KEBENARAN BERTULIS

AKTIVITI PENGUBAHAN SUMBER

LEMBAGA URUS AIR SELANGOR (LUAS)

Tajuk : Menambahbaik Proses Kelulusan Permohonan Kebenaran Bertulis

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

i. Disebabkan aliran proses kerja yang

melibatkan ramai pegawai atasan.

ii. Terdapat proses kerja yang berulang

iii. Disebabkan banyak dokumen yang

diperlukan (seringkali dokumen yang

dihantar tidak lengkap)

i. Mengurangkan proses kerja (semakan awal permohonan)

kepada hanya pegawai yang terlibat sahaja.

ii. Memendekkan proses kerja dan menggabungkan dengan

kewajaran

iii. Memberikan contoh dokumentasi yang jelas

Sasaran Projek Skop Projek

Sasaran :

Mempercepatkan proses kelulusan sediada

metric = Bil Hari

Proses:

Kelulusan Permohonan Lesen Aktiviti Pengubahan Sumber

Mula : Penerimaan permohonan

Tamat : Maklum Pemohon

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Champion: Tuan Haji Md Khairi bin Selamat (SIS)

Define Ketua: Muhammad Khairi b Jalil

Measure Penolong: Mazhazuan b Harun

Analyze Ahli: Zolhezam b Mohd. Yusuf

Mohd. Shafik b Suhaimi

Siti Halimah b Mohd. Nor

Improve

Control

Carta Projek

2

PEMETAAN PROSES ‘AS IS’

KEBENARAN BERTULIS

AKTIVITI PENGUBAHAN SUMBER

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir,

Juruteknik,

Penolong

Jurutera

(PT, JT & PJ)

PEG.

UNDANG-

UNDANG

JURUTEKNIK

PEN.

JURUTERA

Proses Kerja Semasa (As-Is) PERMOHONAN LESEN AKTIVITI PENGUBAHAN SUMBER

MM: 10 minit

MM: 30 minit

W. Terima lesen

A

B. Terima borang , pelan, dokumen & bayaran Fi proses Pendaftaran KB

[MP: 20 min]

C

K. Lawatan tapak dan penyediaan laporan

[MP: 720 min

J. Analisa pelan dan dokumen permohonan

[MP: 400 min]

H. Menjalankan Tindakan

[MP: 30 min]

L. Menyediakan ulasan teknikal

[MP: 290 min]

B D

M. Penyediaan Draf Kebenaran Bertulis

(KB) [MP: 180 min]

E

Q. Penyediaan & Pengeluaran KB [MP: 300 min]

T. Maklumkan kelulusan & bayaran

KB [MP: 40 min]

U. Pembayaran [MP: 20 min]

V. Pengeluaran & pengambilan KB

[MP: 20 min]

F G

MM: 30 minit

MM: 240 minit

MM: 10 minit

MM: 30 minit

MM: 480 minit

MM: 180 minit

MM: 20 minit

MM: 3360 minit

Surat makluman permohonan

tidak diluluskan [MP: 480 min]

i. Semakan

?

MM: 20 minit

TIDAK

LENGKAP

LENGKAP

H. Surat minta dokumen tambahan

[MP: 480 min

H

A. Hantar

borang , pelan & dokumen [MP: 5 min]

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

JURUTERA

KETUA UNIT

IRBM

KETUA

PENOLONG

PENGARAH

PENGARAH

Proses Kerja Semasa (As-Is) PERMOHONAN LESEN AKTIVITI PENGUBAHAN SUMBER

D. Mengeluarkan arahan untuk semakan

dan proses KB [MP: 20 min]

E. Semakan awal dan minit untuk proses

[MP: 30 min]

MM: 460 minit

MM: 460 minit

A C

F. Semakan kedua dan minit untuk proses

[MP: 20 min]

G. Analisa permohonan [MP: 90 min]

TIDAK

DILULUSKAN R. Semakan?

