DASAR PEMBELIAN BAHAN MONOGRAF, BAHAN-BAHAN BERCETAK

DAN BUKAN BERCETAK

1. LATARBELAKANG

1.1 Dasar pembelian bahan-bahan bercetak dan bukan bercetak disediakan bagi

memenuhi keperluan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan Universiti

Pendidikan Sultan Idris pada masa kini dan juga keperluan fakulti dan

program baru yang bakal diadakan di masa-masa akan datang.

2. SKOP

Dasar ini merangkumi semua aktiviti yang berkaitan dengan perolehan monograf,

bahan-bahan bercetak lain dan bukan bercetak secara pembelian termasuk

Malaysiana dan bukan Malaysiana.

3. OBJEKTIF

Objektif utama dasar ini ialah memastikan :-

3.1 pengesanan dan pembelian semua bahan monograf, bercetak dan bukan

bercetak yang berkaitan dengan program akademik dan aktiviti yang

dijalankan oleh UPSI.

3.2 pengesanan dan pembelian secara terpilih bahan monograf, bahan becetak

dan bukan bercetak sebagai wahana ilmu pengetahuan yang merangkumi

segala khazanah pemikiran, keintelektualan, keilmuan dan penulisan bagi

peningkatan minda.

3.3 pengesanan dan pembelian secara terpilih segala bahan monograf, bahan-

bahan bercetak dan bukan bercetak bagi memenuhi keperluan maklumat bagi

menyokong program pembelajaran, pengajaran dan aktiviti penyelidikan

Universiti Pendidikan Sultan Idris.

2

4. STRATEGI

4.1 Memperkukuhkan koleksi dalam pelbagai format bercetak dan bukan

bercetak melalui pengesanan dan pembelian.

4.2 Mengemaskini dan memperkukuhkan koleksi dalam pelbagai bidang perkara

yang bercorak keilmuan dan penyelidikan terutama dalam bidang pendidikan

yang berkaitan dengan bahasa, kesusasteraan, sains sosial, kesenian, muzik,

sukan, sains kognitif dan pembangunan manusia, sains dan teknologi

maklumat secara pengesanan, pemilihan dan pembelian.

4.3 Menjalin perikatan strategik di kalangan pusat penyelidikan Universiti di

dalam dan luar negara, penerbitan dan pengedar serta orang perseorangan

bagi tujuan pengesanan dan perolehan bahan dalam bidang pendidikan.

4.4 Mengadakan perkongsian sumber maklumat di kalangan perpustakaan

akademik untuk mengurangkan pertindihan pembelian.

4.5 Melaksanakan pasaran bahan perpustakaan secara elektronik di mana sesuai.

5. DEFINASI

5.1 Monograf

Monograf adalah terdiri daripada buku atau terbitan yang khusus tentang

sesuatu perkara atau beberapa kelas perkara, kadangkala dikeluarkan dalam

beberapa jilid khas, terbitan tidak berkala termasuk siri monograf.

3

5.2 Bahan bercetak

Semua bahan bercetak termasuk peta, poster, carta, risalah, gambar (lukisan,

lakaran, foto), kad imbasan dan skor muzik.

(i) Peta

Gambaran berlakar tentang permukaan bumi atau sebahagiannya

yang menggambarkan ciri-ciri sesuatu kawasan itu seperti sempadan

geografi, sejarah, politik, ekonomi, budaya dan sebagainya.

(ii) Poster

“Sekeping kertas yang tertera dengan gambar dan lain-lain keterangan tentang

sesuatu.” 1

(iii) Carta

“Paparan yang mengandungi atau yang memberikan keterangan tentang hal

atau kedudukan tertentu (misalnya mengenai iklim, kedudukan dan

perkembangan perniagaan, struktur organisasi, prestasi kerja, dan lain-lain)

dalam bentuk gambarajah (graf, jadual, dan lain-lain).2

(iv) Risalah

Bahan dalam bentuk beberapa lembaran kertas sama ada diketip,

dijahit atau dijilid ringkas yang mempunyai keterangan tentang

sesuatu perkara.

