dewan bahasa dan pustaka - …eseminar.dbp.gov.my/dokumen/app2018.pdff) menjalinkan kerjasama...

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL

TAHUN 2018


TAHUN 2018


TAHUN 2018

DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA


ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018

KANDUNGAN M/S

PENDAHULUAN

BELANJA MENGURUS DBP

1. LATAR BELAKANG 1

2. SILING BELANJA MENGURUS DBP TAHUN 2018 2

3. KATEGORI PERUNTUKAN TAHUN 2018 4

4. TANGGUNGJAWAB KETUA PROGRAM DAN KETUA AKTIVITI 7

5. PERJANJIAN PROGRAM TAHUN 2018 10

6. PENYELARASAN SEMULA PERUNTUKAN 11

7. LAPORAN 14

8. PENUTUPAN AKAUN 15

9. PENYEMAKAN BELANJAWAN 15

10. PERBELANJAAN BERHEMAT 16

11. PERJALANAN KE LUAR NEGARA (URUSAN RASMI) 22

12. SUMBANGAN KEPADA PIHAK LUAR 23

13. YURAN KEAHLIAN KORPORAT 24

14. PEMBELIAN TIKET KAPAL TERBANG 24

15. IKLAN KORPORAT 24

16. KURSUS DAN LATIHAN 25

17. PEGAWAI PENYELARAS BELANJAWAN JABATAN/BAHAGIAN 26

18. STRATEGI MENJANA PENDAPATAN 27

PENUTUP 29



1

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018 DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA (DBP)

PENDAHULUAN

Arahan Pegawai Pengawal (APP) tahun 2018 DBP disediakan sebagai garis

panduan dan tatacara urus tadbir Belanja Mengurus DBP Tahun 2018 bagi

memastikan perbelanjaan dibuat secara berhemah dan optimum sejajar dengan

langkah-langkah penjimatan yang diamalkan oleh DBP dan mengikut peraturan

yang ditetapkan.

BELANJA MENGURUS DBP 2018

1. LATAR BELAKANG

1.1 Siling belanja mengurus atau dikenali sebagai batas perbelanjaan

ditetapkan berdasarkan jangkaan pendapatan DBP yang diperoleh

daripada dua sumber, iaitu:

a) Pemberian Kerajaan (emolumen dan pencen); dan

b) Hasil DBP (jualan produk penerbitan dan hasil-hasil lain).

1.2 Pemberian kerajaan ialah peruntukan yang diluluskan oleh

Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) bagi menampung

perbelanjaan projek agensi di bawah kawalannya. Permohonan asal

DBP kepada KPM adalah berjumlah RM66,555,716.65 yang meliputi

perbelanjaan seperti yang berikut:

PERKARA JUMLAH

Emolumen dan Pencen 54,700,064.45

Elaun Lebih Masa 670,170.00

Bayaran Imbuhan Tahunan/Bantuan

Kerajaan 484,522.00

55,854,756.65



2

PERKARA JUMLAH

Bayaran Wajib

Penyenggaraan 6,066,160.00

Perubatan 1,020,000.00

Tambang Mengunjungi Wilayah 136,800.00

Pelbagai Bayaran Elaun 178,000.00

BBK 3,000,000.00

MBAM 300,000.00

10,700,960.00

ANGARAN KESELURUHAN ABM 2018 66,555,716.65

1.3 Bagaimanapun semasa acara Penyerahan Waran Peruntukan 2018

dalam Majlis Ucaptama Pegawai Pengawal KPM, Bajet 2018 pada

5 Januari 2018, DBP hanya menerima RM60 juta daripada

RM66,555,716.65 yang dimohon.

2. SILING BELANJA MENGURUS DBP TAHUN 2018

2.1 Siling belanja mengurus DBP tahun 2018 yang diluluskan oleh

Lembaga Pengelola adalah berjumlah RM167,324,608.00

Komponen utama perbelanjaan tahun 2018 adalah seperti yang

berikut:

Bil. Butiran RM’Juta

1. Emolumen dan Pencen 54,700,100.00

2. Belanja projek:

a) Belanja Wajib 43,957,209.00

b) Belanja Projek 67,667,299.00

c) Bulan Bahasa Kebangsaan 1,000,000.00

112,624,508.00

JUMLAH RM167,324,608.00



3

2.2 Agihan peruntukan tahun 2018 mengikut jabatan adalah seperti

yang berikut:

BIL. PEJABAT/JABATAN/

PROGRAM

EMOLUMEN

(RM)

PROJEK

(RM)

JUMLAH

(RM)

i. Pejabat Ketua Pengarah

a. Pentadbiran Pejabat KP/

Cawangan/Wilayah/

Bahagian Undang-

undang/Bahagian Audit

Dalam/Bahagian

Komunikasi Korporat

12,722,051.82 5,925,024.00 18,647,075.82

ii. Pejabat Timbalan Ketua Pengarah (Dasar)

a. Pentadbiran Pejabat TKP

(D) 3,548,426.71 4,457,135.00 8,005,561.71

b. Jabatan Dasar dan

Penyelidikan 6,398,815.04 1,715,000.00 8,113,815.04

c. Jabatan Pembinaan

Bahasa dan Sastera 4,805,834.41 584,269.00 5,390,103.41

d. Jabatan Pengembangan

Bahasa dan Sastera 4,322,420.62 1,127,135.00 5,449,555.62

e. Jabatan Penerbitan 13,277,288.31 59,310,801.00 72,588,089.31

iii. Pejabat Timbalan Ketua Pengarah (Operasi)

a. Pentadbiran Pejabat TKP

(O)/ Bahagian Kewangan/

Bahagian Pemasaran dan

Pengedaran/ Bahagian

Pengurusan Sumber

Manusia/ Bahagian

Pentadbiran Am/

Bahagian Keselamatan

9,625,263.09 38,505,144.00 48,130,407.09

iv. Bulan Bahasa Kebangsaan - 1,000,000.00 1,000,000.00

Jumlah Keseluruhan 54,700,100.00 112,624,508.00 167,324,608.00



4

3. KATEGORI PERUNTUKAN TAHUN 2018

3.1 Bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan belanjawan tahun

2018, peruntukan belanja mengurus dibahagikan kepada beberapa

kategori, antaranya:

a) Peruntukan emolumen dan caruman pencen

Peruntukan emolumen dan caruman pencen digunakan untuk

membayar gaji bulanan dan caruman pencen staf berjawatan

tetap. Jumlah peruntukan disyorkan oleh Bahagian Pengurusan

Sumber Manusia (BPSM) dan diluluskan oleh Pengurusan

berdasarkan keperluan tahun 2018.

