Buku Panduan

Surat Disposisi Online (SUDION)

www.sudion.uhamka.ac.id

Edisi 1.0

Februari 2020

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 2

Buku Panduan

Surat Disposisi Online

www.sudion.uhamka.ac.id

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Tentang Surat Disposisi Online

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Proses dan regulasi surat menyurat di lingkungan UHAMKA, terus mengalami

pengingkatan baik dalam sisi jumlah, regulasi dan kepentingannya demi

berjalannya proses ke-organisasi-an. Salah satu hal terpenting, diantaranya jumlah

surat (arsip), kompleksitas kerja pada tiap biro/lembaga/badan. Maka dari itu

UHAMKA menjawab semua tantangan kedepan dalam rangka memperbaiki kinerja

lebih maksimal dengan memanfaatkan perangkat teknologi yang semakin hari

semakin berkembang.

Panduan dasar penggunaan Aplikasi berbasis website dengan judul “Surat Disposisi

Online” dengan url www.sudion.uhamka.ac.id diharapkan mampu memberikan

gambaran tentang pembaharuan kinerja dalam surat menyurat, sehingga

pelayanan, pengawasan, dan evaluasi mampu terlihat dan diharapkan mampu

komunikatif untuk kerja yang lebih efektif dan efisien dalam meningkatkan

produktivitas di era disruptif 4.0. Diharapkan, penggunaan sistem surat menyurat

online di lingkungan UHAMKA dapat meningkatkan kualitas pelayanan seluruh

biro/lembaga/badan yang IT based service, demi kemajuan bersama.

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 3

1.2 Tujuan

Dengan adanya SUDION (Surat Disposisi Online), seluruh stakeholder yang terlibat

mendapat tujuan sebagai berikut:

Penyimpanan informasi penting seperti transaksi pelayanan dan keluhan.

Proses pekerjaan akan lebih terorganisir dengan adanya sistem disposisi

online, sehingga akan terukur dan terawasi dengan baik.

Meminimalisir waktu yang digunakan untuk mengorganisir surat menyurat

1.3 Jenis Pengguna Dalam Sistem Aplikasi Berdasarkan Kategori Akses

Sesuai dengan sistem organisasi yang berlaku, jenis pengguna terbagi menjadi 3;

Pimpinan/ Ka. Biro/ Sekretaris Universitas dan sebagainya, yang memiliki tingkatan

akses dan hirarki sesuai pedoman administrasi surat UHAMKA

Operator, sebagai peng-input surat dan meneruskan kepada pihak terkait

diatasnya.

Admin, yang mempunyai tugas dalam maintenance aplikasi dalam hal ini adalah

BPTI.

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 4

BAB II

DASHBOARD UTAMA

2.1 Halaman Awal (dashboard)

Halaman awal pada url www.sudion.uhamka.ac.id memasukan alamat e-mail biro

dengan domain @uhamka.ac.id

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 5

Halaman dashboard pada website SUDION yang memiliki side bar menu, tiga menu

utama pada halaman tengah dashboard, dan informasi mengenai jabatan dan biro

dari akun yang log-in.

Pada bagian tengah dashboard, terdapat tiga jenis kolom, yaitu, jumlah antrian pada

disposisi keseluruhan (masuk, keluar, internal), statistic transaksi disposisi

keseluruhan yang telah dilakukan oleh pengguna, dan aktivitas transaksi terbaru

yang dilakukan untuk dan oleh pengguna.

2.2 Kategori Pada Side Bar Menu

No. Nama Keterangan

1.

Untuk melihat tampilan pada halaman depan

(dashboard) yang mencakup tampilan

keseluruhan transaksi surat menyurat. Seperti

jumlah keseluruhan disposisi masuk, disposisi

keluar, disposisi internal, 5tatistic transaksi

disposisi, dan aktifitas transaksi terbaru.

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 6

2.

Transaksi Surat untuk transaksi secara

langsung, tanpa adanya disposisi.

- Surat-bebas untuk melihat dan membuat

surat keputusan bebas disposisi.

- Surat-umum untuk melihat dan membuat

surat pengumuman bebas disposisi.

3.

Transaksi Disposisi Surat untuk melakukan

transaksi surat dan melakukan disposisi.

- Surat-keluar untuk membuat surat baru

yang akan dilakukannya disposisi.

4.

Disposisi Surat untuk melihat dan membuat

surat masuk dan surat keluar dalam tujuan

disposisi.

- Surat-masuk berisi surat disposisi yang

masuk yang ditujukan pada operator, biro,

atau pimpinan tersebut.

- Surat-keluar berisi pembuatan surat

disposisi ke luar instansi yang ditandatangani

oleh pimpinan.

5.

Berkas berisi Arsip Surat yang menampung

surat keluar, surat bebas, dan surat umum

secara sementara dan tetap.

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 7

6.

Pengaturan yang berisikan konfigurasi perihal

manajemen Kode Hal dan Kode Unit

Organisasi di dalam surat.

7.

Konfigurasi Sistem untuk mengatur dari

tingkat lembaga biro, eselon atau jabatan, hirarki

disposisi, sampai tingkat user.

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 8

BAB III

PANDUAN UNTUK OPERATOR

3.1 Login dan Dashboard Utama

1. Login pada url www.sudion.uhamka.ac.id

2. Pada menu side bar, klik pada Transaksi Disposisi Surat dan klik menu Surat

Keluar

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 9

3. Pada halaman transaksi surat keluar ini digunakan untuk mengirimkan surat ke

suatu atau kepada instansi yang terkait lalu untuk membuat suatu surat

langkahnya klik tombol button “Membuat Surat” pada bagian pojok kanan

yang nantinya akan mengarahkan ke form pembuatan suratnya.

