bahagian/unit: unitpendaftaran prosedurkualiti :...

PEJABAT DAERAH DAN TANAH KUANTAN

LAMPIRAN 1ISU DALAMAN DAN LUARAN SERTA PELAN RISIKO DAN PELUANG

NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA : 1 FEBRUARI 2019 NO. SALINAN : 00

Kategori risiko :Tinggi : Memberi kesan kritikal kepada perkhidmatan/ pelanggan/ organisasiRendah : Memberi kesan ringan kepada perkhidmatan/ pelanggan/ organisasi

BAHAGIAN/ UNIT : UNIT PENDAFTARAN

PROSEDUR KUALITI : PK(PT) – 1 PENDAFTARAN URUSNIAGA TANAH

Isu Dalaman/ Luaran Risiko KategoriRisiko

Peluang Pelan Tindakan Kaedah Integrasi /ImplementasiTindakan

KaedahPenilaian

KeberkesananTindakan

Isu DalamanPermohonan yangdihantar tidak fit forpresentation

Perserahantidakdidaftarkan

Tinggi Penambahbaikanterhadappanduanpenerimaanperserahan dikaunter dapatdikemaskini.

Mewujudkan panduanpenerimaan perserahankaunter

Langkah-langkah untukmewujudkan panduanpenerimaan perserahankaunter:

1. Mewujudkan bukumanual perserahankaunter

Sifar Aduan.

Isu LuaranOrang Awam tidakberpuashati keranamenuggu lama untuksesuatu urusan(OKU/Warga Emas)

Imej Unitdan jabatantercemar

Tinggi PelangganBerpuashati danimej jabatanmeningkat

Menambahbaik urusan dikaunter Pendaftaran- menyediakan kaunter

khas untuk OKU danWarga Emas

Ubah kaunter 5 kepadakaunter OKU danWarga Emas

Sifar Aduan



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00



BAHAGIAN/ UNIT : PENDAFTARAN

PROSEDUR KUALITI : PK(PT)-2 PROSEDUR BUKAN URUSNIAGA TANAH

Isu Dalaman/Luaran

Risiko KategoriRisiko

Peluang Pelan Tindakan Kaedah Integrasi /Implementasi Tindakan

Kaedah PenilaianKeberkesanan

TindakanIsu DalamanStaf baru tidakterlatih

Pelanggantidakberpuashati

Tinggi PelangganBerpuashati(meningkatkankepuasan hatipelanggan)

Memberikanlatihan kepadastaf baru.

Langkah-langkah untuk berilatihan:

1. Kenalpasti kursus yangbersesuaian

2. Memohon kursus melalui online- INSTUN, INTIM

3. Latih kakitangan dengan kerjaharian dengan bimbingan stafsenior.

Maklumbalaspelanggan

Isu LuaranTiada



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00



Isu Dalaman Risiko KategoriRisiko

Peluang PelanTindakan

Kaedah Integrasi /ImplementasiTindakan

Kaedah PenilaianKeberkesanan

Tindakan

Kekurangan kakitangan Segala kerjatergendala

Tinggi Peningkatanmutu kerja

Tambahbilangankakitangan

Kenalpasti keperluan /kekosonganpenjawatan

Melalui kajiankepuasan pelanggan

Peralatan

Bilangan komputer yangtidak mencukupi

Bilangan peralatan sukattanah yang tidakmencukupi

1) Kerjatertunggak

2) Kakitanganberkongsimengunakancomputer

Tinggi Peningkatanmutu kerja

Tambahbilangankomputer /baiki yangsediada

Sediakan sebut hargauntuk pembelian

1) Setiap kakitangantidak perluberkongsi lagikomputer.

