jpa (2)

URUSAN KHIDMAT NASIHAT

1. PENGENALAN

Manual ini disediakan bertujuan untuk memberi panduan kepada pegawai dan anggota mengenai tatacara urusan khidmat nasihat yang dilaksanakan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam.

Bahagian Perkhidmatan adalah bertanggungjawab kepada semua Perkhidmatan Gunasama dan Bukan Gunasama menguruskan secara keseluruhan perkara berkaitan pelantikan, penempatan, pertukaran, kenaikan pangkat, tatatertib dan peperiksaan serta masalah-masalah perkhidmatan. Di samping itu fungsi Bahagian juga meliputi hal-hal perkhidmatan dan dasar termasuk mengurus sumber manusia, menggubal dasar dan pelaksanaannya serta khidmat nasihat. Ini bersesuaian dengan objektif Bahagian iaitu menentukan perkhidmatan awam mempunyai anggota yang cemerlang melalui penggubalan dan pelaksanaan dasar perkhidmatan dan kerjaya yang strategik.

Manual ini diharap dapat membantu anggota dan pegawai dalam menangani pelanggan yang berurusan dengan Bahagian ini dari semasa ke semasa.

2. DEFINISI KHIDMAT NASIHAT

Khidmat Nasihat adalah perkhidmatan memberi nasihat, penerangan, panduan atau menyelesaikan masalah kepada pelanggan yang meliputi :

a) Mengenai masalah peribadi di tempat kerja;b) Pertukaran, penempatan dan pengisian jawatan; danc) Lain-lain masalah yang berkaitan dengan urusan perkhidmatan

3. KAEDAH KHIDMAT NASIHAT

Khidmat Nasihat melalui kaedah :

a) telefon;b) Surat menyurat; danc) Bersemuka atau temujanji

Carta aliran mengenai urusan khidmat nasihat menerusi telefon, surat menyurat dan temujanji adalah seperti di Lampiran A,B, dan C.

4. PIHAK PEMBERI KHIDMAT NASIHAT

Semua pegawai yang menjadi ‘desk-officer’ kepada sesuatu perkhidmatan atau Ketua Penolong

Pengarah atau Ketua Unit adalah orang yang akan dirujuk.

PANDUAN URUSAN KHIDMAT NASIHATPERKHIDMATAN GUNASAMA

1 2

5. DOKUMEN DIPERLUKAN

Pelanggan yang berurusan hendaklah mengemukakan dokumen-dokumen iringan yang berkaitan dengan kes/masalah.

- permohonan pertukaran- surat nikah- surat dari pegawai perubatan- penyata perkhidmatan- surat pelepasan jawatan

6. BANTUAN BAHAGIAN LAIN

Sebarang kes yang berkaitan dengan Bahagian lain akan dirujuk ke Bahagian berkenaan.

LAMPIRAN A

CARTA ALIRAN URUSAN KHIDMAT NASIHAT TELEFON

Terima panggilan

Kenalkan diri

Maklumkan masalah/perkara

BerkaitanTidak

Bincang masalah/perkara

Beri pilihan/nasihat/ penerangan

Rekod perkara yang perlu tindakan/keputusan

Menamatkan perbincangan

3 4

Terima surat (dalam/luar)

Rekodkan surat-surat

Bahagi ikut Perkhidmatan

LAMPIRAN B

CARTA ALIRAN URUSAN KHIDMAT NASIHAT(Surat Menyurat)

Hantar ‘Desk Office’

Masuk fail berkaitan

BerkaitanTidak

SDP jika ada tindakan susulan

Hantar jawapan

Failkan

Kembalikan ke Bahagian/Jabatan yang berkaitan

Jawab

Pelanggan datang

- Temujanji

- Terus di kaunter

Kenalpasti masalah pelanggan

LAMPIRAN C

CARTA ALIRAN URUSAN KHIDMAT NASIHAT(Bersemuka)

Rujuk kepada pegawai

Dapatkan maklumat pelanggan

- Surat

- Fail

Ada kes

Tidak lengkap

Adakan perbincangan dengan pelanggan

Cadangan penyelesaian dan tindakan susulan

5 6

PERTANYAAN

Sebarang kemusykilan dan pertanyaan sila hubungi alamat berikut;

