fungsi utama (umum) fungsi 5: pengurusan … · penyediaan laporan penilaian kursus dan latihan...

FUNGSI UTAMA (UMUM)

FUNGSI 5:

PENGURUSAN PENTADBIRAN IPN

SENARAI SUB-FUNGSI

BIL SUB-FUNGSI

5.1 Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO

5.2 Pentadbiran Am

5.3 Pengurusan Bangunan, Persekitaran, Kenderaan, Kemudahan Sukan Dan

Rekreasi Serta Peralatan

5.4 Pengurusan Penginapan

5.5 Pengurusan Kemudahan Makan Minum

5.6 Pengurusan Perpustakaan

SUB-FUNGSI 5.1:

Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

5.1.1 Penyediaan Laporan Penilaian Kursus dan Latihan Dalaman serta

Kawalan Ke Atas Program Latihan Yang Tidak Menepati Spesifikasi

5.1.2 Pensijilan ISO

Aktiviti 5.1.1:

Penyediaan Laporan Penilaian Kursus dan

Latihan Dalaman serta Kawalan Ke Atas

Program Latihan yang Tidak Menepati

Spesifikasi

PROSES KERJA

AKTIVITI 5.1.1: Penyediaan Laporan Penilaian Kursus dan Latihan

Dalaman serta Kawalan Ke Atas Program Latihan

yang Tidak Menepati Spesifikasi

JAWATAN PROSES

Penolong Akauntan/ Pembantu Tadbir

1. Mengekstrak / input data dari SPL / borang soal selidik

Penolong Pengarah / Penolong Akauntan

2. Melakukan analisa pengesahan skala pengukuran


3. Melakukan analisa kestabilan skala pengukuran


4. Melakukan analisa korelasi


5. Mendapatkan skor purata dan sisihan piawai penilaian keberkesanan kursus, kemudahan dan tenaga pengajar


6. Melakukan analisa MANOVA

Penolong Akauntan / Pembantu Tadbir

7. Mencetak semua output untuk penyediaan laporan penilaian kursus

Timbalan Pengarah / Ketua Penolong Pengarah

8. Menyediakan laporan penilaian kursus kepada semua Ketua Unit


9. Mengenalpasti kursus yang tidak menepati spesifikasi


10. Merekodkan kursus yang tidak menepati spesifikasi

Ketua Penolong Pengarah/ Penolong Pengarah

11. Menyediakan memo tindakan kepada Ketua Unit berkaitan

Ketua Penolong Pengarah/ Penolong Pengarah

12. Mendapatkan maklumbalas daripada Ketua Unit berkaitan


13. Memfailkan laporan penilaian kursus dan laporan kursus yang tidak mematuhi spesifikasi serta maklumbalas yang diterima

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 5.1.1:




Spesifikasi

CARTA ALIRAN KERJA




Ekstrak/ input data

Lakukan analisa pengesahan skala

pengukuran

Lakukan analisa kestabilan skala

pengukuran

Lakukan analisa korelasi

Sediakan laporan penilaian kepada

semua Ketua Unit

Dapatkan skor purata dan sisihan

piawai

Cetak semua output untuk

penyediaan laporan penilaian

kursus

Lakukan analisa MANOVA

Rekod kursus yang tidak

menepati spesifikasi

Failkan laporan penilaian kursus

dan laporan kursus yang tidak

mematuhi spesifikasi serta

maklumbalas yang diterima

Sedia memo tindakan

kepada Ketua Unit

berkaitan

Ya

Tidak

Kenalpasti spesifikasi yang tidak

menepati spesifikasi

Menepati spesifikasi?

