kesan automasi sistem maklumat pejabat ke atas

KESAN AUTOMASI SISTEM MAKLUMAT PEJABAT KE ATAS KUALITI

KERJA PEKERJA PEMPROSESAN DATA: KAJIAN DI UNIVERSITI

MALAYSIA SARA W AK

oleh

HADIZAH BT DOL

Projek ini merupakan salah satu keperluan kursus untuk mendapatkan Ijazah

Sarjana Muda sains dengan kepujian (Pembangunan Sumber Manusia) dari

Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia,

Universiti Malaysia Sarawak

/

III

PENGHARGAAN

Dengan nama Allah yang: Maha Pemurah lagi Maha Penyayang

Alhamdulillah dan syukur ke hadrat Allah S.W.T kerana dengan izinNya, projek

tahun akhir ini dapat disiapkan sepenuhnya. Jutaan terima kasih dan penghargaan

saya tujukan kepada Puan Mai Sumiyati Ishak selaku penyelia yang telah banyak

berkorban masa untuk memberi bimbingan. tunjuk ajar dan dorongan sepanjang

kajian ini dijalankan.

Rakaman penghargaan juga ditujukan kepada semua pengurus dan kakitangan di

setiap bahagian di UNIMAS atas keljasama membantu saya mendapatkan maklumat

untuk kajian ini.

Ucapan penghargaan jUgii saya tujukan khas kepada Cikgu Tuan Hj Shamsudin Hj

Hossien atas bantuan dan ;1asihat beliau yang amat berharga untuk meletak..kan saya

pada tahap ini. Terima kasih juga saya ucapkan kepada semua rakan sepeljuangan

terutamanya Kak Zana. Nath & Cath, Yanie , Kak Sue, Asma & Nor, Yus & Bo'ok,

Ayu & Ida, Ivy, Agnes & Ros dan adik angkat serta Ezam atas pertolongan dan

sokongan kalian.

Akhir sekali, sekalung budi dan ingatan saya tujukan teristimewa untuk Ayah, Emak,

Abang Ishak, abang-abang, Kakak dan adik-adik tersayang. Doa, pengorbanan dan

dorongan sekalian akaa terus menjadi sunlber insplrasi untuk meneruskan kehiduparl

p

iv

ini. Kepada adik-adikku, teruskanlah peIjuangan untuk masa depan dan kebahagian

bersama. Semoga Allah memberkati mereka dunia dan akhirat.

Hadizah Bt Dol Program Pembangunan Sumber Manusia, Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia, Universiti Malaysia Sarawak, 94300 Kota Samarahan, Sarawak. April 1999

