bil lkan tajuk isu penemuan ringkasan … pengurusan perolehan cidb (new).pdf · laporan ketua...

LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA (LKAN) 1/2015 - PENGURUSAN PEROLEHAN LEMBAGA PEMBANGUNAN INDUSTRI PEMBINAAN MALAYSIA (CIDB)

1

BIL LKAN TAJUK ISU PENEMUAN RINGKASAN MAKLUMBALAS STATUS

1 1/2015 PENGURUSAN

PEROLEHAN

LEMBAGA

PEMBANGUNAN

INDUSTRI

PEMBINAAN

MALAYSIA (CIDB)

Tatacara

Perolehan

Manual Kewangan hanya diluluskan dalam

Mesyuarat Pengurusan Tertinggi CIDB pada

tahun 2009 dan tidak dikemukakan kepada

Lembaga Pengarah untuk kelulusan.

Sehingga tarikh pengauditan ini dijalankan,

Manual Kewangan masih belum

dibentangkan untuk kelulusan Lembaga

Pengarah.

Semakan lanjut mendapati wujud

percanggahan had dan prosedur pembelian

terus yang dinyatakan dalam Manual

Kewangan berbanding dengan Manual

Perolehan CIDB.

Manual Kewangan dan Manual Perolehan

juga adalah kurang lengkap kerana tidak

mengandungi tatacara perolehan secara

rundingan terus. Selain itu, kedua-dua

manual tersebut juga tidak memperincikan

mengenai pengurusan dan pentadbiran

kontrak.

Manual Kewangan telah dikemas kini

dengan mengambil kira pekeliling dan

polisi yang terkini dan telah diluluskan

oleh Lembaga Pengarah pada 18

Februari 2016. CIDB juga telah

memperincikan tatacara pengurusan dan

pentadbiran kontrak dalam Manual

Perolehan yang akan diguna pakai pada

tahun 2016.

Tarikh dikemaskini 18-05-2016


2


2 Perolehan Tidak

Mengikut

Tatacara

i. Sejumlah RM89,320, RM83,972 dan

RM85,167 dibayar kepada MS Bumisinar

Enterprise bagi kos penyenggaraan alat

penyaman udara dan penyenggaraan lain

pada tahun 2013 sehingga 2015 iaitu

melebihi had tahunan pembelian terus yang

ditetapkan.

ii. Perolehan pelbagai jenis toner

dilaksanakan secara pembelian terus iaitu

pada tahun 2013 berjumlah RM101,777,

tahun 2014 berjumlah RM53,478 dan tahun

2015 berjumlah RM107,081. Perolehan

pelbagai jenis toner pada tahun 2013, 2014

dan 2015 telah dipecah kecil bagi mengelak

sebut harga.

Status setakat 10 Februari 2017, CIDB

memastikan bahawa semua perolehan

dilaksanakan mengikut tatacara

perolehan yang telah ditetapkan.

Perolehan bagi perkhidmatan

penyenggaraan am bangunan pejabat

serta perkhidmatan penyenggaraan

penghawa dingin telah dilaksanakan

secara sebutharga oleh CIDB.

Pihak CIDB telah menjalankan semakan

ke atas keadaan bangunan untuk

membuat perancangan penyenggaraan

tahunan dan laporan. Pihak CIDB juga

telah mengambil langkah

penambahbaikan dengan melaksanakan

perolehan bekalan toner secara

sebutharga.


3 Perolehan Tidak

Mengikut

Tatacara

Bagi perolehan set riben IDX800D pada

tahun 2014, CIDB telah melantik Koperasi

Staf CIDB Malaysia Berhad melalui 2 sebut

harga dan membuat 3 perolehan secara

Berdasarkan notis Pemakluman

Penguatkuasaan Pendaftaran Personel

Binaan pada 23 Oktober 2013 dan

penguatkuasaan bersepadu, terdapat


3


pembelian terus yang berjumlah RM550,680.

Perolehan yang melebihi RM500,000 ini

sepatutnya dibuat secara tender.

peningkatan pendaftaran personel binaan

di luar jangka iaitu sebanyak 411,807

personel pada tahun 2014 berbanding

295,502 personel pada tahun 2013.

Pembekal yang dilantik untuk

membekalkan set riben IDX800D tidak

dapat membekalkan riben tersebut pada

tarikh yang ditetapkan. Oleh itu, pihak

CIDB terpaksa membuat pembelian

tambahan bagi memastikan stok di

Pejabat Negeri/Cawangan mencukupi

dan operasi pendaftaran personel binaan

tidak terjejas.


