portal pegawai

5/26/2018 Portal Pegawai

1/27

Panduan Penggunaan Portal Pegawai

UNIVERSITAS GADJAH MADA201

1


2/27

PENGANTARPortal Pegawai kembali hadir sebagai layanan kepegawaian yang

disediakan oleh Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) bagi pegawai di

lingkungan UGM. Melalui portal ini, pegawai dapat mengakses danmelakukan veriikasi data kepegawaian yang tersimpan di DirektoratSumber Daya Manusia (SDM). Data yang bersiat !"iwayat! dapatlangsung diperbaharui melalui Portal Pegawai. Data yang bersiat !Mutasi!merupakan rekaman berkas ormal, sehingga #ika di#umpai data yangbelum tepat dapat diinormasikan melalui petugas SDM di masing$masingunit ker#a.

Portal Pegawai telah terintegrasi dengan Direktorat %kademik dan&PPM. Data riwayat menga#ar bersumber dari S'% (Sistem 'normasi%kademik) $ Direktorat %kademik. Data penelitian, publikasi danpengabdian masyarakat bersumber dari %'" (Academic Information

Resources)$&PPM. Data riwayat tersebut, sekiranya dipandang belumlengkap, dapat menghubungi enumerator aplikasi di masing$masing unitker#a. Saat ini hanya beberapa unit ker#a yang belum terintegrasi denganS'% UGM (*, ak. Psikologi, ak. Pertanian dan ak. +edokteran). Semogadalam waktu dekat akan bergabung dengan aplikasi S'% UGM. Sekiranyatidak di#umpai data riwayat menga#ar, perlu dipastikan kesesuaian 'Pyang tersimpan pada S'%.

Pegawai dapat mengakses Portal Pegawai dengan menggunakanlogin sesuai email UGM. Seluruh pengguna email -ugm.a.id,-mail.ugm.a.id serta -law.ugm.a.id dapat mengakses Portal Pegawai.

*agi pengguna email lainnya (misal/ eb.ugm.a.id, tsipil.ugm.a.id) masihdalam proses integrasi dengan layanan email UGM (PSD'). *agi penggunaemail UGM yang terkendala login, perlu memastikan kebenaran inormasinama yang terdatar di email UGM.

Pada masa mendatang, Portal Pegawai akan terus disempurnakan,diintegrasikan dengan sistem inormasi lainnya, serta diperkaya denganberbagai layanan mandiri. Semoga bermanaat.

Seksi Data dan StatistikDirektorat SDM

2
http://portal.simaster.ugm.ac.id/https://academica.ugm.ac.id/https://academica.ugm.ac.id/http://air.lppm.ugm.ac.id/http://air.lppm.ugm.ac.id/http://air.lppm.ugm.ac.id/http://air.lppm.ugm.ac.id/http://air.lppm.ugm.ac.id/http://air.lppm.ugm.ac.id/https://academica.ugm.ac.id/https://academica.ugm.ac.id/http://air.lppm.ugm.ac.id/http://air.lppm.ugm.ac.id/http://portal.simaster.ugm.ac.id/


3/27

Da!tar I"iPENGANTAR............................................................................................................................2

PENDAHULUAN......................................................................................................................4

....................................................................................................................................................4

Email UGM............................................................................................................................4

Register User..........................................................................................................................4

DATA PRIBADI

....................................................................................................................................................5

Dokme!................................................................................................................................5

U"a# Dokme!...................................................................................................................5

Tam$ilka! Dokme!..........................................................................................................5

%im$a! &okme!................................................................................................................5

Data Ri!gkas..........................................................................................................................5

Da'tar Ri(a)at Hi&$............................................................................................................5

Data Pega(ai .........................................................................................................................5

RI*A+AT...................................................................................................................................5

Peker,aa!................................................................................................................................5

Tam"a# Ri(a)at Peker,aa!..............................................................................................5

U"a# Ri(a)at Peker,aa!....................................................................................................-

Ha$s Ri(a)at Peker,aa!...................................................................................................-

Pe!ga"&ia! Mas)arakat..........................................................................................................-

Pe!&i&ika!..............................................................................................................................-

Pe!g#argaa! ..........................................................................................................................-

Pe!elitia!................................................................................................................................-

