U MAP

Garis PanduanPERKHID AlA PERU DI GAN Uni P

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR(PENYELlDIKAN & INOVASI)

GARIS PANDUAN

PERKHIDMATAN PERUNDINGANUniMAP

Pusat Kerjasama Industri (CIG)UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

2007

Cetakan Pertama : 2007

Diterbitkan oleh :

Pusat Kerjasama lndustri (CIG)No 22 & 24, Taman Kechor Indah Fasa 2,Jafan Abi Tok Hashim,01000 Kangar, PerlisTel :+604-9798877 Faks : +604-9798885E-mel: dir_cic@unimap.edu.my

(c) Universiti Malaysia Perlis, 2007

Hak cipta terpelihara. Tiada mana-mana bahagian daripadapenerbitan ini boleh diterbitkan semula atau disimpan dalambentuk yang boleh diperolehi semula atau disiarkan dalamsebarang bentuk dengan apa cara sekalipun termasuklahelektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebaliknya tanpamendapat izin daripada penerbit.

Dicetak oleh : Pro Grafix and Print

lSI KANDUNGANMUKASURAT

1.0 PENDAHULUAN 1 - 2

1.1 Pengenalan1.2 Objektit CIC

2.0 PENGENALAN GARIS PANDUAN PERKHIDMATAN 3PERUNDINGAN

3.0 OBJEKTIF GARIS PANDUAN PERKHIDMATAN 3PERUNDINGAN

4.0 TERMINOLOGI 4-7

5.0 POLISI PERUNDINGAN 7-8

5.1 Perkhidmatan Perundingan5.2 Sekretariat5.3 Kepakaran5.4 Perlantikan5.5 Pembayaran5.6 Perjanjian Projek5.7 Pendaftaran Jururunding5.8 Matlamat

6.0 TANGGUNGJAWAB CIC 8-9

7.0 PENENTUAN PENGLIBATAN STAF UniMAp, 9 - 11INDIVIDU LUAR DAN FIRMA PERUNDING

7.1 Stat UniMAP7.2 Individu Luar/ Firma Perunding

8.0 PELANTIKAN KETUA PROJEK. PERUNDING 11DAN PEMBANTU PERUNDING

8.1 Pelantikan Ketua Projek dan Perunding8.2 Pelantikan Pembantu Perunding

I 9.0 TANGGUNGJAWAB KETUA PROJEK DAN

fPERUNDING 12 - 13

\I\

10.0 KERJA-KERJA PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

10.1 Takrifan Perkhidmatan Perundingan10.2 Prosedur Perkhidmatan Perundingan

11.0 PEMBAYARAN

11.1 Bayaran Universiti11.2 Bayaran Professional11.3 Bayaran Balik

12.0 PROSEDUR PEMBAYARAN

13.0 KADAR BAYARAN UNTUK PERKHIDMATANPERUNDINGAN

14.0 KONTRAKISURAT PERJANJIAN BAGIPERKHIDMATAN PERUNDINGAN

15.0 JENIS PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

16.0 KERJA-KERJA BUKAN PERKHIDMATANPERUNDINGAN

17.0 PERKHIDMATAN LATIHAN AKADEMIK DANTEKNIKAL

18.0 PERKHIDMATAN PENGURUSAN KEMUDAHAN

19.0 PERKHIDMATAN NASIHAT PAKAR

20.0 PENYELlDIKAN KONTRAK

21.0 POTONGAN BAYARAN HONORARIUM / SAGUHATIKEPADA STAF UNTUK UNIVERSITI

22.0 AKAUNTABILITI

23.0 PENUTUP

24.0 BAHAN RUJUKAN

13 - 17

20 - 21

21

21 - 23

23

23

24

24-28

28 - 32

32

33

34

34

35

35

LAMPIRAN 1BORANG - BORANG

i. Borang UniMAP/CIC 1. KP/1/06ii. Borang UniMAP/CIC 1. KP/1/06 (a)iii. Borang UniMAP/CIC 1. KP/1/06 (b)iv. Borang UniMAP/CIC 1. KP/1/06 (c)v. Borang UniMAP/CIC 1. KP/1/06 (d)vi. Borang UniMAP/CIC 2. PPB/1/06vii. Borang UniMAP/CIC 3. TEST/1/06

LAMPlRAN2CARTA ALIRAN

PRAKATA

Bismillahirrahmanirrahim.Assalamualaikum Warahmatullahi TaalaWabarakatuh dan Salam Sejahtera

Syukur Alhamdulillah S.W.T kerana dengan izinnya Garis PanduanPerkhidmatan Perundingan UniMAP ini telah dapat diterbitkan. Terima kasihsaya ucapkan kepada Pejabat Tlrnbalan Naib Canselor (Penyelidikan &Inovasi) dan Pusat Kerjasama Industri (CIG) kerana memberi kesempatankepada saya untuk memberi sepatah dua kata dalam buku ini. Ucapansyabas juga kepada semua yang terlibat dalam menyumbang idea-ideadalam menghasilkan Garis Panduan Perkhidmatan Perundingan UniMAPbagi Edisi Pertama ini.

Buku "Garis Panduan Perkhidmatan Perundingan UniMAP" merupakan garispanduan edisi pertama yang diterbitkan bagi memurnikan garis panduanyang sedia ada yang digunapakai sebelum ini. Tujuan garis panduan iniditerbitkan adalah untuk memberi panduan kepada semua pihak yang terlibatdalam perundingan sama ada dari pihak universiti mahupun pihak lain. GarisPanduan ini adalah tertakhluk kepada peraturan dan undang-undang sertapekeliling-pekeliling perbendaharaan yang digunakan sebagai rujukan danmemberi peluang kepada tenaga akademik universiti untuk menjalankanperkhidmatan perundingan dengan pihak industri.

Saya berharap penerbitan gans panduan ini, ianya akan menjadi bahanrujukan oleh semua tenaga akademik yang ingin menjadi perunding danmemudahkan para perunding yang terlibat dalam mana-mana perundinganuntuk menjalankan tugas dan tanggungjawabnya dengan lebih cekap dantelus tanpa mengganggu tugas hakiki di universiti.

Dengan itu, ia dapat mengelak dari berlakunya kesilapan atau pembaziranmasa, tenaga dan usaha dalam menjayakan sesuatu perundingan. Akhirkata, sekali lagi saya mengucapkan tahniah kepada semua yang terlibatdalam menerbitkan Garis Panduan Perkhidmatan Perundingan UniMAP buatjulung kalinya dan pihak universiti sentiasa menyokong kepada usaha-usahayang dapat meningkatkan hubungan kerjasamayang lebih erat dengan pihakindustri bagi mencapai kehendak kedua-dua belah pihak.

Selamat Maju Jaya

Kol. Prof. Data' Dr. Kamarudin Bin HussinNaib CanselorUniversiti Malaysia Perlis (UniMAP)

PRAKATA

Bismillahirrahmanirrahim.Assalamualaikum Warahmatullahi Taala Wabarakatuh dan Salam Sejahtera

Bersyukur ke hadrat Allah S.W.T kerana dengan izin dan limpah kurnia-NyaBuku Garis Panduan Perkhidmatan Perundingan UniMAP edisi pertamadapat diterbitkan pada tahun ini. Terlebih dahulu saya ingin mengucapkansetinggi-tinggi ucapan tahniah dan syabas kepada Pusat Kerjasama Industri(CIG) kerana telah berjaya menghasilkan Buku Garis Panduan PerkhidmatanPerundingan UniMAP. Penghasilan ini terhasil daripada kerjasama yangditunjukkan oleh individu dan pusat-pusat pengajian yang terlibat secaralangsung atau pun tidak.

Terdapat pemurnian dilakukan bagi menambahbaik garis panduan initerutamanya dari aspek kadar-kadar bayaran kepada stat yang terlibat, caj­caj yang dikenakan kepada pihak industri dan juga jumlah keuntungan yangdiperolehi kepada universiti. Selain itu, penghasilan Buku Garis PanduanPerkhidmatan Perundingan UniMAP ini berlandaskan kepada rujukan danperbandingan dengan universiti lain dan juga tertakhluk kepada PekelilingPerbendaharaan terkini.

Adalah diharapkan dengan terbitnya Buku Garis Panduan PerkhidmatanPerundingan UniMAP edisi pertama ini, semua tenaga akademik akanmenggunakan masa dan kepakaran yang ada bagi bersaing untukmenawarkan kerja-kerja perkhidmatan perundingan kepada pihak industri.Melalui kerja-kerja perundingan yang dijalankan la bukan sahaja bolehmerapatkan hubungan dengan pihak industri malah ia akan memberikanpendapatan sampingan kepada stat yang terlibat dan secara tidak langsungakan dapat membantu universiti menjana pendapatan luar sebanyak30% daripada kos operasi universiti sepertimana yang ditekankan olehKementerian Pengajian Tingg i Malaysia.