Bahagian Perkhidmatan Aras 6, Blok C2, Parcel C,

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 Putrajaya

Tel.: 03-88854000 Fax.: 03-88892202

Nama Pegawai: Tuan Haji Abu Bakar bin Othman KPP(K)OG1

Tel.:03-88854105 Email:[email protected]

Tuan Haji Ramli bin Abdullah KPP(K)OG2

Tel.: 03-88854104 Email:[email protected]

Tuan Haji Amran bin Alias KPP(K)OG3


Puan Zaniah bt. Ahmad KPP(K)OG4


7

PANDUAN URUSAN PENGAMBILAN BAGIPEGAWAI SISTEM MAKLUMAT,

PENOLONG PEGAWAI SISTEM MAKLUMATDAN JURUTEKNIK KOMPUTER

Urusan Pengambilan/Pelantikan Baru

Pengenalan

Kerajaan Persekutuan dalam usaha menjadikan Perkhidmatan Awam Negara ini maju berlandaskan penggunaan IT telah mengadakan Skim Perkhidmatan Pegawai Sistem Maklumat (PSM) Penolong Pegawai Sistem Maklumat (PPSM) dan Juruteknik Komputer (JTK). Skim Perkhidmatan ini terbahagi kepada Perkhidmatan Gunasama dan Perkhidmatan Tertutup.

Bagi Perkhidmatan Gunasama, ianya diletakkan di bawah JPA (Bahagian Perkhidmatan) dan KPPA adalah Ketua Perkhidmatannya.

Sebagai Pengurus Perkhidmatan Gunasama, JPA bertanggungjawab dalam urusan-urusan seperti berikut:

a) Pengambilan/pelantikan baru;b) Penempatan dan pertukaran;c) Pemangkuan dan kenaikan pangkat;d) Latihan dan kursus; dane) Hal-hal Khidmat Nasihat dan Kaunseling.

KUASA MELULUS URUSAN PENGAMBILAN/ PELANTIKAN

Suruhanjaya Perkhidmatan Awam bagi PSM, PPSM dan Juruteknik Komputer.

BORANG PERMOHONAN

Borang SPA 8 bagi PSM, PPSSM dan JTK (dibeli RM3.00 satu set)

DOKUMEN DIPERLUKAN

1. Jawatan PSM Gred F41 dan PPSM Gred F29, JTK Gred FT17

a) Borang permohonan SPA 8 yang telah diisi lengkap;

b) Salinan Ijazah/Diploma/Sijil yang telah disahkan;

c) Salinan Sijil Beranak/Kewarganegaraan;

d) Salinan Kad Pengenalan;

e) Salinan SPM/MCE/SPMV.

Bagi pegawai sedang berkhidmat

f) Salinan Kenyataan Perkhidmatan;

g) Salinan Laporan Prestasi Tahunan terkini; dan

h) Perakuan Ketua Jabatan.

1 2

SYARAT KELAYAKAN

1. PSM F41

a) Warganegara Malaysia;

b) Berumur 21 tahun ke atas;

c) Ijazah Kepujian atau Sarjana atau Ph.D Sains Komputer/IT atau Kejuruteraan Komputer;

d) SPM dan lulus Bahasa Melayu / Malaysia termasuk lulus Ujian

Lisan;

e) KPSL dari kalangan PPSM yang memiliki Ijazah Universiti

diiktiraf atau Diploma Pengurusan Maklumat (DPM) daripada INTAN.

2. PPSM Gred F29



c) Diploma Sains Komputer/IT;

d) KPSL dari JTK atau memiliki Sijil Pemprograman daripada INTAN;

e) SPM dan lulus Bahasa Malaysia termasuk ujian lisan.

3. Juruteknik Komputer FT17



c) SPMV bidang Kejuruteraan Elektrik atau

d) Sijil Kejuruteraan Elektronik (Komputer) dari Politeknik di bawah Kementerian Pendidikan atau

e) KPSL dari OMPD dengan Sijil Kejuruteknik Komputer dari

INTAN.

