Page 1 of 4

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DANKEBUDAYAAN RI

JURUSAN AGROTEKNOLOGIFP-UHO

JENIS DOKUMENStandar Operasional

Prosedur (SOP)

KODE :017/KKJM/AGT/2014

JUDULSURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH

TANGGALDIKELUARKAN

24 AGUSTUS 2014PIHAK TERKAIT

Mahasiswa, Jurusan, Kasubag Kemahasiswaan, PD I REVISI KE : 1

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)SURAT KETERANGAN AKTIF KULIAH

A. PENGERTIANSurat keterangan aktif kuliah merupakan surat yang menerangkan bahwamahasiswa tersebut aktif kuliah/terdaftar pada semester yang sedang berjalan.

B. TUJUAN1. Memberikan keterangan kuliah kepada mahasiswa putra/putri pegawai

negeri sipil (PNS) untuk keperluan orang tua dalam pengurusan tunjangananak atau untuk mendapatkan pembayaran Tunjangan Keluarga bagi orangtua mahasiswa yang PNS.

2. Memberikan kemudahan bagi mahasiswa di dalam mengurus suratketerangan masih kuliah.

3. Mempermudah didalam melakukan monitoring dan peningkatanpelayanan kepada mahasiswa dalam pengurusan surat keterangan kuliah.

C. RUANG LINGKUP

Surat keterangan aktif kuliah diberikan kepada mahasiswa yangmemerlukan pelayanan pengurusan surat keterangan aktif kuliah mulai daripengajuan permohonan oleh mahasiswa hingga penyerahan suratketerangan aktif kuliah dari sub bagian akademik fakultas kepadamahasiswa.

D. DEFINISI ISTILAHMahasiswa aktif kuliah adalah mahasiswa yang terdaftar di BAAK, Fakultas,Jurusan/Program Studi secara admistrasi dan akademik dinyatakan denganpengambilan sejumlah mata kuliah pada semester berjalan.

E. PROSEDUR1. Mahasiswa meminta rekomendasi aktif kuliah dari jurusan/program studi.2. Mahasiswa mengajukan permohonan surat keterangan aktif kuliah kepada

sub bagian akademik dengan mengisi formulir yang telah disediakan (formisian pernyataan aktif kuliah).

3. Mahasiswa menyerahkan formulir kepada staf bagian kemahasiswaandengan melampirkan:a. Fotokopi surat keterangan untuk mendapatkan pembayaran tunjangan

keluarga atau KP4,b. Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM),

Page 2 of 4

c. Bagi Mahasiswa yang orang tuanya sudah pensiun, surat KP4 digantidengan fotokopi SK surat pensiun orang tua yang bersangkutan,

d. Bagi mahasiswa yang orang tuanya pegawai swasta, surat KP4 digantidengan surat keterangan dari perusahaan.

4. Sub bagian Administrasi Akademik memproses surat keterangan aktif kuliah,kemudian menyerahkannya kepada Pembantu Dekan I.

5. Pembantu Dekan I mengecek isi surat aktif kuliah. Apabila sudah setujumaka Pembantu Dekan I menandatangani surat keterangan aktif kuliah.

6. Sub bagian Administrasi Akademik mengambil surat keterangan aktif kuliahdari Pembantu Dekan I.

7. Sub bagian Administrasi Akademik mengarsipkan 1 (satu) lembar suratketerangan aktif kuliah tersebut.

8. Surat yang telah distempel diserahkan kepada mahasiswa.9. Mahasiswa menyetor arsip surat keterangan aktif kuliah ke jurusan/program

studi.

Page 3 of 4

F. ALUR/BAGAN ALIR

No Kegiatan

Pelaksana

Waktu

Mahasiswa Jurusan/program

studi

Bagiankemahasis

-waan

Subbagian

administrasi

akademik

Pembantu Dekan

I

Dokumen

1 Permintaan surat rekomendasi aktif kuliah Surat rekomendasiaktif kuliah

1 Hari

2 Pengajuan permohonan surat keteranganaktif kuliah

Form isian pernyataanaktif kuliah

1 Hari

3 Pengembalian form isian pernyataan aktifkuliah

Fotokopi KP4/ SKsurat pensiun orangtua yangbersangkutan/suratketerangan dariperusahaan, danKartu TandaMahasiswa (KTM).

2 Hari

4 Pembuatan surat aktif kuliah Surat aktif kuliah 1 Hari

5 Pengarsipan surat aktif kuliah Arsip surat aktif kuliah 1 Hari

6 Penyerahan surat aktif kuliah Arsip surat aktif kuliah 1 Hari

1

2

3

4

1

5

6 6

Page 4 of 4

G. INSTRUKSI KERJA1. Mahasiswa meminta rekomendasi aktif kuliah dari jurusan/program studi.2. Mahasiswa mengajukan permohonan surat keterangan aktif kuliah kepada sub

bagian akademik dengan mengisi formulir yang telah disediakan (form isianpernyataan aktif kuliah).

3. Mahasiswa menyerahkan formulir kepada staf bagian kemahasiswaan denganmelampirkan:a. Fotokopi surat keterangan untuk mendapatkan pembayaran tunjangan keluarga

atau KP4,b. Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM).

4. Bagi Mahasiswa yang orang tuanya sudah pensiun, surat KP4 diganti denganfotokopi SK surat pensiun orang tua yang bersangkutan,

5. Bagi mahasiswa yang orang tuanya pegawai swasta, surat KP4 diganti dengan suratketerangan dari perusahaan.

6. Sub bagian Administrasi Akademik memproses surat keterangan aktif kuliah,kemudian menyerahkannya kepada Pembantu Dekan I.

7. Pembantu Dekan I mengecek isi surat aktif kuliah. Apabila sudah setuju makaPembantu Dekan I menandatangani surat keterangan aktif kuliah.

8. Sub bagian Administrasi Akademik mengambil surat keterangan aktif kuliah dariPembantu Dekan I.

9. Sub bagian Administrasi Akademik mengarsipkan 1 (satu) lembar surat keteranganaktif kuliah tersebut.

10. Surat yang telah distempel diserahkan kepada mahasiswa.11. Mahasiswa menyetor arsip surat keterangan aktif kuliah ke jurusan/program studi.

H. FORMULIR KERJA1. Surat rekomendasi aktif kuliah2. Form isian pernyataan aktif kuliah3. Fotokopi KP4/SK surat pensiun orang tua yang bersangkutan/surat keterangan dari

perusahaan4. Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)5. Surat keterangan aktif kuliah