1 Ensaiklopedia Malaysiana, 1994 “Kamus Malaysiana” Jld. 14. Ms. 363 2 Ensaiklopedia Malaysiana, 1994. “Kamus Malaysiana” Jil. 3. Ms. 205

4

(v) Pamphlet

“A non/periodical publication of at least five but not more than 48 pages

exclusive of the cover pages. It usually has an independent entity, not being a

serial, but it may be one of a series of publication having a similarity of format or

subject matter.”3

(vi) Gambar (lukisan, lakaran, foto)

Bahan berita bergambar yang memberi pengesahan sebagai bukit

kepada kejadian, kenyataan atau acara yang telah dikendalikan dalam

bentuk gambar foto atau lukisan.

(vii) Skor Muzik

Kertas yang mengandungi manuskrip muzik.

(viii) Kad imbasan

Kepingan kertas yang agak tebal dan keras (biasanya berbentuk empat

persegi) yang menunjukkan elemen melihat kembali dalam fikiran

atau membayangkan sesuatu.

5.3 Bahan Malaysiana

Bahan Malaysiana adalah semua sumber perpustakaan yang diterbitkan di

Malaysia dan/atau semua sumber perpustakaan mengenai Malaysia yang

diterbitkan di luar Malaysia dan/atau yang dihasilkan oleh warganegara

Malaysia tidak mengira bentuk, bahasa, skrip atau tarikh dihasilkan.

________________________________________________________________________ 3 Prytherch, Ray. Harrod’s Librarian Glossary and Reference Work. 8th. Ed. Enbland: Gower, 1995

5

5.4 Nadir Malaysiana

Buku yang berharga jarang ditemui dan amat bernilai dan sukar diperolehi di

pasaran. Biasanya bila didapati, diperolehi dengan harga yang tinggi.

Termasuk dalam kategori nadir Malaysiana adalah salah satu atau kesemua

perkara yang berikut :-

(i) bahan yang diterbitkan sebelum tahun 1930 dan/atau yang sukar

diperolehi di dalam negara.

(ii) terbitan-terbitan cetakan lama yang berkaitan dengan Malaysia (ini

termasuk Malaya, Persekutuan Tanah Melayu, Kepulauan Melayu dan

Straits Settlements dan Alam Melayu).

(iii) Terbitan lama karangan penulis dan penyelidik Melayu/Malaysia.

(iv) Terbitan lama karangan penulis dan penyelidik yang berada di luar

negara dalam pelbagai bahasa yang berkaitan dengan Malaysiana.

5.5 Bukan Malaysiana

Bukan Malaysiana ialah sumber perpustakaan yang diterbitkan di luar

Malaysia yang tiada kaitan dengan Malaysia atau bukan dihasilkan oleh

Warganegara Malaysia tetapi memenuhi keperluan pembaca.

5.6 Nadir Umum

“A book so old, scare or difficult to find that it seldom appears in the book markets.

Among rare books may be included, incunabula, sixteenth to eighteenth century imprints,

first edition, limited and deluxe editions, specially illustrated editions, books in fine

bindings, unique copies, book of interest for their associations (local, regional, subject etc).”4

4 Prytherch, Ray. Librarian’s Glossary and Reference Work. 8th ed. England: Gowen 1995 5 Brownstone, David M. Dictionary of Publishing. New York: Van Nostrand Reinhold, 1982

6

“Scare, prized and valuable books that are seldom available for acquisiiton and then when

available sell for high prices.”5

Termasuk dalam kategori nadir umum adalah salah satu atau kesemua yang

berikut :-

5.6.1 Bahan terbitan sebelum tahun 1950 dan/atau yang sukar diperolehi

ataupun sudah habis cetakan.

