bahagian kawalan dan pemantauan perbendaharaan malaysia

Bahagian Kawalan dan PemantauanPerbendaharaan Malaysia

PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2007

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007

Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan

Bagi memastikan pengurusan Aset Alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan di Kementerian/Jabatan, peranan dan tanggungjawabPegawai Pengawal dalam pengurusan Aset Alih Kerajaan diberi penekanan.

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL


(a) Mewujudkan Unit Pengurusan Aset.

(b) Melantik:

(i) Pegawai Aset di peringkat Kementerian/Jabatan/Pusat Tanggungjawab (PTJ);

(ii) Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset;

(iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset; dan

(iv) Jawatankuasa Penyiasat bagi kes kehilangan aset.

(c) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)


(d) Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya:

(i) Laporan Harta Modal dan Inventori;(ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan

Inventori;(iii) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; dan(iv) Laporan Tindakan Surcaj dan Tatatertib.

(e) Memastikan aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET

(a) Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Kementerian/Jabatan meliputi:

• Penerimaan• Pendaftaran• Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan• Penyelenggaraan• Pelupusan• Kehilangan dan Hapus kira


(b) Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.

(c) Menjadi Urus Setia kepada JKPAK.

(d) Mengurus pelupusan aset alih Kerajaan.

(e) Mengurus Kehilangan dan Hapus kira.


(f) Menyelaras penyediaan laporan berikut:

• Harta Modal dan Inventori• Pemeriksaan Harta Modal dan

Inventori• Pelupusan Aset Alih Kerajaan• Tindakan Surcaj/Tatatertib

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)

Pengerusi : Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian(peringkat Kementerian)Timbalan Ketua Pengarah(peringkat Ibu Pejabat)Pengarah (Jabatan Persekutuan di Negeri)

Setiausaha : Pegawai Aset Kementerian/Jabatan

Ahli : Semua Ketua Bahagian/UnitKetua Unit Audit DalamPegawai-pegawai lain yang sesuai


AGENDA MESYUARAT:

• Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan• Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih• Laporan Tindakan Pelupusan• Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib• Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan

aset alih.


BIDANG TUGAS JKPAK

Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan.

TEMPOH MESYUARAT

Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.

Hasil mesyuarat di laporkan kepada JawatankuasaPengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).

PENGUATKUASAAN

Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan berkuatkuasa mulai 02 Mac 2007.

Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiapKementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskanaset alih mengikut TPA melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

PELAKSANAAN

Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatansebelum tahun 2007, hendaklah disenaraikan dalam Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai DaftarInventori Kew. PA-5.

Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (Kew.314)hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (Kew. 300-J3)dan Kad Petak (Kew. 300-J4) mengikut Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).

PEMBATALAN

Peraturan berkaitan pengurusan aset yang terkandung dalam AP, PP-TPS, PP dan SPP berikut dibatalkan:

(a) AP Bab II – Kehilangan dan Hapus kira, hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja;

(b) PP Bil. 3 Tahun 1990, hanya berkaitan barang-barang awam sahaja;

(c) PP Bil 2 Tahun 1991;(d) SPP Bil. 7 Tahun 1995;(e) SPP Bil. 2 Tahun 1997;(f) SPP Bil. 3 Tahun 2002;(g) PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8

Pengurusan Stor dan aset sahaja;

PEMBATALAN

(h)Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor hanya Bab XIV dan XV sahaja;

(i) Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335(SJ.1) JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan

(j) Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457(10) bertarikh 7 Januari 2002.

PEMAKAIAN

Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasamasing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada semuaPerkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan.

KANDUNGAN TPA

TPA

BAB A PENERIMAAN

BAB E PELUPUSAN

PENDAHULUAN

BAB B PENDAFTARAN

BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN &

PEMERIKSAAN

BAB F KEHILANGAN/HAPUS KIRA

BAB D PENYELENGGARAAN

PENDAHULUAN

TPA ialah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan Inventori meliputi:

Bab A : PenerimaanBab B : PendaftaranBab C : Penggunaan, Penyimpanan dan

PemeriksaanBab D : PenyelenggaraanBab E : PelupusanBab F : Kehilangan dan Hapus kira

DEFINISI ASET

Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yangdibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbanganatau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

DEFINISI ASET ALIH

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

KUMPULAN ASET ALIH

Harta Modal

Inventori

HARTA MODAL

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 dan ke atas setiap satu pada masa perolehan.

(b)Aset alih yang memerlukan penyelenggaraansecara berjadual tanpa mengira harga perolehanasal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraanseperti yang telah dinyatakan dalam manual/bukupanduan pengguna.

INVENTORI

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurangdaripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukanpenyelenggaraan berjadual.

(b)Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pingganmangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

KATEGORI HARTA MODAL

Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:

(i) Loji/Jentera Berat

(ii) Kenderaan

(iii) Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

KATEGORI INVENTORI

Empat (4) kategori Inventori iaitu:

(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual:

(i) Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

KATEGORI INVENTORI

(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:

(ii) Perabot

(iii) Hamparan, hiasan dan langsir

(iv) Pinggan mangkuk

BAB APENERIMAAN

BAB A - PENERIMAAN

Objektif Penerimaan:

(a) Mempastikan setiap aset diterima menepatispesifikasi yang ditetapkan.

(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikutpesanan.

(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,sempurna dan selamat untuk digunakan.

BAB A - PENERIMAAN

(a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi.

(b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah bila perlu.

BAB A - PENERIMAAN

(c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasamenerima aset:

• Semak butiran dalam dokumen.

• Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan.

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat “ Diterima dengansyarat ianya diperiksa, dikira,diukur, ditimbang dandiuji”.

BAB A - PENERIMAAN

(d) Sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1jika terdapat kerosakan/perselisihan.

(e) Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh KetuaJabatan dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.

(f) Pegawai Penerima pastikan aset diterima besertaSurat Jaminan daripada pembekal.

(g) Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.

BAB BPENDAFTARAN

BAB B - PENDAFTARAN

PENDAFTARAN

TEMPOH MENDAFTAR

PUNCA MAKLUMAT

OBJEKTIF

PENDAFTARAN ASET HADIAH

DOKUMEN PENDAFTARAN

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

BUTIRAN MAKLUMAT

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA

URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI

PENGESAHAN PENDAFTARAN

Objektif Pendaftaran

Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini

Memudahkan pengesanan dan pemantauan

Membolehkan keadaan aset diketahui

Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

TEMPOH MENDAFTAR

Dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.