Dikesempatan ini juga, sekali lagi ucapan tahniah saya kepada semua yangterlibat secara langsung mahupun tidak langsung dalam penghasilan BukuGaris Panduan Perkhidmatan Perundingan UniMAP edisi pertama. Adalahdiharapkan agar apa yang dirancang akan menepati matlamat penghasilanbukuini.

Wassalam.

Profesor Dr. Zul Azhar Bin Zahid JamalTimbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)Universiti Malaysia Perlis (UniMAP)

PRAKATA

Bismillahirrahmanirrahim.Assalamualaikum Wrt. Wbt dan Salam Sejahtera.

Syukursaya ke hadrat Allah S.W.T. keranadengan kurnia-Nya, Garis PanduanPerkhidmatan Perundingan UniMAP buat julung kalinya dapat diterbitkan.Garis Panduan Perkhidmatan Perundingan ini merupakan terbitan edisipertama di UniMAP dan ia akan menjadi panduan bagi semua kakitanganakademik di UniMAP bagi menjalankan perkhidmatan perundingan denganpihak industri.

Adalah tidak dinafikan bahawa perkhidmatan perundingan telah djalankansejak dari tahun 2003 sehingga ke sekarang walaupun kita tidak mempunyaigaris panduan yang lengkap. Namun kini dengan terhasilnya Garis PanduanPerkhidmatan Perundingan Edisi Pertama (2007) akan dapat memberikanpanduan dan rujukan kepada tenaga akademik untuk menjalankanperkhidmatan perundingan yang sesuai dengan bidang masing-masing.

Tidak ketinggalan usaha perkhidmatan perundingan ini bukan sahaja pentingkepada sesebuah universiti sebagai institusi akademik untuk menimba ilmu,malahan amat penting kepada pihak industri yang sentiasa memerlukankepakaran yang ada di universiti untuk meningkatkan penggunaan teknologidan daya saing mereka. Hubungan pintar universiti-industri yang diwujudkanmelalui perkhidmatan perundingan ini akan mendatangkan keuntunganuntuk kedua-dua belah pihak. Secara tidak langsung melalui perkhidmatanperundingan yang dijalankan akan dapat mengeratkan hubungan kerjasamadua hala antara universiti dan industri.

Melalui penerbitan Garis Panduan Perkhidmatan Perundingan UniMAP edisipertama adalah diharapkan tenaga akademik universiti dapat menyalurkankepakaran masing-masing kepada industri di samping dapat menjanakewangan kepada pihak universiti.

Wassalam.

Prof. Madya. Mohd. Shuid bin SallehPengarahPusat Kerjasama Industri (CIC)Universiti Malaysia Perlis (UniMAP)

)

1.0 PENDAHULUAN

1.1 Pengenalan

Pusat Kerjasama Industri (GIG) merupakan pusatyang bertanggungjawabsebagai sekretariat menyediakan polisi dan garis panduan perundinganyang dijalankan di Universiti Malaysia Perlis (UniMAP). Selaras denganusaha memenuhi matlamat pengkopratan universiti, GIG mengambilinisiatif menyediakan polisi dan garis panduan yang komprehensifsupaya aktiviti penjanaan pendapatan UniMAP dapat dilaksanakandengan sistematik, cekap dan produktit. Perkhidmatan perundinganbukan sahaja penting kepada sesebuah universiti untuk mencapai taratkecemerlangan sebagai institusi pendidikan, malahan amat pentingkepada industri yang sentiasa memerlukan kepakaran yang ada diuniversit i untuk meningkatkan penggunaan teknologi dan daya saingmereka. Usaha perundingan berjaya dapat dihasilkan melalui hubunganuniversiti dan industri yang erat berserta persetahaman yang bolehdiwujudkan melalui jalinan kerjasama pintar kedua-dua pihak. Walaupunmasih berada di peringkat awal penubuhannya namun berdasarkanpengalaman stat yang ada dan usaha berterusan melengkapkaninfrastruktur dan kemudahannya, UniMAP telah mula menarik minatindustri untuk mendapatkan khidmat perundingan. Pertumbuhanyang menggalakkan dalam pelbagai bidang kejuruteraan elektronikumpamanya telah menjadikan UniMAP tumpuan industri.

Sehubungan dengan itu UniMAP telah menjadikan "Perkongsianpintar Universiti-Industri" antara ciri utama di dalam misinya. Ini adalahsejajar dengan visi UniMAP iaitu "Institusi akademik dan penyelidikanyang berdaya saing di persada antarabangsa". Bagi mencapai hasratini, Perkhidmatan Perundingan dalam pelbagai bentuk dan kerjasamaboleh dilaksanakan dengan pihak industri, swasta, badan berkanunmahupun badan kerajaan. Perkongsian pintar dengan pelbagai sektorsecara tidak langsung akan memberi impak kepada pembangunanUniMAP. Sebagai langkah memast ikan perkhidmatan perundingandapat dilakukan dengan teratur dan beretika, pemantauan dibuatmelalui Jawatankuasa Penyelidikan dan Inovasi UniMAP.

Jawatankuasa ini menentukan hala tuju dan dasar-dasar perkhidmatanperundingan universiti dengan menyediakan satu Garis PanduanPerkhidmatan Perundingan yang berkualiti, telus dan berkesan yangakan digunapakai oleh semua PTJ di UniMAP.

~ Igaris panduanPe rkh icJmat an Pe rund mqan Un iMAP

1.2 Objektif CIC

GIG ditubuhkan antara lain untuk mengukuhkan hubungan UniMAPdengan industri kerana jalinan ini amat penting dalam merealisasikankejayaan UniMAP sebagai sebuah Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA)yang berhasrat melahirkan graduan yang kompeten, berketrampilanserta berdaya saing. Selain itu, antara objekt if utama dalam mewujudkanGIG adalah seperti berikut:

1. Memperkenalkan UniMAP kepada Industri.

2. Merangka, melaksana dan membantu perlaksanaan pelbagaiaktiviti dengan penyertaan industri bagi kakitangan dan pelajaryang melibatkan industri.

3. Mempertingkatkan pandangan umum dan industri terhadapprogram akademik dan mutu UniMAP dengan penyertaanrapat oleh industri dalam program pengajiannya.

4. Menyokong pelaksanaan konsep 'intensif praktikal' sepertidiamalkan oleh UniMAP.

5. Menggalak dan menyelaras kerjasama sepert i perkhidmatanperundingan, latihan, khidmat teknikal dan penyelidikan

Secara khususya GIG juga berperanan menggembelingkan sumberyang ada di UniMAP untuk melibatkan diri dalam perkhidmatan yanglazimnya seperti:

1. Perkhidmatan perundingan dengan menggunakan kepakarandan kemudahan UniMAP.

2. Perkhidmatan pendidikan berterusan dengan menggunakankepakaran dan kemudahan UniMAP.

3. Perkhidmatan pengujian dengan menggunakan kepakaran dankemudahan UniMAP.

4. Aktiviti kontrak penyelidikan dengan menggunakan kepakarandan kemudahan UniMAP

....., Igaris panduanPerkhi dma tan Parundinqan Uni MAP

CIC bertindak sebagai 'gateway' antara UniMAP dengan industri,agensi kerajaan dan masyarakat luar dalam bidang-bidang kepentinganbersama. CIC bertanggungjawab memastikan agar perkhidmatantersebut dijalankan dengan cekap dan profesional yang tinggi.Sumber-sumber di UniMAP boleh digembeling untuk menyediakankhidmat perundingan serta menjalankan projek atau kontrak denganmenggunakan kepakaran dan kemudahan yang sedia ada. Dalam hal ini,CIC berperanan sebagai sekreteriat yang bersifat proaktif dan berkesanyang menentukan supaya Garis Panduan Perkhidmatan PerundinganUniMAP dipatuhi

2.0 PENGENALAN GARIS PANDUAN PERKHIDMATANPERUNDINGAN

2.1 Aktiviti ini melibatkan perkhidmatan kepakaran atau kemahirankepada pihak luar seperti agensi kerajaan, swasta, badanberkanun dan industri. Ini akan dapat meningkatkan ilmu danpengalaman staf yang terlibat.

2.2 Pihak Universiti akan menjadikan aktiviti seperti perkhidmatanperundingan termasuk latihan dan lain-lain khidmat untukmenjana pendapatan luar sebanyak 30% daripada kos operasiuniversiti.

