Pemahaman : Surat Kiriman Rasmi1. Surat kiriman mempunyai format yang khusus.2. Format surat rasmi mempunyai ciri-ciri teknikal tertentu.3. Terdapat alamat pengirim di bahagian atas sebelah kiri, diikuti

oleh garisan melintang yang memisahkan alamat pengirim dengan alamat penerima.

4. Tarikh pula diletakkan di sebelah kanan surat.5. Ciri yang paling ketara bagi surat kiriman rasmi ialah tajuk atau

kepala surat.6. Perenggan pertama dan akhir tidak diberi nombor. Perenggan

kedua dan seterusnya dibubuh nombor. Biasanya, setiap perenggan mengandungi satu isi utama.

7. Sehubungan itu, adalah lebih mudah untuk mengesan setiap isi penting berdasarkan perenggan.

8. Perhatikan rajah yang berikut untuk mengetahui format surat kiriman rasmi dengan lebih jelas.

1

2

Contoh Surat Kiriman Rasmi – Surat Aduan

Nazleen Bte AhmadNo. 3 Jalan Bunga MatahariSingapura 443420

26 September 2007

Pegawai Perhubungan Kementerian Persekitaran 7. Jalan SentosaSingapura 112999

Tuan

Aduan Tentang Pantai Yang Tercemar

Merujuk perkara di atas, saya, Nazleen Bte Ahmad, seorang pelajar dari Sekolah Menengah Tanjung Bunga ingin mengadu tentang pantai yang terletak berdekatan sekolah saya yang kian tercemar. Saya juga ingin memberi beberapa cadangan agar pihak tuan dapat mengambil langkah-langkah yang sewajarnya bagi memajukan pantai ini sebagai destinasi pelancongan.

Pantai yang saya sebutkan di atas, dahulunya merupakan sebuah pantai yang indah dan bersih. Kebelakangan ini saya dapati terdapat sebilangan pengguna yang telah mengubah keadaan pantai ini. Kini, pantai tersebut penuh dengan sampah sarap. Sampah sarap ini boleh sahaja didapati di tepian pantai, tetapi juga di laut. Akibat daripada hal ini, banyak serangga dan binatang pemusnah sudah mula kelihatan berkeliaran di sana sini, membuat pantai tersebut tidak sesuai untuk aktiviti bersantai. Selain sampah, kerap juga air laut dicemari minyak yang tumpah dari kapal-kapal besar.

Saya harap denda yang lebih ketat dikenakan kepada sesiapa yang didapati bersalah mencemarkan kawasan pantai ini. Selain itu, pihak tuan juga boleh menganjurkan satu kempen yang boleh menimbulkan kesedaran di kalangan masyarakat negara ini tentang tanggungjawab mereka menjaga kebersihan dan keindahan pantai tersebut.

Akhir sekali, pantai yang bersih boleh menjadi satu daya tarikan para pelancong. Memandangkan ekonomi Singapura banyak bergantung kepada industri pelancongan, pantai tersebut boleh dijadikan sebagai satu daya tarikan pelancong. Selain daripada pantai yang bersih, saya sarankan agar pantai tersebut dibangunkan. Kemudahan ataupun perkhidmatan seperti sukan air mahupun pembinaan calet boleh difikirkan. Tentu sekali dengan adanya kemudahan dan perkhidmatan seperti ini, pantai ini dapat dimajukan lagi.

Saya amat berharap agar pihak tuan mengambil tindakan secepat mungkin bagi mengatasi masalah pantai yang tercemar ini. Saya juga berharap cadangan-cadangan yang telah saya berikan akan dipertimbangkan.

Yang benar

Nazleen Bte Ahmad(Pelajar Sekolah Menengah Tanjung Bunga)

3

Contoh Surat Kiriman Rasmi - Surat Permohonan

Soalan: Anda ingin menemui seorang tokoh perjuang kemerdekaan di Malaysia. Tuliskan sepucuk surat kepada tokoh berkenaan. Dalam surat itu, nyatakan tujuan dan sebab-sebab anda ingin menemui beliau.

Aliman bin Haji SuipBlk 321 #04-1559Ang Mo Kio Avenue 1Singapura 560321

4 April 2004

Tuan Haji Jumain bin Abu Samah45, Jalan Temenggong Ahmad,80100 Johor BahruJohor Darul Takzim

Tuan Haji

Memohon Persetujuan Untuk Mewawancara

Berhubung dengan perkara di atas, saya mewakili majalah Tunas, majalah tahunan Sekolah Menengah Sembawang bercadang ingin mewawancara Tuan Haji, bagi mendapatkan maklumat tentang perjuangan Tuan Haji dalam menuntut kemerdekaan.

Menurut guru Sejarah kami, sumbangan Tuan Haji menuntut kemerdekaan bersama-sama Datuk Onn Jaafar amat bermakna sekali. Perjuangan Tuan Haji patut direkod untuk kajian generasi akan datang.

Jika tidak menjadi keberatan, kami ingin mengcungkil latar belakang keluarga, pendidikan serta penglibatan politik Tuan Haji. Kami bercadang untuk berkunjung ke rumah Tuan Haji pada cuti sekolah penggal akan datang ini iaitu pada hari Isnin, 1 Jun 2004.

