it and the audit processuad.uthm.edu.my/v2/modulkursus/data_akses_print.pdfmedan-medan yang terdapat...

CAATs – ASAS ACL / 1Akademi Audit Negara

DATA AKSES

Source Data TableView


OBJEKTIF MODUL

• Mendedahkan peserta dengan konsepdata akses iaitu:-

• Memahami dan mengenalpasti jenisdata yang dikehendaki

• Memahami proses mendapatkan data

• Mengetahui proses pencapaian data dan mewujudkan table daripada data yang diperoleh dalam ACL untukanalisis seterusnya


DATA AKSES

• Data Akses adalah peringkat kritikal dalam Analisis Data. Data perlu diperoleh dengan cara yang berkesan dan sempurna.

• Data akses berubah berdasarkan punca data dan teknologi yang berbagai.

• ACL berupaya mengakses hampir kesemua jenis data tersebut.


PROSES DATA AKSES

• Kenal Pasti Data (Locate)

• Mendapat Data (Acquire)

• Akses Data (Access)

LOCATE ACQUIRE ACCESS


PROSES DATA AKSES

• Kenal pasti data yang boleh diperoleh dan format ia disimpan

• Fahami setiap individu fail dan teknologi yang wujud untuk mengaksesnya

• Kefahaman yang menyeluruh membantu mewujudkan hubungan baik yang lebih produktif dengan pembekal data



PROSES DATA AKSES

• Dokumenkan maklumat berhubung punca data, format fail dan kandungannya serta medan-medan yang terdapat di dalamnya sebagai rujukan. Pemahaman yang menyeluruh mengurangkan pergantungan kepada Bahagian IT.



PROSES DATA AKSES

Berikut adalah contoh-contoh format data :-

• Excel, Access dan XML (menggunakan ActiveX Data Objects)

• Oracle (menggunakan teknologi - Open Database Connectivity)

• Dbase files

• Flat Files

• Report Files

• Delimited files LOCATE ACQUIRE ACCESS


PROSES DATA AKSES

Format Excel


PROSES DATA AKSES

Format Microsoft Access


PROSES DATA AKSES


Format Oracle


PROSES DATA AKSES

Format Flat File


PROSES DATA AKSES

Format Report


PROSES DATA AKSES

Format Delimited


PROSES DATA AKSES

• Sebelum memohon data, kenalpasti objektif analisis bagi menentukan fail data yang diperlukan

• Pastikan objektif adalah jelas dan boleh dilaksanakan terhadap fail data yang akan dianalisis



PROSES DATA AKSES

• Contoh :-

• Objektif :

• Untuk mengenalpasti baucar-baucar yang bagiJabatan X yang dibayar melebihi 30 hari mengikut Kod Objek

• Untuk mencapai objektif analisis ini, tiga fail iniperlu digabungkan untuk mencapai objektif.

• Baucar_Byrn_Header

• D_Akaun

• Baucar_Byrn_Penerima _Berganda



ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM


PROSES DATA AKSES

• Sediakan surat permohonan rasmi kepadapembekal data bagi menyatakan data yang diperlukan

• Surat ini perlu menyatakan dengan jelas danterperinci mengenai maklumat berikut :-

• Tarikh permohonan

• Nama sistem di mana data diperoleh

• Nama fail, nama table atau nama report

• Lingkungan tarikh data

• Kriteria data yang diperlukan

• Tarikh penghantaran

• Format fail yang diperlukan

• Entity Relationship Diagram (ERD)

• Medium pemindahan data



PROSES DATA AKSES

• Mohon Ringkasan Laporan daripada pembekal data dan auditi yang terlibat bagi data yang diterima.

• Ringkasan Laporan mengandungi :-

• Maklumat Struktur Data (Record Layout) – field names, start positions, lengths, data types and formatting details.

• Control Totals (bilangan rekod, field totals)

• Cetakan sampel rekod daripada fail asal (contoh :- 50 rekodpertama). Bandingkan cetakan sampel rekod dengan table yang telah diwujudkan untuk menentukan ketepatan data.



PROSES DATA AKSES

• Struktur Data (Record Layout)


Nama Type Start Length Decimal

Nama Produk ASCII/ Text

01 10

Nama Pembekal ASCII/Text 11 20

Harga Numeric 31 10 2

Kuantiti Numeric 41 5



PROSES DATA AKSES

PEMINDAHAN DATA (DATA TRANSFERRING)

Terdapat 2 kaedah untuk pemindahan data :-

• Dapatkan salinan data ( CD-RW, Fail Zip, DVD-R

dan sebagainya bergantung kepada jumlah rekod data melalui network drive atau emel.) atau

• Dapatkan kebenaran (username, password dan kaedah) untuk mengakses secara terus kepada host system (sumber data).


Mengakses Data

Terdapat 2 kaedah bagaimana ACL mengakses data :-

Direct Access – ACL membaca data secara terus daripada punca (source) dalam bentuk format asal

• Direct Access, Automatic Layout

• Direct Access, Manual Layout

• Direct Access, External Definition

Import dan Copy – ACL mengimport data dalam bentuk flat file dan copy ke local drive.

