GARIS PANDUAN

PELANTIKAN PEGAWAI PENGELAS

KEMENTERIAN PELAJARAN

MALAYSIA

JULAI 2012

2

KPM.BKP.100-9/3/3( 10 )

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA SURAT SIARAN TAHUN 2012

Semua Setiausaha / Pengarah Bahagian Kementerian Pelajaran Malaysia Semua Pengarah Pelajaran Jabatan Pelajaran Negeri Semua Pegawai Pelajaran Daerah Pejabat Pelajaran Daerah

GARIS PANDUAN PELANTIKAN PEGAWAI PENGELAS

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

TUJUAN Surat Siaran ini bertujuan untuk memaklumkan semua Bahagian di Kementerian

Pelajaran Malaysia (KPM) dan Jabatan Pelajaran Negeri mengenai Garis Panduan

Pelantikan Pegawai Pengelas KPM seperti di Lampiran 1.

LATAR BELAKANG

2. Pegawai Pengelas di Bahagian / Jabatan KPM yang dilantik oleh YAB Menteri di

bawah Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 adalah pegawai awam dari Bahagian/

Jabatan yang bertanggungjawab dalam pengurusan pengelasan maklumat atau

dokumen rasmi Kerajaan berupa surat rasmi, maklumat atau bahan mengikut kategori

kerahsiaan iaitu ’Rahsia Besar’, ’Rahsia’, ’Sulit’ atau ’Terhad’. Pelantikan Pegawai

Pengelas adalah penting bagi memastikan dokumen rasmi terutamanya dokumen

terperingkat dilindungi dan diuruskan mengikut prosedur dan tatacara yang betul bagi

mengelakkan ketirisan maklumat berlaku.

3. Sehubungan dengan itu, Mesyuarat Ketua-ketua Bahagian KPM Bil. 3/2012 pada

9 Mei 2012 telah bersetuju supaya pelantikan semula Pegawai Pengelas

Bahagian/Jabatan KPM dibuat bagi memastikan peranan dan tanggungjawab Pegawai

Pengelas dapat dilaksanakan dengan lebih cekap dan berkesan.

3

4. Garis Panduan ini digunakan sebagai rujukan dalam membantu Ketua-ketua

Bahagian/Jabatan membuat lantikan semula Pegawai Pengelas mengikut kriteria yang

telah ditetapkan.

KUATKUASA

5. Garis Panduan ini adalah terpakai dan berkuatkuasa pada tarikh ia

ditandatangani.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

DATO’ DR. ROSLI BIN MOHAMED

Ketua Setiausaha

Kementerian Pelajaran Malaysia

Julai 2012

s.k.:

Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan)

Timbalan Ketua Setiausaha (Pembangunan)

Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran (Dasar)

Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran (Operasi)

Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran (Profesionalisme Keguruan)

4

GARIS PANDUAN PELANTIKAN PEGAWAI AWAM UNTUK

MENGELASKAN SURATAN RASMI, MAKLUMAT ATAU BAHAN

MENGIKUT SEKSYEN 2B AKTA RAHSIA RASMI 1972 (AKTA 88)

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

1.0 TUJUAN

1.1 Garis panduan ini disediakan sebagai penerangan kepada semua Ketua

Jabatan di Bahagian/ Jabatan / Agensi di bawah Kementerian Pelajaran

Malaysia (KPM) dalam urusan pelantikan Pegawai Pengelas di kalangan

pegawai awam untuk mengelaskan suratan rasmi, maklumat dan bahan

selaras dengan peruntukan Seksyen 2B, Akta Rahsia Rasmi 1972.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Maklumat atau dokumen rasmi Kerajaan adalah terbahagi kepada dua (2)

iaitu dokumen terperingkat dan dokumen tidak terperingkat. Dokumen

terperingkat merupakan dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi

terperingkat dan ditanda dengan peringkat keselamatannya. Manakala

dokumen tidak terperingkat merupakan dokumen rasmi yang mengandungi

maklumat rasmi tetapi tidak bertanda dengan peringkat keselamatan.