5.7 Bahan bukan bercetak/Sumber Media

Bahan sumber media adalah meliputi :-

(i) mikrofom

(ii) filem sinematograf

(iii) piring hitam

(iv) rakaman video & audio

(v) media elektronik yang lain

(vi) slaid

(vii) lutsinar

(viii) filmstrip

(ix) disket

(x) cakera padat

(xi) multimedia CD-ROM

(xii) pita red

(xiii) filem gulung

(xiv) cakera video/laser

(xv) multimedia kit

7

5.8 Peringkat Pemilihan Bahan Monograf, bahan bercetak dan bahan

bukan bercetak

(i) komprehensif - menyeluruh dalam bidang berkenaan

(ii) terpilih - meliputi keseluruhan bidang untuk

membolehkan penyelidikan terhad

(iii) representatif - beberapa bahan untuk mewakili setiap

bidang dan peringkat perkara

berkenaan

6. GUNAPAKAI DASAR

6.1 Bagi perolehan bahan bacaan melalui pembelian bahan bacaan perpustakaan.

7. PEMBINAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

7.1 Perpustakaan akan menggunapakai piawaian yang telah disediakan oleh

Persatuan Perpustakaan Malaysia dan American Library Association (ALA)

seperti berikut di dalam pembinaan koleksi :-

7.1.1 Standards for private university libraries (recommended for 5 years,

1997 – 2001; to be reviewed in 2002) prepared by PERPUN

(Persidangan Perpustakaan – perpustakaan Universiti dan Negara)

Sub-Committee on standards for Private University and college

Libraries published by Persatuan Perpustakaan Malaysia, 1999.

7.1.2 American Library Association (ALA) Collection Level Codes (1979).

8

8. PENGESANAN/PEMILIHAN

Pengesanan/pemilihan monograf, bahan bercetak dan bukan bercetak :-

(i) Memastikan semua monograf, bahan bercetak dan bukan bercetak terbitan

dalam dan luar negara dalam bidang yang berkaitan dengan program

akademik serta pengajaran, pembelajaran serta penyelidikan anjuran UPSI

diperolehi secara komprehensif.

(ii) Memastikan semua karya rujukan umum diperolehi bagi menyokong

keperluan rujukan dan perujukan negara.

(iii) Memantapkan koleksi perpustakaan dalam pelbagai bidang perkara

berdasarkan nilai kesarjanaan, penyelidikan, keperluan maklumat dan rujukan

semasa.

(iv) Memperkaya dan menyokong pembinaan minda serta proses pendidikan

sepanjang hayat.

9. KRITERIA PEMILIHAN

9.1 Terdapat kriteria-kriteria yang perlu diambil perhatian dalam

membuat pemilihan dan di antaranya ialah :-

(i) terbitan dalam dan luar negara yang berkaitan dengan

program/kursus akademik Universiti.

(ii) mengutamakan bahasa Melayu dan bahasa Inggeris daripada bahasa-

bahasa lain sekiranya terdapat pelbagai bahasa.

(iii) sesuai untuk kegunaan para pelajar, pensyarah dan kakitangan

Universiti.

(iv) kredibiliti pengarang dalam bidang berkenaan.

(v) sesuai dengan keperluan penyelidikan para pelajar, pensyarah dan

kakitangan Universiti.

9

(vi) berpotensi dan sesuai untuk kegunaan satu atau lebih program yang

terdapat di Universiti.

(vii) koleksi bagi bidang perkara yang masih lemah/kurang.

(viii) Bahan yang mempunyai nilai yang tinggi, tahan lama dan sesuai serta

bertepatan dengan aliran masa.

(ix) Penerbitan yang berwibawa dan profesional.

(x) Persembahan, gaya dan kejelasan (clarity).

(xi) Mempunyai kualiti yang baik dan mencapai standard seperti bahan

yang ditulis dengan terperinci, logik, indeks yang tepat, mempunyai

bibliografi, nota kaki, nota hujungan serta ilustasi yang sesuai dengan

kehendak perkara.

(xii) Kualiti teknikal dan fizikal – kertas, tipografi, rekaan, saiz, jilidan,

bersifat tahan lama.

(xiii) Harga dan kualiti penerbitan yang berpatutan.

(xiv) Karya besar terjemahan terutama yang terdapat di Asean.

(xv) Kandungan yang bernas, bernilai penyelidikan dan keilmuan.

(xvi) Karya-karya agong dalam peradaban manusia.

(xvii) Terbitan terkini dalam pelbagai disiplin ilmu persefahaman.

(xviii) Karya yang menerima anugerah dalam pelbagai bidang.