Dapatkan maklumbalas

daripada Ketua Unit

berkaitan

SENARAI BORANG

Aktiviti 5.1.1:




Spesifikasi

BORANG




BIL. SENARAI BORANG

1. Soal Selidik Keberkesanan Latihan Dalaman: IPN-SPK-02/B01

2. Soal Selidik Keberkesanan Kursus: IPN-SPK-02/B02

3. Soal Selidik Keberkesanan Tenaga Pengajar: IPN-SPK-02/B03

4. Soal Selidik Impak Latihan & Kursus: IPN-SPK-02/B04

5. Senarai Program Latihan Yang Tidak Menepati Spesifikasi (IPN-CPD-06/B01)

Aktiviti 5.1.2:

Pensijilan ISO - IPN

PROSES KERJA

AKTIVITI 5.1.2: Pensijilan ISO - IPN

JAWATAN PROSES

Pengarah / Timbalan

Pengarah

1. Mengadakan Mesyuarat Perancangan Tahunan

MS ISO

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan 2. Menyediakan kertas kerja audit dalaman

Ketua Penolong Pengarah/

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

3. Melakukan audit dalaman

Penolong Pengarah/

Penolong Akauntan

4. Mengedarkan laporan penemuan audit dalaman

dan menerima maklumbalas

Pembantu Tadbir 5. Memfailkan laporan penemuan audit dalaman dan

maklumbalas

Pengarah / Timbalan

Pengarah

6. Mengadakan Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan IPN


Penolong Pengarah

7. Melengkapkan Notification Letter yang diberikan

pihak SIRIM QAS


Penolong Pengarah

8. Memantau Audit yang dilakukan oleh SIRIM bagi

tujuan pensijilan.

Pengarah / Timbalan

Pengarah 9. Menerima Sijil Pemerhatian Audit/ Sijil MS ISO

Penolong Akauntan /

Pembantu Tadbir

10. Memfailkan Sijil Pemerhatian Audit/ Sijil MS ISO

bersama – sama laporan pengauditan

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 5.1.2:


CARTA ALIRAN KERJA


Adakan Mesyuarat Perancangan

Tahunan MS ISO

Sediakan kertas kerja audit

dalaman

Lakukan audit dalaman

Edarkan laporan penemuan audit

dalaman dan menerima

maklumbalas

Pantau Audit yang dilakukan oleh

SIRIM bagi tujuan pensijilan.

Failkan laporan penemuan audit

dalaman dan maklumbalas

Lengkapkan Notification Letter yang

diberikan pihak SIRIM QAS

Adakan Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan IPN

Failkan Sijil Pemerhatian Audit/ Sijil

MS ISO bersama – sama laporan

pengauditan

Terima Sijil Pemerhatian Audit/ Sijil

MS ISO

SENARAI BORANG

Aktiviti 5.1.2:


BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1 Tiada

SUB-FUNGSI 5.2:

Pentadbiran Am

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

5.2.1 Pengurusan kuarters jabatan

Aktiviti 5.2.1:

Pengurusan Kuarters Jabatan

PROSES KERJA

Aktiviti 5.2.1 : Pengurusan Kuarters Jabatan

JAWATAN PROSES

Pembantu Tadbir

1. Terima permohonan untuk mendiami kuarters jabatan.

Pembantu Tadbir

2. Maklum kepada pegawai mengenai kelulusan untuk mendiami kuarters.

Pembantu Tadbir

3. Serah salinan kunci kuarters kepada pegawai.

Pembantu Tadbir

4. Kemaskini maklumat.

Pembantu Tadbir

5. Terima permohonan untuk keluar kuarters jabatan.

Pembantu Operasi

6. Semak keadaan kuarters.

Penghuni 7. Penghuni menyerahkan salinan kunci.

Pembantu Tadbir

8. Kemaskini maklumat

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 5.2.1:


CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 5.2.1 : Pengurusan Kuarters

Terima permohonan untuk mendiami kuartes jabatan

Maklum kepada pegawai mengenai kelulusan untuk

mendiami kuarters.

. Maklum kepada pegawai mengenai kelulusan untuk

mendiami kuarters.

. Maklum kepada pegawai mengenai kelulusan untuk

mendiami kuarters.