2.2 Berdasarkan Buku Arahan Keselamatan yang dikeluarkan oleh Pejabat

Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia, perkara rasmi adalah

merujuk kepada maklumat rasmi, bahan rasmi dan dokumen rasmi yang

diguna oleh Kerajaan. Maklumat dan dokumen rasmi Kerajaan akan menjadi

rahsia atau sulit (terperingkat) setelah ianya melalui proses pengelasan

maklumat dengan menentukan taraf keselamatan maklumat dan dokumen

berkenaan.

2.3 Dokumen terperingkat adalah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat

rasmi yang mesti diberi perlindungan keselamatan dan bertanda dengan

5

sesuatu peringkat keselamatan sama ada ‘Rahsia Besar’, ‘Rahsia’, ‘Sulit’

atau ‘Terhad’. Takrif ‘Rahsia Besar’, ‘Rahsia’, ‘Sulit’ atau ‘Terhad’ adalah

seperti berikut:

i) ‘Rahsia Besar’ adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika

didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat

besar kepada Malaysia;

ii) ‘Rahsia’ adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika didedahkan

tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara yang

menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat

Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa

asing;

ii) ‘Sulit’ adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika didedahkan

tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara

tetapi memudaratkan kepentingan Malaysia atau kegiatan Kerajaan

atau individu atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau

kesusahan kepada pentadbiran atau menguntungkan kuasa asing; dan

iv) ‘Terhad’ adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi selain daripada

yang diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi

berkehendakkan juga diberi satu tahap perlindungan keselamatan.

2.4 Oleh itu, adalah menjadi tanggungjawab Kementerian/Jabatan/Agensi

Kerajaan untuk memastikan pengurusan dokumen terperingkat dilaksanakan

mengikut prosedur dan tatacara yang betul untuk mengelakkan ketirisan

maklumat berlaku akibat kecuaian penjawat awam. Maklumat ini juga perlu

dilindungi daripada disampaikan kepada pihak yang tidak dibenarkan dengan

cara yang salah. Bagi memastikan dokumen ini dilindungi dan diuruskan

mengikut prosedur, Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan perlu melantik

6

Pegawai Pengelas yang bertanggungjawab dalam pengurusan pengelasan

maklumat atau dokumen rasmi Kerajaan mengikut kategori kerahsiaan.

2.5 Di peringkat KPM, Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) telah

dipertanggungjawabkan sebagai urus setia dalam sistem pengurusan rekod

KPM termasuklah mengurus pelantikan pegawai KPM sebagai Pegawai

Pengelas bagi mengelaskan suratan rasmi, maklumat dan bahan di bawah

Seksyen 2B, Akta Rahsia Rasmi 1972 di semua Bahagian/Jabatan/Agensi

KPM.

2.6 Pada masa ini didapati pelantikan Pegawai Pengelas di kalangan pegawai

KPM adalah dibuat tanpa merujuk kepada mana-mana garis panduan serta

ketiadaan tindakan penyelarasan yang sistematik di peringkat Kementerian.

Perkara ini menyebabkan berlakunya ketidakcekapan dalam pengurusan

pelantikan Pegawai Pengelas. BKP selaku urus setia juga tidak mempunyai

maklumat Pegawai Pengelas yang terkini menyebabkan urusan merekod

data adalah kurang sempurna dan lengkap. Selain itu, adalah didapati

peranan dan tanggungjawab Pegawai Pengelas di Bahagian/Jabatan/agensi

KPM tidak dijalankan dengan berkesan dan cekap kerana kurangnya

pendedahan mengenai tugas dan peranan masing-masing. Sehubungan

dengan itu, garis panduan ini dikeluarkan untuk memudahkan urusan

pelantikan Pegawai Pengelas KPM.

3.0 PUNCA KUASA PELANTIKAN PEGAWAI PENGELAS

3.1 Menurut Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972, pelantikan pegawai awam

untuk mengelaskan surat rasmi, maklumat dan bahan rasmi adalah

bermaksud:

“Seseorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu

Negeri boleh melantik mana-mana pegawai awam melalui suatu

perakuan di bawah tandatangannya untuk mengelaskan apa-apa

7

suratan rasmi, maklumat atau bahan sebagai ‘Rahsia Besar’,

‘Rahsia’, ‘Sulit’ atau ‘Terhad’, mengikut mana yang berkenaan.”

