BAGI TEMPOH:

JANUARI – DISEMBER 2016

oleh:

Pejabat Pendaftar

Tahap Pencapaian Bilangan KAI Peratusan (%)

≥ 100% 1 50%

90% - 99% - -

60% - 89% 1 50%

< 60% - -

Jumlah KAI dilaporkan 2 100%

Pemunya: Pejabat Pendaftar

Biannually reporting = 1 KAI

Annually reporting = 1 KAI

Jumlah keseluruhan KAI = 2 KAI

Pencapaian UTM berasaskan BSC(Januari - Disember 2016)

Pencapaian UTM berasaskan Balanced Scorecard(Januari-Disember 2016)

Bil Key Amal IndicatorSasaran

Tahun 2016

Pencapaian Jan--

November 2016

Peratusan

Pencapaian

Tahunan (%)

Success Stories/Impak/Outcome

2. P6.2

Bilangan proses kerja utama

yang dipiawaikan dan diiktiraf

Operational Definition:

Proses kerja merujuk kepada:

proses kerja yang utama &

menyumbang kepada KAI UTM

proses kerja yang melibatkan

banyak PTJ (across PTJs) dan

kritikal bagi Universiti

proses kerja yg telah dikejatkan

(lean)

proses kerja yang mendapat

pengiktirafan dalaman (QRiM)

atau/dan luaran (MPC, SIRIM,

MAMPU etc)

12 8 66.7%

Pembangunan model BPT

(Business Process

Transformation) sebagai

instrumen pengukuran/penilaian

baharu.

Status 2016:

• Penarafan layak sijil = 8

proses kerja

• Layak bersyarat (audit

susulan pada Jun 2017) = 8

• Tidak layak sijil (audit penuh

pada Jun 2017) = 1

KAI UTM 2016:P6.2 – BILANGAN PROSES KERJA UTAMA YANG DIPIAWAIKAN DAN DIIKTIRAF

4

INISIATIF STRATEGIK BERASASKAN KAI UTM 2016

Perspektif Proses Dalaman (Internal Process)

Objektif Strategik (SO): P6 – Membudayakan Penyampaian Berprestasi Tinggi

KAIInisiatif Strategik Pihak Bertanggungjawab

(PTJ/Unit)Tarikh / Tempoh

Perlaksanaan

Status Perlaksanaan

P6.2

Pengenalpastian proses kerja utama untuk

disasarkan.Pejabat Pendaftar

Disember 2015 -

Februari 2016

Pembangunan model instrumen pengukuran.UTM QRiM & Pejabat

PendaftarMac 2016

Taklimat kepada Ketua Projek.Pejabat Pendaftar & UTM

QRiM5 April 2016

Siri Bengkel;

Bengkel Lean Management

Bengkel Performance Measure & Risk

Management

Pembentangan

Bengkel Pemurnian

UTM QRiM, Pejabat Pendaftar

& PTJJun - Ogos 2016

Konvensyen KIEPUTM QRiM, Pejabat Pendaftar

& PTJ3-5 Oktober 2016

Lawatan Audit & Pelaksanaan Indeks Kepuasan

Pelanggan

UTM QRiM, Pejabat Pendaftar

& PTJ7 -14 November 2016

Pengiktirafan Proses Kerja UTM QRiM & Pejabat

PendaftarDisember 2016

Telah Dilaksanakan

Sedang Dilaksanakan

Akan Dilaksanakan

PELAKSANAAN PIAWAIAN DAN

PENGIKTIRAFAN PROSES KERJA

Bengkel Lean Management

Bengkel Performance & Risk Management

Konvensyen KIEP

LawatanAudit

Kajian KepuasanPelanggan

PIAWAI & PENGIKTIRAFAN PROSES KERJA

SASARAN2016 : 122017: 16

Telah dilaksanakan Dalam tindakan Belum dilaksanakan

12-13/6/2016 &

14-15/6/2016

20-21/6/2016 &

29-30/6/2016

3-5/10/2016

(19 Proses Kerja terpilih)

7-14/11/2016 Nov. 2016

KAI P6.2: BILANGAN PROSES KERJA UTAMA

YANG DIPIAWAIKAN DAN DIIKTIRAF

SASARAN

• 12

PENCAPAIAN

• 8

66.7%

PRESTASIKEPUTUSAN AUDIT

BPT2016

LAYAK SIJIL (8 PROSESKERJA):

1. Proses PengesahanGraduan SecaraElektronik (Fasa 1)

2. Proses PengurusanPenyenggaraan Fasiliti

3. Proses KerjaMenguruskanPerkhidmatan PinjamanAntara Perpustakaan -Interlibrary Loan (ILL)

4. Proses MengurusPembangunanKandungan DigitalPerpustakaan

5. Pengurusan GeranPenyelidikan Secara AtasTalian – Melalui SistemRADIS

6. Proses PengurusanAktiviti Pelajar

7. Proses Kerja MengurusPengesahan InsentifPenerbitan UTM

8. Proses PendaftaranPelajar Baharu

LAYAK BERSYARAT – AUDITSUSULAN JUN 2017 (8 PROSESKERJA):

1. Proses PengurusanPerekodan Latihan Staf BagiTujuan Pengiraan Mata CPD(Staf PPP)

2. Proses Pengurusan Prestasi

3. Proses Pengurusan LatihanStaf Akademik Bagi TujuanPengiraan Mata CPD (StafAkademik)

4. Proses PengurusanPermohonan, Penerimaan& Pengagihan Bahan Kimia

5. Proses PengurusanPerolehan Universiti

6. Proses Pengurusan HadiahAkademik (UG)

7. Proses PermohonanPembangunan DanPenambahbaikan Sistem

8. Proses Permohonan DataUniversiti

8

8

1

TIDAK LAYAK SIJIL (1 PROSES KERJA):

1. Proses Pengurusan Bayaran

Pencapaian UTM berasaskan Balanced Scorecard

(Januari-Disember 2016)

Bil Key Amal IndicatorSasaran

Tahun 2016

Pencapaian

Jan--Dis

2016

Peratusan

Pencapaian

Tahunan (%)

Success

Stories/Impak/Ou

tcome

3. P6.3

Nisbah staf akademik : staf

Pengurusan & Profesional serta

Pelakasana (PPP)

Operational Definition:

Staf akademik merangkumi staf Skim Pensyarah (DS), Penyelidikan (Q41 dan ke atas), Guru Bahasa (DG) dan PPLV .

