SENARAI TUGAS GURU DATA

Peringkat : Sekolah Menengah/RendahJawatan : Guru Data Sekolah DG41/DGA32/DGA29Waktu Bertugas : Mengikut waktu persekolahan (bagi sekolah dua sesi waktu

bertugas boleh disesuaikan merangkumi kedua-dua sesi)

1. Menjalankan tugas-tugas berkaitan dengan kurikulum dan kokurikulum seperti yang ditetapkan oleh Guru Besar/Pengetua (PGB).

2. Merancang pengurusan data dan maklumat pendidikan peringkat sekolah yang diarahkan oleh Bahagian-Bahagian di KPM, Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pendidikan Daerah (Gabungan) dan sekolah dan lain-lain agensi kerajaan.

a) Bertanggungjawab bagi pengurusan data di bawah sistem aplikasi seperti EMIS iaitu melaksanakan pengumpulan, pemprosesan, penyimpanan, pengeluaran, pelaporan, pembekalan dan penyebaran data dan maklumat pendidikan sekolah mengikut kaedah dan jadual yang ditetapkan yang berkaitan dengan:

i. Guru seperti biodata, opsyen dan pengalaman mengajar;ii. Pelajar seperti enrolmen, biasiswa dan bantuan lain;iii. Staf bukan guru;iv. Profil sekolah termasuk fizikal dan maklumat am sekolah;v. Pendaftaran PTK;vi. Lain-lain yang ditetapkan dari semasa ke semasa.

b) Membantu guru dan staf sokongan dalam penyelarasan data dan maklumat pendidikan seperti HRMIS, Sistem Maklumat Murid (SMM), Sistem Salah Laku Disiplin Murid (SSDM), KWAMP, peperiksaan, asrama, kokurikulum, Buku Teks dll.

c) Membantu dalam penyelenggaraan dan rangkaian komputer; namun bagi sekolah Bestari tanggungjawab teknikal dibuat oleh Penyelaras IT.

d) Membantu pihak pengurusan sekolah mengemas kini data dan maklumat peringkat sekolah bagi Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) 2006-2010.

3. Memberi khidmat nasihat kepada guru berkenaan pengurusan data dan maklumat peringkat sekolah.

4. Menjadi Setiausaha Jawatankuasa Maklumat dan Pengkomputeran Sekolah (JMPS).

5. Melaksanakan tugas-tugas lain berkaitan pengurusan data yang diarahkan dari semasa ke semasa.

GARIS PANDUAN PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH

Adalah menjadi tanggungjawab Guru Data:

1. Mengemas kini data EMIS Online.

2. Mematuhi tarikh kutipan dan garis panduan penyelenggaraan yang telah ditetapkan.

3. Memastikan data disemak dan disahkan.

4. Menyediakan laporan atau catatan yang diperlukan contoh: catatan atau alasan bagi turun/naik (perubahan) data enrolmen dan ditentu sah oleh GPK1 selaku Pengurus Maklumat Sekolah sebelum menghantar ke PPD.

5. Memastikan Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS Online disemak dan disahkan oleh PGB sebelum dihantar ke PPD.

6. Menyimpan dengan baik segala dokumen (bahan bercetak atau elektronik) berkaitan pengurusan data EMIS Online.

7. Menyelenggara komputer yang digunakan untuk tujuan pengurusan maklumat sekolah dengan baik. Segala kerosakan peralatan/perisian/talian internet hendaklah dilaporkan kepada Pegawai Maklumat, PPD dengan segera supaya kutipan data tidak terganggu.

8. Membuat salinan backup data pada setiap kutipan melalui proses muat turun dan menyimpan disket backup dengan baik.

9. Jika berlaku kerosakan komputer /talian internet segala urusan kemas kini hendaklah dilakukan di sekolah berhampiran/PKG/PPD/JPN/KPM.

10. Pihak pengurusan sekolah perlu memastikan data disimpan di tempat yang selamat kerana ia merupakan bahan terkawal dan sulit.

PROSEDUR PENYERAHAN DATA KUTIPAN SEKOLAH

1. Ralat data yang berkaitan yang dipapar dari aplikasi Utiliti Semak Ralat Data Online dibersihkan.

2. Pihak sekolah menyerahkan Cetakan Semak Ralat Data Online kepada JU atau Pegawai Maklumat Daerah yang telah disahkan PGB/PK1.