PENDAFTARAN ASET HADIAH

Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuanpembelajaran dan pameran tidak perlu didaftarkan. Satu senarai daftar aset berkenaandiwujudkan bagi tujuan rekod.

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

• Didaftarkan jika Kementerian/Jabatan bercadang menggunakannya.

• Aset lucuthak yang dikategorikan di bawahakta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yangdiambil ke atas aset berkenaan mengikut maksud tersebut sahaja.

PUNCA MAKLUMAT

Aset Yang Dibeli:

(a) Pesanan Rasmi Kerajaan(b) Nota Serahan(c) Invois(d) Dokumen Kontrak(e) Kad Jaminan(f) Manual Pengguna(g) Dokumen-dokumen lain yang

berkaitan

PUNCA MAKLUMAT

Aset yang disewa beli:

(a) Surat Ikatan Perjanjian

(b) Dokumen lain yang berkaitan

PUNCA MAKLUMAT

Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain

(a) Salinan Daftar jika diterima secarapindahan

(b) Salinan surat kelulusan menerima hadiah

(c) Salinan Sijil Lucuthak oleh Mahkamah

PUNCA MAKLUMAT

Aset Yang Belum Berdaftar:

Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaranberasaskan maklumat di fizikal aset atau sumber-sumber lain yang berkaitan.

DOKUMEN PENDAFTARAN

(a) Daftar Harta Modal Kew. PA-2

(b) Daftar Inventori Kew. PA-3

Pendaftaran melalui sistem berkomputer:

(a) Format yang sama diguna pakai.(b) Daftar hendaklah dicetak.(c) Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

KEW. PA-2(No. Siri Pendafataran: KK/BKP10/H/07/1

DAFTAR HARTA MODALKementerian/Jabatan: Pebendaharaan

Bahagian:Kawalan dan Pemantauan BAHAGIAN A

Kod Nasional

Kategori Peralatan ICT

Sub Kategori Komputer Riba

Jenis/Jenama/Model DELL/L1506

Buatan Malaysia Harga Perolehan Asal RM8,500

No. Casis/Siri Pembuat DP/NO7N22 Tarikh Diterima 13 April 2007

No. Pendaftaran (Bagi kenderaan)

No. Pesanan Rasmi Kerajaan LO A5624

KOMPONEN/AKSESORI

CPU Papan KekuncicMonitor Tetikus Speaker

Tempoh Jaminan 1 Tahun

Nama Pembekal Dan Alamat

Compter System Sdn. BhdNo. 15, Plaza Low Yatt, Jalan EmbiKUALA LUMPUR

Tandatangan Ketua Jabatan: ŃNama: Nooorrrizan bt. ShafieJawatan Setiausaha BahagianCopTarikh 17 April 2007

PENEMPATAN

Lokasi PKP(P)

Tarikh 17 April 2007

Nama Pegawai Ahmad Hishamuddin

Tandatangan ƒPEMERIKSAAN

Tarikh

Status Aset

Nama Pemeriksa

Tandatangan

PELUPUSAN/HAPUS KIRA

Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan

KEW. PA-2

DAFTAR HARTA MODAL

BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF

BAHAGIAN B

Bil. Tarikh Butiran Tempoh jaminan

Kos (RM) Nama danTandatangan

KEW. PA-3

(No. Siri Pendafataran KK/BKP10/I/07/1-5 )

DAFTAR INVENTORIKementerian/Jabatan: Perbendahraan

Bahagian: Kawalan dan Pemantauan

Kod Nasional

Kategori Perabot

Sub Kategori Almari

Jenis Almari Buku Bercermin

Kuantiti 5 Harga Perolehan Asal RM350.00 sebuah

Unit Pengukuran buah Tarikh Diterima 17 Mei 2007

Tempoh Jaminan 1 Tahun No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh LO CT3456

Nama Pembekal dan AlamatSyarikat Sri Kenanga Sdn. Bhd.Lot 50, Jalan Tuanku Abdul RahmanKuala Lumpur

Tandatangan Ketua Jabatan: ŃNama: Nooorizan bt. ShafieJawatan; Setiausaha BahagianTarikh: 22 Mei 2007Cop

PENEMPATAN

Kuantiti 1 1 1 1 1

No. Siri Pendaftaran KK/BKP10/1//07/1 KK/BKP10/1//07/2 KK/BKP10/1//07/3 KK/BKP10/1//07/4 KK/BKP10/1//07/5

Lokasi SBKP TSBKP(A&p) TSBKP(S) Pkp(p) PPT(P)

Tarikh 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007

Nama Pegawai Noorrizan bt. Shafiie Tajol Azhar Nik Hassan Ahmad Hishamuddin Henry Chong

Tandatangan Ñ Ť H A H

PEMERIKSAAN

Tarikh

Status Aset

Nama Pemeriksa

Tandatangan

PEMERIKSA

Tarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan

URUSAN PENDAFTARAN

(a) Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ menggunakan Kew. PA-2 & Kew. PA-3.

(b) Satu Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai Daftar Inventori Kew. PA-5 disediakan.

KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2007

BIL NOMBOR SIRIPENDAFTARAN

NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN

HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)

1. KK/BKP10/H/07/1 Komputer Riba Dell/L1506

13 April 2007 RM8,500

2. KK/BKP10/H/07/2 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

17 April 2007 RM2,500


17 April 2007 RM2,500


17 April 2007 RM2,500

5. KK/BKP10/H/07/5 Komputer Riba Dell/L1506

24 Mei 2007 RM8,500

JUMLAH RM24,500

KEW.PA-4

SENARAI DAFTAR HARTA MODAL SEBELUM TAHUN 2007




1. KK/BKP 2004-KD/3 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

21/12/2004 RM2,500

2. KK/BKP 2004-KD/4 Kamera Digital Sony Model DSC-W1

21/12/2004 RM2,500

3. KK/BKP 2004-FAX/1 Mesin Fax Canon L250

17 /4/ 2005 RM2,500

4. KK/BKP 2005-MT/1 Mesin Taip Elektronik 15 /4/2006 RM1,900

5. KK/BKP 2006-TV/1 Televisyen Sony 21’ Model F229

15 /4/ 2006 RM1,350

JUMLAH RM10,750

KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2007




1. KK/BKP10/I/07/1-5 Almari Buku Bercermin

2 Mei 2007 RM1,750

2. KK/BKP10/1/07/6-10 Meja Pegawai 2 Mei 2007 RM1,200

3. KK/BKP10/1/07/11-15 Kerusi Pegawai 2 Mei 2007 RM750

JUMLAH RM3,700

KEW.PA-5

SENARAI DAFTAR INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007




1. KK/BKP 2004-AB/1-3 Almari Buku Bercermin

02 Mei 2004 RM1,750

2. KK/BKP 2005/MP/1-5 Meja Pegawai 15 April 2005 RM1,200

3. KK/BKP 2006/KP/1-5 Kerusi Pegawai 15 Jun 2007 RM750

JUMLAH RM3,700

URUSAN PENDAFTARAN(c) Salinan Kew. PA-4 dan Kew. PA-5 dikemukakan

secara tahunan seperti berikut:

(i) Pendaftaran di peringkat PTJ

Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat

(ii) Pendaftaran Peringkat Jabatan

Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.

