buku projek kumpulan inovatif dan...

A r a s 7 , B l o k A , K o m p l e k s P e n t a d b i r a n K e r a j a a n P e r s e k u t u a n S a b a h , J a l a n U M S ,

8 8 4 0 0 K o t a K i n a b a l u , S a b a h

2015

Buku Projek Kumpulan

Inovatif dan Kreatif KUMPULAN BRAINIAC

PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SABAH

BUKU PROJEK KIK KUMPULAN BRAINIAC PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SABAH Page 1

ISI KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

1. PENGENALAN 1.1. LATAR BELAKANG 1.2. CARTA ORGANISASI PEJABAT SETIAUSAHA

PERSEKUTUAN SABAH 1.3. PERANAN PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN

SABAH 1.4. VISI, MISI DAN MOTTO 1.5. PENGENALAN KUMPULAN 1.6. OBJEKTIF KUMPULAN BRAINIAC 1.7. LOGO DAN MAKSUD 1.8. AHLI KUMPULAN BRAINIAC 1.9. CARTA ORGANISASI KUMPULAN BRAINIAC 1.10. PROFIL AHLI 1.11. PERANAN AHLI 1.12. PENGENDALIAN MESYUARAT KUMPULAN 1.13. STATISTIK KEHADIRAN MESYUARAT 1.14. CARTA PERBATUAN

3 4

5

5 6 6 6 7 8 9 11 11 12 13

2. PEMILIHAN MASALAH 2.1. KAEDAH PEMILIHAN PROJEK 2.2. ANALISIS SMART 2.3. ANALISIS SMART TERPERINCI 2.4. MATRIK PEMILIHAN MASALAH 2.5. ANALISA FAEDAH 2.6. RUMUSAN PENILAIAN (FORCED RANKING + ANALISA

FAEDAH + KEKERAPAN KES)

15 15 16 16 17 17

3. PROJEK 3.1. TAJUK PROJEK 3.2. PENYATAAN MASALAH 3.3. DEFINISI MASALAH 3.4. GAMBAR-GAMBAR MASALAH YANG DIHADAPI 3.5. DEFINISI MASALAH : 5W +1H 3.6. JADUAL KEKERAPAN DAN PERATUS TERKUMPUL

(SEBELUM PENAMBAHBAIKAN) 3.7. LEMBARAN SEMAKAN (SEBELUM PENAMBAHBAIKAN) 3.8. PARETO PUNCA (SEBELUM PENAMBAHBAIKAN) 3.9. KONSEP DIGUNAKAN UNTUK CAPAI OBJEKTIF 3.10. CARTA ALIR PROSES KERJA 3.11. RAJAH ISHIKAWA 3.12. TREE DIAGRAM

18 18 18 19 20 22

22 23 23 24 25 25

4. SISTEM i-KUARTERS

4.1. DEFINISI PROJEK 4.2. RAJAH DEFINISI PROJEK 4.3. OBJEKTIF PROJEK

26 26 27


4.4. CARTA PERBATUAN PELAKSANAAN SISTEM i-KUARTERS

4.5. PENGUMPULAN DATA (5W +1H) 4.6. GAMBAR SISTEM i-KUARTERS 4.7. CARTA ALIR (SELEPAS PENAMBAHBAIKAN) 4.8. KELEBIHAN SISTEM i-KUARTERS 4.9. LEMBARAN SEMAKAN (SELEPAS PENAMBAHBAIKAN) 4.10. JADUAL KEKERAPAN DAN PERATUS TERKUMPUL

(SELEPAS PENAMBAHBAIKAN) 4.11. PARETO PUNCA (SELEPAS PENAMBAHBAIKAN) 4.12. PARETO PERBANDINGAN (SEBELUM DAN SELEPAS

PENAMBAHBAIKAN)

27

28 30 32 33 33 34

34 35

5. PEMANTAUAN DAN PENYERAGAMAN

5.1. PENYERAGAMAN 5.2. TINDAKAN PENYERAGAMAN 5.3. CADANGAN TINDAKAN SUSULAN

36 37 37

6. NILAI DAN FAEDAH 6.1. KOS PEMBANGUNAN SISTEM i-KUARTERS 6.2. PERBEZAAN PENGGUNAAN BAHAN 6.3. FAEDAH KETARA (PERBEZAAN RUANG, KAEDAH

SIMPANAN DAN MASA MENDAPATKAN MAKLUMAT) 6.4. FAEDAH-FAEDAH LAIN

38 38 38

39

7. PENILAIAN KUMPULAN 7.1. PENANDA ARASAN 7.2. LIMITASI KUMPULAN SEMASA MELAKSANAKAN

PROJEK

40 40

8. PENGHARGAAN 41


1. PENGENALAN 1.1. LATAR BELAKANG

Pejabat Setiausaha Persekutuan Sabah

(PSUPS) telah ditubuhkan pada tahun 1963 dan diperluaskan bidang tugas dan

peranan pejabat ini pada tahun 1965. Pada Mac tahun 1982, pejabat ini

dimansuhkan dan telah ditubuhkan semula pada 1 Mei 1990 berikutan daripada

keputusan Jemaah Menteri pada 21 November 1989.