b) Peruntukan perbelanjaan wajib dan kontraktual pentadbiran

Peruntukan perbelanjaan wajib dan kontraktual pentadbiran

bermaksud perbelanjaan bulanan atau perbelanjaan tahunan

yang tetap jumlahnya atau bayarannya berasaskan

kontrak/perjanjian/undang-undang dan perbelanjaan

penyelenggaraan (bangunan, kereta, sistem komputer,

peralatan dan kelengkapan pejabat serta peralatan TMK)

berdasarkan keperluan semasa. Contoh perbelanjaan wajib

dan kontraktual pentadbiran ialah:

i. Bayaran utiliti (elektrik, air, telefon, faksimile, dll.);

ii. Bayaran cukai tanah, cukai pintu dan duti setem;

iii. Bayaran insurans bangunan dan kereta;

iv. Sewa mesin fotostat, bayaran penggunaan mesin fotostat

berdasarkan bacaan meter, dll;

v. Sewa talian internet/jaring, astro;

vi. Bayaran minyak, cukai jalan, penyelenggaraan kereta

berjadual, dll;



5

vii. Bayaran upahan staf kontrak dan pekerja sambilan

harian;

viii. Penyelenggaraan bangunan (bangunan lama DBP,

bangunan cawangan dan wilayah, bangunan DBP Hulu

Kelang, rumah institusi serta rumah rehat); dan

ix. Sewa dan penyelenggaraan bangunan baharu DBP.

Penetapan peruntukan perbelanjaan wajib pentadbiran tahun

2018 adalah berdasarkan arah aliran perbelanjaan tahun-tahun

sebelumnya dan dengan mengambil kira keperluan semasa.

Oleh itu, bahagian hendaklah menyediakan anggaran dan

memastikan peruntukan yang telah diperuntukkan mencukupi

untuk menampung perbelanjaan bagi sepanjang tahun

belanjawan semasa.

Peruntukan perbelanjaan wajib dan kontraktual pentadbiran

tidak boleh dipindahkan ke mana-mana PTJ dan vot projek

bagi menampung keperluan perbelanjaan projek. Hal ini kerana

perbelanjaan wajib dan kontraktual pentadbiran telah

mempunyai komitmen bayaran kepada pembekal

perkhidmatan. Namun, sekiranya peruntukan terdapat lebihan

kerana terdapat penjimatan, pengurangan kos, pertukaran

pembekal perkhidmatan dan sebagainya, ia boleh dibenarkan,

bagaimanapun permohonan pindah peruntukan berkaitan

perlulah dikemukakan terlebih dahulu kepada Bahagian Dasar

dan Perancangan Strategik (BDPS) untuk pertimbangan dan

tindakan yang seterusnya.

Permohonan peruntukan tambahan bagi peruntukan

perbelanjaan wajib yang tidak mencukupi perlu dikemukakan

kepada BDPS untuk kelulusan Mesyuarat Penyemakan

Belanjawan atau Mesyuarat Pengurusan dengan menyatakan



6

justifikasi yang lengkap dan kukuh. Contohnya, kenaikan kadar

bayaran utiliti, perubahan nilai kontrak yang tamat pada

pertengahan tahun, perubahan dasar-dasar kerajaan dan

sebagainya.

c) Peruntukan perbelanjaan projek.

Peruntukan projek digunakan untuk perbelanjaan seperti yang

berikut:

i. Bayaran kepakaran;

ii. Bayaran royalti kepada penulis;

iii. Bayaran sagu hati;

iv. Bayaran kerja luar dan bayaran lebih masa;

v. Bayaran sewa tempat dan kelengkapan majlis;

vi. Bayaran perolehan barangan/ peralatan/ kelengkapan

pejabat/kenderaan, dll.;

vii. Bayaran komisen pengedaran;

viii. Bayaran perjalanan dan penginapan pegawai projek; dan

ix. Bayaran lain yang berkaitan.

Jumlah projek atau skop projek mesti disesuaikan dengan

peruntukan yang ada berdasarkan konsep pensaizan wajar

(right sizing). Keutamaan hendaklah diberikan kepada projek

kritikal dan berimpak tinggi yang telah dirancang dalam

Pelan Strategik DBP 2016-2020 dan Perjanjian Program Tahun

2018.

d) Peruntukan Tambang Mengunjungi Wilayah Asal, Tambang

Percuma dan Tambang Ehsan

Ketiga-tiga jenis tambang ini dikategorikan sebagai

perbelanjaan wajib pentadbiran yang dipusatkan di BPSM. Staf



7

atau waris yang terlibat hendaklah mengemukakan

permohonan terus kepada BPSM mengikut peraturan yang

berkuat kuasa dan berdasarkan kelayakan yang sepatutnya

bagi tujuan pengawalan.

e) Upahan Staf Contract Of Service (COS) dan Contract For Service

(CFS) serta Pekerja Sambilan Harian (PSH)

Upahan Staf COS, CFS dan PSH diperuntukkan pada awal

tahun dan diperuntukkan berdasarkan perkiraan dan anggaran

yang dibuat oleh BPSM. Sekiranya Jabatan/Bahagian berhasrat

untuk memohon pewujudan jawatan COS/CFS/PSH yang

baharu, Jabatan/Bahagian mestilah menyediakan

peruntukan upahan semasa memohon kelulusan tersebut.

BPSM hendaklah memastikan setiap permohonan pewujudan

jawatan baharu dikemukakan untuk kelulusan Mesyuarat

Pengurusan disertai dengan perakuan bahawa peruntukan

upahan telah disediakan dalam peruntukan semasa

Jabatan/Bahagian.