URUSAN PENDAFTARAN

(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian

Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.

CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4)SENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5)

KEMENTERIANBahagian-bahagian

IBU PEJABAT

PTJ

Jabatan Jabatan Jabatan

PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ

Jabatan

PTJ PTJ

PERBENDAHARAANKEW. PA-8

KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5

URUSAN PENDAFTARAN

(d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku:

(i) Penambahan/penggantian/penaiktarafan

(ii) Pemeriksaan aset

(iii) Pelupusan

(iv) Hapus kira

PELABELAN ASET

Semua aset diberi tanda pengenalan dengancara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM).

Aset tujuan samaran/risikan ditanda di tempatyang tidak mudah dilihat.

Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut:

Kod Kementerian: }Berasaskan kod failKod Jabatan: }oleh MAMPUKod Kumpulan sama ada:Harta Modal - HInventori - ITahun Pembelian: - 2007No. Siri: - 1

CONTOH: KK/BKP 10/H/07/1

PELABELAN ASET

Pergerakan AsetPinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan InventoriKew. PA-6.

Penyimpanan Daftar• Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulit

keras dalam kabinet berkunci.• Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.• Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan

simpan di lokasi.

URUSAN PENDAFTARAN

SENARAI ASET DI LOKASI

Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkanhendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan Kew. PA-7 dalam 2 salinan.

• 1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

• Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapatperubahan kuantiti, lokasi atau pegawaibertanggungjawab.

KEW. PA-7

SENARAI ASET ALIH KERAJAAN

BAHAGIAN : KAWALAN DAN PEMANTAUAN

LOKASI :BILIK MESYUARAT UTAMA

BIL KETERANGAN ASET KUANTITI

1. Kerusi Mesyuarat (Pengerusi) 1

2. Kerusi Mesyuarat 60

3. White Board 1

4. Skrin Putih 1

(a) Disediakan oleh:

Tandatangan:

Nama: Ahmad Hishamuddin.

Jawatan: PKP(P)

Tarikh: 15 Mac 2007

(b) Disahkan oleh:

Tandatangan

Nama : Henry Chong

Jawatan:PPT(P)

Tarikh :15 Mac 2007

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Kew. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

KEW.PA-8LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007.

KEMENTERIAN: SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

BIL KEMENTERIAN/JABATANDIBAWAHNYA

BILANGAN KEW. 312 JUMLAH NILAI HARTA MODAL (RM)

BILANGAN KEW. 313

JUMLAH NILAI INVENTORI (RM)

1. Kem. Sumber Asli dan Alam Sekitar

500 10,560,000 300 2,678,000

2. Jabatan Alam Sekitar 1000 50,000,000 500 5,890,000

3. Jabatan Ketua Pengarah Tanah dan Galian

600 20,000,000 200 1,590,000

4. Jabatan Mineral dan Geosains Malaysia

500 18,000,000 250 2,543,000

5. Jabatan Pengairan dan Saliran

1200 80,000,000 600 8,878,000

6. Institut Tanah dan Ukur Negara

300 8,798,000 400 10,560,000

JUMLAH 4,100 115,358,000 2,250 24,229,000

Tandatangan Pegawai Pengawal

Nama:Tan Sri Abu Bakar bin Selamat

Jawatan:Ketua Setiausaha

Tarikh: 10 Mac 2007

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA PENDAFTARAN

Carta Aliran dan Proses Kerja Pendaftaran seperti Jadual 1 dan Jadual 2.

BAB CPENGGUNAAN, PENYIMPANAN

DAN PEMERIKSAAN

Objektif Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:

(a) Mengurangkan pembaziran(b) Menjimatkan kos(c) Mencapai jangkahayat(d) Mencegah penyalahgunaan(e) Mengelakkan kehilangan

(a) Bagi tujuan rasmi sahaja.

(b) Mengikut fungsi sebenar dalam manual.

(c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.

(d) Perlu direkodkan.

(e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan Kew. PA-9.

PENGGUNAAN

KEW. PA-9BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN

Bahagian 1 (Untuk diisi oleh Pgawai Aset)

1. Jenis Aset :

2. Keterangan Aset :

3. Nombor Siri Pendaftaran :

4. Kos Penyelenggaraan :

(terdahulu (jika ada)

5. Pengguna Terakhir :

6. Tarikh kerosakan :

7. Perihal kerosakan :

……………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………..

8. Syor Pegawai Aset

……………………………………………………………………………………….

Nama:…………………………………………………………………………………….

Jawatan:…………………………………………………………………………………

Tarikh :………………………………………………………….

Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan)

Diluluskan/Tidak Diluluskan

…………………………………………………………….

Tandatangan

Nama:

Jawatan:

Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklahmendapat kebenaran bertulis daripada KetuaJabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesaipenggunaannya atau mengikut tempoh kelulusanmana lebih awal.

PENGGUNAAN

Peraturan mengenai Penggunaan,Pengurusan dan Penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturansemasa yang berkuatkuasa.

PENGGUNAAN

• Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.

• Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.

• Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima.

• Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

PENYIMPANAN

Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas:

(a) Fizikal(b) Rekod(c) Penempatan

PEMERIKSAAN

Tujuan pemeriksaan adalah untuk:

(a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset;(b) Memastikan setiap aset yang mempunyai

daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini;

(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi samaseperti yang tercatat dalam daftar.

PEMERIKSAAN

• Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya2 orang Pegawai Pemeriksa.

• Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun.

• Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11 kepada Ketua Jabatan.