3 4

PROSES PERMOHONAN

2. Permohonan didaftarkan.

3. Tapisan asas (Short Listing).

4. Panggilan Temuduga.

5. Temuduga.

6. Perakuan calon berjaya kepada Mesyurat Suruhanjaya/TKPPA untuk kelulusan.

7. Tawaran calon-calon berjaya.

8. Lapor diri/Kursus asas.

9. Penempatan ke Kementerian/Jabatan.

10. Maklumbalas dari Kementerian/Jabatan.

11. Laporan kepada SPA calon yang menerima dan menolak tawaran.

12. Rekod dalam maklumat kepegawaian Gunasama.

Sebarang kemusykilan dan pertanyaan sila hubungi alamat berikut:

Bahagian Perkhidmatan Aras 6, Blok C2, Parcel C


Tel.: 03-88854000 Fax.: 03-88892202

Nama Pegawai: Tuan Haji Amran bin Alias KPP(K)OG3 Tel.: 03-88854101

Email:[email protected]

Encik Mohd Radzuan bin Abdul Manaf PP(K)OG5 Tel.:

03-88854330 Email:[email protected]

PERTANYAAN1. Majukan permohonan yang lengkap

kepada pihak berkuasa melantik SPA.

5 6

PANDUAN URUSAN PERMOHONAN PERTUKARAN PERKHIDMATAN GUNASAMA

1. URUSAN PERMOHONAN PERTUKARAN

PENGENALAN

Pertukaran seseorang anggota dilakukan untuk mempelbagaikan kemahiran dan pengalamannya selaras dengan pelan komprehensif pengurusan sumber manusia yang telah dirangka. Walau bagaimanapun, seseorang anggota boleh memohon untuk bertukar bergantung kepada keperluan tertentu.

Skim perkhidmatan yang termasuk di dalam perkhidmatan gunasama ialah:

- Perkhidmatan Pegawai Tadbir dan Diplomatik (PTD)

- Perkhidmatan Pegawai Sistem Maklumat (PSM)- Penolong Pegawai Sistem Maklumat (PPSM)- Perkhidmatan Pegawai Latihan Vokasional (PLV)- Perkhidmatan Penolong Pegawai Latihan Vokasional (PPLV)- Perkhidmatan Penolong Pegawai Tadbir (PPT)- Perkhidmatan Pembantu Pegawai Latihan Vokasional (Pem. PLV)- Perkhidmatan Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) PT(K)- Perkhidmatan Pembantu Tadbir (PT P/O)- Perkhidmatan Operator Komputer (OK)

- Perkhidmatan Pembantu Tadbir Rendah (PTR- Jurutaip)- Perkhidmatan Juruteknik Komputer (JTK)- Perkhidmatan Pembantu Tadbir Kewangan (PT-Kew.)

2. PERTUKARAN TEMPAT BERTUGAS

Pertukaran boleh dilaksanakan sekiranya berlaku sebab-sebab berikut:

i) Keperluan perkhidmatan yang dikenalpasti oleh Ketua Perkhidmatan

ii) Permohonan daripada pegawai

3. PERMOHONAN PERTUKARAN

Permohonan pertukaran anggota perkhidmatan gunasama bolehlah dimajukan kepada Ketua Perkhidmatan melalui Ketua Jabatan dengan disertakan dokumen berikut:

- Surat permohonan yang menyatakan rasional permohonan untuk bertukar

- Surat sokongan daripada Ketua Jabatan

1 2

KUASA MELULUS

Kuasa untuk melulus permohonan pertukaran adalah berbeza mengikut gred jawatan seperti berikut:

i) Bagi Perkhidmatan Pengurusan Dan Profesional (Gred JUSA dan Gred 54)

- Mesyuarat Ketua Setiausaha Negara

ii) Bagi Perkhidmatan Pengurusan Dan Profesional (Gred 48)

- Jawatankuasa Kenaikan Pangkat

iii) Bagi Perkhidmatan Pengurusan Dan Profesional (Gred 41)

- Panel Timbalan Pengarah Operasi Gunasama, Bahagian Perkhidmatan atau

iv) Bagi Perkhidmatan Kumpulan Sokongan- Panel Ketua Penolong Pengarah Operasi Gunasama, Bahagian Perkhidmatan

- Surat arahan pertukaran pasangan (jika memohon untuk bertukar kerana mengikut pasangan)

- Dokumen-dokumen lain yang boleh menyokong permohonan seperti surat akuan doktor dan sebagainya.