4. TANGGUNGJAWAB KETUA PROGRAM DAN KETUA AKTIVITI

4.1 Pengarah Jabatan selaku Ketua Program bertanggungjawab

mengagihkan peruntukan untuk bahagian/unit di bawah kawalannya.

Projek tahun 2018 hendaklah dilaksanakan berdasarkan peruntukan

yang diluluskan.

4.2 Pengarah Cawangan/Pengarah Wilayah/Ketua Bahagian/Ketua

Editor/Ketua Unit selaku Ketua Aktiviti bertanggungjawab membuat

agihan dan memastikan peruntukan yang mencukupi disediakan untuk

setiap projek. Agihan peruntukan mengikut projek dan vot hendaklah

ditentukan oleh Ketua Aktiviti bersama-sama Pegawai Projek dan



8

Pegawai Penyelaras Belanjawan bahagian masing-masing. Tugas

penting ini tidak boleh diserahkan kepada Pembantu Tadbir

Bahagian.

4.3 Dengan keterbatasan peruntukan, Ketua Program/Ketua Aktiviti

seharusnya mengambil langkah dalam usaha mengawal dan

mengoptimumkan perbelanjaan DBP 2018 melalui kaedah sinergi,

kreativiti, inovasi, penandaarasan dan amalan terbaik.

4.4 Perbelanjaan yang telah dilaksanakan perlu dinilai keberkesanan

dan keberhasilan berdasarkan Pelan Strategik DBP 2016-2020.

4.5 Antara tanggungjawab lain Ketua Program/Ketua Aktiviti adalah

seperti yang berikut:

a) Memastikan projek yang hendak dilaksanakan telah dirancang

dalam Pelan Strategik DBP 2016-2020, dan Perjanjian Program

Tahun 2018;

b) Memperhebatkan lagi sistem penyampaian untuk tahun 2018

supaya pelaksanaan program/projek dilaksanakan seawal Januari

2018.

c) Menerapkan falsafah perbelanjaan berhemat dan prinsip belanja

berdasarkan peruntukan yang diluluskan dalam pengurusan

belanjawan dan kewangan bahagian masing-masing selaras

dengan seruan kerajaan supaya semua jabatan kerajaan

mengamalkan perbelanjaan berhemat;

d) Tumpuan kepada pembudayaan keberhasilan dan

mengoptimumkan perbelanjaan perlu dijadikan asas dalam

melaksanakan projek yang dirancang supaya ia memberikan



9

impak yang tinggi dan nilai kepada kewangan terhadap peruntukan

yang diberikan;

e) Pelaksanaan projek yang melebihi peruntukan atau

melaksanakan projek tanpa kelulusan tidak dibenarkan.

Sekiranya perkara ini berlaku, tindakan yang sewajarnya akan

dikenakan;

f) Menjalinkan kerjasama strategik dengan pihak luar dalam

pelaksanaan projek dan memastikan kepentingan DBP sentiasa

terpelihara berasaskan keuntungan bersama;

g) Memastikan tiada komitmen baharu di luar perancangan selepas

31 Oktober 2018 bagi memastikan peruntukan perbelanjaan yang

telah dirancang mencukupi sehingga 31 Disember 2018 dan/atau

ianya menjejaskan peruntukan tahun 2019;

h) Menggunakan peruntukan sedia ada atau lebihan peruntukan

untuk melaksanakan projek di luar perjanjian program Tahun

2018 adalah tidak dibenarkan kecuali yang telah diluluskan oleh

Mesyuarat Pengurusan DBP, Mesyuarat Lembaga Pengelola dan

arahan Kementerian Pendidikan Malaysia tanpa menjejaskan

pelaksanaan dan perbelanjaan projek yang telah dirancang dalam

Perjanjian Program Tahun 2018;

i) Sentiasa memantau kedudukan peruntukan terkini, perbelanjaan

dan baki peruntukan;

j) Perbelanjaan yang melibatkan kehadiran Pengerusi Lembaga

Pengelola/Ahli Lembaga Pengelola/Pengurusan DBP dalam

sesuatu projek hendaklah menggunakan peruntukan projek

Jabatan/Bahagian yang berkenaan;



10

k) Memastikan pengurusan peruntukan Bulan Bahasa Kebangsaan

(BBK) dibuat mengikut Garis Panduan Pengurusan Peruntukan

BBK 2018 yang akan dikeluarkan setelah program BBK 2018

diluluskan;

l) Mengkaji mengenai keperluan berkaitan peruntukan antaranya

termasuklah tambahan peruntukan, pindah peruntukan dan

pemulangan peruntukan;

m) Memastikan varian perbelanjaan tahun 2018 tidak melebihi ±2.5%

dipatuhi dalam pengurusan belanjawan Jabatan/Bahagian; dan

n) Memastikan perbelanjaan yang dilakukan telah mengambil kira

perkara-perkara yang digariskan dalam Garis Panduan Mengawal

dan Mengoptimumkan Perbelanjaan DBP dan mematuhi Tatacara

Kewangan dan Perakaunan DBP, prosedur yang digariskan dalam

MS ISO DBP 9001: 2008 dan peraturan-peraturan yang

dikeluarkan dari semasa ke semasa.

5. PERJANJIAN PROGRAM TAHUN 2018

5.1 Perjanjian Program Tahun 2018 hendaklah disediakan oleh semua

bahagian. Format Perjanjian Program Tahun 2018 boleh dimuat turun

melalui Pejabat Maya. Perjanjian Program Tahun 2018 hendaklah

dikemukakan ke BDPS sebelum 20 Januari 2018 untuk urusan

penyediaan Perjanjian Program Tahun 2018 DBP dan

Penandatanganan Perjanjian.

5.2 Jabatan/Bahagian boleh menyediakan Buku Perancangan Program

Tahun 2018 bagi tujuan pemantauan dalaman secara lebih terperinci

melalui sistem yang sedia ada.

http://eseminar.dbp.gov.my/dokumen/garis_panduan_optimum.pdf

http://eseminar.dbp.gov.my/dokumen/garis_panduan_optimum.pdf



11

6. PENYELARASAN SEMULA PERUNTUKAN

6.1 Penyelarasan semula peruntukan bermaksud pemindahan peruntukan

daripada satu projek kepada projek yang lain yang memerlukan

peruntukan tambahan sama ada di peringkat dalam bahagian, antara

bahagian atau antara jabatan.