3.2 Pelantikan Pegawai Pengelas untuk mengelaskan dokumen adalah merujuk

kepada Surat Pekeliling Am Bil.2 Tahun 1987 bertarikh 20 Februari 1987.

Surat pelantikan pegawai awam diperakukan oleh menteri di portfolio yang

berkenaan berdasarkan peruntukan Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972

(Akta 88) yang menyatakan Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri

sesuatu negeri boleh melalui satu perakuan melantik seseorang pegawai

awam di Kementerian atau Jabatan sebagai Pegawai Pengelas.

3.3 Lanjutan daripada ini, Timbalan Menteri/Timbalan Menteri Besar/Timbalan

Ketua Menteri turut berkuasa melantik pegawai awam sebagai Pegawai

Pengelas. Perkara ini diperjelaskan oleh Jabatan Peguam Negara melalui

surat JPN (S) 26/135/3 bertarikh 25 April 2005.

3.4 Pelantikan pegawai awam yang dibuat adalah atas nama, jawatan yang

disandang dan Kementerian/ Jabatan yang beliau bertanggungjawab.

4.0 KRITERIA PELANTIKAN PEGAWAI PENGELAS DI KPM

Berdasarkan kepada Surat Pekeliling Am Bil.2 Tahun 1987 bertarikh 20 Februari

1987, pelantikan Pegawai Pengelas KPM hendaklah berdasarkan kepada kriteria

berikut:-

4.1 Peringkat KPM

-

-

-

-

-

-

Ketua Setiausaha Kementerian

Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian

Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia

Setiausaha / Pengarah Bahagian

Timbalan Setiausaha/Pengarah Bahagian

8

4.2 Peringkat Negeri

i) Jabatan Pelajaran Negeri -

-

-

Pengarah

Timbalan Pengarah

Ketua Sektor Khidmat Pengurusan dan

Pembangunan

ii) Pejabat Pelajaran Daerah - Pegawai Pelajaran Daerah

iii) Kolej Matrikulasi - Pengarah

iv) Institut Pendidikan Guru - Pengarah

v) Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti

- Ketua Nazir Negeri

5.0 PROSES PELANTIKAN PEGAWAI PENGELAS KPM

5.1 Proses pencalonan bagi pelantikan Pegawai Pengelas KPM yang melibatkan

tindakan Ketua Jabatan dan urus setia BKP adalah seperti berikut:

a) Tanggungjawab Ketua Jabatan

Langkah 1:

Mengenalpasti dan mencalonkan pegawai-pegawai Bahagian/ Jabatan/

Agensi masing-masing yang hendak dilantik sebagai Pegawai Pengelas

KPM (tertakluk kepada kriteria pelantikan Pegawai Pengelas di perkara 4.0);

Langkah 2:

Mencatat butiran penuh pegawai yang dicalonkan untuk pelantikan Pegawai

Pengelas dalam Borang Pelantikan Pegawai Awam Sebagai Pegawai

Pengelasan. Ketua Jabatan hendaklah menandatangani borang tersebut

(merujuk kepada Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972). Borang Pelantikan

Pegawai Awam Sebagai Pegawai Pengelasan adalah seperti di Lampiran A.

9

Langkah 3:

Borang pelantikan yang lengkap diisi hendaklah dikemukakan kepada urus

setia BKP.

Langkah 4:

Pengawai Pengelas akan menerima surat lantikan yang dihantar oleh urus

setia BKP iaitu Surat Perakuan Pelantikan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972

yang ditandatangani oleh Menteri Pelajaran Malaysia. Satu salinan surat

pelantikan ini perlu disimpan dalam fail pegawai. Pegawai terbabit secara

rasminya boleh menjalankan tugas-tugas mengelas dokumen dan maklumat

di Bahagian/Jabatan/Agensi masing-masing.

b) Tanggungjawab urus setia BKP

Langkah 1:

Menyemak dan memproses borang pencalonan bagi pelantikan Pegawai

Pengelas KPM yang dikemukakan oleh Bahagian/Jabatan/Agensi kepada

urus setia BKP. Borang permohonan pelantikan yang tidak lengkap tidak

akan diproses dan dikembalikan kepada pemohon untuk dilengkapkan.