Serah salinan kunci kuarters kepada pegawai

Kemaskini maklumat

Terima permohonan untuk keluar kuarters jabatan

Semak keadaan kuarters.

Penghuni menyerahkan salinan kunci

Kemaskini maklumat.

SENARAI BORANG

AKTIVITI 5.2.1:


BORANG

Aktiviti 5.2.1: Pengurusan Kuarters Jabatan

BIL. SENARAI BORANG

1. IPN 1/2005 – Borang Permohonan Kuarters

2. Sijil Akuan Masuk Rumah

3. Sijil Akuan Keluar Rumah

4. Borang Permohonan Bekalan Elektrik Domestik

SUB-FUNGSI 5.3:

PENGURUSAN BANGUNAN,

PERSEKITARAN, KENDERAAN,

KEMUDAHAN SUKAN DAN REKREASI

SERTA PERALATAN

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

5.3.1 Penyelenggaraan bangunan, kemudahan dan peralatan

5.3.2 Pemantauan pelaksanaan kontrak

5.3.3 Pemantauan berkala

AKTIVITI 5.3.1:

Penyelenggaraan Bangunan, Kemudahan

dan Peralatan

PROSES KERJA

Aktiviti 5.3.1: Penyelenggaraan Bangunan, Kemudahan dan

Peralatan

JAWATAN PROSES

Pembantu Tadbir 1. Terima aduan kerosakan

Penolong Jurutera/ Pembantu Tadbir

2. Beri maklumbalas penerimaan aduan kepada pengadu.

Penolong Jurutera 3. Buat pemeriksaan ke atas aduan dan kenalpasti jenis kerosakan.

Penolong Jurutera 4. Kenalpasti tahap kerosakan dan kaedah penyelenggaraan

Penolong Jurutera 5. Buat penyelenggaraan untuk kerosakan minor

Penolong Pengarah Kanan/Penolong

Jurutera

6. Kemukakan laporan aduan dan memberi cadangan kaedah penyelenggaraan untuk kerosakan major kepada Pengarah


Jurutera

7. Terima arahan Pengarah untuk perolehan penyelenggaraan major

Penolong Jurutera 8. Laksanakan prosedur perolehan

Penolong Jurutera 9. Laksanakan kerja-kerja penyelenggaraan oleh kontraktor


Jurutera

10. Sahkan kerja-kerja penyelenggaraan

Penolong Jurutera 11. Maklumkan status penyelesaian aduan kepada pengadu

Pembantu Operasi 12. Failkan borang aduan

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 5.3.1:


dan Peralatan

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 5.3.1: PENYELENGGARAAN BANGUNAN, KEMUDAHAN

DAN PERALATAN

Terima aduan kerosakan.

Beri maklumbalas terima aduan.

Periksa dan kenalpasti jenis kerosakan

Kenalpasti tahap kerosakan dan kaedah penyelenggaraan

Kenalpasti tahap kerosakan dan kaedah penyelenggaraan

Kemukakan laporan dan cadangan kaedah

penyelenggaraan kepada Pengarah

Laksanakan prosedur perolehan

Laksanakan kerja-kerja penyelenggaraan

Maklumkan status penyelesaian aduan

kepada pengadu

Fail

Minor

Major

Sahkan kerja-kerja penyelenggaraan

SENARAI BORANG

AKTIVITI 5.3.1:


dan Peralatan

BORANG

Aktiviti 5.3.1: Penyelenggaraan Bangunan, Kemudahan dan Peralatan

BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Aduan Kerosakan (IPN-PDFR-08/B02)

AKTIVITI 5.3.2:

Pemantauan Pelaksanaan Kontrak

PROSES KERJA

Aktiviti 5.3.2: Pemantauan Pelaksanaan Kontrak

JAWATAN PROSES

Pembantu Tadbir 1. Terima salinan kontrak

Pembantu Tadbir 2. Pantau kerja-kerja berdasarkan kontrak

Pembantu Tadbir 3. Terima laporan kerja dan invois daripada kontraktor

Pendaftar/Penolong Pengarah

Kanan/Penolong Jurutera/Pembantu

Tadbir

4. Sahkan laporan dan invois

Pembantu Operasi 5. Hantar memo, laporan dan invois ke unit Kewangan untuk bayaran