PSUPS dibahagikan kepada dua (2) bahagian iaitu Bahagian Khidmat Pengurusan

dan Bahagian Pembangunan dan Pengurusan Harta (BPPH). Bahagian Khidmat

Pengurusan bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran dan perjawatan di

pejabat ini. Sehingga kini, PSUPS mempunyai 46 waran perjawatan yang diluluskan.

Bahagian Pembangunan dan Pengurusan Harta diwujudkan setelah PSUPS

diperluaskan bidang tugasnya di Sabah, melalui Surat Pekeliling Perbendaharaan

Malaysia Sabah Bilangan 10 Tahun 1999 : Penyerahan Semula Tugas &

Tanggungjawab Unit Pembangunan Dan Pengurusan Harta (UPPH),

Perbendaharaan Malaysia Sabah ke Pejabat Setiausaha Persekutuan Sabah.

Antara bidang kuasa BPPH adalah termasuk memantau projek pembangunan

gunasama Persekutuan, pemantauan kuarters Persekutuan dan tanah Persekutuan

di bawah seliaan PSUPS.


1.2. CARTA ORGANISASI PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SABAH


1.3. PERANAN PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SABAH

Sebagai jabatan di bawah Jabatan Perdana Menteri, Pejabat ini berfungsi

dengan memainkan peranan seperti berikut:

1.4. VISI, MISI DAN MOTTO

VISI PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SABAH

MISI PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SABAH

MOTO PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SABAH

Peranan 1• Bertindak sebagai penghubung antara Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri

Peranan 2• Bertanggungjawab menyelesaikan isu-isu dan masalah yang melibatkan Jabatan-

Jabatan Persekutuan dan Negeri

Peranan 3• Bertanggungjawab melaksanakan tugas-tugas berkaitan dengan penyelarasan

pembinaan bangunan-bangunan gunasama Persekutuan, penyewaan ruang pejabatJabatan-Jabatan Persekutuan dan hal-hal berkaitan Kerajaan Persekutuan

Menjadi Organisasi Terunggul dalam kecemerlangan perhubungan

Kerajaan Persersekutuan dan Negeri Sabah serta pengurusan hartanah

Persekutuan menjelang 2015.

Memperkasa perhubungan agensi Persekutuan dan Kerajaan Negeri

bagi memantapkan penyampaian perkhidmatan dan memudahcara

pengurusan hartanah Persekutuan secara strategik dan inovatif.

Perhubungan Erat, Perkhidmatan Cemerlang


1.5. PENGENALAN KUMPULAN

Kumpulan ini yang dikenali sebagai BRAINIAC telah ditubuhkan pada 2012

berdasarkan latar belakang personel yang berbeza dari unit/bahagian yang

berbeza bagi mengatasi masalah yang dihadapi serta meningkatkan mutu sistem

penyampaian perkhidmatan di Pejabat Setiausaha Persekutuan Sabah.

Pegawai-pegawai ini juga telah bersedia untuk menyahut cabaran untuk

menubuhkan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) seterusnya bergiat aktif dalam

melaksanakan projek yang ingin dilaksanakan.

1.6. OBJEKTIF KUMPULAN BRAINIAC

1.7. LOGO DAN MAKSUD

Dua Huruf i yang berwarna Oren melambangkan idea

o Idea untuk menyelesaikan masalah, percambahan idea

Warna Merah melambangkan tanda peka

o Peka terhadap masalah yang berlaku di persekitaran

Warna Hijau melambangkan idea yang baru

o Warna hijau merupakan satu idea yang baru

Perkataan brainiac telah dipecahkan kepada tiga (3) iaitu : bra n ac bermaksud

brave & action

o Ini bermaksud keberanian untuk melaksanakan atau menyelesaikan

sesuatu masalah dengan melaksanakan tindakan yang sepatutnya.

