full pentad kontrak perolehan kerajaan by kartini dd071116

| PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM |

1

OBJEKTIF SESI PERKONGSIAN

• Berkongsi pengalaman sendiri dalam menguruskan danmentadbir kontrak/ perjanjian bagi projek-projek perolehanbekalan dan perkhidmatan tidak termasuk perkhidmatanperunding fizikal/ kerja dalam kerajaan hari ini

• Berkongsi isu-isu yang sering dihadapi oleh agensi dalampelaksanaannya

• Berkongsi cadangan penyelesaian masalah bagi isu-isu yangdihadapi berdasarkan pengalaman sendiri


2

PEROLEHAN DAN PENTADBIRAN KONTRAK PEROLEHAN

Kerja

Bekalan

Perkhidmatan

Perunding

Perkhidmatan

Bukan Perunding

Perkhidmatan

Kerja Bekalan Perkhidmatan Perunding Perkhidmatan Bukan Perunding3

Perunding

Fizikal

Perunding

Bukan

Fizikal

Topic coverage


ANDA AKAN DIPERKENALKAN DENGANKontrak/ PerjanjianKerajaan

Asas

Punca Kuasa

Surat Niat

LO Sebagai Kontrak

Signing the Contract

Surat Setuju Terima(SST) Perolehan

Format Umum

Kandungan

Bon Pelaksanaan

Insurans

Duti Setem

Isu Mengenai SST

Cadangan PenyelesaianIsu

Kontrak Formal

Hubungan SST & KontrakKeperluan MentadbirKontrak

Prinsip Amalan Baik

Kandungan Kontrak

Tempoh Penyediaan

Simulasi

Perunding Bukan Fizikal& Perkhidmatan

• Wakil Kerajaan

• Kelewatan & Denda

• Pelanjutan Tempoh(EOT)

• Menahan Bayaran

• Pertikaian

• Abitration

• Penamatan

• Pengembalian Bon

Kajian Kes (Bonus)

4

PENAFIAN• SAYA adalah tidak bertanggungjawab bagi apa-apa kehilangan atau kerugian yang disebabkan oleh penggunaan mana-mana maklumat yang diperolehi dari nota ringkas berbentuk

slaid ini.

• Penjawat Awam adalah wajib merujuk kepada punca kuasa utama perolehan iaitu di laman web MOF di bawah topik 1PP pada setiap masa dan terkini.

• Saya tidak bertanggungjawab ke atas sebarang perubahan maklumat yang terkandung di dalam 1PP berbanding Nota berbentuk slaid ringkas ini.


KONTRAK?PERJANJIAN?


5

KONTRAK?PERJANJIAN?

Tiga Pihak Berkontrak atau lebih Dua Pihak Berkontrak atau lebih


6

Surat Niat

Hanya Terpakai

Pada

Perolehan

Bekalan

Perolehan

Perkhidmatan

Bukan Perunding

7

Tertakluk

kepada

syarat-

syarat 1PP

yang

berkuat

kuasa

Tiada Surat Niat

dibenarkan untuk

Perolehan

Perkhidmatan

Perunding

• Ialah surat yang dihantar

kepada petender yang mana

kandungannya meliputi

kenyataan hasrat/ niat untuk

menerima tawaran pretender

tertakluk kepada persetujuan

syarat agensi yang perlu

dipatuhi sama ada melalui

rundingan atau cara-cara lain.

• Tidak mengikat kedua pihak

kepada satu kontrak.

• Jika agensi bercadang nak

menerima sesuatu tawaran

bersyarat, format Surat Niat

ada diberikan dalam PK4

Lampiran 4.1


CONTOH FORMAT SURAT NIAT

8

1

2

Sumber: PK4 1PP| PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM |

Nur Jazlan berkata antara isu perlu diberi penjelasan

oleh Kementerian Pertanian dan Industri

Asas Tani termasuk projek Pereplikasian

Model (i-ZAQ) Akuakultur Bersepadu bernilai

RM2.142 bilion yang gagal disiapkan dalam tempoh

ditetapkan.

“Selain itu, projek akuapenternakan di bawah

pihak berkuasa Pelaksanaan Koridor Utara bernilai

RM79.6 juta juga perlu diberi penjelasan berhubung

pengurusan pentadbiran yang kurang

memuaskan, serta beberapa dokumen

kontrak bernilai lebih RM100 juta telah

diluluskan oleh KSU yang sepatutnya

diluluskan oleh menteri,” katanya.


9


CATATAN SAYA:

10

KONTRAK BAGI PIHAK KERAJAAN MALAYSIA…


11

AKTA KONTRAK KERAJAAN 1949


12

AP 176 KONTRAK PEROLEHAN

Kontrak Formal

• AP 176.1(a) Sebelum tender atau sebutharga disetuju terima, Pegawai Pengawalhendaklah berpuas hari bahawa syarat-syaratperolehan telah diputuskan dan dinyatakandengan jelas. Perhatian khusus hendaklahdiberikan kepada:

• Perolehan• Harga seunit yang dipersetujui• Kuantiti yang dikehendaki• Tarikh, Masa dan Tempat serahan• Belanja serahan• Perkhidmatan selepas serahan• Kemudahan mendapatkan alat ganti• Lain-lain yang berkenaan

• Selepas setuju terima oleh pihakberkuasa yang berkenaan, satu kontrakformal hendaklah disempurnakan olehPegawai Pengawal. 13


Laporan berkenaan menyebut susu yang tidak

disimpan dengan teratur dan baik di

tempat yang sesuai, mudah rosak dan

tercemar dan berisiko keracunan.

"Susu juga perlu disimpan di lokasi yang

mempunyai pengudaraan yang mencukupi bagi

menjamin jangka hayat susu tersebut," menurut

laporan itu.

Laporan itu menyatakan sebahagian sekolah

yang diperiksa tidak merekodkan

penerimaan dan pengeluaran manakala

sebahagian lagi merekodkan penerimaan

dan pengeluaran susu tetapi dalam

pelbagai format.

"Laporan Kes Keracunan Makanan Melibatkan

Susu 1Malaysia menunjukkan sebanyak 97 kes

dicatatkan pada 2011 dan 78 kes dalam 2012,"menurut laporan itu.


14


15


CATATAN SAYA:

16


Kontrak Formal

• AP 176.1(b) Sekiranya nilai perolehantidak melebihi RM50,000 di mana

satu kontrak formal tidak sesuai dibuat

adalah memadai menggunakanborang pesanan kerajaan (LO)sahaja dengan memastikan kepentinganKerajaan terjamin/ terpelihara.

• AP 176.1 (c) Bagi semua perolehanbekalan atau perkhidmatanbermasa, kontrak formalhendaklah diadakan walaupun nilai

perolehan kurang daripada RM50,000 dan AP204 hendaklah dipatuhi.

17


PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA

• Tidak perlu SST jika memadai dengan Pesanan Tempatan(LO) TETAPI dokumen sebut harga perlu disertakanbersama LO supaya pembekal/ penyedia perkhidmatan JELASAKAN OBLIGASINYA

• KONTRAK FORMAL WAJIB bagi perolehan bekalan/perkhidmatan bermasa

18

PEROLEHAN BEKALAN/ PERKHIDMATAN BUKAN PERUNDING


PE

SA

NA

N K

ER

AJA

AN

1

| PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM | 19

PE

SA

NA

N K

ER

AJA

AN

2

20


Kontrak Formal

• AP 176.1(e) LO elektronik hendaklahdisediakan dalam 2 Salinan pada masa barang-barang dipesan:

i. Salinan asal dan kedua hendaklahdihantar kepada pembekal ataukontraktor. Salinan asal hendaklahdikembalikan oleh pembekal ataukontraktor bersama bil atau invois untukdibuat bayaranSalinan kedua untuksimpanan kontraktor; dan

ii. Salinan pejabat boleh dicetak melaluisystem apabila diperlukan.

21



Kontrak Formal: LO Hilang

• AP 176.1(f) Sekiranya LO asal hilang,

Pegawai Pengawal atau PemegangWaran boleh mengeluarkan satusalinan yang diperakui benar bagipesanan asal itu.