2) virus dapatdikawal

BAHAGIAN/ UNIT : PEMBANGUNAN TANAH

PROSEDUR KUALITI : PK(PT)-3 TUKAR SYARAT DAN MEMINDA SYARAT NYATA TANAHPK(PT)-4 PECAH SEMPADAN / PECAH BAHAGIAN DAN PENYATUAN TANAHPK(PT)-5 SERAHBALIK DAN BERIMILIK SEMULA TANAH



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00



Sistem Angka Giliranyang manual

Aturan pelangganyang tidaksistematik

TinggiDapatmenguruskanpelanggandengan lebihteratur.

SediakanSistemAngkaGiliran

Memohon jabatansediakan


Sistem pergerakan danSimpanan fail yang tidaksistematik

Aturan pelangganyang tidaksistematik

Tinggi Dapatmenguruskanfail dengan lebihteratur

Sediakansystem yangsistematik

Memohon juruteknikmenyediakan satusystem


Kelajuan Internet yangminima

Kerja tergendalaRendah Peningkatan

mutu kerjaTambahkapasitikelajuaninternet

Sediakan sebut hargauntuk pembelian




NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00



BAHAGIAN/ UNIT : PEMBANGUNAN TANAH

PROSEDURKUALITI :

PK(PT)-3 TUKAR SYARAT DAN MEMINDA SYARAT NYATA TANAHPK(PT)-4 PECAH SEMPADAN / PECAH BAHAGIAN DAN PENYATUAN TANAHPK(PT)-5 SERAHBALIK DAN BERIMILIK SEMULA TANAH

Isu Luaran Risiko KategoriRisiko

Peluang Pelan Tindakan Kaedah Integrasi /ImplementasiTindakan

Kaedah PenilaianKeberkesananTindakan

Pelanggan yangtidak memahamiperaturan KanunTanah Negara

Ketidakpuasanhati pelanggandan persepsiyang negatif keatas jabatan

Tinggi MenaikkanImej Jabatan

1) Pengubahsuaiankaunter

2) Meningkatkankemahiranpetugas dalammenanganikarenahpelanggan

1) Dapat mengawalemosi pelanggan

2) Sediakankakitangandengan kursuspengurusan dikaunter

Pelanggan akan lebihtenang ketika berurusan

Melalui kajian kepuasanpelanggan.



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00



BAHAGIAN/ UNIT : PELUPUSAN TANAH

PROSEDUR KUALITI : PK(PT)-6 PELUPUSAN TANAH SECARA PEMBERIMILIKANPK(PT)-7 PERMOHONAN LESEN PENDUDUKAN SEMENTARAPK(PT)-8 PELUPUSAN TANAH KERAJAAN BAGI TUJUAN PERIZABAN

Isu Dalaman/Luaran



Kaedah PenilaianKeberkesanan Tindakan

Isu DalamanSistem AngkaGiliranmanual

Aturanpelangganyang tidaksistematik

Tinggi Dapatmenguruskanpelanggandengan lebihteratur.

memohon mesingiliran angkaberkomputer

Menyediakan peralatanmesin giliran angkaberkomputer

Pengisian permohonanpersediaan peruntukkantahunan

Isu LuaranPelangganyang tidakmemahamiperaturan danprosedururusan di unit

Ketidakpuasanhati pelangganmengakibatkanimej jabatandan unittercemar

Tinggi Pelangganberpuas hatidenganjabatan

1. Pengubahsuaiankaunter

2. Meningkatkankemahiranpetugas dalammenanganikarenah

Sediakan kakitangandengan kursus pengurusandi kaunter.

1. Maklumbalaspelanggan yangpositif

2. Sifar aduan3. Hari bertemu

pelanggan



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00



pelangganBAHAGIAN/ UNIT : UNIT PENGUATKUASAAN DAN TEKNIKAL

PROSEDUR KUALITI : PK(PT)-9 PERMOHONAN LESEN PENDUDUKAN SEMENTARA BERCANTUM PERMIT ATASTANAH KERAJAANPK(PT)-10 PENCEROBOHAN TANAH KERAJAAN SEK 425 KTNPK(PT)-11 PEMERIKSAAN PERMIT PENGALIHAN BAHAN BATUAN

