PANDUAN PELAKSANAANPROJEK INOVASI

KELAB DAN PERSATUANDI SEKOLAH

LANGKAH 1PENUBUHAN KUMPULAN

- Tubuh kumpulan dari Kelab dan Persatuan yangsama

- 6 hingga 10 orang ahli adalah ideal

- Pilih ketua kumpulan, beri nama kumpulan,- Pilih ketua kumpulan, beri nama kumpulan,carta organisasi kumpulan, logo, moto, objektifkumpulan mengikut jabatan

- Carta pembatuan projek dan laksanakanmesyuarat kumpulan

PROFIL KUMPULAN

• Tarikh Ditubuhkan:

• Fasilitator:

• Ketua Kumpulan:GAMBAR

• Penolong Ketua Kumpulan:

• Setiausaha:

• Ahli-ahli Kumpulan:

GAMBARKUMPULAN

LOGO & MOTO KUMPULAN

Kumpulan perlu menjelaskan Logo & juga motokumpulan. Ia boleh dilaksanakan denganmemperincikan:

-Bentuk logo-Bentuk logo

-Warna yang digunakan dalam logo

-Moto yang digunakan oleh kumpulan

JADUAL MESYUARAT

Kumpulan telah sebulat suara bersetuju untuk

mengadakan mesyuarat mengikut jadual seperti

berikut:

Hari : __________________________• Hari : __________________________

• Masa : __________________________

• Tempat : __________________________

JADUAL MESYUARAT

REKOD KEHADIRAN MESYUARAT

KEY MILESTONEPELAKSANAAN PROJEK

PELAKSANAAN PROJEK MENGIKUTKITARAN PDCA

PEMBAHAGIAN TUGASAN AHLI KUMPULAN

LANGKAH 2PEMILIHAN MASALAH

• Masalah dipilih melalui proses percambahan fikirandan boleh juga dari maklumat mesyuarat semakanpengurusan (sekiranya organisasi melaksanakanpengurusan (sekiranya organisasi melaksanakanSistem Pengurusan Kualiti)

• Masalah disenarai pendek untuk memilih masalahyang paling kritikal melalui proses data kaji selidikkekerapan masalah, Analisa SMART dan AnalisaFaedah.

LANGKAH 2 (SAMB)

• Sumber masalah boleh didapati dari aduanpelanggan, penemuan audit, cadangan ahli,saranan pihak pengurusan

• Masalah yang dipilih haruslah sejajar dengan misi,• Masalah yang dipilih haruslah sejajar dengan misi,visi dan objektif kualiti jabatan & organisasi.

KRITERIA PEMILIHAN MASALAHMELALUI ANALISA SMART

S-Specific

• Masalah yang dikemukakan adalah masalahyang terjadi di bahagian/ bidang kuasa kerja ahliyang terjadi di bahagian/ bidang kuasa kerja ahlikumpulan dan skop masalah meliputi proseskerja & penyampaian perkhidmatan

ELEMEN KRITERIA

M-Measurable

• Ada metrik atau unsur pengukuran dan datamengenai masalah boleh dicari.

ELEMEN KRITERIA

A-Achievable

• Masalah yang dikemukakan dapat diselesaikan &tidak perlu bergantung kepada pihak luaran

ELEMEN KRITERIA

R-Realistic

• Masalah yang dicadangkan mempunyai ‘outcome’yang logik & realistik

ELEMEN KRITERIA

T-Time Frame

• Masalah yang dicadangkan dapat diselesaikandalam tempoh 4 -6 bulan

LANGKAH 3MEMAHAMI MASALAH / SITUASI

• Gunakan Teknik 5W & 1H untuk memperjelaskan masalah

• Huraikan terminologi yang penting bagi memahami projekdan carta alir proses

• Data ditunjuk secara grafik (graf) dan gambar /video• Data ditunjuk secara grafik (graf) dan gambar /videomenggambarkan keparahan (severity) masalah

• Nyatakan kesan jika penambahbaikan tidak dibuat: Kesanpada pelanggan, kakitangan, organisasi

TEKNIK 5W & 1H

• What is the problem

• Who is involved in thisProblem

• When & Where does

• Apakah masalahnya• Siapa yang terlibat

dengan masalah• Bila & Di mana masalah

berlaku• When & Where doesthis problem occur

• Why is it a problem

• How does thisproblem affect co. /customer

berlaku• Mengapa ia adalah satu

masalah• Bagaimana masalah

memberi impak kepadasyarikat / pelanggan

SURAT PERMOHONAN MENJALANKANPROJEK KEPADA PIHAK PENGURUSAN

• Kumpulan, melalui ketua kumpulan perlulahmengemukakan surat permohonan kepada pihakpengurusan atasan (Ketua Bahagian / Jabatan)pengurusan atasan (Ketua Bahagian / Jabatan)bagi meminta kelulusan untuk menjalan projek &meminta persetujuan pihak atasan mengenai tajukprojek KIK yang dipilih.

