institut penyelidikan pembangunan belia malaysia harga/1...muka surat dokumen tawaran sebut harga...

INSTITUT PENYELIDIKAN PEMBANGUNAN BELIA MALAYSIA

SEBUT HARGA BAGI PERKHIDMATAN MENAIKTARAF SISTEM eMYInd

IYRES BAGI TAHUN 2020

INSTITUT PENYELIDIKAN PEMBANGUNAN BELIA MALAYSIA Aras 10, Menara KBS, Blok 4G4, Presint 4, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,

62570 WP Putrajaya Malaysia

Tel: + 603-8871 3795 Laman Web: http://www.iyres.gov.my

http://www.iyres.gov.my/

SEBUT HARGA IPPBM BIL.9/2020 Muka Surat 1

SEBUT HARGA IPPBM : BIL. 9/2020

SEBUT HARGA BAGI PERKHIDMATAN MENAIKTARAF SISTEM eMYInd IYRES

BAGI TAHUN 2020

1. PELAWAAN SEBUT HARGA

1.1 Sebut harga ini adalah dipelawa kepada kontraktor tempatan yang

berpengalaman dan berdaftar dengan Kementerian Kewangan dibawah

kod bidang 210102, 210103 dan 210104 bagi mengemukakan sebut

harga bagi Perkhidmatan Menaiktaraf Sistem eMYInd IYRES bagi Tahun

2020.

2. SPESIFIKASI BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

2.1 Spesifikasi Bekalan dan Perkhidmatan

2.1.1 Perkhidmatan Menaiktaraf Sistem eMYInd IYRES bagi Tahun 2020.

Spesifikasi adalah seperti di Lampiran 1.

2.2 Pelaksanaan Perkhidmatan

2.2.1 Penyebut harga yang berjaya dikehendaki menyerahkan dan

menyempurnakan bekalan dalam tempoh enam (6) bulan dari

tarikh Surat Setuju Terima (Letter of Acceptance) dikeluarkan.

3. TAWARAN HARGA

3.1 Harga yang dinyatakan hendaklah dalam bentuk Ringgit Malaysia (RM)

tawaran dalam mata wang selain Ringgit Malaysia akan ditolak.

3.2 Harga yang ditawarkan oleh penyebut harga hendaklah termasuk semua

cukai dan duti Kerajaan.

3.3 Penyebut harga hendaklah menyatakan jumlah harga berdasarkan angka

harga yang tepat.

3.4 Penyebut harga dikehendaki mengisi satu jadual harga berdasarkan

format seperti di LAMPIRAN 2.


3.5 Segala yang tertakluk dan dicadangkan di dalam jadual harga merupakan

kos sebenar projek dan tidak melibatkan mana-mana kos tambahan.

3.6 Tempoh penyerahan tawaran sebut harga adalah empat belas (14) hari

dari tarikh iklan dikeluarkan.

4. ARAHAN LAIN

4.1 Penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan SATU cadangan

sahaja. Jika penyebutharga mengemukakan lebih dari satu cadangan,

cadangan pertama sahaja yang akan diterima.

4.2 Penyebut harga dikehendaki mengisi satu jadual harga berdasarkan

format seperti di LAMPIRAN 2.

4.3 Penyebut harga adalah diingatkan supaya TIDAK menggunakan nama,

alamat dan logo syarikat atau apa-apa tanda pengenalan pada setiap

muka surat dokumen tawaran sebut harga yang dikemukakan KECUALI

pada surat litup (covering letter) dokumen berkenaan sahaja.

4.4 Kerajaan tidak bertanggungjawab ke atas kehilangan tawaran semasa

perjalanan penghantaran.

4.5 Penyebut harga adalah diwajibkan mematuhi segala syarat dan arahan

yang terkandung di dalam tawaran sebut harga dan jadual-jadual yang

berkaitan.

5. PENYERAHAN SEBUT HARGA

5.1 Tawaran sebut harga perlu dikemukakan melalui secara manual.

5.2 Segala perbelanjaan yang berkaitan dengan penyediaan dan penyerahan

dokumen sebut harga ini adalah di atas tanggungan penyebut harga yang

menyertai pelawaan ini.

5.3 Setiap tawaran manual hendaklah dikemukakan dalam tiga (3) set

Cadangan Kewangan (1 Asal dan 2 Salinan) dan tiga (3) set Cadangan

Teknikal (1 Asal dan 2 Salinan) dalam dua (2) sampul surat berlakri

(sealed) berasingan iaitu:


a) Sampul surat PERTAMA yang mengandungi:

i. Salinan Sijil Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM);

ii. Salinan Sijil Pendaftaran Kementerian Kewangan dengan

kod bidang berkaitan yang masih tidak tamat tempoh;

iii. Salinan Sijil Kontraktor Bumiputera (jika berkenaan);

iv. Borang sebut harga untuk bekalan/ perkhidmatan

(LAMPIRAN Q) yang lengkap bertandatangan;

v. Jadual Harga (LAMPIRAN 2);

vi. Latar Belakang dan Pengakuan Penyebut harga

(LAMPIRAN 3 dan 4).

Pada sampul surat ini ditandakan di sudut sebelah atas kiri sampul

surat dengan perkataan “CADANGAN KEWANGAN”.

b) Sampul surat KEDUA yang mengandungi :

i. Jadual Spesifikasi yang ditawarkan dan Pematuhan

Teknikal (LAMPIRAN 1)

ii. Profil Kakitangan yang terlibat dalam projek (LAMPIRAN 5);

iii. Jadual Pelaksanaan (LAMPIRAN 6);

iv. Kertas Cadangan Perkhidmatan Perlu Dilampirkan.

Pada sampul ini ditandakan di sudut sebelah kiri sampul surat

dengan perkataan “CADANGAN TEKNIKAL”.

Kedua-dua sampul surat ini hendaklah dimasukkan ke dalam satu sampul

surat berlainan yang berlakri (sealed) dan ditandakan seperti berikut:

“SEBUT HARGA BAGI PERKHIDMATAN MENAIKTARAF SISTEM

eMYInd IYRES BAGI TAHUN 2020” di hujung sebelah kiri sampul surat.