9.2 Pemilihan Karya Rujukan

(i) Kamus

Bagi keperluan rujukan, perpustakaan perlu memiliki kamus

representatif dalam pelbagai bahasa Melayu dan Inggeris yang

lengkap. Termasuk dalam kategori kamus ialah tesauri, kosa kata,

kamus sinonim dan kamus kanak-kanak.

10

(ii) Kamus Bahasa

Kamus yang berkaitan dengan segala hal kebahasaan khususnya yang

berkaitan dengan bahasa-bahasa utama di Malaysia termasuk juga

dalam kategori ini ialah Dwi-Bahasa dan kamus Tri-Bahasa.

(iii) Direktori/Buku Panduan

Bahan ini perlu diperolehi secara terpilih berdasarkan kepentingan

semasa dalam pelbagai bidang seperti direktori persatuan, syarikat dan

direktori profesional dan komersil termasuk buku panduan

(handbooks/manuals).

(iv) Ensiklopedia

Koleksi ensiklopedia utama yang popular dan lengkap dalam pelbagai

bidang perkara bagi keperluan rujukan perlu diperolehi. Ensiklopedia

perlu dikemaskini selepas lima tahun sekiranya terdapat edisi

pembaharuan atau sekiranya terdapat banyak perubahan isi

kandungan.

(v) Biografi

Biografi kebangsaan dan antarabangsa yang menyeluruh sebagai

sumber maklumat rujukan penting terhadap peranan dan pengaruh

individu dalam sesuatu bidang dan sesebuah negara bagi memenuhi

keperluan rujukan.

11

9.3 Pemilihan Berdasarkan Format

(i) Kulit keras (hardback)

Pemilihan monograf haruslah mengutamakan buku yang

berkulit keras (hardback) sekiranya terdapat dalam dua jenis

kulit khususnya bagi bahan ilmiah dan penyelidikan, koleksi

kekal dan berpanjangan. Walau bagaimanapun, buku rujukan

yang hanya terdapat dalam kulit nipis sahaja juga dibeli

sekiranya judulnya sesuai untuk perolehan. Walau

bagaimanapun, jika pembelian melibatkan lebih daripada 1

naskah, pembelian kulit keras hanya terhad kepada 1 naskah

manakala naskah selebihnya dalam kulit nipis.

(ii) Kulit nipis (paperback)

Buku kulit kertas seperti novel perlu dibeli bagi keperluan

pembacaan ringan dan tidak bersifat kekal. Buku-buku ini

sentiasa berganti dengan judul-judul baru, semasa dan

popular.

(iii) Buku teks

Buku teks pengajian tinggi akan diperolehi dalam semua

bidang yang berkaitan dengan program akademik anjuran

UPSI, program penyelidikan, pembelajaran dan pengajaran

serta aktiviti Universiti.

12

(iv) Risalah, pamplet, brosur, peta, poster dan sebagainya

Risalah, pamplet atau brosur dan sebagainya yang terkini

dalam semua bidang perkara terutama yang diterbitkan oleh

Kementerian Pendidikan, UPSI, universiti-universiti tempatan

dan luar negeri serta badan-badan lain yang ada hubungan

dengan UPSI secara langsung atau tidak langsung.

(v) Tesis & Disertasi

Semua tesis dan disertasi pelajar dan pegawai akademik UPSI

akan diperolehi secara pembelian atau sumbangan. Tesis dan

disertasi yang dijual sama ada dalam bentuk buku atau

mikroform/mikrofilem terbitan luar negara turut dibeli jika

berkaitan dengan bidang akademik.

(vi) Skor muzik

Skor muzik akan dibeli sekiranya ia mengandungi nilai

keilmuan serta yang dicadangkan oleh Fakulti Muzik.

(vii) Bahan-bahan dalam bentuk sumber elektronik

Mana-mana bahan bercetak dan berjilid termasuk

ensaiklopedia dan direktori akan diberi keutamaan perolehan

dalam bentuk CD-ROM atau media elektronik.

13

(viii) Terbitan Bersiri

Terbitan secara berkala iaitu jurnal, majalah, akhbar, memoir,

proceedings, laporan, akta dan warta kerajaan di dalam bidang

yang berkaitan dengan program akademik Fakulti Universiti

akan diperolehi dalam bentuk “hard copy” dan jika ada yang

diterbitkan dalam bentuk elektronik, keutamaan akan diberi

dalam bentuk elektronik.