Kami berharap agar hasrat kami tidak menjadi kesulitan bagi pihak Tuan Haji. Kami akan menghubungi Tuan Haji kemudian untuk mendapatkan kepastian. Kerjasama dan perhatian Tuan Haji, kami dahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian.

Yang Benar

Aliman

Aliman bin Haji SuipKetua Pengarang,Majalah Tunas

4

Contoh Surat Rayuan

Ahamad Ramlee b Mohammed KassimG-15 Blok E, Taman Dagang68000 AmpangSelangor Darul Ehsan

PengarahBahagian Pendidikan & Latihan (Pendidikan Menengah)Ibu Pejabat MARAJalan Raja Laut50609 Kuala Lumpur 28 JANUARI 2011

Tuan/Puan,

Perkara : Rayuan Kemasukan ke MRSM Tingkatan 1 2011

Merujuk kepada perkara diatas, saya ingin merayu kepada pihak Tuan/Puan untuk mempertimbangkan semula pemohonan kemasukan anak saya ke Maktab Rendah Sains MARA (MRSM) tingkatan 1 sesi persekolahan 2011.

2. Dalam peperiksaan Ujian Pencapaian Sekolah Rendah (UPSR) tahun 2010 lepas, anak saya telah memperoleh keputusan yang cemerlang dengan keputusan 5A dalam semua mata pelajaran yang di tawarkan di sekolahnya dengan PEKA pada gred 1. Selain memperoleh keputusan 5A, anak saya juga bergiat aktif dalam aktiviti kokurikulum dengan menyertai badan beruniform Persatuan Bulan Sabit Merah (PBSM), sukan badminton serta kelab Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT) pada peringkat sekolah.

3. Untuk pengetahuan pihan Tuan/Puan, anak saya ini merupakan anak sulung daripada empat orang adik-beradik yang semuanya terdiri daripada lelaki. Jadi, besarlah harapan saya sebagai seorang ayah untuk melihat anak saya ini menjadi pendorong dan pembakar semangat kepada adik-adiknya bagi mencapai kejayaan yang lebih cemerlang dalam semua bidang terutama dalam aspek pendidikan.

4. Dengan kemudahan infrastruktur, suasana pembelajaran yang kondusif dan tenaga pengajar yang professional yang disediakan oleh pihak MARA di MRSM, saya percaya kemudahan yang disediakan adalah jauh lebih baik untuk dibandingkan dengan apa yang anak saya sedang jalani sekarang terutamanya dalam aspek persekitaran pembelajaran yang mana kami mendiami rumah flat yang agak kecil.

5. Butir-butir rayuan adalah seperti berikut :

Nama Pemohon : Ahmad Danial Bin Ahamad Ramlee Sekolah : Sekolah Kebangsaan Ampang, Selangor

No.Sijil Lahir : L210197No. K/P : 980413-10-5991Angka Giliran : BD0011003MRSM dipilih : MRSM Pasir Salak, Perak

6. Diharapkan pihak Tuan/Puan dapat mempertimbangkan permohonan saya ini seterusnya memberikan peluang kedua kepada anak saya bagi melanjutkan pelajarannya di MRSM yang saya percaya merupakan sebuah institusi pendidikan yang terbaik di negara. Segala pertimbangan daripada pihak Tuan/Puan saya dahului dengan jutaan terima kasih.

Sekian, terima kasih.

Yang Benar,

……………………………………………………………………(AHAMAD RAMLEE b MOHAMMED KASSIM)

5

Contoh Surat Jemputan

Ruj. Kami: KKBD/100-4/Tarikh : 14 Okt 2010

PENGARAH KOLEJ KOMUNITI

Tuan,JEMPUTAN KE MAJLIS PELANCARAN PROGRAM MODULAR SEPARUH MASA Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.2. Selaras dengan usaha pelaksanaan program pengukuhan terhadap Kolej Komuniti, sukacita dimaklumkan bahawa Jabatan Pengajian Kolej Komuniti, Kementerian Pengajian Tinggi akan mengadakan Majlis Pelancaran Program Modular Separuh Masa. Majlis ini antara lain bertujuan memberi informasi kepada majikan dan pekerja-pekerja dari agensi kerajaan dan bukan kerajaan terhadap peluang meningkatkan kemahiran yang ditawarkan di Kolej Komuniti .

3. Sehubungan itu, saya bagi pihak Jabatan Pengajian Kolej Komuniti dengan segala hormatnya ingin menjemput tuan untuk menghadiri majlis tersebut yang akan diadakan seperti butiran di bawah:

Tarikh : 24 Oktober 2010 (Ahad)Masa : 9.00 pagiTempat : Kolej Komuniti Bandar Darulaman

06000 JitraKedah Darul Aman.

4. Kehadiran tuan/puan ke majlis ini amat diharapkan.

Sekian, terima kasih.“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”Saya yang menurut perintah,

(WAN MUHAMMAD AFIFI BIN WAN ABDULLAH)PengarahKolej Komuniti Bandar DarulamanKementerian Pengajian Tinggi

6