• Pegawai Pengawal atau Pemegang waran

mestilah mencatatkan pada salinan

pejabat bahawa salinan asal telah hilang dansatu salinan yang diperakui telah dikeluarkanolehnya.

• Salinan yang diperakui itu hendaklahdikembarkan kepada bil untukpembayaran dan suatu perakuanhendaklah diberi bahawa pesanan itubelum pernah dibayar sebelum itu.22


KONTRAK DITANDATANGANI SEBAGAI TANDA SETUJU



CATATAN SAYA:

24

KONTRAK KERAJAAN

KONTRAK KERAJAAN

MESTI DALAM BENTUK

BERTULIS


SIAPA SIGN SST? SIAPA SIGN KONTRAK?


26

KONTRAK KERAJAAN

DITANDATANGANI OLEH:

• Menteri

• Pegawai awam yang

diberi kuasa oleh

menteri secara bertulis


SAMPEL KPM


APAKAH ITU SST?

• Surat Setuju Terima ialah dokumen yang mengesahkan

penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada

syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen tender/

pelawaan, syarat yang telah dipersetujui dan apa-apa syarat lain yang

telah dipersetujui melalui rundingan sebelumnya.

• Surat Setuju Terima ialah satu dokumen perundangan

yang sah dan merupakan sebahagian daripada

perjanjian/ kontrak.

• Surat setuju terima perlu diperakukan dan ditandatangani oleh

penerima tawaran dengan mematuhi segala syarat yang telah

ditetapkan sebelum ini.

• Wujud satu ikatan kontrak selepas ditandatangani.


29


CATATAN SAYA:

30

BAGAIMANAKAH RUPA ATAU

BENTUK SST?

Contoh SST eP


31

SURAT SETUJU TERIMA (SST)

1

2 3


32

APAKAH KANDUNGAN UTAMA SST?

Perenggan 1

Kerajaan bersetujumenerima tender/

sebutharga/ pelawaan pembekal

1


33


1

Perenggan 2

Kerajaan memaklumkansesuatu


34

PERENGGAN 2 SST?

1) Signed SST wujud ikatankontrak antarapembekal danKerajaan.

2) Signed SST

kena buat dokumenkontrak rasmi pulaselepas itu.

3)Kontrakrasmi siapkena bagitahupembekal.

4) Pembekal kenasign dokumenkontrak.


35


Perenggan 3

Kerajaanmengingatkan pembekal

syarat tender/ sebutharga/ pelawaan untuk

menyempurnakan tanggungjawab

2| PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM | 36

PERENGGAN 3 SST

Kandungan utama:

A. Bon Pelaksanaan

B. Polisi Insurans

C. Lain-lain perkara dikirapenting olehKementerian/ Jabatan/ Agensi

• Tak dapatsediakan A, B, C maka SST terbatal

A

B

C

D


37

KEGAGALAN PEMBEKAL

BON PELAKSANAAN

• Suatu aku janji tidakbersyarat oleh institusikewangan untuk membayarkepada Kerajaan suatuamaun tertentu atastuntutan sekiranyapembekal tidak atau gagalmematuhi, memenuhi danmelaksanakan obligasinyadi bawah kontrak.


38

BON PELAKSANAAN BEKALAN/ PERKHIDMATAN

• BAWAH RM200,000 NilaiKontrak DIKECUALIKANBon Pelaksanaan

• ANTARA RM200,000 – RM500,000Nilai Kontrak Kena 2.5% BonPelaksanaan

• MELEBIHI RM500,000 Nilai KontrakKena 5% Bon Pelaksanaan

Nota:

Kontrak bermasa lebih setahun, Bon Pelaksanaan dikira

guna anggaran harga kontrak setahun tetapi bon meliputi

tempoh kontrak.| PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM |

39

Kecuali Perkhidmatan Perunding

(a) Perolehan Kerja

- 12 bulan selepas tamat tempoh tanggungan kecacatan

(b) Perolehan Bekalan

- 12 bulan selepas penghantaran terakhir atau tarikh tamat kontrak yang mana

terkemudian

(c) Perolehan Perkhidmatan

- 12 bulan selepas tarikh tamat kontrak

TEMPOH SAH LAKU BON PELAKSANAAN

40


LATIHAN PENGIRAAN BON PELAKSANAANBEKALAN/ PERKHIDMATAN

“Perolehan Membekal ProdukWarisan Kebangsaan bernilaiRM700,000.00 melibatkanpembekalan 1,000 unit KebayaNyonya bersulam ayaksetahun untuk tempoh 3tahun.”

Sila kira bon pelaksanaan yangakan dikenakan ke ataspembekal Kebaya Nyonyatersebut?

Tempoh kontrak : 3 tahun

Nilai Kontrak : RM2,100,000.00

Kadar Bon : 5%

Formula Bon:

= Anggaran nilai kontrak setahun x 5%

Nilai Bon Pelaksanaan:

= RM700,000.00 nilai anggaran setahun x 5%

= RM35,000.00

Dengan tempoh liputan Bon Pelaksanaan

untuk 3 tahun| PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM |

41


“Perolehan Mencetak LogoWarisan Kebangsaanbernilai RM80,000.00melibatkan pembekalan10,000 unit logo bersulamdalam tempoh 6 bulan.”

Sila kira bon pelaksanaanyang akan dikenakan ke ataspembekal tersebut?

Tempoh kontrak : 6 bulan

Nilai Kontrak : RM80,000.00

Kadar Bon : DIKECUALIKAN

Formula Bon:

= DIKECUALIKAN


= DIKECUALIKAN



“Perolehan PerkhidmatanSewaan Mesin PenyalinBerwarna bernilai RM3.5jutamelibatkan sewaan mesin,bekalan toner/ drum,penyelenggaraan dan bacaanmeter cetakan berwarnauntuk tempoh 2 tahun.”

Sila kira bon pelaksanaan yangakan dikenakan ke ataspembekal mesin penyalintersebut?


Nilai Kontrak : RM3,500,000.00

Kadar Bon : 5%

Formula Bon:

= Anggaran nilai kontrak setahun x 5%


= RM1,750,000.00 nilai anggaran setahun x 5%

= RM87,500.00



43


“Perolehan PerkhidmatanKebersihan BangunanPejabat Jalan TAR, KualaLumpur bernilai RM100,000setahun untuk tempoh 2tahun.”

Sila kira bon pelaksanaanyang akan dikenakan ke ataspenyedia perkhidmatantersebut?



Kadar Bon : 2.5%

Formula Bon:

= Anggaran nilai kontrak setahun x 2.5%


= RM100,000.00 nilai anggaran setahun x 2.5%

= RM25,000.00



44

LATIHAN PENGIRAAN TEMPOH SAH LAKUBON PELAKSANAAN BEKALAN/PERKHIDMATAN

“Perolehan Perkhidmatan KebersihanBangunan Pejabat Jalan TAR, KualaLumpur bernilai RM100,000 setahununtuk tempoh 2 tahun.”

Tarikh SST dikeluarkan:

1 Februari 2016

Tarikh mula perkhidmatan:

1 Mac 2016

Tarikh bon pelaksanaan dikeluarkan:

14 Februari 2016

Tempoh perkhidmatan: 2 tahun

1 bulan tambahan untuk bayaran terakhir.

Lengkapkan timeline projek ini di sebelah.



Tarikh akhir perkhidmatan : 28 Februari 2018

Tarikh obligasi terakhir : 31 Mac 2018



= RM25,000.00Dengan tempoh liputan Bon Pelaksanaan untuk 2 tahun

Formula Tempoh sah laku bon:

= 12 bulan selepas tarikh tamat kontrak atau

selepas obligasi terakhir mengikut yang

mana terkemudian

Tempoh sah laku bon:

= 12 bulan selepas obligasi terakhir iaitu

31 Mac 2018

= 30 Mac 2019


45

LATIHAN PENGIRAAN TEMPOH SAH LAKUBON PELAKSANAAN BEKALAN/PERKHIDMATAN

“Perolehan Perkhidmatan KebersihanBangunan Pejabat Jalan TAR, KualaLumpur bernilai RM200,000 setahununtuk tempoh 2 tahun.”

