Kekurangan:

Kelemahan / kekurangan

Huraian Analisis / Cadangan / Pembetulan

1. Kesalahan

format

Pengulangan dua kali dalam

penulisan alamat pengirim.

Alamat pengirim hanya ditulis sekali sahaja

di sebelah kiri bahagian atas surat.

Cogan kata “1Malaysia: Rakyat

Didahulukan, Pencapaian Diutamakan”

tidak perlu ditulis di bahagian atas surat

sebelum alamat pengirim.

Merujuk kepada lampiran

surat ###, tempat nombor

telefon IPG Kampus Kota

Bharu yang terletak di

sebelah kiri di bawah alamat

pihak pengirim adalah salah

Menurut format surat rasmi, nombor telefon

dan faksimile pihak pengirim sepatutnya ditulis

di sebelah kanan di bawah alamat pengirim

bahagian atas surat.

Merujuk kepada surat 001 di

lampiran, terdapat dua

kesalahan dalam format

penulisan tarikh “21hb May

2012”,

Pertama, “21hb” sepatutnya ditulis dalam

bentuk “21”.

Contoh cara penulisan tarikh yang betul

adalah sama ada dalam bentuk “21 Mei

2012” ataupun “ 21 MEI 2013”.

Perkataan “May” (Bahasa Inggeris)

sepatutnya ditukar menjadi “Mei” (Bahasa

Malaysia).

Kesalahan penulisan perkara

atau tajuk.

Contoh:

Merujuk kepada surat 022,

format penulisan tajuk

“Memohon Perminjaman

Instrumen Orkestra Bagi

Malam Kebudayaan Cina

2012. ” adalah salah.

- Jika tajuk surat

menggunakan huruf

besar kesemuanya,

maka ia tidak perlu

dihitamkan dan

digariskan.

- Jika tajuk surat

menggunakan huruf

kecil, setiap awal

- perkataan hendaklah

dimulakan dengan huruf

besar dan tajuk ini perlu

digaris di bawah.

- Jika tajuk itu telah

dihitamkan, maka tidak

perlu lagi digaris di

bawah.

Kesalahan tajuk ini dapat dibetulkan dalam

3 bentuk cara penulisan.

(i) MEMOHON PERMINJAMAN

INSTRUMEN ORKESTRA BAGI

MALAM KEBUDAYAAN CINA 2012

(ii) Memohon perminjaman Instrumen

Orkestra Bagi Malam Kebudayaan

Cina 2012

(iii) Memohon perminjaman Instrumen

Orkestra Bagi Malam Kebudayaan

Cina 2012

Noktah tidak perlu dibubuh pada akhir ayat

kerana tajuk surat merupakan kata kunci

bukannya ayat.

Tidak melangkaui baris

kosong untuk menulis

perenggan akhir dan

pengakuan pengirim.

Perenggan akhir “Sekian, terima kasih”

pada surat 001 patut ditulis selepas

melangkaui satu baris kosong sesudah

perenggan isi terakhir.

Pengakuan pengirim patut ditulis selepas

melangkaui dua baris kosong daripada

cogan kata.

Tertinggal penulisan akronim

salinan rujukan kepada, iaitu

“sk” selepas pengakuan dan

tandatangan pengirim di

bahagian terbawah surat

016.

Majlis Malam Kebudayaan Cina yang

dianjurkan oleh Persatuan Bahasa Cina ini

adalah sebahagian aktiviti rasmi di IPGKKB

dan ia melibatkan penyertaan guru pelatih.

Surat ini merupakan salinan rujukan

kepada pengarah, timbalan pengarah,

Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (JPP)

dan pihak yang berkaitan.

2. Kesilapan

hukum

tatabahasa

dalam surat

menyurat

Penggunaan bahasa Inggeris Merujuk kepada surat 001, perkataan

“open ceremony”, “slide show” dan

“facebook advertise” sepatutnya ditulis

dalam Bahasa Malaysia, iaitu majlis

perasmian, persembahan visual dan iklan

“facebook”.

Merujuk kepada surat 016, frasa “Mid

Autumn Festival” dalam perenggan isi

ketiga sepatutnya dibetulkan dalam

Bahasa Kebangsaan dengan frasa “Pesta

Kuih Bulan”.

Kesalahan ejaan Perkataan “budget” di perenggan isi pada

surat 005 adalah ejaan dalam Bahasa

Inggeris. Mengikut ejaan yang betul dalam

Bahasa Malaysia, ia sepatutnya ialah bajet.

Perkataan “orchestra” dan “instrument” di

perenggan isi pada surat 010 sepatutnya

dieja dengan orkestra dan instrumen.

Merujuk kepada surat 016, “cederahati”

yang disalah eja sepatutnya dibetulkan

kepada cenderahati.

Kesalahan imbuhan Merujuk kepada surat 013, perkataan

“dapati” daripada ayat “Dengan perkara

tersebut, kami dapati terdapat

permintaan daripada orang awam

sendiri turut untuk menghadiri Malam

Kebudayaan Cina ini” sepatutnya

dibetulkan kepada “mendapati” kerana

“dapati” adalah digunakan dalam bentuk

ayat pasif sedangkan ayat tersebut ialah

ayat aktif.

Kesalahan ayat

(Ayat gantung)

Merujuk kepada surat 005, ayat

“Sehubungan dengan ini, tujuan untuk

memohon kebenaran untuk mendapatkan

khidmat rakaman video persembahan pada

malam tersebut” sepatutnya dibetulkan

kepada “Sehubungan dengan ini, tujuan

surat ini adalah untuk memohon kebenaran

tuan demi mendapatkan khidmat rakaman

video persembahan pada malam

kebudayaan tersebut.”

Merujuk kepada ayat “Dengan kehadiran

warga-warga USM dapat memeriahkan

malam tersebut” di surat 018, perkataan

“dengan” patut dipotongkan.

Kesalahan kata istilah Kesalahan penggunaan kata bantu “telah”

dalam ayat “Kami, Persatuan Bahasa Cina

IPGKKB telah menganjurkan Malam

Kebudayaan Cina” di lampiran 018.

Perkataan “telah” menyatakan sesuatu

perbuatan dan lain-lain yang sudah berlaku

atau berlansung.

Namun, ketika itu, majlis tersebut belum

diadakan lagi. Lebih-lebih lagi, tujuan

pengiriman surat jemputan adalah

memberikan maklum kepada hadirin yang

dijemput supaya meluangkan masa untuk

menghadiri majlis yang belum diadakan itu

pada masa yang akan datang.

Kata bantu “telah” patut digantikan

dengan perkataan “akan”.

3. Kelemahan

penggunaan

bahasa

Dalam surat rasmi,

penggunaan ayat pasif

lebih diutamakan

daripada ayat aktif atau

jenis-jenis ayat yang lain.

Merujuk kepada lampiran 016, ayat

penanda penghargaan “Kami mendahului

dengan ucapan ribuan terima kasih”

sepatutnya diubahsuaikan kepada

“Kerjasama daripada pihak tuan didahului

dengan ucapan ribuan terima kasih” atau

“Kerjasama tuan kami dahului dengan

ucapan terima kasih”.

Ayat pasif menimbulkan suasana yang

lebih formal berbanding dengan ayat aktif

kerana objek dalam ayat adalah

diutamakan manakala ayat aktif pula

mengutamakan subjek sebagai judul