MENGIMPLEMENTASlKAN SISTEM

SOKONGAN KEPUTUSAN (DSS) DALAMPENGAMBILAN PELAJAR.

KAJIAN KES: PELAJAR IT, UPSI

YUHANIS OMAR

JABATAN TEKNOLOGJ MAKLUMATFAKULTI TEKNOLOGI MAICLUMAT DAN KOMUNIKASI

KOD PENYELIDlKAN: 05-14-76-02AKAUNPENYELIDlKANUPSI: 051100

2004

ABSTRAK

Aplikasi Sistem Sokongan Keputusan (DSS) dijelaskan dalam penyelidikan ini untuk

menunjukkan proses pengambilan pelajar ke Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI)khususnya bagi program Teknologi Maklumat boleh diselesaikan dengan menggunakansistem yang dibangunkan berteraskan penggunaan konsep DSS. DSS merupakan alat

yang boleh membantu pihak pengurusan atasan menyelesaikan masalah semi-struktur dantidak berstruktur mengikut set kriteria yang ditentukan. Kewujudan DSS telah menjadialat yang digunapakai untuk membantu pembuatan keputusan yang sewajarnya melaluicapaian maklumat yang dibenarkan. Tujuan prototaip Sistem Sokongan KeputusanPengambilan Pelajar atau SisPem ini dibangunkan adalah untuk membantu pihak FakultiTeknologi Maklumat dan Komunikasi (FTMK) membuat keputusan dalam pemilihancalon-calon yang memenuhi kelayakan yang ditetapkan bagi pengambilan pelajar­pelajarnya. Terdahulu, para pembuat keputusan te1ah mengenalpasti ketidakbolehcapaiandata dan kesulitan dalam mensentisiskan pelbagai cadangan dalam penyelesaian masalah.Ini ditambahkan dengan penyemakan borang-borang permohonan di dalam kuantiti yangbanyak daripada ramai calon. Kajian telah menunjukkan bahawa kualiti keputusan yangdiambil (misalannya; pemilihan calon yang bertepatan dalam pengambilan pelajar) bolehdiperbaiki jika rintangan dapat diatasi atau setidak-tidaknya dikurangkan melalui

pendekatan integrasi sistem seperti DSS ini. Tambahan lagi, multi-kriteria pembuatankeputusan dan pe1bagai bentuk metodologi yang digunapakai menawarkan pelbagaiteknik dan praktis untuk mengintegrasikan kecenderungan pembuat keputusanmenyelesaikan masalah pengurusan. Walau bagaimanapun, disebabkan permasalahankonseptual (misalannya, struktur pengambilan pelajar yang kadangkala berubah dan jugaunsur-unsur budi-bicara serta kemanusiaan, kepelbagaian altematif keputusan yangdiambil dan juga set penilaian kriteria) terlibat dalam merumuskan dan menyelesaikanmasalah keputusan pengambilan pelajar, penyelidik te1ah mencetuskan idea untuk

membangunkan suatu alat atau sistem yang akan dapat membantu di dalam pembuatankeputusan untuk pengambilan pelajar-pelajar Teknologi Maklumat. SisPem ini bukanlahmembuat keputusan bagi pihak pengurusan, tetapi sebaliknya menyediakan suatu

kebolehan yang membenarkan mereka menjana maklumat yang mereka fikir perlu untukmembuat keputusan. Diharapkan ia dapatlah menjadi satu sumbangsaran ke arah

kemantapan pemilihan calon-calon dan sokongan keperluan maklumat dalam pengurusan.

Kata kunci : Pembuatan Keputusan, Sistem Sokongan Keputusan (P�S), Multi-kriteriaPywbuatall ��p\lWSWl

11

ABSTRACT

The Decision Support System (DSS) application is elucidated in this research to illustrateits effectiveness. A case in point of an effective developed DSS system can be derivedfrom the Student Enrollment Process in Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI),specifically that which is utilized by the Information Technology Program. DSS

empowers managers with the tools to solve partially structured or unstructured problemsbased on a set of predetermined criterion. The existence of DSS has been essential in

enabling decision makers to make accurate decisions based on data access and

availability. Sistem Sokongan Keputusan Pengambilan Pelajar or SisPem is a

prototype system that has been developed to assist the Faculty of Information andCommunication Technology (FICT) to select qualified candidates for admission. In the

past, decision makers have identified unachievable data and numerous challenges in

synthesizing problem-solving proposals to formulate decisions. These problems were

further compounded by the complications that arose from processing the large set of

applications that the faculty received during admissions. Research has found that the

quality of decisions (i.e., the suitability of selection of candidates) can be enhanced ifthese hurdles could be surmounted through the DSS approach. Additionally, multi­criterion decision-making and the numerous methodologies applied offer a multitude of

techniques and practices to integrate the inclination and predisposition of decision makersin solving management issues. However, due to conceptual problems (such as, the

occasionally evolving admission structure and evaluation criteria, human bias and thenumerous alternatives available) in summarizing and solving the problem of selectingcandidates, researchers have spawned the idea of developing a tool or system that

essentially helps in the selection of suitable Information Technology candidates. SisPemdoes not organically make decisions but provides a platform for managers to store,manipulate and access data to aid in their decision-making. It is hoped that this systemwill be a significant contribution towards a more proficient candidate selection processand provide additional support for information demand in management.