Mengukuhkan kolaborasi pemikiran dari

kalangan semua peringkat warga PSUPS

Meningkatkan motivasi dan kecekapan

warga PSUPS

Mewujudkan situasi kepekaan terhadap

cabaran kerja hakiki

Menghasilkan ciptaan yang berpotensi digunakan

oleh warga , penjawat awam dan orang awam


1.8. AHLI KUMPULAN BRAINIAC


1.9. CARTA ORGANISASI KUMPULAN BRAINIAC

KETUA KUMPULAN

SETIAUSAHA PEN. KETUA KUMPULAN

AHLI AHLI AHLI

AHLI AHLI AHLI AHLI

FASILITATOR


1.10. PROFIL AHLI

SHAUN PRAVIND ROBERT Ketua Penolong Setiausaha (Fasilitator)

MOHAMAD AZWANI BIN RAZAB Penolong Pegawai Teknologi Maklumat (Ketua Kumpulan)

NURUL ASHIKIN BINTI YUSOP Pegawai Teknologi Maklumat (Penolong Ketua Kumpulan)

RITNIE CASHELDA BINTI MANSOR Penolong Setiausaha (UPH) (Setiausaha)

SULUNG AU SHIN LING Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) (Ahli Kumpulan)

MUHD FAKHRI AKHMAL AWANG SHARI Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) (Ahli Kumpulan)


ARIS BIN HAJI TAMIN Penolong Pegawai Tadbir (Ahli Kumpulan)

DG. SURYATI BINTI AWG. IBRAHIM Ketua Pembantu Tadbir (Pengurusan Harta) (Ahli Kumpulan)

NOOR HANI BINTI JAAFAR Pembantu Tadbir (P/O) (Ahli Kumpulan)

ROSELINE LINIU Penolong Jurutera (Ahli Kumpulan)

MARCUS GONSUIN Penolong Jurutera (Ahli Kumpulan)


1.11. PERANAN AHLI

Bil. Ahli

Aktiviti Azwani Nurul Ritnie Ling Fakhri Aris Suryati Hani Roseline Marcus

1 Mengenalpasti Masalah

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √

2 Pemilihan Projek

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √

3 Penetapan Tema/ Objektif/ Sasaran

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √

4 Analisa Masalah

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √

5 Mengenalpasti Punca Masalah

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √

6 Mengesahkan Punca Masalah Sebenar

√ √ √ √ √

7 Cadangan Penyelesaian

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √

8 Penyediaan Cadangan Penyelesaian

√ √ √

9 Perlaksanaan Cadangan Penyelesaian

√ √ √ √ √ √ √

10 Analisa Penyelesaian

√ √ √ √ √

11 Kumpul Data Perubahan

√ √ √ √ √

12 Tindakan Penyeragaman

√ √ √

1.12. PENGENDALIAN MESYUARAT KUMPULAN

Purata Mesyuarat

2 kali sebulan

Masa Mesyuarat

2.30 – 4.30 petang

Hari Mesyuarat

Rabu

Tempat Mesyuarat

Bilik Mesyuarat Sabah

Peratus Kehadiran

64%

Peratus Ketidakhadiran

36%

Sebab-sebab Ketidakhadiran

Bertugas Rasmi di luar kawasan Cuti Kecemasan Cuti Rehat


1.13. STATISTIK KEHADIRAN MESYUARAT

Bil. Tahun 2014 2015 Jumlah Bulan

Nama 8 9 10 11 12 1 2 3 4

1 Azwani 2 2 2 2 2 2 2 2 2 18 2 Nurul 2 2 2 2 1 2 2 2 2 17 3 Ritnie 2 2 2 2 2 2 2 2 2 18 4 Ling 2 1 0 0 1 2 1 0 2 9 5 Fakhri 2 0 1 0 1 2 1 1 2 10 6 Aris 2 2 0 2 0 2 1 0 2 11 7 Suryati 2 0 0 0 1 2 2 0 2 9 8 Hani 2 0 0 1 0 2 1 0 2 8 9 Roseline 2 0 0 1 0 2 0 0 2 7 10 Marcus 2 1 0 1 0 2 0 1 2 9