4 Perolehan Tidak

Mengikut

Tatacara

Sejumlah 80 pesanan tempatan bernilai

RM160,541 dikeluarkan selepas penerimaan

bekalan atau perkhidmatan dilaksanakan.

Semakan lanjut mendapati 46 daripada 80

pesanan tempatan melibatkan perkhidmatan

penyenggaraan pejabat daripada pembekal

yang sama.

Bagi pesanan tempatan yang dikeluarkan

pada tahun 2013 dan 2014, perolehan

merupakan perkhidmatan penyenggaraan

yang memerlukan kesegeraan pembaikan

dan di luar jangka. CIDB telah menambah

baik pelantikan penyedia

bekalan/perkhidmatan dengan

menyediakan kontrak perkhidmatan

dengan pembekal yang dilantik bermula


4


dari tahun 2014. Bagi tahun 2015,

kegagalan Sistem SAGA menyebabkan

kehilangan data permohonan perolehan

dari bulan Januari hingga Mac tahun

berkenaan. Unit Perolehan telah

diarahkan untuk menginput semula data

tersebut pada bulan April 2015. Masalah

tersebut telah menyebabkan perubahan

tarikh permohonan dan pengeluaran

pesanan tempatan.


5 Kelemahan

Pengurusan

Bekalan/

Perkhidmatan

CIDB tidak menyediakan kontrak dan hanya

mengeluarkan SST bagi perolehan

penyewaan peralatan IT yang merupakan

perkhidmatan bermasa. Selain itu, skop

kerja dan spesifikasi peralatan IT hanya

merujuk kepada dokumen tawaran sebut

harga.

Kontrak bagi penyewaan peralatan IT

tersebut telah disediakan pada 11

Februari 2016. Manual Perolehan CIDB

yang dikemas kini pada tahun 2016 juga

menetapkan bagi perolehan

perkhidmatan/bekalan dengan tempoh

kontrak melebihi 2 tahun, kontrak perlu

ditandatangani dalam tempoh 4 bulan dari

tarikh SST.



5


6 Kelemahan

Pengurusan

Bekalan/

Perkhidmatan

Sebanyak 3 kontrak perolehan secara tender

lewat ditandatangani antara 76 hingga 250

hari. Sebanyak 2 daripada 3 kontrak tersebut

ditandatangani setelah kontrak tamat.

Semakan lanjut mendapati perjanjian bagi

pelantikan perunding juga lewat

ditandatangani antara 202 hingga 577 hari

iaitu melebihi tempoh satu bulan daripada

tarikh SST sepatutnya dikembalikan oleh

pihak perunding.

Pemantauan berkala akan dilaksanakan

oleh Unit Audit Dalam bagi memastikan

tatacara perolehan dan pengurusan

kontrak dipatuhi. Bagi perjanjian

perunding, 2 perjanjian telah

ditandatangani mengikut format lama

yang tidak memenuhi kehendak

Kementerian Kewangan manakala 4

perjanjian menunggu format baru yang

dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan.

Ini menyebabkan perjanjian baru lewat

ditandatangani.


7 Kelemahan

Pengurusan

Bekalan/

Perkhidmatan

CIDB telah membuat penambahan kuantiti

penyewaan peralatan IT pada tahun 2013,

2014 dan 2015. Bagaimanapun, perubahan

kuantiti yang diluluskan bagi penyewaan

tahun 2014 dan 2015 telah menyebabkan

nilai selepas perubahan kerja meningkat

kepada RM558,200 dan RM559,974 iaitu

melebihi had perolehan secara sebut harga.

Perubahan kuantiti bagi kontrak

penyewaan tersebut berlaku bagi

memenuhi keperluan kesegeraan

pertambahan dan kemasukan staf baru

serta keperluan di Unit Call Centre yang

memerlukan komputer berspesifikasi

tinggi. Bermula dari tahun 2016, Manual

Perolehan CIDB 2016 telah menetapkan

pertambahan harga kontrak hanya terhad

kepada 25% daripada harga kontrak dan


6


tidak melebihi had nilai Pihak Berkuasa

Melulus.