Keywords : Decision Making, Decision Support System (DSS), Multi-criteria Decision

Making

III

KANDUNGAN

ABSTRAK

ABSTRACT

SENARAI APENDIKS

1.0 PENGENALAN

ii

1.1 Latarbelakang

1.2 Pemyataan Masalah

1.3 Objektif

104 Kriteria Pembangunan

104.1 Kebolehgunaan

104.2 Pengukuran

1.4.3 Keselamatan

1.5 Skop Kajian

2.0 TINJAUAN LITERASI

1

1

2.1

2.2

Sistem Sokongan Keputusan (DSS)

Hubungan Pengurusan dan Pembuatan Keputusan

3

3

3

4

5

5

7

7

13

2.3 Keperluan Terhadap Teknologi dan Sokongan Keputusan

Berkomputer 13

2.4 Anjakan Teknologi DSS 15

2.5 Balanced Scorecard 16

2.5.1 Apa itu BalancedScorecard? 16

2.5.2 Matrik Hasil 19

2.5.3 Balanced Scorecard Untuk Agensi Sektor Awam 20

iv

2.5.4 Pembentukan Balanced Scorecard 23

3.0 KEKANGAN 25

4.0 METODOLOGI 26

4.1 Fasa Perancangan 26

4.2 Fasa Analisis 27

4.3 Fasa Rekabentuk Sistem 28

5.0 ANALISIS DAN REKABENTUK 30

5.1 Pengenalan

5.2 Proses Pembangunan 31

5.2.1 Mengenalpasti Spesifikasi Keperluan 31

5.3 Business Values 32

5.3.1 Syarat Kemasukan Lulusan Matrikulasi 32

5.3.2 Syarat Kemasukan Lulusan Sijil Tinggi Pelajaran Malaysia

(STPM) 33

5.3.3 Syarat Kemasukan Lulusan Diploma 33

5.4 Rajah Kitar Hayat Pengambilan Pelajar 34

5.5 Carta Alir SisPem 35

5.6 Gambarajah Konteks SisPem 36

5.7 Rajah Aliran Data (DFD) Aras 0 SisPem 38

5.8 Gambarajah Hubungan Entiti (ERD) 39

5.9 Kerangka Kerja SisPem 39

5.10 Sistem Pengurusan Pangkalan Data SisPem 41

5.11 Influence Diagram SisPem 42

v

5.12 Model Pengiraan dan Pengkelasan SisPem 42

5.13 Sekuen Penggunaan SisPem 43

6.0 PERBINCANGAN DAN CADANGAN 44

6.1 Kepentingan / Faedah 44

6.2 Pengukuran Prestasi 45

6.3 Apakah Pilihan Kaedah Yang Boleh Diambilkira ? 45

6.3.1 Meneruskan Pengambilan Secara Manual 45

6.3.2 Kod Bar 46

6.3.3 Optical Character/MarkReading (OCR & OMR) 46

6.3.4 Bentuk Elektronik (Input Berasaskan PC) 47

6.4 KESIMPULAN 47

BIBLIOGRAFI

APENDIKS

vi

SENARAI APENDIKS

Apendiks

A Kod Sistem

B Struktur Pangkalan Data

C SisPem - Manual Pentadbir

D SisPem - Manual Pengguna

1

1.0 PENGENALAN

1.1 Latarbelakang

Pengambilan pelajar untuk memasuki sesebuah pusat pengajian tinggi merupakan satu

proses yang agak merumitkan. Bermula dengan penerimaan borang-borang permohonan

sehinggalah kepada pemilihan calon-calon yang berkelayakan, memerlukan jangkamasa

yang membolehkan pemilihan yang dibuat tadi telus dan memuaskan hati banyak pihak

terutamanya para pemohon. Kita sedia maklum bahawa pemohon terdiri daripada banyak

kategori dan peringkat kelu1usan serta kelayakan. Untuk pengambilan secara terus yang

diuruskan sendiri oleh UPSI, melibatkan saluran-saluran seperti Kemasukan Saluran

Kedua dan Kemasukan Semester Kedua yang dilakukan oleh Unit Kemasukan, Bahagian

Akademik dan Fakulti. Untuk kedua-kedua sistem pemilihan, tiada sistem berkomputer

yang boleh menyokong proses pembuatan keputusan bagi mereka yang layak melanjutkan

pelajaran ke UPSI. Apa yang ada hanyalah data yang disimpan dalam satu lembaran kerja

atau pangkalan data biasa. Selebihnya, mungkin kebanyakan kerja-kerja yang

dilaksanakan adalah secara manual yang boleh mengakibatkan beberapa perkara yang

tidak diingini berIaku semasa proses tersebut dijalankan.