JUMLAH 20 10 7 11 8 20 12 8 20 116

64%

36%

Peratusan Kehadiran Ahli ke mesyuarat

Hadir Tidak Hadir


1.14. CARTA PERBATUAN

Langkah Tahun 2014 2015

Bulan Aktiviti

8 9 10 11 12 1 2 3 4

PLAN

Pembentukan Kumpulan

13

Kenalpasti masalah

14 - 3

Pemilihan masalah 10-17 Sasaran Penyelesaian 20 hingga 31

DO

Analisa Masalah 10 - 17 Kenalpasti punca masalah

10 -17

Mengesahkan punca 10 - 17 Cadangan Penyelesaian

20 -

31

CHECK

Persediaan cadangan penyelesaian

20 -

31

Perlaksanaan cadangan penyelesaian

3 hingga 31

Analisa Penyelesaian 23 - 9

ACTION

Menjalankan pelan perubahan

16 -

20

Kumpul data perubahan

23 -

31

Tindakan penyeragaman

15 -

22


Plan

• Pembentukan Kumpulan

• Kenalpasti masalah

• Pemilihan masalah

• Sasaran penyelesaian

Do

• Analisa masalah

• Kenalpasti punca masalah

• Mengesahkan punca

• Cadangan penyelesaian

Check

• Persediaan cadangan penyelesaian

• Perlaksanaan candangan penyelesaian

• Analisa penyelesaian

Action

• Menjalankan pelan perubahan

• Kumpul data perubahan

• Tindakan penyeragaman


2. PEMILIHAN MASALAH 2.1. KAEDAH PEMILIHAN PROJEK

2.2. ANALISIS SMART

No. Masalah Pencadang S M A R T Keputusan 1 Pemantauan pergerakan warga

PSUPS yang tidak efisien Azwani

/ / / / / DITERIMA

2 Rekod penyelenggaraan kuarters yang tidak bersistematik

Roseline Liniu / / / / / DITERIMA

3 Pegawai yang ditugaskan membuka pintu bilik-bilik guna sama tidak mengikut masa yang ditetapkan

Fakhri

/ X X X X DITOLAK

4 Meja catering yang tidak mencukupi untuk tempat hidangan makanan

Aris / X X / X DITOLAK

5 Pergerakan fail yang sukar dijejaki

Ling / / / / / DITERIMA

Melakukan sesi 'Brainstorming'Penyenaraian masalah-masalah

yang dikenalpasti

Menganalisis setiap masalah secara undian oleh setiap ahli bagi

membuat penilaian

Mencatatkan undian tertinggi yang wajar dibuat penambahbaikan dangan menggunakan kaedah

MATRIK

Projek dipilih berdasarkan empat kriteria berikut:

• Kos penyelenggaraan yang rendah

• Banyak aduan yang diterima

• Boleh diselesaikan oleh kumpulan dan

• Berkemampuan dari segi masa


2.3. ANALISIS SMART TERPERINCI Bil. Masalah Specific Measurable Achievable Realistic Timely 1 Pemantauan

pergerakan warga PSUPS yang tidak efisien

Pergerakan warga PSUPS

Boleh diukur Boleh dicapai

Penglibatan semua warga PSUPS

Boleh dilaksanakan


Rekod Penyelenggaraan


Boleh dilaksanakan

Berpotensi boleh dicapai

3 Pegawai yang ditugaskan membuka pintu bilik-bilik guna sama tidak mengikut masa yang ditetapkan

Kelewatan pegawai

Sukar diukur

Sukar dicapai

Sukar dipastikan

Bajet tinggi/ masa panjang

4 Meja catering yang tidak mencukupi untuk tempat hidangan makanan

Meja hidangan catering yang tidak mencukupi

Sukar diukur

Sukar dicapai

Boleh dilaksanakan dengan pengubahsuaian

Bajet tinggi/ masa panjang


Pergerakan fail


Prosedur kerja

Boleh dilaksanakan

2.4. MATRIK PEMILIHAN MASALAH

Bil Pemberat (x5) (x4) (x3) (x3) (x2) Jumlah Markah

Kriteria Tajuk Projek

Berkaitan Matlamat Jabatan

Berkaitan dengan bidang

Keupayaan kumpulan

Kos mudah dinilai

Mudah dikumpul data

1

Pemantauan pergerakan warga PSUPS yang tidak efisien

3.5 x 5 = 17.5

4 x 4 = 16.0

2.8 x 3 = 8.4

1.8 x 3 = 5.4

2 x 2 = 4.0

51.30

2

Rekod penyelenggaraan kuarters yang tidak bersistematik

3.5 x 5 = 17.5

4 x 4 = 16.0

3 x 3 = 9

2.7 x 3 = 8.1

2.5 x 2 = 5.0

55.60


2.8 x 5 = 14.0

3 x 4 = 12.0

2.7 x 3 = 8.1

4 x 3 = 12.0

4 x 2 = 8.0

54.10


2.5. ANALISA FAEDAH

Bil Tajuk Projek

Pemberat

Jumlah Markah

(x4) (x3) (x3) (x2) Kurangkan kos operasi

Penjimatan masa operasi

Meningkatkan kepuasan hati pelanggan

Meningkatkan hasil kerja

1

Pemantauan pergerakan warga PSUPS yang tidak efisien

3.3 x 4 = 13.2

3.2 x 3 = 9.6

3.5 x 3 = 10.5

3.5 x 2 = 7.0

40.30

2

Rekod penyelenggaraan kuarters yang tidak bersistematik

3.3 x 4 = 13.2

3.5 x 3 = 10.5

3.5 x 3 = 10.5

3.7 x 2 = 7.4

41.60


3.3 x 4 = 13.2

3.7 x 3 = 11.1

2.8 x 3 = 8.4

3.7 x 2 = 7.4

40.10

2.6. RUMUSAN PENILAIAN (FORCED RANKING + ANALISA FAEDAH +

KEKERAPAN KES)

Bil Tajuk Projek Forced

Ranking Analisa Faedah

Kekerapan kes

Keutamaan

1 Pemantauan pergerakan warga PSUPS yang tidak efisien

51.30 40.30 2 kes sehari

3


55.60 41.60 10 kes sehari 1


54.10 40.10 tiada 2

Petunjuk jumlah markah: 4 =Amat Setuju; 3 = Setuju; 2 = Kurang Setuju; 1 = Tidak Setuju

Pengiraan: Purata jumlah undi X Pemberat = Jumlah markah


3. PROJEK

3.1. TAJUK PROJEK

3.2. PENYATAAN MASALAH

3.3. DEFINISI MASALAH

Pegawai daripada Unit BPPH sukar untuk mendapatkan maklumat berkaitan penyelenggaraan yang pernah dilaksanakan terutama dari segi kos, pembaikan berulang, dan aduan-aduan kerosakan.

KESUKARAN MENDAPATKAN

MAKLUMAT

Kos pembaikan yang telah

dilaksanakan

Statistik pembaikan

yang berulang

Aduan-aduan

kerosakan

REKOD PENYELENGGARAAN KUARTERS YANG TIDAK

BERSISTEMATIK


3.4. GAMBAR-GAMBAR MASALAH YANG DIHADAPI

Fail-fail penyelenggaraaan yang banyak perlu dirujuk

Pencarian maklumat aduan kerosakan yang terdahulu

Kerja-kerja penyelenggaraan lewat

Terlalu banyak rekod yang disimpan


3.5. DEFINISI MASALAH : 5W + 1H

Bilangan fail penyelenggaraan yang banyak perlu dirujuk

WHAT?

Apa yang sebenarnya berlaku?

Pegawai-pegawai unit BPPH

WHO?

Siapa yang terlibat?

Unit BPPH dan Pejabat Setiausaha Persekutuan Sabah secara keseluruhannya

WHERE?

Dimana ia berlaku?


Setiap kali ingin merujuk unit kuarters yang pernah diperbaiki

WHEN?

Bila ia berlaku?

Terlalu banyak fail penyelenggaraan kuarters yang perlu dirujuk

WHY?

Mengapa ia berlaku?

Kesukaran mendapatkan maklumat yang tepat kesan dari penyimpanan fail yang tidak bersistematik

HOW?

Bagaimana ia berlaku?


3.6. JADUAL KEKERAPAN DAN PERATUS TERKUMPUL (SEBELUM

PENAMBAHBAIKAN)

Perkara Masalah Kekerapan Kumulatif Peratus

Kekerapan Peratus

Kumulatif

A

Aduan kerosakan dari pelbagai sumber (borang, email, dan telefon)

100 100 67.11 67.11

B

Sukar mendapatkan maklumat pembaikan yang telah dibuat

25 44 16.78 83.89

C

Sukar mendapatkan maklumat kerosakan yang berulang

24 67 16.11 100

JUMLAH 149

3.7. LEMBARAN SEMAKAN (SEBELUM PENAMBAHBAIKAN)

Perkara Masalah Minggu

Jumlah 1 2 3 4 5 6 7 8

A


13 12 10 15 6 20 14 10 100

B


3 3 2 4 2 3 5 3 25

C


4 2 3 2 5 3 2 3 24

JUMLAH 149


SP

EC

IFIC Projek yang

jelas dan mudah dilaksanakan

ME

AS

UR

AB

LE Masalah

yang boleh diukur

AC

HIE

VA

BL

E Hasil yang boleh dicapai dan berfaedah kepada organisasi

RE

LIA

BL

E Projek yang relevan dan boleh dilaksanakan T

IME

LY Boleh

dilaksanakan dalam jangkamasa yang ditetapkan

3.8. PARETO PUNCA (SEBELUM PENAMBAHBAIKAN)

3.9. KONSEP DIGUNAKAN UNTUK CAPAI OBJEKTIF

100

25 24

67.11

83.89

100

0

20

40

60

80

100

120

Aduan kerosakan daripelbagai sumber (borang,

email, dan telefon)