2.3 Kakitangan Akademik dicadang supaya diberi kelonggaranuntuk menjalankan perkhidmatan perundingan sepertidisebutkan di atas selagi tidak mengganggu tugas hakikisebagai tenaga pengajar di UniMAP.

2.4 Pihak pengurusan tertinggi UniMAP boleh dan berhak untukmeminda dan mengecualikan mana-mana bahagian dalamcadangan garis panduan ini yang difikirkan sesuai dan sebarangkeputusan adalah muktamad.

3.0 OBJEKTIF GARIS PANDUAN PERKHIDMATANPERUNDINGAN

Matlamat Garis Panduan Perkhidmatan Perundingan UniMAP ini adalahuntuk:

e"..) Igaris panduanPerk hid ma t an Perun d 1ngen Un iMAP

3.1 Menentukan prosedur dan peraturan dalam pelaksanaanperkhidmatan perundingan di UniMAP

3.2 Menjadi dokumen rujukan dalam pengurusan dan pemantauansemua perkhidmatan perundingan di UniMAP selaras denganhalatuju dan pelan strategik yang telah ditentukan

3.3 Menggalakkan stat UniMAP melibatkan diri dalamperkhidmatan perundingan melalui prosedur yang jelas danproses perlaksanaan yang cekap

4.0 TERMINOLOGI

Garis Panduan ini menggunakan terminologi yang mempunyai detinisidalam konteks Perkhidmatan Perundingan UniMAP seperti berikut:

a) Perkhidmatan PerundinganPerkhidmatan perundingan adalah semua jenis aktiviti khidmatnasihat, khidmat protesional, penyeHdikan kontrak dankhidmat pakar yang diberikan oleh staf akademik kepadakHen dimana stat tersebut menerima upah, yuran protesionalataupun honorarium. Hasil perundingan tersebut boleh dalambentuk analisis, rekabentuk, laporan, kertas kerja, perisianataupun produk.

b) Projek PerundinganSatu perkhidmatan perundingan yang berdaftar denganCIC akan diberikan satu nombor projek sebagai rujukankhusus. Kadar bayaran, terma, jangka masa kerja, dan senaraiahli kumpulan perunding dinyatakan dengan jelas bagi setiapprojek.

c) Universiti Malaysia Perlis (UniMAP)UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS (UniMAP) sebuah institusiPengajian Tinggi Awam yang diperbadankan dibawah Perintahuniversiti malaysia Perlis (Pemerbadanan) 2007 [P.U.(A)23/2007]mulai 1hb. Februari 2007 yang ditubuhkan dibawah Seksyen6(1) Akta Universiti Dan Universiti 1971 [Akta 30] yangberalamat di Tingkat 1, 2, 9, 10 dan 11, Bangunan LWSp,JalanBukit Lagi, 01000 Kangar, Perlis [sebelum ini dikenalisebagai KOLEJ UNIVERSITI KEJURUTERAAN UTARAMALAYSIA "KUKUM'']

~ Igaris panduanPerkhtdmatan Perundingan UnlMAP

\

d)

e)

f}

g)

h)

i)

j)

k}

I)

Pusat Kerjasama Industri (CIC)GIG telah ditubuhkan secara rasminya pada Februari 2004.Penubuhan Pusat ini adalah bagi menjalankan programdan juga aktiviti yang berorientasikan dunia pengeluarandan aplikasi kejuruteraan sebenar. GIG bertindak sebagaiSekreteriat yang menentukan supaya Polisi dan GarisPanduan Perkhidmatan Perundingan UniMAP dipatuhi.

Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)Pengerusi Jawatankuasa Penyelidikan & Inovasi UniMAP.

Pengarah CICMerupakan ketua GIG yang bertanggungjawab menyelarasdan mengawal selia perkhidmatan perundingan di UniMAP.

Pusat Tanggungjawab (PTJ)Pusat Tanggungjawab merangkumi semua Pusat Pengajian,Jabatan dan Unit yang terdapat di UniMAP.

Ketua Pusat TanggungjawabDekan-dekan dan Pengarah-pengarah.

Ketua ProjekMerupakan Perunding yang dilantik untuk mengetuai ProjekPerkhidmatan Perundingan.

PerundingMerupakan semua stat akademik UniMAP yang manamerangkumi stat berjawatan tetap dan kontrak serta individuluar yang menjalankan Perkhidmatan Perundingan. Stat bukanakademik tidak dibenarkan menjadi perunding.

Pembantu PerundingMerupakan semua stat akademik UniMAP yang manamerangkumi stat berjawatan tetap dan kontrak serta individuluar yang menjalankan Perkhidmatan Perund ingan. Staf bukanakademik tidak dibenarkan menjadi perunding.

Kumpulan PerundingPerunding dan pembantu perunding yang dilantik untukmenyertai satu Projek Perkhidmatan Perundingan.

c.n Igaris panduanPerk l'lidm at an Perunu tnqan Un iMAP

m) StatMerupakan stat yang berjawatan tetap dan sementaraUniMAP atau pembantu sokongan & penyelidik yang dilantikbagi membantu dalam pentadbiran pengurusan PerkhidmatanPerundingan.

n) KlienMerupakan orang perseorangan, agensi kerajaan dan badanberkanun, agensi swasta dan pertubuhan bukan kerajaan(NGO) atau mana-mana organisasi sama ada di dalam ataudi luar Malaysia yang menawarkan perkh idmatan perundingankepada Perunding UniMAP.

0) Perjanjian ProjekMerupakan satu bentuk dokumen bertulis yang ditandatanganioleh UniMAP serta Klien bagi sesuatu Projek PerkhidmatanPerundingan dan ianya mempunyai kuasa untuk mendakwaatau didakwa.

p) Bayaran UniversitiMerupakan bayaran yang perlu dibayar kepada UniMAP bagisetiap perkhidmatan perundingan yang dijalankan olehperunding. Bayaran kepada Universiti perlu dibayar atas nama"Bendahari Universiti Malaysia Perlis".

q) Bayaran ProtesionalSegala jenis bayaran yang diterima oleh Perunding UniMAPhasil daripada perkhidmatan perundingan yang dijalankan .

r) CajMerupakan bayaran yang dikenakan ke atas ProjekPerkhidmatan Perundingan, kemudahan bagi sewaanperalatan, penggunaan bahan, premis atau sebarang sumberUniMAP.

s) Kod ProjekSatu akaun yang dibuka oleh Bendahari untuk menyimpanrekod semua pendapatan dan perbelanjaan bag; sesuatuProjek Perkhidmatan Perundingan berkenaan dan ianyatertakhluk kepada peraturan semasa pengurusan kewanganUniversiti.

en Igaris panduanPerkh idmatan Perun d ingan UniMAP

t) Nombor ProjekNombor Projek merupakan nombor rujukan khusus kepadaProjek Perkhidmatan Perundingan di bawah pemantauan CIC.

5.0 POLISI PERUNDINGAN

Polisi Perkhidmatan Perundingan UniMAP merangkumi:

l

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6

Hala Tuju UniMAPSemua perkhidmatan perundingan UniMAP hendaklah selaridengan hala tuju UniMAP terutamanya dalam mecapai misiUniMAP iaitu "Melahirkan modal insan kamil yangmenyumbang kepada pembangunan dan daya saing industrinegara".

SekretariatPusat Kerjasama Industri (CIG) akan berfungsi sebagaipusat yang bertanggungjawab mengawal, menyelia danmenyelaras perkhidmatan perundingan UniMAP.

KepakaranPerunding akan memberikan perkhidmatan perundingandalam bidang kepakarannya sahaja.

PerlantikanPerlantikan Ketua Projek dan ahli Kumpulan Perundinganakan dibuat oleh Timbalan Naib Canselor (Penyelidikandan Inovasi) dengan mengambil kira kesesuaian dan rekodkejayaan perkhidmatan perundingan staf berkenaan sertadengan kelulusan daripada Ketua PTJ masing-masing.

PembayaranSebarang pembayaran kepada individu luar serta pihak-pihakyang terlibat termasuk bayaran Universiti dan caj perundingankepada UniMAP akan dibuat mengikut garis panduan dankadar terkini yang berkuatkuasa di UniMAP.

Perjanjian ProjekSemua projek perkhidmatan perundingan yang melibatkanPerkhidmatan Perunding UniMAP perlu mempunyai dokumenperjanjian atau persetujuan bagi menjaga kepentingan

...... , garis panduanPer kh tdm at an Perun d inga n Un iMAP

UniMAP dan Klien. Hanya Naib Ganselor dan Timbalan NaibGanselor (P&I) sahaja yang boleh menandatangani dokumenperjanjian bagi pihak UniMAP untuk Perjanjian PerkhidmatanPerundingan tersebut manakala untuk program berkonsepkanakademik yang mana bagi tujuan perpindahan kreditditandatangani oleh Naib Ganselor dan Timbalan Naib Ganselor(A&A)

5.7 Pendaftaran JururundingHanya GIG sahaja dibenarkan mendaftar sebagai juru rundingUniMAP sama ada dengan kerajaan atau mana-mana agensiyang berkenaan.