1.2 Pernyataan Masalah

Dalam urusan pengambilan pelajar, banyak perkara-perkara yang tidak diigini boleh

berlaku samada sengaja atau tidak sengaja. Ramai calon yang menghantar borang

permohonan melanjutkan pengajian ke UPSI berharapan agar mereka menjadi salah

seorang daripada calon yang berjaya dipilih. Secara umurnnya, jika seseorang calon itu

benar-benar layak untuk dimabil menyambung pengajian, pemprosesan borang

permohonan bukanlah satu masalah utama. Tetapi dalam keadaan tertentu, mungkin

terdapat juga borang-borang permohonan yang dihantar yang mungkin tidak dapat diteliti

2

kerana masalah-masalah tertentu, kehilangan borang permohonan yang telah dilengkapi

oleh calon dan dihantar kepada jabatan yang berkenaan, dan lain-lain masalah yang jelas

atau sebaliknya. Oleh itu, penyelidikan ini cuba menyelesaikan masalah pengambilan

pelajar-pelajar UPSI khasnya dan Fakulti Teknologi Maklumat dan Komunikasi (FTMK)

amnya.

1.3 Objektif

Sistem Sokongan Keputusan (Decision Support System - DSS) merupakan satu sistem

maklumat yang dapat menyokong pembuatan keputusan yang akan dilakukan pihak

pengurusan sesebuah organisasi. DSS bukanlah membuat keputusan bagi pihak

pengurusan, tetapi lebih kepada menyediakan satu set kebolehgunaan menjana maklumat

yang diperIukan dalam membuat keputusan dan cadangan keputusan. Dalam kes ini, kita

merujuk kepada pembuatan keputusan untuk menerima permohonan pelajar dalam proses

pengambilan pelajar ke UPSI. Dengan kata mudah, DSS digunakan untuk memperbaiki

keputusan-keputusan yang bersifat strategik, taktikal dan operasi menerusi model-model

maklumat yang disediakan.

Adalah amat penting bagi UPSI khususnya Unit Kemasukan, Bahagian Akademik dan

Fakulti untuk mempunyai sebuah sistem yang selain daripada dapat menyimpan data-data

permohonan pelajar-pelajar, ia dapat mengurangkan proses pemilihan yang akan

dilakukan oleh dua bahagian tadi. Oleh sebab itu, tujuan penyelidikan ini adalah untuk

membangunkan sebuah sistem dengan menggunakan perisian Php untuk antaramuka dan

MySQL untuk pangkalan datanya, yang akan memfokus kepada dua proses kemasukan

sahaja iaitu Kemasukan Saluran Kedua dan Kemasukan Semester Kedua yang mana

semua maklumat yang diperolehi dari borang-borang permohonan calon-calon akan

3

disimpan di dalam pangkalan data yang disediakan. Berdasarkan maklumat-maklumat

tadi, sistem akan memproses keputusan yang dicadangkan kepada pihak pembuat

keputusan samada untuk mengambil calon tersebut atau pun tidak berasaskan kepada

kelayakan-kelayakan yang diperolehi daripada keputusan peperiksaan calon dan syarat­

syarat lain yang dinyatakan. Syarat kelayakan bagi setiap program akan diperolehi

daripada Unit Kemasukan dan Fakulti bagi tujuan membantu proses pembangunan sistem

ini. Selain menyokong pembuatan keputusan, sistem ini juga akan menjana laporan­

laporan yang diperlukan oleh pihak yang berkenaan seperti calon-calon yang layak

diterima masuk ke UPSI, senarai pengambilan pelajar untuk suatu sesi kemasukan dan

sebagainya dalam suatu jangkamasa yang singkat.

Untuk itu, sistem ini diharapkan dapat membantu menyelesaikan sebahagian daripada

masalah yang dhadapi oleh Unit Kemasukan mahupun Fakulti dalam membuat keputusan

berkenaan dengan pelajar yang layak diterimamasuk oleh program-program tertentu.

