LAPORAN MESYUARAT AGUNG TAHUNAN SESI 201_ / 201_

KALI KE .........................................................

TARIKH:

...........................(.............)

TEMPAT:

....................

MASA :

........................

ANJURAN:

...............................................

TARIKH LAPORAN DISEDIAKAN

.........................................

*FONT SIZE: 11 * FONT TYPE : Arial

LOGO PERSATUAN /

KELAB

1.0 TUJUAN

1.1 Mesyuarat Agung Tahunan Sesi 201_ / 201_ bagi Persatuan / Kelab (nama Persatuan/Kelab) ini diadakan adalah untuk membubarkan ahli jawatankuasa sesi 201_ / 201_ dan melantik ahli jawatankuasa sesi 201_ / 201_.

1.2 Mesyuarat Agung Tahunan Sesi 201_ / 201_ bagi Persatuan / Kelab (nama Persatuan/Kelab) ini diadakan setiap tahun bagi membentangkan aktiviti-aktiviti yang telah dijalankan tahun lepas dan laporan kewangan Persatuan / Kelab (nama Persatuan / Kelab)

1.3 Lain-lain perkara jika perlu (contoh: aktiviti baru yang dirancangkan dan dibentangkan semasa mesyuarat agung tahunan tersebut.)

2.0 PENYERTAAN ( Buat dalam Bentuk ‘Excel”) sebagai Lampiran

2.1 Penasihat yang hadir :Nama :Jawatan :Jabatan :No. Kad Pengenalan :No.Telefon Bimbit :

2.2 Bilangan pegawai yang hadir :

2.3 Bilangan wakil MPP yang hadir: (jika ada)Nama :No.Matrik :Fakulti :Semester :No.Telefon :

2.4 Senarai nama ahli kelab yang hadir adalah seperti dalamNama :No.Matrik :Fakulti :Semester :No.Telefon :

3.0 PERASMIAN PROGRAM

3.1 Tarikh :

3.2 Masa :

3.3 Perasmi :

Nama :Jawatan :Jabatan :

4.0 UCAPAN PENGERUSI

4.1 Mesyuarat dimulakan dengan bacaan doa oleh wakil pelajar tahun __, (nama pelajar) dan ucapan terima kasih kepada pensyarah dan pelajar-pelajar yang hadir pada mesyuarat kali ini.

4.2 Ucapan alu-aluan sempena Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) kali ke-__.

5.0 UCAPAN PENASIHAT

5.1 (KATA-KATA ALUAN, HARAPAN, MERASMIKAN AGM – jika ada)

5.2 (Nama penasihat) telah membubarkan ahli jawatankuasa kelab(nama kelab) bagi sesi 201_ / 201_.

6.0 UCAPAN YDP

6.1 (Kata-Kata Aluan)

6.2 (Pembentangan Aktiviti Lepas – Sertakan L AMPIRAN 2 )

6.3 (Sebarang Persoalan Dibuka Oleh…….. Dan Ditutup Oleh……..)

6.4 (Sertakan Lampiran __ Tentang Soalan/Cadangan Dan Jawapan Untuk Setiap Soalan/Cadangan)

7.0 UCAPAN BENDAHARI

7.1 (Pembentangan Laporan Kewangan Kelab – Sertakan L AMPIRAN 3 )

7.2 (Pembentangan Dipersembahkan Dalam Bentuk Apa?) Contoh - Powerpoint

8.0 UCAPAN WAKIL MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR------------jika ada

8.1 (Nama MPP, Kata-Kata Aluan)

8.2 (Harapan, Merasmikan Pembubaran AhliJawatankuasa Sesi 201_ / 201_ – Jika Ada)

9.0 PERASMIAN PEMBUBARAN EXCO LAMA

9.1 Sesi perasmian pembubaran exco lama telah dilakukan oleh penasihat Persatuan/Kelab, (nama penasihat).

9.2 Exco lama naik ke atas pentas dan secara rasminya melucutkan jawatan masing-masing.

9.3 Majlis menjemput ………………….. untuk menyampaikan sijil kepada saudara (nama YDP) selaku YDP mewakili exco-exco yang lain.