Dose! Me!ga,ar &i Lar.........................................................................................................-

Tam"a# Ri(a)at Dose! Me!ga,ar &i Lar.........................................................................-

U"a# Ri(a)at Dose! Me!ga,ar &i Lar.............................................................................-Ha$s Ri(a)at Dose! Me!ga,ar &i Lar...........................................................................-

rga!isasi...............................................................................................................................-

Tam"a# Data rga!isasi.....................................................................................................-

U"a# Data rga!isasi........................................................................................................./

Ha$s Data rga!isasi......................................................................................................./

Pelati#a! ................................................................................................................................/

0!,!ga! 0e Lar Negeri .................................................................................................../

Me!ga,ar................................................................................................................................./MUTA%I...................................................................................................................................../


4/27

Masa 0er,a Pe!)esaia!......................................................................................................../

0e!aika! Ga,i Berkala.........................................................................................................../

Hkma!................................................................................................................................/

Pa!gkatGolo!ga!................................................................................................................../

3a"ata! %trktral.................................................................................................................../

3a"ata! !gsio!al................................................................................................................./

%ata! 0er,a.........................................................................................................................../

DP........................................................................................................................................./

PRE%EN%I................................................................................................................................./

Reka$itlasi............................................................................................................................

Log ot.......................................................................................................................................

4


5/27

PENDAHU#UAN

Portal pegawai dapat diakses melalui

http/00portal.simaster.ugm.a.id. %gar dapat menggunakan portal

pegawai, setiap pegawai di lingkungan UGM dapat menggunakan

username dan password email UGM. +etentuan mengenai penggunaan

email ini telah diatur dalam Peraturan "ektor UGM omor

120P0S+03401556 tentang &ayanan mail, 3osting, dan 'dentitas 4unggal

Universitas.

E$ail UGM7ara untuk mendapatkan email UGM adalah sebagai berikut /

1. 7alon Pengguna0Pendatar dapat mendatarkan pemintaan

alamat mail03osting dengan ara melakukan Pendataran

mail03osting melalui ormulir online Pendataran mail di

http/00mail.ugm.a.id0wmail.

2. Pengguna harus memilih identitas akun (user 'D untuk login)

yang memuat bagian dari nama Pengguna.. ormulir yang telah diisi akan diperiksa keabsahan datanya oleh

Petugas &ayanan. Pemeriksaan ini dilakukan dengan ara/

a. Dosen0+aryawan yang telah sebagai Pegawai egeri Sipil,

veriikasi dapat dilakukan oleh Petugas Pelayanan dengan

menookkan data yang ada di 3"'S. *ila data sesuai,

maka Petugas Pelayanan akan memberikan persetu#uan

dan melakukan aktiasi akun tanpa perlu meminta

kehadiran Pengguna. *ila data tidak sesuai atau tidak

5
http://portal.simaster.ugm.ac.id/http://portal.simaster.ugm.ac.id/


6/27

ditemukan maka Pengguna harus hadir di PSD' untuk

melengkapi kekurangan data yang diperlukan untuk

aktiasi.

". Pengguna dengan status sebagai tenaga honorer denganS+ dekan0lembaga tetap diminta untuk menun#ukkan

surat0kartu pegawai dari unitnya masing$masing ke front

deskagar akun mail0hosting di antrian segera bisa disetu#ui

dan digunakan.

4. *ila lebih dari dua bulan dari saat penga#uan pengguna belum

melengkapi kekurangan data yang berakibat akun belum

diaktikan, maka akun mail0hosting yang ada di antrian akan

dihapus.

*erikut adalah langkah$langkah untuk mendatarkan email /

1. *uka laman http/00mail.ugm.a.id0wmail

2. Pilih E$ail %or$ulir& maka akan ditampilkan orm ormulir

Pendataran mail

-
http://mail.ugm.ac.id/wmailhttp://mail.ugm.ac.id/wmail


7/27

. 'sikan data yang dibutuhkan kemudian klik tombol aksi

Datar. Penamaan email mempunyai ketentuan

harus memuat nama pegawai yang terantum dalam S+

pengangkatan. Misal terdapat pegawai yang mempunyai

nama a#ar ur "idlo Utomo maka nama emailnya

a#ar.nur.r.u-ugm.a.id.

