kertas peneranganperakaunankolejvokasional.weebly.com/uploads/5/3/8/1/...kertas penerangan ini...

KOD DAN NAMA

PROGRAM /

PROGRAM’S CODE &

NAME

FB-100-3:2012:ACCOUNTING

TAHAP / LEVEL L3

NO. DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI /

COMPETENCY UNIT

NO. AND TITLE

M4K1: SISTEM PERAKAUNAN BERKOMPUTER

NO. DAN

PENYATAAN

AKTIVITI KERJA /

WORK ACTIVITIES

NO. AND

STATEMENT

K1 MENGURUS MAKLUMAT ASAS PERNIAGAAN

K2 MEREKOD TRANSAKSI URUS NIAGA PERNIAGAAN

K3 MENGHASILKAN LAPORAN KEWANGAN

K4 MENYEDIAKAN PENYATA PENYESUAIAN BANK

NO. KOD /

CODE NUM. BAK404-4-2014/M4K1/P(1/4)

Muka / Page

Drpd / of

: 1

: 17

NAMA / NAME

NO. K/P / I/C NO.

Tarikh/ Date :

TAJUK/ TITLE: K 1 MENGURUS MAKLUMAT ASAS PERNIAGAAN

TUJUAN/ PURPOSE :

Kertas penerangan ini bertujuan supaya pelajar dapat menyediakan maklumat

perniagaan dan membina carta akaun. Selain itu, pelajar juga dapat menyusun

kumpulan (kelompok) transaksi dan menentukan baki awal perakaunan. Akhirnya

pelajar dapat menyediakan maklumat pengumuran penghutang dan pemiutang.

KOLEJ VOKASIONAL BUTTERWORTH TELOK AYER TAWAR 13050 BUTTERWORTH

KERTAS PENERANGAN ( INFORMATION SHEET )

ID UNIT KOMPETENSI / COMPETENCY UNIT ID

BAK404-4-2014/M4K1/P(1/4) Muka / Page : 2 Drpd/ of : 17

PENYATAAN STANDARD KOMPETENSI

K1.1 : Menyediakan Maklumat Perniagaan

K1.2 : Membina Carta Akaun

K1.3 : Menyusun Kumpulan (Kelompok) Transaksi

K1.4 : Menentukan Baki Awal

K1.5 : Menyediakan Maklumat Pengumuran Penghutang Dan Pemiutang

PENERANGAN/ INFORMATION:

K1.1 Menyediakan Maklumat Perniagaan

1. Menghasilkan Data Syarikat Baru/ Create New Company Data

Klik dua kali pada ikon UBS Accounting System untuk bermula.

Double click the ICON to start UBS Accounting System.

Paparan berikut akan keluar pada skrin.

The following display will appear on the screen.

Cipta syarikat baru, klik “Add”, masukkan nama syarikat dan “Directory”.

Create new company, click “Add”, then enter the “Company Name” and

“Directory”.

Klik “Save”, kemudian klik “Cancel”,

Click “Save”, then click “Cancel”.

Paparan berikut akan muncul pada skrin, pilih syarikat, klik “Select”.

The following display will appear on the screen, select company, click “Select”.

Catatan:

(a) Nama dalam “Directory” semua rapat.

(b) “Directory” adalah tempat di mana data akaun perniagaan itu disimpan.

(c) Semua data dalam Sistem UBS perlu guna huruf besar.

1

2 3

4 5



Paparan berikut akan muncul pada skrin.


Memandangkan ini merupakan folder baru, fail data perlu dibinakan.

As it is a new folder, you have to generate data files.

Klik “OK”, kemudian klik “Yes”.

Click “OK”, then click “Yes”.

Selepas fail data dibinakan, klik “OK”.

After generating, click “OK”.

1

2



2. Daftar Masuk Sistem/ Sign Into The System



Kekalkan:

ID Pengguna (huruf besar) : ADMIN

Password (huruf besar): UBS

Remain the default:

User ID (caps lock): ADMIN

Password (caps lock): UBS

Tarikh akan mengikut tarikh sistem komputer secara automatik.

The default date is captured from computer system date as shown above.

Klik “Sign in”.

Click “Sign in”.

3. Wizard Setup/ Setup Wizard



Nama syarikat Company’s name

Alamat syarikat Company’s address

No. dihubungi & no. fax Contact no. & fax no.

No. Pendaftran Syarikat Registration of Company’s No.



Masukkan maklumat syarikat, klik “Next”.

*** Nama syarikat, alamat, nombor dihubungi, nombor fax dan nombor

pendaftaran syarikat.

Maintain company details, click “Next”.