• ACL mengwujudkan salinan data asal dalam bentuk flat, fixed-length fail ACL (.fil extension)

• Import and Copy, Automatic Layout

• Import and Copy, Manual LayoutLOCATE ACQUIRE ACCESS

PROSES DATA AKSES


• DIRECT ACCESS – AUTOMATIC LAYOUT

Maklumat yang diperlukan untuk mewujudkan table layout disediakan secara automatik bersama data

Bagi PC platform - ACL boleh mengakses dBASE dan ACCPAC fail

–DB2,IMS & VSAM

PROSES DATA AKSES

Source Data

TableView


• DIRECT ACCESS – MANUAL LAYOUT

ACL boleh membaca data dalam bentuk flat file termasuk data daripada sistem mainframe lama, text files, log file, telefon dan internet logsFail ini tidak mengandungi maklumat table layout, maklumat perlu disediakan secara manual

PROSES DATA AKSES

Source DataTable View


• DIRECT ACCESS – EXTERNAL DEFINITION

ACL mewujudkan table layout secara automatik menggunakan maklumat yang dibekalkan dalam data definition file secara berasingan

- Contoh sumber data - COBOL, PL/1 DAN AS/400

PROSES DATA AKSES

Source Data Table View


• IMPORT DAN COPY

Maklumat yang diperlukan untuk mewujudkan table layout disediakan secara automatik bersama dataMaklumat table layout diwujudkan secara automatikData adalah dalam kategori SAP AIS Files dan data yang diakses menggunakan ADO dan ODBC (Access & Excel)

PROSES DATA AKSES

• IMPORT AND COPY – AUTOMATIC LAYOUT

Source Data Table View


• IMPORT & COPY – MANUAL LAYOUT

Table layout perlu diujudkan secara manual berdasarkan dokumentasi bersaingan

Maklumat yang diperlukan untuk mewujudkan table layout disediakan dalam dokumen berasinganPunca data dalam kategori ini termasuk flat file, delimited dan report files

PROSES DATA AKSES

Source Data TableView


PROSES WUJUD TABLE

• DIRECT ACCESS – MANUAL LAYOUT• FLAT FILE (menggunakan fail Inventory.fil)


TABLE LAYOUT - INVENTORY

START LENGTH NAME TYPE DEC DESCRIPTION

1 9 prodno ASCII Product Number

1 2 prodcls ASCII Product Class

10 2 location ASCII Location

12 24 proddesc ASCII Product Description

37 6 uncst NUMERIC 2 Unit Cost

61 5 qtyoh NUMERIC 0 Quantity on hand

76 10 value ZONED 2 Value


1

MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA



2



3



4



5



6



7



8



9



10



11



12



13



14


MENGEDIT TABLE UNTUK AKSES DATA

15


MENGEDIT TABLE UNTUK AKSES DATA

16


PROSES CREATE TABLE

REPORT FILE


TABLE LAYOUT - INVENTORY

START LENGTH NAME TYPE DEC DESCRIPTION

1 9 prodno ASCII Product Number

1 2 prodcls ASCII Product Class

10 2 location ASCII Location

12 24 proddesc ASCII Product Description

37 6 uncst NUMERIC 2 Unit Cost

61 5 qtyoh NUMERIC 0 Quantity on hand

76 10 value ZONED 2 Value



REPORT FILE

F Pilih Fail Laporan

F Kenal pasti maklumat detail

F Kenal pasti maklumat header

F Namakan Medan dan pilih jenis data(type)

F Create simpan Table



1



2



3



4



5



6



7



8

Namakan Medan dan pilih jenis data(type)



Create dan simpan Table

9


PROSES CREATE TABLE

ODBC – COMPLIANT DATA

(FORMAT ACCESS)



1



2



3



4



5



6



7


PROSES CREATE TABLE

ODBC – COMPLIANT DATA

(FORMAT EXCEL)



1



2



3



4



5



6


PROSES CREATE TABLE

FORMAT dBASE



1



2



3


DUPLICATE & RENAME TABLE LAYOUT

1


DUPLICATE & RENAME TABLE LAYOUT

2


LINK TABLE LAYOUT

1


LINK TABLE LAYOUT

2


IMPORT TABLE LAYOUT

1


IMPORT TABLE LAYOUT

2


IMPORT TABLE LAYOUT

3


AKTIVITI 1

F WUJUDKAN TABLE DARIPADA FORMAT DATA EXCEL. GUNAKAN FAIL TRANS MAY.XLS

BIL.

REKOD

86


AKTIVITI 2

F WUJUDKAN TABLE DARIPADA FORMAT DATA DBASE FILE - AREC.DBF

BIL.

REKOD

772


AKTIVITI 3

F WUJUDKAN TABLE DARIPADA FORMAT DATA ACCESS FILE -SAMPLE.MDB

BIL.

REKOD

64


AKTIVITI 4

F FLAT FILE – GUNAKAN AR.FIL DARIPADA FOLDER ACL DATA/SAMPLE DATA FILE

BIL.

REKOD

772

it and the audit processuad.uthm.edu.my/v2/modulkursus/data_akses_print.pdfmedan-medan yang terdapat...

Documents