Tarikh SST dikeluarkan:

2 Januari 2016

Tarikh mula perkhidmatan:

1 April 2016

Tarikh bon pelaksanaan dikeluarkan:

14 Februari 2016

Tempoh perkhidmatan: 2 tahun

3 bulan tambahan untuk bayaran terakhir.

Lengkapkan timeline projek ini di sebelah.



Tarikh akhir perkhidmatan : 31 Mac 2018

Tarikh obligasi terakhir : 30 Jun 2018



= RM50,000.00Dengan tempoh liputan Bon Pelaksanaan untuk 2 tahun

Formula Tempoh sah laku bon:

= 12 bulan selepas tarikh tamat kontrak atau

selepas obligasi terakhir mengikut yang

mana terkemudian

Tempoh sah laku bon:

= 12 bulan selepas obligasi terakhir iaitu

30 Jun 2018

= 29 Jun 2019


46

BAGAIMANAKAH RUPA ATAU

BENTUK BON PELAKSANAAN?


FO

RM

AT

BO

N P

EL

AK

SA

NA

AN

Y

AN

G B

ER

KU

AT

KU

AS

A

Sumber: PK4 1PP


48

PERENGGAN 4 SST?

A

A.Tarikh permulaan

B. Pada berapa haribulan?

B C

C. Peringatan untuk tidak memulakan apa-

apa selagi bon pelaksanaan disediakan

dengan sempurna.


49


CATATAN SAYA:

50

Tempoh Jaminan/ Waranti Bagi Bekalan

51

Biasanya bagi bekalan, satu tempoh jaminan/waranti akan ditetapkan.

Tempoh jaminan/ waranti adalah bergantung kepada jenis dan kerumitan

barang.

Tempoh waranti pembuat adalah berbeza daripada tempoh waranti/ jaminan

oleh pembekal, jika pembekal bukan pembuat.

Bagi kontrak bekalan, kontraktor hendaklah memperbaiki apa-apa kerosakan

atau mengganti barang yang dibekalkan.

Jika kontraktor tidak berbuat demikian, perbelanjaan untuk memberbaiki

apa-apa kerosakan hendaklah dituntut daripada bon pelaksanaan.

Jika kontraktor gagal mengganti barang yang ditolak penerimaannya, kos

barang hendaklah dituntut daripada bon pelaksanaan.


BON PELAKSANAAN SANGAT PENTING BAGI MENJAMIN KEPENTINGAN KERAJAAN

52


PERENGGAN 5 SST?

A. Nyatakan berapa

salinan yang perlu

disertakan dengan

jelas

B. Nyatakan berapa

hari salinan perlu

dikembalikan

B

A


53


CATATAN SAYA:

54

BAHAGIAN PENERIMAAN

PEMBEKAL

3

Muka surat akhir

Persetujuanpembekal dan

pengesahan akanterma dalam

Jadual Spesifikasiadalah teratur


55

BAHAGIAN PENERIMAAN PEMBEKAL

• Memperaku surat tawaran

diterima

• Mengakui salinan pembekal

disimpan

• Mengesahkan syarat-syarat kekal

sebagaimana ketika pelawaan

dan perbincangan sebelum SST

dikeluarkan

• Wakil pembekal yang sah dan

diberi kuasa tandatangan

• Tarikh pembekal tandatangan

• Cop atau meteri rasmi

pembekal

• Saksi kepada pembekal yang sah

dan diberi kuasa tandtangan

• Tarikh saksi tandatangan

• Cop atau meteri rasmi saksi


DUTI SETEM LHDN


57

DUTI SETEMSumber: Lembaga Hasil Dalam Negeri

dikenakan ke atas surat acara jenis undang-undang, komersial dan urusankewangan.

Duti Setem

ialah dokumen bertulis.Surat acara

yang dikenakan duti hanya jika ia tersenarai di bawah Jadual Pertama AktaSetem 1949.

Surat acara

yang tidak disetemkan dengan sempurna tidak boleh dijadikan bahan buktimahkamah.

Surat cara

Perlu disetemkan dalam tempoh 30 hari dari tarikh ia disempurnakan di Malaysia atau dalam tempoh 30 hari ia diterima dalam Malaysia jikadisempurnakan di luar Malaysia.

Surat acara

akan dikenakan penaltiLewat disetem

Duti Ad Valorem dan Duti Tetap2 jenis duti:


58

ARAHAN MOF BERHUBUNG DUTI

SETEM


59

ISU

-IS

U B

ER

KA

ITA

N

PE

NG

EM

BA

LIA

N S

ST

SST DIKEMBALIKAN TIDAK SEMPURNA


60

ISU

-IS

U B

ER

KA

ITA

N

PE

NG

EM

BA

LIA

N S

ST

D

AN

CA

DA

NG

AN

P

EN

YE

LE

SA

IAN


• SST lewat dikembalikan

• SST tiada tarikh tandatangan saksi dan pembekal

• SST tidak dikepilkan dengan bon pelaksanaan

• Pegawai meja tidak mengesahkan surat jaminan (i.e.

bon pelaksanaan)

• Bon pelaksanaan mempunyai kesilapan arithmatik

• Tempoh sah laku bon tidak mematuhi peraturan

berkuat kuasa

• Pembekal tidak berjaya menyediakan bon pelaksanaan

• Pembekalan dimulakan sebelum SST dikembalikan

• Pembekalan bermula sebelum SST dan bon

pelaksanaan dikembalikan

• SST dikembalikan tanpa bon pelaksanaan

• SST tidak dimatikan setem


61

JOM KITA BINCANGKAN


62

ISU

-IS

U B

ER

KA

ITA

N

PE

NG

EM

BA

LIA

N S

ST

D

AN

CA

DA

NG

AN

P

EN

YE

LE

SA

IAN


• SST lewat dikembalikan


CATATAN SAYA:

63

ISU

-IS

U B

ER

KA

ITA

N

PE

NG

EM

BA

LIA

N S

ST

D

AN

CA

DA

NG

AN

P

EN

YE

LE

SA

IAN


• SST tiada tarikh tandatangan saksi dan pembekal


CATATAN SAYA:

64

ISU

-IS

U B

ER

KA

ITA

N

PE

NG

EM

BA

LIA

N S

ST

D

AN

CA

DA

NG

AN

P

EN

YE

LE

SA

IAN


• SST tidak dikepilkan dengan bon pelaksanaan


CATATAN SAYA:

65

ISU

-IS

U B

ER

KA

ITA

N

PE

NG

EM

BA

LIA

N S

ST

D

AN

CA

DA

NG

AN

P

EN

YE

LE

SA

IAN


• Pegawai meja tidak mengesahkan surat jaminan (i.e.

bon pelaksanaan)


CATATAN SAYA:

66

ISU

-IS

U B

ER

KA

ITA

N

PE

NG

EM

BA

LIA

N S

ST

D

AN

CA

DA

NG

AN

P

EN

YE

LE

SA

IAN


• Bon pelaksanaan mempunyai kesilapan arithmatik


CATATAN SAYA:

67

ISU

-IS

U B

ER

KA

ITA

N

PE

NG

EM

BA

LIA

N S

ST

D

AN

CA

DA

NG

AN

P

EN

YE

LE

SA

IAN


• Tempoh sah laku bon tidak mematuhi peraturan

berkuat kuasa


CATATAN SAYA:

68

ISU

-IS

U B

ER

KA

ITA

N

PE

NG

EM

BA

LIA

N S

ST

D

AN

CA

DA

NG

AN

P

EN

YE

LE

SA

IAN


• Pembekal tidak berjaya menyediakan bon pelaksanaan


CATATAN SAYA:

69

ISU

-IS

U B

ER

KA

ITA

N

PE

NG

EM

BA

LIA

N S

ST

D

AN

CA

DA

NG

AN

P

EN

YE

LE

SA

IAN


• Pembekalan dimulakan sebelum SST dikembalikan


CATATAN SAYA:

70

ISU

-IS

U B

ER

KA

ITA

N

PE

NG

EM

BA

LIA

N S

ST

D

AN

CA

DA

NG

AN

P

EN

YE

LE

SA

IAN


• Pembekalan bermula sebelum SST dan bon

pelaksanaan dikembalikan


CATATAN SAYA:

71

ISU

-IS

U B

ER

KA

ITA

N

PE

NG

EM

BA

LIA

N S

ST

D

AN

CA

DA

NG

AN

P

EN

YE

LE

SA

IAN


• SST dikembalikan tanpa bon pelaksanaan


CATATAN SAYA:

72

ISU

-IS

U B

ER

KA

ITA

N

PE

NG

EM

BA

LIA

N S

ST

D

AN

CA

DA

NG

AN

P

EN

YE

LE

SA

IAN


• SST tidak dimatikan setem


CATATAN SAYA:

73


CATATAN SAYA:

74

CADANGAN BERDASARKAN AMALAN BAIK BERKAITAN SST BEKALAN/ PERKHIDMATAN

Sediakanbeberapa

format SST yang

sesuai dan selesa digunakandi jabatan mengikut jenis

kekerapan perolehan

Sediakansenarai semaktindakan untuk

pegawai meja dandikepilkan di kulit fail

projek sebelah kiri

Menggilirtugasan

menyusul SST dalam pasukanprojek supaya

berpengalaman

Sediakanformat surat-

surat rasmi untukperingatan kepada

pembekal yang lewatkemukakan SST

Sediakan dan

kemas kini Fail

Meja bagi Proses Kerja berkaitanisu menguruskan

SST

Tingkatkanbilangan kursus

perolehan kepadapegawai yang terlibat

perolehan secara

berulang-kali


75

PERANCANGAN PEROLEHAN

MENJAMIN KEBERKESANAN PENGURUSAN KONTRAK


76

Fasa 2: Kontrak Formal


77

78


SST dan DOKUMEN KONTRAK

1) Signed SST wujud ikatankontrak antarapembekal danKerajaan.

2) Signed SST

kena buat dokumenkontrak rasmi pulaselepas itu.

3)Kontrakrasmi siapkena bagitahupembekal.

4) Pembekal kenasign dokumenkontrak.


Pengurusan Bantuan Pakaian Dan Alatan

Sekolah untuk pelajar sekolah rendah 2009

Terengganu bernilai RM7.9 juta

• Kontrak formal perolehan antara

kerajaan dan pembekal tidak

ditandatangani antara kerajaan negeri

dan pembekal

• Bon pelaksanaan tidak dikenakan

terhadap pembekal.

• Pemeriksaan terhadap barangan yang

diterima tidak dijalankan• Memastikan setiap barangan yang diterima

menepati spesifikasi yang ditetapkan, kualiti

dan kuantiti sebenar mengikut pesanan,

dalam keadaan baik dan sempurna serta

selamat digunakan.

• Pemeriksaan audit juga mendapati sejumlah

284 buah beg sekolah bernilai RM10,792

mengalami kerosakan zip. Kesannya, beg

yang rosak tidak dapat diagihkan kepada

pelajar dan disimpan di stor sekolah dan JPN

serta di makmal sekolah.80


Kepentingan Mentadbir Kontrak Kerajaan

• Memberi manfaat

• Tidak diambil kesempatan

• Tidak diseleweng

• Tidak disalah guna

“Value for money”

Kepentingan kerajaan dilindungi

According to IACCM, poor contract management costs high-tech manufacturers big on the bottom line — up to $15 million per year, on average.


81


CATATAN SAYA:

82

Laporan Ketua Audit Negara Siri ke-3 2013

Kementerian Pelancongan dan

Kebudayaan - pengurusan dan

pengendalian acara


83

84


PRINSIP PENTADBIRAN KONTRAK YANG BAIK

6. PENUTUPAN KONTRAK/ PERJANJIAN

5. MENGAWAL SELIA KONTRAK/ PERJANJIAN

4. MELAKSANAKAN KONTRAK/ PERJANJIAN

3. MENULIS KONTRAK/ PERJANJIAN

2. PEMILIHAN PEMBEKAL/ PERUNDING/ PENYEDIA PERKHIDMATAN

1. MENILAI KEPERLUAN KONTRAK (NEEDS)

SUMBER: Office of Legislative Auditor

Minnesota, 2002 85



2. MENILAI KEPERLUAN KONTRAK (NEEDS)

i. Mengenal pasti perkhidmatan/ bekalan yang diperlukan

ii. Meneliti mengapa bekalan/ perkhidmatan itudiperlukan dan apakah manfaatnya kepada agensi

iii. Timbang alternatif terbaik untuk memperolehibekalan/ perkhid yang terbaikSUMBER: Office of Legislative Auditor

Minnesota, 2002 86



2. PEMILIHAN PEMBEKAL/ PERUNDING/ PENYEDIA PERKHIDMATAN

i. Bangunkan kriteria sepadan untuk menilaipembekal/ perunding/ penyedia perkhidmatandengan objektif untuk memenuhi keperluan

ii. Pilih ‘the best value’ untuk agensi

iii. Pastikan tiada ‘conflict of interest’ dalamorganisasi mahupun pegawai awamSUMBER: Office of Legislative Auditor

Minnesota, 2002 87



3. MENULIS KONTRAK/ PERJANJIAN

i. Tulis dengan jelas peranan, tanggungjawab dan prestasi yang diharapkan pada pembekal/ perunding/ penyedia perkhidmatandan pegawai awam

ii. Kenal pasti bberapa alat untuk memantau kontrak dan prestasiprojek

iii. Hubungkan bayaran kepada tahap kepuasan perkhidmatan/ bekalan yang jelas yang meliputi sepanjang hayat kontrak

Nyatakan pemilikan kerajaan ke atas output kontrak yang meliputisepanjang hayat kontrakSUMBER: Office of Legislative Auditor

Minnesota, 2002 88



4. MELAKSANAKAN KONTRAK/ PERJANJIAN

i. Dapatkan semua tandatangan semua pihakterlibat sebelum projek bermula

ii. Pastikan semula peruntukan yang mencukupidisediakan sebelum projek bermula


Minnesota, 2002 89



5. MENGAWAL SELIA KONTRAK/ PERJANJIAN

i. Sebaiknya kekalkan kepakaran pegawai dalamanbagi projek dari mula hingga akhir

ii. Secara berkala, pantau dan nilai kemajuankontrak dan selesaikan masalah berbangkit dan usulpenamatan jika projek tidak lagi ‘prudent’

iii. Follow-up hasil/ output/ outcome projek melaluimesyuarat pemantauan, lawatan kerja, laporanbulanan, pemerhatian audit dan aduan


Minnesota, 2002 90



6. PENUTUPAN KONTRAK/ PERJANJIAN

i. Pastikan semua ‘deliverables’ siap di tahapyang memuaskan sebelum bayaran akhir dibuat

ii. Nilai prestasi pembekal/ perunding/ penyediaperkhidmatan secara bertulis dan laporkan

iii. Gunakan hasil/ output/ outcome yang diperolehi daripada pelantikan kontrak tersebutSUMBER: Office of Legislative Auditor

Minnesota, 2002 91



CATATAN SAYA:

92

APAKAH KANDUNGAN PERLU ADA

DALAM DOKUMEN KONTRAK?