6.2 Agihan peruntukan mengikut projek hendaklah dirancang dengan

tepat bagi mengelakkan pindah peruntukan yang kerap sehingga

mengundang teguran daripada Jabatan Audit Negara.

6.3 Ketua Jabatan/Ketua Aktiviti hendaklah memastikan unjuran anggaran

perbelanjaan jabatan/bahagian/unit masing-masing tepat dan

dikemaskini mengikut suku tahun dan memastikan permohonan

peruntukan tambahan dibelanja mengikut permohonan dan bagi

peruntukan yang dipulangkan tidak mempunyai sebarang

komitmen dan mencukupi perbelanjaannya sehingga akhir tahun.

6.4 Bagi meningkatkan kawalan pindah peruntukan, sistem pindah

peruntukan akan ditutup. BDPS akan membuka Sistem Belanjawan

Diubahsuai (MBS) bagi tujuan pelarasan peruntukan sekurang-

kurangnya dua kali setahun selepas Mesyuarat Penyemakan

Belanjawan DBP atau mengikut keperluan berdasarkan arahan-

arahan yang dikeluarkan/diterima dari semasa ke semasa atau

mengikut kes berdasarkan permohonan yang dikemukakan oleh

bahagian/jabatan setelah dipertimbangkan dan diluluskan oleh KB

(DPS).

6.5 Jabatan/Bahagian/Cawangan/Wilayah/Unit yang ingin membuat

pelarasan peruntukan di luar tempoh pembukaan MBS, perlulah

mengemukakan permohonan pindah peruntukan kepada BDPS

melalui surat/memo dengan menyertakan perkara-perkara yang

berikut:



12

a) Borang permohonan pindah peruntukan dengan justifikasi yang

lengkap serta kukuh (rujuk borang BDPS dalam Pejabat Maya);

dan

b) Borang permohonan berkaitan perlulah lengkap ditandatangani

oleh pegawai seperti yang berikut:

PERINGKAT/PERKARA DISEDIAKAN DISAHKAN DILULUSKAN

Dalam Bahagian Pegawai

Penyelaras

Belanjawan/

Pentadbir

- Ketua

Bahagian/

Ketua Unit

Antara

Bahagian/Jabatan

Pegawai

Penyelaras

Belanjawan/

Pentadbir

Ketua

Bahagian/

Ketua Unit

Pengarah

Jabatan

6.6 BDPS hanya akan membuka sistem MBS bagi urusan pindah

peruntukan setelah menerima borang permohonan dan mendapat

kelulusan seperti yang ditetapkan.

6.7 Jabatan/Bahagian/Cawangan/Wilayah/Unit tidak dibenarkan

membuat pindah peruntukan yang berbeza dengan perincian dan

maklumat sepertimana yang dimohon dan surat peringatan akan

dikeluarkan bagi yang melanggar arahan tersebut dan sesalinan surat

akan diberi kepada Bahagian Audit Dalam.

6.8 Pindah peruntukan daripada peruntukan perbelanjaan wajib dan

kontraktual pentadbiran ke PTJ lain tidak dibenarkan. Walau

bagaimanapun, sekiranya lebihan adalah disebabkan penjimatan atau

pengguguran projek, pindahan peruntukan tersebut perlulah

mendapat kelulusan Pegawai Pengawal dan memastikan perkiraan



13

yang tepat serta peruntukan belanja wajib yang dipulangkan tidak

mempunyai sebarang komitmen dan mencukupi sehingga

31 Disember 2018.

6.9 Sebarang pertambahan atau pengurangan jumlah peruntukan

emolumen dan caruman pencen adalah berdasarkan arahan

daripada BPSM dan urusan pindahan peruntukan akan dibuat oleh

BDPS.

6.10 Setelah urusan pindah peruntukan selesai, Jabatan/ Bahagian/

Cawangan/ Wilayah hendaklah mencetak laporan pindah peruntukan

untuk semakan dan perekodan. Borang yang telah dicetak hendaklah

ditandatangani mengikut tatacara yang berikut:

Peringkat Pindah

Peruntukan Kelulusan

Contoh

Situasi Kelulusan

Dalam Bahagian Ketua Bahagian Unit Khidmat Korporat → Unit

Urus Setia Lembaga KB (DPS)

Antara Bahagian Pengarah Jabatan

Bahagian Pengurusan Sumber

Manusia → Bahagian

Pentadbiran Am

Timbalan Ketua

Pengarah Operasi

Antara Jabatan

Pengarah Jabatan

yang ingin

memindahkan

peruntukan

Bahagian Buku Umum →

Bahagian Pemasaran dan

Pengedaran

Pengarah Jabatan

Penerbitan

Emolumen KB (DPS)

Arahan Bahagian Pengurusan

Sumber Manusia dan pindah

peruntukan diuruskan BDPS

KB (DPS)

Penjajaran,

penjimatan dan

yang

seumpamanya

KB (DPS)

Pindah peruntukan yang

diuruskan oleh BDPS

berdasarkan keputusan

mesyuarat

KB (DPS)



14

6.11 Pemulangan lebihan peruntukan disebabkan penjajaran atau

pengguguran projek Jabatan/ Bahagian/ Cawangan/ Wilayah ke

BDPS hanya akan diterima selewat-lewatnya pada 30 November

2018 kecuali dengan kelulusan Pegawai Pengawal dan dengan sebab

yang kukuh dan tidak dapat dielakkan.

6.12 Mulai tahun 2018, statistik kekerapan pindah peruntukan antara

jabatan dan bahagian sahaja yang akan dilaporkan oleh BDPS.

7. LAPORAN

7.1 Laporan Prestasi Projek dan Perbelanjaan Serta Unjuran

Setiap Jabatan/Bahagian/Cawangan/Wilayah/Unit dimestikan untuk

mengemukakan Laporan Prestasi Projek dan Perbelanjaan serta

Unjuran kepada BDPS mengikut suku tahun iaitu, Januari - Mac, April

- Jun, Julai - September dan Oktober - Disember. Tarikh tutup untuk

mengemukakan laporan ini akan dimaklumkan oleh BDPS dari

semasa ke semasa. Format laporan boleh dimuat turun melalui

Pejabat Maya. Laporan ini akan dibentangkan oleh BDPS dalam

mesyuarat yang berkaitan.

