bagi tempoh - utm.my · proses kenaikan pangkat staf akademik jawatan prof. gred khas c, b, a (cik...

BAGI TEMPOH:

JANUARI – JUN 2016

oleh:

Pejabat Pendaftar

Tahap Pencapaian Bilangan KAI Peratusan (%)

≥ 100% - -

90% - 99% - -

60% - 89% - -

< 60% 1 100

Jumlah KAI dilaporkan 1 100

Pemunya KAI: Pejabat Pendaftar

Biannually reporting = 1 KAI

Annually reporting = 1 KAI

Jumlah keseluruhan KAI = 2 KAI

Pencapaian UTM berasaskan BSC(Januari - Jun 2016)

Pencapaian UTM berasaskan Balanced Scorecard

(Januari-Jun 2016)

Bil Key Amal Indicator

Sasaran

Tahun

2016

Pencapaian Jan-

Jun 2016

Peratusan

Pencapaian

Tahunan

(%)

Success

Stories/Impak/Outcome

Isu

Pelaksanaan

(Jika Ada)

Cadangan

Tindakan

Pembetulan/

Pencegahan

(Jika Berkenaan)

2. P6.2

Bilangan proses kerja

utama yang dipiawaikan

dan diiktiraf

12

0

(Biannually)

0%

Pembangunan model

BPT (Business Process

Transformation) sebagai

instrumen

pengukuran/penilaian

baharu.

Status terkini: 21 proses

kerja terpiih utk

Konvensyen Lean 2-

4/10/2016

3. P6.3

Nisbah staf akademik :

staf Pengurusan &

Profesional serta

Pelakasana (PPP)

1:1.6(Annually)

-

Nisbah semasa(Jun

2016) = 1:1.6

( 1960/3232)

•28 proses kerja utama telah dikenalpasti

•Meliputi 10 bidang utama (Sumber Manusia. Kewangan, Akademik dll

Kenalpasti Proses

• Cross border (meliputi proses kerja di Induk dan juga di sub-sub unit)

Semak Proses

•Penggunaan tenaga kerja yang lebih efektif dan produktif

• Membantu Mengenalpasti bahan buangan atau kerugian

• Hasil kerja yang lebih efisien dan berkualiti

•Menganalisis, menilai, mengawal , mengelak , mengurangkan serta mengelak risiko bagi setiap proses kerja.

UTM Business Process

Transformation

•Dokumen standard bagi setiap PTJ sebagai panduan kepada warga kampus

DokumenStandard

Piawaian Proses Kerja Utama

Universiti

• Tempoh dua (2) tahun (Tahun 1 : Pengiktirafan 12 Proses Kerja -Tahun 2 : Pengiktirafan 16 Proses Kerja )

Pengiktirafan

RANGKA KERJA PIAWAIAN & PENGIKTIRAFAN PROSES KERJA

KAI UTM 2016:P6.2 - BILANGAN PROSES KERJA UTAMA YANG DIPIAWAIKAN DAN DIIKTIRAF

UTM BUSINESS PROCESS TRANSFORMATION MODEL (UTM BPT)

Identify Business Process

Transformation

Lean Operation

Benchmark Performance

- Standard

- Best Practice

Setting of Process/Service Performance

- KPI

- Productivity

- Quality

Risk Management

Verification through

Convention

Execution / Proses kerja

baru

Measurement

- CSI

- Service Performance

Validation and Standardization

5

PENGIKTIRAFAN PROSES KERJA

UTAMA(Sasaran 2016: 12, 2017: 16)

Pengurusan Sumber

Manusia: 3 Proses Kerja

KAI UTM 2016:P6.2 - BILANGAN PROSES KERJA UTAMA YANG DIPIAWAIKAN DAN DIIKTIRAF(28 PROSES KERJA)

Pengurusan Kewangan:

2 Proses Kerja

Pengurusan Akademik: 5 Proses Kerja

Pengurusan

Penyelidikan: 3 Proses

Kerja

Pengurusan Pelajar &

Alumni: 4 Proses Kerja

Pengurusan Aset &

Fasiliti: 3 Proses Kerja

Pengurusan Maklumat

Penerbitan: 3 Proses

Kerja

Pengurusan

Antarabangsa: 1 Proses

Kerja

Pengurusan Teknologi

Maklumat: 3 Proses Kerja

Penjanaan Pendapatan:

1 Proses Kerja

BIL PERKARA TINDAKAN JAN. FEB. MAC APR. MEI JUN JUL. OGS. SEP. OKT. NOV. DIS. CATATAN

1 Mesyuarat Penyelarasan Proses Kerja Utama Universiti

Pejabat Pendaftar Mesyuarat telah diadakan pada 16/2/2016.