93


Contoh MukaPertamaDokumenKONTRAK


94

CONTOH BAIK STUKTUR UTAMA DOKUMEN KONTRAK BEKALAN/ PERKHIDMATAN

1. Definitions & Interpretations

2. Appointment and consideration

3. Effective date and duration of this agreement

4. Representations and Warranties

5. Contractor’s Obligation

6. Government Obligations

7. Government’s Rights

8. Dispute Resolution

9. Suspension

10. Termination by the the Government

11. Termination by the the Contractor

12. Termination on National Interest

13. Termination on Corruption, Unlawful or Illegal Activities

14. Payment Upon Suspension and Termination

15. Force Majeure

16. Amendment

17. Notices

18. Governing Law

19. Compliance With Laws and Regulations

20. Severability

21. Relationship of the Parties

22. Advertisement

23. Time

24. Costs and Stamp Duty

25. Income Tax

26. Schedules and Appendices

27. Waiver

28. Custody of Agreement

29. Successors Bound

30. Special Provisions

31. Signatories to the Agreement


CONTOH BAIK STUKTUR UTAMA DOKUMEN KONTRAK BEKALAN/ PERKHIDMATAN

3. Effective date and duration of this agreement

3.1 Contract Period

3.2 Extension of Contract Period

5. Contractor’s Obligation

5.1 Quality of Service

5.2 Timeliness of Services

5.3 Consequences of Delay

5.4 Instructions by Government

5.5 Contractor’s Personnel

5.6 Information & Records

5.7 Liability

5.8 Indemnity

5.9 Confidentiality

5.10 Notice of Delay

5.11 Assistance in Arbitration Inquiry or Litigation

5.12 Situation Beyond Control of Contractor

5.13 Prohibition on Association

5.14 Prohibition on Conflicting Activities

5.15 Independent Consultant

5.16 Technology & Knowledge Transfer

5.17 Intellectual Property Rights


6. Government’s Obligations

6.1 Appoinment of GR

6.2 Obligation to give instructions, decision etc without delay

6.3 Obligation to Supply Relevant Information & Assistance

6.4 Payment to the Services

6.5 Withholding Payment

26. Schedules and Appendices

Terms of Reference OR Scopes of Services

SST

Deliverables

Summary of Total Cost

Implementation Schedule

SSM

MOF Registration

Bon Pelaksanaan

Pendaftaran Pengutip Cukai

Sijil Bumiputera MOF

Polisi Insurans

dll

BILAKAH DOKUMEN KONTRAK/ PERJANJIAN WAJAR DISEDIAKAN?


SEBELUM VS SEMASA VS SELEPAS?

97

Pengendalian Pengurusan AcaraS

ura

t N

iat

&

Kaji

an

Pasara

n

Pro

ses

Te

nd

er/

R

un

din

gan

Teru

s

SST (Bon/ Insurans/

SSM/ MOF/ Bumiputera

dll)

KontrakFormal

(signed & mati

setem)P

ela

ksan

aan

Pra

Acara

Pela

ksan

aan

Ac

ara

(D-D

ay)

Pela

ksan

aan

Pasca

Acara

La

po

ran

Ac

ara

D

ikem

ukakan

Bayara

n

Pen

utu

p:

Kem

balikan

Bo

n

98

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Contoh Simulasi| PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM |

PERLUKAH SEMAKAN PENASIHAT UNDANG-UNDANG SEMASA MENYEDIAKAN DRAF DOKUMEN KONTRAK?

| Gambar hiasan || PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM |

99

SEMAKAN PENASIHAT UNDANG-UNDANG

AP204 SYARAT KONTRAK

• Jika sesuatu syarat perjanjian telahdisemak dan diluluskan oleh PeguamNegara atau PUU bagi kegunaan am,

pegawai yang diberi kuasa bolehlahmelaksanakannya tanpa merujuksemula untuk nasihat undang-undang selanjutnya.

• Nasihat Peguam Negara atau PUU adalah

perlu sekiranya:

i. Dibuat pindaan matan ke atas sesuatukontrak tertentu;

ii. Kontrak walaupun kecil nilainya tetapimengandungi implikasi undang-undang; atau

iii. Sesuatu kontrak memasukan prindip-prinsip atau dasar baharu atau kontrakbagisesatu jenis perkhidmatan yang belum pernah dikontrakkan.

100


BERAPA SALINAN DOKUMEN KONTRAK DIPERLUKAN?

• AP 205 WAJIB dalam 14 hari ditandatangani hantar:

• 1 Salinan kementerian/ jabatan

• 1 Salinan Akauntan Negara atau Akauntan JabatanMengakaun Sendiri (Kontrak Persekutuan); atau

• 1 Salinan Akauntan Negari atau Bendahari Negeri(Kontrak Negeri); atau

• 1 Salinan Akauntan Negara atau Akauntan JabatanMengakaun Sendiri dan Akauntan Negeri jika dibiayaibersama Persekutuan & Negeri

• PERLU salinkan juga kepada:

• Bahagian/ Seksyen/ Unit Perolehan

• Bahagian/ Seksyen/ Unit Bayaran

• Bahagian/ Seksyen/ Unit Kewangan

• Bahagian/ Seksyen/ Unit pemilik projek

• Pegawai Meja

• Pegawai yang diberi kuasa menyelia

• Pegawai penerima bekalan/ perkhidmatan

• Pegawai pengesah bekalan/ perkhidmatan


101


CATATAN SAYA:

102

TEMPOH TANDATANGANI KONTRAKPEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN BUKAN PERUNDING

• Kontrak bekalan/ perkhidmatan kecuali kontrak

perkhidmatan perunding perlu ditandatangani secepat

mungkin oleh kedua-dua pihak selewat-lewatnya

4 bulan dari tarikh SST dikeluarkan.

• Tarikh kuat kuasa kontrak adalah tarikh SST

ditandatangani oleh pembekal.

• Tarikh kontrak ialah tarikh kontrak

ditandatangani oleh kedua-dua pihak.


TEMPOH TANDATANGANI KONTRAKPERKHIDMATAN PERUNDING

• Sebaik sahaja SST dikeluarkan kepada perunding,

Agensi hendaklah menandatangani perjanjian

perunding dengan segera iaitu SEBELUM

TARIKH BAYARAN PERTAMA dibuat

kepada perunding.


NOW WHAT’S NEXT?


SST DAH SIGNED KONTRAK DAH MATIKAN SETEM

APA LAGI?

105

MEMANTAU MENGURUSMENTADBIRMENYELIA

Jadual pelaksanaan bekalan/

perkhidmatan seperti dalam

perjanjian

Prestasi pembekal/ penyedia

perkhidmatan/ perunding seperti

dijanjikan

Bayaran/ bayaran kemajuan projek

mengikut perjanjian

WHAT’S NEXT?

106


PENTADBIRAN KONTRAK BAGI PERKHIDMATAN

PERUNDING BUKAN FIZIKAL (KAJIAN/

PROJEK) DAN PEROLEHAN

PERKHIDMATAN LAIN


107

PERKHIDMATAN PERUNDING BUKAN FIZIKAL (KAJIAN/ PROJEK)

• Menggunakan asas

kontrak perkhidmatan dan

format PK3.3 1PP


Sumber: PK3.3 1PP

108


Arahan oleh wakil kerajaan

(GR)

• Agensi kena kenal pasti

• GR mesti kompetensi

menyelia kerja perunding,

mentadbir kontrak dan

keperluan projek yang

dilaksanakan

• Pegawai kerajaan sahaja

• Wajib disenaraikan GR

dalam perjanjian

perunding kerana hanya

arahan GR sahaja yang

sah

Sumber: PK3.3 1PP

WHO HAS THE RIGHT TO INSTRUCT?WHO HAS THE WIGHT TO DECIDE?