1.4 Kriteria Pembangunan

Suatu set kriteria perlulah dicapai pada sebarang penyelesaian yang digunapakai untuk

menyelesaikan masalah. Di antara kriteria-kriteria pembangunan tersebut adalah :

1.4.1 Kebolehgunaan

Selain daripada menyediakan pangkalan data untuk menyimpan maklumat pemohon,

pengguna sistem mestilah memahami syarat-syarat yang ditetapkan bagi memasuki

program IT untuk membantu memberi pemahaman yang lebih terhadap penggunaan dan

kebolehgunaan sistem ini. lni adalah kerana, dalam SisPem ini, segala kriteria yang perlu

ada bagi seseorang pemohon yang berkaitan dengan pengambilan pelajar telah dijana

4

secara automatik oleh sistem. Kemunasabahan yang seimbang perlulah yang lengkap diisi

sebelum suatu pemprosesan dilakukan oleh sistem untuk mengenalpasti pemohon

manakah yang layak dicadangkan oleh sistem untuk diambil belajar dalam program IT di

UPSI. Begitu juga dengan masa yang diambil untuk memaparkan kembali data serta paras

tidak kesempurnaan berpunca daripada polisi keterperincian yang tepat yang diperlukan.

Apa yang diperlukan ialah sebuah sistem yang memerlukan sesetengah item data yang

lengkap untuk membantu proses penjanaan cadangan jawapan daripada sistem sokongan

keputusan ini. Kerumitan yang melampau ataupun keperluan yang tidak perlu ada akan

membawa kepada gangguan terhadap pemohon yang perlu menunggu keputusan

permohonan mereka dalam tempoh yang lama atau tidak pasti. Sistem ini juga mestilah

mudah untuk digunakan bagi meminimumkan kos kakitangan sokongan yang terlibat

dalam aktiviti pengambilan pelajar ini.

1.4.2 Pengukuran

Apa juga mekanisme yang dikenalpasti untuk pengambilan pelajar perlulah boleh

digunapakai dari pelbagai lokasi pelbagaimana yang dilakukan oleh University of Derby.

Pengukuran ini penting apabila kita membuat keputusan untuk menggunakan IT sebagai

penyelesaian masalah.

1.4.3 Keselamatan

Pengambilan melalui apa juga kaedah memerlukan ciri-ciri keselamatan dalam

tanggungan institusi. Pengambilan pelajar di universiti merupakan laluan untuk

pembiayaan dari pelbagai sumber yang mana sesetengah daripadanya memebri pulangan

yang baik kepada individu yang teliti dan bertanggungjawab. Untuk itu penggunaan IT

5

dan kecenderungan terhadap isu-isu seperti penggodaman dan perlindungan perlulah

diberikan perhatian.

1.5 Skop Kajian

Definisi skop seharusnya merujuk kepada keperluan fungsi atau keperluan bisnes,

bukannya atas kekangan masa. Kimball mencadangkan lima garispanduan untuk

menentukan skop awal semada perancangan projek pembangunan :

•. Skop perlu didefinisikan sebagai gabungan antara sistem maklumat dan kumpulan

pengurusan yang menggunakannya.

•. Skop awal perlu ada impak kepada organisasi (misalannya perlu ada nilai

tambahan kepada pemiagaan dengan mengenalpasti keperluan bisnes) selagi ia

menjadi mungkin.

• Gudang data perlu dimulakan dengan saiz yang sederhana, kerana sistem

maklumat, kerana ia sistem maklumat tidak statik. Ia dibangunkan untuk

dimajukan lagi di masa hadapan.

•. Projek pada asasnya perlu fokus kepada hanya satu proses bisnes, disokong oleh

data dari pelbagai sumber sistem.

•. Bilangan awal pengguna perlu dihadkan dengan bilangan tertentu.

6

. Skop kajian pembangunan SisPem ini adalah membangunkan sistem sokongan keputusan

untuk pengambilan pelajar yang mencakupi pelajar-pelajar bagi kemasukan saluran

kedua, Matrikulasi, Diploma dan Sijil Tinggi Pelajaran Malaysia (STPM). Pembangunan

sistem ini hanyalah sebagai satu alat untuk membantu pihak yang berkaitan dengan

pengambilan pelajar membuat keputusan samada calon tersebut layak diterima masuk

berdasarkan ciri-ciri yang ditetapkan atau pun sebaliknya.

7

2.0 TINJAUAN LITERASI

2.1 Sistem Sokongan Keputusan (DSS)

Sistem Sokongan Keputusan atau Decision Support Systems (DSS) merupakan sistem

maklumat yang digunakan untuk menyokong teknologi dan pengurusan pembuatan

keputusan menggunakan pengetahuan yang berkaitan dengan isu-isu masalah semi­

struktur di dalam sesebuah organisasi. DSS digunakan oleh pembuat keputusan di

sesebuah organisasi untuk memperbaiki keputusan yang berkaitan dengan operasi,

strategik dan taktikal. Penggunaan teknatomi diamalkan di dalam pembangunan model

sistem berasaskan DSS yang digunakan untuk memperbaiki kesemua aspek di organisasi

tersebut. Suatu koleksi data merupakan bahagian penting di dalam sistem berasaskan DSS

yang mana ia diperlukan untuk membantu di dalam proses pembuatan keputusan. Data­

data ini boleh diperolehi daripada sumber-sumber dalarnan atau luaran. Teknatomi akan

membantu di dalam capaian dan integrasi data kepada konsep mudah-gunaDSS sebagai

alat bagi pihak pengurusan pemiagaan atau organisasi.