5.8 MatlamatGaris Panduan Perkhidmatan Perundingan UniMAP mempunyaimatiamat menjana pendapatan dari penyelidikan danperkhidmatan perundingan sekali gus mencapai visi UniMAPuntuk "tnstitus! akademik dan penyelidikan yang berdaya saingdi persada antarabangsa".

6.0 TANGGUNGJAWAB CIC

Setiap projek yang diperolehi samada secara terus atau melalui PTJakan diuruskan oleh GIG yang merangkumi perkara-perkara berikut:

6.1 Mendaftar sebagai jururunding dengan kerajaan dan agensi­agensi yang berkaitan .

6.2 Mendapatkan pandangan dan cadangan secara berterusandaripada perunding dan statUniMAP dalam usahameningkatkankualiti dan kuantiti perkhidmatan perundingan UniMAP.

6.3 Menggalakkan pembentukan unit atau kumpulan kerja /jawatankuasa untuk membantu GIG dalam pemasaran danpengurusan perkhidmatan perundingan.

6.4 Melibatkan diri secara aktit dalam membantu meningkatkanperkhidmatan perundingan, menemukan klien dengan calonkumpulan perundingan serta menyertai perbincangan yangberkaitan dengan perkhimatan perundingan.

00 Igaris panduanPerkhidm at an Perun d lng an Uni MAP

6.5 Menyelaraskan penyediaan draf dokumen kontrak (DDK) atauperjanjian yang mengandungi terma rujukan (TOR) bersama­sama Jabatan Canselori (Perundangan) untuk ditandatanganioleh Klien dan UniMAP.

6.6 Memproses segala bayaran dengan Jabatan Bendaharitermasuk membuat potongan bayaran kepada Universiti, cajdan lain-lain tuntutan .

6.7 Membuat pemantauan ke atas semua Projek PerkhidmatanPerundingan bagi memastikan ia dilaksanakan mengikut termadan jadual yang ditetapkan.

6.8 Memohon Jabatan Bendahari untuk membuka kod projek bagisesuatu Projek Perkhidmatan Perundingan.

6.9 Menyediakan senarai dan direktori perunding , serta projekperundingan yang telah disiapkan. Bidang kepakaran,kelengkapan makmal di bawah jagaan mereka, tahapkelulusan akademik dan professional serta rekod prestasiPerunding akan diberikan pengiktirafan dalam penyediaandirektori ini.

6.10 Memberikan nombor projek khusus untuk rujukan bagi setiapprojek perundingan .

6.11 Mengeluarkan surat perlantikan bagi ketua projek, ahlikumpulan perunding dan individu luar tertakluk kepadakelulusan dan persetujuan Timbalan Naib Canselor (P&I).

6.12 Menguruskan perlantikan semua ketua projek atau ahlikumpulanperunding jika terdapat masalah sesuatu projek perundingan.

7.0 PENENTUAN PENGLIBATAN STAFUniMAp, INDIVIDULUAR DAN FIRMA PERUNDING.

Penentuan penglibatan seseorang perunding dalam perkhidmatanperundingan boleh dilihat mengikut kategori stat UniMAp, individu luardan firma perunding.

c.c Igarls panduanPerkhidmatan Perundmqan UniMAP

7.1 Staf UniMAP

Penglibatan Staf UniMAP bagi perkhidmatan perundingan adalahmengikut ketetapan berikut:

i. Semua staf dilantik sebagai perunding perlu mendapatkelulusan bertulis daripada Ketua PTJ.

ii. Perunding harus memastikan bahawa penglibatan di dalamperkhidmatan perundingan tidak akan menjejaskantanggungjawabnya sebagai staf Universiti dan tidak pulaakan membebankan rakan-rakan lain di PTJ.

iii. Perunding juga harus memastikan bahawa perkhidmatanperundingan tidak bercanggah dengan kepentingan Universiti.

iv. Ketua Projek dilantik oleh Timbalan Naib Ganselor (P&I)dengan mengambil kira faktor-faktor seperti kewibawaandan ciri-ciri kepimpinan. Lazimnya staf dalam kategori iniadalah ahli profesional yang berdaftar dengan pertubuhanikhtisas seperti Lembaga Jurutera Malaysia (BEM) atau stafyang berpengalaman luas dan diiktirafkan oleh GIG.

v. Ketua Projek bertanggungjawab kepada GIG danbertanggungjawab melaksanakan projek, mengawal mutukerja, memastikan ketetapan jadual kerja dan menyimpanrekod-rekod kewangan yang sempurna dengan bantuan GIG.

vi. Ketua Projek bertanggungjawab menubuhkan kumpulanperunding dengan persetujuan ketua PTJ dan GIG.

vii. Ketua PTJ perlu memberi kerjasama sepenuhnya kepadaketua projek dalam penyediaan/penggunaan kemudahaninfrastruktur seperti ruang, kemudahan bangunan bagi tujuanmelaksanakan perkhidmatan perundingan.

7.2 Individu Luar / Firma Perunding

Individu luar/Firma perunding boleh dilantik daripada luarUniMAP apabila terdapat keperluan. Penglibatan Individu luarl

'-'1 garis panduanc:» Perkhidmatan Perundingan Un lMAP

Firma perunding bagi perkhidmatan perundingan adalahmengikut ketetapan berikut:

i) Ketua Projek mencadangkan pemilihan Individu luar /Firma Perunding yang ingin dilantik bagi menjalankanperkhidmatan perundingan.

ii) Pengurus akan membuat penilaian atau laporankesesuaian terhadap individu luar / Firma perundingtersebut.

iii) Sokongan terhadap perlantikan akan diberi oleh PengarahCIC serta kelulusan akan diberi oleh Timbalan NaibCanselor (P&I).

vi) Bagi individu luar / Firma perunding, kebenaran bertulisdaripada majikan perlu diperolehi sebelum projek dimulakan

8.0 PERLANTIKAN KETUA PROJEK, PERUNDING DANPEMBANTU PERUNDING

8.1 Perlantikan Ketua Projek dan Perundingi) Perlantikan Ketua Projek dan Perunding akan dibuat oleh

Timbalan Naib Canselor (P&I) setelah mendapatpengesahan ketua PTJ dan CIC.

ii) Ketua Projek juga boleh terdiri daripada ketua PTJ

iii) CIC tidak akan bertanggungjawab atas sebarangpenglibatan Perunding yang tidak dilantik oleh TimbalanNaib Canselor (P&I).

8.2 Perlantikan Pembantu Perundingi) Ketua Projek boleh mencadangkan stat sokongan dan

pentadbiran sebagai pembantu perunding bagimembantu menjalankan projek perundingan .

ii) Stat Sokongan dan pentadbiran UniMAP boleh terlibatmembantu perkhidmatan perundingan asalkan tidakmenjejaskan tugas hakiki mereka dan penglibatan tersebutmendapat kelulusan daripada ketua PTJ masing-masingdan dilantik oleh TImbalan Naib Canselor (P&I)

-.L Igaris panduan..... Perkh idmaten Perundmqan UnlMA P

iii) Sekiranya projek perundingan mengambil tempoh yangpanjang, ketua projek digalakkan melantik stat sementaraatau pembantu penyelidik. Stat tersebut dibayar denganmenggunakan peruntukan projek perundingan berkenaan.

iv) Kadar bayaran kepada stat sokongan dan pentadbiranUniMAP serta stat sementara tersebut perlu dinyatakansecara terperinci dalam perjanjian projek perundingan.

