buku panduanjpak.jkr.gov.my/document/files/dokumen/super admin/uppf...tatacara pengurusan aset tak...

Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset

C

BUKU PANDUAN PENGUKURAN

TAHAP PRESTASI

PENYENGGARAAN ASET

(TPPA)

Berdasarkan Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 2012

TATACARA PENGURUSAN ASET TAK ALIH

KERAJAAN (TPATA)

Format JKR.PATA-3D

No. Terbitan : JKR 29300-0020-16


KERAJAAN MALAYSIA

BUKU PANDUAN

PENGUKURAN

TAHAP PRESTASI

PENYENGGARAAN ASET

(TPPA)


I

KAWALAN DOKUMEN Maklumat Dokumen

Tajuk Dokumen

Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset (TPPA)

Pihak Yang Mengawal

Pengarah Kanan Cawangan Perancangan Aset Bersepadu (CPAB) Ibu Pejabat Jabatan Kerja Raya Malaysia

Kawalan Versi

No. Versi Tarikh Butiran Pindaan

Versi 1.0

16 MAC 2016

Versi 2.0

30 MAC 2018 i. Pindaan unit pengukuran penyenggaraan

ii. Pindaan keterangan KPI

Penyenggaraan lebih jelas

Butiran Pejabat Pengeluar: Pengarah Kanan Cawangan Perancangan Aset Bersepadu (CPAB) Ibu Pejabat Jabatan Kerja Raya Malaysia Tingkat 28, Menara PJD, No. 50, Jalan Tun Razak 50400 Kuala Lumpur Tel : 03 – 2618 7504 / 7500


II

KATA-KATA ALUAN

Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset ini diterbitkan sebagai salah satu usaha untuk membantu pelaksanaan pengurusan Operasi dan Penyenggaraan Aset (OPA) sebagaimana yang diperlukan di dalam Bab B dan Bab D, Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih (TPATA), 2012.

Buku panduan ini menyediakan rujukan seragam tentang kriteria tahap prestasi dan kiteria petunjuk prestasi penyenggaraan aset tak alih Kerajaan serta memberikan panduan tentang kaedah untuk menentu dan mengukur pencapaian prestasi penyenggaran aset tak alih di sesebuah premis Kerajaan.

Adalah menjadi harapan agar buku panduan ini dapat melancarkan lagi Pengurusan Aset Tak Alih (PATA) Kerajaan dari aspek pengurusan penyenggaraan yang berobjektif, teratur dan cekap.

IR. HJ. MOHD DAUD BIN HARUN

PENGARAH KANAN

CAWANGAN PERANCANGAN ASET BERSEPADU

IBU PEJABAT JKR MALAYSIA

KUALA LUMPUR

TARIKH : 16 MAC 2016


III

PENGHARGAAN

Dokumen Buku Panduan Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset ini telah

disiapkan dengan hasil usaha yang berterusan dan dinamik oleh pegawai-pegawai dari

Unit Perundingan Pengurusan Aset (UPPA), Bahagian Perundingan Pengurusan Aset

(BPPA), Cawangan Perancangan Pengurusan Aset (CPAB), Jabatan Kerja Raya.

Setinggi-tinggi penghargaan dan ucapan terima kasih kepada Jawatankuasa Penggubal

dan semua pihak yang terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam menjayakan

penyediaan dokumen ini.

Pengerusi Jawatankuasa Penggubal:

Ir. Ramli Bin Mohd Yusoff,

Pengarah, Bahagian Perundingan Pengurusan Aset

Ahli Jawatankuasa Penggubal:

1. Ir. Hj. Mohd Sabri B. Mat Deris

2. Ir. Azizul Bin Ariffin

3. Ir. Saiful Muzamir Bin Ismail

4. Puan Fadzilah Binti Sulaiman

5. Pn. Maznida Shahila Bt. Mat Salleh

6. Ir. Riduan Bin Osman

7. Pn. Nurhayati Bt. Abdul Hamid

8. Pn. Roziana Bt. Mahmood

9. Sr. Shahrul Effendy Bin Ahmad Shahrum

10. En. Ilias Bin Abdullah

11. Pn. Noor Faezah Bt. Hamdi

12. En. Zulzani Bin Ebon

13. Pn. Rozia Hanim Bt. Mohd Daim

14. En. Zulkifli Bin Zainal Abidin


IV

Dengan Kerjasama Peserta Bengkel:

1. Ir. Syed Jaafar Idid Bin Syed Abdyllah Idid JKR WP Putrajaya

2. En. Hasnan Bin Ab Hamid JKR WP Putrajaya

3. Abang Abd Rahman Bin Yusuf JKR Negeri Sembilan

4. En. Sulieman Bin Md Yusof CPAB, Ibu Pejabat JKR

5. Pn. Lai Yet Ru JKR WP Kuala Lumpur

6. Ir. Mohd Fadhlin Bin Arshad JKR WP Putrajaya

7. Sr. Maszamri Bin Abdul Gapar CSFB, Ibu Pejabat JKR

8. En. Noor Azizi Bin Ariffin CSFB, Ibu Pejabat JKR

9. En. Shahril Bin Azizi CPAB, Ibu Pejabat JKR

10. Sr. Syed Mahadhir Bin Wan Ibrahim CPAB, Ibu Pejabat JKR

11. Pn. Norashikin Bt. Akhiar @ Khairuddin JKR WP Kuala Lumpur

12. En. Rozail Fitri Bin Othman JKR WP Kuala Lumpur

13. En. Zukhairi Bin Md. Redzuan JKR WP Putrajaya

14. En. Mohd Aizat Bin Suratin CSFB, Ibu Pejabat JKR

15. En. Abd Wahid Bin Md Tahir CPAB, Ibu Pejabat JKR

16. En. Zulzani Bin Ebon CPAB, Ibu Pejabat JKR


V

KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA

SURAT

1.0 PENGENALAN 1

2.0 DEFINISI 4

3.0 SINGKATAN 6

4.0 TUJUAN 7

5.0 SKOP 8

6.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB 9

7.0 KONSEP UMUM PENGUKURAN PRESTASI 10

8.0 KONSEP PEMANTAUAN PRESTASI

PENYENGGARAAN BERDASARKAN TPATA 16

9.0 PROSEDUR PENENTUAN TAHAP PRESTASI

PENYENGGARAAN ASET (TPPA) 26

10.0 PENUTUP 27


VI

BIL PERKARA MUKA

SURAT

11.0 SENARAI LAMPIRAN: 29

LAMPIRAN 1 : Tahap Prestasi Dan KPI Penyenggaraan Aset Tak Alih Kerajaan

30

LAMPIRAN 2 :

Laporan Status Penarafan Prestasi Aset Tak Alih, JKR.PATA-3D

32

LAMPIRAN 3 : Laporan Pencapaian Keberkesanan Pelan

Strategi Pengurusan Aset (Operasi), JKR.PATA-3E

33

LAMPIRAN 4 : Ringkasan Laporan Penyenggaraan Dan

Perbelanjaan Aset tak Alih, JKR.PATA.F7/5 34

LAMPIRAN 5 : Ringkasan Laporan Penyenggaraan Dan Perbelanjaan Aset tak Alih, JKR.PATA.F7/6

35


1

1.0 PENGENALAN

1.1 Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset (TPPA) adalah merupakan antara petunjuk

penting yang digunakan sewaktu merancang dan menilai pencapaian

keberkesanan Pelan Strategi Pengurusan Aset (Operasi), PSPA(Operasi)

sesebuah Kementerian/ Jabatan/ Agensi (K/J/A) Kerajaan.

Konsep dan kaedah pengukuran TPPA yang seragam perlu dirujuk dan digunakan

oleh semua K/J/A dalam menjayakan pelaksanaan Pengurusan Aset Tak Alih

(PATA) Kerajaan.

1.2 Pekeliling Am Bilangan 2 Tahun 2012, Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih

(TPATA) Kerajaan telah menetapkan sasaran TPPA setiap K/J/A hendaklah

sekurangnya pada Tahap 3 dan ke atas. (Sila rujuk Rajah 1)

1.3 Pencapaian status TPPA perlu dilaporkan oleh setiap K/J/A kepada Urusetia

Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JPAK) pada 1 April setiap tahun

melalui Laporan Pencapaian Keberkesanan Pelan Strategi Pengurusan Aset

(Operasi), (JKR. PATA-3E). (Sila rujuk Rajah 1)

1.4 Prestasi aset boleh dikaitkan dengan kualiti fizikal aset, ketersediaan aset,

kepuasan pelanggan, kos operasi, keselamatan dan impaknya kepada alam

sekitar. Terdapat tiga (3) input utama yang perlu diberi perhatian untuk mencapai

prestasi aset yang cemerlang iaitu amalan rekabentuk, amalan operasi dan

amalan penyenggaraan.

1.5 Amalan penyenggaraan adalah satu aktiviti berterusan yang memberi kesan

paling signifikan kepada aset tak alih di sepanjang usia aset tersebut.

Penyenggaraan memberi impak kepada penampilan, keselamatan, kesihatan,

keselesaan, kecekapan keboleh harapan, produktiviti, ketahanan, nilai dan kualiti

sesuatu aset.


2

Rajah 1: Laporan Pencapaian Keberkesanan PSPA (Operasi)

1.6 Kemerosotan prestasi aset akan bermula sebaik sahaja aset tersebut digunakan.

Walau bagaimanapun, dengan amalan penyenggaraan yang berkesan perkara-

perkara berikut boleh dicapai:

i) Peningkatan terhadap ketersediaan aset dalam memenuhi fungsinya;

ii) Peningkatan terhadap Jangka Hayat Berguna (JHB) aset;

iii) Peningkatan terhadap kecekapan prestasi perkhidmatan aset;

iv) Pengawalan bajet melalui penambahbaikan kawalan inventori;


3

v) Pengurangan kekerapan gangguan operasi aset melalui kawalan terhadap

kegagalan aset;

vi) Penggunaan sumber secara optimum dengan ketersediaan aset yang

berterusan; dan

vii) Peningkatan keselamatan pengguna dan aset.

1.7 Pengukuran prestasi merupakan salah satu prinsip asas pengurusan. Pengukuran

prestasi terhadap amalan penyenggaraan adalah penting kerana ia dapat

mengenalpasti pencapaian prestasi penyenggaraan yang telah dilaksanakan.