Sukar mendapatkanmaklumat pembaikan yang

telah dibuat

Sukar mendapatkanmaklumat kerosakan yang

berulang

Kekerapan Peratus Kumulatif%


3.10. CARTA ALIR PROSES KERJA

MULA

TERIMA ADUAN KEROSAKAN

KUARTERS

MENDAPATKAN FAIL UNIT/ KUARTERS

YANG TERLIBAT

MENCARI ADUAN YANG TERDAHULU

BAGI MENGESAHKAN PEMBAIKAN YANG

PERNAH DIBUAT

KE LOKASI KEROSAKAN BAGI

MENDAPATKAN MAKLUMAT LEBIH

LANJUT PERIHAL KEROSAKAN YANG

DIHADAPI

LAKSANAKAN KERJA-KERJA

PENYELENGGARAAN

SIAP KERJA PENYELENGGARAAN

DAPATKAN PENGESAHAN KERJA DARI

PELAPOR

REKOD DALAM FAIL KEROSAKAN DAN

PENYELENGGARAAN

TAMAT

SEBELUM

PENAMBAHBAIKIAN:

Masa menunggu

mendapatkan maklumat

berkaitan kerosakan

terdahulu agak lama

Memerlukan beberapa

fail yang berkaitan

untuk dirujuk sebelum

penyelenggaraan

dilaksanakan


3.11. RAJAH ISHIKAWA

3.12. TREE DIAGRAM

REK

OD

PEN

YEL

ENG

GA

RA

AN

KU

AR

TER

S Y

AN

G T

IDA

K B

ERSI

STEM

ATI

K

Kerja tidak efektif Percepatkan tindakbalas

Terlalu banyak sumber maklumat perlu dirujuk

Rujukan maklumat berpusat

SISTEM i-KUARTERS

Pembaziran masa pencarian maklumat

Memendekkan tempoh pencarian maklumat

Masalah:

REKOD

PENYELENGGA

RAAN

KUARTERS

YANG TIDAK

BERSISTEMATIK

Manusia Sumber

Kaedah Bahan

Masa

Staf mengurus

penyelenggaraan

kurang

Pembaziran

tenaga kerja

Kerja tidak efektif

Pembaziran masa

pencarian

maklumat

Fail-fail rekod

yang banyak

Ruang simpanan

fail tidak

mencukupi

Terlalu banyak sumber

maklumat perlu dirujuk

Karenah penghuni

kuarters

Perancangan kerja

tahunan

Kesilapa semasa

proses menerima

aduan

Aduan

kerosakan dari

pelbagai pihak


4. SISTEM i-KUARTERS

4.1. DEFINISI PROJEK

4.2. RAJAH DEFINISI PROJEK

Mewujudkan sebuah sistem ICT bagi menggantikan kaedah

merekod secara manual bagi memudahkan penyimpanan

dan pencarian maklumat yang pantas serta lebih efisen dan

sistematik dari segi rekod penyelenggaraan

Mewujudkan sebuah

sistem ICT

Mesra pengguna Sesuai dengan

keperluan BPPH

Pusat rujukan bagi

pencarian maklumat

Rekod

Penyelenggaraan

Rekod

kerosakan

berulang

Rekod kos-kos

penyelenggaraan


4.3. OBJEKTIF PROJEK

4.4. CARTA PERBATUAN PELAKSANAAN SISTEM i-KUARTERS

Bil. Tahun 2014 2015

Bulan Aktiviti

10 11 12 1 2 3 4

1 Kelulusan Pembangunan Sistem

13

2 Perbincangan keperluan sistem bersama BPPH

14 - 3

3 Pembangunan Sistem

3 hingga 31

4 Pengujian dan pengambilan data

23 - 9

5 Perbentangan dan kelulusan pihak Pengurusan 13

6 Sistem dipindahkan dari Development Server ke External Server

16 - 18

7 Penilaian keberkesanan

23 - 31

8 Tindakan Penyeragaman

15 - 22

Mewujudkan kaedah menyimpan rekod yang sistematik serta

menjimatkan ruang kerja

Memudahkan pencarian maklumat penyelenggaraan

Masa pencarian maklumat yang diambil menjadi lebih singkat

Unjuran penyelenggaraan mudah dibuat berdasarkan maklumat

penyelenggaraan yang dibuat pada tahun semasa dan sebelum

OBJEKTIF


4.5. PENGUMPULAN DATA (5W+1H)

WHAT?