DILULUSKAN

B D

N. Semakan awal Kebenaran Bertulis

(KB) [MP: 60 min]

P. Semakan Akhir Kebenaran Bertulis

(KB) [MP: 30 min]

E F

S. Meluluskan dan menandatangani Lesen KB

[MP: 20 min]

H

MM: 430 minit

MM: 460 minit

MM: 390 minit

O. Semakan Kedua Kebenaran Bertulis

(KB) [MP: 40 min]

MM: 440 minit

MM: 420 minit

MM: 450 minit

MM: 460 minit

C. Minit Arahan?

TIDAK

DILULUSKAN

DILULUSKAN

G

Value Analysis

Permohonan Malaysia (AS IS)

No. Aktiviti Value Analysis ( Tandakan / ) Masa

Proses Masa

Menunggu Masa Di

ambil

VA BVA NVA minit minit minit

1 Terima Borang Permohonan / 20 460 480

2 Arahan untuk semakan dan proses / 20 460 480

3 Semakan awal & minit untuk proses / 30 450 480

4 Semakan kedua / 20 460 480

5 Analisa permohonan / 90 390 480

6 Menjalankan tindakan seperti arahan / 30 20 50

7 Semak & analisa permohonan / 400 30 430

8 Lawatan tapak & penyediaan laporan / 720 240 960

9 Sediakan ulasan teknikal / 290 10 300

10 Sediakan draf KB & syaratnya / 180 30 210

11 Semakan awal / 60 420 480

12 Semakan kedua / 40 440 480

13 Semakan akhir / 30 450 480

14 Penyediaan KB / 300 180 480

15 Meluluskan & tandatangan KB / 20 460 480

16 Maklumkan kelulusan & bayaran / 40 20 60

17 Bayaran / 20 3360 3380

18 Pemberian/ pengeluaran KB / 20 5 25

19 Terima KB / 480 480 960

Total 2810 8365 11175

PEMETAAN PROSES CADANGAN

PENAMBAHBAIKAN

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir,

Juruteknik,

Penolong

Jurutera

(PT, JT & PJ)

PEG.

UNDANG-

UNDANG

JURUTEKNIK

PEN.

JURUTERA

Proses Kerja Semasa (As-Is) PERMOHONAN LESEN AKTIVITI PENGUBAHAN SUMBER

MM: 10 minit

W. Bayar & Terima lesen

A

B. Terima borang , pelan, dokumen & bayaran Fi proses Pendaftaran KB

[MP: 20 min]

C

K. Lawatan tapak dan penyediaan laporan

[MP: 480 min

J. Analisa pelan dan dokumen permohonan

[MP: 480 min]

H. Menjalankan Tindakan

[MP: 5 min]

L. Menyediakan ulasan teknikal

[MP: 80 min

B D

M. Penyediaan Draf Kebenaran Bertulis

(KB) [MP: 240 min

E

Q. Penyediaan surat & KB

[MP: 240 min]

T. Maklumkan kelulusan & bayaran

Lesen KB (menggunakan

telefon) [MP: 80 min]

F G

MM: 480 minit MM: 400 minit

MM: 240 minit

MM: 200 minit

MM: 480 minit

MM: 240 minit

MM: 5 minit

Surat makluman permohonan

tidak diluluskan [MP: 480 min]

i. Semakan,

Analisis dan

Proses?

MM: 960 minit

MM: 480 minit

TIDAK

LENGKAP

LENGKAP H. Surat minta dokumen tambahan

[MP: 480 min

H

A. Hantar

borang , pelan & dokumen [MP: 5 min]

U. Pembayaran [MP: 480 min]

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

JURUTERA

KETUA UNIT

IRBM

KETUA

PENOLONG

PENGARAH

PENGARAH

Proses Kerja Semasa (As-Is) PERMOHONAN LESEN AKTIVITI PENGUBAHAN SUMBER

D. Mengeluarkan arahan untuk semakan

dan proses KB [MP: 480 min]

E. Semakan awal dan minit untuk proses

[MP: 80 min]

MM: 480 minit

MM: 480 minit

A C

F. Semakan kedua dan minit untuk proses

[MP: 80 min]

G. Analisa permohonan [MP: 80 min]

TIDAK

DILULUSKAN R. Semakan?

DILULUSKAN

B D

N. Semakan awal Kebenaran Bertulis

(KB) [MP: 40 min

P. Semakan Akhir Kebenaran Bertulis

(KB) [MP: 40 min

E F

S. Meluluskan dan Tandatangan KB

[MP: 80 min]

H

MM: 400 minit

MM: 400 minit

MM: 400 minit

O. Semakan Kedua Kebenaran Bertulis

(KB) [MP: 90 min

MM: 200 minit

MM: 390 minit

MM: 480 minit

MM: 240 minit

MM: 400 minit

C. Arahan ?

TIDAK

DILULUSKAN

DILULUSKAN

G

PEMETAAN PROSES ‘TO BE’ KEBENARAN BERTULIS

AKTIVITI PENGUBAHAN SUMBER

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

Pemohon

Pembantu

Tadbir,

Juruteknik,

Penolong

Jurutera

(PT, JT & PJ)

PEG.