Isu Luaran/Dalaman


Peluang Pelan Tindakan KaedahIntegrasi /

ImplementasiTindakan


Isu Dalaman

Kakitangankurangpengalaman

Kesilapanberlaku kepadaproses kerja /proses kerjalambat

Rendah Proses kerjaberjalan denganlancar

Kenal pasti proseskerja yang hendakdilaksanakan

Pembelajaran“ Mentor Mentee“

Kajian kepuasan pelanggandan tempoh bagi pegawaimenyiapkan tugasan yangdiberikan



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00



Isu DalamanRuanganpenyimpanan fail yangterhad

Fail tidak dapatdisimpan secarateratur danberkesan

Tinggi Fail dapatdisimpandengan baikdanmemudahkanpencarian.

1)Tambahruanganpenyimpanan fail

2)Menggukanansistem simpananfail yang lebihberkesan

Klassifikasisemula kaedahsusunan fail yangteratur dankemas

Proses carian yang cepat danlancar

Isu DalamanKekurangankenderaanjabatan diUnitKuatkuasa

Tugasan dan failyang diberikantidak dapatdisiapkan dalamtempoh yangditetapkan

Rendah Dapatselesaikan kerjamengikuttempoh yangditetapkan

Pinjam kenderaandari unti lain

Mohon tambahkenderaan diUnit Kuatkuasa

Bilangan aktiviti tugasan yangdijalankan di lapangan dalamtempoh tertentu

Isu LuaranBorang yangtidakbersesuaiandenganpermohonansebenar

Permohonanditolak

Rendah Kurangpermohonan

Sediakan contohborang dan caramengisi

Tampal di papankenyataancontoh borangyangbersesuaian

Penyampaian objektif



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00



Isu LuaranAduan orangyang tidaklengkap

Tidak dapatmenyelesaikanaduan dalamtempoh yangcepat

Tinggi Laporan dapatdisediakandengan lebihefisyen

Membuat penilaiandan penambahbaikanterhadapat prosespeneromaan aduan

Meletakkanmaklumat yangdiperlukan dalamborang aduan

Membuat penilaian terhadapaduan yang diterima dikaunter



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00



BAHAGIAN/ UNIT : UNIT HASIL

PROSEDUR KUALITI : PK(PT)-12 PENERIMAAN HASIL

Isu Dalaman/ Luaran Risiko KategoriRisiko

Peluang Pelan Tindakan KaedahIntergrasi/



Isu DalamanKakitangan kurangmahir dalampengiraan cukai tanah

Berlaku kesilapandalam pengiraansemula sekiranyaterdapat aduandaripadapelanggan

Rendah Merujukkepada KPT(H) dan PA (H)

Memberi kemahirandan pengetahuankepada kakitangan

Menghantarkakitanganmenghadirikursus berkaitancukai tanah

Rekod kehadiran kursus

Isu LuaranKesedaran orangawam membayarcukai tanah tahunan

Kutipan cukaitahunan tidakmencapaisasaran

Tinggi Perancanganperbelanjaankerajaannegeri bagitahun semasatercapai

Memberi pendedahankepada mereka akankeperluan membayarcukai

Pemaklumanawal.

War-warkanmelalui mediamassa daneletronik

Laporan bilangan pelanggansecara bulanan



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00




PROSEDUR KUALITI : PK(PT)-13 PERAKAUNAN DEPOSIT

Isu Dalaman/Luaran





Isu DalamanPenyata pemungut(salinan jabatan) tiadadalam simpanankerana telah melebihitempoh penyimpanandokumen iaitu 5 tahun

Tidak dapatmemenuhisenarai semakpembayaran balikdeposit.

Rendah MemohonkelulusanAkauntanNegeri untukmeluluskanbaucar bayarantanpa salinanpenyatapemungut.