Kegagalan mematuhi syarat ini, sebut harga tidak akan

dipertimbangkan.

5.4 Tawaran manual yang telah dilengkapkan hendaklah dimeterai dengan

rapi dan dimasukkan ke dalam peti sebut harga di :-


INSTITUT PENYELIDIKAN PEMBANGUNAN BELIA MALAYSIA

Aras 10, Menara KBS,

No.27, Persiaran Perdana

Presint 4, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62570 Putrajaya

sebelum jam 12.00 tengah hari pada atau sebelum 16 Jun 2020

(Selasa).

5.5 Bagi tawaran manual IYRES tidak bertanggungjawab di atas kelewatan

penerimaan sebut harga serahan tangan dan tidak terikat untuk menerima

tawaran yang terendah atau mana-mana tawaran yang dikemukakan.

5.6 Segala perbelanjaan yang berkaitan dengan penyediaan dan penyerahan

dokumen sebut harga ini adalah di atas tanggungan penyebut harga yang

menyertai pelawaan ini.

6. KESALAHAN RASUAH

6.1 Sebarang perbuatan atau percubaan rasuah untuk menawar atau

memberi, meminta atau menerima apa-apa suapan secara rasuah kepada

dan daripada mana-mana orang berkaitan perolehan ini merupakan suatu

kesalahan jenayah di bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah

Malaysia 2009.

6.2 Sekiranya mana-mana pihak ada menawar atau memberi apa-apa suapan

kepada mana-mana anggota pentadbiran awam, maka pihak yang ditawar

atau diberi suapan dikehendaki membuat aduan dengan segera ke

pejabat Badan Pencegah Rasuah atau balai polis yang berhampiran.

Kegagalan berbuat demikian adalah merupakan suatu kesalahan di

bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009.

6.3 Tanpa prejudis kepada tindakan-tindakan lain, tindakan tatatertib terhadap

anggota perkhidmatan awam dan menyenaraihitamkan kontraktor atau

pembekal boleh diambil sekiranya pihak-pihak terlibat dengan kesalahan

rasuah di bawah Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009.

6.4 Mana-mana kontraktor atau pembekal yang membuat tuntutan bayaran

berkaitan perolehan ini walaupun tiada kerja yang dibuat atau tiada

barangan dibekal mengikut spesifikasi yang ditetapkan atau tiada

perkhidmatan diberi dan mana-mana anggota perkhidmatan awam yang

mengesahkan tuntutan berkenaan adalah melakukan kesalahan di bawah

Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009.


7. PENUTUP

7.1 Penyebut harga yang berjaya akan dihubungi oleh pihak IYRES secepat

mungkin selepas proses pemilihan dijalankan. IYRES adalah tidak terikat

untuk menerima sebut harga yang terendah atau mana-mana sebut harga

atau memberi apa-apa sebab di atas penolakan sesuatu sebut harga.

Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga adalah muktamad.

8. PERTANYAAN

Sebarang pertanyaan berkaitan dengan sebut harga ini bolehlah menghubungi:

Institut Penyelidikan Pembangunan Belia Malaysia

Aras 10, Menara KBS

No.27, Persiaran Perdana

Presint 4, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62570 Putrajaya

Telefon : 03-8871 3795


Lampiran 1 (Sampul Teknikal)

SPESIFIKASI BAGI PERKHIDMATAN MENAIKTARAF SISTEM eMYInd IYRES BAGI

TAHUN 2020

Bil. Spesifikasi Pematuhan **

Keterangan Ya Tidak

SYARAT-SYARAT AM

1. Dokumen Cadangan

Setiap penyebut harga yang menyertai sebut harga ini

mestilah menyediakan satu Dokumen Cadangan bagi

Kerja-kerja Menaiktaraf Sistem Malaysia Youth

Index Belia (e-MYInd) Institut Penyelidikan

Pembangunan Belia Malaysia (IYRES) sekurang-

kurangnya mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan.

2. Pelan dan Jadual Pelaksanaan

Penyebutharga dikehendaki menyempurnakan Kerja-

kerja Menaiktaraf Sistem Malaysia Youth Index Belia

(e-MYInd) Institut Penyelidikan Pembangunan Belia

Malaysia (IYRES) dalam tempoh masa enam (6)

bulan.

Jadual pelaksanaan mesti disertakan dengan

melibatkan aktiviti-aktiviti utama di bawah:

i. System Requirement Specifications (SRS) – Sesi

bersama client

ii. Penyediaan Dokumen URS

iii. Development/ enhancement phase

iv. Testing (UAT& FAT)

v. Implementation

vi. Training For User

vii. Sytem Go Live

viii. Transfer of Technology (TOT)

ix. Documentation

3. Pengurusan Projek

i. Penyebut harga mestilah mengemukakan

cadangan pasukan projek ini dengan menyatakan

bilangan tenaga kerja dan perincian pasukan kerja



Keterangan Ya Tidak

yang mempunyai kelayakan bidang tugas berkaitan

dengan perkhidmatan yang ditawarkan sahaja.

ii. Hendaklah melibatkan pegawai IYRES sebagai ahli

yang aktif dalam projek ini.

iii. Hendaklah memastikan supaya pegawai IYRES

adalah dilatih berdasarkan perkhidmatan

dilaksanakan. Penyebut harga juga dikehendaki

menyatakan kaedah latihan yang akan dilaksanakan

melibatkan kerja-kerja menaiktaraf perisian dan

pemasangan serta konfigurasi perkakasan

berkaitan.

4. Dokumentasi

Penyebut harga mestilah menyediakan dokumentasi

kepada keperluan pengurusan bagi penggunaan sistem

yang dinaiktaraf dan perisian yang digunakan.