PEMERIKSAAN

Kew. PA-10

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL

Kementerian/Jabatan:Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar

Bahagian: Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor

Bil No. SiriPendaftaran

Jenis Harta Modal

Lokasi Daftar Kew. PA-2 Keadaaan Harta Modal

Catatan

Mengikut Rekod

Sebenar

Lengkap Kemaskini

Ya Tidak Ya Tidak

1. NRE/JAS/JH25/07/1

Komputer Riba Dell N520

Sharifah Azlina

Sharifah Azlina

Sedang digunakan

2.NRE/JAS/JH25/072

Set PC HP Pavillion DC 345

Hashim Ahmad

Hashim Ahmad

Sedang digunakan

Tandatangan : Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh

Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Jawatan: Penolong Pengarah (PSM)

Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007

Kew. PA-11LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI

Tandatangan: Tandatangan:

Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen

Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Jawatan: Penolong Pengarah (JAS)

Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007

Bil Jenis Inventori

Daftar Lokasi Kuantiti KeadaanInventori

Catatan

Lengkap Kemaskini Mengikut Rekod

Sebenar Mengikut Rekod

Sebenar

Ya Tidak Ya Tidak

1. Kerusi Mesyuarat

Bilik Mesyuarat Utama

Bilik Mesyuarat Utama

40 38 Digunakan

2 di Bilik Bincang

Kementerian/Jabatan: Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar

Bahagian : Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor

• Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modaldan Inventori Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

• Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan Kew. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

• Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

PEMERIKSAAN

KEW. PA-12

SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI TAHUN: 2007

KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

Persiaran Perdana, Presint 4

62574 PUTRAJAYA

Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor

(Jabatan/Bahagian)

Telah diperiksa pada 19 Disember 2007

(tarikh pemeriksaan)

Tandatangan:

Nama Pegawai Pengwal: Tan Sri Abu Bakar bin Selamat

Tarikh 10 Mac 2008

Cop Kementerian/Jabatan

BAB DPENYELENGGARAAN

Objektif Penyelenggaraan

• Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan.

• Memelihara dan memanjangkan jangkahayat • Meningkatkan keupayaan• Mengurangkan kerosakan• Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan• Menjamin keselamatan pengguna• Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta

produktif• Memelihara imej Kerajaan

JENIS PENYELENGGARAN

(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)

Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untukmemeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponenatau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi denganlancar secara berterusan.

(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)

Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

PENYELENGGARAAN

MANUAL PENYELENGGARAAN

Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitanaset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tindakan penyelenggaraan.

PENYELENGGARAAN

PANDUAN PENYELENGGARAAN

Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian/Jabatan:(a) Menyedia senarai aset yang memerlukan

penyelenggaraan Kew. PA-13.(b) Merancang penyelenggaraan(c) Melaksana program penyelenggaraan(d) Merekod penyelenggaraan dalam Kew. PA-14(e) Menilai program penyelenggaraan(f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh

pihak swasta.

KEW. PA-13SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN

PENYELENGGARAAN

(Diisi oleh Pegawai Aset)

KEMENTERIAN : KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

Jabatan/Bahagian :JABATAN ALAM SEKITAR NEGERI JOHOR

Bil No. Siri Pendaftaran Jenis/Jenama/Model

Lokasi Aset Catatan

1. NRE/JAS/JH25/H/07/6 Split Air Conditioner Bilik Mesyuarat 1 6 bulan sekali

2. NRE/JAS/JH25/H/07/7 Split Air Conditioner Bilik Mesyuarat 2 6 bulan sekali

3. NRE/JAS/JH25/H/07/8 Pacuan 4 Roda Perodua Kembara

Pentadbiran 3 bulan sekali

KEW. PA-14DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL


Sub Kategori: Kereta No. Siri Pendaftaran:NRE/JAS/JH25/H/07/08

Jenis : Perodua Kembara Lokasi : Pentadbiran(a)Tarikh

(b)(Butir-butir Kerja)

(c)No. Kontrak/Pesanan Kerajaan dan Tarikh

(d)Nama Syarikat/Jabatan YangMenyelenggara

(e)Kos

(f)Nama danTandatangan

16 Jun 2007

Pembaikan/Penyelenggaraan hawa dingin dan compress air clucth booster.

AA 982615 MS Cooling Sdn. Bhd.

RM1,150.00 Masri bin Jamil

BAB EPELUPUSAN

ISI KANDUNGAN

• Definisi Pelupusan• Objektif• Justifikasi Pelupusan• Kuasa Melulus• Urus Setia Pelupusan• Perakuan Pelupusan (PEP)• Lembaga Pemeriksa• Tempoh Tindakan Pelupusan

ISI KANDUNGAN

• Pelanjutan Tempoh• Pinda Kaedah Pelupusan• Kaedah Pelupusan• Pelaksanaan Kaedah Pelupusan• Pelupusan Melalui Kontrak Pusat• Tindakan Semasa Melaksana Pelupusan• Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan

DEFINISI PELUPUSAN

Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

OBJEKTIF PELUPUSAN

• Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpanaset yang tidak digunakan atau diperlukan.

• Menjimatkan ruang simpanan/pejabat.

• Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik.

• Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke Kementerian/Jabatan lain.

JUSTIFIKASI PELUPUSAN

•Tidak Ekonomik Dibaiki •Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan

•Usang/Obselete •Disyor selepas pemeriksaan aset

•Rosak & tidak boleh digunakan

•Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan

•Luput tempoh penggunaan

•Perubahan Teknologi

•Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum

•Melebihi keperluan

•Tiada alat ganti

KUASA MELULUS PELUPUSAN

Dua (2) peringkat:

(a) Perbendaharaan

(b) Kementerian/Jabatan

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN

(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000; dan

(b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai seperti berikut:

- Hadiah- Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri- Tukar Beli (trade in)- Tukar Barang (barter trade)- Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan

dalam tatacara ini.

KUASA MELULUS KEMENTERIAN/JABATAN

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan

(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilaiperolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu ataujumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 .

• Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkankuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.

URUS SETIA PELUPUSAN

Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut Kew. PA-15

Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew. PA-16

Unit Pengurusan Aset Kementerian/Jabatan

Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17 Menyemak dan memastikan permohonan pelupusanlengkap dan teratur

Mengemukakan permohonan pelupusan kepadaKuasa Melulus

KEW. PA-15

No. Rujukan

Tarikh:Kepada:

………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………..LANTIKAN SEBAGAI LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik Tuan/Puan sebagai Pengerusi/Ahli Lembaga Pemeriksa untuk memeriksa aset yang dicadangkan untuk dilupuskan bagi tempoh selama………………….(tahun) mulai dari……………………… hingga…………………………………………………………………..