Pembantu Tadbir 6. Failkan salinan memo, laporan dan invois

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 5.3.2:


CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 5.3.2: Pemantauan Pelaksanaan Kontrak

Terima salinan kontrak

Pantau kerja-kerja berdasarkan kontrak

Terima laporan kerja dan invois

Sahkan laporan kerja dan invois

Hantar kepada Unit Kewangan

Fail

SENARAI BORANG

AKTIVITI 5.3.2:


BORANG

Aktiviti 5.3.2 : Pemantauan Pelaksanaan Kontrak

BIL. SENARAI BORANG

1 Tiada

AKTIVITI 5.3.3:

Pemantauan Berkala

PROSES KERJA

Aktiviti 5.3.3: Pemantauan Berkala

JAWATAN PROSES

Penolong Jurutera/Pembantu

Tadbir 1. Terima arahan


Jurutera 2. Rancang Jadual Pemantauan


Tadbir 3. Laksanakan pemantauan


Tadbir 4. Laporkan aduan kerosakan

Pembantu Tadbir 5. Fail

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 5.3.3:

Pemantauan Berkala

CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 5.3.3: Pemantauan Berkala

Terima arahan

Rancang jadual pemantauan

Laksanakan pemantauan.

Laporkan aduan kerosakan

Fail

SENARAI BORANG

AKTIVITI 5.3.3:

Pemantauan Berkala

BORANG

Aktiviti 5.3.3: Pemantuan Berkala

BIL. SENARAI BORANG

1 Tiada

SUB-FUNGSI 5.4:

PENGURUSAN PENGINAPAN

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

5.4.1 Penyediaan penginapan kepada peserta kursus

AKTIVITI 5.4.1 :

Penyediaan penginapan kepada peserta

kursus

PROSES KERJA

Aktiviti 5.4.1: Penyediaan Penginapan kepada Peserta Kursus

JAWATAN PROSES

Penyelia Asrama 1. Cetak Borang Penginapan Peserta.

Penolong Pegawai

Tadbir/Penyelia

Asrama

2. Pastikan bilik telah kemas dan mencukupi.

Penolong Pegawai

Tadbir/Penolong

Pegawai Hal Ehwal

Islam/Penyelia

Asrama/Pembantu

Operasi

3. Serahkan kunci bilik ketika mendaftar masuk.

Penolong Pegawai

Tadbir/Penolong

Pegawai Hal Ehwal

Islam/Penyelia

Asrama/Pembantu

Operasi

4. Terima kunci bilik ketika mendaftar keluar.

Penolong Pegawai

Tadbir/Penolong

Pegawai Hal Ehwal

Islam/Penyelia

Asrama /Pembantu

Operasi

5

Isi borang aduan kerosakan dan melapurkan kepada

Unit Pengurusan Kompleks.

JAWATAN PROSES

Penolong Pegawai

Tadbir/Penyelia

Asrama

6 Sahkan keadaan kerosakan telah dibaiki.

Penyelia Asrama

/Pembantu Operasi

7 Failkan rekod penginapan

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 5.4.1:

Penyediaan Penginapan kepada Peserta

Kursus

CARTA ALIRAN KERJA


Pastikan bilik kemas dan mencukupi.

Cetak Borang Penginapan peserta.

Failkan salinan untuk rekod.

Sahkan kerosakan telah dibaiki.

Terima kunci bilik ketika mendaftar

keluar.

Isi borang dan melaporkan kerosakan

ke Unit Pengurusan Kompleks.

Serahkan kunci bilik ketika mendaftar

masuk.