1.8 Keperluan untuk mengukur prestasi penyenggaraan berbanding hanya melihat

kepada keboleharapan dan ketersediaan aset adalah bertujuan untuk

mengenalpasti dan memperbaiki mana-mana elemen penyenggaraan yang

menyumbang kepada ketidakcapaian prestasi yang diharapkan.

1.9 Melalui pengukuran prestasi juga, jurang di antara prestasi penyenggaraan

semasa dengan prestasi penyenggaraan yang dirancang dapat dikenalpasti dan

diperbaiki bagi menghasilkan perkhidmatan aset yang berprestasi tinggi.

1.10 Untuk mengukur prestasi penyenggaraan dengan cara yang cekap dan

berobjektif, petunjuk prestasi yang boleh diukur dan bersesuaian hendaklah

digunakan.

1.11 Kaedah dan nilai pengukuran prestasi yang digunakan di dalam Buku Panduan

Pengukuran Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset ini adalah selari dengan

keperluan Sistem Pengurusan Bersepadu (SPB) Jabatan Kerja Raya (JKR) dan

rujukan dari buku-buku, jurnal-jurnal dan artikel-artikel berkaitan.


4

2.0 DEFINISI

Agreed Service Level : Tahap prestasi atau tahap perkhidmatan yang

perlu diberikan oleh pemberi perkhidmatan.

Jangka Hayat

Berguna

: Jangkaan tempoh sesuatu aset berupaya

berfungsi dalam memberi tahap perkhidmatan/

prestasi yang ditetapkan.

KPI Penyenggaraan : Key Performance Indicator Penyenggaraan,

petunjuk pengukuran terhadap prestasi

penyenggaraan yang terhasil dari gabungan

prestasi beberapa elemen penyenggaraan.

Lagging Indicator : Petunjuk pengukuran terhadap sesuatu hasil/

output.

Lagging Measure : Parameter yang digunakan untuk mengukur

sesuatu hasil/ output.

Leading Indicator : Petunjuk pengukuran terhadap pelaksanaan

sesuatu aktiviti/ program/ proses.

Leading Measure : Parameter yang digunakan untuk mengukur

pelaksanaan sesuatu aktiviti/ program/ proses.

Penyenggaraan : Satu gabungan semua aspek teknikal, tindakan

pentadbiran dan pengurusan di sepanjang

kitaran hayat aset bagi tujuan mengekalkan atau

menjaga sesuatu aset supaya beroperasi

mengikut fungsi yang ditetapkan. (BS: 3811)


5

Penyenggaraan Am/

Rutin (PyA)

: Kerja penyenggaraan yang dilakukan secara

harian dan berterusan bagi memastikan aset

sentiasa beroperasi dengan baik mengikut tahap

perkhidmatan yang dipersetujui.

Penyenggaraan

Pembaikan (PyB)

: Kerja penyenggaraan yang dilakukan apabila

berlaku kerosakan/ kegagalan bagi memastikan

aset dapat berfungsi semula mengikut piawaian

yang ditetapkan.

Penyenggaraan

Pencegahan (PyC)

: Kerja penyenggaraan yang dilakukan mengikut

perancangan jadual/ program bagi memastikan

aset berfungsi dengan baik dan mengelakkan

berlakunya kerosakan besar.

Performance Indicator

(PI)

: Petunjuk pengukuran terhadap prestasi sesuatu

elemen.

Tahap Prestasi

Penyenggaraan Aset

(TPPA)

: Status/ kedudukan pencapaian prestasi

penyenggaraan aset secara strategik di

peringkat perancangan dan di peringkat

pelaksanaan


6

3.0 SINGKATAN

AP - Arahan Perbendaharaan

ASL - Agreed Service Level (Tahap Perkhidmatan Dipersetujui)

CSI - Customer Satisfaction Index (Indeks Kepuasan

Pelanggan)

JHB - Jangka Hayat Berguna

JKPAK - Jawatankuasa Pengurusan Aset kerajaan Peringkat

Kementerian/ Jabatan/ Agensi

JKR - Jabatan Kerja Raya

JPAK - Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan

K/J/A - Kementerian/ Jabatan/ Agensi

KK - Kajian Kepuasan

KPI - Key Performance Indicator (Petunjuk Prestasi Utama)

MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

MPAM - Manual Pengurusan Aset Menyeluruh

OPA - Operasi Dan Penyenggaraan Aset

PAM - Pengurusan Aset Menyeluruh

PATA - Pengurusan Aset Tak Alih

PI - Performance Indicator (Petunjuk Prestasi)

POF - Pegawai Operasi Fasiliti

PP - Pegawai Pengawal

PPM - Planned Preventive Maintenance

PSPA (Operasi) - Pelan Strategi Pengurusan Aset (Operasi)

PTF - Pegawai Teknikal Fasiliti

PyA - Penyenggaraan Am/ Rutin

PyB - Penyenggaraan Pembaikan

PyC - Penyenggaraan Pencegahan

SPB - Sistem Pengurusan Bersepadu

SSI - Staff Satisfaction Index (Indeks Kepuasan Staff)

TPATA - Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih

TPPA - Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset


7

4.0 TUJUAN

4.1 Buku Panduan Pengukuran TPPA ini dibangunkan sebagai panduan kepada

K/J/A Kerajaan untuk menentukan status TPPA yang ingin dicapai dan untuk

mengukur status TPPA yang telah dicapai.