(ix) Bahan bukan bercetak/media

Bahan bukan bercetak atau media seperti pita video, kaset

audio, filem, slaid, filmstrip, piring hitam, cakera padat,

mikrofilem, mikrofis dan sebagainya akan diperolehi

mengikut program akademik fakulti.

9.4 Jenis koleksi dan bilangan naskah

Jenis koleksi serta jumlah bilangan naskah yang dibeli bergantung

kepada peruntukan tahunan yang diperolehi. Secara umum, berikut

adalah jenis koleksi dan bilangan jumlah naskah yang akan dibeli :-

9.4.1 Buku Teks/Monograf

(a) Buku biasa/umum

1 – 3 naskah bagi buku biasa/umum.

14

(b) Buku dalan senarai bacaan pensyarah

3 - 10 naskah bagi buku yang disenaraikan dalam

senarai pensyarah bacaan terutama buku dalam

Bahasa Malaysia. Jumlah ini bergantung kepada

cadangan dari pensyarah dan peruntukan yang diberi

pada tahun kewangan. Jumlah saiz akan berubah

mengikut perubahan dan saiz Universiti. 3 naskah

akan diletakkan di koleksi tanda merah.

9.4.2 Koleksi Rujukan

1 naskah bagi koleksi rujukan seperti ensaiklopedia, kamus,

handbook, indeks, abstrak, direktori dan sebagainya.

9.4.3 Fiksyen

(i) 1 naskah bagi koleksi asas novel, karya klasik dan

separa klasik berkaitan dengan Kesusasteraan Melayu

yang tidak termasuk dalam program/subjek yang

ditawarkan.

(ii) Karya-karya penulis anugerah kesusasteraan seperti

Anugerah Sastera Negara dan SEA Writers Award

akan turut diperolehi.

9.4.4 Terbitan Bersiri

(i) Judul jurnal yang akan dilanggan serta jumlah judul

berdasarkan kepada cadangan oleh Dekan Fakulti

untuk tujuan pengajaran, pembelajaran dan

penyelidikan.

15

(ii) Jurnal secara “online” akan turut dilanggan jika ada

peruntukan yang cukup serta diperlukan oleh Fakulti.

(iii) Judul jurnal yang terdapat dalam pangkalan data

komersil yang dilanggan tidak akan dilanggan dalam

bentuk “hard copy”.

9.4.5 Tesis/Disertasi/Laporan Projek

(i) 1 naskah Tesis/Disertasi/Laporan Projek pelajar

UPSI akan turut diperolehi secara sumbangan.

(ii) 1 naskah tesis/disertasi dalam bentuk buku atau

dalam mikrofilem turut dibeli jika berkaitan dengan

bidang program Universiti.

9.4.6 Koleksi Karya Anak Kandung dan Terbitan SITC

Bahan penulisan anak kandung dan penerbitan SITC seperti

laporan, artikel projek, cenderamata, Bayu dan lain-lain akan

turut diperolehi secara sumbangan atau pembelian dari orang

perseorangan.

9.4.7 Koleksi Arkib Universiti

Semua penerbitan UPSI seperti buku cenderamata, buku

panduan, buku teks, laporan, terbitan ilmiah, brosur, gambar

foto, kertas persidangan, seminar dan sebagainya sekurang-

kurangnya 1 naskah setiap penerbitan diperolehi secara

sumbangan atau pembelian terutama bagi buku teks karangan

pensyarah atau bakal pensyarah UPSI.

16

9.4.8 Koleksi Suratkhabar

Suratkhabar yang dilanggan adalah seperti berikut :-

(i) NST

(ii) Star

(iii) Berita Harian

(iv) Utusan Malaysia

(v) Mingguan Malaysia

(vi) Harian Metro

(vii) Tamil Nesan

(viii) Sit Chew Jit Poh

(ix) Kosmo

2 naskah setiap judul suratkhabar akan dibeli di mana 1

naskah untuk bahan bacaan umum sementara 1 naskah lagi

untuk keratan akhbar.