*** Company’s name, address, contact number, fax number and Registration of

Company’s number (R.O.C. No.).

Isikan tempoh perakaunan.

Setting accounting year.

(i) Tarikh Tutup bagi Tempoh Perakaunan yang Lepas

Closing Date of Last Accounting Year

Isikan hari terakhir (Tarikh Tutup) bagi tempoh perakaunan yang lepas.

Key in the last day (Closing Date) of the last accounting year.

Berdasarkan tarikh yang diisikan, sistem akan tambahkan satu hari untuk

mengira hari pertama bagi tempoh perakaunan semasa di (iv) secara

automatik.

The system will based on the date entered to add 1 day in order to

calculate the 1st day of current accounting year as shown at (iv)

automatically.

(ii) Tempoh Permulaan bagi Tempoh Perakaunan Semasa

Starting Period of Current Accounting Year

Isikan nombor “Period” bagi tempoh perakaunan semasa, nombor “Period”

merujuk kepada bulan di mana syarikat mula menggunakan Sistem

Perakaunan UBS.

(i)

(ii) (iii)

(iv) (v)



Key in the period number of current accounting year, whereby the period

number is referred to which accounting month your company was starts

using Sage UBS Accounting System.

Tempoh permulaan penting untuk “Isi Baki Awal Akaun yang Lalu” dan

“Laporan Pengumuran” bagi pemiutang dan penghutang.

The Starting Period is important for “Enter Opening Balances” and

“Distribute Last Year Aging” for debtors and creditors.

(iii) Tempoh Akhir bagi Tempoh Perakaunan Semasa

Closing Period of Current Accounting Year

Isikan nombor “Period”, ini merujuk kepada bilangan bulan perakaunan

sebelum akaun ditutup.

Key in the period number, which is referred to the number of accounting

month that will close the financial year end.

Tempoh Akhir diguna untuk mengira hari terakhir tempoh perakaunan

semasa (v), berdasarkan tarikh yang diisikan pada “Tarikh Tutup” dalam

“Tempoh Perakaunan yang Lepas”.

The Closing Period shall be used to calculate the last day of current

accounting year (as shown at (v)), based on the date entered at “Closing

Date” of Last Accounting Year.

Klik “Next”, paparan berikut akan muncul pada skrin.

Click “Next”, the following display will appear on the screen.

Pilih “Setup later”, klik “Done”.

Choose “Setup later”, click “Done”.



4. Isi Data Syarikat Baru Menggunakan “Housekeeping”

Enter New Company Data Using Housekeeping

Rujuk Langkah 1 dan Langkah 2.

Refer to Step 1 and Step 2.

Pada Langkah 3, Wizard Setup, klik “Cancel” untuk terus masuk sistem.

At Step 3, Setup Wizard, click “Cancel” to go directly into system.

Catatan:

“Period” bermaksud turutan bagi bulan perakaunan.

Period 1 merujuk kepada bulan perakaunan pertama;

Period 2 merujuk kepada bulan perakaunan kedua dan seterusnya.

Period means the sequence of accounting month.

Period 1 refers to first accounting month;

Period 2 refers to second accounting month and so on.

Contoh:

Jika tempoh perakaunan semasa adalah dari 1st Januari 2010 hingga 31st Disember

2010 “Period 2” merujuk kepada bulan Februari 2010.

If your current accounting year is from 1st January 2010 to 31st December 2010

Period 2 refers to the month of February 2010.

Jika tempoh perakaunan semasa adalah dari 1hb Julai 2010 hingga 30hb Jun 2011

“Period 2” rujuk kepada bulan Ogos 2010.

If your current accounting year is from 1st July 2010 to 30th June 2011 Period 2 refers to the month of August 2010.



Untuk isikan maklumat asas syarikat, pergi ke:

To key in basic information of a company, go to:

7. Housekeeping →1. Setup → 1. General Setup



Masukkan maklumat syarikat.

Maintain company details.

Pada Kumpulan Akaun Penghutang, tukar nilai “To 3000” kepada “To 3001”.

At Debtor Account Groups, change the value “To 3000” to “To 3001”.

Pada Kumpulan Akaun Pemiutang, tukar nilai “To 4000” kepada “To 4001”.

At Creditor Account Groups, change the value “To 4000” to “To 4001”.

Klik “OK”.

Click “OK”.

→ 3001

→ 4001



K1.2 Membina Carta Akaun

1. Nombor Akaun/ Account Number:

Dalam Sistem Perakaunan UBS, setiap akaun mempunyai kod unik. Struktur

nombor akaun adalah:

In UBS Accounting System, each account will have a unique code. Structure of

account number is:

AAAA / BBB

2. Carta akaun asas yang dicadangkan:

Basic chart of account recommended:

Jenis Akaun Account Type

No. Akaun Account No.

