fail rtm jld1

8/14/2019 Fail RTM Jld1

1/33


2/33

FAILFAIL

Fail dapat didefinisikan sebagai satu folderyang mengandungi surat atau lampiran. Failrasmi atau fail awam dapat didefinisikansebagai,

satu folder yang didaftarkan dalam manasurat-surat (lampiran-lampiran) disusun

dengan cermat dan sistematik

Fail sebenarnya bukanlah perkataan yangberasal daripada Inggeris File, tetapi dariBahasa Latin Fillum bermakna sejenisbenang di mana kertas-kertas disusun.


3/33


4/33

PEMBUKAAN FAILPEMBUKAAN FAIL Sebelum sesuatu fail dibuka, adala menjadi

tanggungjawab utama bagi kerani registri untukmenyemak dan memastikan fail berkenaansudah dibuka ataupun belum dibuka. Kecuaian

kerani yang membuka fail kadang-kadang akanmenyebabkan perkara-perkara berikut:

Pewujudan dua fail dengan tajuk dan nombor yangsama.

Penwujudan dua fail dengan tajuk yang sama tetapinombor yang berlainan.

Pewujudan dua fail dengan tajuk berlainan tetapinombor yang sama.


5/33

PEMBUKAAN FAILPEMBUKAAN FAIL Untuk mengelakkan keadaan seperti di atas

adalah menjadi tanggungjawab utama keraniregistri untuk megikuti langkah-langkah sepertiberikut:

Semak setiap surat/memo yang diterima mempunyainombor rujukan fail.

Baca isi kandungan surat dengan cermat dan semakperkara utama dalam surat.

Semak panduan-panduan yang sedia ada seperti doket

abjad, senarai fail, buku daftar fail, komputer dan lain-lain panduan. Dengan mengikuti langkah-langkah seperti diatas

seseorang kerani registri dapat memastikan fail sudahatau belum dibuka. Sekiranya fail belum dibukabarulah fail baru perlu dibuka.


6/33

KULIT FAILKULIT FAIL

Terdapat beberapa jenis kulit fail yangdigunakan oleh Kerajaan Malaysia dan kulit-kulitfail ini adalah seperti berikut:

Perkara terbuka kulit berwarna putih (Am 435 pin1/80).

Perkara terhad kulit fail berwarna putih dengan copterhad.

Perkara sulit kulit fail berwarna hijau (Am 436). Perkara rahsia kulit berwarna merah jambu berpalangmerah (Am 437).

Perkara rahsia besar kulit fail berwarna kuning muda,berpalan merah (Am 438).


7/33


8/33

TAJUK FAILTAJUK FAIL

Perkataan-perkataan dengan ejaansama tetapi mempunyai makna yangberlainan juga perlu dielakkan(homographs), contohnya:

Kabinet rak menyimpan fail

Kabinet Parlimen

Bahagian Kabinet suatu bahagian diJabatan Perdana Menteri.


9/33

TAJUK FAILTAJUK FAIL

Tajuk-tajuk fail yang digunakan jugaakan ditentukan oleh fungsi sesuatu

jabatan.

Contohnya, jabatan-jabatan yang sentiasaterlibat di dalam kursus perlu membuka fail-

fail yang mengandungi tajuk-tajuk kursussecara khusus, manakala jabatan yang

jarang sekali terlibat dalam kursus tidakperlu membuka fail-fail dengan tajuk-tajuk

khusus. Satu fail am khusus adalahmemadai.


10/33

NOMBOR RUJUKAN FAILNOMBOR RUJUKAN FAIL

Nombor rujukan fail yang dibukaperlulah mengikuti sistem

kelasifikasi fail yang sediadigunakan oleh jabatan berkenaan.


11/33

KERTAS-KERTAS YANGKERTAS-KERTAS YANG

BERHUBUNGBERHUBUNGCatatan kertas-kertas yang

berhubung di atas kulit sebenarnya

bermaksud fail/fail yang berkaitan.