SKOP PROJEK

1. Mengemaskini, mengkonfigurasi, menguji dan

mentauliah sistem yang dinaiktaraf mengikut spesifikasi

penambahbaikan yang disediakan dengan melibatkan

modul-modul di bawah:

i. Modul peranan pengguna

ii. Modul Dashboard

iii. Modul Status Kemajuan

iv. Modul Pelaporan Projek

v. Interface dan Kandungan Sistem secara

keseluruhan

vi. Migrasi Data

*** (Dokumen Perincian Penambahbaikan Fungsian

Sistem eMYInd adalah seperti di LAMPIRAN 1 dan lain-

lain keperluan semasa sesi User Requirement

dilaksanakan (jika ada).)

2. Menyediakan latihan dan pemindahan teknologi

berkaitan perisian yang digunakan dan sistem yang

dinaiktaraf.



Keterangan Ya Tidak

3. Memastikan perisian yang digunakan untuk menaiktaraf

sistem ini dapat digunakan dengan baik tanpa sebarang

isu keselamatan.

4. Memastikan kerja-kerja yang dilaksanakan disiapkan

dalam tempoh yang telah ditetapkan dan menyediakan

laporan kemajuan dan diserahkan kepada IYRES.

SPESIFIKASI TEKNIKAL

1. Menyediakan fungsi-fungsi / komponen-komponen yang

interaktif yang dapat memantapkan lagi penggunaan

dan look and feel Sistem Ydata@IYRES

2. Memastikan Sistem eMYIND mempunyai ciri-ciri

keselamatan yang tinggi supaya sentiasa terpelihara

daripada penyalahgunaan, kehilangan, pencerobohan

anasir luar dan ancaman virus.

3. Meja Bantuan

- Waktu kerja (8.00 – 5.30 petang)

- Platform (Emel, Telefon,support system (or any))

4. Preventive maintenance (every 3 months)

- Database & Backup File : Burn it into CD/DVD

format (every month submission)

Preventive Maintenance Report (every 3 months

submission in hardcopy and softcopy)

5. Pemasangan & Pengujian Sistem

• Pemasangan perlulah dilakukan oleh Jurutera

Bertauliah

• Sila sertakan dokumen teknikal berkaitan

pemasangan

• Pemasangan akan dilakukan pada tempat yang

akan ditetapkan oleh pihak IYRES

• Pengujian perlu dilakukan bersama oleh jurutera

dan pengawai IYRES

• Dokumen pengujian perlukan disahkan oleh

pegawai IYRES



Keterangan Ya Tidak

6. Service Legal Agreement (SLA)

- Critical issues that prevent system from

functioning, such as unplanned downtime, loading

time, and broken links.

- Important issues must be solved as soon as

possible and be given a temporary solution to

ensure user's daily operations do not stop or be

delayed

- Non-critical issues that does not prevent the portal

from functioning, such as content error or minor

functionality bug affecting the Front Page.

- Non-critical issues such as content error or

minor functionality bug affecting the Internal Pages or

Admin pages.

Nota:** Tandakan (√) di tempat yang berkaitan


LAMPIRAN 2

(Sampul Kewangan)

JADUAL HARGA

BIL.

PERKARA

KUANTITI

HARGA SEUNIT

(RM)

JUMLAH

(RM)

CATATAN

1.

Perkhidmatan Menaiktaraf Sistem eMYInd IYRES bagi Tahun 2020

JUMLAH KESELURUHAN


LAMPIRAN 3

(Sampul Kewangan)

LATAR BELAKANG PENYEBUT HARGA

(ARAHAN KEPADA PENYEBUT HARGA – Semua butir–butir di dalam borang ini

hendaklah diisikan oleh pihak penyebut harga dengan betul dan lengkap dan

dikembalikan bersama-sama dengan Dokumen Sebut Harga. Kegagalan berbuat

demikian boleh mengakibatkan sebut harga ditolak).

1. Nama Syarikat :__________________________________________________________

2. Alamat Syarikat :__________________________________________________________

__________________________________________________________

3. No. Telefon/ Fax:__________________________________________________________

4. No. Pendaftaran Dengan Kementerian Kewangan : ___________________________

5. No. Kod Bidang yang didaftarkan :______________________________________

6. Tarikh Didaftarkan :_______________________________________________________

7. Tempoh Sah Pendaftaran :_________________________________________________

8. Taraf Bumiputera, Nyatakan :

i. Ya (sila kemukakan sijil pendafataran bumiputera) / Tidak *

ii. Tarikh Berkuatkuasa : _______________________________________

iii. Tarikh Tamat :______________________________________________


11. Carta Organisasi Syarikat (sila lampirkan)

12. Senarai cawangan-cawangan syarikat (sekiranya ada)

13. Salinan penyata bulanan akaun bank bagi tiga (3) bulan terakhir (Mac, April dan Mei 2020) (sila lampirkan)

*Potong yang tidak berkenaan


LAMPIRAN 4

(Sampul Kewangan)

PENGAKUAN PENYEBUT HARGA

1. Nama Syarikat :_______________________________________________ 2. Alamat :_______________________________________________ 3. Tempoh Tamat

Sebut Harga :_________________ (hari) 1. Tempoh Penyerahan (Delivery Period) :_________________ (Bulan / Minggu*)

PENGAKUAN SYARIKAT:

Kami/ Saya dengan ini bersetuju menerima semua syarat–syarat spesifikasi

pelawanan sebut harga ini dengan harga yang disahkan seperti berikut:-

Jumlah Kos : RM _____________________________________________________

(Ringgit:_________________________________________________)

________________________ _______________________

(Tandatangan Syarikat) (Tandatangan Saksi)

Nama :…………………………. Nama :………………………

No.KP :……………………….... No. KP :………………………

Jawatan :……………………… Jawatan :……………………...