9.0 TANGGUNGJAWAB KETUA PROJEK DAN PERUNDING

Ketua Projek, Perunding dan CIC akan bekerjasama sebagai satukumpulan dalam menghasilkan mutu perkhidmatan perundingan yangterbaik. Tanggungjawab khusus ketua projek dan perundingtermasuklah:

i) Sentiasa menjaga nama baik UniMAP dengan menghasilkanmutu kerja bertarat protesional dan kepakaran tinggi, danmenyiapkan projek perundingan mengikut terma serta jadualyang telah dipersejutui oleh klien.

ii) Bekerjasama dengan CIC, perunding-perunding dan statUniMAP dalam kerja-kerja pemasaran perkhidmatanperundingan UniMAP.

iii) Mematuhi syarat-syarat yang dipersejutui dalam ConsultancyServices Agreement (CSA), kontrak atau Perjanjian ProjekPerkhidmatan Perundingan (MoA).

iv) Menjaga kerahsiaan projek perundingan kecuali dengankebenaran klien.

v) Mematuhi kod etika badan-badan iktisas yang berkaitan.

vi) Bertanggungjawab memastikan tabung kewangan projekperundingan digunakan untuk tujuan projek perkhidmatanperundingan tersebut sahaja.

vii) Bertanggungjawab memaklumkan kepada GIG untukmengeluarkan Invois kepada klien

.........., garis panduanI"-) Per khid ma tan Perun d in gan Un lMA P

viii) Bertanggungjawab memaklumkan kepada Klien agar segalapembayaran hendaklah dibuat kepada GIG denganmenggunakan cek, kiriman wang atau wang pos atas nama"Bendahari Universiti Malaysia Perlis".

ix) Bertanggungjawab dalam melunaskan semua bentukkomitmen kewangan, termasuk komitmen kepada semuapembantu, pembekal barangan dan perkhidmatan.

x) Ketua projek mencadangkan perlantikan pembantu perundingbagi membantu perunding menjayakan projek perundingan.

xi) Ketua projek perlu melaporkan segera kepada GIG apabilasatu projek perundingan dijangka menghadapi kesulitanbesar, sama ada berbentuk teknikal, kewangan, pengurusanatau perundangan, supaya GIG boleh bersedia untukmemberikan bantuan yang perlu.

xii) Menyiapkan laporan akhir projek perundingan mengikut satuformat yang diterima pakai oleh GIG atau Klien.

xiii) Segala surat menyurat atau dokumen diserahkan salinannyakepada GIG untuk tujuan rekod.

xiv) Menghantar laporan akhir projek perundingan kepadaklien melalui GIG dengan satu salinan disimpan oleh GIGuntuk tujuan rekod.

10.0 KERJA-KERJA PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

10.1 Takrifan Perkhidmatan PerundinganPerkhidmatan perundingan adalah semua jenis aktiviti khidmatnasihat, khidmat profesional, penyelidikan kontrak dan khidmatpakar yang diberikan oleh staf akademik kepada klien dimanastat tersebut menerima upah, yuran profesional ataupunhonorarium. Hasil perundingan tersebut boleh dalam bentukanalisis, rekabentuk, laporan, kertas kerja, perisian ataupunproduk.

"'1 garis panduan(.,..) Perk hidm atan Perun dmqan UniMAP

10.2 Prosedur Perkhidmatan PerundinganSecara amnya, Prosedur Perkhidmatan Perundingan bolehdibahagikan kepada empat fasa. Fasa-fasa tersebut adalahseperti berikut:

Fasa 1: Peringkat Perolehan & Penyediaan Kertas GadanganFasa 2: Peringkat Kelulusan &PerlantikanFasa 3: Peringkat PerlaksanaanFasa 4: Peringkat Penyerahan

10.2.1 Fasa 1: Peringkat Perolehan & Penyediaan KertasCadangan

10.2.1.1 Menerima Permintaan Daripada Klien

i) UniMAP menerima permintaan perkhidmatan perund inganmelalui saluran-saluran seperti berikut:a) Pusat Kerjasama Industri (GIG)b) Pusat Tanggungjawab (PTJ)c) Terus kepada staf terlibat

ii) Permintaan projek perkhidmatan perundingan yang diterimaakan dinilai oleh GIG bersama dengan ketua PTJ mengenaikesesuaian dan kesediaan kepakaran perkhidmatanperundingan PTJ.

iii) Jikalau persetujuan dan minat diperolehi daripada KetuaPTJ yang dikenalpasti, perkhidmatan perundingan tersebutakan diletak dibawah tanggungjawab penuh PTJ tersebut.Ketua PTJ seterusnya perlu mengenalpasti Ketua Projekdan menubuhkan kumpulan perunding Oika perlu) untukmenyedia dan menyusul kepada tindakan sepertiperbincangan , penyediaan kertas cadangan atau sebuthargakepada klien.

iv) Adalah disaran supaya pihak GIG dibawa berundingpada peringkat seawal yang mungkin, terutamanya dalampenyediaan Gadangan Kewangan (Financial Proposal) danDraf Dokumen Kontrak (DDK). Kumpulanperunding perluberbincang dengan klien hanya tentang perkara-perkarateknikal dan metodologi kerja. Sebelum Gadangan

--A. Igarls panduan.,I:::::ar. Petkhrurnat an Perun di ngan Un lMA P

Kewangan dikemukakan kepada klien, kebenaran daripadaGIG diperlukan.

v) Perkara di atas bermaksud apabila stat mendapat surattawaran bagi menjalankan kerja perundingan daripadaklien, kebenaran bagi menjalankan kerja-kerja perundinganperlu diperolehi dengan mengisi Borang UniMAP/CIC1.KP/1/06. Borang ini bersama-sama surat tawaran klien danbelanjawan projek (belanjawan dalarnan mengikutgaris panduan) hendaklah dihantar kepada NaibGanselor melalui Pengarah GIG untuk kebenaran.Ketua Projek akan memberitahu pihak GIG supayamenyediakan Invois kepada klien sebaik sahajamendapat kebenaran daripada Naib Ganselor.

10.2.2 Penyediaan Kertas Cadangan PerkhidmatanPerundingan

Kumpulan perunding dengan mendapat nasihat GIG akanmenyediakan kertas cadangan kewangan dengan menggunakankadar dan kaedah belanjawan yang telah ditetapkan. Jumlahperuntukan yang dinyatakan di dalam kertas cadangankewangan kepada klien mestilah mengambil kira kos sebenardan pulangan kepada Universiti yang tidak kurang daripada20% dan dihantarkan bersama satu jadual pembayaran yangdisediakan untuk klien. Keuntungan dan lebihan daripada kosprojek akan diserahkan kepada ketua projek untuk dibincangkanpenggunaannya bersama Ketua PTJ.

Dua jenis cadangan kewangan perlu disediakan, iaitu:

1. Cadangan Kewangan Pertama untuk kegunaanUniMAP. Gadangan In! menggunakan kadar­kadar yang telah disediakan dan menunjukkan kossebenar yang diperlukan bagi menjalankan sesuatuperkhidmatan perundingan. Peratus keuntungandiputuskan dalam perbincangan bersama GIG.

Dalam penyediaan Cadangan Kewangan Pertamaperkara-perkara yang perlu diambil perhatian ialah:

...... 1garis panduan(J'l Perkhid mata n Pe run d lngan UniMAP

10.2.3

(i) Bayaran Profesional iaitu bilangan "men-hour"!"man-day" yang diperlukan untuk perkhidmatantersebut bagi kumpulan perunding.

(ii) Semua kos dalam persiapan projek iaitu:-

• Analisis Data• Pembelian Barang-barang Runcit & Peralatan• Pembelian Alat Tulis• Sewaan Peralatan & Kemudahan seperti bilik

seminar/computer, dewan dll.• Perbelanjaan Perjalanan seperti kos pengangkutan,

bayaran tol dll.• Bahan Percetakan seperti penyediaan nota, laporan

dll.• Perbelanjaan Pelaksanaan Latihan seperti

penyediaan makanan & minuman, sijil, fail/beg, kadnama, peperiksaan dll.

• Bayaran Pengurusan

Kos-kos lain yang berpatutan dalam memberi perkhidmatanperundingan pada tahap profesional seperti Insuran dll.

2. Cadangan Kewangan Kedua untuk kegunaanklien. Gadangan ini merupakan cadangan yangmana menunjukkan jumlah kos sebenar dan peratuskeuntungan yang telah dipersetujui bersamaGIG. Gadangan ini dihantarkan kepada klien bersama­sama Gadangan Teknikal.

Fasa II: Peringkat Kelulusan & Perlantikan

1. Permohonan Kelulusan Menjalankan PerkhidmatanPerundingan dan Perlantikan Kumpulan Perunding

Surat tawaran atau persejutuan bertulis perlu diperolehiselepas kertas cadangan atau sebut hargadisejutui olehklien. Ketua Projek perlu mendaftarkan dan memohonmenjalankan perkhidmatan perundingan tersebutmelalui GIG mengikut prosedur seperti berikut:

---I garis panduanc:::::J") Per kh idmatan Perundingan Un iMAP

i) Ketua projek perlu mengisi dan menghantar BorangPermohonan Menjalankan Perkhidmatan PerundinganBorang UniMAP/CIC 1. KP/1/06. melalui Ketua PTJkepada GIG bagi tujuan mendapat kelulusan menjalankanperkhidmatan perundingan tersebut dan mencadangkanperlantikan kumpulan perunding.

ii) Pengarah GIG akan membuat penilaian atau komenkesesuaian terhadap permohonan tersebut.

iii) Surat kelulusan serta perlantikan akan dikeluarkan olehTNG (P&I) kepada kumpulan perunding dengan salinankepada ketua PTJ, Pengarah GIG dan Bendahari.

iv) Kumpulan perunding dikehendaki mengembalikan danBorang Penerimaan Tawaran Menjalankan PerkhidmatanPerundingan < UniMAP/CIC 1. KP/1/06 (a» dalam tempoh2 minggu selepas tarikh surat kelulusan dikeluarkan.

v) Kumpulan perunding boleh mencadangkan ahlikumpulan perunding yang sesuai mengikut keperluan darimasa ke semasa.

vi) GIG akan membuat permohonan pembukaan kod projekbagi Projek Perkhidmatan Perundingan tersebut kepadapihak Jabatan Bendahari.