109



TANGGUNGJAWAB GR

Arahan yang dikeluarkan jelas

Arahan tidak kerap berubah tanpa justifikasi yang kukuh

Arahan mematuhi syarat perjanjian

Arahan ikut skop dalam perjanjian

Arahan lisan GR perlu disusuli bertulis oleh GR dalam tempoh kurang 7

hari dan difailkan

Arahan GR dalam mesyuarat perlu diminitkan dan disahkan Pengerusi

mesyuarat dan wakil surat ikat dan direkodkan dalam fail dalam tempoh

7 hari

GR perlu keluarkan peringatan bertulis seawal 7 hari sebelum tarikh

serahan akhir setiap deliverables

GR perlu pastikan penilaian prestasi perunding dibuat pada setiap

peringkat perkhidmatan dalam Sistem ePerunding

Sumber: PK3.3 1PP

110



KEHADIRAN MESYUARAT/ PERBINCANGAN

• Agensi perlu keluarkan surat panggilan/

e-mel minimum 5 hari lebih awal

• Jika Prinsipal tidak dapat hadir atas sebab

yang munasabah kena diwakili pegawai

kanan yang kompeten dan telah dinamakan

dalam perjanjian projek

Sumber: PK3.3 1PP

111



KAKITANGAN FIRMA PERUNDING

112



KAKITANGAN FIRMA PERUNDING

• Agensi perlu memastikan kakitangan perunding telah

dikenal pati dan dinamakan sebelum perjanjian

ditandatangani

• Setelah projek bermula, kakitangan projek perlu ditukar -->

GR diberi kuasa untuk meluluskannya tertakluk kepada:

• Kakitangan baharu itu ada kelayakan dan pengalaman

yang sama atau lebih tinggi sebagaimana dipersetujui

dalam perjanjian projek

• Tiada sebarang kos tambahan

• Jika kelayakan lebih rendah, GR perlu pastikan pengganti

kompeten melaksanakan skop kerjanya dan laraskan

kelayakan bayaran

• Agensi berhak potong bayaran perunding jika:

• pengganti berkelayakan lebih rendah daripada

dijanjikan dan tertakluk kepada GR telah bersetuju

terlebih dahulu.

• Bilangan kakitangan yang dijanjikan berkurang atau

tidak mencukupi sepanjang pelaksanaan projek

Sumber: PK3.3 1PP

113


SIAPA YANG LAYAK JADI

GR?

114


Keputusan GR boleh dinasihati dengan bermesyuarat atau

melalui minit ceraian tetapi perlu

ditandatangani oleh GR

115


DO NOT EXPECT DELAY BUT

EXPECT ON-TIME IMPLEMENTATION

IF NOT EARLY COMPLETION

116


Ganti Rugi Tertentu Dan Ditetapkan (LAD)PERKHIDMATAN PERUNDING BUKAN FIZIKAL (KAJIAN/ PROJEK)

• Agensi bertanggungjawab kenakan

LAD bila:

• Perunding gagal tepati tarikh

penyerahan akhir setiap

deliverables yang telah

dipersetujui dalam perjanjian

• Kelewatan di setiap peringkat

hingga penutupan akaun projek

• Kelewatan/ kegagalan perunding

menepati tarikh serahan akhir yang

ditetapkan terbukti disebabkan

perunding sahaja 117


DENDA PERKHIDMATAN BUKAN PERUNDING/ BEKALAN

118

Kontraktor gagal membuat penyerahan pada waktu yang

ditetapkan, apakah yang boleh dilakukan oleh pihak Agensi?

• Membeli bekalan yang dikehendaki itu

daripada punca-punca lain dan menolak

bekalan yang dipesan daripada Kontraktor

• Jika kos memperoleh bekalan itu daripada

punca-punca lain melebihi harga dalam

Kontrak ini, Kontraktor adalah dikehendaki

membayar perbezaan harga sebagai

pampasan kepada Kerajaan; atau

ALTERNATIF 1

• Setujuterima Pembekalan itu dan

mengenakan denda seperti formula berikut:

• Base rate (BR) guna yang disenaraikan oleh

BNM) di laman web Bank Negara

ALTERNATIF 2

= Nilai Pesanan x Base Rate x Bilangan hari lewat

365 hari


BAGAIMANA DENDA DITUNTUT?

119


BON PELAKSANAAN DIRAMPAS TIDAK CUKUP MENAMPUNG DENDA?

120

Apakah tindakan yang boleh diambil jika setelah denda dikenakan,

kontraktor gagal membayar denda, bon pelaksanaan telah

dirampas tetapi ada lagi hutang untuk dikutip daripada kontraktor?

Tuntutan sivil hendaklah diambil jika semua

tindakan lain tidak berhasil.


BOLEHKAH AGENSI MENGENAKAN DENDA ATAU HANYA MOF SAHAJA YANG BERHAK?

121

• Semua agensi adalah bertanggungjawab untuk mentadbir/

mengurus kontrak masing - masing dan juga mengenakan denda

bagi kontrak yang diuruskan olehnya.

• Walau bagaimanapun, agensi hendaklah

memaklumkan kepada Perbendaharaan, Bahagian

Pembangunan Kontraktor Usahawan (BPKU), CIDB mengenai

apa-apa denda/ LAD yang dituntut dan diterimadaripada pembekal /kontraktor


LAD PERLU JADUAL

PELAKSANAAN YANG JELAS

DENGAN TARIKH

SPESIFIK DI SETIAP

PERINGKAT

122


ContohDELIVERABLESKontrakPerkhidmatanPerunding

123


ContohJADUAL PEMBAYARAN KontrakPerkhidmatanPerunding yang sama

124


DELAY IS

MONEY

125


KELEWATAN DAN PELANJUTAN TEMPOH MASA (EOT)

126


EOT PERKHIDMATAN PERUNDING

• 2 keadaan layak EOT:

• Kelewatan perunding

disebabkan agensi

• cth: mendapatkan

pengesahan/ maklumat/

keputusan/ persetujuan

• Ada dokumen rasmi GR untuk

menangguhkan kesemua/

sebahagian perkhidmatan yang

ditetapkan perjanjian

• Kelewatan perunding hendaklah

kelewatan yang berpunca daripada

perunding semata-mata127


SYARAT EOT PERKHIDMATAN

PERUNDING

• Mesti berdasarkan jadual

pelaksanaan kerja perunding

dalam perjanjian

• Perlu laksanakan permohonan

dalam tempoh perjanjian, ie masih

sah berkuat kuasa

• Diluluskan Pihak Berkuasa

Meluluskan SAHAJA

• Rundingan dan syarat perjanjian

tambahan hendaklah diselesaikan

sebelum tarikh tamat perjanjian

128


Permohonan EOT diterima setelah tamat kontrak


Dibawa ke pertimbangan dan

kelulusan Pegawai Pengawal

Pegawai Pengawal hendaklah

mendapat nasihat daripada

Penasihat Undang-undang

Arahan Perbendaharaan (AP) 201/1(b)

tidak terpakai bagi perolehan

perkhidmatan perunding

Pegawai Pengawal

mengambil

tanggungjawab

sepenuhnya ke atas

keputusan yang dibuat

129


PERUBAHAN DAN EOT

130


Pihak

Berkuasa

Meluluskan

Sebutharga &

Syarat

Kontrak melebihi RM200,000 hingga RM500,000

Kontrak masih berkuat kuasa semasa EOT dipertimbangkan

Perubahan kontrak tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat lain

EOT tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat lain

EOT diberi HANYA SEKALI

Tempoh maksimum EOT ialah sehingga 2 tahun

Tambahan kuantiti kontrak bekalan atau kontrak perkhidmatan tidak melebihi 50% kontrak asal tertakluk kepada nilai RM250,000 dengan syarat jumlah keseluruhantambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000

Cth:

Kontrak bekalan

RM500,000. Tambah

kuantiti RM260,000.

Tidak lulus.

Cth:

Kontrak bekalan

RM500,000. Tambah

kuantiti RM249,000.

Lulus.


MENAHAN BAYARAN PERUNDING

1. Perunding langgar terma/ syarat perjanjian dalam tempoh perjanjian sah

berkuat kuasa

o cth:

gagal perbaharui pendaftaran dengan MOF/

gagal perbaharui pendaftaran dengan Lembaga Profesional

Bocorkan rahsia kerajaan kepada pihak ketiga

Berkongsi maklumat dengan pihak ketiga tanpa kebenaran agensi

131


2. Agensi dapati bayaran telah dibuatsebelum ini tidak setimpal dengan kerjayang telah dilaksanakan

FAKTA KES:

Bayaran Perunding menyediakan Draf Questionnaire = 15% nilai kontrak

Bayaran Perunding Questionnaire yang diterima pakai = 15% nilai kontrak

Senario:

Agensi didapati sudah buat bayaran 2 kali iaitu 15% untuk draf dan 15% untuk

Questionnaire yang diterima pakai. Tetapi kemajuan sebenar baru 20% kerana

selepas mesyuarat mengesahkan Questionnaire tersebut, ia perlu ditambah

baik lagi dan perlu dipersetujui semula oleh mesyuarat.