Tarikh : Tarikh :

Cop Syarikat:-

*Potong yang tidak berkenaan

LAMPIRAN 5


(Sampul Teknikal)

PROFIL KAKITANGAN YANG TERLIBAT DALAM PROJEK

BIL. NAMA DAN NO. KP KELULUSAN/ PENGALAMAN


LAMPIRAN 6 (Sampul Teknikal)

JADUAL PELAKSANAAN

Nota: *Sila gunakan lampiran jika ruangan ini tidak mencukupi

LAMPIRAN 1: PERINCIAN SPESIFIKASI

PENAMBAHBAIKAN SISTEM eMYInd IYRES BAGI TAHUN

2020

MODUL:

KEFUNGSIAN MENGIKUT

PERANAN

Bil Modul

Pentadbir Agensi Pengguna Pegawai Pelulus Pentadbir Sistem Pentadbir Eksekutif

Sedia AdaTambahbaik /

DikekalkanSedia Ada

Tambahbaik/Dikekalkan

Sedia AdaTambahbaik/

DikekalkanSedia Ada



Dikekalkan

1 Pendaftaran Focal Point & Admin Sistem

Bilangan akaun Pengguna Sistem 1 1 Max : 5 Max :5 1 1 5 5 Max: 5

a) Mendaftarkan Akaun Peranan dalamsistem: (Pengguna, Pegawai Pelulus)

b) Mendaftarkan Akaun Peranan dalamSistem: (Sebagai Pentadbir Eksekutif)

c) Mengemaskini profil maklumat agensi

d) Mengemaskini profil mengikut perananmasing-masing

e) Akses kepada paparan maklumatpentadbir, pengguna dan pegawaipelulus agensi

f) Mengemaskini maklumat dan status pentadbir, pengguna dan pegawaipelulus agensi

g) Cipta kata laluan Peranan

h) Mengemaskini Kata Laluan pentadbir, pengguna dan pegawai pelulus agensi

i) Kemaskini kata laluan diri mengikutperanan sendiri

ANALISA KEFUNGSIAN BAGI PENAMBAHBAIKAN SISTEM EMYIND

X

XX= X = = =

X XXX= = =

3

1 2 3 4 5

X : Tiada = : Kekal: AdaPetunjuk : : Mencipta kata laluan pengguna dan Pegawai Pelulus sahaja

X

X X

= X = X = X= X

X= == = X

X XX ==

X

X

X

X X X= = = =

X X X= = = =

X X X X= = =

= = = = X

*

*

4

Bil Modul


Sedia AdaTambahbaik /

DikekalkanSedia Ada



DikekalkanSedia Ada



Dikekalkan

2 Pelaporan Program/Projek

a) Merekod/mendaftar maklumatprogram/projek

b) Mengemaskini maklumat program/ projek

c) Menghapuskan maklumat program/ projek

d) Menghantar maklumatprogram/projek untuk pengesahanpegawai pelulus

e) Memperakukan maklumat program/projek

f) Kuiri maklumat program/projek

g) Mengesahkan maklumat program/projek

h) Memaparkan status kemajuan semuaprojek : (filter mengikut tahun, status dll) bagi agensi

i) Memaparkan status kemajuan semuaprojek : (filter mengikut tahun, status dll) bagi semua agensi /bahagian di bawah kawalan kementerian.

X

X

X X

X

X

X

=

= X

X

X

X

X

X

X X

X

X

X X

=

=

=

=

==

=

=

=

=

X

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

=

= =X X X=


1 2 3 4 5

X : Tiada = : Kekal: AdaPetunjuk :

=

X

X

X

X

X

X

X

X

X

5

Bil Modul



DikekalkanSedia Ada



DikekalkanSedia Ada



Dikekalkan

3 Notifikasi (Penghantaran dan penerimaan Emel)

Notifikasi pendaftaran pengguna

Menerima Notifikasi Status Program/Projek:a) Menghantar maklumat Projek :

Pentadbir Agensi -> Pegawai pelulus(Status Dihantar)

b) Memperaku maklumat Projek : Pegawai Pelulus yang memperakukan maklumat tersebut(Status Diperakui)

c) Mengesahkan maklumat Projek : Pentadbir Sistem yang mengesahkanmaklumat (Status disahkan)

d) Kuiri maklumat projek

e) Notifikasi Peringatan ( Reminder ) Status Pelaporan Program (draf,

dihantar, diperakui, kuiri, disahkan)

f) Notifikasi Reminder (Peringatan) merekod dan mengemaskini

X

XXX X X

(Created By)

(Created By)(Created By)

X X X XX

X X

X XX

= ===

=

=

= =

=


1 2 3 4 5

X : Tiada = : Kekal: AdaPetunjuk :

X

X

X

X

XXXX X= X

X X =XX X= X

(Created By)

=

(Created By)

(Created By)

Bil Modul



DikekalkanSedia Ada



DikekalkanSedia Ada



Dikekalkan

g) Notifikasi Makluman KemaskiniPeranan Focal Point oleh agensi

h) Notifikasi cadangan/aduan/ maklumbalas (Pentadbir/Pengguna/ Pegawai Pelulus hantar kepadaPentadbir Sistem)

i) Notiikasi maklumbalas daripadaPentadbir Sistem berdasarkancadangan/aduan daripadaPentadbir/Pengguna/Pegawai Pelulus

X X X X X= = =

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

6


1 2 3 4 5

X : Tiada

= : Kekal

: Ada

Petunjuk :

X

(Created By) (Created By) (Created By)

(Created By) (Created By) (Created By)

MODUL:

DASHBOARD & MENU

UTAMA

KUMPULAN 1

8

Bil ModulElemen Penambahbaikan

Perkara Justifikasi

A. DASHBOARD

Kos Keseluruhan (RM) i) Kos keseluruhan projek/ kos dipohon

ii) Kos pelaksanaan sebenar/ kos diluluskan

iii) Kos mengikut siri

iv) Tajaan (tunai/ in kind)

v) Column Kos Keseluruhan dipindahkan ke bahagian

kanan sekali.

vi) Masukkan drop down list mengikut tahun dan bulan

projek dilaksanakan

i) Meliputi kos kesuluruhan projek yang

didaftarkan

ii) Kos pelaksanaan meliputi kos sebenar

projek yang telah dilaksanakan

iii) Menilai jumlah tajaan sebagai

sebahagian kos keseluruhan

iv) Kos bukan fokus utama

Jumlah Projek

▪ Draf

▪ Hantar

▪ Kuiri

▪ Diperakui

▪ Selesai

i) Klik untuk dapatkan maklumat projek mengikut

kategori. Cth: Draf, hantar dll.

ii) Pilihan kuiri dan diperakui tidak dipaparkan bagi

Pentadbir Eksekutif

i) Mudah dan cepat mendapatkan

maklumat

ii) Untuk urusan pentadbiran agensi sahaja.