(SILA SERTAKAN LAMPIRAN 4 SENARAI AHLI JAWATANKUASA LAMA)

10.0 PEMILIHAN AHLI JAWATANKUASA BARU

10.1 Pemilihan ahli jawatankuasa baru dilakukan secara undian oleh setiap ahli kelab yang hadir.

10.2 Urusetia pemilihan dipengerusikan oleh…………………………………

10.3 Sebanyak (bilangan) jawatan telah dipertandingkan. (Nyatakan Jawatan )

10.4 Setiap pencalonan perlu ada seorang pencadang dan penyokong.

10.5 (Terangkan tentang cara pemilihan)Cth : 1) Pengundian secara angkat tangan oleh pengundi 2) Pengundian secara undian atas kertas. 3) Lain-lain

10.6 Keputusan pemilihan dan jawatan yang dipertandingkan adalah seperti dalam LAMPIRAN 5.

11.0 PERLANTIKAN MAJLIS TERTINGGI DAN EXCO KELAB YANG BARU

11.1 (Sila Rujuk L AMPIRAN 6 Senarai Ahli Jawatankuasa Baru)

12.0 PENYERAHAN FAIL DARIPADA EXCO LAMA KEPADA EXCO BARU

12.1 Exco lama dan exco baru berhimpun di atas pentas.

12.2 Exco lama menyerahkan fail aktiviti kepada exco baru.

12.3 Wajah-wajah exco baru diperkenalkan kepada para hadirin.

13.0 UCAPAN YDP BARU

13.1 (Ucapan Alu-Aluan)

14.0 PERANCANGAN AKTIVITI KELAB SESI 201_ / 201_

13.1 Setiap ahli diberikan peluang untuk mengemukakan cadangan.

13.2 Sebanyak __ cadangan telah dikemukakan dan dibincangkan dengan semua ahli kelab.

13.3 __ cadangan telah diterima untuk dijadikan aktiviti kelab bagi sesi 201_ / 201_.

13.4 Sila rujuk LAMPIRAN 6 untuk aktiviti-aktiviti kelab yang dirancangkan bersama bajet yang diperlukan untuk setiap aktiviti.

15.0 PENUTUPAN PROGRAM

14.1 Tarikh :

14.2 Masa :

14.3 Perasmi penutup :

16.0 PENUTUP

Ucapan penutup oleh pengerusi majlis. Mesyuarat ditangguhkan pada sesi yang seterusnya.

Disediakan oleh, Disahkan oleh,

…………………………………… …………………………………….(NAMA SETIAUSAHA BARU) (NAMA YDP BARU)Setiausaha, YDP,(Nama Kelab) Sesi 201_ / 201_ (Nama Kelab) Sesi 201_ / 201_Universiti Sultan Zainal Abidin Universiti Sultan Zainal Abidin(No. telefon pelajar) (No. telefon pelajar)No.Matrik No.Matrik

Disahkan Oleh Penasihat:

……………………………………(NAMA PENASIHAT ) (Nama Kelab) Sesi 201_ / 201_Universiti Sultan Zainal Abidin (No. telefon) No. Kad Pengenalan

LAMPIRAN 1SENARAI NAMA AHLI KELAB YANG HADIR KE

MESYUARAT AGUNG PERSATUAN / KELAB (NAMA PERSATUAN / KELAB) KALI KE-__

BIL. NAMA AHLI NO.MATRIK PROGRAM TAHUN NO.TEL

LAMPIRAN 2 LAPORAN AKTIVITI TAHUNAN SESI 201X/ 201X

Aktiviti Yang Telah Dilaksanakan

1) Tajuk Program :

Tarikh :

Tempat :

Masa :

(PENERANGAN TENTANG AKTIVITI YANG TELAH DIJALANKAN – DALAM BENTUK PERENGGAN)

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

2) Tajuk Program :

Tarikh :

Tempat :

Masa :

(PENERANGAN TENTANG AKTIVITI YANG AKAN DIJALANKAN – DALAM BENTUK PERENGGAN )

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Bilangan aktiviti ádalah bergantung kepada bilangan aktiviti yang telah dilaksanakan

Aktiviti Yang Tidak Dapat Dilaksanakan1) Tajuk Program :

Alasan :

2) Tajuk Program :

Alasan :

Bilangan aktiviti ádalah bergantung kepada bilangan aktiviti yang dirancang tetapi tidak dapat dilaksanakan.