9.4.9 Koleksi Media/Bahan Pandang-Dengar

1 naskah bahan pandang-dengar/koleksi media dalam bidang perkara

yang dicadangkan oleh Fakulti akan dibeli. Tajuk dalam bidang

umum atau lain yang dianggap perlu akan juga diperolehi jika

dianggap penting sebagai bahan rujukan.

9.4.10 Koleksi Peta

Peta topografi serta yang berkaitan dengan Malaysia akan dibeli

sekurang-kurangnya sebanyak 1 naskah bergantung kepada keperluan

fakulti.

17

9.4.11 Koleksi Dokumen

Koleksi dokumen dalam bentuk laporan, terbitan bersiri (termasuk

laporan tahunan, surat berita jabatan/agensi), risalah, laporan

kajian/penyiasatan dan laporan perangkaan akan turut diperolehi

sekurang-kurangnya 1 naskah bagi setiap judul. Bahan yang akan

dibina adalah seperti berikut :-

(i) Terbitan Kerajaan Malaysia

(peringkat Kementerian/Jabatan)

(ii) Terbitan Kerajaan Negeri

(iii) Terbitan Badan berkanun di Malaysia

(iv) Terbitan Bangsa-Bangsa Bersatu dan agensinya

(v) Terbitan Kerajaan Negara ASEAN

(vi) Terbitan Kerajaan Asing (tertentu)

(vii) Terbitan OECD (Organization for Economic Co-operation

and Development)

(viii) Terbitan Perbadanan Antarabangsa (Intergovernmental

bodies)

(ix) Terbitan Rand Corporation, sebuah institusi swasta yang

menerbitkan laporan, kertas kerja, nota dan lain-lain untuk

penyelidikan.

9.4.12 Koleksi Nadir & Manuskrip Melayu

Bahan-bahan nadir terutama Nadir Malaysiana dan Manuskrip

Melayu dalam bidang Sains Sosial dan Pembangunan Manusia akan

diperolehi untuk menyokong penyelidikan dan kajian pembelian

bahan nadir perlu mendapatkan kelulusan dari Jawatankuasa

Perpustakaan yang kemudian dibawa ke Jawatankuasa Kewangan

untuk kelulusan pembaca.

18

9.4.13 Kertas Persidangan, Seminar, bengkel dan sebagainya

(i) 1 set kertas Kerja Persidangan/Seminar/Bengkel anjuran

UPSI perlu diperolehi secara pembelian/ sumbangan.

(ii) 1 naskah bagi setiap judul kertas kerja persidangan, seminar

bengkel yang ada kaitan dengan program akademik anjuran

Fakulti akan terus diperolehi.

9.4.14 Kertas Peperiksaan

Sebanyak 1 naskah bagi setiap judul kertas peperiksaan semua

program/mata pelajaran yang lepas akan diperolehi untuk rujukan

pelajar.

9.4.15 Pemilihan judul mengikut program

Pemilihan judul bahan adalah mengikut program seperti berikut yang

ditawarkan oleh setiap Fakulti di Universiti. Pemilihan jurnal

bagaimanapun bergantung kepada program yang bakal ditawarkan

oleh Universiti di masa-masa akan datang.

9.4.16 Pemilihan Jadual Mengikut Perkara

Pemilihan jadual mengikut perkara adalah berdasarkan Library of

Congres Clasifiction (LCC). Sistem ini digunakan oleh semua

perpustakaan akademik.

A - General Works

B - Philosopy, Psycology, Religion

C - Auxiliary Sceiences of History

D - History: General and Old World

E - History: America

F - History: America

19

G - Geography, Antropology, Recreation

H - Social Science

J - Political Sciene

K - Law

L - Education

M - Music and Books on Music

N - Fine Arts

P - Language and Literature

Q - Science

R - Medicine

S - Agriculture

T - Technology

U - Military Science

V - Naval Science

Z - Bibliograpy, library science, information resources

(general)

10. TANGGUNGJAWAB PEMILIHAN DAN PEMBELIAN

(i) Semua Pegawai Ikhtisas perlu melaksanakan pemilihan dan pembelian bahan

perpustakaan mengikut dasar yang ditetapkan.