Jumlah Kos Projek Mengikut Tahun i) Gabungkan jumlah kos dengan jumlah projek

dalam 1 graf.

i) Memudahkan maklumat secara langsung

(selayang pandang)

Jumlah Projek Mengikut Tahun i) Gabungkan jumlah kos dengan jumlah projek

dalam 1 graf.

ii) Jumlah Projek mengikut Bulan (lihat semula)


(selayang pandang)

MODUL SISTEM EMYIND

9


Perkara Justifikasi

A. DASHBOARD

Jumlah Projek Mengikut Fokus Area i) Paparkan jumlah peserta mengikut projek i) Memantau jumlah keseluruhan peserta terlibat

Jumlah Keseluruhan Projek Mengikut Domain i) Paparkan definisi domain secara

langsung

i) Mudah dan cepat mendapatkan maklumat

Status Pelaksanaan Projek/ Program/ Aktiviti i) Graf dikeluarkan dari dashboard

(dipindahkan ke bahagian Pelaporan

Projek) – Melibatkan peranan Pentadbir

Eksekutif sahaja.

i) Maklumat untuk kegunaan pengguna/

pentadbir agensi dan pelulus sahaja.

Tahun i) Drop Down Tahun dalam paparan

dashboard

Carian (Search) i) Tambah “carian” dalam paparan

dashboard

MODUL SISTEM EMYIND

10


Perkara Justifikasi

B. MENU UTAMA

Info

- Pengenalan

- Gantt Chartt

i) Tambahan sub menu dibawah info;

peranan dan TOR

Untuk meningkatkan pemahaman Focal

Point berkaitan skop tugas mereka.

Galeri i. Berita (Sorting by Latest)

ii. Media (Sorting by Latest)

iii. Gambar (Sorting by Latest)

Penerbitan i. Gambar Penerbitan

ii. Ringkasan

iii. Status (Percuma/Berbayar)

iv. Tindakan (Muat Turun)

MODUL SISTEM EMYIND

MODUL:

STATUS KEMAJUAN

KUMPULAN 2

12


Perkara Justifikasi

A. STATUS KEMAJUAN

Bil Mengikut bilangan semasa Memudahkan untuk melihat jumlah projek/program

yang telah di rekodkan

Nama Projek/ Program/ Aktiviti Penambahan column bagi pecahan program/projek mengikut

cawangan/unit di bahagian masing-masing

Memudahkan untuk proses pengenalpastian pemilik

projek/program

Tahun - -

Tarikh Kemaskini - -

Aktiviti Projek Dalam Perancangan > Perancangan

Sedang dilaksanakan > Pelaksanaan

Telah selesai dilaksanakan Mengikut Perancangan>Selesai

Telah selesai dilaksanakan Dengan Penambahbaikan>Selesai

Tidak Dilaksanakan >Digugurkan

Merujuk kepada font (Bold)

Aktiviti Pelaporan Draf > Draf

Dihantar kepada Pegawai pelulus > Dihantar

Diperakui oleh Pegawai Pelulus >Diperakui

Disahkan oleh pentadbir sistem >Selesai

Dikuiri oleh Pegawai Pelulus >Dikuiri

Dikuiri oleh Pentadbir Sistem >Dikuiri

Merujuk kepada font (Bold)

MODUL SISTEM EMYIND

13


Perkara Justifikasi

A. STATUS KEMAJUAN

Pencapaian Projek Perancangan →30%

Pelaksanaan →50%

Selesai →100%

Digugurkan →0%

Merujuk Kepada nilai peratusan (%)

Pencapaian Pelaporan Draf : →50%

Dikuiri : →70%

Dihantar : →80%

Disahkan : →90%

Selesai : →100%

Merujuk Kepada nilai peratusan (%)

Status Projek Perancangan :→30%

Pelaksanaan : →50%

Selesai : →100%

Digugurkan :→ 0%

Bertanda Bold

Status Pelaporan Draf : →50%

Dikuiri :→ 70%

Dihantar : →80%

Disahkan : →90%

Selesai : →100%

Bertanda Bold

Tindakan

• Kemaskini

• Paparan – Format pelaporan

• Padam

Tambah column Cawangan/Unit (Owner program mengikut

cawangan/unit dalam bahagian masing-masing)

Tambah perkara Cawangan/Unit semasa pendaftaran

Focal Point (Pentadbir Agensi dan Pengguna)

MODUL SISTEM EMYIND

14


Perkara Justifikasi

B. FILTER STATUS KEMAJUAN

Tahun Projek - -

Kategori - -

Status Pelaksanaan - -

Sumber - -

Bidang Keutamaan - -

Kumpulan Sasar Belia - -

Kumpulan Sasar Selain Belia Penambahan OKU, Jantina & Bangsa Kumpulan minoriti dan pelaporan yang lebih

menyeluruh

Tambah dalam

Domain - -

Cawangan/Unit Penambahan column/filter bagi pecahan

program/projek mengikut cawangan/unit di

bahagian masing-masing

Tambah perkara Cawangan/Unit semasa

pendaftaran Focal Point (Pentadbir Agensi dan

Pengguna)

MODUL SISTEM EMYIND

MODUL:

PELAPORAN PROJEK

KUMPULAN 3

16


Perkara Justifikasi

A.PELAPORAN PROJEK

(Program Utama berpandukan Pelan Strategik Kementerian/Agensi/Jabatan)

Maklumat Program/Projek/ Aktiviti

A1. Nama Program - -

A2. Tahun pelaksanaan program Tahun pelaksanaan program • Lebih jelas

A3. Kategori : (Pilih satu sahaja)

o Baru

o Sedia Ada

Nyatakan definisi bagi setiap kategori (Pop-up) • Memudahkan pemahaman pengguna

A4. Skop Huraian berdasarkan program yang dilaksanakan

oleh agensi

• Lebih jelas

A5. Objektif program Merujuk kepada objektif program • Lebih spesifik

A6. Nilai Kos Projek (RM) Tukar Nilai Projek kepada Kos Projek (RM)

Berdasarkan tahun semasa

(KBS sahaja)

- Peruntukan

- Perbelanjaan

- Lebihan /Penjimatan

• Membantu pentadbir eksekutif

memantau pecahan kos projek

secara lebih terperinci.