7.2 Laporan Pengecualian Tahun 2018

Jabatan/Bahagian yang baki perbelanjaannya melebihi daripada

varian yang telah ditetapkan pada tahun 2018 iaitu ±2.5% diwajibkan

mengemukakan laporan pengecualian kepada BDPS. Tarikh

penyerahan laporan pengecualian akan dimaklumkan oleh BDPS.

Format laporan boleh dimuat turun melalui Pejabat Maya. Cara

pengiraan varian adalah seperti yang berikut:

V a r i a n

1 0 0 X Peruntukan

2 . 5

1 0 0 X Peruntukan contoh



15

7.3 Laporan PTJ Bahagian

Pentadbir atau Pegawai Penyelaras Belanjawan Jabatan/Bahagian

hendaklah mencetak laporan PTJ bahagian setiap hujung bulan bagi

tujuan semakan, pemantauan perbelanjaan dan rekod.

Ketidakselarasan dalam laporan PTJ seperti vot negatif, perbelanjaan

tidak ditolak pada vot, peruntukan terapung pada bahagian

tanggungan walaupun bayaran telah dijelaskan dan sebagainya,

hendaklah dimaklumkan kepada BDPS dengan segera.

8. PENUTUPAN AKAUN

Jabatan/Bahagian hendaklah memastikan tidak berlaku sebarang

perbelanjaan tanpa peruntukan atau perbelanjaan melebihi peruntukan atau

perbelanjaan menggunakan vot yang salah. Bayaran mestilah diselesaikan

sebelum tarikh penutupan akaun tahunan berdasarkan Surat Pekeliling

Kewangan tentang penutupan akaun tahunan yang dikeluarkan oleh

Bahagian Kewangan dan Bekalan.

9. PENYEMAKAN BELANJAWAN

9.1 Mesyuarat Penyemakan Belanjawan akan diadakan dua kali untuk

tahun 2018 seperti jadual di bawah:

TARIKH TEMPOH LAPORAN PRESTASI

PERBELANJAAN PROJEK

Julai 2018 2 Januari 2018 hingga 29 Jun 2018

Oktober 2018 2 Januari 2018 hingga 28 September 2018

* Tarikh mesyuarat bergantung pada tarikh Mesyuarat Pengurusan yang akan diadakan pada bulan berkaitan



16

10. PERBELANJAAN BERHEMAT

10.1 Ketua Program dan Ketua Aktiviti hendaklah mengamalkan

perbelanjaan berhemat dan mengelakkan pembaziran. Pekeliling

Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 2008 “Langkah Untuk Mengurangkan

Perbelanjaan Awam”, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2014

“Garis Panduan Perbelanjaan Secara Berhemat Bagi Mengurangkan

Perbelanjaan Awam” dan Garis Panduan Mengawal dan

Mengoptimumkan Perbelanjaan DBP 2017 serta pekeliling-pekeliling

yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa perlulah dipatuhi.

10.2 Penggunaan Utiliti dan Bahan

a) Penggunaan lampu dan penyaman udara hendaklah

diminimumkan terutamanya semasa waktu rehat. Lampu bilik air

dan bilik pantri hendaklah dipadamkan apabila tiada pengguna.

Pemasangan lampu pada waktu malam di sekitar premis

hendaklah diminimumkan tanpa menjejaskan keselamatan;

b) Komputer dan peralatan elektronik pejabat hendaklah ditutup dan

dicabut suis utama pada hari cuti dan ketika staf bercuti rehat.

c) Penggunaan kertas dan alat tulis hendaklah diminimumkan.

i. Pemakluman mesyuarat/majlis/acara kepada staf DBP

hendaklah menggunakan e-mel. Surat/memo sama ada

kepada staf DBP atau pihak luar hendaklah dicetak pada

kedua-dua belah muka surat.

ii. Draf kertas kerja/surat/laporan hendaklah dicetak

menggunakan kertas terpakai.

iii. Bahan mesyuarat serta minit hendaklah diedarkan melalui e-

mel kepada ahli mesyuarat dan edaran secara bercetak

adalah tidak dibenarkan. Hanya urus setia mesyuarat



17

sahaja yang akan menyimpan salinan keras bahan

mesyuarat bagi tujuan dokumentasi. Draf kertas

kerja/surat/laporan hendaklah dicetak menggunakan kertas

terpakai. Staf digalakkan menggunakan alat elektronik seperti

tab, iPad atau telefon pintar bagi tujuan membaca dan

merujuk dokumen mesyuarat/minit mesyuarat.

iv. Dokumen dan bahan untuk projek sama ada bagi tujuan

rujukan atau promosi hendaklah disediakan dalam kadar dan

kos yang minimum. Cetakan dokumen atau bahan promosi

hendaklah menggunakan kertas kitar semula atau kertas

simili yang lebih murah harganya berbanding kertas Matt atau

yang mana lebih murah.

v. Bahagian Pentadbiran Am diminta mengawal bekalan

kertas dan menyimpan rekod penggunaan kertas setiap

bahagian serta mengehadkan perolehan alat tulis dengan

mempraktikkan kawalan penggunaan yang lebih ketat.

d) Membekukan perolehan buku, makalah, jurnal dan bahan lain

kecuali untuk tujuan repositori dan dokumentasi di Pusat

Dokumentasi Melayu.

e) Mengurangkan pengedaran akhbar harian kepada satu akhbar

sahaja kepada bahagian yang berkaitan kecuali Bahagian

Komunikasi Korporat dan Pusat Dokumentasi Melayu.

10.3 Penganjuran Majlis atau Acara Rasmi dan Korporat

a) Jabatan/ Bahagian/ Cawangan/ Wilayah digalakkan menganjurkan

majlis bersekali dengan acara dari Jabatan/ Bahagian/Cawangan/

Wilayah lain bagi mengurangkan kos. Sebagai contoh,

penyampaian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang dan Anugerah

Perkhidmatan boleh diadakan dalam Majlis Hari Inovasi.