JADUAL KANDUNGAN

Penghargaan

Jadual Kandungan

Senarai Jadual

Senarai Gambarajah

Abstrak

Abstract

BAB1: PENDAHULUAN

1.0 Pengenalan

1.1 Pemyataan Masalah

1.2 Objektif Kajian

1.2.1 ObjektifUmum

1.2.2 Obj ektif Khusus

1.3 Soalan Kajian

1.4 Kepentingan Kajian

1.5 Batasan Kajian

1.6 Definisi Istilah

1.6.1 Automasi Sistem Maklumat Pejabat

1.6.2 Pekerja Pemprosesan Data

1.6.3 Kualiti Kerja

1.6.3.1 Kepelbagaian Kemahiran

1.6.3.2 Autonomi

1.6.3.3 Maklumbalas

Muka Surat

iii

v

x

xii

xiii

xiv

6

8

8

8

8

9

10

11

11

12

12

13

14

15

VI

1.6.3.4 Idellt1ti tugas 15

1.6.3.5 Ktl'cntingan Tugas 16

1.7 Latar Belakang Organisasi 17

BAB 2: KAJIAN LI':PAS

2.0 Pendahuluan 19

2.1 Automasi Sisl~m Maklumat Pejabat sebagai Sistcm Maklumat 19

Berkomputer

2.2 Teori dan Perspcktif berkaitan Automasi Sistem Maklumat Pejabat 21

2.2.1 Teori Sistem Sosioteknik 21

2.2.2 Model Cin-ciri KeIja 23

2.2.3 Pendekatan Nilai Tertambah 25

2.2.4 Pandangan Optimis 27

2.2.5 Pandangan Pesimis 27

2.2.6 PandanQan Pluralist 28

2.2.7 GaY,l Pengurusan Klasikal 28

2.2.8 PengurtL'an Humanisme lndustri 29

2.2.9 Pengurusan hubungan PekeIja 29

2.2.10 Pendekatan raylorist task-oriented 30

2.3 Pengaruh AUl.,n;asi Sistem Maklumat Pejabat berdasarkan Ciri-ciri 31

Demografi

2.4 Pengalaman M'~nggunakan Komputer 33

2.5 Kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat terhadap Kualiti KeIja 34

2.5.1 KepeJbagalan Kemahiran 36

2.5.2 Autonomi 38

VII

2.6 Rangka Konseplual Kajian 39

BAB 3: METODOLOGI KAJIAN

3.0 Pengenalan 41

3.1 Rekabentuk Kaj ian 41

3.2 Populasi dan Persampelan 42

3.3 Pengumpulan Data 43

3.4 Instrumen Kaj ian 43

3.5 Ujian Kebolehpercayaan 45

3.6 Analisis Data 46

3.6.1 Statistik Diskriptif 47

3.6.2 Statistik Inferensi 47

BAB 4: DAPATAN DAN PERBINCANGAN

4.0 Pengenalan 49

4.1 Demograti Rcsponden 50

4.1.1 .lamina 50

4.1.2 Umur 50

4.1.3 Bangsa 51

4.1.4 KeLryakan 52

4.1.5 Jabatan 53

4.1.6 Perbezaan Kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke 54

atas kualiti berdasarkan ciri-ciri demografi terpilih.

4.1.7 Perbezaan Kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas 55

kualiti berdasarkan jantina

I

,...

viii

4.2 Pengalaman Mcnggunakan Komputer 56

4.2.1 Purata m.:ngguna komputer di tempat keIja 56

4.2.2 Purata PckerJa yang Mempunyai Komputer Persendirian 57

4.2.3 Kekerapal: Tahun Mengguna Komputer 58

4.2.4 Kekerapan Mengguna Tatacara Komputer 59

4.2.5 Hubungan Pengalaman mengguna Komputer dengan Kualiti 61

Kerja

4.3 Skor min bagl kt'san Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas 61

Kualiti kerja

4.3.1 Taburan Persetujuan Responden bagi Aspek 62

Kepe\bagaian Kemahiran

4.3.2 Taburan Persdujuan Responden bagi Aspek Identiti 64

Tugas


Kepentn'gan Tugas

4.3.4 Taburan ?ersctujuan Responden bagl Aspek Autonomi 69


Maklumhalas

4.4 Perbincangan hasil kajian 74

4.4.1 Perkaitc~n ji aJltara Kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat 75

ke atas Kualiti keIja dengan pengalaman menggunakan

komptner.

4.4.2 Kesan Alttomasi Sistem Maklumat pejabat ke atas 76

kepelbagail1 kcmahiran

4.4.3 Kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas Identiti 77

IX

Tugas

4.4.3 Kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas 79

Kepentingan tugas


Autonomi


Maklumbalas

BAB 5: RUMUSAN DAN CADANGAN

5.0 Pengenalan 82

5.1 Rumusan Kajian 82

5.1.1 Ciri-ciri Demografi Responden 83

5.1.2 Pengalaman mengguna Komputer 85

5.1.5 Kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas kualiti 86

kerja

5.2 Implikasi kajian 87

5.3 Cadangan kepada organisasi kajian 89

5.4 Cadangan Kajian akan Datang 90

LAMPlRAN A : BORANG SOAL SELIDIK 92

BIBLIOGRAFI 97

x

Jadual

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

l3

14

15

16

SENARAI JADUAL

Tajuk

Peratusan aktiviti setiausaha dan Kakitangan sokongan

sebagai penaip

Perbandingan kesan-kesan Buruh, Modal dan Teknologi

ke atas Produktiviti

Tahap Persetujuan (Skala Likert)