DSS berkembang seawal era pengkomputan teragih. Sejarah kepada DSS ini bermula

sekitar tahun 1965 dan menjadi penting di bidang-bidang yang berkaitan dengan

penggunaan teknologi maklumat seperti idea, manusia, sistem dan teknologi. Kajian ini

merupakan titik tolak dalam usaha untuk mendokumentasikan pelbagai teknologi yang

berkembang pada awal abad ke 21 untuk menyediakan integrasi sokongan kepada pihak

pengurusan samada secara bersendirian, dalam kumpulan mahupun dalam hiraki sesebuah

organisasi dalam membuah sesuatu keputusan yang rasional

Pada tahun 1965 sehingga pertengahan 1990, aliran DSS mula berkait rapat dengan

orientasi model DSS, sistem pakar, analisis multidimensi, alat pertanyaan dan laporan,

8

OLAP, Kecerdasan Perniagaan, Kumpulan DSS (GDSS), dan Sistem Maklumat Eksekutif

telah dikenalpasti dan diperkatakan semenjak kemunculan dan perkembangannya.

DSS merupakan kelas pengkomputeran sistem maklumat yang spesifik yang menyokong

sesebuah organisasi dalam pembuat keputusan. Suatu DSS yang direkabentuk dengan

baik merupakan sistem interaktif menjadi alat (tool) kepada pembuat keputusan untuk

mengumpulkan maklumat berguna dari data mentah, dokumen, pengetahuan mahupun

model bisnes untuk mengenalpasti dan menyelesaikan masalah dan seterusnya membuat

keputusan.

Contoh-contoh maklumat yang aplikasi DSS boleh kumpul dan ditunjukkan ialah :

• Capaian maklumat semasa yang merangkumi pewarisan dan sumber data hubungan,

gudang data dan pemusatan data.

• Perbandingan nilai jualan antara satu minggu dan seterusnya.

• Akibat daripada perbezaan alternatif keputusan, serta menggunakan pengalaman

untuk perkara-perkara tertentu sebagai budi bicara dalam membuat keputusan

Sebelum 1965, kos untuk membangun sebuah sistem maklumat berskala besar adalah

sangat mahal. Pada masa itu, pembangunan IBM System 360 dan lain-lain sistem

kerangka utama menjadikan ia lebih praktikal dan menguntungkan untuk membangunkan

Sistem Maklumat Pengurusan (MIS) dalam sesebuah organisasi yang besar (Davis, 1974).

MIS menumpukan kepada penyediaan laporan berstruktur dan berkala kepada pihak

pengurusan. Kebanyakn daripada maklumat adalah daripada sistem kewangan dan

permagaan.

9

Di akhir 1960-an, satu bentuk sistem maklumat baru menjadi lebih praktikal, iaitu model'

sistem yang berorientasikan DSS atau sistem pengurusan keputusan. Dua orang pakar

perintis kepada DSS ini, Peter Keen dan Charles Stablel menyatakan bahawa konsep DSS

ini diperolehi daripada kajian secara teoritikal pembuatan keputusan sesebuah organisasi

yang dilakukan oleh Institut Teknologi Carnegie pada akhir 1950-an dan awal 1960-an.

Manakala, kerja-kerja teknikalnya pula dilaksanakan di Institut Teknologi Massachusetts

dalam tahun 1960-an (Kean dan Scott Morton, 1978).

Menurut Sprague dan Watson (1979), di sekitar 1970 jurnal-jurnal yang berkait rapat

dengan pengurusan pembuatan keputusan, sistem perancangan strategik dan DSS ini

mula dihasilkan. Sebagai contoh, Scott Morton telah menghasilkan banyak jurnal yang

berkaitan dengan DSS dalam tahun 1968. Dalam tahun 1969 pula, Ferguson dan Jones

membincangkan berkenaan dengan sistem keputusan berasaskan komputer dalam

jurnalnya Management Science. Dalam tahun 1971, Michael S. Scott telah menulis di

dalam bukunya yang bertajuk Management Decision Systems: Computer-Based Support

for Decision Making untuk menunjukkan pentingnya sebuah sistem berasaskan sokongan

keputusan. Dalam tahun 1966-1967, Scott Morton telah mengkaji bagaimana komputer

dan model analitik boleh membantu pihak pengurusan (lebih tepat lagi seseorang

pengurus) untuk membantu membuat keputusan. Morton telah melaksanakan eksperimen

terhadap pihak pengurusan yang menggunakan Sistem Pengurusan Keputusan. Pengurus

pemasaran dan produksi menggunakan sistem tersebut untuk mengkoordinasikan

perancangan bagi peralatan untuk mencuci pakaian. Sistem pengurusan keputusan yang

digunapakai itu digunakan kepada pen cahaya yang disambungkan dengan menggunakan

modem 2400 bps kepada Sistem Univac 494. Ini merupakan kajian perintis yang

mengimplementasikan model berasaskan sistem pembuatan keputusan yang dibuat oleh

Scott Morton (1967).