Tindakan wajar:AGENSI BERHAK MENAHAN BAYARAN seterusnya sehingga kemajuan 30% itu capai.

132


3. Keadaan yang didapati agensiboleh mengganggu kelancaranpelaksanaan projek

Cth:

Kakitangan gagal hadir tanpa

kebenaran GR dan pengganti

tidak disediakan yang

seterusnya mengakibatkan

kelewatan projek.

133


4. kegagalan perundingmenyempurnakan laporaninterim ikut tahapdeliverables yang ditetapkan

Cth:

• gagal sempurnakan laporan interim walaupun telah ditegur

berulang kali dan diberi cadangan penambahbaikan

• Perunding lewat mendapatkan kelulusan apa-apa yang

berkenaan dengan projek kerana kurang memahami

prosedur atau peraturan ditetapkan mana-mana pihak

berkaitan

134


PERUNDING BOLEH MERAYU kepada agensi

Agensi boleh menimbangrayuan tersebut tertaklukmemenuhi syarat

BAYARAN PERUNDING DITAHAN

135


Bayaran PERKHIDMATAN

PERUNDING BUKAN FIZIKAL (KAJIAN/ PROJEK)


Hanya boleh

dibuat setelah

Kontrak

ditandatangani

kedua pihak

136

CONTOH JADUAL PEMBAYARAN DALAM PERJANJIAN PERKHIDMATAN BUKAN PERUNDING

• ADA TARIKH bertempoh

• Ada jumlah bayaran dalam RM

137

Pemerhatian 1:

• TARIKH bertempoh DISEMBER:

• 4 Dis 2017 hingga 3 Jan 2018

• TARIKH bertempoh NOVEMBER:

• 4 Nov 2017 hingga 3 Disember 2017

Pemerhatian 2:

Perbincangan:

• Tarikh akhir bayaran selalunya pada 15 Dis.

• 2 tahun berlalu tanpa Akaun Kena Bayar (AKB)

• Sempat bayar untuk bil November 2016

• Tidak perlu proses bayaran bil Disember 2016

dalam tempoh AKB atau melalui AP58a sebab

tamat tempoh perkhidmatan pada Januari 2018. Bil

Jan 2018


CONTOH JADUAL PEMBAYARAN DALAM PERJANJIAN PERKHIDMATAN KESELAMATAN

• Jadual menyediakan FORMULA pengiraanbersyarat ikut jenis hari bekerja

138

Pemerhatian 1:

Perbincangan:

• Perlu lantikan rasmi PEGAWAI MEJA yang memantauPengawal Keselamatan atau kemas kini Fail Meja danMPK

• Perlu pengesahan bertulis kehadiran pengawalkeselamatan setiap hari

• Tidak hadir tidak boleh dibayar kecuali diganti tertakluksyarat perjanjian

• Hadir sahaja tidak mencukupi untuk dibayar dan perlupengesahan Watchman Clock yang sepadan


CONTOH JADUAL PEMBAYARAN DALAM PERJANJIAN BEKALAN BAHAN PROMOSI

• Jadual harga dan kuantiti mengikut jenis barang

139

Pemerhatian 1:

Perbincangan:

• Perlu lantikan pegawai penerima stok yang sampai

• Tidak dinyatakan berapa kali penghantaran

• Tiada jadual pelaksanaan

• Tiada alamat penghantaran

• Hanya ada Klausa 2.1 di bawah Skop Perjanjian sebagaiasas tindakan lanjut


ContohJADUAL PEMBAYARAN Kontrak PerkhidmatanPerunding

140

• Jadual pelaksanaan tidak masukkan elemenbayaran

Pemerhatian 1:


ContohJADUAL PEMBAYARAN Kontrak PerkhidmatanPerunding

141

• Jadual bayaran tiada tarikh yang spesifik tetapi diikatkepada output

• Tuntutan Imbuhan Balik pada pertengah Disember 2015.

Pemerhatian 2:

Perbincangan:

• Penyerahan laporan insepsi sahaja dinyatakan. Bolehdiperkemaskan dengan “…. Laporan Insepsi yang disahkan Jawatankuasa <tertentu>.”

• Jika berlaku kelewatan penyerahan mana-mana deliverables, pengiraan tempoh kelewatan perludisandarkan kepada Jadual Pelaksaaan di Jadual 7 tadi.

• Tarikh akhir bayaran selalunya pada 15 Dis. Setiaptahun. 2 tahun berlalu tanpa Akaun Kena Bayar (AKB)

• Tuntutan pertengahan Dis 2015 perlu dipastikanlengkap untuk bayaran ‘on-time’ dan selalunyaberlarutan ke tahun hadapan menjadi AP58a


PERALATAN DITERIMA TIDAK MENGIKUT SPESIFIKASI DAN DIBAYAR

142


KELEWATAN YANG TIDAK MUNASABAH

143

Antara pilihan tindakan:

• Agensi boleh menolak bekalan yang dihantar.

• Pembekal juga boleh diminta untuk menggantikan bekalan.

• Jika pembekal gagal menggantikan bekalan yang ditolak,potongan bayaran boleh dibuat.

• Sekiranya agensi terpaksa membeli daripada punca luar,perbezaan harga boleh dituntut daripada pembekal.

• Dalam keadaan di mana bekalan sudah digunakan dan tidakboleh dipulangkan semula, bayaran boleh dikurangkanberdasarkan penilaian.

144


Bayaran Advance/ Bayaran Pendahuluan

145


• TIADA Bayaran Advance/ Bayaran Pendahuluan dibenarkan untuk perolehan bekalan/

perkhidmatan bukan perunding di bawah Kontrak Pusat,

Kontrak Kementerian (terpusat) dan

Perkhidmatan perunding

• Jika layak, hanya Untuk Kontraktor Tempatan

• Perlu caj terus kepada Vot Projek itu• Akaun subsidiari pendahuluan perlu diselenggara



146


Pembekal Tempatan

• Bayaran

pendahuluan

sehingga 25%

nilai kontrak

atau maksimum

RM10 juta (ikut

yang mana lebih

rendah)

Penyedia

Perkhidmatan

Tempatan

• Bayaran

pendahuluan

sehingga 15%

nilai kontrak

atau maksimum

RM5 juta (ikut

yang mana lebih

rendah)

Syarat:

SST signed &

dikembalikan

Bon Pelaksanaan

dikemukakan

Polisi Insurans

dikemukakan

Jaminan (1 to 1)

bagi bayaran

pendahuluan

dikemukakan

- All 4 Wajib Dipenuhi

TIDAK TERMASUK KAEDAH SEBUT HARGA


PERATURAN/ PENGURUSANBayaran Advance/ Bayaran Pendahuluan

147


1. Jaminan untuk advance sama dengan

jumlah advance

• CTH: RM10juta advance vs RM10juta

jaminan advance

2. Bayaran balik advance melalui potongan

bayaran kemajuan

3. Pentadbir kontrak perlu pastikan bayaran

balik boleh selesai selewat-lewatnya pada

bayaran akhir

4. Tempoh bayaran balik tidak boleh melebihi

tempoh kontrak

5. Tempoh sah laku jaminan advance mesti

meliputi tempoh kontrak atau ke satu

tempoh lanjutan yang diluluskan

5. Jaminan advance dilepaskan bila semua

potongan selesai (ikut mana terdahulu)

6. Jaminan advance mesti patuhi syarat Lampiran

4.10 & 4.11 PK4 1PP

7. Bayaran advance yang gagal dibayar balik

perlu dituntut daripada bank/ syarikat

kewangan etc dalam tempoh sah laku jaminan

8. Jaminan advance perlu disahkan oleh bank/

syarikat kewangan yang mengeluarkannya dan

tidak boleh dibatalkan



148


Pembekal Tempatan

• Bayaran

pendahuluan

sehingga 25%

nilai kontrak

atau maksimum

RM100,000 (ikut

yang mana lebih

rendah)