Pekali kebolehpercayaan untuk Item-item Kualiti Kerja

Aras pengukuran tahap Kualiti Kerja

Nilai eta squared dan Kekuatan Hubungan

Tafsiran Pekali Korelasi Pearson r oleh Borg dan Gall

Bilangan dan Peratusan Responden dari segi lantina

Bilangan dan Peratusan Responden dari segi Umur

Bilangan dan Peratusan dari segi Bangsa

Bilangan dan Peratusan Responden dari segi Kelayakan

Bilangan dan Peratusan Responden dari segi labatan

Keputusan Ujian ANOVA sehala bagi mengkaji kesan

Automasi Sistem Maklumat Pejabat berdasarkan

demografi terpihh

Skor Min kualiti keIja berdasarkan jantina

Pengalaman dari segl Kekerapan mengguna Tatacara

Komputer

Taburan Persetuiuan Responden bagi Aspek Kepelbagaian

Kemahiran

Muka Surat

30

34

44

45

47

48

48

50

50

51

52

53

54

55

59

62

XI

1

17 Taburan Persetujuan Responden bagi Aspek Identiti 64

Tugas

18 Taburan Persetujuan Responden bagi Aspek Kepentingan 67

Tugas

19 Taburan Persetujuan Responden bagi Aspek Autonomi 69

20 Taburan Persetujuan Responden bagi Aspek Maklumbalas 72

XII

SENARAIGAMBARAJAH

Rajah Tajuk Muka Sur-at

1 Model Ciri -cin KeIj a 24

2 Hipotesis Kesan Teknologi Maklumat terhadap keIja 37

3 Rangka Konseptual Kajian 40

4 Kekerapan mengguna Komputer 56

5 Purata Responden yang Mempunyai Komputer 57

6 Kekerapan dan Segi tahun Mengguna Komputer 58

xlii

ABSTRAK

KESAN AUTOMASI SISTEM MAKLUMAT Pi':.JABAT KE ATAS KUALITI

KERJA PEKERJA PEMPROSESAN DA IA DI UNIMAS, KOTA

SAMARAHAN, SARA 'WAK.

HADIZAH BT DOL

Kajian ini mengkaji kesan Automasi Sistem MaklLma1 Pejabat ke atas kualiti kerja pekeIja pemprosesan data di UNIMAS. Kajian ;ni juga mengenalpasti ciri-ciri demografi, pengalaman menggunakan komputeL dan tahap kualiti kerja kalangan responden akibat pengautomatikan pejabat. Kualiti kClja ini diukur berdasarkan 5 dimensi keIja iaitu kepelbagaian kemahiran, identiti tugas, kepentingan tugas, autonomi dan maklumbalas. Responden kajian ini terdin daripada 40 orang pekeIja kerani dan setiausaha dari setiap bahagian di UNIMAS. Instrumen yang digunakan dalam kajian ini telah diubahsuai dari Job Diagnostic Survey (JDS) oleh Hackman dan Oldham (1980) untuk mengutip data. An2.lisis diskriptif menggunakan min, frekuensi dan peratusan digunakan untuk meringkaskan ciri-ciri demografi responden, pengalaman menggunakan komputer -}(,J1 tahap kualiti kerja. Ujian-t dan ANOVA sehala digunakan untuk mengkaji :;<.:.lH:~zaan ciri-ciri dimensi kerja berdasarkan faktor-faktor demografi. Manakala.~ci·elasl Pearson digunakan untuk melihat perkaitan pengalaman menggunakan kOH,puter dengan tahap kualiti kerja. Secara umumnya, Automasi Sistem maklumat FJ,"j3bat mendatangkan kesan yang pelbagai ke atas kualiti kerja pekerja kerani 1 sr:tlausaha. Hasil kajian juga menunjukkan bahawa, Automasi sistem Makhta1<H pClabat mendatangkan kesan paling ketara ke atas kepelbagaian kemahiran. ldentm tugas pekerja kerani dan setiausaha juga didapati meningkat kerana AutomaSl sistem Maklumat Pejabat membolehkan mereka menyiapkan keseluruhan tugas. Dapatan kajian juga menunjukkan bahawa, tanggungjawab pekeIja kerani dan setiausaha ke atas keIja mereka meningkat dan ini mengembangkan kepentingan tugas mereka. Sebaliknya, penggunaan Automasi Sistem Maklumat pejabat tidak begitu mempengaruhi autonomi pekeIja kerana tugasan mereka masih dikawal oleh pihak atasan. Automasi Sistem Maklumat pejabat juga didapati mernud;,hkan komunikasi antara pekeIja pemprosesan data dengan pihak lain dalam'rganisasi seterusnya membantu mempercepat maklumbalas berkaitan pestasi kerja.