• Nota: Perbelanjaan mengikut suku

tahun.

A7. Program KPI (KBS sahaja) - Tiada Kaitan

- KPI Nasional

- KPI KSU

- KPI Menteri

- KPI Kementerian

- KPI Agensi/Jabatan

• Membantu pentadbir eksekutif

memantau program KPI

• Nota: hanya melibatkan Focal Point

di peringkat KBS sahaja.

• Boleh pilih lebih daripada 1 Jawapan.

MODUL SISTEM EMYIND

17


Perkara Justifikasi

A.PELAPORAN PROJEK

(Program Utama berpandukan Pelan Strategik Kementerian/Agensi/Jabatan)

A8. Sumber Kewangan

❑ Tiada

❑ Peruntukan Kerajaan

❑ Peruntukan Bukan Kerajaan

❑ Lain-lain :Nyatakan

Pilihan lebih dari satu Untuk program yang mendapat

sumber kewangan lebih dari

satu

A9. Tempoh Pelaksanaan Projek: - -

MODUL SISTEM EMYIND

18


Perkara Justifikasi

B.

Fokus Belia -

B1. Fokus Area

• Belia

• Belia Sebahagian

• Selain Belia

Pop-up definisi focus area Memudahkan pemahaman pengguna

B2. Kumpulan Sasar Belia (Senarai dan definisi)

Belia/ Belia Sebahagian:

• Belia Bersekolah

• Perkumpulan Belia

• Belia Massa

• Belia Minoriti

• Belia Pengajian Tinggi

• Belia berkerjaya

• Belia Malaysia Antarabangsa

• Belia Berisiko

Spesifik Kumpulan Sasaran Selain Belia:

• Institusi Perkahwinan

• Dewasa

• Kanak-Kanak

• Warga Emas

-

i. Wanita

ii. Orang Kurang Upaya (OKU)

-

Lebih spesifik kepada kumpulan sasar

MODUL SISTEM EMYIND

19


Perkara Justifikasi

B. Fokus Belia

B.3 Domain (Senarai Domain beserta

definisi):

• Identiti

• Pembangunan Kendiri

• Hubungan Sosial

• Potensi Diri

• Kesihatan

• Pendidikan

• Ekonomi

• Keselamatan

• Sosialisasi Politik

• Penggunaan Media

• Waktu Senggang

• Tingkahlaku Devian

Lihat semula definisi bagi domain

sosialisasi politik

Penyelarasan definisi yang lebih jelas

kepada focal point yang dilantik.

MODUL SISTEM EMYIND

20


Perkara Justifikasi

C. Penyertaan

C.1 Bilangan Program Jumlah program di bawah pelaksanaan Mohon check semula

C.2 Peringkat Pelaksanaan Projek:

(Pilih Satu Sahaja)

• Antarabangsa

• Kebangsaan

• Zon

• Negeri

• Daerah

• Kementerian/Agensi/Jabatan

• Lain-lain

i) Pilih lebih daripada satu

ii) Nyatakan perincian bagi lain-lain (text box)

i) Pelaksanaan program di pelbagai

peringkat

C.3 Penyertaan Kumpulan Sasar

(pilihan kepada agensi berkaitan sahaja)

- Pecahan Jantina

- Pecahan Kaum

Membantu dalam perincian pelaporan

(KBS sahaja)

C4: Kementerian/Agensi/Jabatan Induk Rename:

Tukar kepada Kementerian/Agensi/Jabatan

Pelaksana.

Lebih jelas

C5: Rakan Strategik (Sekiranya ada) Definisi Rakan Strategik

Individu/organisasi yang terlibat untuk

bekerjasama dan berkongsi sumber yang dapat

membantu kepada pelaksanaan

program/projek/aktiviti.

Lebih jelas

(Masukkan definisi rakan strategik

dalam text)

MODUL SISTEM EMYIND

21


Perkara Justifikasi

D. Pencapaian

D1: Output Projek i) Definisi Output: Output merupakan kesan

langsung yang diperoleh daripada pelaksanaan

sesuatu projek.

(Cth: Bilangan program, bilangan peserta

program dan kekerapan pelaksanaan program)

Dalam bentuk senarai (Input Text Box)

1.

2.

3.

Penyelarasan dari segi format setiap focal

point

D2: Outcome Projek i) Definisi Outcome: Merupakan hasil yang

diperoleh daripada pelaksanaan projek dalam

jangka pendek

(Cth: Peningkatan tahap kesedaran dan

pengetahuan, perubahan tahap kesihatan)

i) Boleh guna kepuasan pelanggan/peserta

program

Penyelarasan dari segi format setiap focal

point

MODUL SISTEM EMYIND

22


Perkara Justifikasi

D3: Status Pelaksanaan:

• 3.1 Program Sedia ada dilaksanakan

mengikut perancangan

• 3.2 Program sedia ada dilaksanakan

dengan penambahbaikan

• 3.3 Program digugurkan

• 3.4 Program sedang dilaksanakan

3.1 Dalam Perancangan

3.2 Sedang dilaksanakan

3.3 Telah selesai dilaksanakan Mengikut Perancangan

3.4 Telah selesai dilaksanakan Dengan Penambahbaikan

3.5 Tidak Dilaksanakan(*)

Lebih jelas.

Justifikasi program digugurkan (3.3) (Pilih

satu satu sahaja)

• Arahan

• Tiada kos

• Kaedah Pelaksanaan ditambahbaik

• Tidak Termasuk KPI

• Tiada Keperluan

• Kekurangan Sumber Manusia

• Lain-lain

Justifikasi program Tidak Dilaksanakan (3.5) (Pilihan lebih

daripada satu)

❑ Arahan

❑ Tiada kos

❑ Kaedah Pelaksanaan ditambahbaik

❑ Tidak Termasuk KPI

❑ Tiada Keperluan

❑ Kekurangan Sumber Manusia

❑ Lain-lain : Nyatakan_________ (Add Box untuk text)

Terdapat beberapa

faktor kepada

penguguran sesuatu

projek.