4.2 Kedudukan status TPPA adalah merupakan satu data dan maklumat penting bagi

tujuan penambahbaikan dan peningkatan kualiti penyenggaraan di premis-premis

Kerajaan.

4.3 Buku Panduan Pengukuran TPPA ini juga bertujuan membantu K/J/A dalam

penyediaan pelaporan Pengurusan Aset Tak Alih (PATA) sebagaimana

terkandung di dalam Tatacara Pengurusan Aset Tak Alih (TPATA) Kerajaan 2012

antara lain:

i) Status Penyenggaraan Aset di dalam Laporan Status Penarafan Prestasi

Aset Tak Alih, (JKR.PATA-3D);

ii) Tahap Penyenggaraan Aset di dalam Laporan Pencapaian Keberkesanan

Pelan Strategi Pengurusan Aset (Operasi), (JKR.PATA-3E);

iii) Pencapaian KPI Penyenggaraan di dalam Ringkasan Laporan

Penyenggaraan Dan Perbelanjaan Aset Tak Alih, (JKR.PATA F7/5) –

Peringkat Premis; dan

iv) Pencapaian KPI Penyenggaraan di dalam Ringkasan Laporan

Penyenggaraan Dan Perbelanjaan Aset Tak Alih, (JKR.PATA F7/6) –

Peringkat Daerah/Negeri/Wilayah/Jabatan/Agensi/Kementerian).


8

5.0 SKOP

Buku Panduan Pengukuran TPPA ini adalah terpakai kepada aset tak alih

Kerajaan yang menggunapakai Agreed Service Level (ASL) sebagai asas

penanda aras prestasi yang perlu dicapai dalam pelaksanaan Operasi Dan

Penyenggaraan (OPA) di premis masing-masing.

6.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

6.1 Pegawai Pengawal (PP)

i) Menetapkan perancangan TPPA K/J/A;

ii) Memastikan kajian semula dibuat terhadap TPPA K/J/A sekiranya

diperlukan.

6.2 Pegawai Teknikal Fasiliti (PTF)

i) Menetapkan sasaran pencapaian TPPA K/J/A;

ii) Memantau pencapaian TPPA K/J/A;

iii) Mengukur dan menilai pencapaian TPPA K/J/A;

iv) Melaporkan pencapaian TPPA K/J/A kepada Jawatankuasa Pengurusan

Aset Kerajaan Peringkat K/J/A (JKPAK) dan kepada Jawatankuasa

Pengurusan Aset Kerajaan (JPAK);

v) Melaksanakan kajian semula TPPA K/J/A setiap tahun atau mengikut

keperluan; dan

vi) Mencadangkan penambahbaikan TPPA dalam Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan K/J/A.

6.3 Pegawai Operasi Fasiliti (POF)

i) Menetapkan sasaran pencapaian TPPA premis;


9

ii) Menyelia dan memantau pencapaian TPPA premis;

iii) Mengukur dan menilai pencapaian TPPA premis;

iv) Melaporkan pencapaian TPPA premis kepada PTF K/J/A;

v) Mengemaskini pencapaian TPPA dalam pengkalan data premis; dan

vi) Mencadangkan penambahbaikan TPPA premis kepada PTF K/J/A.

7.0 KONSEP UMUM PENGUKURAN PRESTASI

7.1 Adalah diketahui secara meluas bahawa memberi tumpuan kepada hanya satu

aspek prestasi adalah tidak berkesan dan boleh menghasilkan kekeliruan. Oleh

itu, untuk memantau prestasi penyenggaraan dengan cekap, berkesan dan

berobjektif, beberapa petunjuk prestasi (Performance Indicator, PI) yang sesuai

dan boleh diukur hendaklah digunakan. Bergantung kepada nilai yang diukur oleh

petunjuk prestasi ianya boleh dikategorikan kepada sama ada leading indicator

atau lagging indictor.

7.2 Leading Indicator mengukur kecekapan penyenggaraan melalui pemantauan

terhadap prestasi aktiviti/ program/ proses penyenggaraan yang dilaksanakan.

Pengukuran ini adalah selaras dengan konsep bahawa setiap proses

penyenggaran akan membuahkan hasilnya sendiri maka ianya hendaklah diurus

dan diukur. Pendekatan ini akan memastikan kejayaan aktiviti/ program/ proses

penyenggaraan dalam mencapai tahap optima terhadap keboleh harapan,

ketersediaan dan kecekapan sesuatu aset.

Leading indicator mengukur dan memantau prestasi pelaksanaan aktiviti/

program/ proses penyenggaraan.

7.3 Lagging Indicator mengukur kecekapan penyenggaraan melalui pemantauan

terhadap prestasi hasil/output yang diperolehi dari aktiviti/ program/ proses

penyenggaraan.

Lagging indicator mengukur dan memantau prestasi output/ hasil selepas aktiviti/

program/ proses penyenggaraan dilaksanakan.