18

b) Penggunaan kain rentang atau gegantung sesuatu majlis

hendaklah dikurangkan dan pembelian beg serta cenderamata

untuk seminar, kursus (kecuali kursus berbayar), bengkel dan lain-

lain tidak dibenarkan. Penggunaan latar pentas bercetak dalam

sesuatu majlis adalah tidak dibenarkan dan digantikan dengan

latar pentas yang dipancarkan bergantung pada kemudahan yang

disediakan.

c) Kad jemputan bagi semua acara DBP digunakan untuk jemputan

kepada pihak luar sahaja. Bagi menjimatkan penggunaan kertas,

atur cara majlis/acara boleh disertakan dalam kad jemputan

tanpa perlu dibuat berasingan. Untuk pegawai DBP termasuk

pegawai di cawangan dan wilayah, jemputan termasuk atur cara

hendaklah diedarkan melalui e-mel dan pengumuman melalui

siar raya.

10.4 Penganjuran Projek Bahasa, Sastera, Penerbitan, Latihan dan Lain-

lain.

a) Penganjuran projek hendaklah diadakan di premis DBP sebagai

langkah penjimatan perbelanjaan selain bagi tujuan

mempromosikan DBP sebagai pusat kegiatan bahasa, sastera dan

persuratan. Sekiranya ada keperluan mendesak atau justifikasi

yang kukuh untuk diadakan di luar premis DBP, Ketua Program

atau Ketua Aktiviti hendaklah memilih tempat penganjuran dengan

membuat perbandingan kos yang paling minimum seperti

menggunakan kemudahan di pusat-pusat latihan yang lebih

rendah kosnya berbanding hotel.



19

10.5 Penglibatan Staf Dalam Projek

a) Penglibatan staf dalam apa jua projek di dalam negeri atau di luar

negara hendaklah dihadkan mengikut keperluan dan keupayaan

peruntukan yang diluluskan. Bagi projek pengembangan,

pembinaan, penyelidikan, penerbitan atau operasi yang diadakan

di negeri yang mempunyai pejabat cawangan atau wilayah, pihak

penganjur hendaklah melantik pegawai-pegawai cawangan dan

wilayah sebagai urus setia.

b) Projek pengembangan yang bersifat antarabangsa seperti MABM,

MABBIM, MASTERA dan yang seumpamanya perlu dikaji semula

daripada segi keupayaan peruntukan yang diluluskan, bilangan

penglibatan staf dan impak kepada citra DBP.

c) Memastikan penglibatan staf Cawangan/Wilayah dalam mesyuarat

hanya menerusi sidang video secara langsung.

10.6 Penyediaan makan/minum

a) Penyediaan makan/minum hanya dibenarkan untuk mesyuarat

pada sebelah pagi sahaja. Penyediaan makan/minum untuk

mesyuarat pada sebelah petang tidak dibenarkan.

b) Kadar penyediaan makan/minum adalah seperti yang dinyatakan

dalam Surat Pekeliling Kewangan Bil.1/2010 berkaitan Perubahan

Kadar Perkhidmatan Pembekalan Makanan dan Minuman untuk

Kegiatan Rasmi iaitu RM2.50 bagi kadar minum pagi. Mesyuarat

Pengurusan atau Mesyuarat Ketua Bahagian yang dijangka

selesai sehingga lewat petang boleh menggunakan kadar RM5.50

seperti yang dinyatakan.



20

10.7 Penyemakan Semula Projek/Program 2018

Jabatan/Bahagian/Cawangan/Wilayah diminta menyemak semula

projek/program yang telah dirancang pelaksanaannya pada tahun

2018 untuk ditangguhkan atau dikurangkan kos projek melalui kaedah

usaha sama dengan pihak luar, mendapatkan tajaan dan sebagainya.

10.8 Bulan Bahasa Kebangsaan

a) Mengecilkan skala program Bulan Bahasa Kebangsaan dengan

menggabungkan program dan aktiviti Jabatan/ Bahagian/

Cawangan/ Wilayah untuk dijadikan sebagai aktiviti Bulan Bahasa

Kebangsaan.

10.9 Pengurusan Perbelanjaan Penerbitan/Percetakan

a) Dokumen dan bahan untuk projek sama ada bagi tujuan rujukan

atau promosi hendaklah disediakan dalam kadar dan kos yang

minimum. Cetakan dokumen atau bahan promosi hendaklah

menggunakan kertas kitar semula atau kertas simili yang

lebih murah harganya berbanding kertas Matt atau mana-mana

kertas yang lebih murah harganya.

b) Penerbitan Buku Teks Skim Pinjaman (BTSP) dan Buku Teks

Pasaran Terbuka (BTPT) hendaklah diutamakan.

c) Penerbitan judul am komersial hendaklah dicetak dalam jumlah

yang bersesuaian atau berdasarkan pesanan dan permintaan

(POD).

d) Penerbitan judul am sosial hendaklah diterbitkan secara

e-buku dan penerbitan CD/DVD perlu ditangguhkan.



21

e) Mengurangkan penerbitan bercetak bagi buku Puisi, Syair, Drama,

Cerpen dan buku-buku yang kurang mendapat permintaan dan

menerbitkannya secara digital.

10.10 Mengoptimumkan Sumber Manusia

a) Mengkaji dan menempatkan semula sumber manusia yang

melibatkan projek/program yang ditangguhkan ke bahagian-

bahagian mengikut keutamaan dan keperluan.

10.11 Pengurusan Projek Pentadbiran dan Operasi

a) Kerja-kerja penyelenggaraan dan pengubahsuaian bangunan/

pejabat hanya dibenarkan bagi keperluan yang benar-benar

mendesak dan kewajaran keperluan.

b) Mengehadkan perolehan alat tulis dengan mengamalkan kawalan

penggunaan yang lebih ketat.

c) Perolehan aset seperti alat kelengkapan pejabat, perhiasan

pejabat dan yang berkaitan hendaklah dibekukan. Perolehan aset

hanya dibenarkan bagi alat kelengkapan pejabat yang rosak dan

kewajaran keperluan.

d) Menggalakkan pesara dan staf mendapatkan rawatan dan ubat-

ubatan di hospital kerajaan atau farmasi.