.....

ABSTRACT

THE EFFECTS OF OFFICE AVTOIVIATION SYSTEMS ON JOB QUALITY

OF DATA PROCESSI"G WORKERS AT UNIMAS,

KOTA SAMARAHAN, SARAWAK

HADIZAH BT DOL

This research was conducted to stud} effect of Office Automation Systems on job quality among data processing workers at UNIMAS. The quality of work is measured based on 5 jobs dimension developed by Hackman and Oldham (1980) including variety of task, task identHy task significance, autonomy and feedback. Respondents consisted of 40 cleri,:al and secretarial workers from various departments at UNIMAS. Job DiagnostIc Survey (JDS) developed by Hackman and Oldham (1980) was used as an instrument to collect the data. Descriptive analysis was used to summarize the respondents' demography characteristics, computer experiences and quality in term of mean, frequency, and percentage. The (-test and Oneway ANOV A were utilized to study the difference of work dimensions based on demography factors. Furtheml0re, Pearson Correlation's Analysis was used to identify the relationship between computer experience and job quality. It was found that generally, the implementation of Office Automation Systems has mixed effects on job quality of clerical and secretanal workers. The research findings revealed that the level of task variety among clerical and secretary workers increases by the implementation of Office Automation System. It was found that Office Automation Systems enable data processing w0rkers to incorporate more elements of the total work cycle into each job, thus incfta:cing task identity. It was also found that Office Automation Systems increase the ser,<(' of responsibility of data processing workers toward their job, thus enhancing ta~t .)lgnificance. It was found, however, that the implementation of Office Automa1Io:. System reduced the sense of personel control over the work process, thus decfl;;c,sed the autonomy of clerical and secretary workers. The system has also found !p !:'Ie able to enhance job feedback.

BAB 1

PENDAHULUAN

1.0 Pengenalan

Ledakan teknologi maklumat menuntut refonnasi dalam persekitaran

organisasi. Ini kerana teknologi maklumat amat mempengaruhi kemampuan

organisasi untuk bersaing di era globalisasi. Pemangkin utama revolusi maklumat

ialah teknologi maklumat yang berkaitan dengan penggunaan komputer dan

komunikasi. Ringkasnya, era maklumat akan membawa perubahan secara

menyeluruh dan mendadak terhadap cara hidup, cara bekeIja dan tatacara melihat

dunia secara global (Ahmad M. N.; 19Y8)

Penggunaan komputer tidak dinafikan memudahkan urusan pekeIja. Namun,

perlaksanaannya dalam sesebuah organisasi memerlukan perancangan yang teliti

supaya tidak timbul tekanan terhadap pekeIja dan selari dengan keperluan organisasi.

Selain itu, pemahaman asas tentang komputer penting kalangan pekeIja untuk

meningkatkan daya saing di dalam era maklumat. Maksudnya, pekeIja perlu celik

komputcr dalam usaha melahirkan tenaga keIja berilmu dan bennaklumat seterusnya

1

2

memudahkan perlaksanaan tugasan harian mereka. Celik komputer menurut Mohd

Nawi Ahmad antaranya termasuklah;

• Mempunyai kefahaman asas mengenai apa yang boleh dibuat oleh komputer dan

apa yang tidak boleh dibuat oleh komputer.

• BeIjaya menggunakan komputer sebagai satu alat pada tahap peribadi dan juga

profesional. Maksudnya, komputer digunakan untuk tujuan peribadi dan kerjaya.

• Boleh berinteraksi dengan komputer dan menggunakan aplikasi terkini seperti

aplikasi berbentuk multimedia dan aplikasi internet.

• Memahami implikasi sosial yang disebabkan oleh teknologi komputer.