UNDANG-

UNDANG

JURUTEKNIK

PEN.

JURUTERA

Proses Kerja Semasa (TO BE) PERMOHONAN LESEN AKTIVITI PENGUBAHAN

SUMBER

MM: 10 minit

K. Bayar & Terima lesen

A B

D. Lawatan tapak dan penyediaan laporan

[MP: 720 min

C

E. Penyediaan Draf Kebenaran Bertulis

(KB) [MP: 180 min]

D

H. Penyediaan surat & lesen KB

[MP: 300 min]

J. Maklumkan kelulusan & bayaran

Lesen KB [MP: 40 min]

E F

MM: 30 minit

MM: 240 minit

MM: 30 minit

MM: 20 minit

MM: 180 minit

MM: 80 minit

TIDAK

LENGKAP

KB

DITOLAK

.Surat minta dokumen tambahan

[MP: 480 min

G

A. Hantar

borang , pelan & dokumen [MP: 5 min]

B. Terima & semak borang , dokumen & fi Pendaftaran

KB. Lengkap? [MP: 60 min]

C. Semakan, Analisis dan

Proses (termasuk

surat maklum)

[MP: 400 min]

LENGKAP

YA

TIDAK

Surat KB ditolak [MP:

480 min]

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

JURUTERA

KETUA UNIT

IRBM

KETUA

PENOLONG

PENGARAH

PENGARAH

Proses Kerja Semasa (As-Is) PERMOHONAN LESEN AKTIVITI PENGUBAHAN SUMBER

A B

I. Keputusan & tandatangan [MP: 20 min]

C

F. Semakan awal Kebenaran Bertulis

(KB) [MP: 60 min

D E G MM: 300 minit

G. Semakan Kedua Kebenaran Bertulis

(KB) [MP: 40 min

MM: 440 minit

MM: 420 minit

MM: 460 minit TIDAK

DILULUSKAN

DILULUSKAN

F

C. Analisa permohonan

[MP: 180 min]

Value Analysis Permohonan Malaysia (TO BE)

No. Aktiviti Value Analysis ( Tandakan / ) Masa

Proses Masa

Menunggu Masa Di

ambil

VA BVA NVA minit minit minit

1 Terima Borang Permohonan / 120 30 150

2 Analisa permohonan / 180 300 480

3 Tindakan -semak,analisa & proses

permohonan / 400 80 480

4 Lawatan tapak & penyediaan laporan / 720 240 960

5 Sediakan draf KB & syaratnya / 180 30 210

6 Semakan awal / 60 420 480

7 Semakan kedua / 40 440 480

8 Penyediaan KB & surat / 300 180 480

9 Meluluskan & tandatangan KB / 20 460 480

10 Maklumkan kelulusan & bayaran / 40 20 60

Total 2060 2200 4260

No. Perkara Sebelum Selepas

1. PE (Process Efficiency) 25.15% 48.36%

3 Masa keseluruhan proses 24 HARI 9 HARI

Perbandingan Sebelum dan Selepas

14

RINGKASAN PENEMUAN DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

Kelulusan Permohonan Lesen Wang

Item/Perkara Sebelum Projek Selepas

Projek Catatan/Isu

1. Asas Undang - Undang

1. ENAKMEN LEMBAGA

URUS AIR SELANGOR

1999

2. PERATURAN-

PERATURAN AKTIVITI

PENGUBAHAN SUMBER

Sama

2. Piagam Pelanggan KELULUSAN - 24 HARI 9 HARI

Menukar Proses Kerja:

Tugas asal hanya menerima permohonan dan chop terima, sebelum diserahkan

kepada pegawai :

[Menerima permohonan dan menyemak borang permohonan samada lengkap atau

tidak berdasarkan check list yang diberi serta maklumkan & menerima bayaran Fi

proses Pendaftaran KB.]

Proses Kerja Yang Tidak Diperlukan:

Mengeluarkan arahan untuk semakan dan proses KB

Semakan awal dan minit untuk proses

Semakan kedua dan minit untuk proses

Menyediakan ulasan teknikal

Semakan Akhir Kebenaran Bertulis (KB)

Pembayaran

Pengabungan Proses Kerja:

Menjalankan Tindakan

Analisa pelan dan dokumen permohonan

Semakan, Analisis dan Proses?