Data apa yang dikumpul?

WHERE?

Dimana data dikumpul?

WHEN?

Bila data dikumpul?

Data mengenai punca-punca paling mungkin

yang menyebabkan kesukaran semasa

mendapatkan makumat penyelenggaraan

Di ruang kerja Bahagian Pembangunan

dan Pengurusan Harta (BPPH), Pejabat

Setiausaha Persekutuan Sabah

Data dikumpul dari 20 hingga 31 Oktober

2014 ketika berlakunya aduan

kerosakankuarters bagi mendapatkan

maklumat pembaikan terdahulu


WHO?

Siapa yang terlibat?

WHY?

Mengapa data dikumpul?

HOW?

Bagaimana data dikumpul?

Ahli Kumpulan Brainiac dan staf BPPH

yang terlibat dalam pengurusan

penyelenggaraan

Bagi mengesahkan punca masalah

paling mungkin

Borang soal selidik dan pemerhatian


4.6. GAMBAR SISTEM i-KUARTERS

Gambarajah 1: Pembangunan Sistem

Gambarajah 2: Paparan hadapan Sistem i-kuarters (www.i-kuarters.psupsabah.gov.my)


Gambarajah 3: Paparan aduan kuarters

Gambarajah 4: Paparan Pentadbir Sistem


4.7. CARTA ALIR (SELEPAS PENAMBAHBAIKAN)

MULA

TERIMA ADUAN KEROSAKAN

KUARTERS ATAS TALIAN

SEMAK PEMBAIKAN TERDAHULU

SECARA SISTEM

SAHKAN ADUAN PEMOHON UNTUK

TINDAKAN JURUTEKNIK

LAKSANAKAN KERJA-KERJA

PENYELENGGARAAN

SIAP KERJA PENYELENGGARAAN

SAHKAN TINDAKAN

PENYELENGGARAAN SECARA SISTEM

DAN PELAPOR MENDAPAT NOTIFIKASI

SECARA EMAIL

TAMAT

SELEPAS

PENAMBAHBAIKAN:

Tempoh Pencarian

menjadi lebih singkat

Rujukan hanya pada

sistem sahaja


4.8. KELEBIHAN SISTEM i-KUARTERS

4.9. LEMBARAN SEMAKAN (SELEPAS PENAMBAHBAIKAN)

Perkara Masalah Minggu

Jumlah 1 2 3 4 5 6 7 8

A


0 0 0 1 0 0 0 0 1

B


0 1 1 0 0 0 0 0 2

C


0 1 1 0 0 0 0 0 2

JUMLAH 5

KELEBIHAN SISTEM i-KUARTERS

Penjimatan penggunaan

kertas dan fail

Penjimatan masa

pencarian maklumat

Mudah dan mesra

pengguna


4.10. JADUAL KEKERAPAN DAN PERATUS TERKUMPUL (SELEPAS

PENAMBAHBAIKAN)

Perkara Masalah Kekerapan Kumulatif Peratus

Kekerapan Peratus

Kumulatif

A


1 1 100.00 100.00

B


2 3 40.00 60.00

C


2 5 40.00 20.00

JUMLAH 5

4.11. PARETO PUNCA (SELEPAS PENAMBAHBAIKAN)

1

2 2

100.00%

60.00%

20.00%0

0.5

1

1.5

2

2.5


email, dan telefon)

Sukar mendapatkanmaklumat pembaikan

yang telah dibuat

Sukar mendapatkanmaklumat kerosakan yang

berulang

Kekerapan Peratus Kumulatif


4.12. PARETO PERBANDINGAN (SEBELUM DAN SELEPAS

PENAMBAHBAIKAN)

100

25 24

67.11

83.89

100

0

20

40

60

80

100

120


email, dan telefon)

Sukar mendapatkanmaklumat pembaikan

yang telah dibuat

Sukar mendapatkanmaklumat kerosakan

yang berulang

Kekerapan Peratus Kumulatif%

Selepas

Sebelum

% PENCAPAIAN HASIL PROJEK

= (149 – 5) x 100

149

= 96.64%


5. PEMANTAUAN DAN PENYERAGAMAN

5.1. PENYERAGAMAN


5.2. TINDAKAN PENYERAGAMAN

5.3. CADANGAN TINDAKAN SUSULAN

Arahan Penyeragaman Setiausaha PersekutuanSabah kepada Bahagian Pembangunan danPengurusan Harta