4idak diperkenankan membuat

ormat nama lainnya keuali username telah digunakan.

4. mail yang baru sa#a didatarkan akan masuk pada

datar antrian email. Petugas layanan email akan

melakukan veriikasi apakah pengguna telah terdatar di

3"'S #ika sudah maka statusnya akan segera diaktikan dan

pengguna langsung dapat menggunakan email, apabila

data pengguna belum terdapat di 3"'S maka diperkenan

untuk melengkapi berkas (S+ Pengangkatan, dan

sebagainya) untuk ditun#ukkan ke PSD' sebagai syarat

aktivasi email.

Regi"ter U"er

Portal pegawai mengharuskan setiap pegawai memiliki email UGMagar dapat login ke portal pegawai. Setelah login pengguna akandiberikan orm untuk registrasi supaya mempunyai hak untuk mengaksesportal pegawai.

/
mailto:[email protected]:[email protected]


8/27


9/27

DATA PRI'ADI

Menu Data Pribadi terdiri dari submenu Dokumen, Data "ingkas,

Datar "iwayat 3idup dan Data Pegawai. Menu ini digunakan untuk

mengelola inormasi data pribadi pegawai yang bersangkutan.

Do(u$en

Submenu Dokumen merupakan asilitas yang disediakan untuk

mengubah, menampilkan dan menyimpan berkas data pribadi yang telah

diunggah.

U)a* Do(u$en

*erikut ini adalah langkah untuk mengubah Dokumen pegawai diportal pegawai /

1. +lik ion Ubah maka akan munul tampilan orm untuk

mengubah data

6


10/27

2. &akukan perubahan pada data yang dimaksud kemudian klik tombol

Ubah

. 8ika telah terdapat konirmasi berarti pengubahan data berhasil

dilakukan

Ta$+il(an Do(u$en

*erikut ini adalah langkah untuk menampilkan Dokumen pegawai /

1. +lik ion 4ampilkan maka akan ditampilkan dokumen yangdipilih untuk ditampilkan. Pada ontoh ditampilkan dokumenyang berupa berkas kartu GM7.

2. +lik ion +embali untuk kembali ke halaman datar

dokumen.

17


11/27

Si$+an do(u$en

Menu Simpan dokumen digunakan untuk mengunduh berkas danmenyimpannya di lokal komputer. *erikut ini adalah langkah untukmenyimpan Dokumen pegawai dari portal pegawai /

1. +lik ion Simpan maka akan munul #endela inormasiuntuk menyimpan berkas ke lokal komputer

2. +lik tombol 9+ maka berkas akan tersimpan di lokal komputer.

Data Ring(a"

Menu Data "ingkas merupakan asilitas untuk menampilkan inormasi

pegawai seara ringkas. Pilih Menu Data Pribadi Data "ingkas, maka

akan tampil data ringkas pegawai yang dipilih.

Pada submenu ini dapat #uga dilakukan penarian data ringkas

pegawai berdasarkan kriteria$kriteria tertentu. Dengan ara memilih

11


12/27

tombol maka akan ditampilkan opsi$opsi untuk melakukan

penarian berdasarkan kriteria tertentu.

8ika kriteria$kriteria telah dipilih lakukan klik tombol aksi maka

akan ditampilkan inormasi data ringkas mengenai pegawai yang telah

dipilih.

Da!tar Riwa,at Hidu+

Sub menu Datar "iwayat 3idup merupakan asilitas yang diberikan

untuk menampilkan inormasi pribadi pegawai seara lengkap. Pilih Menu

Datar Pribadi Datar "iwayat 3idup.

12


13/27

Pada bagian bawah terdapat menu$menu mengenai hal$hal yang

terkait dengan riwayat pegawai yang bersangkutan. +lik pada salah satu

opsi maka akan ditampilkan inormasi detailnya.

Data Pegawai

Pada sub menu Data Pegawai akan ditampilkan inormasi terkait datakepegawaian pegawai yang bersangkutan.

4ombol aksi Ubah digunakan untuk mengubah data #ika dikemudian hari terdapat perubahan data. Pegawai yang bersangkutan

dapat mengubah datanya sendiri.