Penyedia

Perkhidmatan

Tempatan

• Bayaran

pendahuluan

sehingga 15%

nilai kontrak

atau maksimum

RM50,000 (ikut

yang mana lebih

rendah)

BAGI KAEDAH SEBUT HARGA

Nota:

Pentadbir

kontrak perlu

pastikan

bayaran balik

boleh selesai

pada tahap

75% bekalan/

perkhidmatan

disempurnakan



149


HANYA UNTUK KONTRAK BERMASA SAHAJA

SYARAT-SYARAT:

• Tempoh kontrak melebihi 4 bulan

dan ke atas; dan

• Bayaran berkala sehingga 3 kali

dalam tempoh 4 bulan pertama

selepas SST sempurna dikembalikan

dan sebelum kontrak formal

ditandatangani

• Bayaran seterusnya hanya selepas

kontrak formal signed


Pengendalian Pengurusan AcaraS

ura

t N

iat

Seb

ut

Harg

a

SST (Bon/ Insurans/

SSM/ MOF/ Bumiputera

dll)

KontrakFormal

(signed & mati

setem)P

ela

ksan

aan

Pra

Acara

Pela

ksan

aan

Ac

ara

(D-D

ay)

Pela

ksan

aan

Pasca

Acara

La

po

ran

Ac

ara

D

ikem

ukakan

Bayara

n

Pen

utu

p:

Kem

balikan

Bo

n

150

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Contoh Simulasi


PENUTUP: KEMBALIKAN BON PELAKSANAAN

• Lepaskan bon pelaksanaan bila semuaobligasi kontrak selesai

• Simpan 1 salinan bon yang disahkan dalam fail

151


Senario: Bekalan Tidak Guna Habis/ Perkhidmatan Bukan Perunding


PENUTUP: KEMBALIKAN BON PELAKSANAAN

• bon pelaksanaan perkhidmatan @ bekalanguna habis boleh dilepaskan awal jikaagensi berpuas hati segala obligasiselesai dan tiada lagi tuntutan bayaran

• Simpan 1 salinan bon yang disahkan dalam fail

152


Senario: Bekalan/ Perkhidmatan Guna Habis


Wang Jaminan Pelaksanaan (Dengan kelulusan khas MOF)

• WJP ialah satu kemudahan bagi memenuhi keperluan Bon Pelaksanaan WJP bermaksudsejumlah wang yang dipegang oleh Kerajaan bagi memastikan kontraktor KERJAmematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak yang ditandatangani apabilagagal mengemukakan bon pelaksanaan.

• WJP bukan automatik bagi perolehan bekalan/perkhidmatan bukan perunding

• Pengurusan WJP Kontrak Kerja:

• 5% daripada nilai kontrak sepenuhnya

• Potongan bayaran WJP:

153


Asas Kiraan Untuk Kontrak Kerja:

Bayaran Pertama = 10% daripada 5% nilai kontrak

Bayaran Kedua = 5% daripada 5% nilai kontrak

Bayaran Ketiga …

Bayaran Keempat …

Bayaran Kelima …

sehingga kutipan WJP mendapat jumlah penuh 5% itu


Wang Jaminan Pelaksanaan (Dengan kelulusan khas MOF)

• WJP yang dicadangkan untuk menggantikan BonPelaksanaan kontrak bekalan. perkhidmatan bukanperunding wajar diasaskan kepada formula BonPelaksanaan di slaid 40

• Cadangan WJP ini perlu mendapat kelulusan khas MOF• Pengurusan WJP dengan kelulusan khas MOF hanya sesuai untuk bekalan/ perkhidmatan

yang mempunyai bayaran kemajuan.

• Wajar diagihkan berkadaran mengikut bayaran kemajuan dan perlu habis dipotong sebelumobligasi terakhir kontrak dilaksanakan.

• Cadangan pengurusan itu wajar diangkat bersekali dalampermohonan permohonan menggantikan bon pelaksanaankepada WJP sebelum SST disempurnakan semua pihak. 154



PERJANJIAN

DIBUAT

DENGAN

NIAT SUCI

HATI

ATAU

IN GOOD FAITH

155


SOMETIMES…

156


PERTIKAIAN PERKHIDMATAN PERUNDING• Jawatankuasa Penyelesaian Pertikaian (DRC)

Keahlian:

1. KSU/ Ketua Jabatan selaku

Pengerusi

2. Seorang wakil agensi terlibat

3. Seorang wakil perunding

Terma Rujukan DRC (TOR):

1. Agensi tubuh sendiri DRC ikut

keperluan

2. Agensi keluarkan pelantikan rasmi

sebelum bersidang

3. TOR disediakan agensi sebelum

bersidang

• Skop termasuk LAD selaras

perjanjian

• Dapatkan nasihat PUU agensi

masing-masing

• PUU boleh dipelawa hadir sama

sebagai Ahli Jemputan

• Gagal selesai rujuk kepada

Arbitration dan bukan ke MOF157


TIMBANG TARA

158


Contoh:

159


Contoh:

160| PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM |

TERMINATIONPENAMATAN 161


JENIS-JENIS PENAMATAN KONTRAK

Perolehan Perkhidmatan/ Bekalan

1

2

162




3 4

163




5a

5

Sumber: PK4 1PP

164


PERUNDING BOLEH DITAMATKAN BILA:

1. Menangguhkan perkhidmatan dangagal meneruskan kerja dengan tekun

2. Gagal melaksanakan semua @sebahagian perkhidmatan @ secaraberterusan mengabaikan obligasinya

3. Mungkir melaksanakan tanggungjwabsexara professional, kompeten, berhati-hati & tekun sepanjang masa

4. Obligasi tidak menepati kehedakagensi @ gagal mematuhi termaperjanjian

165| PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM |

Kontrak telah diadakan dengan pembekal yang berdaftartetapi tiada bon pelaksanaan dikenakan. Jika pembekalberdaftar ini tidak memberikan perkhidmatan yangmemuaskan, apakah tindakan-tindakan yang patut diambil?

Pilihan tindakan:

• Pembekal hendaklah diberisurat peringatan dan jikaperkhidmatan masih tidakmemuaskan surat amarandikeluarkan.

• Jika tiada kemajuan juga,kontrak hendaklahditamatkan.

• Laporan hendaklahdikemukakan kepada MOFuntuk tindakan selanjutnya.

166

SENARIO


Perolehan tertentu telah dikhaskan kepada kontraktorBumiputera atau Pembuat dan mereka telah diberikeutamaan harga. Walau bagaimanapun, kontraktor tersebuttelah kehilangan taraf pembuat/ Bumiputera semasa kontrakmasih berkuat kuasa. Bolehkah tindakan diambil terhadapkontraktor berkenaan?

Alternatif tindakan:

• Dalam kontrak sepatutnya ada klausa yang menyatakan dengan jelasbahawa kontraktor hendaklah sentiasa mengekalkan tarafBumiputera/ Pembuat dan jika pada bila-bila masa taraf tersebutgugur/ hilang, kontrak boleh ditamatkan.

• Jika klausa tersebut dinyatakan dalam kontrak, tindakan bolehdiambil untuk menamatkan kontrak dan merampas bon pelaksanaan

167

SENARIO| PERKONGSIAN PENGALAMAN KARTINI KARIM |

“Although a well-written contract can yield bad results and a poorly written contract can yield good results, agency contract management processes and practices should conform to the highest standards of good government.”


- Department of Administration Minnesota

168

PENAFIAN

• SAYA adalah tidak bertanggungjawab bagi apa-apa kehilangan atau kerugian yang disebabkan olehpenggunaan mana-mana maklumat yang diperolehi dari nota ringkas berbentuk slaid ini.

• Penjawat Awam adalah wajib merujuk kepada punca kuasa utama perolehan iaitu di laman web MOF dibawah topik 1PP pada setiap masa dan terkini.

• Saya tidak bertanggungjawab ke atas sebarang perubahan maklumat yang terkandung di dalam 1PPberbanding Nota berbentuk slaid ringkas ini.

169


CATATAN SAYA:

170

full pentad kontrak perolehan kerajaan by kartini dd071116

Government & Nonprofit