2 Pembangunan Model ' Business Transformation Model (BPT)'

UTM QRiM & Pejabat Pendaftar

Perbincangan dan pembangunan model telah di adakan pada 22/2/2016.

3 Taklimat kepada Owner Proses Kerja.


Taklimat telah di adakan pada 5/4/2016.

4 Pembentangan Proses Kerja sedia ada.

UTM QRiM, Pejabat Pendaftar & PTJ

Pembentangan telah di adakan bagi Kumpulan 1 pada 13/4/206 dan Kumpulan 2 pada 9/5/2106 .

5 Bengkel Lean Management. UTM QRiM, Pejabat Pendaftar & PTJ

Bengkel akan di adakan bagi Kumpulan 1 pada 12-13/6/2016 dan Kumpulan 2 pada 14-15/6/2016 .

6 Bengkel Performance Measure & Risk Management.


Bengkel akan di adakan bagi Kumpulan 1 pada 20-21/6/2016 dan Kumpulan 2 pada 29-30/6/2016 .

7 Pembentangan Lean, Performance & Risk Management.


Pembentangan akan di adakan pada 18-20/7/2016 .

8 Pemurnian dokumen dan persiapan konvensyen


Permurnian di adakan pada 21-22/8/2016.

9 Konvensyen Lean UTM QRiM, Pejabat Pendaftar & PTJ

Konvensyen Lean : 2-4/10/2016

10 Lawatan Audit UTM QRiM & Pejabat Pendaftar

Lawatan Audit : 1-10/11/2016

11 Kajian Indeks Kepuasan Pelanggan (CSI)


12 Piawaian dan Pengiktirafan Proses Kerja


13 Pelaporan lengkap kepada Universiti


JADUAL TINDAKAN PERLAKSANAAN PIAWAIAN DAN PENGIKTIRAFAN PROSES KERJA

Telah dilaksanakan

Belum dilaksanakan

Dalam Tindakan

FASILITATOR;1. PM Dr. Muhamad Zameri bin Mat Saman2. PM Mohd. Shoki bin Md. Ariff3. PM Dr. Ahmad bin Jusoh4. Dr. Norhayati bt Mohamad Zakwan@Zakuan

BilProses Kerja yang dicadangkan &

PIC

Bentang

Proses

Kerja

Bengkel

Lean

Bengkel

Performance

& Risk

Bentang Lean,

Performance

& Risk

Konven

syen

Lean

Audit CSIPiawaian &

PengiktirafanCatatan

Apr-Mei

2016

Jun

2016Jun 2016 Julai 2016

Okt.

2016

Nov

2016

Nov

2016Dis 2016

1

Proses Kenaikan Pangkat Staf

Akademik Jawatan Prof. Gred

Khas C, B, A

(Cik Maimunah bt Salleh),

BSM

Telah

serah

proses

kerja

12/-

13/620-21/6 19/7

Konven

syen

2016

2

Proses Kenaikan Pangkat Staf

Akademik Prof. Madya DS54 &

Pensyarah Kanan DS52

(Pn. Nurun Nazrah bt Ahmad)

BSM

13/412/-

13/6

20-21/620/7

Konven

syen

2016

3

Proses Pengurusan

Prestasi

(En Azri bin Hohad)

BSM

13/412/-

13/6

20/6

(Hadir 1 hari

sahaja)18/7

Konven

syen

2016

4

Proses Pengurusan

Perekodan Latihan Staf bagi

tujuan pengiraan mata CPD

( Pn Hanifah binti Ahmad)

BSM

13/412/-

13/6

20-21/620/7

Konven

syen

2016

Process Owner : Pejabat Pendaftar (Pengurusan Sumber Manusia)


Telah dilaksanakan Sedang dilaksanakan

Tidak dilaksanakan sepenuhnya Belum dilaksanakan


PIC

Bentang

Proses

Kerja

Bengkel

Lean

Bengkel

Performance

& Risk

Bentang Lean,

Performance

& Risk

Konven

syen

Lean

Audit CSIPiawaian &


Apr-Mei

2016

Jun

2016Jun 2016 Julai 2016

Okt.