Dengan kata lain, pekerja pemprosesan data yang dikaji perlu mempunyai

ciri-ciri sedemikian sebagai asas dalam melaksanakan tugasan mereka. Oleh itu,

pengkaji cuba menyingkap kefahaman pekeIja pemprosesan data terhadap kesan

Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas kualiti kerja mereka. Maksudnya,

kesedaran pekerja pemprosesan data terhadap kesan penggunaan aplikas-aplikasi

komputer khususnya aplikasi pemprosesan perkataan, spreadsheet dan mel

elektronik terhadap tugas mereka sebagai kerani dan setiausaha. Kesedaran mereka

penting bagi memaksimakan kualiti keIja dan menggunakan teknologi maklumat

pejabat dengan efektif dan berkesan. Jika tidak, organisasi mahupun pekeIja itu

sendiri tidak dapat memanfaatkan penggunaan teknologi maklumat dengan

sepenuhnya.

Un'i:uk mengetahui implikasi sistem pengautomatikan pejabat, lerlebih dahulu

pengkaji mengenalpasti jenis sistem yang digunakan oleh responden. Ini kritikal

3

kerana sistem yang berbeza mempunyai impak yang berbeza kepada kualiti keIja.

Amnya, terdapat beberapa sistem maklumat digunakan dalam sesebuah organisasi

mengikut peringkat tertentu seperti berikut (Laudon K.C & Laudon J.P, 1996);

• ESS (Executive Support System)

Bagi sistem ESS, input yang digunakan terdiri daripada data agregat sarna ada

dari dalam mahupun luar organisasi. Ia diproses dengan menggunakan simulasi,

grafik dan interaktif. Hasilnya digunakan untuk bertindak balas ataupun untuk

tujuan projections. Pengguna ESS terdiri daripada pengurus senior.

• DSS (Decision Support System)

Manakala, ciri input bagi sistem DSS pula terdiri daripada model analatikal dan

low-volume-data yang diproses melalui penggunaan simulasi, interaktif dan

analisis. Output yang diperolehi digunakan untuk membuat laporan dan rumusan

oleh pekerja profesional dan pengurusan. Biasanya program ini membantu

pengurus-pengurus untuk membuat keputusan dengan cepat dan tepat.

• MIS (Management Information System)

Ciri input untuk sistem MIS pula terrnasuklah model ringkas, ringkasan transaksi

data dan high-volume data iaitu pemprosesannya melibatkan laporan harian,

model mudah dan analisis tahap rendah. Output digunakan untuk membuat

laporan dan rumusan berkaitan dengan pengurusan dan biasanya ia digunakan

oleh pengurus pertengahan.

4

• KWS (Kno141edge Work System)

Ciri input bagi sistem KWS pula termasuklah spesifikasi rekabentuk dan

knowledge hase. Ciri pemprosesan bagi sistem ini adalah bersifat pemodelan dan

simulasi yang digunakan khas untuk menghasilkan grafik dan model. Biasanya

sistem ini digunakan oleh pekerja profesional dan kakitangan teknikal untuk

menghasilkan sesuatu projek seperti projek pembinaan bangunan oleh jurutera.

• OAS (Office Automation System)

Sistem yang terakhir iaitu sistem OAS pula mempunyai em input berbentuk

dokumen, jadual, transactions dan peristiwa Manakala eiri pemprosesan bagi

sistem ini terdiri daripada pengurusan dokumen, penjadualan, ringkasan, senarai,

dan pengabungan. Ia digunakan untuk menghasilkan dokumen, jadual, mel,

laporan terperinci, senarai dan ringkasan. Sistem ini senng digunakan oleh

pekerja pengkeranian, pekerja operasi. personel dan penyelia.

Kebanyakan organisasi menyediakan Automasi Sistem Maklumat Pejabat

(OAS) yang digunakan oJeh pekerja pengkeranian dalam menjalankan tugas mereka.

lni termasuklah penggunaan perisian Microsoft, E-mail. spreadsheet. Internet dan

program-program yang bersesuaian yang digunakan untuk memproses jadual dan

dokumen. Ringkasnya, kajian ini hanya tertumpu kepada sistem OAS yang

digunakan oleh pekerja pemprosesan data.