8 Kelemahan

Pengurusan

Bekalan/

Perkhidmatan

Pemeriksaan di 6 PTJ mendapati bilangan

komputer dan mesin pencetak di lokasi

adalah berbeza dengan bilangan yang

direkodkan oleh Unit Pengurusan Aset Dan

Fasiliti bagi tahun 2013, 2014 dan 2015.

Terdapat pengagihan semula peralatan IT

oleh Unit Pengurusan Aset kepada

Pejabat Negeri dan Cawangan yang

menyebabkan perbezaan kuantiti di

antara rekod Unit Pengurusan Aset dan

Nota Penghantaran oleh pembekal (DO).

Rekod peralatan IT tersebut telah pun

dikemas kini.


9 Kelemahan

Pengurusan

Bekalan/

Perkhidmatan

Pemeriksaan di Pejabat CIDB Negeri Johor

mendapati bilangan set riben IDX800D yang

direkodkan adalah 53 set berbanding 33 set

di lokasi iaitu berbeza sebanyak 20 set yang

dianggarkan bernilai RM23,600.

Semakan semula telah dibuat dan

didapati perbezaan jumlah rekod bekalan

berlaku kerana kesilapan kawalan rekod

di mana riben yang boleh diguna pakai

direkod bersama dengan riben yang

rosak. Bagaimanapun, CIDB akan

menambah baik sistem rekod bekalan di

pejabat CIDB Negeri. Tindakan telah

diambil dengan mengasingkan riben yang

rosak dan bilangan stok riben adalah

sama dengan rekod.



7


10 Kelemahan

Pengurusan

Bekalan/

Perkhidmatan

Sebanyak 6 central processing unit (CPU)

dan 8 monitor komputer yang disewa bagi

kontrak tahun 2015 masih belum digunakan

dan disimpan di stor sejak diterima pada 18

Jun 2015.

Sebanyak dua CPU adalah untuk

kegunaan di bilik mesyuarat yang tidak

memerlukan monitor, baki enam CPU dan

enam monitor adalah sebagai persediaan

penempatan staf baru di Ibu Pejabat.


11 Kelemahan

Pengurusan

Bekalan/

Perkhidmatan

CIDB tidak mengenakan LAD terhadap

kelewatan pembekalan riben berjumlah

RM680,715 iaitu bagi tahun 2014 sejumlah

RM518,280 dan tahun 2015 sejumlah

RM162,435 walaupun syarat LAD ditetapkan

dalam Surat Setuju Terima.

CIDB memaklumkan kelewatan

penghantaran pada tahun 2014 adalah

disebabkan oleh masalah pengedar dan

di luar kawalan pembekal. Surat Tuntutan

Pengenaan LAD bagi bekalan tahun 2014

telah dikeluarkan kepada pihak pembekal

pada 8 Mac 2016 dan CIDB telah

menerima surat rayuan pelepasan LAD

dari pembekal pada 9 Mac 2016.


12 Kelemahan

Pengurusan

Bekalan/

Perkhidmatan

Mesin simulator dan peralatan yang

dibekalkan kepada 4 ABM adalah melebihi

tempoh bekalan seperti yang ditetapkan

dalam SST dengan kelewatan antara 26

sehingga 53 hari. Bagaimanapun, tiada LAD

yang dikenakan oleh CIDB terhadap

Pembelian mesin simulator daripada

Sime Darby Industrial Sdn. Berhad adalah

berdasarkan sebut harga bertarikh 30

Disember 2013 di mana Sime Darby telah

meletakkan terma dan syarat jualan

mereka. Tiada kontrak yang dibuat bagi


8


pembekal disebabkan klausa berkenaan

LAD tidak dinyatakan dalam SST.

Mengikut pengiraan Audit, sekiranya LAD

ditetapkan sebanyak RM105 per unit sehari,

jumlah yang sepatutnya dikenakan kepada

pembekal adalah RM84,525. Semakan lanjut

juga mendapati dokumen perolehan

simulator dan peralatan tidak disemak oleh

Pegawai Undang-undang CIDB.

pembelian mesin simulator tersebut.

Pembelian hanya melalui Surat Setuju

Terima dari CIDB kepada Sime Darby

yang dikeluarkan pada 30 Disember

2013. Klausa LAD tidak dinyatakan dalam

SST berkenaan. Bagaimanapun, CIDB

telah menambah baik Manual Perolehan

dengan menetapkan klausa LAD

dimasukkan ke dalam semua kontrak

yang disemak oleh Pegawai Undang-

undang.