10.12 Elaun Lebih Masa

a) Ketua Program dan Ketua Aktiviti hendaklah mengawal kerja lebih

masa dengan mengehadkan kepada perkara yang penting sahaja.

Ketua atau pegawai yang mengarahkan kerja lebih masa

hendaklah memastikan bahawa kerja lebih masa itu benar-benar



22

mustahak untuk disiapkan serta dilaksanakan dalam tempoh yang

ditetapkan.

b) Semua arahan kerja lebih masa hendaklah dikeluarkan secara

bertulis sebelum kerja lebih masa dimulakan. Pemberian cuti

gantian adalah digalakkan bagi menggantikan bayaran elaun

lebih masa. Pekeliling Pentadbiran Bilangan 3 Tahun 2014

berkaitan Bayaran Kerja Lebih Masa dan Cuti Gantian hendaklah

dipatuhi.

11. PERJALANAN KE LUAR NEGARA (URUSAN RASMI)

11.1 Menangguhkan perjalanan ke luar negara kecuali program kerjasama

antara negara di mana program berkaitan dibiayai sepenuhnya atau

sebahagiannya oleh penganjur dengan penglibatan bilangan pegawai

yang minimum dan kaedah perjalanan dan penginapan yang

menjimatkan.

11.2 Perjalanan ke luar negara atas urusan latihan tidak dibenarkan;

11.3 Peruntukan perjalanan ke luar negara ialah peruntukan Dasar Skala,

iaitu perbelanjaan yang tidak berulang setiap tahun. Permohonan

perjalanan ke luar negara hendaklah dibentangkan untuk kelulusan

Mesyuarat Pengurusan dua bulan sebelum tarikh perjalanan. Ini

kerana permohonan tersebut perlu dikemukakan pula untuk kelulusan

Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) dan dalam sesetengah kes

memerlukan kelulusan Kementerian Kewangan Malaysia;

11.4 Sehubungan dengan itu, permohonan untuk perjalanan ke luar

negara hendaklah dikemukakan kepada BPSM, DBP selewat-

lewatnya dua puluh satu hari bekerja sebelum tarikh perjalanan

dengan menyertakan cabutan minit mesyuarat kelulusan

perjalanan;

http://eseminar.dbp.gov.my/dokumen/kerjalebihmasa.pdf



23

11.5 Pegawai yang dicadangkan membuat perjalanan ke luar negara

hendaklah pegawai yang terlibat secara langsung dalam projek

berkenaan dan perbelanjaan yang terlibat hendaklah pada kadar

yang minimum; dan

11.6 Pegawai yang bertugas rasmi di luar negara hendaklah

mengemukakan laporan projek tersebut kepada Pengurusan melalui

Ketua Bahagian dalam tempoh dua minggu selepas balik bertugas.

12. SUMBANGAN KEPADA PIHAK LUAR

12.1 Sumbangan tahunan kepada pihak luar seperti Gabungan Penulis

Nasional (GAPENA), Persatuan Linguistik Melayu (PLM), Persatuan

Penterjemah Malaysia (PPM) dan Persatuan Editor Malaysia (PEM).

Peruntukan sumbangan dipusatkan di BDPS.

12.2 Sumbangan kepada persatuan dan badan bukan kerajaan perlu

mendapat kelulusan Mesyuarat Pengurusan bagi memastikan

sumbangan hanya dibuat kepada persatuan atau badan berdaftar

yang melaksanakan kegiatan dalam bidang yang menyokong atau

berkaitan dengan fungsi teras DBP. Peruntukan bagi sumbangan ini

dipusatkan di Bahagian Promosi Dan Pengiktirafan. Bahagian

hendaklah memastikan persatuan atau badan berdaftar yang

memohon sumbangan tidak menerima sumbangan tahunan

daripada DBP seperti dalam Perkara 12.1. Laporan tentang jumlah

sumbangan yang diberikan dan kegiatan yang dijalankan oleh pihak

yang menerima sumbangan hendaklah dikemukakan secara berkala

kepada Pengurusan. Bahagian berkenaan juga perlu memastikan nilai

sumbangan yang diberikan tidak mengganggu peruntukan projek-

projek bahagian. Sumbangan kepada pihak luar hendaklah dianggap



24

sebagai kos perhubungan awam DBP. Setiap sumbangan yang

diberikan mestilah boleh meningkatkan citra DBP.

13. YURAN KEAHLIAN KORPORAT

13.1 Keahlian korporat DBP dalam persatuan/pertubuhan perlu diluluskan

oleh Mesyuarat Pengurusan dan yuran keahlian korporat DBP

dipusatkan di BDPS. Bayaran dibuat berdasarkan permohonan

bayaran yang diterima daripada persatuan/pertubuhan yang

berkenaan.

14. PEMBELIAN TIKET KAPAL TERBANG

14.1 Pegawai digalakkan membeli sendiri tiket penerbangan daripada

syarikat penerbangan atau agensi pelancongan yang menawarkan

harga yang lebih rendah dan memberikan penjimatan berbanding

menggunakan Waran Perjalanan Udara Awam. Pembelian tiket

penerbangan hendaklah menggunakan kad kredit korporat DBP atau

sumber kewangan sendiri yang kemudiannya boleh dituntut semula

daripada Bahagian Kewangan dan Bekalan.

15. IKLAN KORPORAT

15.1 Iklan korporat bagi mempromosi sesuatu majlis atau kegiatan atau

menjawab sesuatu isu atau menyebarkan maklumat mengenai DBP

diuruskan oleh Bahagian Komunikasi Korporat. Bagi tujuan promosi,

permohonan hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Komunikasi

Korporat satu bulan sebelum majlis atau sebelum kegiatan

berlangsung. Kos iklan ditanggung oleh bahagian penganjur dengan

kos yang minimum.



25

15.2 Bahagian-bahagian juga diminta menggunakan Laman Sesawang

DBP, Laman Intranet dan TV Plasma untuk hebahan majlis atau

kegiatan.