Dokumen sokongan (Sekiranya ada):

❑ Gambar program/projek (upload picture) Max 5MB

❑ Laporan Program (PDF/Word) Max 1 GB (*Advice from

vendor)

MODUL SISTEM EMYIND

MODUL:

PERANAN (MAKLUMAT

AGENSI & LAIN-LAIN INPUT

BERKAITAN)KUMPULAN 4

24


Perkara Justifikasi

A. Hubungi Kami

Direktori Pentadbir Sistem

- Nama

- Jawatan

- Email

- No Tel Pejabat

Direktori Teknikal Sistem IYRES

- No Tel Bimbit (Hanya pentadbir

sistem utama sahaja)

Memudahkan untuk menghubungi

pentadbir sistem

Direktori Focal Point Direktori Focal Point (Pentadbir

Agensi sahaja)

- Nama*

- Kementerian*

- Agensi*

- Jawatan

- Email*

- No Tel Pejabat*

- No Tel Bimbit

Membolehkan komunikasi/jaringan

hubungan boleh dilaksanakan dalam

kalangan focal point yang berdaftar

dibawah sistem eMYInd.

MODUL SISTEM EMYIND

Nota : xx perkara yang digugurkan

25


Perkara Justifikasi

B. Data inter-agensi

• Maklumat yang dikeluarkan adalah maklumat

Pentadbir agensi

• Paparan di akuan pentadbir agensi

Perakuan Perkongsian maklumat:

❑ Setuju

❑ Tidak Setuju

Data inter-agensi

(Dalam bentuk paparan (view))

• Nama Kementerian/Agensi

• Nama program

• Skop

• Objektif

• Tempoh pelaksanaan

• Kumpulan sasar belia

• Domain

• Peringkat pelaksanaan projek

• Rakan strategik

• Outcome projek

• Tahun

• Ketegori

• Nilai projek

• Sumber kewangan

• Spesifik kumpulan sasar selain belia

• Kementerian/agensi/jabatan induk

• Output projek

• Status pelaksanaan

• Justifikasi program digugurkan

- Mewujudkan peluang jalinan

kerjasama antara inter-

agensi

- Perkongsian maklumat

MODUL SISTEM EMYIND

Nota : xx Perkara yang digugurkan

26


Perkara Justifikasi

Tambahan

Pengguna Sistem

- 5 Pengguna

Jumlah Pengguna Agensi bergantung

kepada keperluan agensi masing-

masing

- Terdapat pelbagai skop dan

tanggungjawab Bahagian/ Agensi yang

mempunyai keperluan berbeza

- Akauntabiliti (data integrity)

Pengenalan Terma dan rujukan

- Kumpulan sasar belia

- Domain

Manual Pengguna Sistem e-MYInd

- Sebagai panduan dan rujukan yang

jelas

- Mewujudkan sistem yang lebih mesra

pengguna

Status Kemajuan Daftar Program :

- Bilangan Program

- Bilangan Peserta

- Di dalam dashboard pelaporan

pelaksanaan berdasarkan daftar

program dan bukannya bilangan

program

MODUL SISTEM EMYIND

27

Lain-lain

1. Kekerapan penerimaan notifikasi pelaporan projek mengikut kemasukan data, mingguan & bulanan.

2. Format percetakan pelaporan projek perlu ditambahbaik supaya lebih kemas dan menarik.

3. Menambah butang ‘Muat Turun’ & ‘Cetakan’ pelaporan projek pada paparan ‘Status Kemajuan’ di bahagian ‘Tindakan’.

PERANAN:

PENTADBIR SISTEM (ADMIN)

29


Perkara Justifikasi

A. DASHBOARD

Kos Keseluruhan (RM) i) Kos keseluruhan projek/ kos dipohon

ii) Kos pelaksanaan sebenar/ kos diluluskan

iii) Kos mengikut siri

iv) Tajaan (tunai/ in kind)

v) Column Kos Keseluruhan dipindahkan ke bahagian

kanan sekali.

vi) Masukkan drop down list mengikut tahun dan bulan

projek dilaksanakan

i) Meliputi kos kesuluruhan projek yang

didaftarkan

ii) Kos pelaksanaan meliputi kos sebenar

projek yang telah dilaksanakan

iii) Menilai jumlah tajaan sebagai

sebahagian kos keseluruhan

iv) Kos bukan fokus utama

Jumlah Projek

▪ Draf

▪ Hantar

▪ Kuiri

▪ Diperakui

▪ Selesai

i) Klik untuk dapatkan maklumat projek mengikut

kategori. Cth: Draf, hantar dll.

i) Mudah dan cepat mendapatkan

maklumat.

Jumlah Kos Projek Mengikut Tahun i) Gabungkan jumlah kos dengan jumlah projek

dalam 1 graf.


(selayang pandang)

Jumlah Projek Mengikut Tahun i) Gabungkan jumlah kos dengan jumlah projek

dalam 1 graf.

ii) Jumlah Projek mengikut Bulan (lihat semula)


(selayang pandang)

MODUL SISTEM EMYIND

30


Perkara Justifikasi

A. DASHBOARD

Jumlah Projek Mengikut Fokus Area i) Paparkan jumlah peserta mengikut projek i) Memantau jumlah keseluruhan peserta terlibat

Jumlah Keseluruhan Projek Mengikut Domain i) Paparkan definisi domain secara

langsung

i) Mudah dan cepat mendapatkan maklumat

Status Pelaksanaan Projek/ Program/ Aktiviti i) Graf dikeluarkan dari dashboard

(dipindahkan ke bahagian Pelaporan

Projek) – Melibatkan peranan Pentadbir

Eksekutif sahaja.

i) Maklumat untuk kegunaan pengguna/

pentadbir agensi dan pelulus sahaja.