3. Caj/Bayaran

1. Borang - PERCUMA

2. Fi proses Pendaftaran KB

3. Fi Lesen - RM 200

4. Caj - Seperti di Lampiran

Sama

4. Nama Borang Borang F Sama

5. Tempoh Sahlaku 1 Tahun Sama

6. Pembaharuan 1 tahun Sama

7. Agensi Yang Dirujuk JPS, PBT JPS, PBT Agensi diperlukan jika perlu

Agensi Teknikal (Technical adviser)

RINGKASAN PENEMUAN DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

Kelulusan Permohonan Kebenaran Bertulis Aktiviti Pengubahan Sumber

Item/Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan/Isu

8. Keperluan Dokumen

Sokongan

BORANG PERMOHONAN

BORANG 9, SSM

BORANG 24, SSM

BORANG 49

KEY PLAN

LAYOUT PLAN

LOCATION PLAN

CHAINAGE PLAN

AS BUILT DRAWING

SKIM PERLOMBONGAN

@ PENCUCIAN PASIR/

CUCIGALI PASIR SUNGAI

DOKUMEN PROJEK

KELULUSAN JPS (JIKA

ADA)

KELULUSAN KM DARI

PBT (JIKA ADA)

BORANG PERMOHONAN

BORANG 9, SSM

BORANG 24, SSM

BORANG 49

KEY PLAN

LAYOUT PLAN

LOCATION PLAN

CHAINAGE PLAN

AS BUILT DRAWING

SKIM PERLOMBONGAN /

PENCUCIAN/ CUCIGALI

SUNGAI

DOKUMEN PROJEK

KELULUSAN JPS (JIKA

ADA)

KELULUSAN KM DARI

PBT (JIKA ADA)

9. Permohonan As-Is Manual To be On-line BLESS

(business licensing

electronic support system)

16

ISU DAN CABARAN

7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN

1. Overproducin

g

a) Kerja-kerja bertindih dalam proses

permohonan lesen seperti :

- Minit arahan untuk proses permohonan.

b) Penerimaan dokumen yang tidak relavan

dari pemohon

a) Proses perlesenan dipermudahkan dengan

penerimaan borang permohonan yang lengkap

pada kali pertama. (Do right at first time)

b) penerimaan borang permohonan yang lengkap

2. Waiting Masa menunggu yang lama di dalam:

a) Maklumbalas daripada pemohon;

b) Maklumbalas jabatan teknikal seperti:

JMG, JPS & PBT

c) Proses semakan yang lama oleh pelbagai

Pegawai

a) Menghubungi pemohon melalui talipon/sms/fax

dan maklumbalas boleh diterima melalui email.

b) Proses semakan dimudahkan hanya dengan

seorang pegawai sahaja.

c) Melantik pegawai bertanggungjawab melalui

penurunan kuasa.

3. Transport a) Pemohon hadir berulangkali untukmendapatkan

sesuatu lesen / Kebenaran Bertulis (KB) atau

pun status permohonan

b) Penghantaran sesuatu dokumen yang terlibat

dalam permohonan lesen mengambil masa yang

panjang.

a) Proses mengurangkan kehadiran pemohon ke

Pejabat sebanyak 2 kali sahaja iaitu semasa

mengemukakan permohonan dan pengambilan

lesen.

b) Mewujudkan sistem log untuk mempercepatkan

dan menyusun proses penghantaran dokumen.

4. Over-

processing

Jumlah bilangan pegawai yang terlibat adalah 6

orang:

Pengarah, Ketua Penolong Pengarah (KPP),

Ketuaa Unit IRBM (JIRBM), Jurutera (J), Penolong

Jurutera (PJ) & Juruteknik (JT)

Jumlah bilangan pegawai yang terlibat adalah 3

orang sahaja. (J), (PJ) & (JT).

5. Inventory a) Bilangan fail permohonan yang tinggi

berbanding tenaga kerja yang terhad.

a) Menambahkan tenaga kerja yang spesifik dalam

prosesan permohonan lesen.

b) Penggunaan sistem e – permohonan bagi

memudahkan proses.

ISU DAN CABARAN

7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN

6. Motion a) Kekerapan pergerakan fail dalam sesuatu

proses kerja.

Kekerapan dapat dikurangkan dengan membuang

proses yang berulang.

7. Defects

Kekerapan pelakuan kesilapan dalam penyediaan

surat , dokumen pemberian maklumat kepada

pemohon.

a) Penggunaan sistem e – lesen bagi

mengurangkan kesilapan.

b) ‘No Wrong Door Policy’

- Pemohon dapat penjelasan yang cukup dan

dapat mengurangkan ketidakpuasan

pelanggan.

8. Others

(Nyatakan)