LAMPIRAN 3

AKAUN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN TAHUNAN SESI 201_/ 201_

Pendapatan :

PERKARA JUMLAH (RM)

Baki Tabung Kelab Terdahulu

Yuran Program Kelab :

1) Program A

2) Program B

3) Program C

* dan seterusnya

Sumbangan HEPA

Sumbangan Pihak Luar

JUMLAH KESELURUHAN

Perbelanjaan :

PERKARA JUMLAH (RM)

JUMLAH KESELURUHAN

Baki Terkini Tabung Kelab = Jumlah Keseluruhan Pendapatan -Jumlah Keseluruhan Perbelanjaan

= RM_______ - RM__________ = RM_______

LAMPIRAN 4

SENARAI JAWATAN YANG DIPERTANDINGKAN, CALON-CALON YANG BERTANDING DAN KEPUTUSAN PEMILIHAN AHLI JAWATANKUASA BARU BAGI PERSATUAN /

KELAB (NAMAPERSATUAN / KELAB) DAN BAGI SESI 201X/201X

JAWATAN YDP 1) CALON :

PENCADANG :

PENYOKONG :

UNDI :

2) CALON :

PENCADANG :

PENYOKONG :

UNDI :

(BERGANTUNG KEPADA BILANGAN CALON YANG BERTANDING)

(Daripada keputusan undian ini, (nama calon yang menang) telah menang dengan majoriti (jumlah undian pemenang – jumlah pesaing terdekat)

(Sila nyatakan jika Naib YDP dilantik secara langsung daripada calon yang mendapat undian

kedua tertinggi.)

JAWATAN SETIAUSAHA

1) CALON :

PENCADANG :

PENYOKONG :

UNDI :

2) CALON :

PENCADANG :

PENYOKONG :

UNDI :

(BERGANTUNG KEPADA BILANGAN CALON YANG BERTANDING)

(Daripada keputusan undian ini, (nama calon yang menang) telah menang dengan majoriti (jumlah undian pemenang – jumlah pesaing terdekat)

(Sila nyatakan jika Naib Setiausaha dilantik secara langsung daripada calon yang mendapat

undian kedua tertinggi.)

(JAWATAN SETERUSNYA)…………

(sila nyatakan jawatan, nama dan No. Matrik penyandang jawatan jika ada ahli jawatankuasa yang dilantik secara terus tanpa proses pemilihan.)

LAMPIRAN 5

SENARAI NAMA AHLI JAWATANKUASA PERSATUAN / KELAB_________ SESI 201_/ 201_

Ahli Jawatankuasa Tertinggi (No. Matrik)

NAMA JAWATAN NO. MATRIK NO. TELFON

YDP

Timbalan YDP

Setiausaha

Timbalan Setiausaha

Bendahari

Timbalan Bendahari

Senarai Ahli Jawatankuasa Exco

NAMA JAWATAN EXCO NO. MATRIK NO. TELFON

* Bilangan exco adalah bergantung kepada bilangan exco yang dilantik oleh kelab.* Lampiran 5 ini adalah untuk senarai AJK lepas yang dibubarkan.

LAMPIRAN 6

PERANCANGAN AKTIVITI PERSATUAN / KELAB_____________ SESI 201_/ 201_

Aktiviti Tahunan

BULAN AKTIVITI PENGARAH PROGRAM /

NO. TELEFON

ANGGARAN BAJET

Aktiviti Yang Dirancang

BULAN AKTIVITI PENGARAH PROGRAM /

NO. TELEFON

ANGGARAN BAJET

* Aktiviti Tahunan adalah melibatkan aktiviti yang dijalankan oleh kelab setiap tahun.* Aktiviti Yang Dirancang adalah aktiviti yang dirancang oleh kelab sepanjang sesi 201_/ 201_