10

Pada tahun 1971, T.P. Gerrity, Jr. menumpukan kepada rekabentuk DSS dalam sebuah

artike yang bertajuk The Design ofMan-Machine Decision Systems: An Application to

Portfolio Management di dalam majalah Sloan Management Review. Sistem yang

direkabentuk itu adalah bertujuan untuk menyokong portfolio pelaburan stok pelanggan

oleh pihak pengurusan dalam pentadbiran seharian. Bermula dari penyelidikan beliau,

penggunaan DSS telah menjadi sofistikated dalam urusan pentadbiran dan pengurusan.

Dalam tahun 1974 pula, Profesor Gordon Davis dari Universiti Minnesota, dalam satu

teks yang yang dihasilkan yang berkait rapat dengan Sistem Pengurusan Maklumat,

beliau mentafsirkan Sistem Pengurusan Maklumat merupakan integrasi sistem manusia­

mesin yang menyediakan maklumat untuk menyokong operasi, pengurusan dan fungsi

pembuatan keputusan dalam sesebuah organisasi.

Dalam tahun 1975 pula, J. D. C. Little teJah mengembangkan batas-batas penggunaan

pemodelan yang menyokong sistem berasaskan komputer. Suatu sistem DSS yang disebut

Brandaid telah direkacipta untuk menyokong keputusan-keputusan yang dibuat untuk

produk, promosi, harga dan pengiklanan. Little (1970) juga dalam artikelnya ada

mengenalpasti krtiteria-kriteria yang digunapakai dalam merekabentuk model dan sistem

untuk menyokong pembuatan keputusan yang dibuat oleh pihak pengurusan. Kriteria­

kriteria ini meliputi; kekuatan, mudah-kawal, mudah-guna dan kesempurnaan bagi

keterangan yang terperinci. Keempat-empat kriteria tersebut penting di dalam penilaian

sesebuah sistem yang berasaskan DSS.

Klein dan Methlie (1995) pula menjelaskan dalam kajiannya yang memfokus kepada titik

tolak penggunaan DSS. Salah satu daripada kajian awal yang dihasilkan adalah di sebuah

fakulti perniagaan di Dartmouth yang memfokus kepada perkongsian masa sistem

komputer, iaitu Projek MAC di Sloan School dan Sistem Perkongsian Masa Dartmouth di

11

Tuck School. Di Perancis pula, HEC merupakan fakulti pemiagaan pertama mempunyai.

sistem perkongsian masa yang dipasang pada tahun 1967. Di dalam masa yang sama satu

kertas kerja yang berkaitan dengan DSS diterbitkan. Sistem DSS telah dibangunkan

secara tidak bersandaran di sini. Ia dibuktikan dalam projek SCARABEE yang dimulakan

pada tahun 1969 dan berakhir pada 1974.

Pada tahun 1982 pula, Ralph Sprague dan Eric Carlsontelah menghasilkan buku yang

bertajuk Building Effective Decision Support Systems yang merupakan pencapaian yang

penting. Ia menerangkan berkenaan dengan kerangka pangkalan data DSS, model DSS

dan penjanaan dialog serta pengurusan perisian. Ia juga menyediakan pengetahuan

berkenaan dengan praktis yang perlu dilakukan, pemhahaman bagaimana sesebuah

organisasi boleh dan sewajamya membangunkan DSS.

Model Pembuatan Keputusan Simon merupakan model yang digunakan sebagai panduan

di dalam pembangunan DSS (rajah 2.1):

KecerdasanPencarian terhadap suatu keadaan dalam

persekitaran yang disebut keputusan

Rekabentuk, pembangunan, penganalisisanyang mungkin terhadap tindakan

Memilih tindakan yang memenuhi kriteria

yang telah disenaraikan

Komunikasi, penjelasan, justifikasi didalam pembuatan keputusan

Rajah 2.1 : Model DSS Simon

12

Operasi DSS: Umum

Kecerdasan Mengumpul data, mengenalpasti objektif, mendiagnosis

masalah, pengesahan data dan menstrukturkan masalah.