1


14/27

RI-A.ATMenu "iwayat terdiri dari sub menu Peker#aan, Pengabdian

Masyarakat, Pendidikan, Penghargaan, Penelitian, 9rganisasi, Pelatihan ,

Dosen Menga#ar, Seminar, Pelatihan, +un#ungan +e &uar egeri, +eahlian,Menga#ar, dan Membimbing. Data yang bersiat !"iwayat! dapat langsung

diperbaharui melalui Portal Pegawai ini.

Pe(er/aan

Sub menu Peker#aan merupakan menu untuk mengelola riwayatpeker#aan pegawai meliputi riwayat ama Unit, 8abatan, periodepeker#aan.

Ta$)a* Riwa,at Pe(er/aan

*erikut adalah langkah$langkah untuk menambah riwayat peker#aan /

1. +lik tombol aksi 4ambah, maka akan ditampilkan ormtambah "iwayat Peker#aan

2. 4ambahkan data riwayat peker#aan yang akan ditambahkankemudian klik tombol aksi 4ambah. Pastikan kolom yangbertanda bintang telah terisi datanya.

14


15/27

. 8ika konirmasi tambah data telah ditampilkan maka data telahtersimpan dalam sistem

U)a* Riwa,at Pe(er/aan

*erikut adalah langkah$langkah untuk mengubah riwayat peker#aan /

1. +lik tombol aksi Ubah, maka akan ditampilkan orm ubah"iwayat Peker#aan

2. &akukan perubahan data riwayat peker#aan kemudian klik

tombol aksi Ubah. Pastikan kolom yang bertandabintang telah terisi datanya.

. 8ika konirmasi perubahan data telah ditampilkan maka datatelah tersimpan kembali dalam sistem

Ha+u" Riwa,at Pe(er/aan

*erikut adalah langkah$langkah untuk menghapus riwayatpeker#aan /

1. +lik ion maka akan tampil orm konirmasi hapus datamutasi peker#aan pegawai

15


16/27

2. %pabila telah yakin bahwa data akan dihapus maka klik tombolaksi 3apus. 8ika konirmasi tambah hapus telah ditampilkan maka data

telah terhapus dalam sistem

Penga)dian Ma",ara(at

Pendidi(an

Sub menu Pendidikan merupakan asilitas yang disediakan untuk

melihat riwayat pendidikan pegawai.

+lik ion aksi Detail maka akan ditampilkan inormasi lengkap

mengenai tingkat pendidikan yang ditempuh pegawai yang bersangkutan.

1-


17/27

Peng*argaan

Penelitian

Do"en Menga/ar di #uar

Sub menu Dosen Menga#ar di &uar merupakan asilitas untukmenampilkan riwayat Dosen menga#ar di luar UGM.

Ta$)a* Riwa,at Do"en Menga/ar di #uar

*erikut adalah langkah$langkah untuk menambah data riwayatdosen menga#ar di luar /

1. +lik tombol aksi maka akan tampil orm untukmenambahkan data riwayat dosen menga#ar di luar.

1/


18/27

2. &akukan pengisian data terutama pada kolom yang bertandabintang kemudian klik tombol aksi 4ambah

. 8ika konirmasi penambahan data telah tampil maka data telahtersimpan di sistem.

U)a* Riwa,at Do"en Menga/ar di #uar

*erikut adalah langkah$langkah untuk mengubah data riwayatdosen menga#ar di luar /

1. +lik ion Ubah maka akan tampil orm untuk mengubahdata riwayat dosen menga#ar di luar.

2. &akukan perubahan data riwayat dosen menga#ar di luar

kemudian klik tombol aksi Ubah.

. 8ika konirmasi bahwa perubahan data telah berhasil berartiproses pengubahan data telah berhasil dilakukan.

Ha+u" Riwa,at Do"en Menga/ar di #uar

Berikt a&ala# la!gka8la!gka# !tk me!g#a$s &ata ri(a)at &ose! me!ga,ar &i Lar

9

1. +lik tombol ion 3apus maka akan tampil konirmasi bahwayang dipilih akan dihapus.

1


19/27

2. +lik tombol 3apus maka data yang dipilih akan dihapus darisistem

rgani"a"i

Sub menu 9rganisasi merupakan asilitas yang disediakan untuk

melihat riwayat organisasi pegawai.