(ii) Pandangan dan cadangan perolehan dari Dekan, Pensyarah, pelajar dan

kakitangan akademik dan bukan akademik dalam pelbagai bidang perkara

perlu diambilkira.

(iii) Pustakawan Bahagian Perolehan dipertanggungjawabkan untuk menyelaras

dan melaksanakan perolehan cadangan judul-judul yang dipilih.

20

(iv) Pustakawan Bahagian Perolehan perlu memastikan proses perolehan

dilakukan secara berterusan supaya bahan yang diperlukan sentiasa

mencukupi dan terkini untuk memenuhi keperluan maklumat, rujukan dan

penyelidikan mengikut peruntukan kewangan yang disediakan.

(v) Jika jurnal yang dicadangkan dianggap terlalu mahal dan hanya menjurus

kepada keperluan seorang pengguna sahaja, perpustakaan mungkin akan

meminjam bahan tersebut dari perpustakaan lain untuk rujukan pengguna

berkenaan.

(vi) Jumlah naskah yang akan dibeli berdasarkan cadangan dari kakitangan

akademik bergantung kepada jumlah peruntukan tahunan yang diperolehi

oleh perpustakaan dan keputusan Jawatankuasa Perpustakaan.

11. BAHASA

(i) Bahan bacaan dalam Bahasa Malaysia dan diberi keutamaan terutama bahan

terbitan tempatan.

(ii) Bahan bacaan dalan Bahasa Inggeris akan turut dibeli terutama dalam bidang

perkara di mana terbitan bahan kebanyakannya adalah dalam Bahasa Inggeris.

(iii) Bahan bacaan dalam bahasa asing akan dibeli bergantung kepada keperluan

Fakulti dan program yang dianjurkan memerlukan bahasa tersebut.

21

12. PESANAN

(i) Bagi terbitan monograf luar negara pesanan dihantar kepada pembekal –

pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan dalam bidang 010100 (Bahan Bacaan) selaras dengan

Pekeliling Kontrak Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2005-

Pembekalan, Penghantaran dan Penyerahan Buku- Buku Cetakan

dan Terbitan Luar Negara kepada semua Agensi Kerajaan di

Seluruh Semenanjung Malaysia.

(ii) Terbitan dalam negara boleh dipesan melalui mana-mana pembekal yang

memberi perkhidmatan yang baik serta berdaftar dengan Kementerian

Kewangan.

(iii) Pesanan secara elektronik perlu dilakukan mengikut keadaan.

13. PROSES PEMBELIAN

Segala pembelian bahan bercetak dan bukan bercetak perlu mengikut Pekeliling

Kontrak Perbendaharaan.

Berpandukan kepada prosedur pembelian yang dipraktikkan oleh kebanyakan

perpustakaan universiti tempatan, berikut adalah proses pembelian bahan yang

dilakukan oleh Perpustakaan UPSI.

(i) Pustakawan menghubungi penerbit dan pembekal buku untuk mendapatkan

katalog penerbit yang terkini dalam bidang perkara yang berkaitan dengan

program Universiti.

(ii) Katalog penerbit diedarkan kepada pensyarah untuk pilihan/cadangan.

22

(iii) Katalog penerbit yang diterima semula dari pensyarah disemak dengan

katalog induk untuk mengelakkan “duplicate”.

(iv) Setelah sebutharga diterima, borang pesanan disediakan bersama Purschase

Order (PO) untuk diberi kepada pembekal buku.

(v) Pembekal hantar invois beserta bahan yang telah dibuat pesanan.

(vi) Invois disemak dengan buku dan pesanan belian.

(vii) Pembayaran invois bagi jurnal perlu dibuat terlebih dahulu sebelum bahan

tersebut diterima.

(viii) Invois akan dihantar ke Bahagian Bendahari untuk tindakan pembayaran.

(ix) Pembayaran perlu dibuat mengikut peraturan kewangan yang ditetapkan dan

diproses dalam masa sebulan selepas bahan diterima.

14. POLISI PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL BAHAN PERPUSTAKAAN

14.1 Penilaian terhadap prestasi pembekal buku dari aspek seperti jumlah

penerimaan buku yang dipesan serta tempoh pembekalan yang diambil, dapat

membantu perpustakaan memilih pembekal yang “efficient” untuk membekal

buku-buku terbitan luar negara yang memerlukan komitment yang serius.