Rekabentuk Mengumpul data, memanipulasi data, mengumpulkan objektif,

menjana laporan, menjana altematif keputusan yang hendak

dibuat, menentukan risiko dan menilai

Pilihan Menjana statistik atau altematif, Simulasi keputusan terhadap

altematif yang disenaraikan, penjelasan setiap altematif,

memilih alternatif dan menjelaskan pemilihan

Implementasi Menggunakan cadangan yang diberikan oleh DSS atau dengan

membuat keputusan menggunakan gabungan sistem sebagai alat

dan kewarasan manusia.

Jenis-jenis Keputusan :

Perancangan strategik keputusan berhubung dengan polisi, pemilihan objektif

dan memilih sumber-sumber yang perlu digunakan.

Kawalan pengurusan keputusan berhubungan dengan memastikan keberkesanan

dalam perolehan dan penggunaan sumber

Kawalan Operasi keputusan yang berhubung dengan memastikan

keberkesanan dalam perlaksanaan operasi

Prestasi Operasi Keputusan yang dibuat sewaktu melaksanakan operasi

13

2.2 Hubungan Pengurusan dan Pembuatan Keputusan

Suatu kajian yang dilaksanakan oleh Syarikat Perkapalan Vignette berkenaan dengan

kejayaan sesebuah sistem DSS menunjukkan :

• Persaingan antara perniagaan yang membawa kepada penggunaan DSS sebagai alat

untuk keberhasilan dan kelangsungan hidup

• Pengguna akhir dan pelanggan boleh menggunakan sistem tanpa bantuan

• Sistem berasaskan kepada pengurusan data di dalam gudang data untuk

memudahkan pemprosesan dan pemanipulasian data oleh pengguna

• Pendekatan Sistem Maklumat Eksekutif (Executive Information System - EIS) yang

turut digunapakai untuk membantu pihak pengurus atasan mengawalselia aktiviti,

mengenalpasti masalah dan peluang

• DSS digunapakai untuk membuat pelbagai keputusan

• DSS bersandarkan kepada jumlah data yang banyak yang diperolehi dari sumber

dalaman dan luaran

• Penggunaan model kuantitatif dan statistik

• Pengurus bertanggungjawab di atas semua keputusan yang dibuat

• Anjakan kepada penggunaan aplikasi web untuk DSS

2.3 Keperluan Terhadap Tekoologi dan Sokongan KeputusanBerkomputer

Sistem Sokongan Keputusan berkomputer diperlukan atas pelbagai alasan, di antaranya

ialah :

• Penghitungan pantas

Komputer membenarkan pembuat keputusan untuk melaksanakan banyak

penghitungan dalam masa yang pantas dan menjimatkan koso Keputusan yang tepat

pada masanya adalah kritikal pada banyak situasi.

14

• Meningkatkan produktiviti

Penggunaan sekumpulan pembuat keputusan yang pakar memerlukan kos yang

tinggi. Sokongan pengkomputeran akan membantu mengurangkan bilangan pakar

tersebut di mana dalam masa yang sarna mereka boleh berinteraksi dari lokasi yang

berbeza. Produktiviti kakitangan juga dapat dipertingkatkan.

• Sokongan teknikal

Banyak keputusan melibatkan perhitungan yang komplek. Data boleh disimpan di

pelbagai pangkalan data. Di sini sokongan teknikal sangat perlu untuk

membolehkan data dicapai, disimpan dan dipindahkan dalarn masa yang pantas.

• Sokongan kualiti

Komputer boleh membantu kualiti keputusan yang dibuat. Banyak alternatif

keputusan boleh dinilaikan, analisis risiko boleh dilaksanakan dengan cepat,

maklumat-maklumat boleh dicapai dari pelbagai lokais dan sebagainya. Simulasi

yang komplek juga dapat dilaksanakan oleh pembuat keputusan, memeriksa pelbagi

senario yang ada serta penaksiran yang berlainan sifat akan memberi impak yang

pantas dan ekonomik. Kemungkinan-kemungkinan ini akan membawa kepada

keputusan yang terbaik.

• Persaingan : kesuwayaran proses perniagaan dan penguasaan

Tekanan persaingan menyebabkan keputusan sukar untuk dibuat. Persaingan bukan

hanya pada harga, tetapi juga pada kualiti, masa, penghasilan produk dan sokongan

pelanggan. Organisasi mestilah berupaya mengubah mod operasi secara kerap dan

pantas, mensuwayarankan struktur dan aktiviti perniagaan serta inovatif.

• Mengatasi batasan dalarn pemprosesan dan penyimpananmaklumat

Simon (1977) menyatakan bahawa, ingatan manusia terbatas terhadap kebolehan

untuk memproses, menyimpan dan mengingati kembali maklumat dalarn kuantiti

15

yang banyak tanpa sebarang kesilapan apabila diperlukan. Dalarn batasan uu,

gabungan maklumat dan pengetahuan sangat diperlukan. Masalah mengkoordinasi

dan komunikasi akan wujud dalarn kumpulan pembuatan keputusan. Di sini, sistem

pengkomputeran akan dapat membantu untuk mencapai dan memproses maklumat

yang disimpan dalarn kuantiti yang besar. Secara tidak langsung, ia akan dapat

menyelesaikan masalah koordinasi dan komunikasi tadi.