2016

Nov

2016

Nov

2016Dis 2016

1

Proses pengurusan bayaran

BENDAHARI

(En Nasimin bin NgadI)9/5

14-

15/629-30/6 19/7

Konven

syen

2016

2

Proses pengurusan perolehan

universiti

(En Abd Rashid Aris)13/4

12/-

13/6

20-21/618/7

Konven

syen

2016

9


Process Owner : Pejabat Bendahari (Pengurusan Kewangan)




PIC

Bentang

Proses

Kerja

Bengkel

Lean

Bengkel

Performance

& Risk

Bentang Lean,

Performance

& Risk

Konven

syen

Lean

Audit CSIPiawaian &


Apr-Mei

2016

Jun

2016Jun 2016 Julai 2016

Okt.

2016

Nov

2016

Nov

2016Dis 2016

1

Proses Pengurusan

Pengambilan Pelajar PG

Antarabangsa

(Pn. Che Noorlia bt Shaari)

SRAD

12/6

(Kekan

gan

tugas

pejabat

)

20-21/618/7

2

Proses Pengurusan

Pengambilan Pelajar UG

Antarabangsa

(En. Azhar bin Ahmad)

SRAD

13/4

12/6

(Kekan

gan

tugas

pejabat

)

20-21/618/7

3Proses Pengurusan Viva PhD

(En Mohd Fathi bin Sariman)

SPS

Telah

serah

proses

kerja

14-

15/629-30/6

19/7

10


Process Owner : Pejabat TNC (A&A) (Pengurusan Akademik)




PIC

Bentang

Proses

Kerja

Bengkel

Lean

Bengkel

Performance

& Risk

Bentang Lean,

Performance

& Risk

Konven

syen

Lean

Audit CSIPiawaian &


Apr-Mei

2016

Jun

2016Jun 2016 Julai 2016

Okt.

2016

Nov

2016

Nov

2016Dis 2016

4

Proses Pengurusan Latihan

Staf Akademik bagi Tujuan

Pengiraan Mata CPD

(En. Ariffin bin Basserany)

UTMLead

9/512/-

13/6

20-21/618/7

Konven

syen

2016

5

Proses Pengurusan

Pengesahan Graduan Secara

Elektronik (Fasa 1)

(Hjh Nor Azlinda Abu Bakar)

AMD

13/412/-

13/6

20-21/618/7

Konven

syen

2016

6

Proses Pengurusan Hadiah

Akademik PG

(Cik. Norazlina bt Azizi)

SPS

Telah

serah

proses

kerja

12/-

13/6

29-30/618/7

7

Proses Pengurusan Hadiah

Akademik UG

(Pn. Safriza Sabjah)

Sekolah PraSiswazah

13/412/-

13/6

20-21/618/7

Konven

syen

2016

11


Process Owner : Pejabat TNC (A&A) (Pengurusan Akademik)




PIC

Bentang

Proses

Kerja

Bengkel

Lean

Bengkel

Performance

& Risk

Bentang Lean,

Performance

& Risk

Konven

syen

Lean

Audit CSIPiawaian &


Apr-Mei

2016

Jun

2016Jun 2016 Julai 2016

Okt.

2016

Nov

2016

Nov

2016Dis 2016

1

Proses Pengurusan Aktiviti

Pelajar

(En Mohd Farid bin Rahmat)

HEMA

13/412/-

13/6

20-21/618/7

Konven

syen

2016

2

Proses pengurusan database

Alumni

(Pn Halijah binti Sawal)

UTM Alumni

13/412/6-

13/6

20-21/620/7

3

Proses pendaftaran pelajar

baharu

(Pn Nurazlin binti Masir)

HEMA

9/5

14-

15/6

29/6

(Hadir 1 hari

sahaja)19/7

Konven

syen

2016

Dicadang

kan oleh

HEMA

4

Proses Permohonan

Penubuhan Syarikat

Keusahawanan

(Dr Zaidi bin Abd Rozan)

UTMTec

Telah

serah

proses

kerja

14-

15/629-30/6

20/7

Konven

syen

2016


Process Owner : Pejabat TNC (HEMA) (Pengurusan Pelajar & Alumni)



BilProses Kerja yang dicadangkan

& PIC

Bentang

Proses

Kerja

Bengkel

Lean

Bengkel

Performance

& Risk

Bentang Lean,

Performance

& Risk

Konven

syen

Lean

Audit CSIPiawaian &

Pengiktirafan

Catatan

Apr-

Mei

2016

Jun 2016 Jun 2016 Julai 2016Okt.