SENARAI BORANG

AKTIVITI 5.4.1:

Penyediaan Penginapan kepada

Peserta Kursus

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Penginapan Peserta

2. Borang Aduan Kerosakan IPN-PDFR-08/B02

3. Borang Senarai Semak Harian Asrama IPN

SUB-FUNGSI 5.5:

PENGURUSAN KEMUDAHAN MAKAN MINUM

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

5.5.1. Penyediaan Sajian Makanan

AKTIVITI 5.5.1:

Penyediaan Sajian Makanan

PROSES KERJA

Aktiviti 5.5.1: Penyediaan Sajian Makanan

JAWATAN

PROSES

Penolong Pegawai

Hal Ehwal Islam/

Penyelia Asrama

/Pembantu Operasi

1. Menerima borang tempahan makanan.

Penolong Pegawai

Hal Ehwal Islam /

Penyelia Asrama

2. Menyemak borang tempahan makanan.

Penolong Pegawai

Tadbir/ Penyelia

Asrama

3. Meluluskan permohonan tempahan makanan.

Penyelia Asrama

4. Mengunci masuk (key-in) maklumat tempahan

didalam Sistem Pengurusan Latihan (SPL).

Penyelia Asrama

/Pembantu Operasi

5. Hantar borang tempahan makanan ke cafeteria.

5.1 Menghantar borang Perubahan Pesanan (Jika

ada)

Penyelia Asrama

/Pembantu Operasi

6. Failkan rekod borang tempahan makanan.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 5.5.1:


CARTA ALIRAN KERJA


Hantar Borang

Perubahan Pesanan

Meluluskan permohonan tempahan

makanan.

Menyemak tempahan makanan.

Terima tempahan makanan.

Mengunci masuk (key-in) maklumat

tempahan makanan dalam Sistem

Pengurusan Latihan (SPL).

Failkan salinan untuk rekod.

Ada

Tiada

Hantar borang ke cafeteria.

Perubahan?

SENARAI BORANG

AKTIVITI 5.5.1:


BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Tempahan Makanan IPN-PDFR-03/B01

2. Borang Perubahan Tempahan Makanan IPN-PDFR-03/B02

SUB-FUNGSI 5.6:

PENGURUSAN PERPUSTAKAAN

SENARAI AKTIVITI

BIL AKTIVITI

5.6.1 Pembangunan koleksi perpustakaan

5.6.2 Pendokumentasian dan pengelasan koleksi perpustakaan

5.6.3 Perkhidmatan sirkulasi koleksi perpustakaan

5.6.4 Perkhidmatan rujukan

AKTIVITI 5.6.1:

Pembangunan Koleksi Perpustakaan

PROSES KERJA

Aktiviti 5.6.1: Pembangunan Koleksi Perpustakaan

JAWATAN PROSES

Penolong Pustakawan 1. Kemukakan memo/emel kepada Ketua Program

dan Unit untuk memohon cadangan bahan bacaan.

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan

2. Terima cadangan bahan bacaan dan rujukan.

Pembantu Pustakawan 3. Semak bahan bacaan yang dicadangkan di dalam

sistem Integrated Library Management Utility

(ILMU) bagi mengelakkan duplicate.

Penolong Pustakawan 4. Kemas kini senarai buku dan asingkan mengikut

kategori.

Penolong Pustakawan 5. Dapatkan sebut harga bahan bacaan daripada

sekurang-kurangnya 3 pembekal

Penolong Pustakawan 6. Buat senarai perbandingan sebut harga antara

semua pembekal untuk harga seunit dan tempoh

membekal

Penolong Pustakawan 7. Aturkan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan

Syarikat (JPS) bagi Perolehan Bekalan dan

Penghantaran Buku Cetakan dan Terbitan Luar

Negeri bacaan.

JAWATAN PROSES

Penolong Pustakawan 8. Kemukakan senarai cadangan yang diluluskan JPS

kepada Jawatankuasa Melulus (JM) bagi

Perolehan Bekalan dan Penghantaran Buku

Cetakan dan Terbitan Luar Negeri untuk kelulusan

akhir.