Langkah 2:

Borang pelantikan yang telah siap diproses akan dikeluarkan Surat Perakuan

Pelantikan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 yang ditandatangani oleh

Menteri Pelajaran Malaysia seperti di Lampiran B.

Langkah 3:

Menghantar maklumat berhubung pelantikan atau pelantikan baru Pegawai

Pengelas KPM ke Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan dengan

menggunakan Borang Maklumat Pegawai Pengelasan Yang Telah Dilantik

Di Bawah Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) ataupun Borang

KPKK9 (Lampiran C).

10

5.2 Carta aliran proses pelantikan Pegawai Pengelas yang melibatkan

tanggungjawab Ketua Jabatan dan urus setia adalah seperti di Lampiran D.

5.3 Bagi memastikan keberkesanan peranan Pegawai Pengelas selain tidak

disalahguna untuk tujuan tertentu, sekiranya berlaku perubahan tugas atau

pegawai baru mengambil alih tugas yang sedia ada, Ketua Jabatan perlu

membuat pelantikan Pegawai Pengelas yang baru mengikut Seksyen 2B

Akta Rahsia Rasmi 1972.

6.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGELAS DI BAWAH

SEKSYEN 2B AKTA RAHSIA RASMI 1972

6.1 Pegawai Pengelas KPM adalah berperanan untuk membuat pengelasan

maklumat berdasarkan proses berikut:

i) Menyemak – untuk menentukan dokumen yang dibuat semakan

merupakan dokumen Bahagian/Jabatan/agensi masing-masing sahaja;

ii) Menilai – menilai taraf keselamatan dokumen sama ada Rahsia Besar,

Rahsia, Sulit atau Terhad mengikut tafsiran sedia ada di dalam Arahan

Keselamatan (sila rujuk perkara 2.3);

iii) Memberi Tanda – dokumen ditanda pengelasan mengikut peringkat

yang telah ditetapkan di setiap muka surat; dan

iv) Mendaftar – merekod dalam Buku Daftar Suratan Rahsia Rasmi di

Luar Jadual/ bawah Jadual Akta Rahsia Rasmi 1972 dan

ditandatangani oleh Pegawai Pengelas.

Carta aliran bagi proses pengelasan adalah di Lampiran E.

6.2 Pegawai Pengelas juga adalah bertanggungjawab dalam memastikan

tindakan-tindakan berikut dilaksanakan sepertimana dinyatakan dalam

Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 iaitu:

11

i) Memas t i kan pe laksanaan pendaftaran suratan rasmi yang

dikelaskan dan dikelaskan semula dalam Buku Daftar Suratan Rahsia

Rasmi iaitu Am 492, Am 492A & Am 492B mengikut yang mana

berkenaan;

ii) Kesemua buku daftar ini perlu dikawal dan disimpan dengan selamat

dan perlu ditender dalam mahkamah sebagai bahan bukti mengenai

pengelasan semula rahsia rasmi yang ditetapkan;

iii) Memaklumkan semua pihak terlibat mengikut suratan asal tersebut

untuk memaklumkan bahawa suratan tersebut telah dikelaskan

semula dan terhenti menjadi rahsia rasmi; dan

iv) Memaklumkan urus set ia BKP bagi urusan penyelarasan

pengelasan semula atau penurunan taraf peringkat atau pelupusan

sewajarnya dengan Jabatan Arkib Negara Malaysia dan Pejabat

Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan.

7.0 TEMPOH LANTIKAN DAN PERKHIDMATAN PEGAWAI PENGELAS KPM

7.1 Tempoh sah lantikan Pegawai Pengelas KPM adalah selama dua (2) tahun.

Pelantikan semula Pegawai Pengelas KPM akan dibuat secara automatik

sekiranya tiada perubahan pegawai yang memegang tugas sedia ada.