10

TAHAP PRESTASI PENYENGGARAAN ASET

(TPPA)

KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)

PERFORMANCE INDICATOR (PI)

7.4 Sistem pengukuran prestasi terbaik perlu mengandungi kombinasi leading

indicator dan lagging indicator. Sesetengah petunjuk prestasi boleh jadi adalah

leading indicator atau mungkin adalah lagging indicator bergantung kepada

konteks penggunaannya. Sebagai contoh, pengukuran prestasi terhadap

pematuhan penjadualan kerja - ianya adalah satu aktiviti/ program/ proses

terhadap masa yang diambil (leading indicator) dan satu hasil/ output terhadap

kecekapan proses penjadualan (lagging indicator).

8.0 KONSEP PEMANTAUAN PRESTASI PENYENGGARAAN

BERDASARKAN TPATA

Secara umumnya, pendekatan pemantauan prestasi penyenggaraan berdasarkan

TPATA adalah seperti Rajah 2 di bawah.

Rajah 2: Konsep Penarafan Prestasi Penyenggaraan Aset Tak Alih Kerajaan

Kedudukan status prestasi penyenggaraan

secara strategik (Status Penyenggaraan

Aset)

Penanda aras prestasi penyenggaraan

(Pencapaian KPI Penyenggaraan)

Pencapaian Prestasi Elemen

Penyenggaraan


11

8.1 Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset (TPPA)

8.1.1 TPPA adalah merujuk kepada status/ kedudukan pencapaian prestasi

penyenggaraan aset secara strategik. TPPA dilaporkan melalui Status

Penyenggaraan Aset di dalam Laporan Status Penarafan Prestasi Aset Tak

Alih TPATA, JKR. PATA – 3D (Sila rujuk Rajah 3)

Rajah 3: Status Penarafan Prestasi Aset Tak Alih


12

8.1.2 Berdasarkan TPATA (JKR.PATA-3D), terdapat lima (5) kategori status/

kedudukan TPPA yang telah ditetapkan iaitu Tahap 1, Tahap 2, Tahap 3,

Tahap 4 & Tahap 5. (Ciri- ciri setiap kategori status/ kedudukan TPPA

ditunjukkan di dalam Lampiran 1 : Tahap Prestasi dan KPI Penyenggaraan

Aset Tak Alih Kerajaan)

8.1.3 TPPA ditentukan berdasarkan peratus skor yang dicapai oleh KPI

Penyenggaraan. (Rujuk JKR.PATA.F7/5 & JKR.PATA.F7/6)

8.2 Petunjuk Prestasi Utama Penyenggaraan (KPI Penyenggaraan)

Rajah 4: KPI Penyenggaraan Aset Tak Alih


13

8.2.1 Petunjuk Prestasi Utama / Key Performance Indicator (KPI) adalah:

i) Penanda aras prestasi utama yang disasarkan untuk dicapai; atau

ii) Titik permulaan dalam usaha pembaikan prestasi selaras dengan

matlamat / objektif sesuatu organisasi.

8.2.2 Pencapaian KPI penyenggaraan akan menentukan kategori status/

kedudukan TPPA secara strategik. (Sila rujuk Lampiran 1: Tahap Prestasi

Dan KPI Penyenggaraan Aset Tak Alih Kerajaan)

8.2.3 KPI penyenggaraan juga turut memberikan petunjuk kemajuan dalam

usaha untuk menghapuskan/ meminimumkan jurang pencapaian prestasi;

seterusnya mengenal pasti dengan tepat di manakah tindakan yang perlu

diambil untuk memperbaiki dan meningkatkan pencapaian prestasi

berkenaan.

8.2.4 Pencapaian KPI penyenggaraan memberikan maklumat berkenaan:

i) Penyenggaraan yang dilakukan sama ada berdasarkan sasaran dan

matlamat sebenar yang ditetapkan.

ii) Penyenggaraan yang dilakukan sama ada berprestasi dengan baik

atau tidak.

iii) Aktiviti, program atau proses penyenggaraan yang memerlukan

tumpuan tambahan dan keutamaan.

KPI yang tidak mencapai sasaran yang ditetapkan memerlukan sesuatu

tindakan dilakukan untuk mengatasinya manakala KPI yang telah mencapai

sasaran perlu dikekalkan atau ditingkatkan sasarannya.

8.2.5 Berdasarkan TPATA (Pekeliling Am Bilangan 2 Tahun 2012), KPI

Penyenggaraan diukur melalui gabungan EMPAT elemen penyenggaraan

iaitu Penyenggaraan Am (PyA), Penyenggaraan Pembaikan (PyB),

Penyenggaraan Pencegahan (PyC) dan Kajian Kepuasan (KK). (Sila rujuk

Rajah 4)


14

8.3 Petunjuk Prestasi Penyenggaraan (PI Penyenggaraan)

8.3.1 Petunjuk Prestasi Penyenggaraan (PI Penyenggaraan) merujuk kepada

petunjuk pengukuran terhadap prestasi sesuatu elemen penyenggaraan.