Tahun i) Drop Down Tahun dalam paparan

dashboard.

ii) Default: keseluruhan

Bagi tujuan Filter

Carian (Search) i) Tambah “carian” dalam paparan

dashboard.

Bagi tujuan Filter

Kementerian & Agensi i) Drop Down Kementerian dan Agensi

dalam paparan dashboard.

ii) Default :Keseluruhan

Bagi tujuan Filter

Status Projek i) Drop Down status projek dalam paparan

dashboard.

ii) Default :Keseluruhan

Bagi tujuan Filter

MODUL SISTEM EMYIND

31


Perkara Justifikasi

B. PELAPORAN PROJEK

Status Kemajuan:

i. Bil

ii. Agensi

iii. Tahun

iv. Tarikh Kemaskini

v. Aktiviti Projek

vi. Pencapaian Projek

vii. Status Projek

viii. Tindakan (paparan, kemaskini, Padam,

Properties)

Status Kemajuan:

i. Bil

ii. Kementerian

iii. Agensi

iv. Tahun

v. Tarikh Kemaskini

vi. Aktiviti Projek

vii. Pencapaian Projek

viii. Status Projek

ix. Status Pelaporan

x. Tindakan (paparan, kemaskini, Padam, Tetapan)

xi. Paparan (Tambah button muat turun (download

> PDF)

Penyelarasan diperingkat admin

Filter pelaporan projek

i. Kementerian

ii. Agensi

iii. Tahun Projek

iv. Kategori

v. Status Pelaksanaan

vi. Sumber

vii. Bidang Keutamaan

viii. Kumpulan Sasar Belia

ix. Kumpulan Sasar Selain Belia

x. Domain

xi. Status

Filter pelaporan projek

i. Kementerian

ii. Agensi

iii. Tahun Projek

iv. Kategori

v. Status Pelaksanaan

vi. Sumber

vii. Bidang Keutamaan

viii. Kumpulan Sasar Belia

ix. Kumpulan Sasar Selain Belia

x. Domain

xi. Status Pelaporan (Remove Baru)- Sorting

mengikut keutamaan

xii. Status Projek

Penyelarasan diperingkat admin

Muat Turun Projek (Download) > select All/ item Dalam bentuk excel.

MODUL SISTEM EMYIND

32


Perkara Justifikasi

B. PELAPORAN PROJEK

Status Kemajuan: Diperakui (Pengesahan)

i. Disahkan

ii. Kuiri

iii. Perakuan

iv. Tutup

i. Disahkan

ii. Kuiri

iii. Perakuan (Dianalisa atau tidak dianalisa)

iv. Tutup

Pihak admin boleh memilih projek-projek yang didaftarkan

oleh focal point di setiap kementerian/jabatan/agensi sama

ada ianya digunakan untuk tujuan analisa atau tidak.

MODUL SISTEM EMYIND

33


Perkara Justifikasi

C. PERANAN

KEMENTERIAN

1. Bil

2. Kementerian

3. Jumlah Pengguna

4. Status (Aktif)

5. Tindakan (Sunting dan Padam)

1. Bil

2. Kementerian

3. Nama singkatan Kementerian

4. Jumlah Pengguna :jumlah Aktif : Jumlah Tidak Aktif

5. Jumlah Program yang direkodkan

6. Status Pelaporan (Draf, Hantar, Kuiri, Diperakui, Selesai)

7. Status (Aktif/Tidak Aktif)

8. Tindakan (Sunting dan padam)

Memudahkan pemantauan dilaksanakan

oleh pihak admin (Pentadbir sistem)

1. Tambah kementerian - -

1. Search - -

1. Filter 1. Kementerian (default =Keseluruhan)

2. Status pengguna (Aktif atau tidak aktif) – default (keseluruhan)

3. Status Pelaporan

4. Status Kementerian (Aktif/Tidak Aktif) default =Aktif

Memudahkan pemantauan dilaksanakan

oleh pihak admin (Pentadbir sistem)

AGENSI

1. Bil

2. Kementerian

3. Jumlah Pengguna

4. Jumlah Program

5. Status

6. Tindakan (Kemaskini dan Padam)

1. Bil

2. Agensi

3. Nama Singkatan Agensi

4. Kementerian

5. Jumlah Pengguna :Jumlah Aktif : Jumlah Tidak Aktif

6. Jumlah Program yang direkodkan

7. Status Pelaporan (Draf, Hantar, Kuiri, Diperakui, Selesai)

8. Status (Aktif/Tidak Aktif)

9. Tindakan (Kemaskini dan padam

MODUL SISTEM EMYIND

34


Perkara Justifikasi

C. PERANAN

AGENSI

1. Filter

• Kementerian

• Kementerian

• Agensi

• Status Pelaporan

• Carian

• Reset

• Tambah Agensi

- -

PENGGUNA

1. Bil

2. ID Pengguna

3. Nama

4. Kementerian/agensi

5. Cipta

6. Kemaskini

7. Hantar

8. Kuiri

9. Perakui

10. Sah

11. Peranan

12. Tarikh daftar

13. Status

14. Tindakan (kemaskini dan katalaluan)

1. Bil

2. ID Pengguna

3. Nama

4. Kementerian/agensi

5. Cipta

6. Kemaskini

7. Hantar

8. Kuiri

9. Perakui

10. Sah

11. Peranan

12. Tarikh daftar dan Masa

13. Status (default =Aktif)

14. Tindakan (kemaskini dan katalaluan)

1. Filter

• Pilih Peranan

• Pilih Kementerian

• Pilih Agensi

• Pilih Status

- -

MODUL SISTEM EMYIND

35


Perkara Justifikasi

D. MANUAL PENGGUNA

- Pentadbir Agensi -

-Pengguna -

-Pentadbir Eksekutif -

MODUL SISTEM EMYIND

SEKIAN, TERIMA KASIH

36

HUB DATA BELIA @ IYRES

CAWANGAN PENGURUSAN DATA

Sila layari hub data @ IYRES di pautan dibawah:

institut penyelidikan pembangunan belia malaysia harga/1...muka surat dokumen tawaran sebut harga...

Documents