10.2.4 Fasa III: Peringkat Pelaksanaan

Ketua Projek adalah secara langsung bertanggungjawabterhadap pelaksanaan projek . Peringkat pelaksanaan inimelibatkan prosedur-prosedur perkhidmatan perund inganmelalui borang-borang yang disediakan oleh GIC, penyediaanDrat Dokumen Kontrak (DDK), Laporan Kemajuan Projek bagiprojek yang melebihi tempoh setahun, PermohonanPengeluaran dari Kod Projek Untuk Pembayaran kepada AhliKumpulan dan permohonan tuntutan kos projek/imbuhan balikkepada klien dan pengeluaran bil tuntutan. Satu salinan laporanakhir mesti diserahkan kepada Pengarah CIG apabila projektersebut tamat bagi tujuan rekod.

....... 1garis panduan--..J Per kh idm ala n Pe run omqan Un iMAP

1. Akaun ProjekSatu akaun projek akan dibuka oleh pihak Sendahari dibawah jagaan Ketua Projek. Segala perbelanjaan danpembayaran untuk projek tersebut akan dibuat olehKetua Projek kecuali untuk Ketua Projek sendiri akan dibuatmelalui Pengarah GIG. Akaun projek hendaklah ditutup tigabulan selepas projek tersebut tarnat.

2. Penyediaan Draf Dokumen Kontrak (DOl<) danConsultancy Services Agreement (CSA) (MoA)

Proses penyediaan DDK dan GSA adalah sepertiberikut:

i) DDK boleh disediakan sama ada oleh Ketua Projek,GIG atau KHen.

ii) DDK yang mengandungi Term of Reference (TOR)haruslah bersesuaian dengan kehendak klien dankeperluan UniMAP.

iii) GIG akan menyerahkan DDK yang telah dipersejutuioleh semua pihak (Klien/GIG/Ketua Projek) kepadaSahagian Perundangan di UniMAP untuk semakandan kelulusan MoU/MoA di peringkat MesyuaratJawatankuasa Penyelidikan dan Inovasi.

iv) Sebarang pembetulan akan dimajukan kepada pihakkHen dan Ketua Projek dan akan diulangi sekiranyaperlu oleh GIG sehingga ke peringkat akhir.

v) Setelah diluluskan, GIG akan menyediakan GSA/MoAuntuk ditandatangani dan seterusnya menguruskanhal-hal mematikan setem yang menggunakanperuntukan dari kod projek perundingan yangberkenaan.

3. Penyediaan Laporan Projek

i) Bagi projek yang melebihi satu tahun, satu laporankemajuan projek diperlukan setiap 6 bulan dengan

--I garis panduan<::x:) Perkhidmatan Perundlnqan UniMAP

menggunakan Borang Laporan Kemajuan Kerja <UniMAP/CIC 1. KP/1/06 (b) >.

ii) Satu laporan akhir tamat projek mesti diserahkankepada Pengarah GIG bagi tujuan rekod .

iii) Sebarang penambahan, penamatan atau penggantianterhadap ahli kumpulan perunding haruslah dibuatmelalui GIG oleh ketua projek.

iv) GIG akan mengeluarkan surat makluman mengenaipenambahan, penamatan atau penggantian kumpulanperunding kepada klien jika perlu.

4. Tuntutan Kos Projekl Bayaran Balik Dan PengeluaranBil Tuntutan

Prosedur permohonan tuntutan kos projek/ bayaran balikdaripada klien dan pengeluaran bil tuntutan adalah sepertiberikut:

i) Ketua Projek perlu mengisi Borang PermohonanTuntutan Kos Projek/Bayaran Balik dan Pengeluaran BilTuntutan < UniMAP/CIC 1. KP/1/06 (e) > bagipermohonan membuat tuntutan kos projek/bayaranbalik dan pengeluaran bil tuntutan melalui ketua PTJ.Selain itu, tuntutan seperti perjalanan dan makan/harianboleh dilakukan dengan menggunakan Borang TuntutanPerjalanan sedia ada di UniMAP dengan menggunakanvot Tabung Kosultansi bagi projek tersebut.

ii) Setiap permohonan hendaklah dilengkapi denganketerangan ringkas kerja yang telah dilakukan.

iii) Setiap tuntutan yang dikemukakan hendaklahmempunyai baki kod projek yang mencukupi.

iv) Pejabat Bendahari akan bayar kepada ahli kumpulanperunding selepas menerima borang ini dengankelulusan Pengarah GIG.

......1 gari5 panduanto Pe rkhidmatan Perundmqan UniMAP

10.2.5 Fasa IV: Peringkat Penyerahan

Berikut adalah langkah-Iangkah yang terlibat dalamperingkat penyerahan projek:

(i) GIG akan mengadakan satu mesyuarat penyerahandi antara klien, ketua projek, kumpulan perunding danGIG sekiranya perlu.

(ii) Ketua Projek juga dikehendaki mengisi Borang TutupKod Projek Perundingan & Agihan Bayaran KumpulanPerunding < UniMAP/CIC 1. KP/1/06 (d) > bagi tujuanagihan bayaran kumpulan perunding atau bakinya danpenutupan kod projek perundingan.

(iiij Agihan bayaran kumpulan perunding merupakanbayaran kepada ahli kumpulan perunding selepasbayaran Universiti ditolak daripada kos projek.(dijelaskan dalam perkara12.0)

(iv) Ketua Projek perlu memberi cara agihan bayarankumpulan perunding atau bakinya sekiranya bayaranprofessional pernah dituntut oleh kumpulan perundingsebelum kod projek ditutup.

(v) Pejabat Bendahari akan bayar kepada ahli kumpulanperunding dan menutup kod projek selepas menerimaborang ini dengan kelulusan Pengarah GIG. Akaunprojek hendaklah ditutup tiga bulan selepas projektersebut tamat

11.0 PEMBAYARAN

Terdapat tiga jenis pembayaran utama yang terlibat dalam sesuatuProjek Perkhidmatan Perundingan iaitu bayaran kepada Universiti, kosprojek dan bayaran balik. Pembayaran ini dibuat berdasarkan kepadakos projek dan berpandukan kepada perjanjian yang telah dipersejutuioleh pihak-pihak yang berkenaan.

'" Igarls panduanc:;) Peektncmatan Perundingan UniMAP

11.1 Bayaran UniversitiKumpulan perunding hendaklah memasukkan bayaran 20%daripada kos keseluruhan projek sebagai bayaran kepadaUniversiti.

11.2 Bayaran ProfesionalMelibatkan bayaran kepada perunding-perunding yang terlibatsama ada dari kalangan pihak pengurusan, professional dansub-profesional.

11.3 Bayaran BalikBayaran balik adalah bayaran dituntut daripada klien ke atasperbelanjaan yang tertibat dalam perlaksanaan sesuatu projekseperti perjalanan, pengangkutan, pembelian barang-barangruncit dan sebagainya sepert i yang dipersetujui terlebih dahuludengan klien.

12.0 PROSEDUR PEMBAYARAN

Prosedur pembayaran perundingan adalah seperti berikut:

(i) Semua tuntutan bayaran yang berkaitan denganperkhidmatan perundingan perlu menggunakan borang yangditetapkan oleh CIC dan Pejabat Bendahari UniMAP dari masake semasa.

(ii) Ketua Projek bertanggungjawab memastikan segala prosedurpembayaran mengikut prosedur kewangan UniMAP.