Staf PPP adalah selain daripada staf Skim Pensyarah (DS), Penyelidikan (Q41 dan ke atas), Guru Bahasa (DG) dan PPLV .

• Staf tetap dan kontrak UTM sahaja

1:1.6 1:1.6 100%

Nisbah

semasa(Dis

2016) =

( 1940 / 3150 )

7

KAI UTM 2016:P6.3 - NISBAH STAF AKADEMIK : STAF PPP

JAWATAN TETAP KONTRAK SEMENTARA JAWATAN TETAP KONTRAK

Pensyarah 1559 131 10 P&P 399 27

Tutor 77 Pelaksana 2637 87

Guru Bahasa 28 3

PPLV 37 2

Penyelidik 89 4

Jumlah 1713 140 87 0 3036 114

Jumlah

Keseluruhan

Jumlah

Keseluruhan

NISBAH

AKADEMIK PPP

1940 3150

01:01.6

SASARAN

• 1:1.6

PENCAPAIAN*

• 1:1.6

100%

PRESTASI

8

KAIInisiatif Strategik

PihakBertanggungjawab

(PTJ/Unit)

Tarikh / Tempoh Perlaksanaan

Status Perlaksanaan

P6.3

i) Audit PerjawatanBSM, Pejabat

PendaftarApril - Disember 2015 92 PTJ

ii) Pelaksanaan Redeployment serta Peningkatan

Kemahiran & Tugas Staf

BSM, Pejabat

PendaftarJanuari - Disember 2016 86/52 staf

iii) Pengurangan Staf KontrakBSM, Pejabat

PendaftarJanuari - Disember 2016

105 Staf

Akademik

161 Staf PPP

iv) Pemansuhan dan pengwujudan semula jawatan tidak

kritikal kepada jawatan kritikal

BSM, Pejabat

Pendaftar

Januari - Disember 2016 4 skim kepada 5

skim

v) Tukar Lantik Skim Jawatan Tertutup kepada Skim

Jawatan Terbuka

BSM, Pejabat

PendaftarJanuari - Disember 2016 2 skim di trade off

INISIATIF STRATEGIK BERASASKAN KAI UTM 2016

Telah Dilaksanakan

Sedang Dilaksanakan

Akan Dilaksanakan

Perspektif Proses Dalaman (Internal Process)

Objektif Strategik (SO): P6 – Membudayakan Penyampaian Berprestasi Tinggi

i. AUDIT PERJAWATAN

KeseluruhanPTJ UTM = 92 PTJ UTMKL &

UTMJB

ii. REDEPLOYMENT

SKIM JUMLAH

N19 (PT P/O) 24

N22 (PT P/O) 3

N41/N44 2

N32 (PT P/O) 1

N11 15

J29 2

N19 (SU) 12

U29 2

C19 4

KP11 16

J29 PPLV 5

JUMLAH 86

SELESAI.MELEBIHI SASARAN

52 JAWATAN REDEPLOY

KATEGORI STAF BILANGAN PADA JAN

2016

BILANGANPADA DIS

2016

PENGURANGAN

1 WARGANEGARA 53 28 25

2 BUKAN WARGANEGARA

154 74 80

JUMLAH 207 102 105

KATEGORI STAF BILANGAN PADA JAN

2016

BILANGANPADA DIS

2016

PENGURANGAN

WARGANEGARA 269 108 161

iii(a)Inisiatif Pengurangan Staf AkademikBerstatus Kontrak

iii(b)Inisiatif Pengurangan Staf PPP Berstatus Kontrak

iv. PEMANSUHAN JAWATAN TIDAK KRITIKAL KEPADA JAWATAN KRITIKAL

JAWATAN ASAL JUM JAWATAN BARU JUM

PEMBANTU AM PEJABAT N11

3 PEMBANTU PERAWATAN

KESIHATAN U11

3

JURUTEKNIK PERUBATAN

U19

1 PEMBANTU PEMBEDAHAN

PERGIGIAN U19

1

PENOLONG JURUTERA (KEJ.

AWAM) J29

39 PEN. JURUKUR BAHAN J29

9

PELUKIS PELAN (SENIBINA) J29

25

PEN. ARIKITEK LANSKAP J29

5

PEMB. TADBIR N19

1 PEMB. BELIA & SUKAN S17

1

PEMB. TADBIR N19

(TERMASUK JUMUD)

5 PEN. PEG. TADBIR N29

3

v. TUKAR LANTIK SKIM JAW. TERTUTUP KPD SKIM JAW. TERBUKA

JAWATAN ASAL JUM JAWATAN BARU JUM

PENGURUS ASRAMA N41/N44

1 PEGAWAI TADBIR

N41/N44

1

PEN. PENG.ASRAMA

N27//N32/N36

22 PEN. PEG.TADBIR

N27//N32/N36

22

PENYELIA ASRAMA

N17/N22/N26

48 PEM. TADBIR(P/O)

N17/N22/N26

48

PEG. KHIDMAT PELANGGAN

N17/N22

13 PEM. TADBIR(P/O) N17/N22/

13

11