Antara sedar dengan tidak, banyak fungsi-fungsi pemprosesan maklumat

diautomatikk;m melalui peralatan elektronik yang eanggih khasnya komputer. lni

berikutan desakan keperluan maklumat yang cepat, tepat dan banyak dalam satu

5

jangka masa lertentu. Menurut Sox C. W (1990), pengautomatikan pejabat dalam

organisasi mempunyai arah tuju atau matlamat yang jelas. Antaranya ialah untuk

meningkatkan produktiviti pekerja. Dengan kata lain, semua pekerja pejabat (office

workers) mahu mendapatkan maklumat dengan pantas untuk melakukan tugas

dengan cepat dan menepati masa. Oleh itu, salah satu matlamat organisasi

mengautomatikkan sistem maklumat pejabat adalah untuk menghasilkan pekelja

yang produktif dan berkesan dalam mengendalikan tugas mereka.

Selain itu, Automasi Sistem maklumat Pejabat juga bertujuan mengelakkan

kelja berulang iaitu pekelja tidak perlu menaip semula fail apabila terdapat sebarang

kesalahan sebaliknya hanya memadam dan memperbaiki kesilapan tersebut.

Ringkasnya. mereka hanya perlu menyemak dan memastikan tidak ada sebarang

kesalahan sebelum mengeluarkan salinan terakhir. Ini pastinya menjimatkan masa

dan tenaga dalam menyediakan fail yang bermutu.

Matlamat seterusnya adalah untuk mengemaskil1lkan kuantiti dan kualiti

output dengan meminimakan kesalahan melalui penggunaan komputer sebagai alat

utama Automasi Sistem Maklumat Pejabat. Dengan kata lain, komputer bukan sahaja

meningkatkan kualiti malah memperbaiki aliran kerja {workflow}. Pengautomatikan

pejabat juga dipercayai dapat mengatasi masalah kekurangan pekelja. Ini kerana,

pengautomatikan pejabat cenderung mengurangkan pekelja disebabkan tugas telah

diambilalih oleh teknologi barn dan hanya memerlukan pekelja tertentu untuk

mengendalikannya. Jadi, situasi ini dapat mengelak organisasi daripada mencari

pekelja sambilan dan mengurangkan mas~lail kekurangan pekelj a.

I

... ,..

6

Tegasnya, terdapat beberapa impak Automasi Sistem Maklumat Pejabat

terhadap pekeIja pemprosesan data. Antaranya termasuklah tingkahlaku pekerja,

kualiti kerja dan prestasi kerja dan impak ini turut dipengaruhi oleh demografi

pekeIja seperti jantina dan umur. Namun demikian impak ini berbeza berdasarkan

penerimaan pekeIja dan kemahiran mereka mengendalikan sistem berkenaan.

1.1 Pernyataan Masalah

Penggunaan Sistem Maklumat Pejabat di Univerisiti Malaysia Sarawak

(UNIMAS) tidak terhad. Malah, UNIMAS amat dikenali sebagai sebuah Institusi

Pengajian Tempatan yang berteraskan penggunaan teknologi maklumat terkini. Oleh

yang demikian, Automasi Sistem Maklumat Pejabat tidak dinafikan mampu

mempengaruhi sikap pekeIja dan pekeIjaan mereka. Ini boleh diperhatikan melalui

sikap sesetengah pekeIja apabila berhadapan dengan masalah yang disebabkan oleh

kegagalan komputer untuk berfungsi dengan sempuma. Antaranya, terpaksa

menangguhkan kerja dan ini pastinya mengurangkan produktiviti keIja dan

melambatkan keIja mereka.

Selain itu, pekeIja kadangkala tidak dapat menggunakan semua aplikasi

dengan sepenuhnya. lni disebabkan oleh kurangnya autonomi pekerja terhadap

penggunaan komputer. Keadaan ini jika tidak ditangani dengan cekap pastinya akan

merugikan organisasi dan membazirkan sumber sedia ada.