15.3 Selaras dengan Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2014 “Peraturan

Penganjuran Majlis-majlis Kerajaan”, amalan menyiarkan ucapan

tahniah dan penghargaan kepada para pemimpin melalui iklan dalam

akhbar hendaklah dihentikan kerana melibatkan perbelanjaan yang

tinggi.

16. KURSUS DAN LATIHAN

16.1 Peruntukan perbelanjaan untuk kursus dan latihan

dipertanggungjawabkan di Akademi DBP. Akademi DBP perlu

menyediakan jadual latihan yang merangkumi pelbagai program

antaranya seperti bahasa, sastera, penerbitan dan pengurusan bagi

memastikan staf DBP mempunyai pengetahuan, kemahiran dan

kebolehan yang selari dengan perkembangan semasa dan keperluan

tugas.

16.2 Kursus dan latihan yang dimohon oleh pegawai DBP selari dengan

bidang tugas pegawai merupakan tanggungjawab Akademi DBP.

Kos bagi kursus dan latihan tersebut perlu menggunakan peruntukan

Akademi DBP kecuali baki peruntukan pada masa tersebut tidak

mencukupi dan Jabatan/Bahagian dibenarkan untuk memindahkan

peruntukan ke Akademi DBP dengan kelulusan daripada Pegawai

Pengawal.

16.3 Melaksanakan program pembangunan sumber manusia untuk staf

dalaman dengan kerjasama pihak INTAN bagi modul-modul yang

disediakan oleh INTAN atau agensi kerajaan lain.



26

16.4 Penganjuran kursus atau latihan untuk staf DBP hendaklah diadakan

di premis DBP sebagai langkah penjimatan. Sekiranya ada

keperluan mendesak atau justifikasi yang kukuh untuk diadakan

di luar premis DBP, Ketua Program atau Ketua Aktiviti hendaklah

memilih tempat penganjuran dengan membuat perbandingan kos

yang paling minimum seperti menggunakan kemudahan di pusat-

pusat latihan yang lebih rendah kosnya berbanding hotel.

16.5 Unsur-unsur latihan atau bengkel latihan di hotel-hotel atau luar

negara tidak dibenarkan dimasukkan dalam sebut harga

perolehan sistem bagi tujuan mengurangkan sebut harga

perolehan.

17. PEGAWAI PENYELARAS BELANJAWAN JABATAN/BAHAGIAN

17.1 Bagi memastikan urusan perbelanjaan Jabatan/Bahagian diuruskan

dengan cekap dan berkesan, Pengarah Jabatan dan Ketua Bahagian

hendaklah melantik seorang Pegawai Penyelaras Belanjawan

Jabatan/Bahagian yang akan bertanggungjawab menyelaras semua

urusan belanja Jabatan/Bahagian. Pegawai Penyelaras Belanjawan

Jabatan/Bahagian akan berurusan terus dengan Pegawai Belanjawan

DBP di BDPS berkaitan hal-hal belanja. Antara tanggungjawab

pegawai penyelaras belanjawan ialah:

a) Membantu memastikan senarai fungsi dalam MBS selaras

dengan Perjanjian Program dan senarai Program/Projek yang

diperturunkan dalam Pelan Strategik 2016-2020.

b) Membantu menyediakan pecahan Anggaran Belanja Mengurus

tahunan Jabatan/Bahagian/Cawangan/Wilayah yang tepat

mengikut program/projek bagi mengurangkan bilangan pindah

peruntukan.



27

c) Membantu menyelaraskan projek berdasarkan peruntukan yang

diluluskan dan memastikan peruntukan projek bahagian

mencukupi bersama-sama pegawai projek bahagian;

d) Menerapkan falsafah perbelanjaan berhemat dalam urusan

belanja agar selaras dengan peruntukan yang diluluskan;

e) Membantu memantau peruntukan terkini, perbelanjaan projek dan

keperluan tambahan ataupun pindahan peruntukan; dan

f) Menyedia atau menyelaras laporan prestasi projek dan

perbelanjaan suku tahunan.

18. STRATEGI MENJANA PENDAPATAN

18.1 Bagi memastikan kelangsungan DBP dalam mengharungi cabaran

ekonomi negara dan amalan ketidakbergantungan kepada Kerajaan

dari segi peruntukan, DBP telah mengenal pasti beberapa strategi

terbaik untuk dilaksanakan seperti yang berikut:

a) Mempergiatkan usaha penjanaan pendapatan menerusi penjualan

kandungan dan bahan terbitan DBP.

b) Menerbitkan buku ulang kaji atau buku latihan atau buku kerja;

c) Memperhebat promosi buku bercetak dan buku elektronik

(Contoh: Minggu Bersama Penulis, Galakan Membaca Bersama

Perpustakaan Negara dan lain-lain);

d) Melaksanakan strategi pesanan awal (pre-order) menerusi

promosi yang hebat bagi buku-buku yang bakal terbit atau cetak

semula;

e) Memperhebat kursus berbayar menerusi promosi yang mantap;



28

f) Mengenakan bayaran bagi perkhidmatan Pengesahan Iklan dan

Pengesahan Dokumen Rasmi/Umum;

g) Mengenakan caj sewaan kepada semua penggunaan kemudahan

DBP kecuali bagi projek yang melibatkan kerjasama;

h) Melakukan analisis terhadap nilai keuntungan. Dengan cara ini

DBP boleh mengenal pasti aktiviti/produk yang memberi

keuntungan yang rendah atau merugikan atau yang lebih

menguntungkan. Oleh itu, DBP boleh menghentikan aktiviti/jualan

produk yang kurang atau tidak menguntungkan dan memberi fokus

kepada yang lebih menguntungkan; dan

i) Menggunakan sistem inventori. Dengan menggunakan sistem

inventori, Bahagian Pemasaran dan Pengedaran dapat

menentukan bahawa inventori sentiasa berada pada aras yang

mencukupi dan dapat memenuhi permintaan pasaran. Ia dapat

mengelakkan pembaziran seperti lebihan stok dan produk yang

tidak laku. Yang paling penting, Bahagian Pemasaran dan

Pengedaran dapat mengekalkan aras inventori mengikut

keperluan.

dewan bahasa dan pustaka - …eseminar.dbp.gov.my/dokumen/app2018.pdff) menjalinkan kerjasama...

Documents