Sekiranya sesuatu jabatankerajaan/agensi kerajaan tukar

kepada sistem kelasifikasi yang baru,maka nombor fail lama perlulahdicatatkan di dalam ruang ini

sebagai rujukan (cross reference).


12/33

TARIKH KANDUNGANTARIKH KANDUNGAN

PERTAMA/AKHIRPERTAMA/AKHIRPERTAMA: tarikh/lampiran pertama yang dimasukkan

dalam fail perlu dicatitkan. Tarikh ini bukanlah

tarikh terima surat ataupun tarikh suratdimasukkan dalam kulit fail.

AKHIR: tarikh lampiran/surat terakhir perlu dicatatkan

di dalam ruang ini. Tarikh ini hanya perludicatatkan apabila fail berkenaan ditutup.Tarikh ini bukanlah tarikh terima surat, tarikhsurat dimasukkan dalam fail ataupun tarikhtutup fail.


13/33

EDARAN FAILEDARAN FAIL

Edaran Fail (dihantar kepada/tarikhdihantar)

Dihantar kepada ringkasannama/jawatan pegawai yang akanmenerima fail untuk tindakan.

Tarikh dihantar adalah hari, bulan dantahun.


14/33

KANDUNGAN SURAT DLMKANDUNGAN SURAT DLM

FAILFAIL

Surat-surat/lampiran-lampiran perludimasukkan di sebelah kanan sesuatufail dan kertas minit di sebelah kiri fail.

Selepas surat dimasukkan perlu

dicatatkan bilangan kandungan fail disudut kanan atas surat (bulatkan).


15/33

Kertasminit

Surat

KulitFail

KertasMinit No.

HelaiNo.

ARKIB NEGARA MALAYSIAJALAN DUTA

50568 KUALALUMPUR

CONTOH KANDUNGAN SURAT DALAMCONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM

FAILFAIL


16/33


17/33

KAD KELUARFAIL

Registri 1

No. Fail

:Indeksperkara :Tajuk Fail

:

Dihantar

Kepada: Tarikh: Oleh: Kepada:

Tarikh: Oleh:

Dihantar

HENDAKLAH DIKANDUNGKAN DALAM FAIL


18/33

KERTAS MINITKERTAS MINIT

Merekodkan surat keluar dan masuk

Surat masuk perlu ditulis dengan penberwarna merah

Surat bth. _____ drp. _____ dikdgn. pd. _____ Surat bth. _____ drp. _____d/m pd. _____

Bil. _____ drp. _____ bth. _____ d/m pd. _____

Surat keluar perlu ditulis dengan pen berwarnabiru atau hitam Surat bth. _____ d/h kpd. _____ pd. _____

Bil. _____ kpd. _____ bth. ____ d/h pd. _____


19/33

KERTAS MINITKERTAS MINIT

Menulis arahan/perhubungan bertulis siantara pegawai bawahan atau kepegawai atau bahagian ke bahagian.

Kertas Minit No. Helai No.


20/33

PENTINGNYA MINITPENTINGNYA MINIT

Perhubungan antara pegawai-pegawaiatau bahagian-bahagian dalam

sesebuah Jabatan adalah biasanyadilakukan melalui minit.

Kertas-kertas minit di dalam fail-failadalah disediakan bukan sahaja untukmerekodkan surat-surat yang diterimaatau yang masuk tetapi adalah juga

untuk menulis minit-minit.


21/33

CARA-CARA MENULIS MINITCARA-CARA MENULIS MINIT

Perenggan pertama dalam sesuatuminit itu, hendaklah diberikan

nombor.

Minit dalam tulisan tangan hendaklah

ditulis dengan jelas dan terang supayapegawai yang menerima minit itutidak perlu menghabiskan masanya

mencuba membacanya.