2016

Nov

2016

Nov

2016Dis 2016

1

Proses Agihan Peruntukan

dan Pengurusan kelulusan

aktiviti penyelidikan dan

inovasi UTM

(Pn Nor Azizah binti Ismail)

Pejabat TNC(P&I)

9/514-15/6 29-30/6

19/7

2

Pengurusan Geran

Penyelidikan Secara Atas

Talian - Melalui Sistem

RADIS

(Pn Hartini binti Darsono)

RMC

9/5

Terlibat

pra

bengkel

proses

kerja RMC

13-

14/6/2016

29-30/619/7

Konven

syen

2016

3

Proses Pengurusan

Permohonan, Penerimaan &

Pengagihan Bahan Kimia

(Cik Nor Syafawani Sarah binti

Md Saad)UPMU

9/514-15/6 29-30/6

19/7

Konven

syen

2016


Process Owner : Pejabat TNC (P&I) (Pengurusan Penyelidikan)




PIC

Bentang

Proses

Kerja

Bengkel

Lean

Bengkel

Performance

& Risk

Bentang Lean,

Performance

& Risk

Konven

syen

Lean

Audit CSIPiawaian &


Apr-Mei

2016

Jun

2016Jun 2016 Julai 2016

Okt.

2016

Nov

2016

Nov

2016Dis 2016

1

Pelaksanaan/Pengurusan Projek

Pembangunan melalui kerjasama

pihak swasta atau bukan

pembiayaan Kerajaan

(Tn Hj Zulkarnain bin Mohd Shah)

PHB

9/5

14-

15/6

29/6

(Hadir 1 hari

sahaja) 19/7

2

Pengurusan Penyenggaraan

Fasiliti

(Sr Hjh Rohayah bte Yusoff )

PHB

9/5

14-

15/629-30/6

20/7

Konven

syen

2016

3

Pengurusan Tempahan dan

Sewaan Ruang

(En Masnawi bin Miskam)

PHB

9/5

14-

15/629-30/6

20/7

14


Process Owner : Pejabat Harta Bina(Pengurusan Aset & Fasiliti)




PIC

Bentang

Proses

Kerja

Bengkel

Lean

Bengkel

Performance

& Risk

Bentang Lean,

Performance

& Risk

Konven

syen

Lean

Audit CSIPiawaian &


Apr-Mei

2016

Jun

2016Jun 2016 Julai 2016

Okt.

2016

Nov

2016

Nov

2016Dis 2016

1

Mengurus Pembangunan

Kandungan Digital

perpustakaan

(En Yusrul Hisham Mohd Yusof

& Pn Kamariah Mohamed Jong)

9/5

14-

15/629-30/6

20/7 (TH

sbb Audit

Perpustaka

an)

Konven

syen

2016

2

Proses Kerja Mengurus

Pengesahan Insentif

Penerbitan UTM

(Pn Zaleha Atan)

9/5

14-

15/629-30/6

20/7 (TH

sbb Audit

Perpustaka

an)

Konven

syen

2016

3

Proses kerja menguruskan

perkhidmatan pinjaman antara

perpustakaan – Interlibrary

Loan (ILL)

(Pn Nor Asikin bt Mohamad)

12/4

Telah

Hadir

& Siap

Telah Hadir

& Siap

20/7 (TH

sbb Audit

Perpustaka

an)

Konven

syen

2016

15


Process Owner : Perpustakaan (Pengurusan Maklumat Penerbitan)




PIC

Bentang

Proses

Kerja

Bengkel

Lean

Bengkel

Performance

& Risk

Bentang Lean,

Performance

& Risk

Konven

syen

Lean

Audit CSIPiawaian &


Apr-Mei

2016

Jun

2016Jun 2016 Julai 2016

Okt.