3.2 Form Pembuatan Surat

Dalam halaman form pembuatan surat ini diisi berdasarkan kebutuhan seperti no surat , upload

surat , perihal surat , keterangan surat serta tanggal suratnya .

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 10

3.3 Halaman Transaksi Surat Keluar (Biro Umum)

Pada halaman transaksi Surat Keluar bagian kepala biro nantinya surat yang telah di buat

operator kepala biro akan masuk ke dalam draft surat , dibagian surat itu sendiri dapat melihat

status surat serta opsi yaitu opsi ubah dan hapus.

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 11

3.4 Halaman Transaksi Surat Keluar (Kepala , Biro Umum)

Pada halaman transaksi surat keluar untuk bagian Kepala , Biro Umum surat yang telah di buat

oleh operator maka akan tampil juga namun dengan opsi yang berbeda yaitu opsi kirim dan

Komentari.

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 12

3.5 Form komentar surat

Pada form ini akan muncul ketika surat yang akan di kirim ingin di komentari berikut contoh

surat yang telah di berikan komentar :

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 13

Pada bagian form komentar akan tampil No Agenda serta No Surat nya , lalu perihal Surat ,

Keterangan Surat serta Komentar yang telah di buat.

3.6 Form Disposisi Surat (Kepala , Biro Umum)

Pada bagian form ini akan muncul ketika surat ingin di kirimkan atau di disposisikan pada form

ini terdapat Tujuan Disposisi , Batas Waktu Suratnya , Serta Catatan Disposisi.

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 14

BAB IV

PANDUAN UNTUK PENGGUNA

4.1 Login Pengguna

Pengguna, dalam hal ini adalah Pimpinan, Kepala

biro/badan/lembaga, dan jabatan struktural lainnya termasuk

sebagai pengguna secara umum. berikut tampilannya;

Username: jabatan@uhamka.ac.id

Password: uhamka212 (default password)

4.2 Dashboard Pengguna

Dashboard pengguna, terdiri dari menu utama (kiri) dan dashboard view untuk; antrian,

rekapitulasi surat dan statistic serta aktivitas terbaru.

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 15

4.3 Mendisposisikan Surat

Dalam mendisposisikan surat, pengguna dapat meneruskan (disposisi) kepada pihak yang

dituju, dengan catatan-catatan sesuai yang dibutuhkan.

4.4 Memberikan Catatan Pada Disposisi Surat

Dalam sistem disposisi, terdapat “random message” untuk memberikan keterangan tambahan.

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 16

4.4 Melakukan Pengecekan Posisi Disposisi Surat

Untuk mengecek posisi disposisi surat, tekan button “lacak surat”.

4.5 Hapus Surat

“hapus surat” jika transaksi surat salah atau tidak diperlukan.

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 17

4.6 Terima dan Selesaikan Surat Disposisi

Ketika surat disposisi sudah memenuhi criteria disposisi akhir, bagi pengguna (entitas)

terakhir, diberikan fasilitas “terima dan selesaikan surat”

4.7 Melakukan Print Surat dan Pelacakan Akhir

“cetak disposisi” untuk mencetak disposisi akhir dari “perjalanan” surat.

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 18

4.8 Lembar Disposisi

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 19

BAB V

PANDUAN APLIKASI CAPTURE DOCUMENT

5.1 Pengenalan Tentang Aplikasi Office Lens

Microsoft Office Lens adalah salah satu dari sekian aplikasi untuk mengambil informasi dari

surat atau dokumen, papan tulis, kartu nama, kwitansi, menu, tanda, memo tulisan tangan,

atau apa pun yang mengandung teks yang ingin di impor sebagai bentuk softcopy. Banyak

sekali aplikasi lain yang dapat memfoto dokumen menjadi bentuk pdf/jpg seperti camera

scanner yang berbayar atau gratis di appstore atau android.

5.2 Melakukan Capture Menggunakan Microsoft Office Lens

1. Memilih gambar, dalam hal ini surat yang akan di foto.

2. Memfoto surat atau dokumen.

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 20

3. Mereview foto (surat) dan edit.

4. Save dan edit

P a n d u a n D a s a r s u d i o n . u h a m k a . a c . i d | 21

BAB VI

PENUTUP

Demikianlah “Panduan Dasar Surat Menyurat Online UHAMKA” “SUDION” Edisi 1.0 ini

disusun. Atas semua kerjasama yang baik dari semua pihak, akhirnya buku ini dapat disusun

untuk menjadi rujukan bagi pengguna. Kami (BPTI), juga berterimakasih atas arahan dan

bimbingan para pimpinan UHAMKA dan semua stakeholder di UHAMKA 2020 dalam kerjasama

dalam pengembangan aplikasi surat di lingkungan UHAMKA.

Tentu, masih banyak kekurangan dan kesalahan yang ada dalam manual book ini. Maka

dari itu saran dan kritik sangat kami harapkan untuk penyusunan buku panduan berikutnya.

Kritik dan saran dapat dikirimkan melalui;

Website : www.bpti.uhamka.ac.id

Facebook/Instagram : @bpti.uhamka

Pengaduan Online : www.support.uhamka.ac.id

Email : ict@uhamka.ac.id

Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Badan Pengembangan Teknologi Informasi

Universitas Muhammadiyah Prof. DR. HAMKA

2020