Berdasarkan TPATA, PI Penyenggaraan diwakili oleh elemen-elemen

penyenggaraan berikut : (Sila rujuk Rajah 5)

i) Penyenggaraan Am (PyA),

ii) Penyenggaraan Pembaikan (PyB),

iii) Penyenggaraan Pencegahan (PyC), dan

iv) Kajian Kepuasan (KK)

Rajah 5: PI Penyenggaraan Aset Tak Alih


15

8.3.2 PI Penyenggaraan adalah merupakan kombinasi Leading Indicator dan

Lagging Indicator sepertimana berikut :

PI Penyenggaraan Am (PyA)

PI Penyenggaraan Pembaikan (PyB)

PI Penyenggaraan Pencegahan (PyC)

PI Kajian Kepuasan (KK)

8.3.3 Parameter-pameter pengukuran bagi setiap elemen penyenggaraan

tersebut adalah:

i) Penyenggaraan Am (PyA)

➢ % Tempoh Respon Mengikut ASL → Leading Measure

➢ % Tindakan Aduan Mengikut ASL → Leading Measure

ii) Penyenggaraan Pembaikan (PyB)

➢ % Tempoh Respon Mengikut ASL → Leading Measure

➢ % Pembaikan Siap Kerosakan Mengikut ASL → Leading Measure

iii) Penyenggaraan Pencegahan (PyC)

➢ % Planned Preventive Maintenance (PPM) → Leading Measure

mengikut jadual

iv) Kajian Kepuasan (KK):

➢ % Indeks Kepuasan Pelanggan (CSI) → Lagging Measure

➢ % Indeks Kepuasan Staff (SSI) → Lagging Measure

(Sila rujuk Lampiran: JKR.PATA F7/5, JKR.PATA F7/6, JKR.PATA-3D &

JKR.PATA-3E),

Leading Indicator

Lagging Indicator


16

9.0 PROSEDUR PENENTUAN TAHAP PRESTASI PENYENGGARAAN

ASET (TPPA)

9.1 Carta aliran prosedur penentuan Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset

(TPPA)

Langkah

Huraian

1

2

3

M

T

Dapatkan Nilai Setiap Petunjuk Prestasi Penyenggaraan (PI Penyenggaraan)

Ukur Petunjuk Prestasi Utama (Pencapaian KPI Penyenggaraan)

Tentukan Tahap Prestasi Penyenggaraan (TPPA) (Status Penyenggaraan Aset)

Prosedur Bermula

Prosedur Tamat


17

X 100%

9.2 Keterangan prosedur penentuan Tahap Prestasi Penyenggaraan Aset

(TPPA)

9.2.1 Langkah 1 : Dapatkan nilai setiap petunjuk prestasi penyenggaraan

(PI Penyenggaraan) iaitu PI PyA, PI PyB, PI PyC dan PI KK

PI Penyenggaraan Am (PI PyA)

PI PyA = Bil. Skor PI (Respon) PyA + Bil. Skor PI (Aduan) PyA] 2

PI (Respon) PyA adalah pencapaian tempoh respon aduan penyenggaraan am/ rutin mengikut ASL PI (Respon) PyA = Bil. Aduan PyA dimaklumbalas mengikut ASL Bil. Aduan PyA keseluruhan (Sila rujuk Jadual 1: Indeks PI (Respon) PyA) Contoh: PI (Respon) PyA = 95/100 X 100%

= 95%

Skor = 5 (Sangat Memuaskan)

Skor Pencapaian (%) Tahap Kepuasan

1 0 – 74 % Sangat Tidak Memuaskan

2 75 – 79 % Tidak Memuaskan

3 80 – 84 % Sederhana Memuaskan

4 85 – 94 % Memuaskan

5 95 – 100 % Sangat Memuaskan

Jadual 1 : Indeks PI (Respon) PyA


18

X 100%

PI (Aduan) PyA adalah pencapaian tindakan aduan mengikut ASL PI (Aduan) PyA = Bil. Aduan PyA diambil tindakan mengikut ASL Bil. Aduan PyA Keseluruhan (Sila rujuk Jadual 2: Indeks PI (Aduan) PyA) Contoh: PI (Aduan) PyA = 80/100 X 100%

= 80% Skor = 4 (Memuaskan)







Jadual 2 : Indeks PI (Aduan) PyA

PI PyA = Bil. Skor PI (Respon) PyA + Bil. Skor PI (aduan) PyA 2 (Sila rujuk Jadual 3: Nilai PI PyA) Contoh:

PI PyA = 5 + 4 = 2

Skor = 4.5 (Memuaskan)

SKOR TAHAP KEPUASAN

1 Sangat Tidak Memuaskan

2 Tidak Memuaskan

3 Sederhana Memuaskan

4 Memuaskan

5 Sangat Memuaskan

Jadual 3 : Nilai PI PyA


19

X 100%

X 100%

[Parameter bagi mengukur PI PyA adalah:

i) % tempoh respon mengikut ASL (Leading Measure) &

ii) % tindakan aduan mengikut ASL (Leading Measure)

PI Penyenggaraan Pembaikan (PI PyB)

PI PyB = Bil. Skor PI (Respon) PyB + Bil. Skor PI (Pembaikan) PyB

2 PI (Respon) PyB adalah pencapaian tempoh respon aduan penyenggaraan pembaikan mengikut ASL PI (Respon) PyB = Bil. Aduan PyB dimaklumbalas mengikut ASL Bil. Aduan PyB keseluruhan (Sila rujuk Jadual 4: Indeks PI (Respon) PyB) Contoh:

PI (Respon) PyB = 95/100 X 100

= 95% Skor = 5 (Sangat Memuaskan)