Membuat pindaan dalam dokumen MS ISO9000:2008 bagi proses kerja penyelenggaraankuarters

Pelaksanaan penyeragaman keseluruh Bahagian Pembangunan dan Pengurusan Harta di Pejabat Setiausaha Persekutuan Sabah

Fungsi Sistem

Menambah fungsi Sistem i-Kuarters dengan modul-modul tambahan

Sistem Bersepadu

Meluaskan perkongsian sistem untuk digunapakai kepada agensi-agensi yang menyelia kuarters atau bangunan


6. NILAI DAN FAEDAH

6.1. PERBANDINGAN KOS PEMBANGUNAN SISTEM i-KUARTERS

BIL PERKARA In-House Out-Source

1 Pembangunan Sistem RM 0.00 RM 40,000.00

Catatan :

Sistem i-Kuarters dibangunkan secara in-house oleh Unit ICT, Pejabat Setiausaha

Persekutuan Sabah dengan menggunakan perisian open source.

PENJIMATAN KOS PEMBANGUNAN SISTEM = RM 40,000.00

6.2. PERBEZAAN PENGGUNAAN BAHAN

BIL PERKARA SISTEM I – KUARTERS (Unit/SETAHUN)

FAIL MANUAL (Unit/SETAHUN)

1 Kertas A4 (RM 8.00/1000 unit)

Tiada 18,250/1000 = 18.25 x RM8.00 = RM146.00

2 Fail Keras Arc 3” (RM7.50) Tiada 8 x RM 7.50 = RM60.00

JUMLAH (RM) 0.00 RM206.00

PENJIMATAN SETAHUN = RM206.00

6.3. FAEDAH KETARA (PERBEZAAN RUANG KERJA, KAEDAH SIMPANAN

DAN MASA MENDAPATKAN MAKLUMAT)

PERKARA SISTEM i-KUARTERS FAIL MANUAL Ruang Kerja Komputer sahaja Komputer dan fail-fail

penyelenggaraan Kaedah Simpanan Rekod Database Server dan

Tape Backup Dalam fail keras dan tiada salinan pendua

Capaian pegawai Semua pegawai BPPH Kerani BPPH Masa Pencarian maklumat penyelenggaraaan

Kurang 2 minit 15 – 30 minit

Penggunaan kertas Sehari 0 50


PROJEK KIK

Memahirkan Diri dalam

pengendalian KIK

Kreatif dalam melahirkan

pencambahan idea

Kemahiran pengendalian perbincangan

Keyakinan Penampilan

Menambah pemahaman

terhadap prosedur kerja

Pengetahuan menyelidk dan menganalisa

data

Peningkatan kompetensi

Pembentukan semangat kerja

berpasukan

6.4. FAEDAH-FAEDAH LAIN


7. PENILAIAN KUMPULAN 7.1. PENANDA ARASAN

7.2. LIMITASI KUMPULAN SEMASA MELAKSANAKAN PROJEK

ISU/ HALANGAN

PUNCA CARA MENGATASI TINDAKAN

Kurangnya pemahaman tentang kaedah KIK

Kaedah baru

Perubahan teknik

Menghadiri bengkel urusetia

Rujukan manual KIK

Inisiatif ahli

Fasilitator Ketua

Kumpulan Ahli

Beban kerja hakiki yang sentiasa ada

Memenuhi tuntutan objektif jabatan

Agihan tugasan Inisiatif ahli Sokongan

pengurusan atasan

Pengurusan Atasan

Ketua Bahagian/ Unit

Kurang arif berkaitan unit lain

Berlainan unit

Tugasan berlainan

Perbincangan ahli Merujuk kepada

Ketua Unit Penyelarasan

Perbincangan

Ketua Bahagian/ Unit

Ketua Kumpulan

Ahli


8. PENGHARGAAN

DATUK BORHAN BIN DOLAH

SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SABAH


SHAUN PRAVIND ROBERT

KETUA PENOLONG SETIAUSAHA


MERANGKAP FASILITATOR KUMPULAN BRAINIAC

ARFIAN BIN JULIAN

PENOLONG SETIAUSAHA (INTEGRITI)


MERANGKAP PENYELARAS

buku projek kumpulan inovatif dan...

Documents