3. Pihak sekolah perlu mengesahkan data sekolah, catatan/alasan naik/turun (perubahan) data enrolmen, dan Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS Online.

SENARAI SEMAK EMIS

Berikut adalah senarai bahan berkaitan EMIS yang perlu ada di sekolah:

1. Fail EMIS sekolah2. Cetakan Analisa data kutipan Januari, April, Jun dan Oktober tahun semasa.3. Sistem Utiliti Semak Ralat Data Online terkini4. Manual Pengguna Utiliti EMIS Online terkini5. Buku Definisi Variabel EMIS Online terkini6. Kemaskini data dari masa ke semasa.7. Muat turun data EMIS Online sekolah setiap akhir bulan.8. Koleksi disket arkib kutipan-kutipan terdahulu9. Koleksi Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah yang terdahulu yang dicetak dari aplikasi

EMIS .

TUGAS GURU DATA SEBAGAI SETIAUSAHA JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT SEKOLAH (JPMS)

1. Memastikan data dalam bentuk soft copy serta bercetak yang disediakan setelah disemak, dan ditentu sah bagi menghasilkan data dan maklumat yang berkualiti, sahih dan menepati masa.

2. Bertindak sebagai Pegawai Perhubungan Maklumat Sekolah (pengantara) dalam rangkaian maklumat antara sekolah, PPD, JPN dan KPM.

3. Menghasilkan laporan statistik dan maklumat pendidikan peringkat sekolah.

4. Memastikan mesyuarat JMPS dilakukan pada akhir bulan Januari, April, Jun dan Oktober (kutipan perdana) iaitu sebelum data EMIS Online dimuat turun oleh PPD / JPN / KPM.

GARIS PANDUAN PENYELENGGARAAN EMIS PERINGKAT SEKOLAH

AKTIVITI PROSES TINDAKAN RUJUKANTaklimat/ Menghadiri taklimat berkaitan dengan EMIS Online Pengetua/ Surat arahan

Penjelasan Guru Besar

Kemasukan dan pengemas –kinian data sekolah

1) memasukkan dan mengemas kini data2) membuat semakan menggunakan aplikasi

Utiliti dan Verifikasi Asas3) membetulkan ralat data yang berkaitan yang

dipapar4) menyediakan catatan atau laporan ralat

terutama tentang turun/naik maklumat enrolmen untuk dihantar ke PPD

5) memastikan data yang tersimpan dalam komputer di sekolah adalah data terkini yang telah dikemas kini dan diperbaiki selepas verifikasi terakhir dijalankan

Maklumat SekolahProfil AmPengurusan SekolahKedudukan SekolahKawasanBangunanBilik-bilik di sekolahKuarters GuruPeralatanKemudahan SukanTandasKenderaanTempat letak kenderaan

Maklumat AsramaBangunan AsramaBilik-bilik AsramaPeralatan

Maklumat Staf (Guru & Bukan Guru)Maklumat PeribadiPerkhidmatanTugas KhasTarikh-tarikhKelulusan Akademik Kelulusan Ikhtisas

Guru Data

Guru Data dan Pembantu Tadbir

Manual Definisi Variabel EMIS Online

Dokumen berkaitan:- pelan sekolah: keluasan sekolah, bilangan dan, kegunaan bilik, bilangan blok, jenis padang/ gelanggang dll.- penubuhan sekolah- penyerahan sekolah- geran tanah- keadaan bangunan dari JKRdll.

Pelan asrama- bilangan dan kegunaan bilik- bilangan blok- jenis padang/ gelanggangdll.

Fail Peribadi Guru dan stafDokumen berkaitan:- sijil akademik- sijil ikhtisas- jadual waktu peribadidll.