I

,...-- --"...-

7

Oleh itu, pengurusan sistem maklumat dalam sesebuah organisasi adalah

kritikal terutamanya mengenalpasti masalah yang dihadapi oleh pekerja dalam

mengendalikan aplikasi-aplikasi yang digunakan. ladi, pengurus sumber manusia

khasnya periu memahami dan mengurus teknoJogi maklumat dengan terperinci bagi

mengelak kegagalan dan mendapat faedah dari penggunaan teknologi maklumat

(Sauer, Sharma dan Potter,1997).

Perubahan pesat dalam teknologi berasaskan sistem maklumat mendatangkan

kesan yang jelas ke atas persaingan dan daya saing organisasi akibat peranan

maklumat itu sendiri (Sohal A.S & Ng L., 1998). lusteru itu, adalah penting bagi

organisasi terutamanya pen gurus sumber manusia untuk mengenalpasti impak

penggunaan sistem maklumat kalangan pekerja terutamanya dari segi kualiti kelja.

Kesedaran bahawa kemahiran pekelja yang berbeza dan persepsi yang pelbagai

kalangan pekelja am at mempengaruhi dalam menjayakan perlaksanaan sistem

maklumat berkomputer. Realitinya, banyak organisasi menghadapi masalah apabila

pekeljanya tidak dapat menyesuaikan diri dengan sistem yang digunakan hingga

menimbulkan sikap negatif seperti berhenti kelja dan penolakan terhadap sistem

berkenaan.

Persoalannya adakah Automasi Sistem Maklumat Pejabat mampu

mempengaruhi aspek-aspek kualiti kelja iaitu dapatkah ia mempelbagaikan

kemahiran pekelja, meningkatkan identiti tugas, memahami kepentingan tugas

terhadap pekelj a lain, menambah tahap autonomi mahupun mempercepatkan

maklumbalas? Selain itu, pengkaji juga mengenalpasti fimgsi pengalaman

menggunakan komputer dalam mempengaruhi kualiti kelja.

,.. ,...

8

1.2 Objektif kajian

Secara umumnya, kajian ini mengkaji kcsan Automasi Sistem Maklumat

Pejabat iaitu pemprosesan perkataan (word processing), pemprosesan jadual

(spreadsheet, excel, excess), dan mel elektronik ke atas kualiti keIja pemprosesan

data di UNIMAS.

Secara khususnya kajian ini bertujuan:

1. Melihat perbezaan di antara demografi pekeIja iaitu jantina, kelayakan,

bangsa, umur dan jabatan pekeIja pemprosesan data dengan kesan Automasi

Sistem Maklumat Pejabat ke atas kualiti keIja.

n. Melihat kaitan di antara Automasi Sistem Maklumat Pejabat dengan

pengalaman pekeIja pemprosesan data dalam menggunakan komputer.

111. Melihat kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas kualiti keIja

pekeIja pemprosesan data.

1.3 Soalan Kajian

i) Mengenalpasti Penggunaan Automasi Sistem Maklumat Pejabat berdasarkan

jantina, kelayakan, dan bangsa, umur dan jabatan pekeIja pemprosesan data.

Ii) Adakah terdapat perhubungan signifikan di antara kesan Automasi Sistem

Maklumat Pejabat dengan pengalaman menggunakan komputer oleh pekeIja

pemprosesan data.

iii) Mengenalpasti kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas

kepelbagaian kemahiran oi kalangan pekeIja pemprosesan data.

,.

iv) Mengenalpasti kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas identiti

tugas (task identity) pekelja pemprosesan data.

v) Mengenalpasti kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas kepentingan

tugas (task sign~ficance) di kaiangan pekerja pemprosesan data.

vi) Mengenalpasti kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas autonomi

(autonomy) pekelja pemprosesan data dalam melakukan tugasan.

vii) Mengenalpasti kesan Automasi Sistem Maklumat Pejabat ke atas

maklurnbalas (Feedback) pekelja pemprosesan data dengan prestasi kelja dan

pengumsan atasan.

1.4 Kepentingan kajian

Sistem maklumat dalam sesebuah organisasi merupakan salah satu daya saing

utama kepada organisasi. Malah, perubahan yang cepat dalam era teknologi

menuntut refonnasi dari aspek persekitaran kelja dan tugas pekerja. Jadi, tidak boleh

tidak setiap orgamsasi mesti melaksanakan sistem maklumat untuk mengukuhkan

daya saing merekn.