2. Laporan pemeriksaan hendaklah disediakan dengan menggunakan borang Laporan Lembaga Pemeriksa (Kew. PA-17) dan dikemukakan kepada Uusetia Pelupusan Jabatan dalam tempoh dua (2) minggu selepas pemeriksaan dijalankan.

……………………………………………………………

Tandatangan Pegawai Pengawal)

Nama……………………………………………………..

Jawatan:………………………………………………..

Cop;………………………………………………………..

PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA

(a) Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu melantik Lembaga Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan.

(b) Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan tidak lebih tempoh 2 tahun.

KEANGGOTAAN LEMBAGA PEMERIKSA

(a) Sekurang-kurangnya 2 orang pegawai ( 1 Pengerusidan 1 Ahli) yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset berkenaan.

(b) Mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu.

(c) Pegawai Kumpulan P&P atau Sokongan 1 atau yangsetaraf.

(d) Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik jika perlu.

TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

(a) Menyedia dan mengemuka Jadual Pemeriksaan kepadaUrus Setia Pelupusan Jabatan.

(b) Memeriksa aset dan rekod dalam tempoh 1 bulan.

(c) Memastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatanyang hendak dilupuskan dikeluarkan.

(d) Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17.

(e) Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai.

(f) Menandatangani Kew. PA-17 dan kemuka ke Urus Setia.

KEW. PA-17

LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN

KEMENTERIAN/JABATAN:…………………………………………………………….

BIL JABATA/BAHAGIAN

KETERANGAN ASET

UNIT KUANTITI

TARIKH PEMBELIAN

TEMPOH DIGUNAKAN/SIMPANAN

HARGAPEROLEHAN ASAL

NILAISEMASA

NYATKANKEADAAN ASET DENGAN JELAS

SYOR KAEDAH PELUPUSAN DAN JUSTIFIKASI

SEUNIT(RM)

JUMLAH(RM)

SEUNIT(RM)

JUMLAH(RM)

JUMLAH KESELURUHAN

Tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa:………………………

Tarikh Pemeriksaan:……………………………………………………

Tempat pemeriksaan:………………………………………………….

Tandatangan……………………………………………………(Pengerusi)

Nama:……………………………………………………………

Jawatan:…………………………………………………………………………

Tandatangan…………………………………………………………(Ahli).

Nama :………………………………………………………………..

Jawatan :…………………………………………………………………


Memaklumkan kelulusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan.

Memohon pelanjutan tempoh pelupusan

Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan

Melantik 2 orang saksi bagi pelupusan kaedah pemusnahan

Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan AsetKew. PA-18


Memperolehi Sijil Pelupusan Aset Kew. PA-19

Menghantar Kew. PA-19 kepada Kuasa Melulus

Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan AsetKew. PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

TAHUN……………………..KEMENTERIAN/JABATAN:……………………………………….

KEW.PA-20

BIL KEMENTERIAN/JABATAN

JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL(RM)

HASILPELUPUSAN(RM)

JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL SECARA(RM)

JUALAN PINDAHAN MUSNAH KAEDAH LAIN

Tandatangan Pegawai Pengawal Cop Jabatan:

Nama:

Jawatan:

Tarikh:

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW. PA-16

(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal danElektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer di Kembaran B.

(b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakarkhusus dalam peralatan-peralatan tertentu.

(c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan olehPegawai Teknologi Maklumat Kementerian/Jabatan.

(d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun.

(e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh 1 tahun.

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

Dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan mengikutkaedah yang diluluskan.

PELANJUTAN TEMPOH

• Permohonan untuk lanjut tempoh dikemukakepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelumtamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempohhanya dibenarkan sekali sahaja.

• Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan selepastempoh pelanjutan maka kelulusan terbatal.

KEW. PA-18

SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH KERAJAAN

Disahkan aset seperti maklumat berikut telah dimusnahkan.

Jenis Aset :……………………………

Kuantiti :……………………………

Secara :…………………………….

Tanam/Bakar/Buang/Tenggelam)

…………………………………………… …………………………………………

Tandatangan Tandatangan

Nama………………………………………………….. Nama:……………………………………..

Jawatan:……………………………………………….. Jawatan:…………………………………..

Cop;………………………………………………………..Cop::……………………………………………

KEMENTERIAN/JABATAN………………………………

KEW. PA-19KEMENTERIAN/JABATAN:…………………………………..

SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAANMerujuk surat kelulusan No. Rujukan…………………………………bertarikh…………………………………, saya mengesahkan tindakan peupusan telah dilaksanakan seperti berikut:

1. Aset berikut telah dilupuskan secara pindahan/hadiah

Bilangan item……………………………………………..dipindahkan/hadiah kepada………………………………………………………………………………………………………(Surat Akuan Terima disertakan)

2. Aset berikut telah dilupuskan secara dijual

Bilangan item………………………………………….No. Resit………………………………………. (salinan resit disertakan)

3. Aset berikut terikut telah dilupuskan secara musnah

Bilangan item:………………………………………

Cara dimusnahkan…………………………………………………………………………….. ………… (SIjil Menyaksikan Pemusnahan disertakan)

4. Aset berikut telah dilupuskan melalui kaedah-kaedah lain.

Bilangan item……………………………………………………..

Kaedah pelupusan:……………………………………………….

(Dokumen bekaitan disertakan)

5. Aset berikut dimasukkan ke dalam stok

Bilangan item…………………………………………………………

Tandatangan Ketua Jabatan :…………………………………………

Nama :…………………………………………

Jawatan :………………………………………….

Cop Jabatan/Bahagian :…………………………………………..

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusandikemuka kepada Kuasa Melulus sebelumtamat tempoh pelupusan. Sekiranya tempohpelupusan tamat kelulusan terbatal dan permohonanbaru hendaklah dikemukakan.

KAEDAH PELUPUSAN

(a) Jualan secara :

TenderSebut hargaLelong

(b) Jualan Sisa

(c) Tukar Barang (Barter Trade)

(d) Tukar Beli (Trade in)

(e) Tukar Ganti (Cannibalize)

KAEDAH PELUPUSAN

(g) Pindahan(h) Hadiah(i) Musnah secara:

DitanamDibakarDibuangDitenggelam

(j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkansesuai

KAEDAH PELUPUSAN

• Gunakan Kew. PA-21• Disertai oleh syarikat/orang perseorangan (Kew.PA-22)• Maklumat seperti dalam Kew. PA-21 diiklankan melalui

sekurang-kurangnya 1 akhbar utama• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew-PA-17• Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk

maksima RM10,000• Tawaran dibuat guna sampul berlakri dan masukkan

dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh danwaktu tutup yang ditetapkan.