22/33


23/33

MINIT UNTUK MENDAPATMINIT UNTUK MENDAPATKEPUTUSAN/TINDAKANKEPUTUSAN/TINDAKAN

Apabila sesuatu minit itu ditulis dengan maksud untukmendapatkan sebarang keputusan atau tindakan dariseseorang pegawai kanan, dan perkara yang diminitkan tidakdikupas atau diulas dengan panjang lebar di dalam sebuahkertas atau minit bebas yang lain di dalam fail, maka penulis

minit hendaklah mengambil ingatan akan yang berikut:

Minit itu hendaklah ditulis dengan ringkas tetapi lengkapkandungannya.

Surat-surat dan fail/fail yang dirujuk hendaklah dicatatkan dalamminit dan sertakan sekali;

Pandangan-pandangan Jabatan lain (jika ada) hendaklah disebut;dan

Pendapat penulis minit tentang keputusan atau tindakan yangdiperlukan hendaklah juga diberi.


24/33

Contoh:Contoh:Fail Aktif yang boleh

ditutup adalah setelahtebal melebihi satuinci atau mengandungi100 lampiran (yang

mana lebih awal)Apabila fail ini telahditutup maka tindakanbaru hendaklah

dilakukan dalam faillain.

Fail tidak aktif dikelaskansebagai tidak aktif apabilafail itu tidak digunakanselama lima tahun. Fail iniboleh ditutup.

PENUTUPAN FAIL


25/33

PNB.,KLPERKARA

KURSUS PENGURUSANREKOD

(Am 435-Pin.1/80)

ANM.400-1Didaftar di bawah

perkara

Kertas-kertas YangBerhubung

A

NM.40

0-1

APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKANDALAM FAIL LAIN

FAILAKTIF


26/33

PNB.,KLPERKARA

KURSUS PENGURUSANREKOD

(Am 435-Pin.1/80)

ANM.400-1Didaftar di bawah

perkara

Kertas-kertas YangBerhubung

A

NM.40

0-1

APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKANDALAM FAIL LAIN

FAILTIDAK

AKTIF


27/33

PENUTUPAN FAILPENUTUPAN FAIL

FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN;

Apabila surat yang diterima memerlukan

tindakan dan perlu dimasukkan dalam faildan fail asal tidak dapat dikesan, sampulkecil hendaklah digunakan sebagai langkahsementara.

Apabila fail utama dijumpai maka sampulkecil dan kandungannya hendaklahdimasukkan ke dalam fail itu.


28/33

Sampul kecil juga boleh digunakanapabila ssuatu surat perlu diambiltndakan oleh lebih daripada duaorang pegawai pada masa yang

sama.

Surat perlulah dibuat salinan (xerox)dan satu surat dimasukkan dalamfail utama dan yang lain-laindimasukkan dalam sampul-sampulkecil.


29/33

SAMPUL KECIL

PERKARA:

MINIT-MINIT

NO. KERTAS AM TAJUK NO. KANDUNGAN

Am 435A-Pin.1/82


30/33


31/33

Sekiranya fail utama tidak dapatdikesan di dalam satu jangka masa

yang tertentu, satu fail baru hendaklahdibuka dan sampul kecil perlu dimasuki

dalam fail baru itu.

Ada ketika fail baru telah dibuka danfail lama telah dijumpai, di dalam

keadaan ini fail lama boleh ditutup danfail baru dijadikan sebagai jilid 2.


32/33

KULIT FAIL ROSAKKULIT FAIL ROSAK

Kulit fail yang rosak boleh digantikan.Sekiranya terdapat catitan yang penting diatas kulit fail yang rosak, kulit fail

berkenaan hendaklah digunting dandimasukkan di dalam fail.

Sekiranya tidak ada apa-apa catitan yangpenting kecuali nombor dan tajuk failsahaja, kulit fail berkenaan bolehdimusnahkan dengan cara-cara yangselamat.


33/33

fail rtm jld1

Documents