13 Kelemahan

Pengurusan

Bekalan/

Perkhidmatan

CIDB telah mengagihkan perisian simulator,

mesin simulator dan peralatan tambahan

bernilai RM2.12 juta kepada 6 ABM pada 30

Jun 2014. Bagaimanapun, peralatan ini tidak

direkodkan sebagai aset alih oleh CIDB

mahupun ABM. Ini disebabkan perkara ini

tidak dinyatakan dengan jelas dalam surat

penyerahan aset alih kepada ABM oleh

CIDB. Selain itu, maklumat terperinci aset

seperti kos dan tarikh pembelian aset tidak

dikemukakan kepada ABM bagi tujuan

tersebut.

Surat kepada ABM telah dikeluarkan

pada 3 Februari 2016 untuk merekodkan

perisian simulator dan peralatan

tambahan yang dihadiahkan oleh CIDB

sebagai aset alih ABM. Surat kepada

ABM untuk merekodkan aset berserta

dengan kos telah dikeluarkan pada 12

Februari 2016. Semua perisian, mesin

simulator dan peralatan tambahan

tersebut telah direkod sebagai aset dalam

akaun ABM bagi tahun 2015.



9


14 Syarat Kontrak

Tidak Dipatuhi

Pada 1 Mac 2011, CIDB menandatangani

kontrak bagi tempoh 3 tahun dengan

syarikat sub-subsidiarinya iaitu ABM Wilayah

Selatan Sdn. Berhad dan ABM Wilayah

Sarawak Sdn. Berhad yang membenarkan

ABM beroperasi di atas tanah serta

bangunan milik CIDB tanpa dikenakan

bayaran. Bagaimanapun, ABM

bertanggungjawab melaksanakan

penyenggaraan di kawasan berkenaan dan

mengemukakan jadual penyenggaraan pada

setiap suku tahun kepada CIDB. Pada tahun

2014, kontrak tersebut disambung semula

bagi tempoh 3 tahun dengan syarat dan

skop kerja yang sama. ABM tidak

mengemukakan jadual penyenggaraan

setiap suku tahun kepada CIDB bagi semua

jenis penyenggaraan.

Status setakat 15 Februari 2017,

bangunan/premis CIDB telah

diselenggara secara berkala dan laporan

penyelenggaraan rasmi bagi ABM

Wilayah Selatan dan ABM Wilayah

Sarawak adalah seperti di lampiran.


15 Penyelenggaraan

Rekod

Penyelenggaraan rekod perolehan di PTJ

adalah tidak teratur kerana maklumat projek

yang lengkap seperti borang jadual sebut

harga, minit mesyuarat jawatankuasa dan

keputusan jawatankuasa tidak disediakan

dalam fail perolehan berkenaan bagi

Unit Perolehan telah menyediakan

Borang Senarai Semak Dokumen

Perolehan mengikut proses untuk diguna

pakai oleh PTJ bermula tahun 2016.



10


memudahkan rujukan. Selain itu, maklumat

bilangan dan jumlah keseluruhan perolehan

tahunan mengikut PTJ, kaedah dan jenis

perolehan bagi setiap tahun tidak

diselenggara secara berpusat oleh CIDB.

Sub-unit Perolehan Dan Projek hanya

menyelenggara maklumat perolehan bagi

Sektor Pengurusan. Bahagian Kewangan

Dan Akaun pula menyelenggara maklumat

pembayaran bagi perolehan yang dibuat

oleh setiap PTJ tetapi tidak dikelaskan

mengikut jenis dan kaedah perolehan.

16 Pemantauan Terdapat kelemahan dalam pemantauan

oleh pegawai bertanggungjawab terhadap

perolehan yang dilaksanakan terutama dari

aspek pematuhan peraturan kewangan dan

pentadbiran kontrak.

Garis panduan tatacara pengurusan dan

pentadbiran kontrak telah dibangunkan

oleh Unit Perolehan untuk diguna pakai di

peringkat PTJ. Pemantauan secara

berkala akan dilaksanakan oleh Unit Audit

Dalam bagi memastikan tatacara

perolehan dipatuhi. Latihan juga akan

diberi kepada pegawai terlibat untuk

meningkatkan kompetensi dalam

pengurusan kontrak.


bil lkan tajuk isu penemuan ringkasan … pengurusan perolehan cidb (new).pdf · laporan ketua...

Documents