13.0 KADAR BAYARAN UNTUK PERKHIDMATANPERUNDINGAN

Kadar bayaran Honorarium minima untuk sejam kepada staf untuk klienkerajaan, badan berkanun dan swasta adalah seperti berikut ;

I....:> Igaris panduan.-I.. Perkhidmatan Perund mqan UniMAP

Jadual 1: Kadar Bayaran Profesional Penceramah Staf UniMAPdan Pegawai Kerajaan adalah mengikut PekelilingPerbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005 seperti berikut:

Kategori Perkhidmatan (Pegawai) Bayaran (RM) Sejam

Kumpulan PengurusanTertinggi / Pakar 300.00Kumpulan Pengurusan dan Profesional Gred 53-54 200.00Kumpulan Pengurusan dan Profesional Gred 45-52 150.00Kumpulan Pengurusan dan Profesional Gred 41-44 120.00Kumpulan Sokongan 80.00

Jadual 2: Kadar Bayaran Profesional Penceramah di kalanganPegawai Sektor Swasta adalah mengikut PekelilingPerbendaharaan Bil. 19 Tahun 2002 seperti berikut:

Kelayakan Akademik Bayaran (RM) Sejam

PhD 400.00Sarjana 300.00Sarjana Muda 200 .00Diploma/Sijil 100.00

13.1 Kos langsung terdiri dari kos bahan dan kos perkhidmatan.Kos bahan ialah semua kos barang untuk melaksanakanaktiviti tersebut. Kos perkhidmatan pula termasuk perjalanan,percetakan, makanan, dan sebagainya.

13.2 Kos 'over-head' merupakan 20% dan jumlah kos langsungdan honorarium dan dimasukkan ke dalam Tabung KonsultansiUniMAP.

13.3 Kos perundingan kos langsung + bayaran honorarium/Profesional Fee + kos 'over-head '.

13.4 Kos pengurusan sebanyak 2.5% akan diserahkan kepada CIGuntuk tujuan pengurusan dan pentadbiran. Kos pengurusantermasuklah kos pentadbiran yang mana meliputi pengurusanrekod, penyediaan dokumen dan lain-lain yang perlu bagimelicinkan program.

I'.' Igaris panduan~ Perkh idmatan Perundingan UnlMAP

13.5 Jumlah kos merupakan penjumlahan bagi semua bayaran­bayaran dan kos-kos termasuklah bayaran profesional/honorarium pensyarah, bayaran kepada jabatan yangmenganjur, bayaran penyed iaan nota dan modul, kos bahanyang digunakan untuk menjalankan aktiviti dan kospengurusan .

14.0 KONTRAKISURAT PERJANJIAN BAGI PERKHIDMATANPERUNDINGAN

Sebelum sesuatu kerja perundingan, pihak klien mestilah menyediakansurat tawaran rasmi kepada UniMAP untuk menjalankan kerja tersebut.Perkhidmatan perundingan hanya boleh dijalankan setelah mendapatsurat tawaran tersebut. Bagi kerja yang melibatkan kontrak, perlulahdisemak terlebih dahulu oleh penasihat undang-undang UniMAP.Kontrak atau perjanjian akan ditandatangani oleh Naib Canselor atauwakilnya, Timbalan Naib Canselor (P&I).

15.0 JENIS PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

Secara umumnya, Perkhidmatan Perundingan adalah didefinisikansebagai semua aktiviti staf di dalam penyediaan khidmat nasihat,khidmat profesional , maklumat atau khidmat kepakaran atau apa-apaperkhidmatan yang diberikan oleh staf akademik yang melibatkanpenggunaan masa dan kepakaran di mana staf tersebut menerimaupah atau bayaran professional. HasH perund ingan boleh berbentukanalisis, rekabentuk , laporan, kertas kerja, perisian ataupun produk.Garis panduan ini mengkategorikan perkhidmatan perundingan kepadaempat jenis perkhidmatan secara kursus sepert i berikut:

i) Perkhidmatan Latihan Akademik dan Teknikal (Academic andTechnical Training Services)a. Kursusb. Bengkelc. Seminar

ii) Perkhidmatan Pengurusan Kemudahan ( Facilities ManagementServices)a. Sewaan peralatanb. Kerja pengujian

I'..) Igaris panduanC,,-.) Perkttldmatan Peru ndmgan UniMA P

iii) Perkhidmatan Nasihat Pakar (Expert Advice Services)a. Analisisb. Rekabentukc. Laporan

iv) Penyelidikan Kontrak ( Research Contract)

16.0 KERJA-KERJA BUKAN PERKHIDMATAN PERUNDINGAN

Berikut merupakan senarai kerja-kerja yang ditakrifkan sebagai bukankerja perkhidmatan perundingan. Walau bagaimanapun kesemua kerjatersebut memerlukan kebenaran bertulis daripada Ketua PTJ.

(i) Persidangan ( Conference) / Forum

(ii) Menjalankan kerja-kerja sebagai pemeriksa luar, penilaiakademik, pensyarah jemputan atau menjalankan kursus untukInstitusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) sahaja.

(iii) Bertindak sebagai pemeriksa tesis untuk IPT dalarn dan luarnegeri.

(iv) Bertindak sebagai penilai untuk kenaikan pangkat di (PT lain.

(v) Menjadi penyunting jurnal atau makalah yang berkaitan denganprofesion.

17.0 PERKHIDMATAN LATIHAN AKADEMIK DAN TEKNIKAL(ACADEMIC AND TECHNICAL TRAINING SERVICES)

Penawaran kursus kepada pihak luar adalah sejajar dengantanggungjawab sosial Universiti kepada masyarakat dan dapat menolongusaha kerajaan dan pihak swasta memantapkan tahap kepakaran parapekerja masing-masing. UniMAP dengan kepakaran yang pelbagai danperalatan yang terkini dapat menyediakan kursus, seminar dan bengkel(Iatihan amali) kepada pihak luar dengan lebih berkesan dan pada tahapdikehendaki. Permintaan terhadap kursus-kursus yang ditawarkandijangka akan bertambah dengan lebih banyak lagi pada masa depan.

I"'-.:) Igarls panduan.,1:::1.. Perk t udm at an Perun dingan UnlMAP

17.117.1.1

TakrifanKursus Melalui CIC

i) Pendidikan BerterusanPendidikan berterusan meliputi kursus -kursus jangkapendek, kursus francais atau kursus berkembar dansebagainya. Pendidikan berterusan merupakan kursus-kursusyang ditawarkan melalui GIG yang mana kesemua kursustersebut melibatkan pembayaran profesional/honorariumkepada staf yang menjayakan kursus tersebut. Antara stafyang terlibat seperti Pengendali (pensyarah, pegawai tadbir,juruteknik) dan pekerja sokongan untuk melakukan tugasperkeranian dan penaipan (Pembantu tadbir dan Pembantuam rendah). Walau bagaimanapun, SEMINAR, WORKSHOPATAU PERSIDANGAN yang dijalankan oleh PTJ di UniMAPsebagai proses pengembangan dan penyebaran ilmu danbersifat akademik tanpa apa-apa pembayaran honorariumtidak perlu melalui CIC.

Semua aktiviti pendidikan berterusan yang ingin dilaksanakanperlulah melalui GIG. GIG dengan bantu an stat terlibat akanmenguruskan mengenai pemasaran, tempat, peralatan,makanan, penginapan, bahan kursus dan sijil.

ii) Kursus Bercorak Bukan Akademika) Kursus Khas Untuk Satu Jenis I Kumpulan Klien

Kursus ini berbentuk khusus dan dicorakkan (tailored)menurut kehendak klien bagi perkembangan tenagapekerja masing-masing. Kursus sedemikian dapatditawarkan oleh satu atau gabungan beberapa PTJ.UniMAP boleh mendapat pengiktiratan sebagai salahsatu tempat latihan bagi pihak swasta mendapatpembayaran balik melalui geran Human ResourceDevelopment Fund (HRDF). Bagi kursus-kursus terbukalkursus pendidikan berterusan dan kursus khas untuksatu jenis kumpulan klien, sijil penyertaan bolehdisediakan. Sijil tersebut bolehlah dikeluarkan oleh PTJmelalui GIG tanpa melibatkan Naib Ganselor atauTimbalan-Timbalan Naib Ganselor.