Oteh itu, kajian ini amat penting untuk organisasi dan pengurus amnya dalam

mengenalpasti impak yang mungkin berlaku akibat periaksanaan sesuatu sistem.

Pengetahuan ini dapat digunakan untuk mengatasi kesan negatif seperti penolakan

terhadap sistem oleh pekelja dan tekanan kerja. Dengan kata lain, hasil kajian ini

dapat membantu pengurus menentukan latihan yang bersesuaian dengan kemahiran

pekelja, meyakinkan p~kerja dan menyedarkan pekerja tentang kepentingan sistem

tersebut.

J

,..... +"

10

Malah sikap rendah diri dan kepercayaan mereka dapat dipulihkan dengan

mengurus sistem dengan baik. Pengurusan yang baik juga mampu menghasilkan kos

efektif dan mewujudkan suasana harmoni dalam organisasi. Jadi amat jelas bahawa

hasil kajian ini membantu organisasi, pengurus maupun pekerja meningkatkan

kesedaran dan pengetahuan telltang impak teknologi.

1.5 Batasan kajian

Jumlah sampel yang digunakan oleh pellgkaji ialah seramai 40 orang pekeIja

pengkeranian dan setiausaha di semua bahagian utama di orgallisasi kajian iaitu di

UNIMAS. Subjek kajian hanya dikhususkan untuk pekeIja kerani dan setiausaha

sahaja memandangkan golongan ini merupakan pengguna terbesar bagi Sistem

Maklumat Pejabat. Ini dibuktikan oleh Mammal M.S dalam Ng C. dan Munro-Kua

A. (1994), yang mendapati bahawa kebanyakan jawatan seperti stenografi, kerani,

operator mesin, penyambut telefon dan pencetak di Telekom Malaysia dikuasai oleh

pekeIja perempuan. Berdasarkan pemerhatian beliau, semua keIja berkenaan

melibatkan penggunaan komputer.

Keadaan sampel yang sedikit mempengaruhi dapatan kajian terutama dari

segl ketepatan data dan pengujian so alan kajian. Selain itu, ketepatan data juga

bergantung kepada pengetahuan, pengalaman dan masa responden. Dari aspek hasil

kajian, ia terhad kepada kesan pengautomatikan terhadap kualiti keIja pekeIja

pemprosesan data sahaj a iaitu kerani dan setiausaha.

I

, + 11

Kejujuran responden turut mempengaruhi ketepatan data. Memandangkan

organisasi ini bertunjangkan penggunaan teknologi, pengkaji tidak menghadapi

masalah untuk mendapat responden yang menggunakan komputer. Namun, tidak

semua responden menggunakan kesemua jenis aplikasi-aplikasi yang dikaji iaitu

pemprosesan perkataan, spreadsheet, dan mel elektronik. Ini turut mempengaruhi

ketepatan penggunaan sistem maklumat di kalangan responden.

1.6 Definisi Istilab

1.6.1 Automasi Sistem Maklumat Pejabat

Berdasarkan kajian lepas, Zaini (1989) mendefil1isikal1 Automasi Sistem

Maklumat Pejabat sebagai suatu proses untuk meninggikan prestasi

kakitangan dengan menggunakan teknologi-ieknologi baru serta cara-cara

baru dalam melaksanakan tugas. Beliauluga menyatakan bahawa ia

merupakan suatu aktiviti yang berterusan Jan dinamik bagi menampung

perubahan-perubahan di dalam orgamsasi Jan dl kalangan kakitangan.

Manakala, dalam kajian ini pula pengkajl merujuk pengautomatikan pejabat

sebagai salah satu sistem berkomputer yang terdiri daripada aplikasi-aplikasi

teknologi maklumat iaitu pemprosesan perkataan (word processing),

pemprosesan jadual (spreadsheet. excei dall excess), dan mel elektronik.

Aplikasi-aplikasi ini digunakan dalam organisasi untuk menyokong aktiviti

penyelenggaraan dan komunikasi pejabat dikalangan peketja pemprosesan

data.

kesan automasi sistem maklumat pejabat ke atas

Documents