AKTIVITI PROSES TINDAKAN RUJUKANKokurikulumBukan GuruLatihan Dalam Perkhidmatan/PTKElaunMata pelajaran AjarSejarah Perkhidmatan

1) menyediakan nota penerangan ringkas untukdilampirkan bersama borang pengisian/ pengemaskinian maklumat

2) mengagihkan borang dan jadual yang berkaitan kepada mereka yang berkenaan

3) menjelaskan cara mengisi borang/jadual tersebut dengan betul dan tepat

4) memaklumkan tarikh mengumpul semula borang tersebut

5) memastikan borang-borang berkenaan telah diterima dan diisi dengan lengkap

6) memasukkan dan mengemaskinikan data dalam EMIS Online

Maklumat EnrolmenEnrolmen Murid dan Bilangan KelasBilangan Murid YatimBilangan Murid Intervensi 3MMaklumat Murid Thn. 1 dari Prasekolah Tahun LepasBilangan Murid KhasBilangan Murid dan Kelas Mengikut MP Elektif-KBSM/

Tambahan KBSRBilangan Murid POLBilangan Murid ke Tingkatan Peralihan/Tingkatan 1Enrolmen Murid Tahun 1 dari/tanpa PrasekolahBilangan Murid Beragama IslamBilangan Murid MengulangBilangan Pemegang BiasiswaBilangan Penghuni AsramaBilangan Murid Mendaftar Tahun 1Bilangan Murid Cicir (Berhenti sekolah dan tidak meneruskan pelajaran)Bilangan Murid Cicir (Berhenti sekolah dan meneruskan dalam sistem lain)Bilangan Warga Negara AsingKelas Cantum

Guru Data PK HEMPenyelaras/Guru TingkatanGuru Panitia/Bidang MP

Dokumen berkaitan:- Rekod/Jadual

Kehadiran Murid setiap Tahun/ Tingkatan

- senarai murid contoh:

menerima biasiswa, yatim, mengikut subjek elektif, Islam, mendaftar Tahun/Ting. 1, warganegara asing dll.

AKTIVITI PROSES TINDAKAN RUJUKAN1) mengemaskini data berdasarkan dokumen

yang berkaitan2) membuat semakan menggunakan aplikasi

Utiliti dan Verifikasi Asas3) menganalisis naik/turun (perubahan) data

seperti yang terdapat dalam output kuiri Verifikasi Asas

4) menyediakan catatan/alasan bagi maklumat

Penghantaran data sekolah ke PPD

dalam 3)

1) melakukan muat turun data ke dalam disket untuk keselamatan data.

2) mencetak Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah.

3) mendapatkan tandatangan pengesahan daripada PK1 dan Pengetua/Guru Besar dalam Laporan yang dicetak.

4) melakukan proses muat turun dalam disket.5) melabelkan disket serta tarikh kutipan dan

disimpan ditempat khas.6) menyerahkan data sekolah bersama Laporan

Pengesahan Maklumat Sekolah yang dicetak dari aplikasi EMIS serta catatan naik/turun enrolmen ke PPD.

7) melaporkan segala masalah berkaitan Pengurusan data kepada Pegawai Maklumat Daerah di PPD.

Guru Data

Carta Aliran – Pengurusan Data EMIS

Lengkapkan/kemaskini semula maklumat dalam sistem.

Buat semakan/ pembetulan dan cetak semula

Buat semakan/ pembetulan dan cetak semula

Ya

Ya

Mula

Guru Data sedia dan cetak borang/dokumen: Profil sekolah, Guru dan Staf, Enrolmen, Asrama

Guru Data serah borang/dokumen kepada Pembantu Tadbir berkaitan maklumat Guru/Bukan Guru

Guru Data edar borang/dokumen kepada AJK JPMS yang berkenaan untuk dilengkapkan

Guru Data kumpulkan semula borang/dokumen yang diedarkan dan semak

Maklumat lengkap

Guru Data kemaskini maklumat dalam aplikasi

Guru Data semak data menggunakan Aplikasi Utiliti EMIS dan Verifikasi Asas dan cetak laporan ralat

Maklumat tepat

Guru Data dapatkan pengesahan PGB/PK1

Lulus

Guru Data cetak Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah dan dapatkan tandatangan pengesahan daripada PK1 serta Pengetua/Guru Besar.

Guru Data muat turun data ke dalam disket / tumb drive dan buat backup dan serta disimpan

Guru Data hantar Laporan Pengesahan Maklumat Sekolah dan catatan/alasan ke PPD

Tamat

lengkapTidak

tepatTidak

lulusTidak