7.2 Tempoh selama dua (2) tahun ini adalah tidak terpakai sekiranya berlaku

perubahan pada struktur organisasi yang mana Pegawai Pengelas yang

dilantik tidak lagi memegang jawatan tersebut atau Pegawai Pengelas yang

dilantik telah berpindah Bahagian/Jabatan/Agensi. Sehubungan dengan itu,

Ketua Jabatan perlulah memaklumkan kepada urus setia mengenai

perubahan Pegawai Pengelas di Bahagian/Jabatan/Agensi dengan

mengembalikan semula sijil pegawai lama bersama dengan borang

permohonan pegawai baru yang mengambil alih tugas sedia ada untuk

tujuan pelantikan semula.

12

7.3 Semakan dan penyelarasan maklumat Pegawai Pengelas KPM akan dibuat

oleh urus setia BKP dari masa ke semasa.

8.0 PENUTUP DAN TARIKH KUATKUASA

8.1 Garis panduan ini hendaklah terpakai dan berkuatkuasa serta merta.

13

LAMPIRAN A

BORANG PERLANTIKAN PEGAWAI AWAM

SEBAGAI PEGAWAI PENGELAS

MENGIKUT SEKSYEN 2B

1. Nama :

2. No. Kad Pengenalan :

3. Jawatan Sekarang :

4. Nama Perkhidmatan :

5. Kumpulan :

6. Tarikh lantikan ke :

perkhidmatan sekarang

7. Tarikh mula memegang :

jawatan sekarang

8. Alamat Pejabat :

14

9. Pertugasan harian (nyatakan secara rignkas tugas-tugas sekarang)

10. Peringkat keselamatan (nyatakan peringkat keselamatan perkara

terperingkat/rahsia yang diuruskan sekarang) :

11. Perakuan pegawai : Saya mengaku bahawa maklumat yang diberikan di atas

adalah benar.

Tarikh :

(Tandatangan Pemohon)

12. Perakuan Ketua Jabatan

Saya menyokong/tidak menyokong perlantikan pegawai di atas untuk perlantikan

sebagai Pegawai Pengelas

Nama :

Tandatangan :

Jawatan :

Tarikh :

Cop rasmi Jabatan :

15

LAMPIRAN B

AKTA RAHSIA RASMI 1972

PERAKUAN DI BAWAH SEKSYEN 2B

Pada menjalankan kuasa-kuasa yang diberi oleh seksyen 2B Akta Rahsia

Rasmi 1972 (Akta 88), saya ( nama menteri

serta jawatan)

Menteri/Menteri Besar/Ketua Menteri (nama Kementerian

atau negeri)

dengan ini melantik (nama pegawai

yang dilantik)

seorang pegawai awam yang memegang jawatan (nama jawatan

pegawai yang dilantik)

di dalam Kementerian/Jabatan (nama

Kementerian atau Jabatan)

untuk mengelaskan apa-apa suratan rasmi, maklumat atau bahan sebagai

‘Rahsia Besar‘ ,‘Rahsia‘, ‘Sulit‘ atau ‘Terhad’.

Bertarikh :

Cop rasmi Jabatan :

(Nama)

Menteri/Menteri Besar/Ketua Menteri

16

LAMPIRAN C

17

Tidak

Lengkap

Mengembalikan Kepada pegawai yang berkenaan untuk melengkapkan borang

LAMPIRAN D

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

Mula Mengenalpasti dan mencalonkan pegawai awam Bahagian/ Jabatan/ Agensi untuk dilantik sebagai pegawai pengelas Semak dan menandatangani borang pelantikan pegawai awam Borang lengkap dikemukakan kepada urus setia Terima surat lantikan yang telah ditandatangani serta carta alir tugas dan tanggungjawab Pegawai Pengelas Tamat

Lengkap

18

Tidak

Mengembalikan ke Jabatan/ Bahagian jika didapati borang permohonan tidak lengkap

TANGGUNGJAWAB URUSETIA BKP

Mula Menerima permohonan dari Jabatan/ Bahagian Menyemak Permohonan yang telah diterima Menyemak proses penyediaan sijil pelantikan Memaklumkan kepada Bahagian/ Jabatan Menyemak data maklumat Pegawai Pengelas yang dikemas kini mengikut permohonan terkini Tamat

Lengkap?

Ya

19