2.4 Anjakan Teknologi DSS

Bermula dalarn tahun 1990-an, Bill Inmon dan Ralph Kimball secara aktif telah

mempromosikan DSS yang dibangunkan menggunakan teknologi pangkalan data

hubungan. Model yang berasaskan DSS adalah merupakan domain kepada operasi

penyelidikan dan bukan bahagian dalarn sistem maklumat. Inmon mendefinisikan DSS

sebagai sebuah sistem yang digunakan untuk menyokong keputusan pihak pengurusan.

Pada kebiasaannya, DSS melibatkan analisis data dalarn kuantiti yang banyak.

Pemprosesan yang melibatkan DSS tidak melibatkan pengemaskinian data

(billinmon.com). Dalarn hal ini, Inmon dan Kimball memfokus kepada pembentukan

model data berasaskan DSS.

Seawal tahun 1990-an, satu anjakan teknologi yang besar telah wujud daripada DSS yang

berasaskan sistem kerangka utama kepada DSS berasaskan pelayan-pelanggan. Dalarn

masa yang sarna OLAP juga diperkenalkan. Sekitar 1992-1993, sesetengah pembekal

mula memperkenalkan teknologi berorientasikan objek bagi membangunkan dan

mempertingkatkan kebolehan sokongan keputusan. Pada tahun 1994 pula, banyak

organisasi mula menaiktaraf infrastruktur rangkaian mereka. Oleh itu, pembekal­

pembekal kepada DBMS telah mengenalpasti bahawa sokongan keputusan adalah

16

berbeza daripada OLTP dan mula mengimplementasikan kebolehgunaan OLAP dalam

pangkalan data mereka.

Dalam tahun 1993, Paul Gray menegaskan satu penemuan dua teknologi telah

digabungkan iaitu gudang data dan World Wide Web yang mula memberi kesan kepada

pakar-pakar dan ahli akademik yang berminat dengan teknologi pembuatan keputusan.

Bermula dari tahun 1995, platfom web dan DSS berasaskan web mula digunapakai.

(Power, 2000; Bhargava dan Power, 2001).

2.5 BalancedScorecard

2.5.1 Apa ito BalancedScorecard?

Balanced Scorecard merupakan satu pendekatan strategik pengurusan yang

diperkenalkan semenjak awal 1990-an lagi oleh Drs. Robert Kaplan (Sekolah Perniagaan

Harvard) and David Norton. Pendekatan Balanced Scorecard merupakan sistem

pengurusan yang bukan sekadar mengukur kebolehan sistem malah juga membenarkan

organisasi menjelaskan lagi visi dan strategi serta merealisasikan melalui tindakan yang

akan dilaksanakan. Ia menyediakan maklumbalas bagi kedua-dua proses dalam organisasi

dan hasil luaran dalam usaha untuk memperbaiki prestasi strategik dan hasilnya secara

berterusan. Apabila ia dilaksanakan secara menyeluruh, balanced scorecard akan

mentransformasikan perancangan strategik daripada latihan secara akademik sehinggalah, '

kepada pemusatan sesebuah organisasi.. . .. , '

Kaplan dan Norton menjelaskan bahawa inovasi balanced scorecard adalah seperti

berikut:

"Balanced scorecard mengekalkan pengukuran kewangan secara

tradisional, akan tetapi pengukuran tradisional akan menjelaskan situasikewangan sebelumnya, keupayaan pelaburan jangka panjang bagi

17

sesetengah organisasi serta hubungan antara pelanggan yang tidak kritikaluntuk pemastian kejayaan sesebuah organisasi. Pengukuran kewangan ini

mungkin tidak tepat, tetapi amat berguna sebagai pandu arah dan penilaianoleh organisasi untuk mencipta masa depan menerusi pelaburan terhadappelanggan, pembekal, pekerja, proses, teknologi dan inovasi."

Balanced scorecard mencadangkan kita untuk melihat organisasi berdasarkan lima

perspektif :

• Perspektif sumber maklumat :memenuhi keperluan untuk mendapatkan maklumat

dansumber

• Perspektif pembelajaran dan perkembangan membolehkan pekerja untuk

memimpin dan inovatif

• Perspektif proses dalaman pemiagaan : cemerlang dalam proses, cepat, berkesan

dalam memberikan perkhidmatan dan menggunakan sumber

• Perspektifkewangan : membentuk kekuatan kewangan

• Perspektifpelanggan : menyediakan nilai-nilai kepada pelanggan untuk membantu

mereka mencapai matlamat