2016

Nov

2016

Nov

2016Dis 2016

1

Pengurusan visa pelajar

(En Zainul Rashid bin Abu

Bakar )

UTM International

13/412/-

13/6

20-21/619/7

Perlu

lengkapkan

proses –

perlu

kerjasama

PTJ lain

16


Process Owner : UTM International (Pengurusan Antarabangsa)




PIC

Bentang

Proses

Kerja

Bengkel

Lean

Bengkel

Performance

& Risk

Bentang Lean,

Performance

& Risk

Konven

syen

Lean

Audit CSIPiawaian &


Apr-Mei

2016

Jun

2016Jun 2016 Julai 2016

Okt.

2016

Nov

2016

Nov

2016Dis 2016

1

Proses Permohonan Data

Universiti

(En. Aris bin Arifin)

CICT

9/514-

15/6

29-30/620/7

Konven

syen

2016

2

Proses Permohonan

Pembangunan dan

Penambahbaikan Sistem

(Pn. Rohana bt Ismail)

CICT

9/514-

15/6

29-30/620/7

Konven

syen

2016

3

Proses Pengurusan Aduan dan

Permohonan Perkhidmatan ICT

(En. Jaffar Sidek bin Haron)

CICT

9/5 14-15/629-30/6

20/7


Process Owner : CICT (Pengurusan Teknologi Maklumat)




PIC

Bentang

Proses

Kerja

Bengkel

Lean

Bengkel

Performance

& Risk

Bentang Lean,

Performance

& Risk

Konven

syen

Lean

Audit CSIPiawaian &


Apr-Mei

2016

Jun

2016Jun 2016 Julai 2016

Okt.

2016

Nov

2016

Nov

2016Dis 2016

1

Proses kelulusan

projek/seminar yang menjana

pendapatan

(En Khairull Azmi bin Ishak )

PEJ. TNC(P)

13/4 12/620-21/6

20/7

Konven

syen

2016

18


Process Owner : Timb. Naib Canselor (Pembangunan) (Penjanaan Pendapatan)



PERLAKSANAAN PIAWAIAN DAN

PENGIKTIRAN PROSES KERJA

Bengkel Lean Management

Bengkel Performance & Risk Management

Konvensyen Lean

LawatanAudit

Kajian KepuasanPelanggan

PIAWAI & PENGIKTIRAFAN PROSES KERJA

SASARAN2016 : 122017: 16

Telah dilaksanakan Dalam tindakan Belum dilaksanakan

12-13/6/2016 &

14-15/6/2016

20-21/6/2016 &

29-30/6/2016

2-4/10/2016

(21 Proses Kerja terpilih)

1-10/11/2016 Nov. 2016

KONVENSYEN LEAN

(21 Kumpulan)

Pejabat Pendaftar:

4 Proses Kerja

KONVENSYENLEAN MANAGEMENT, PERFORMANCE MEASURE & RISK MANAGEMENT

PIAWAIAN PROSES KERJA UTAMA UNIVERSITI

3- 5 OKTOBER 2016

Pejabat Bendahari

: 2 Proses Kerja

Pej. TNC(A&A):

3 Proses Kerja

Pej. TNC(P&I): 2Proses Kerja

Pej. TNC(HEMA)i:

3 Proses Kerja

Pej. Harta Bina:

1 Proses Kerja

Perpustakaan UTM:

3 Proses Kerja

CICT:

2 Proses Kerja

Pej. TNC(P):

1 Proses Kerja

SasaranPengiktirafan

2016

12

KONVENSYEN LEAN

(10 Kumpulan)

KONVENSYENLEAN MANAGEMENT, PERFORMANCE MEASURE & RISK MANAGEMENT

PIAWAIAN PROSES KERJA UTAMA UNIVERSITI

TAHUN 2017

Pej. TNC(A&A):

4 Proses Kerja

Pej. TNC(P&I): 1Proses Kerja

Pej. TNC(HEMA)i:

1 Proses Kerja

Pej. Harta Bina:

2 Proses Kerja

CICT:

1 Proses Kerja

UTM International:

1 Proses Kerja

NISBAH STAF AKADEMIK : PPP SEHINGGA JUN 2016

Operational Definition NISBAH STAF AKADEMIK : PPP

Staf akademik merangkumi staf Skim Pensyarah (DS), Penyelidikan (Q41 dan ke atas) dan Guru Bahasa (DG).