Selain dari itu, penilaian juga dibuat berdasarkan :-

1. Memberi perkhidmatan yang baik

(i) Sebut harga berpatutan.

(ii) Penghantaran bahan menepati sasaran masa.

(iii) Kerap menghantar status pesanan dan maklumbalas

mengenai masalah yang timbul.

23

(iv) Kekerapan membawa katalog untuk pilihan Pustakawan.

(v) Kekerapan bertemu dengan pensyarah UPSI mengenai

bidang perkara yang diperlukan.

2. Mempunyai reputasi yang baik dengan penerbit.

3. Berkemampuan dan mantap dari aspek kapital/model kewangan.

Penerbit hanya akan membekal buku kepada pembekal yang

mempunyai akaun dengan mereka sahaja.

4. Kekerapan wakil pemasar pembekal berjumpa dengan Pustakawan

Bahagian Perolehan untuk membincangkan sebarang masalah yang

timbul dari pembekalan buku dan lain-lain.

5. Sentiasa memenuhi sebarang syarat yang ditetapkan oleh UPSI dan

bersedia bertolak ansur dengan sebarang perubahan sekiranya perlu.

16. TEMPOH PENGESAHAN PEMBEKALAN DAN TEMPOH

PENYERAHAN

16.1 Kontraktor buku perlu memberi pengesahan tentang kesanggupan

membekal buku dalam tempoh 6 minggu dari tarikh terima pesanan.

24

16.2 Bagi keadaan biasa, buku hendaklah diserahkan/dibekalkan dalam tempoh 3

bulan dari tarikh pesanan.

16.2.1 Surat peringatan untuk bahan yang gagal dibekalkan dalam tempoh

yang telah ditetapkan.

16.2.1.1Tempoh surat peringatan pertama – sebulan dari

tarikh sebenar.

16.2.1.2Tempoh surat peringatan kedua – dua minggu dari

tarikh surat peringatan pertama.

16.2.1.3Tempoh surat peringatan ketiga – dua minggu dari

tarikh surat peringatan kedua.

16.2.1.4Surat pembatalan pesanan akan dikeluarkan secara

rasmi sekiranya masih tiada tindakan yang diambil

oleh pembekal.

16.3 Bagi keadaan luar biasa, tempoh penyerahan adalah mengikut persetujuan

bersama kontraktor dan UPSI.

17. KEADAAN PERTUMBUHAN SAIZ KOLEKSI

17.1 Memastikan saiz koleksi adalah bersesuaian dengan program/kursus yang

ditawarkan serta jumlah pelajar. Standard yang disyorkan oleh PERPUN:-

Jumlah Pelajar Naskah Koleksi

< 500 20,000

501 – 1000 20,000 – 40,000

1001 40,001

25

Formula

n x v x t

n = jumlah pelajar

v = jumlah vol/student = 12

t = jumlah minima tempoh tahun pengajian bagi 1 kursus

17.2 Kadar Pertumbuhan Tahunan

17.2.1 Berusaha mencapai pertumbuhan tahunan sebanyak 5% dari jumlah

koleksi jika jumlah tersebut kurang dari 20,000 koleksi asas.

17.2.2 Kadar pertumbuhan harus mengambil kira kursus baru yang

diperkenalkan, penerbitan edisi terbaru, penerbitan buku baru dan

penambahan bilangan pelajar.

26

18. KEMASKINIAN DASAR

Dasar ini perlu dikemaskini dari masa ke semasa mengikut perubahan objektif

Universiti, keperluan maklumat dan ketersediaan bahan serta kekukuhan

pengkhususan koleksi perpustakaan akademik tempatan.

19. TARIKH KUATKUASA

Dasar Pembelian bahan bercetak dan Bukan Bercetak akan berkuatkuasa mulai 01hb.

Januari 2008.

Diluluskan oleh :-

…………………………………………………

(ZAHARIAH MOHAMED SHAHAROON)

Ketua Pustakawan

Universiti Pendidikan Sultan Idris

Tarikh kemaskini: 28 Disember 2008