Permohonan yang lengkap hendaklah dimajukan kepada:

Ketua PengarahJabatan Perkhidmatan AwamBahagian PerkhidmatanCawangan Pengurusan Perkhidmatan GunasamaAras 6, Blok C2, Parcel CPusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62510 Putrajaya

3 4

CARTA ALIRAN

Proses permohonan pertukaran anggota perkhidmatan gunasama adalah seperti berikut:-

Menerima surat permohonan pertukaran

Mencatat dalam rekod permohonan pertukaran

Merancang penempatan dan buat cadangan

Melengkapkan maklumat untuk perancangan penempatan

Cadangan/permohonan dibentangkan kepada panel-panel yang berkaitan dalam Mesyuarat Jawatankuasa

Mengedarkan surat pemberitahuan pertukaran

Merekod surat ke dalam sistem

Sebarang kemusykilan dan pertanyaan sila hubungi alamat berikut

Bahagian Perkhidmatan Aras 6, Blok C2, Parcel C


Tel.: 03-8885 4000 Fax.: 03-8889 2202

Nama Pegawai: Tuan Haji Ramli bin Abdullah

Tel.: 03-8885 4104 Email:[email protected]

Encik Ruhaidi bin Azmi Tel.: 03-8885 4341


Encik Mohd Khidir bin Majid Tel.: 03-8885 4340


Cik Helena bt. Mohamad Tel.: 03-8885 4342


PERTANYAAN

Lulus

Tidak Dilulus

5 6

PANDUAN PELANTIKAN SECARA PINJAMAN, PERTUKARAN SEMENTARA DAN PERTUKARAN

TETAP

1. PENDAHULUAN

1.1. Panduan Pelantikan Secara Pinjaman, Pertukaran Sementara dan Pertukaran Tetap telah digariskan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 13 Tahun 2000 yang telah berkuatkuasa pada 22 Mei 2000.

1.2. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 13 Tahun 2000 telah membatalkan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1992 (Pinjaman kepada agensi antarabangsa) dan pelengkap kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 1988 (Pinjaman ke jawatan Ketua Eksekutif PBB).

2. DEFINISI

2.1. Pinjaman

Pinjaman bermaksud sebagai salah satu kaedah pelantikan pegawai yang sedang berkhidmat dari satu perkhidmatan ke perkhidmatan yang lain di bawah Pihak Berkuasa Melantik yang berlainan.

2.2. Pertukaran Sementara

Pertukaran Sementara bermaksud pelantikan seorang pegawai dari satu perkhidmatan ke perkhidmatan yang lain di bawah Pihak Berkuasa Melantik yang sama.

2.3. Pertukaran Tetap

Pertukaran Tetap bermaksud pelantikan secara tetap pegawai yang sedang berkhidmat secara pinjaman atau pertukaran sementara ke mana agensi mereka yang dipinjamkan.

3. TUJUAN

3.1 Pinjaman atau pertukaran sementara adalah salah satu kaedah pelantikan pegawai sedang berkhidmat yang boleh digunakan oleh sesebuah agensi awam bagi mendapatkan perkhidmatan pegawai daripada agensi lain yang berpengalaman, kemahiran diri, berwibawa dan sesuai yang sukar diperolehi melalui pelantikan biasa, di samping menjadi langkah jangka pendek untuk membantu sesebuah agensi, khususnya agensi yang baru ditubuhkan.

1 2

4. PRINSIP

Pada dasarnya prinsip/dasar bagi kedua-dua pelantikan sama ada pinjaman atau pertukaran sementara adalah sama. Prinsip / dasar yang penting:

4.1. Pegawai akan ditawarkan syarat pinjaman yang mana secara keseluruhannya (as a package) tidak kurang baik (no less favorable)

4.2. Jika memenuhi syarat, diberi insentif tidak lebih daripada dua (2) pergerakan gaji jawatan asal.

4.3. Penetapan gaji permulaan hendaklah di P1 dalam Jadual Gaji Matriks jawatan pinjaman (sekiranya jawatan pinjaman menggunakan Jadual Gaji Matriks). Gaji permulaan di P2 atau P3 boleh dipertimbangkan jika matagaji di P1 atau P2 tidak dapat menampung jumlah gaji yang boleh diselaraskan.