• Jawatankuasa Pembuka Tender dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk membuka dan menjadual tender.

TENDER

KAEDAH PELUPUSAN

• Tender dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.• Tawaran disenaraikan dalam Kew. PA-23• Jadual Tender dan dokumen dikemuka kepada Ketua

Jabatan.• Ketua Jabatan membuat penilaian dan perakuan tender.

Perakuan hendaklah disertakan bersama dengan salinaniklan tender, jadual pembukaan tender dan dokumen lain.

• Tawaran tertinggi yang dipilih tidak kurang 70% harga simpanan. Jika kurang rujuk Perbendahraan.

• Dalam memproses tender, Pegawai Pengawal hendaklahmemastikan bahawa beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau terletakhak.

TENDER

KAEDAH PELUPUSAN

• Pegawai dari Kementerian/Jabatan yang melupuskan asettidak dibenarkan menyertai tender.

• Sekiranya petender yang berjaya menolak tawaran makadeposit tender tidak akan dikembalikan.

• Lembaga Perolehan dimaklumkan mengenai penolakan untukmembolehkannya menimbang tawaran lain.

• Jika tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa semulaatau rujuk ke Perbendaharan bagi mendapatkan kelulusan.

• Jika tiada sebarang tawaran diterima, tender boleh dipelawasemula atau mohon pinda kaedah pelupusan dari Kuasa Melulus.

TENDER

KAEDAH PELUPUSAN

• Dipelawa 10 syarikat atau orang perseorangan• Kenyataan Tawaran Sebutharga dalam Kew. PA-24• Tawaran sebut harga menggunakan Kew. PA-25• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew-PA-17• Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk

maksima RM5,000• Tawaran dikemuka dalam sampul berlakri dan masukkan

dalam peti sebut harga Jabatan pada atau sebelum tarikh danwaktu tutup yang ditetapkan.

• Sebut harga dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.

SEBUT HARGA

KAEDAH PELUPUSAN

• Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis olehPegawai Pengawal.

• Jawatankuasa Sebutharga menyenaraikan tawaran dalam menggunakan Borang Kew. PA-26

• Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga mengemukakan JadualSebut harga kepada Urusetia untuk menilai dan membuatperakuan kepada Jawatankuasa Sebutharga Jabatan untukpertimbangan dan keputusan.

• Dalam memproses sebut harga Ketua Jabatan hendaklahmemastikan beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyaisebarang kepentingan persendirian atau terletakhak.

SEBUT HARGA

KAEDAH PELUPUSAN

• Penyebutharga yang berjaya diberitahu dengan serta merta.Sekiranya penyebutharga terpilih menolak tawaran, depositsebut harga tidak akan dikenbalikan. Jawatankuasa Sebut hargamenimbang tawaran lain atau memutuskan pelawaansebut harga semula.

• Pegawai Kementerian/jabatan yang melupuskan aset tidakdibenar menyertai sebut harga.

SEBUT HARGA

KAEDAH PELUPUSAN

Dilaksanakan ke atas aset berikut:

• Mempunyai nilai pasaran

• Kuantiti yang banyak

• Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya.

LELONG

KAEDAH PELUPUSAN

• Kenyataan Lelong mengandungi maklumat mengenai tarikh, waktu dan tempat. Contoh kenyataan lelong di Kew. PA-27.

• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew. PA-17dinyatakan dalam senarai aset yang akan dilelong.

• Urusan lelong di adakan atau di dewan.• Pembida yang berminat untuk sertai lelongan, perlu mendaftar.

Bayaran deposit RM1,000 atau maksima RM1,000• Pembida yang berjaya jelaskan bayaran dalam tempoh 7 hari

dan aset diambil dalam tempoh 14 hari dari tarikh lelongan.• Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang 70% daripada

harga simpanan rujuk kepada Perbendaharaan.

LELONG

KAEDAH PELUPUSAN

• Dilaksanakan bagi aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam(besi, tembaga dll), getah, kayu, plastik dan sebagainya yangmempunyai nilai jualan.

• Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara:

- Tender- Sebut harga- Syarikat Bumiputera berdaftar dengan Kementerian

Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (perlupermit)

JUALAN SISA

KAEDAH PELUPUSAN

• Aset dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender terhad• Mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan

Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal• Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan:

- Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakardalam bidang berkenaan.

- Aset yang mempunyai unsur keselamatan.- Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik.- Pertukaran aset berasaskan keperluan sebenar. - Syarikat dihadkan kepada 5-10 sahaja dan mempunyai

lesen dan kemahiran.- Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset baru.

hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas jualan.

TUKAR BARANG (BARTER TRADE)

KAEDAH PELUPUSAN

• Aset masih boleh diguna dalam bentuk asal tetapi tidakdiperlukan oleh Kementerian/Jabatan dan tiada Kementerian/Jabatan yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekalyang berniaga dalam bidang berkenaan.

• Mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan Perbendaharaantanpa mengira nilai

• Dilaksanakan berasaskan:

- Aset sama jenis- Aset perlu dikeluarkan sebelum pengganti dipasang- Penggantian aset disahkan oleh Jabatan Teknikal

TUKAR BELI (TRADE IN)

KAEDAH PELUPUSAN


- Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal.- Peruntukan mencukupi bagi membiayai harga penuh aset

yang akan diganti.- Harga jualan aset dikreditkan sebagai hasil Kerajaan dan

tidak boleh ditolak dengan harga sebenar aset yang dibeli.- Cadangan jualan tukar beli dimasukkan sebagai syarat

dalam dokumen pelawaan tender/sebutharga dan juga dalam perjanjian perolehan.

TUKAR BELI (TRADE IN)

KAEDAH PELUPUSAN

• Dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/kenderaan /perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai alat/komponen ganti bagi kenderaan/perkakasan komputer yang lain.

TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)

KAEDAH PELUPUSAN


- Aset yang sama jenis dan kegunaannya- Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh

Pegawai Teknikal- Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih

dan penjimatan

• Alat/komponen tukar ganti yang dipasang kepadaaset penerima perlu direkodkan dalam Bahagian BKew. PA-2 berkenaan.

TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)

KAEDAH PELUPUSAN

Dilaksanakan antara Kementerian/Jabatan bagi aset yang bolehdigunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan kerana:

- Melebihi keperluan- Tidak diperlukan selepas projek siap- Obsolete/obsolescent

• Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:

- Permohonan atau kepeluan Kementerian/Jabatan - Tidak dikenakan apa-apa bayaran

PINDAHAN

KAEDAH PELUPUSAN

Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:

- Permohonan atau keperluan Kementerian/Jabatan. - Tidak dikenakan apa-apa bayaran. - Kos pengendalian pindahan ditanggung oleh penerima.- Daftar aset diserah kepada Kementerian/Jabatan

penerima.- Aset yang diterima secara pindahan hendaklah

dilupus oleh Kementerian/Jabatan- Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan

kepada Kuasa Melulus

PINDAHAN

KAEDAH PELUPUSAN

Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah

• Aset boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asaltetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/Jabatan atau

• Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagaibahan latihan atau pameran.

HADIAH

KAEDAH PELUPUSAN

Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan:

• Antara Kementerian/Jabatan Kerajaan bagi tujuanlatihan atau pemeran

• Dari Kementerian/Jabatan Kerajaan kepada mana-manaorganisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yangdianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan.

HADIAH

KAEDAH PELUPUSAN

Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:

• Permohonan atau keperluan penerima• Kos pengendalian dan pengangkutan ditanggung oleh

penerima.• Cadangan pelupusan secara hadiah disokong dengan surat

permohonan Kementerian/Jabatan, organisasi, pertubuhansukarela atau badan-badan lain.

• Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan bersama Sijil Pelupusan Kew. PA-19.

• Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan latihan ataupameran diguna bagi tujuan tersebut sahaja.

HADIAH

KAEDAH PELUPUSAN

Kaedah pelupusan secara musnah dilaksanakan bagi asetyang tiada nilai jualan/nilai sisa atau aset yang berunsurkeselamatan dengan cara berikut:

• Ditanam• Dibakar• Dibuang• Ditenggelam

MUSNAH

KAEDAH PELUPUSAN

Langkah-langkah yang perlu diambil:

• Mendapat kelulusan PBT, JAS, Jabatan Laut dll.• Mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa

berkenaan.• Bahan-bahan yang boleh diguna sebagai alat ganti hendaklah

ditanggal/dikelurkan terlebih dahulu• Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek

dan sebagainya.• Sijil Penyaksian Pemusnahan Kew. PA-18 hendaklah

disediakan.

MUSNAH

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusatKementerian/Jabatan hendaklah menggunakanperaturan berkenaan.

Label HKM dan nama Kem/Jab pada aset dipadamkan

JPJ diberitahu diberitahu mengenai pelupusankenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN

Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepadapembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa

Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai

Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan seperti di Jadual 3 dan Jadual 4.


BAB FKEHILANGAN DAN HAPUS

KIRA

BAB F – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

HAPUS KIRA

OBJEKTIF

PROSES HAPUS KIRA

TAFSIRAN

KUASA MELULUS

URUS SETIA KEHILANGAN & HAPUS KIRA


(a)Melaporkan Kehilangan(b)Laporan

Awal(c)JawatankuasaPenyiasat

(d) LaporanAkhir

(e) Tindakan SelepasKelulusan

TAFSIRAN KEHILANGAN

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagidalam simpanan disebabkan oleh kecurian,kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

TAFSIRAN HAPUS KIRA

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah:

Ketua Setiausaha Kementerian atauKetua Pengarah Jabatan

TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk:

ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

KUASA MELULUS HAPUS KIRA

Dua (2) peringkat:

(a) Perbendaharaan

(b) Pegawai Pengawal

KUASA MELULUS PERINGKAT PERBENDAHARAAN

(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000.

(b) Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal:

Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.

(c) Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.

KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan

(b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.

TUGAS

(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan Daftar Inventori Kew. PA-3.

(b) Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada Ketua Jabatan.

(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal.

(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format Kew. PA-29.


TUGAS

(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syordaripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.

(f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripadaJawatankuasa Penyiasat.


TUGAS

(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk kemaskini rekod daftar aset.

(l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Ketua Jabatan dan mengemukakan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira.

(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertibdan memaklumkan kepada Perbendaharaan.

(n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan TindakanSurcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.

(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus SetiaPihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.

PROSES HAPUS KIRA

1. Melaporkan Kehilangan

(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepadaKetua Jabatan dengan serta merta.

(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

PROSES HAPUS KIRA

2. Laporan Awal – Kew. PA-28

(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorangKetua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakanoleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ibu Pejabat.

LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

Nyatakan:

1. Keterangan Aset Yang Hilang(a) Jenis Aset : Note Book(b) Jenama dan Model: Compaq Evo N-6 10C(c) Kuantiti: 1(d) Tarikh Perolehan: 28.11.2005(e) Harga Perolehan Asal:5,800

2. Tempat Sebenar di mana kehilangan berlaku

Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur

3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui15.5 .2007

KEW. PA-28


Nyatakan:4. Cara bagaimana kehilangan berlaku:

Kehilangan berlaku di Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Haji Hussen pada 15.5.2007. Kejadian berlaku ketika Puan Azura bt. Jamal sedang mengikuti Kursus Pengurusan Sains dan Matematik Dalam Bahasa Inggeri mulai 15-18Mei 2007. Puan Azura meletakkan note book dalam almari yang diselindungioleh pakaian dan dua beg pakaian besar. Pada masa itu beliau mendapatibilik tersebut masih belum dikemaskan oleh kakitangan hotel, lalu beliaukeluar untuk makan tengah hari. Walau bagimanapun kehilangan hanyadisedari apabila beliau hendak menggunakan note book tersebutkeesokan hari.

KEW. PA-28


5. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang

Puan Azura bt. Jamal - PPP Lepasan Diploma Gred DGA29

6. Sama ada seorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke ataskehilangan itu. Jika ya nama dan jawatannya.

Tiada

7. Sama ada seorang pegawi telah ditahan kerjaTiada

7. No. Rujukan dan Laporan Polis

Dang Wangi/023333/07

KEW. PA-28


9. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelak kehilangan berlaku

Telah meletakkan komputer ditempat yang terselindung.

10. Langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.

Note book yang dibawa keluar hendaklah sentiasa di abwah kawalanmaksima dan sentiasa di pastikan di simpan di tempat yang berkunci danselamat.

11. Catatan:

Tandatangan Ketua JabatanNama:Mohd Amran HashimJawatan: Guru BesarTarikh: 17.5.2007Cop Jabatan

KEW. PA-28

PROSES HAPUS KIRA


(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada:

(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan

(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan

PROSES HAPUS KIRA


(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian,

Akauntan Negara, Ketua Audit Negara danwakil tempatan Ketua Audit Negara.