LANGKAH 4ANALISA ‘ROOT CAUSE’

• Melalui Rajah Sebab Akibat

• Verifikasi punca masalah melalui proses: menelitisumber dan membuat kesimpulan (terima / tidak)

• Kaedah verifikasi ialah pemerhatian (walk the• Kaedah verifikasi ialah pemerhatian (walk theprocess), data & rekod, laporan, memo, hasilpenemuan audit, kajian borang soal selidik, layout,motion time study

LANGKAH 4

• Pareto gambarkan taburan dan kekerapan puncamasalah

• Sasaran penambahbaikan proses penentuanmelalui penggunaan prinsip pareto, prosesmelalui penggunaan prinsip pareto, prosesbenchmarking, merujuk standard (cth: makmal)atau arahan pihak pengurusan.

RAJAH SEBAB AKIBAT(RAJAH ISHIKAWA)

Tujuan:Menggambarkan hubungkait antara akibat sebagaimasalah dan sebab-sebab yang mempengaruhinya.

Kegunaan:Kegunaan:• Untuk menyusun sebab- sebab masalah dengan

sistematik.

• Dapat menganalisa keadaan sebenar sesuatumasalah.

LANGKAH 5PELAN PENYELESAIAN / INOVASI

• Gunakan teknik percambahan fikiran untuk

mendapatkan pelbagai alternatif penyelesaian

• Gunakan Rajah Pokok (Tree Diagram) serta analisaPro & Kontra untuk menilai segala alternatifPro & Kontra untuk menilai segala alternatifpenyelesaian

• Kumpulan perlu mempersembahkan hasil kajianprojek kepada pihak pengurusan

• Pelan Tindakan perlu disediakan

GAMBARAJAH POKOK

CONTOH ANALISA PRO KONTRA

PELAN TINDAKAN

LANGKAH 6LAKSANAKAN PENYELESAIAN / INOVASI AM

• Perlu gambarkan perubahan dari proses lama ke baru• Perbandingan sasaran dan pencapaian sebenar projek

(sebelum dan selepas projek) perlu dilakukan melaluigraf / Paretograf / Pareto

• Jika beberapa uji cuba perlu dilaksanakan, setiap hasilperlaksanaan uji cuba perlu dibandingkan

• Data perlu dilampirkan dan diverifikasi oleh pihakpengurusan mengenai pencapaian projek

• Lampirkan surat taklimat kepada organisasi tentangaktiviti penambahbaikan dan juga surat kebenaran ujicuba dari pengurusan

SURAT KEBENARAN UJI CUBA DARIPIHAK SEKOLAH

• Surat kebenaran Uji Cuba perludilampirkan kerana ini akan membuktikanbahawa pihak sekolah bersetuju denganbahawa pihak sekolah bersetuju denganpelan tindakan yang akan diambil olehkumpulan

LANGKAH 7PENGAWASAN TERHADAP HASIL

• Laksanakan Analisa Kos-Faedah (Cost BenefitAnalysis)

• Pamirkan pencapaian projek dari segi:a) Kos operasib) Kualitib) Kualitic) Masa, Produktivitid) Kepuasan Hati Pelanggane) Faedah Tidak Ketara• Impak projek kepada Jabatan / Organisasi / Negeri /

Negara

LANGKAH 8TINDAKAN PENYERAGAMAN

Nyatakan:

• Peringkat penyeragaman yang dilaksanakan(Sekolah/Daerah/Negeri/Kebangsaan)

• Sokongan pihak pengurusan terhadap inovasi dan• Sokongan pihak pengurusan terhadap inovasi danpenyelesaian

• Pengiktirafan yang telah kumpulan & inovasi kecapi

• Pengubahsuaian Fail Meja, Prosedur, SOP

• Latihan dan taklimat bagi pengguna sistem/ prosesbaru tersebut

LANGKAH 9PRESTASI KUMPULAN

• Nyatakan masalah yang dihadapi kumpulan semasaperlaksanaan projek & cara kumpulan mengatasinya.

• Pembelajaran yang diperolehi• Penilaian Prestasi ahli kumpulan dinilai melalui borang

kaji selidik – kerjasama, tanggungjawab, penggunaankaji selidik – kerjasama, tanggungjawab, penggunaanQC tools, penyelesaian masalah secara sistematik,pemahaman konsep ICC, komunikasi, disiplin,pengurusan masa.

• Gunakan Carta Radar untuk memperjelaskan prestasikemajuan ahli

• Nyatakan projek akan datang

CONTOH PENILAIAN PRESTASI KUMPULAN

LANGKAH 10PENYEDIAAN LAPORAN DAN

PERSEMBAHAN UNTUK KONVENSYEN• Laporan

- Cetakan berwarna

- Aturan slides perlu sama dengan persembahan- Aturan slides perlu sama dengan persembahan

nanti

- Nomborkan turutan slides

- Jelas, kemas dan terang

LANGKAH 10PENYEDIAAN LAPORAN DAN

PERSEMBAHAN UNTUK KONVENSYENPersembahan

• Syarat: 5 minit masa persediaan, 20 minitpersembahan, 5 minit soal jawabpersembahan, 5 minit soal jawab

• Added Advantage:

- Pembentangan lancar, bersemangat

- Demonstrasi inovasi

- Gimmick persembahan, lagu intro