Jadual 4 : Indeks PI (Respon) PyB

PI (Pembaikan) PyB adalah pencapaian tindakan pelaksanaan pembaikan mengikut ASL PI (Pembaikan) PyB = Bil. PyB yang dilaksanakan mengikut ASL Bil. Keseluruhan PyB yang dilaporkan (Sila rujuk Jadual 5: Indeks PI (Pembaikan) PyB)


20

Contoh:

PI (Pembaikan) PyB = 80/100 X100%

= 80% Skor = 4 (Memuaskan)







Jadual 5 : Indeks PI (Pembaikan) PyB

PI PyB = Bil. Skor PI (Respon) PyB + Bil. Skor PI (Pembaikan) PyB 2 (Sila rujuk Jadual 6: Nilai PI PyB) Contoh:

PI PyB = 5 + 4

= 2

= 4.5 (Memuaskan)

SKOR TAHAP KEPUASAN


2 Tidak Memuaskan


4 Memuaskan

5 Sangat Memuaskan

Jadual 6 : Nilai PI PyB

[Parameter bagi mengukur PI PyB adalah:

i) % tempoh respon mengikut ASL (Leading Measure) &

ii) % pembaikan kerosakan mengikut ASL (Leading Measure)]


21

X 100%

PI Penyenggaraan Pencegahan (PI PyC)

PI PyC = Bilangan skor PI (Pencegahan) PyC PI (Pencegahan) PyC adalah pencapaian tindakan pelaksanaan Planned Preventive Maintainance (PPM) mengikut ASL PI (Pencegahan) PyC = Bil. PPM yang dilaksanakan mengikut ASL Bil. PPM yang dijadualkan (Sila rujuk Jadual 7: Indeks PI (Pencegahan) PyC) Contoh: PI (Pencegahan) PyC

= 85 /100 X 100%

= 85%

Skor = 4 (Memuaskan)







Jadual 7 : Indeks PI (Pencegahan) PyC

PI PyC = Bilangan skor PI (Pencegahan) PyC (Sila rujuk Jadual 8: Nilai PI PyC) Contoh:

PI PyC = 4 (Memuaskan)

SKOR TAHAP KEPUASAN


2 Tidak Memuaskan


4 Memuaskan

5 Sangat Memuaskan

Jadual 8 : Nilai PI PyC


22

X 100%

X 100%

[Parameter bagi mengukur PI PyC adalah:

i) % Planned Preventive Maintenance (PPM) mengikut jadual (Leading

Measure)]

PI Kajian Kepuasan (PI KK)

PI KK = Bil. Skor PI (CSI) KK + Bil. Skor PI (SSI) KK

2 PI (CSI) KK adalah pencapaian kepuasan hati pelanggan mengikut ASL PI (CSI) = Bil. Responden pelanggan yang berpuas hati mengikut ASL Bil. Keseluruhan responden CSI (Sila rujuk Jadual 9: Indeks PI (CSI) KK) Contoh: PI (CSI) KK = 85/100X100% = 85%








Jadual 9 : Indeks PI (CSI) KK

PI (SSI) KK adalah pencapaian kepuasan hati staf mengikut ASL PI (SSI) KK = Bil. Responden SSI yang berpuas hati mengikut ASL Bil. Keseluruhan responden SSI (Sila rujuk Jadual 10: Indeks PI (SSI) KK)


23

Contoh:

PI (SSI) KK = 85/100 X 100%

= 85% Skor = 5 (Sangat Memuaskan)







Jadual 10 : Indeks PI (SSI) KK

PI KK = Bil. Skor PI (CSI) + Bil. Skor PI (SSI) 2 (Sila rujuk Jadual 11 : Nilai PI KK) Contoh: PI KK = 5 + 5

= 2 = 5


SKOR TAHAP KEPUASAN


2 Tidak Memuaskan


4 Memuaskan

5 Sangat Memuaskan

Jadual 11 : Nilai PI KK


24

=

[Parameter bagi mengukur PI KK adalah:

i) % kepuasan pelanggan (CSI) (Lagging Measure) &

ii) % kepuasan staff (SSI) (Lagging Measure)]

9.2.2 Langkah 2 : Ukur Petunjuk Prestasi Utama (Pencapaian KPI

Penyenggaraan)

Berdasarkan JKR.PATA.F7/5, Pencapaian KPI Penyenggaraan diukur dalam bentuk peratus (%) Pembahagian wajaran untuk 100% KPI penyenggaraan adalah:

Aktiviti penyenggaraan : 85% (Leading Measure)

Kepuasan pelanggan : 15% (Lagging Measure)

100%

Maka,

Pencapaian KPI [(PI PyA + PI PyB + PI PyC) x 85%] + [PI KK x 15%] Penyenggaraan 15 5

(Sila rujuk Jadual 12: Nilai Pencapaian KPI Penyenggaraan)

Contoh:

Pencapaian KPI Penyenggaraan = [(4.5 + 4.5 + 4) x 85%] + [5 x 15%] 15 5 = 74% + 15% = 89% (Sangat Memuaskan)


25

PENCAPAIAN KPI PENYENGGARAAN

PERATUS (%) KENYATAAN

0 - 20 Sangat Tidak Memuaskan

21 - 40 Tidak Memuaskan

41 - 60 Sederhana Memuaskan

61 - 80 Memuaskan

81 - 100 Sangat Memuaskan

Jadual 12 : Nilai Pencapaian KPI Penyenggaraan

9.2.3 Langkah 3 : Tentukan TPPA (Status Penyenggaraan Aset)

Berdasarkan JKR.PATA.3D, Status Penyenggaraan Aset diukur dalam Bentuk tahap (Tahap 1 hingga Tahap 5)