PROSES HAPUS KIRA

3. Jawatankuasa Penyiasat

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

(b) Keanggotaan:

(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama;

(b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;

(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.

PROSES HAPUS KIRA

3. Jawatankuasa Penyiasat

(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

KEW. PA-29

No. Rujukan Fail:

Tarikh:Keoada:

………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………

(Nama dan Jawatan Pegawai Yang Dilantik)

PERLANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantk tuan/puan sebagai Pengeruis/Ahli Jawatankuasa Penyiasat

untuk menyiasat kehilangan…………………………………………………(nama aset) di…………………………………………………..

Kementerian/Jabatan/PTJ mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal……………………………………)

2. Tuan/Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasata dengan mendapatkan makluma mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai Panduan.

3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (Kew. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum ………………………………(tarikh).

Tandatangan :…………………………………….

Nama Pegawai :…………………………………….

Kementerian/Jabatan :…………………………………..

4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat

1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan 2. Memeriksa sendiri tempat kejadian.

3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan

4. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.

5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.

6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud.

8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan.

PROSES HAPUS KIRA

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(a)Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakanLaporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan.Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat bolehdilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

(b)Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakanLaporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN

Nyatakan:

1. Keterangan Aset Yang Hilang(a) Jenis Aset : Note Book(b) Jenama dan Model: Compaq Evo N-6 10C(c) Kuantiti: 1(d) Tarikh Perolehan: 28.11.2005(e) Anggaran Nilai Semasa: RM5,800

2. Perihal Kehilangan

(a) Tarikh diketahui15.5.2007

(b) Tarikh Sebenar berlaku14.5.2007 (12.45 tgh.) hingga 15.5.2007 (7.30 pagi)

(c) Tempat KejadianBilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur

KEW. PA-30


(d) Bagaimana kehilangan diketahuiApabila hendak mengambilnya untuk dibawa ke bilik kursus di dapati tiada.

(e) Bagaimana kehilangan berlakuBilik No. 1404 City Villa Hotel dimasuki oleh pihak yang tidak bertanggungjawab walaupunbilik telah berkunci.Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur

3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.Belum diterima.

4. Nama pegawai yang:(i) Secara langsung menjaga aset tersebut.

Puan Azura bt. Jamal

KEW. PA-30


4. Nama pegawai yang:(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia

Puan Azura bt. Jamal(iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu.

Puan Azura bt. Jamal5. Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan:

(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan PPP Lepasan Diploma DGA 29(ii) Tugasnya serta senarai tugas(iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)

Tetap dan berpencen(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan peraturan atau

arahan tertentu.Tiada

KEW. PA-30


(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan

27.10.2020

(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikanbutir-butir ringkas dan rujukannya)Tiada

(vii) Maklumat lain, jika ada.

KEW. PA-30


5. Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi ataudiikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.

Aset tidak disimpan di tempat yang berkunci dan kawalan maksima tidak diberikankepada aset berkenaan seperti mana yang dikehendaki oleh TPA C.

6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.

Pegawai yang membawa aset Kerajaan hendaklah memastikan keselamatan aset berkenaan dengan memberi perhatian dan kawalan yang maksima bagi mengelakanberlakunya kehilangan.

KEW. PA-30


7. Rumusan Siasatan

Pegawai tidak mengambil langkah keselamatan yang sepenuhnya ke atas note bookberkenaan sehingga berlakunya kehilangan. Beliau sepatutnya memastikan keselamatan note book tersebut sepenuhnya sebelum meninggalkannya. Beliausepatutnya memberi perhatian ke atas note book yang di bawa dan tidakmeninggalkan begitu sahaja tetapi melihat aset berkenaan ada ditempat simpanan.Pegawai telah cuai dalam menjaga aset Kerajaan.

KEW. PA-30


8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak denganmemberikan justifikasi.

Surcaj patut dikenakan di atas kecuaian Puan Azura bt. Jamal memastkan note bookdisimpan di tempat yang selamat.

Tandatangan : Pengerusi Tandatangan : AhliNama : Nama :Jawatan : Jawatan :Tarikh : Tarikh :

KEW. PA-30

PROSES HAPUS KIRA


(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumensokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal danInventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

PROSES HAPUS KIRA


(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:

(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau

(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.


9. Syor dan Ulasan

Syor

Note Book di hapus kira dan tindakan surcaj di ambil ke atas Puan Azura bt. Jamal.

Ulasan

Tindakan surcaj dikenakan kepada Puan Azura bt Jamal di atas kecuaiannya memastikan tempat penyimpanan yang selamat untuk note book tersebut.

KEW. PA-30


Tandatangan :

Nama :

Jawatan : Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran

Tarikh :

Cop Kemeterian :

KEW. PA-30

PROSES HAPUS KIRA


(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula.

(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau

(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

PROSES HAPUS KIRA


(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

4.Tindakan Kementerian/Jabatan Selepas Kelulusan

(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori.

(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

(c) Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

KEW. PA-31

SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN


Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil…………………………………………………………..bertarikh………………………….

Aset berikut telah di hapus kira dan Daftar Harta Modal/Inventori berkenaan telah dikemaskini.

Tandatangan Ketua Jabatan :……………………………………………………Nama :…………………………………………………..

Jawatan :…………………………………………………..Tarikh :…………………………………………………..Kementerian/Jabatan :…………………………………………………..

Bil Jenis Aset No. Pendaftaran

LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN TAHUN…………………

KEMENTERIAN………………………………………………………………………

KEW. PA-32

Bil Ruj.Kelulusan Perbendaharaan

Kem/Jab

Jenis Aset

PuncaKehilangan

NilaiPerolehanAsal(RM)

NilaiSemasa(RM)

Tindakan Surcaj Tindakan Tatatertib

AmaunSurcaj(RM)

Tarikhdikenakan

JenisHukuman

TarikhDikenakan

JUMLAH

Tandatangan Pegawai Pengawal

Nama

Jawatan

Tarikh

Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan danHapus kira seperti di Jadual 5 dan Jadual 6.


PENJELASAN PEKELILING

SEKSYEN PENGURUSAN ASETBAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP)

PERBENDAHARAAN MALAYSIATingkat 4, Blok Selatan

Kompleks Kementerian KewanganPresint 2,

62592 [email protected]

03 88823686

mailto:[email protected]

SEKIANTERIMA KASIH

bahagian kawalan dan pemantauan perbendaharaan malaysia

Documents