Akaun Berkaitan Related Account

Akaun Khas Special Account

Ekuiti Pemilik A 1000/000 Modal/ Capital A 1050/000 Untung Bersih/ Retained Earning PA A 1060/000 Ambilan/ Drawing Aset Bukan Semasa

D 2010/000 Peralatan Pejabat/ Office Equipment D 2010/005 PSN Peralatan Pejabat/

Accumulated Depreciation of O/Equip. AD

D 2020/000 Perabot / Furniture D 2020/005 PSN Perabot/

Accum. Depn. of Furniture AD

Aset Semasa F 3000/000 Penghutang/ Debtors Control F 3010/000 Bank/ Bank BKPV F 3020/000 Deposit/ Deposit F 3030/000 Stok/ Stock BS F 3040/000 Tunai di Tangan/ Cash in Hand CAPV Liabiliti Semasa

G 4000/000 Pemiutang/ Creditors Control G 4001/000 Pemiutang Lain/ Other Creditors Jualan

H 5000/000 Jualan/ Sales I 5100/000 Pulangan Jualan/ Return Inward Kos Jualan J 6000/000 Stok Awal/ Opening Stock OS J 6010/000 Belian/ Purchases J 6020/000 Pulangan Belian/ Return Outward J 6030/000 Stok Akhir/ Closing Stock CS J 6040/000 Angkutan Masuk/ Carriage Inward Liabiliti Bukan Semasa

B 7000/000 Pinjaman/ Loan B 7010/000 Debentur/ Debenture Hasil L 8000/000 Sewa Diterima/ Rental Received L 8010/000 Diskaun Diterima/ Discount Received L 8020/000 Komisen Diterima/ Commission Received Perbelanjaan

M 9010/000 Sewa/ Rental M 9020/000 Gaji/ Salaries M M

9030/000 9040/000

Diskaun Diberikan/ Discount Allowed Susutnilai Aset Bukan Semasa

Primary Code Secondary Code



3. Untuk membina Carta Akaun, pergi ke:

To create Chart of Account, go to:

1. General → 1. General Ledger A/C Maintainance



Klik “Add”, masukkan Nombor Akaun, Penerangan Akaun, Akaun Khas dan Jenis

Akaun, kemudian klik “Save”.

Click “Add”, key in Account Number, A/C Description, Special Account and

Account Type, then click “Save”.

Do not forget to SAVE each

account number that you have

created.



Teruskan dengan akaun kedua sehingga semua akaun yang diberikan dalam

latihan dihasilkan. Setelah selesai, klik “Cancel”, klik “Exit”.

Proceed to second account number... and so on to complete all accounts as

given in exercise. Once you have finished, click “Cancel”, click “Exit”.

4. Untuk melihat dan menyemak Carta Akaun yang dihasilkan, pergi ke:

To view and check Chart of Account you have done, go to:

1. General → 3. Print Chart of Account → General Ledger Account → OK



5. Untuk menukar Account Type Description (Balance Sheet Accounts or Incomes/

Expenses Accounts), pergi ke:

To change Account Type Description (Balance Sheet Accounts or Incomes/

Expenses Accounts), go to:

7. Housekeeping → 1. Setup → 2. Account Type Description Setting

Edit penerangan akaun, klik “OK”.

Edit the description, click “OK”.

Jenis Akaun/ Account Type Anda mesti memilih Jenis Akaun yang betul. Jika tidak, laporan kewangan anda mungkin akan salah. Contoh: Jenis Akaun untuk Akaun Gaji sepatutnya M, tetapi anda terpilih L, maka amaun Akaun Gaji akan muncul pada Akaun Untung Rugi sebagai Lain-lain Pendapatan dan bukannya Perbelanjaan. Dalam situasi ini, untung bersih akan salah. You must select the correct Account Type. If not, financial reports may be incorrect. Example: Account Type for Salary Account should be M, if you wrongly selected L, the salary amount will appear in Profit & Loss Account as Other Income instead of Expenses. In this case, the net profit will overvalued.



6. Untuk menukar nombor akaun, pergi ke:

To change account number, go to

7. Housekeeping → 7. Administrative Tools → Key In Password “UBS” →

Tools → 1. Change Account No. → Click “Apply”

→ Type Account No. (Old) → Type Account No. (New) → Click “OK” → Click

“Cancel”

7. Menghasilkan akaun peribadi penghutang/ penghutang lain, pergi ke:

To create personal account for debtors/ other debtors, go to:

2. Debtors → 1. Debtors File Maintenance

Klik “Add”, isikan maklumat dan klik “Save”, teruskan dengan penghutang/

penghutang lain satu per satu.