Menyimpan salinanpenyata pemungutmelebihi tempohpenyimpanandokumen

Menyediakanruangpenyimpananyang lebih besar

Rekod salinan penyatapemungut di dalam stormengikut tahun

Isu DalamanHad kuasa untukmenyemak dan

Terhad kepadaKPPD (T) danPTD bagi amaun

Tinggi MemastikanKPPD (T) danPTD ada

Menaikkan had kuasamenyemak danmelulus

Membuatpermohonan keBKP

Rekod AP 101 ( had kuasaberbelanja)



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00



melulus baucarbayaran dan baucarjurnal rendah

melebihiRM50,000.00

semasa kuncimasuk baucar

Isu LuaranDokumenpermohonanpengeluaran deposittidak lengkap

Melewatkanpembayaranpengeluarandeposit kepadapemohon

Rendah Mengembalikanpermohonankepada unitberkenaan

Memohon unitmembuat semakansebelum menghantardokumen ke UnitHasil

Senarai semak(SPEKS)

Rekod aduan pelanggan



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00




PROSEDUR KUALITI : PK(PT)-14 PENGELUARAN BORANG 6A & 8A

Isu Dalaman/Luaran





Isu DalamanKetiadaan perjawatanuntuk PenghantarNotis di Unit Hasil

Borang 6A danBorang 8A tidakdapat diserahkan

Tinggi MenggunakanPenghantarNotis unit lain

MewujudkanperjawatanPenghantar Notis diUnit Hasil

MemohonperjawatanPenghantarNotis di UnitHasil

Laporan pengeluaran Borang6A dan Borang 8A

Isu LuaranKesukaranmendapatkanmaklumat pemilik dariSuruhanjaya SyarikatMalaysia kerana satucarian berhargaRM10.00

Borang 6A danBorang 8A tidakdapatdisampaikankepada pemiliktanah

Rendah Mendapatkancarian dariSuruhanjayaSyarikatMalaysia

Pembelian carianberharga RM10.00bagi satu syarikatsecara tunai

Permohonan keBKP untukpembeliansecara panjarwang runcit

Senarai syarikat yang untukdikeluarkan borang 6a dan 8a



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00



BAHAGIAN/ UNIT: PEMBANGUNAN DAERAH

PROSEDUR KUALITI : PK(P)-1 LANTIKAN KONTRAKTOR SEBUTHARGA

Isu Dalaman/Luaran




Isu DalamanKelewatanPenyerahanprojek yangtelah siap.

Pelanggantidak dapatmenggunakankemudahandalam tempohmasa yangtelahditetapkan

Tinggi Projek dapatdisiapkandalamtempohmasa yangtelahditetapkan

1) Pemilihankontraktor yangmemenuhikriteria dari segikewangan,prestasi danpenawaranharga yangmunasabahmelaluimesyuaratSebut Harga

Penyediaan laporanlengkap pemilihankontraktor untuk diangkatke Mesyuarat Sebut Harga.

Projek dapat disiapkan dalamtempoh masa yang ditetapkandengan tawaran harga yangmunasabah. Projek yang telahsiap akan memberi manfaatkepada kerajaan dan orangawam.



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00



BAHAGIAN/ UNIT: PEMBANGUNAN DAERAH

PROSEDUR KUALITI : PK(P)-2 PEMILIHAN PENYEWA GERAI PLB

IsuDalaman/Luaran




Isu Luaran1)Kelewatanpembayaranolehpenyewa.

Pemantauanterhad.

Rendah Pembayarandapatditerima tepatpada masa.

1)Mengeluarkansurat amarankepada penyewa.

1) Penarikan geraijika sewa tidakdapat diselesaikandalam tempoh 6bulan.

2) Laporan pembayaransewaan mestidikemukakan keBahagianPembangunan Daerahsetiap 2 bulan.

Tiada tunggakan sewaangerai.



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00



2)Gerai tidakberoperasiolehpenyewayang telahdipilih.

Ketirisan hasilakibattunggakansewa gerai.