Ta$)a* Data rgani"a"i

*erikut adalah langkah$langkah untuk menambah data organisasipada portal pegawai.

1. +lik timbol aksi maka akan tampil orm tambah dataorganisasi

2. 'sikan data yang diperlukan, kolom bertanda bintang harusdiisikan datanya kemudian klik tombol aksi 4ambah

16


20/27

. 8ika konirmasi bahwa penambahan data telah berhasil berartiproses penambahan data telah berhasil dilakukan.

U)a* Data rgani"a"i

*erikut adalah langkah untuk mengubah data organisasi pada porta

pegawai /1. +lik tombol ion Ubah maka akan munul orm untuk

mengubah data organisasi2. &akukan perubahan data organisasi kemudian klik tombol aksi

Ubah.

. 8ika konirmasi bahwa pengubahan data telah berhasil berartiproses pengubahan data telah berhasil dilakukan.

27


21/27

Ha+u" Data rgani"a"i

*erikut adalah langkah$langkah untuk menghapus data organisasidari portal pegawai /

1. +lik tombol ion 3apus maka akan tampil konirmasi data

akan dihapus2. %pabila telah memastikan bahwa data akan dihapus maka klik

tomnol aksi 3apus

. 8ika konirmasi bahwa penghapusan data telah berhasil berartiproses pengubahan data telah berhasil dilakukan.

Pelati*an

un/ungan e #uar Negeri

Menga/ar

Sub menu menga#ar merupakan asilitas untuk menampilkan riwayatmenga#ar pegawai yang bersangkutan.

21


22/27

'normasi yang ditampilkan merupakan data yang berasal dari Sisteminormasi %kademik. Data tersebut hanya bisa dibaa, #ika menginginkanperubahan dapat menghubungi Direktorat %kademik.

Pada kolom Semester pilih periode semester untuk menampilkan

mata a#ar untuk ditampilkan kemudian klik tombol aksi 7ari makaakan ditampilkan rinian data mengenai data yang dimaksud.

22


23/27

MUTASIMenu Mutasi terdiri dari sub menu Masa +er#a Penyesuaian, +enaikan

Ga#i *erkala, 3ukuman, Pangkat0Golongan, 8abatan struktural, 8abatan

ungsional, Satuan +er#a, dan DP:.

Ma"a er/a Pen,e"uaian

enai(an Ga/i 'er(ala

Sub menu +enaikan Ga#i *erkala merupakan asilitas yang disediakan

untuk melihat riwayat kenaikan ga#i berkala pegawai yang bersangkutan.

+lik tombol ion Detail untuk melihat inormasi rini mengenai

data +enaikan Ga#i *erkala,

2


24/27

dan klik tombol ion untuk mengunduh berkas Surat +eputusan

terkait +enaikan Ga#i *erkala tersebut.

Hu(u$an

Pang(atGolongan

Sub menu Pangkat0Golongan merupakan asilitas untuk menampilkanriwayat mengenai pangkat0golongan pegawai yang bersangkutan.

24


25/27

+lik tombol Detail untuk menampilkan inormasi lengkapmengenai Pangkat0Golongan pegawai yang bersangkutan.

dan klik tombol &ihat S+ untuk mengunduh berkas terkait Surat+eputusan Pangkat0Golongan tersebut.

Ja)atan Stru(tural

Ja)atan %ung"ional

Satuan er/a

DP

Sub menu DP: merupakan asilitas untuk menampilkan riwayat DP:pegawai yang bersangkutan.

25


26/27

+lik tombol Detail untuk menampilkan inormasi rini mengenai

DP:.

PRESENSIMenu presensi digunakan untuk mengelola presensi pegawai. Modul

presensi telah terhubung dengan alat perekam sidik #ari yang telah

terintegrasi di seluruh UGM sehingga pegawai dapat presensi dengan alat

perekam sidik #ari di seluruh UGM tidah harus di unit yang bersangkutan.

Pilih periode bulan yang akan diunduh rekapitulasinya kemudian klik

tombol aksi 7ari maka akan tampil data yang dimaksud.

2-


27/27

4ombol digunakan untuk mengunduh berkas untuk

disimpan ke lokal komputer.

Re(a+itula"i

#og out+eluar dari sistem

2/

portal pegawai

Documents