Click “Add”, key in particulars for first debtors/ other debtors, click “Save”.

Proceed to another debtor one by one.

8. Menghasilkan akaun peribadi pemiutang/ pemiutang lain, pergi ke:



To create personal account for creditors/ other creditors, go to:

3. Creditors → 1. Creditors File Maintenance

Klik “Add”, isikan maklumat dan klik “Save”, teruskan dengan pemiutang /

pemiutang lain satu per satu.

Click “Add”, key in particulars for first creditors/ other creditor, click “Save”.

Proceed to another debtor one by one.

9. Untuk menyemak senarai penghutang/ pemiutang, pergi ke:

To check the debtors/ creditors listing go to:

2. Debtors → 2. Debtors Listing

Atau/ Or

3. Creditors → 2. Creditors Listing

1.3 Menyusun Kumpulan (Kelompok) Transaksi

1. Kumpulan (kelompok) transaksi serupa dengan buku jurnal, pergi ke:

Batch is similar to your books of original entry (journal), go to:

Kaedah 1/ Method 1:

4. Transaction → 2. Organise Batches



Klik “Add”, isikan kumpulan (kelompok) transaksi mengikut kehendak soalan

sehingga selesai (Batch No., Batch Type, Title & Period), klik “Exit”.



Click “Add”, key in the batches as requested in exercise until complete (Batch

No., Batch Type, Title & Period), click “Exit”.

Kaedah 2/ Method 2:

4. Transaction → 2. Organise Batches

Klik “Generate”, klik pada ikon untuk memilih period mengikut kehendak

soalan, klik “OK”, klik “Apply”.

Click “Generate”, click on to choose the period based on the question, click

“OK”, click “Apply”.

1

2

3



2. Untuk memadam kumpulan (kelompok), pergi ke

To delete a batch, go to:

7. Housekeeping → 7. Adminstrative Tools → Password “UBS”, “Yes” →

Tools → 6. Change Batch Lock & Pin No. → Click “Apply”



Pilih kumpulan (kelompok) yang hendak dipadamkan, klik “Delete”.

Choose the unwanted batch, click “Delete”.

1.4 Menentukan Baki Awal

1. Untuk memasukkan baki akhirl tempoh perakaunan yang lepas, semua akaun

yang berkaitan perlu dihasilkan, kemudian pergi ke:

To enter opening balances brought forward from last month/ year, you need to

create all relevant account, then go to:

1. General → 2. Enter Opening Balances

Paparan yang menunjukkan senarai semua akaun yang dihasilkan akan muncul

pada skrin.

You shall see a list account you have typed in earlier.

Masukkan baki awal mengikut latihan yang diberikan.

Enter their Opening Balances according to exercise given.

Klik “Exit”.

Click “Exit”.

1.5 Menyediakan Maklumat Pengumuran Penghutang Dan Pemiutang



1. Dalam baki awal tempoh perakaunan yang lepas, ditunjukkan jumlah hutang

bagi penghutang syarikat, jadi hutang-hutang ini perlu dimasukkan mengikut

tempoh/ bulan perakaunan yang sebenar.

In Opening Balances, debtor’s total debts will be shown, you have to distribute

the debtor’s debts according to its correct accounting period/ month recorded.

Contoh/ Example:

Syarikat mempunyai satu penghutang dan laporan pengumuran pada 31/10/2010

adalah seperti di bawah:

The company has a debtor and the aging reports as at 31/10/2010, are shown

below:

Santronic Sdn. Bhd.

5 months 4 months 3 months 2 months 1 months Current

4,200.00 3,010.00 2,000.00

2. Untuk menyediakan maklumat pengumuran penghutang/ penghutang lain, pergi

ke:

To distribute last year aging for debtors, go to:

2. Debtors → 2. Distribute Last Year Aging

3. Untuk menyediakan maklumat pengumuran pemiutang/ pemiutang lain, pergi ke:

To distribute last year aging for creditors, go to:

3. Creditors → 2. Distribute Last Year Aging

RUJUKAN/ REFERENCES :

1. SAGE UBS ACCOUNTING SELF STUDY GUIDE 2011 EDITION

2. http://www.ismail.com.my/BelajarSistemPerakaunanUBS.htm

kertas peneranganperakaunankolejvokasional.weebly.com/uploads/5/3/8/1/...kertas penerangan ini...

Documents