4.4. Gaji pinjaman akan diselaraskan sekiranya gaji jawatan asal pegawai mengalami peningkatan sehingga gaji jawatan asal lebih tinggi daripada gaji jawatan pinjaman.

4.5. Pegawai hanya boleh melaporkan diri selepas cadangan pinjaman diluluskan oleh PBM agensi pinjaman.

4.6. Pinjaman ini tidak menyebabkan perkhidmatan asal pegawai terputus.

4.7. Layak dipertimbangkan kenaikan pangkat di jawatan asal semasa dalam tempoh pinjaman.

4.8. Faedah pencen berdasarkan gaji dan imbuhan tetap jawatan asal jika bersara dalam tempoh pinjaman.

4.9. Pinjaman perlu dipersetujui oleh ketiga-tiga pihak terbabit, iaitu agensi pembekal, agensi peminjam dan pegawai.

4.10. Bayaran emolumen adalah tanggungjawab agensi peminjam, kecuali dinyatakan sebaliknya.

4.11. Pihak Berkuasa Tatatertib bagi pegawai pinjaman ialah Pihak Berkuasa Tatatertib perkhidmatan asal mereka.

4.12. Penilaian prestasi tahunan pegawai disediakan oleh pegawai penilai di agensi peminjam.

4.13 Apabila kembali ke perkhidmatan asal, pegawai layak menerima emolumen dan kemudahan seolah-olah mereka tidak pernah dipinjamkan.

3 4

4.14. Boleh dipinjamkan ke jawatan yang sama taraf atau gred atau lain-lain taraf atau gred.

4.15. Tarikh pergerakan gaji tidak berubah.

4.16. Agensi swasta atau agensi antarabangsa boleh menawarkan syarat yang lebih baik.

4.17. Tempoh pinjaman yang boleh diluluskan 1-3 tahun dengan had maksimum keseluruhan lima (5) tahun.

4.18. Jika layak, pegawai boleh ditukar tetap.

5. PROSEDUR

5.1. Perakuan kepada Ketua Setiausaha Negara (KSN) untuk persetujuan beliau melalui jabatan bagi cadangan pinjaman ke jawatan Kumpulan Pengurusan Tertinggi (JUSA) dan Kumpulan Pengurusan & Profesional (P&P) Gred 46 ke atas.

5.2. Persetujuan hanya di peringkat Ketua Jabatan atau Ketua Perkhidmatan bagi cadangan pinjaman ke jawatan dalam Kumpulan P&P di bawah Gred 46 dan Kumpulan Sokongan.

5.3. Perakuan kepada KSN untuk persetujuan beliau melalui jabatan ini bagi cadangan pinjaman ke agensi swasta.

5.4. Perakuan kepada KSN untuk persetujuan beliau melalui jabatan ini bagi cadangan pinjaman agensi antarabangsa kurang setahun yang melibatkan pegawai JUSA dan P&P. Jika tempoh pinjaman melebihi setahun, persetujuan perlu diperolehi daripada Perdana Menteri. Bagi pegawai

Kumpulan Sokongan, perakuan kepada jabatan ini untuk persetujuan.

5 6

6. PERTANYAAN

Tn. Haji Luey b. Puteh Tel.: 03-88854079E-mail: [email protected]

Tn. Haji Yaacob b. AhmadTel.: 03-88854075E-mail:

[email protected]

En. Md. Sani b. Latip Tel. 03-88844076E-mail: [email protected]

En. Zohari b. Hj. Said Tel.: 03-8884279E-

mail:[email protected]

En. Mohd b. Aripin Tel.:03-88854078E-mail:[email protected]

En. Abu Bakar b. Idris Tel.: 03-88854278E-


Cik Salmah bt. Ahmad Tel.:03-88854284 E-


Pn. Zaida bt. Shafee Tel: 03-88854988E-mail:[email protected]

7

jpa (2)

Documents