkah 6: Klik pada pautan Kod Program yang dikehendaki untuk pilih peserta program



Rajah 7 : Paparan Skrin Untuk Memilih Peserta Program




Langkah 7: Klik pada butang Tambah untuk menambah kriteria pemilihan

Langkah 8: Klik pada pilihan Nama Kriteria yang

dikehendaki dan klik butang Tambah

Perubahan pada maklumat ”Nama Kriteria”

setelah operasi Tambah

i) KRITERIA PEMILIHAN

Rajah 8 : Paparan Skrin Kriteria Pemilihan Untuk Operasi Tambah Kriteria

Rajah 9 : Sambungan Paparan Skrin Kriteria Pemilihan Untuk Operasi Tambah


Rajah 11 : Paparan Skrin Kriteria Pemilihan Untuk Setelah Operasi Tambah




Langkah 7: Klik pada pautan untuk mengemaskini kriteria pemilihan

Langkah 8: Isikan maklumat yang hendak dikemaskini

dan klik butang Kemaskini.

Perubahan pada maklumat ”Nama Kriteria”

setelah operasi Kemaskini

Rajah 12 : Paparan Skrin Kriteria Pemilihan Untuk Operasi Kemaskini

Kriteria

Rajah 13 : Paparan Skrin Kriteria Pemilihan Untuk Operasi Kemaskini


Rajah 15 : Paparan Skrin Kriteria Pemilihan Untuk Setelah Operasi Kemaskini




Rajah 16 : Paparan Skrin Kriteria Pemilihan Untuk Operasi Hapus

Kriteria




Langkah 7: Pilih satu atau lebih kriteria yang dikehendaki dan klik butang Hapus




Gunakan bar tatal untuk melihat sambungan skrin

Langkah 7: Klik pada butang Batal / Keluar

Langkah 7: Pilih Jenis Program dan klik butang

Teruskan

ii) SENARAI PEMOHON PROGRAM


iii) SENARAI PESERTA YANG DIPERTIMBANGKAN & DISENARAIPENDEK DARI PROGRAM TERDAHULU

Rajah 20 : Paparan Skrin Senarai Peserta Yang Dipertimbangkan & Disenaraipendek Dari

Program Terdahulu




Rajah 21 : Paparan Skrin Senarai Program Pembangunan Insan Terdahulu

Rajah 22 : Paparan Skrin Senarai Peserta Program Pembangunan Insan Terdahulu Yang

Belum Menyertai


Langkah 8: Pilih satu atau lebih kriteria yang dikehendaki dan klik butang Teruskan


Langkah 9: Pilih satu atau lebih rekod yang dikehendaki dan pilih status permohonan. Klik butang Simpan




iv) MEMILIH PESERTA PROGRAM

Rajah 24 : Paparan Skrin Senarai Pemilik Kompetensi Yang Dipilih

Rajah 25 : Paparan Skrin Pemohon Program Yang Disenarai Pendekkan






Langkah 7: Pilih pada Pemohon Program Yang Disenaraipendekkan





Rajah 29 : Paparan Skrin Pemohon Program Yang Tidak Disenarai Pendekkan





Langkah 7: Pilih pada Pemohon Program Yang Tidak Disenaraipendekkan






Rajah 33 : Paparan Skrin Pemohon Program Yang Telah Dipilih Dari Senarai Pendek






Langkah 7: Pilih pada Pemohon Program Yang Tidak Disenaraipendekkan




Langkah 3:


Langkah 4: Klik pada Hantar Surat Kehadiran Ke Program

Pembangunan Insan

HANTAR SURAT KEHADIRAN KE PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN







Langkah 6: Klik pada pautan Kod Program yang dikehendaki

Langkah 7: Pilih satu atau lebih rekod yang dikehendaki dan klik butang Hantar



Rajah 7 : Paparan Skrin Senarai Pemilik Kompetensi






Rajah 10 : Paparan Skrin Senarai Pemilik Kompetensi


Langkah 10: Satu kotak mesej aliran kerja akan

terpapar. Klik butang Keluar.

Pemilik Kompetensi yang telah dihantar surat kehadiran akan hilang dari senarai paparan




Langkah 3:


Langkah 4: Klik pada Kemaskini Kehadiran Program

Pembangunan Insan

KEMASKINI KEHADIRAN PROGRAM PEMBANGUNAN INSAN






Langkah 5: Isikan tarikh program dan klik butang Teruskan

Langkah 6: Klik pada pautan Kod Program yang dikehendaki

Langkah 6: Klik pada pada butang Teruskan

Langkah 7: Pilih Status Kehadiran dari senarai pilihan



Rajah 7 : Paparan Skrin Carian Pemilik Kompetensi

Rajah 8 : Paparan Skrin Senarai Kehadiran Program




3.0 PENUTUP

Adalah diharapkan buku kerja ini akan membantu pengguna untuk menggunakan sistem HRMIS dengan lebih berkesan. Panduan dari buku ini bersama-sama dengan Aliran Kerja yang diedarkan semasa sesi latihan dapat membantu peserta memahami dan digunakan sebagai rujukan pada masa akan datang.

kit jilid 2 program pembangunan insan

Documents