Penolong Pustakawan 9. Kemukakan permohonan pembelian berdasarkan

senarai yang diluluskan oleh JM kepada Unit

Kewangan dan Akaun

Penolong Pustakawan 10. Terima pesanan kerajaan dari Unit Kewangan dan

Akaun

Penolong Pustakawan 11. Hantar pesanan kerajaan (LO) kepada pembekal

Penolong Pustakawan 12. Terima bahan bacaan, nota hantaran, invois dan

LO asal yang telah dilengkapkan.

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan

13. Semak senarai dan fizikal bahan

Penolong Pustakawan 14. Sahkan penerimaan bahan

Penolong Pustakawan 15. Kemukakan dokumen pembayaran ke Unit

Kewangan dan Akaun.

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 5.6.1:


CARTA ALIRAN KERJA

Aktiviti 5.6.1: Pembangunan Koleksi Perpustakaan

Ada

Tiada

Gugurkan

Kemukakan memo/emel mohon cadangan

bahan bacaan kepada Ketua Program /Unit

Terima senarai cadangan bahan bacaan

Semak senarai cadangan di sistem ILMU

Dapatkan sebut harga

Kemas kini dan asingkan mengikut kategori

Buat perbandingan harga dan tempoh

pembekalan

Aturkan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan

Syarikat (JPS)

Kemukakan senarai cadangan dari Mesyuarat JPS

kepada Jawatankuasa Melulus (JM)

A

Terima pesanan kerajaan dari Unit

Kewangan & Akaun

Kemukakan Permohonan Pembelian

Hantar pesanan kerajaan dan senarai

bahan kepada pembekal

Terima bahan bacaan, nota hantaran,

invois dan pesanan kerajaan asal

Kemukakan dokumen pembayaran ke

Unit Kewangan & Akaun

Semak senarai dan fizikal bahan

Sahkan penerimaan bahan

Baik

Rosak

Mohon

gantian

Tidak Lulus

Gugurkan

A

Lulus

SENARAI BORANG

AKTIVITI 5.6.1:


BORANG

Aktiviti 5.6.1: Merancang keperluan koleksi bahan bacaan dan

rujukan

BIL. SENARAI BORANG

1. Borang Cadangan Buku

2. Borang Permohonan Pembelian IPN-PDFR-05/B01

AKTIVITI 5.6.2:

Pendokumentasian dan pengelasan koleksi

perpustakaan

PROSES KERJA

Aktiviti 5.6.2: Pendokumentasian dan pengelasan koleksi

perpustakaan

JAWATAN PROSES

Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

1. Cap hak milik institut pada buku

Penolong Pustakawan 2. Semak Cataloguing in Publication (CIP) di halaman

belakang title page buku

Penolong Pustakawan 3. Dokumentasi dan kelaskan buku

Pembantu Pustakawan 4. Kunci masuk maklumat buku ke dalam sistem ILMU

Pembantu Pustakawan 5. Cetak dan tampal spine label

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

6. Susun buku di atas rak

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 5.6.2:

Pendokumentasian dan pengelasan

koleksi perpustakaan

CARTA ALIRAN KERJA


perpustakaan

Ada

Tiada

Semak Cataloguing in Publication (CIP)

Kunci masuk maklumat buku

Dokumentasi dan kelaskan buku

Cetak dan tampal spine label

Susun buku di atas rak

Cap hak milk Institusi

SENARAI BORANG

AKTIVITI 5.6.2:

Pendokumentasian dan pengelasan koleksi

perpustakaan

BORANG


perpustakaan

BIL. SENARAI BORANG

Tiada

AKTIVITI 5.6.3:

Perkhidmatan sirkulasi koleksi

perpustakaan

PROSES KERJA

Aktiviti 5.6.3: Perkhidmatan sirkulasi koleksi perpustakaan

a) Pendaftaran Keahlian

JAWATAN PROSES

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

1. Terima permohonan keahlian melalui Borang

Keahlian Perpustakaan

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

2. Daftarkan keahlian ke dalam sistem ILMU

b) Pinjaman

JAWATAN PROSES

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

1. Terima buku untuk pinjaman

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

2. Pastikan buku dalam kategori pinjaman

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

3. Log masuk ke dalam sistem ILMU

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

4. Imbaskan kod bar ID pengguna/ masukkan nombor

kad pengenalan

JAWATAN PROSES

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

5. Imbaskan kod bar ID buku

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

6. Serahkan buku kepada peminjam

c) Pemulangan

JAWATAN PROSES

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

1. Terima pemulangan buku dari pengguna

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

2. Log masuk ke dalam sistem ILMU

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

3. Semak tarikh pulang

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

4. Imbaskan kod bar ID buku yang dipulangkan

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

5. Letakkan buku yang dipulangkan di atas troli

d) Penyusunan koleksi

JAWATAN PROSES

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir)

1. Letak buku yang dipulangkan pada troli

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

2. Asingkan buku mengikut kategori

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

3. Susunkan buku di rak

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 5.6.3:


perpustakaan

CARTA ALIRAN KERJA


a) Pendaftaran Keahlian

b) Pinjaman

Terima permohonan keahlian

Daftarkan keahlian

Terima buku untuk pinjaman

Susun

di rak

Log masuk ke dalam sistem ILMU

Imbaskan kod bar ID peminjam/masukkan

nombor kad pengenalan

Imbaskan kod bar ID bahan bacaan

Serahkan bahan pinjaman kepada

peminjam

Pastikan buku dalam kategori pinjaman

Ya

ma

su

k

ke

dal

am

sis

te

m

IL

M

U

Tidak

masu

k ke

dala

m

siste

m

ILMU

c) Pemulangan

d) Penyusunan koleksi

Letakkan buku yang dipulangkan pada

troli

Asingkan mengikut kategori

Susunkan buku di rak

Tidak lewat

Diberi

Peringatan Lewat

Terima pemulangan buku

Semak tarikh pulang

Log masuk ke dalam sistem ILMU

Imbaskan kod bar ID bahan bacaan

Letakkan buku di atas troli

SENARAI BORANG

AKTIVITI 5.6.3:


perpustakaan

BORANG


BIL. SENARAI BORANG

1. Borang keahlian perpustakaan

AKTIVITI 5.6.4:

Perkhidmatan Rujukan

PROSES KERJA

Aktiviti 5.6.4: Perkhidmatan Rujukan

JAWATAN PROSES

Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

1. Terima pertanyaan/permohonan rujukan

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan

2. Buat sesi temu bual keperluan maklumat

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan

3. Semak koleksi bahan/maklumat

a) Ada – Pinjam dan serahkan kepada pemohon

b) Tiada – Rujuk proses 4.

Penolong

Pustakawan/Pembantu

Pustakawan

4. Dapatkan bahan/maklumat

a) Dapatkan maklumat di Katalog Induk

Kebangsaan (KIK)

b) Buat pinjaman Sistem Pembekalan Penerbitan

(SPP)

Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

5. Pinjamkan kepada pemohon

Pembantu

Pustakawan/Pembantu

Tadbir

6. Serahkan bahan kepada pemohon

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI 5.6.4:


CARTA ALIRAN KERJA


Terima pertanyaan rujukan

Temu bual keperluan maklumat

Buat pinjaman bahan melalui Sistem

Pembekalan Penerbitan (SPP)

Dapatkan maklumat bahan di Katalog

Induk Kebangsaan (KIK)

Pinjamkan dan serah kepada pemohon

Semak koleksi bahan/maklumat

Ada

Tiada

SENARAI BORANG

AKTIVITI 5.6.4:


BORANG


BIL. SENARAI BORANG

Tiada

fungsi utama (umum) fungsi 5: pengurusan … · penyediaan laporan penilaian kursus dan latihan...

Documents