SISTEM FAIL

PENGELASAN FAIL• Fail sangat mustahak dalam urusan

rasmi kerajaan sebagai rekod dan mencatatkan tindakan-tindakan yang diambil, keputusan yang dibuat.

• Juga sebagai tempat menyiasat apa tuduhan, kelemahan atau kegagalan.

FAIL• Fail merujuk kepada lembaran kertas

atau kad berlipat yang digunakan untuk menyimpan rekod secara tersusun, selamat atau mudah diakses khususnya rekod yang berbentuk surat, gambar,maklumat bercetak dan dokumen lain tentang sesuatu perkara.

MEMBERI TAJUK FAIL• Fail yang dibuka hendaklah diberi

tajuk rengkas yang membayangkan isi kandungan di dalamnya.

• Satu fail sesuai satu perkara sahaja.

MEMBERI NOMBOR FAIL

• Fail yang telah diberi tajuk hendaklah diberi nombor.

• Pemberian nombor fail sebaiknya dibuat berasaskan susunan abjad huruf pertama tajuk fail berkenaan.

CONTOH SENARAI FAILNOMBOR

FAILTAJUK FAIL

O1 Hal Ehwal Pelajar

02 Kewangan dan Akaun

03 Mesyuarat Agong & Mesyuarat AJK

04 Pentadbiran Am

05 Penyeliaan dan Penilaian

06 Senarai Daftar ahli & Jadual Kehadiran

07 Stok dan inventori

08 Takwim Program dan aktiviti

Memberi Tajuk Kecil dan Nombor Kecil

No Induk

Tajuk Induk No Kecil

Tajuk Kecil No. Kecil Subtajuk

01 Hal Ehwal Penubuhan

01/01

01/02

Dokumen-dokumen penubuhan

Penubuhan ahli gabungan

01/01/00101/01/00201/01/003

01/02/001

01/02/002

01/02/003

PerlembagaanSenarai AJKTakwim Sek

Perlembagaan badan induk

AJK Badan Induk

Takwim Tahunan Badan Induk

No Induk

Tajuk Induk No Kecil

Tajuk Kecil No. Kecil Subtajuk

02 Kewangan dan Akaun

02/01

02/02

Pendapatan

Perbelanjaan

02/01/00102/01/00202/01/003

02/02/001

02/02/002

02/02/003

02/02/004

Derma KeahlianDerma GuruDerna Agensi Luar

Pembelian alat tulis

Pembelian Peralatan

Perbelanjaan Mesyuarat

Perbelanjaan Lawatan

PENDAFTARAN FAIL• Fail-fail yang telah diberi tajuk

dan nombor hendaklah didaftarkan untuk membolehkan fail-fail itu disimpan dan diedarkan secara terkawal dan sistematik serta diakses dengan mudah

PENDAFTARAN SECARA NOMBOR DAN ABJAD

• Sebaiknya fail hendaklah didaftarkan dalam kertas-kertas doket yang mempunyai nombor siri AM89 dan 89A yang ada dijual di Jabatan Cetak.

Penyelenggaraan Fail• Fail yang telah didaftarkan perlu

diselenggara dengan cekap dan cermat– Penyelanggaraan kertas minit.Helaian kertas

minit biasanya dimasukkan di sebelah kiri fail.– Surat dilulus keluar rekod dengan dakwat biru

/hitam.– Surat yang diterima masuk direkod dengan

tulisan merah dengan menulis no. rujukan surat berserta tarikh.

MEMBUKA FAIL JILID 11 SEBAGAI SAMBUNGAN.

• Apabila had muatan di dalam sesebuah fail itu dicapai maka fail baru yang mempunyai nama dan nombor yang sama hendaklah dibuka dan ditandai sebagai “Jilid 11” Fail Asal ditandai “Jilid 1”

PEMERINGKATAN FAIL• Apabila satu satu fail itu

memerlukan tindakan mengikut kadar yang ‘segera’ atau ‘serta merta’ maka tanda bercetak yang menunjukan tindakan yang perlu hendaklah disematkan pada kulit fail. Apabila selesai perlu ditanggalkan.

MENGGUNAKAN KULIT FAIL YANG SESUAI

• Gunakan reka bentuk fail yang dibuat Arkib Negara.

PENGKELASAN KESELAMATAN FAIL

• Adalah menjadi tanggungjawab setiausaha untuk menentukan bahawa fail-fail diberi pengkelasan keselamatan:– Terhad– Sulit– Rahsia– Rahsia Besar.

MEMELIHARA KESELAMATAN FAIL

• Isi kandungan fail bukanlah untuk rujukan awam.Setiausaha atau pegawai yang bertanggungjawab hendaklah menentukan bahawa isi kandungan fail sentiasa terjaga dengan mengadakan kawalan-kawalan keselamatan tertentu.