TPPA = Skor Pencapaian KPI Penyenggaraan (dalam bentuk %) = Tahap Pencapaian KPI Penyenggaraan

(Sila rujuk Jadual 13: Status Penyenggaraan Aset)

Contoh:

TPPA = Skor 89% pada KPI Penyenggaraan = TAHAP 5 = (Penyenggaraan Cemerlang)

STATUS PENYENGGARAAN ASET

TAHAP KENYATAAN KPI PENYENGGARAAN

1 Penyenggaraan Amat Lemah 0 - 20 %

2 Penyenggaraan Lemah 21 - 40 %

3 Penyenggaraan Sederhana 41 - 60 %

4 Penyenggaaraan Baik 61 - 80 %

5 Penyenggaraan Cemerlang 81 - 100 %

Jadual 13 : Status Penyenggaraan Aset


26

10.0 PENUTUP

Diharapkan dengan penghasilan Buku Panduan Pengukuran TPPA ini dapat

memberikan manfaat kepada pemilik aset (Pegawai Pengawal), penyelia aset

(Pegawai Teknikal Fasiliti) dan pengendali aset (Pegawai Operasi Fasiliti) dalam

merancang, memantau dan mengukur status prestasi penyenggaraan aset di

Kementerian/ Jabatan/ Agensi/ premis masing-masing selaras dengan Pekeliling

Am Bilangan 2 Tahun 2012, TPATA Kerajaan dalam menguruskan PATA

Kerajaan. Prestasi aset yang cemerlang mencerminkan prestasi kerja yang

gemilang dan kepuasan pelanggan yang berkekalan.


27

11.0 SENARAI LAMPIRAN

Lampiran 1 :

Tahap Prestasi Dan KPI Penyenggaraan Aset Tak Alih

Kerajaan

Lampiran 2 :

Borang Laporan Status Penarafan Prestasi Aset Tak Alih

(JKR.PATA-3D)

Lampiran 3 :

Borang Laporan Pencapaian Keberkesanan Pelan Strategi

Pengurusan Aset (Operasi) (JKR.PATA-3E)

Lampiran 4 :

Borang Ringkasan Laporan Penyenggaraan & Perbelanjaan

Aset Tak Alih (JKR.PATA.F7/5)

Lampiran 5 :

Borang Ringkasan Laporan Penyenggaraan & Perbelanjaan

Aset Tak Alih (JKR.PATA.F7/6)

LAMPIRAN 1

28

TAHAP PRESTASI DAN KPI PENYENGGARAAN ASET TAK ALIH KERAJAAN

TAHAP KPI PENYENGGARAAN KETERANGAN

1 Penyenggaraan Sangat Lemah

0% - 20%

Aktiviti pengurusan penyenggaraan lemah

Aset tidak berfungsi memenuhi tujuan reka bentuk dan perundangan

Tiada maklumbalas dan tindakan kerja aduan*

Aset tidak dinaiktaraf, terus menyusut/merosot, menjadikan aset tidak cukup upaya untuk mencapai keperluan semasa penggunaan

2 Penyenggaraan Lemah

21% - 40%

Aktiviti pengurusan penyenggaraan lemah

Aset tidak berfungsi memenuhi tujuan reka bentuk dan perundangan

Tidak mematuhi masa maklumbalas dan tindakan kerja aduan yang ditetapkan*

Aset dinaiktaraf tetapi tidak secara berkala, menjadikan aset masih tidak cukup upaya untuk mencapai keperluan semasa penggunaan

3 Penyenggaraan Sederhana

41% - 60%

Aktiviti pengurusan penyenggaraan berkeadaan sederhana

Aset berfungsi memenuhi tujuan reka bentuk dan perundangan

Masa maklumbalas dan tindakan kerja aduan dipatuhi*

Aset dinaiktaraf secara berkala selaras dengan piawaian dan penggunaan, tetapi tidak cukup untuk mengawal kesannya kepada penggunaan biasa dan kemerosotan/penyusutan

LAMPIRAN 1

28

TAHAP KPI PENYENGGARAAN KETERANGAN

4 Penyenggaraan Baik

61% - 80%

Aktiviti pengurusan penyenggaraan berkeadaan baik



Aset dinaiktaraf mengikut keperluan, selaras dengan piawaian dan penggunaan terkini

5 Penyenggaraan Cemerlang

81% - 100%

Aktiviti pengurusan penyenggaraan sangat baik



Aset sentiasa dinaiktaraf, selaras dengan piawaian dan penggunaan terkini

Nota :

*Nilai sasaran bagi kategori (Umum,Segera,Kecemasan) adalah ditetapkan oleh pihak jabatan

mengikut fungsi kepentingan setiap aset.

29

LAMPIRAN 2

30

LAMPIRAN 3

31

LAMPIRAN 4

32

LAMPIRAN 5

33

33

MUKA SURAT INI SENGAJA DIBIARKAN KOSONG

34

buku panduanjpak.jkr.gov.my/document/files/dokumen/super admin/uppf...tatacara pengurusan aset tak...

Documents