~ Igarls panduanu-J Per ktu dmatan Por undmqan Un lM A P

17.1.1.1 Permohonan Dan Peruntukan Bagi Menjalankan Projek

Semua permohonan bagi mengadakan kursus mestilahdiajukan kepada Naib Ganselor melalui Pengarah GIG danmendapat sokongan daripada Ketua PTJ. Permohonan bolehdibuat oleh Ketua Projek dengan mengisi Borang UniMAP/CIC 2. PPB/1/06. Permohonan tersebut perlu mengandungimaklumat seperti berikut:

• Tajuk dan sinopsis kursus• Tempoh dan jangka masa kursus• Staf yang terlibat• Bilangan peserta yang dijangkakan• Kertas cadangan kewangan / peruntukan• Kontrak perjanjian Oika diperlukan)

17.1.1.2 Kadar Bayaran Untuk Tenaga Pengajar/Staf Sokongan

Jadual 3: Kadar Bayaran Profesional Penceramah StafUniMAP dan Pegawai Kerajaan adalahmengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2Tahun 2005 seperti berikut:

Kategori Perkhidmatan (Pegawai) Bayaran (RM) Sejam

Kumpulan PengurusanTertinggi / Pakar 300.00Kumpulan Pengurusan dan Profesional Gred 53-54 200.00Kumpulan Pengurusan dan Profesional Gred 45-52 150.00Kumpulan Pengurusan dan Profesional Gred 41-44 120.00Kumpulan Sokongan 80.00

Jadual 4: Kadar Bayaran Kepada PTJ/ Jabatan YangMenganjur

Kos Kursus (RM) Bayaran Kepada Penyelaras (RM)

5,000 Pertama 7.5% daripada jumlah kos10,000 Kedua 300 + 3.0% daripada jumlah kos15,000 Ketiga 500 + 2.5% daripada jumlah kos30,000 keempat 1000 + 2.0% daripada jumlah kos60,000 kelima 1.600 + 1.5% daripada jumlah kos

I'.J Igaris panduanc::f) Per ktudmatan Parunc tnqan Un iMAP

i) Kos Keseluruhan = Jumlah Kos + Kos 'over-head'

ii) Kos 'over-head' merupakan 20% dan jumlah kos dandimasukkan ke dalam Tabung Konsultansi UniMAP.

iii) Kos langsung terdiri dari kos bahan dan kos perkhidmatandan pengurusan. Kos bahan ialah semua kos barang­barang untuk melaksanakan aktiviti tersebut. Kosperkhidmatan pula termasuk perjalanan, percetakan,makanan , dan sebagainya.

iv) Kos makanan peserta kursus = (Bilangan peserta + 10) xRM20.00 x bilangan hari.

v) Kadar penyediaan Nota / Modul adalah RM25.00 /modul/peserta.

vi) Kos pengurusan sebanyak 2.5% diserahkan kepada CICuntuk tujuan pengurusan dan pentadbiran. Kospengurusan termasuklah kos pentadbiran yang manameliputi pengurusan rekod, penyediaan dokumen danlain-lain yang perlu bagi melicinkan program.

vii) Jumlah kos merupakan penjumlahan bagi semuabayaran-bayaran dan kos-kos termasuklah bayaranprofesional/honorarium pensyarah, bayaran kepadajabatan yang menganjur, bayaran penyediaan nota danmodul, kos bahan yang digunakan untuk menjalankanaktiviti dan kos pengurusan.

Jadual 5: Kadar Pemeriksaan

Tahap Kursus Kadar Untuk Satu Kertas (RM)

Sijil 10.00Diploma 15.00Ijazah 25.00Ijazah lanjutan 40 .00

....., Igaris panduan

.......... Perkhidmatan Perund lngan Uni MA P

17.1.2 Program Bukan Melalui CIC

Kursus, seminar atau bengkel yang dijalankan oleh PTJ di UniMAPsebagai proses pengembangan dan penyebaran ilmu dan bersifatakademik tanpa apa-apa bayaran professional tidak perlu melalui CIC.

18.0 PERKHIDMATAN PENGURUSAN KEMUDAHAN(FACILITIES MANAGEMENT SERVICES)

Perkhidmatan Pengurusan Kemudahan yang merangkumi SewaanPeralatan & Kerja Pengujian merupakan perkhidmatan perundingan yangdiperlukan oleh kebanyakan industri dan organisasi swasta. Pertambahanperkhidmatan ini setiap tahun adalah disebabkan kemudahan peralatanserta kepakaran di UniMAP.

PTJ dibenarkan untuk menyewakan peralatan Universiti kepada pihakluar atau bagi penggunaan staf UniMAP di luar kampus berdasarkankriteria-kriteria yang berikut:

a) Penggunaan peralatan tidak mengganggu proses pengajarandan pembelajaran serta penyelidikan di UniMAP.

b) Penggunaan peralatan oleh staf untuk projek perundingan tidakdikira sebagai sewa.

Semua kerja yang melibatkan penggunaan peralatan bagi tujuan"menyukat, mengukur atau menentukan kandungan" dsb di PTJditakrifkan sebagai kerja pengujian. Terdapat dua jenis kerja pengujianyang utama, iaitu:

i) Pengujian khususl khas yang dijalankan mengikut piawaianyang sedia ada, samaada yang diberikan oleh Klien atau yangditentukan oleh sesuatu organisasi. Antara jenis yangdimaksudkan termasuk ujian ketahanan bahan, analisiskandungan logam berat dsb.

ii) Pengujianyang dilakukan dengantujuanpenyelesaian masalah"trouble shooting" untuk pihak Klien yang menggunakanpelbagai jenis peralatan di UniMAP. Di dalam pengujian ini, kosperundingan bagi pihak pensyarah mestilah dimasukkan.

'" Igaris panduane:x:t Perktudmatan Perundingan UniMAP

18.1 Dasar Am

i) Setiap kerja pengujian mestilah mempunyai surat pesanandaripada klien.

ii) Stat akademik yang bertanggungjawab terhadappengujian mesti menandatangani kertas keputusan.

iii) Klien tidak dibenarkan masuk ke dalam makmalpengujian.

iv) Setiap Pusat Pengajian/Jabatan/Unit seharusnyamempunyai prosedur/peraturan tersendiri dalampengendalian kerja-kerja pengujian.

v) Bagi penggunaan peralatan yang sama yang terdapat dibeberapa Pusat Pengajian/Jabatan/Unit di UniMAp, satupenyelarasan tentang kos perlulah dibuat. Dalam hal ini,perlu mengambil kira model peralatan, keupayaan danumur peralatan tersebut.

vi) Kerja-kerja pengujian akan menjadi rutin dan bukanakademik. Dengan yang demikian para pensyarahdisarankan agar dapat mencari jalan supaya sebahagiandaripada kerja-kerja sedemikian dapat ditingkatkanmenjadi kerja-kerja yang berbentuk kontrak penyelidikan"research-contract" atau program penyelidikan jangkapendek "short-term research programs" bersama klien.

vii) Peralatan yang hendak disewakan perlu mempunyaiinsurans. Jika insurans peralatan terbabit tidak meliputipenggunaannya di luar kampus UniMAp, maka klien perlumendapatkan insurans bagi peralatan terbabit.

viii) Klien perlu menyediakan bukti permit berkaitan dankebenaran penggunaan bahan kimia/merbahaya sertabertanggungjawab terhadap semua sisa pembuangan,pengendalian dan pemusnahan bahan-bahan kimia yangterlibat dengan peralatan yang disewa.

I'.) Igaris panduanc.o Perkhldmatan Perundingan UniMAP

ix) Klien perlu menyerahkan salinan rekod latihan, sijil-sijilatau lesen yang berkaitan kepada pihak universiti jikaperalatan terbabit memerlukannya. Stat dari UniMAPakan mengendalikan peralatan yang disewa sekirannyaklien tidak bertauliah.

x) Perisian yang dibeli dan/atau dimiliki secara sah olehUniversiti tidak boleh digunakan oleh pihak luar.

xi) Pihak UniMAP tidak akan bertanggungjawab atassebarang kemalangan atau kerosakan harta benda yangberlaku akibat penggunaan peralatan yang disewa.

18.2 Prosedur Melaksanakan Perkhidmatan PengurusanKemudahan (Sewaan & Perkhidmatan Pengujian)

18.2.1 Pihak luar yang berminat menjalankan sesuatu pengujianakan mengajukan pertanyaan kepada GIG atau terus kepadaPTJ atau terus kepada individu yang telah dikenali.

18.2.2 Sampel di hantarkan kepada PTJ yang terlibat bersama­sama surat pesanan daripada klien. PTJ perlu melantikseorang stat daripada kumpulan pembantu tadbir ataupembantu makmal untuk menyelenggara aktiviti ini.

18.2.3 Setelah keputusan diperoleh, Borang UniMAP/CIC 3.TEST/1/06 dihantarkan kepada GIG untuk penyediaan Invoiskepada klien. Keputusan akan dihantarkan kepada klienoleh stat melalui PTJ atau melalui CIC. Satu salinankeputusan akan disimpan di PTJ.

18.2.4 Jika keputusan dihantar melalui PTJ, satu salinan yang telahdihantar kepada klein bersama keputusan perlu dihantarkepada GIG bagi tujuan rekod.

18.3 Kadar Bayaran Untuk Perkhidmatan Pengujian

Perbelanjaan penggunaan peralatan-peralatan di makmaldan bahan-bahan lain mesti dimasukkan dan diambil kiradalam peruntukan projek berkenaan.

~ Igaris panduanc=» Perkhidmatan Perundingan UnlMAP