Rendah

DapatmeningkatkanekonomiMPKK

1)2) 1) Mesyuarat3) pemantauan4) operasi gerai.

2) Mengeluarkannotis kepadapenyewa yangingkar untukmembayar sewa.

1) Surat Pembatalankepada penyewa yang

melanggar perjanjian.

2) Menyenarai hitamkepada penyewa yangmelanggar perjanjianyang di tetapkan.

Semua gerai beroperasimengikut perjanjian yangtelah ditetapkan.



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00



BAHAGIAN/ UNIT : PENGURUSAN DAERAH

PROSEDUR KUALITI : PK(PD)-1 KAWALAN DOKUMEN

Isu Dalaman/Luaran




Isu DalamanDokumen Kualitimusnah akibatbencana sepertikebakaran.

DokumenKualiti tidakdapatdigunakandan tidakdikemaskini.

Rendah DokumenKualiti dapatdigunakandan bolehdikemaskini.

Menyediakansalinan lembut(softcopy).

Menyediakan salinan lembutyang boleh dimuat turun dilaman web PDT Kuantan.

Salinan lembut dapatdiakses melalui lamanweb PDT Kuantan dansentiasa dikemaskini.

Isu LuaranTiada



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00




PROSEDURKUALITI :

PK(PD)-2 AUDIT DALAM

Isu Dalaman/Luaran




Isu DalamanAuditee yangdilantik tidakmahirmelaksanakanaudit.

Audit dalamtidak dapatdilaksanakandengansempurna.

Rendah Penambahbaikanterhadap SistemPengurusankualit dapatdilaksanakan.

Memberi kemahirandan pengetahuankepada Auditee.

Melaksanakan kursusaudit dalam kepadaAuditee yang dilantik.

Laporan audit danlaporan ketidakpatuhan.

Isu LuaranTiada



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00




PROSEDURKUALITI :

PK(PD)-3 MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP)

Isu Dalaman/Luaran




Isu DalamanLaporan tidakdapatdisiapkanuntukpembentangandalam MKSP.

MKSP tidakdapatmembuatkeputusanyang tepat.

Rendah MKSP dapatmelaksanakankeputusan tepatuntukpenambahbaikanSistemPengurusanKualiti PDTKuantan.

Menetapkan tarikhmesyuarat lebih awal.

Menetapkan tarikhmesyuarat danmemaklumkan tarikh lebihawal sekurang-kurangnya2 minggu dari tarikhmesyuarat.

MKSP dapatdilaksanakanberdasarkan agendamesyuarat.

Isu LuaranTiada



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00




PROSEDURKUALITI :

PK(PD)-4 PENYELENGGARAAN ASET ICT

Isu Dalaman/Luaran




Isu DalamanKekurangankemahiranpembaikanaset ICT olehkakitangan unitICT.

Aduankerosakan tidakdapatdiselesaikan.

Tinggi Aset ICTberfungsidengan lancardan baik.

Melengkapkankakitangan ICTdengan kemahiranpembaikan.

Kakitangan ICTmenghadiri kursusberkaitan ICT.

Aset ICT berfungsidengan lancar dan baik.

Isu LuaranPerkembanganpesat teknologimaklumat

Peralatan dansistem ICTsedia ada tidakbolehdigunakan lagikerana tidaksesuai dengan

Tinggi Meningkatankeberkesananperkhidmatandi PDTKuantan.

Mengemaskiniperalatan dansistem ICT PDTKuantan supayaterkini selarasdenganperkembangan

Mengemukakanpermohonanpembaharuan peralatanICT yang telahdikenalpasti kepadaBahagian TeknologiMaklumat SUK Pahang

Penerimaan peralatandan sistem ICT baharu.



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00




PROSEDURKUALITI :

PK(PD)-6 PENGENDALIAN MAKLUM BALAS PELANGGAN

perkembanganteknologiterbaharu.(obsolete)

teknologi untuk kelulusan.

Isu Dalaman/Luaran




Isu DalamanKelewatanjawapandaripada unit/bahagianberkaitan.