Staf PPP adalah selain daripada staf Skim Pensyarah (DS), Penyelidikan (Q41 dan ke atas) dan Guru Bahasa (DG). • Staf tetap dan kontrak UTM sahaja• *mengikut jumlah staf semasa sehingga 30 Jun 2016

JAWATAN TETAP KONTRAK SEMENTARA JAWATAN TETAP KONTRAK

Pensyarah 1557 148 8 P&P 400 33

Tutor 125 Pelaksana 2645 121

Guru Bahasa 25 4

PPLV 33

Penyelidik 86 7

Jumlah 1668 159 133 Jumlah 3078 154

Jumlah

Keseluruhan

Jumlah

Keseluruhan

NISBAH

AKADEMIK PPP

1960 3232

01:01.6

KAI UTM 2016:P6.3 - NISBAH STAF AKADEMIK : STAF PPP

23

KAIInisiatif Strategik

PihakBertanggungjawab

(PTJ/Unit)

Tarikh / Tempoh Perlaksanaan

Status Perlaksanaan

P6.3

i) Audit PerjawatanBSM, Pejabat

PendaftarApril - Disember 2015

ii) Pelaksanaan Redeployment serta Peningkatan

Kemahiran & Tugas Staf

BSM, Pejabat

PendaftarJanuari - Disember 2016 16/52 staf

iii) Pengurangan Staf KontrakBSM, Pejabat

PendaftarJanuari - Disember 2016

43 Staf Akademik

21 Staf PPP

sehingga Jun

iv) Pemansuhan dan pengwujudan semula jawatan tidak

kritikal kepada jawatan kritikal

BSM, Pejabat

Pendaftar

Januari - Disember 2016

v) Tukar Lantik Skim Jawatan Tertutup kepada Skim

Jawatan Terbuka

BSM, Pejabat

PendaftarJanuari - Disember 2016

INISIATIF STRATEGIK BERASASKAN KAI UTM 2016

KAI UTM 2016:P6.3 - NISBAH STAF AKADEMIK : STAF PPP

Telah Dilaksanakan

Sedang Dilaksanakan

Akan Dilaksanakan

iii(a)Inisiatif Pengurangan Staf Akademik

Berstatus Kontrak

iii(b)Inisiatif Pengurangan Staf PPP Berstatus Kontrak

Terdapat seramai 43 orang staf akademik dan 21 staf PPP berstatus kontrak terpaksa ditamatkan kontrak lebih awal dari tarikh

tamat kontrak sebenar disebabkan Universiti mengalami masalah kewangan. Baki 161 PPP ini juga akan ditamatkan secara

berperingkat sehingga Disember 2016

KATEGORI STAF BILANGAN PADA MEI

2016

BILANGANPADA JUN

2016

PENGURA-NGAN

1 WARGANEGARA 54 45 9

2 BUKAN WARGANEGARA

139 105 34

JUMLAH 193 150 43

iv)Pemansuhan dan pengwujudan semula jawatan tidak kritikal kepada jawatan kritikal

Tukar lantik 1 jawatan Juruteknik Perubatan kepada Pembantu Pergigian

KATEGORI STAF BILANGAN PADA MEI

2016

BILANGANPADA JUN

2016

PENGURA-NGAN

1 WARGANEGARA 182 161 21

v) Tukar Lantik Skim Jawatan Tertutup kepada Skim Jawatan Terbuka

Pegawai KhidmatPelanggan

Pembantu TadbirPerkeranian Operasi

(PTPO)

2015 : Tukar lantik 12 skim jawatanPegawai Khidmat Pelanggan kepadaPTPO

Skim Jawatan N (Asrama)

Skim Jawatan N (Pentadbiran)2016 : Tukar lantik 70 skim jawatan N

(Asrama) kepada N (Pentadbiran)*telah dihantar untuk kelulusan JPA

bagi tempoh - utm.my · proses kenaikan pangkat staf akademik jawatan prof. gred khas c, b, a (cik...

Documents