Aduan tidakdapat dijawabdalam tempohyangditetapkan.

Tinggi Aduandapatdijawabdalamtempohyangditetapkan.

Mengeluarkanperingatan kepada unit/bahagian terbabit.

Mengeluarkan memoperingatan kepada unit/bahagian terbabit.

Rekod aduan pelanggan.

Isu LuaranAduan di luarbidang kuasaPDT Kuantan

Aduan tidakdapat dijawabdan pelanggantidak berpuashati.

Rendah Aduandapatdijawabdalamtempohyang

Menyalurkan maklumataduan kepada agensiyang berkaitan.

Mengeluarkan suratmakluman kepada agensiberkaitan dan salinkan suratkepada pengadu.

Rekod aduan pelanggan.



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00




PROSEDURKUALITI :

PK(PD)-7 PENGURUSAN PEROLEHAN BEKALAN & PERKHIDMATAN

ditetapkan.

Isu Dalaman/Luaran




Isu DalamanPegawai ataukakitangantidak mahirmenguruskanperolehan.

Berlakupelaksanaanperolehan tidakmengikutperaturanperolehanberkuat kuasa.

Rendah Perolehandilaksanakanberdasarkanperaturanperolehanberkuatkuasa.

Pegawai berkursus Mengemukakan surattunjuk sebab kepadakakitangan yang tidakdapat hadir.

Semua warga PDTKuantan berjayamenghadiri kursus 7 harisetahun.

Isu LuaranSistemSPEKS ataucapaianinternettergendala.

Pesanantempatan tidakdapatdikeluarkansebelum tarikhbekalan/perkhidmatandiperlukan.

Tinggi Pesanantempatandapatdikeluarkanlebih awal.

Memastikanpenyelenggaraanberkala oleh Unit ICT

Menghubungi Unit SPEKSdi Jabatan Akauntan Negeriuntuk memaklumkanmasalah capaian.

Tiada pesanan tempatanlewat dikeluarkan.



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00




PROSEDURKUALITI :

PK(PD)-8 PENGURUSAN LATIHAN

Isu Dalaman/Luaran




Isu DalamanTidakmendapatkerjasamadaripadawarga PDTKuantanuntukmenghadirikursus.

Sasaranberkursus 7hari setahuntidaktercapai.

Rendah Semuawarga PDTKuantanberjayamengikutikursusselama 7hari setahun.

Mengedarkanmemo jemputan kekursus lebih awaldaripada tarikhkursus.

Mengemukakan surat tunjuksebab kepada kakitanganyang tidak dapat hadir.

Semua warga PDT Kuantanberjaya menghadiri kursus 7hari setahun.

Isu LuaranPembatalankursus di saatakhir.

Pembatalandisebabkanbencan alam

Rendah Kursus dapatdilaksanakanseperti yang

Tidak mengadakankursus pada musimtengkujuh.

Merancang pelaksanaankursus menggunakan PelanOperasi Latihan.

99% peruntukan tahunanuntuk latihan berjayadibelanjakan.



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00




PROSEDURKUALITI :

PK(PD)-9 PENYELENGGARAAN KENDERAAN

seperti banjir ditetapkan.

Isu Dalaman/Luaran




Isu DalamanPeruntukan

Peruntukanterhadmenyebabkanpenyelenggaraantidak dapatdilaksanakansecara berkala

Tinggi Pembaikan danpenyelenggaraankenderaan dapatdilaksanakandengan teratur.

Membuatperancangananggaran kospembaikan danpenyelenggaraankenderaan setahun.

Anggaran kos pembaikandan penyelenggaraandimasukkan di dalamAnggaran BelanjawanTahunan.

Kelulusan peruntukanberdasarkan anggaranyang disediakan.

Isu LuaranTiada



NO. TERBITAN : 01

NO. PINDAAN : 00



bahagian/unit: unitpendaftaran prosedurkualiti :...

Documents