BAB 3PERANCANGAN

Kolej Matrikulasi Negeri Sembilan

SUB TOPIK

3.1 Pengenalan Perancangan

3.2 Kaitan Tingkat Pengurusan dengan

Perancangan

3.3 Objektif Organisasi

3.4 Alat-alat Perancangan

OBJEKTIF

a) Memahami Definisi Perancangan, Jenis-jenis Perancangan dan Kepentingan Perancangan.

b) Mengaplikasi Hubungkait Antara Peringkat Pengurusan dan Perancangan.

c) Memahami Visi, Misi dan Objektif, Jenis-jenis Objektif dan Kepentingan Objektif.

d) Memahami Definisi dan Kegunaan Alat-alat Perancangan .

3.1 PENGENALAN

PERANCANGAN

DEFINISI PERANCANGAN

• Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

• “Aktiviti yang berorientasikan masa depan, iaitu apa yang hendak diperolehi pada masa hadapan dengan mula melaksanakan programnya sekarang.”

JENIS-JENIS PERANCANGAN

1. Perancangan Jangka Panjang (Strategik)

2. Perancangan Jangka Sederhana (Taktikal)

3. Perancangan Jangka Pendek (Operasian)

1. Perancangan Jangka Panjang (Strategik)

• Perancangan menyeluruh bagi mencapai matlamat organisasi.

• Melibatkan proses pembuatan keputusan berkenaan matlamat jangka panjang organisasi.

• Tempoh masa melebihi tiga tahun. • Dilakukan oleh pengurus peringkat atasan.• Risiko yang tinggi kerana melibatkan perancangan

keseluruhan.• Memerlukan kemahiran konseptual yang tinggi.

2. Perancangan Jangka Sederhana (Taktikal)

• Perancangan yang direkabentuk bagi melaksanakan perancangan strategik.

• Diterjemahkan daripada perancangan jangka panjang oleh pengurus peringkat pertengahan.

• Tempoh lebih singkat berbanding perancangan strategik iaitu antara satu hingga tiga tahun.

• Juga dikenali sebagai rancangan fungsian yang meliputi perancangan sesuatu jabatan seperti perancangan pemasaran, perancangan kewangan, perancangan sumber manusia dll.

3. Perancangan Jangka Pendek (Operasian)

• Perancangan terperinci yang dilakukan oleh pengurus peringkat bawahan.

• Jangka masa paling pendek kurang daripada satu tahun.• Penekanan pada tugas-tugas rutin.• Dilakukan secara berulang-ulang contohnya kerja harian,

mingguan, bulanan.• Berkaitan aktiviti pengeluaran.

KEPENTINGAN PERANCANGAN

1. Menyediakan Hala Tuju Organisasi

• Membantu pengurus menentukan matlamat, kumpulan kerja dan membangunkan strategi yang menyeluruh bagi mencapai matlamat.

• Pengurus juga dapat mengagih dan mengguna sumber dengan lebih efektif dan efisien.

• Membantu mengenalpasti operasi yang diperlukan serta bagaimana ia mempengaruhi organisasi.

• Contoh: Perancangan 5 tahun – menyatakan visi, misi, objektif, rancangan operasi, keperluan kewangan, keperluan sumber manusia bagi mencapai matlamat organisasi.

2. Tanda aras untuk mencapai objektif

• Perancangan membolehkan penetapan tanda aras yang hendak dicapai.

• Tanda aras adalah satu proses mencari ciri-ciri produk, perkhidmatan atau proses yang terbaik berbanding pesaing sebagai satu standard atau piawai untuk meningkatkan prestasi organisasi.

3. Bertindak kepada persekitaran yang dinamik

• Pengurus dapat mengenalpasti peluang dan masalah/ancaman yang dihadapi oleh perniagaan pada masa sekarang dan masa depan

• Penyesuaian boleh dilakukan dengan segera - memastikan operasi organisasi berjalan lancar – menjimatkan kos, mengurangkan pembaziran dan risiko.

4. Sebagai Alat Kawalan Pengurus

• Dengan perancangan satu sistem kawalan dapat diwujudkan.

• Pengurus dapat memastikan pencapaian organisasi selaras dengan perancangan.

• Tindakan pembetulan dapat dilakukan dari semasa ke semasa.

3.2 KAITAN PERINGKAT PENGURUSAN DENGAN PERANCANGAN

• Perancangan strategik, operasi dan taktikal masing-masing dilaksanakan oleh pengurus peringkat atasan, pertengahan dan bawahan.

PengurusPengurusAtasanAtasan

Pengurus Pengurus PertengahanPertengahan

PengurusPengurusBawahanBawahan

Rajah: Tingkat Pengurusan Dan Jenis Perancangan.Rajah: Tingkat Pengurusan Dan Jenis Perancangan.

Perancangan StrategikPerancangan Strategik

Perancangan TaktikalPerancangan Taktikal

Perancangan OperasianPerancangan Operasian

1. Pengurusan Atasan – Perancangan Strategik

• Pengurusan atasan melakukan perancangan strategik (jangka panjang).

• Merujuk kepada rancangan keseluruhan organisasi.• Pengurus perlu mempunyai kemahiran konseptual yang

tinggi berbanding pengurus peringkat lain.• Pengurus perlu memantau persekitaran dalaman dan

luaran seperti ekonomi, teknologi, kebudayaan, pelanggan, pekerja, pesaing dan sebagainya.

2. Pengurusan Pertengahan – Perancangan Taktikal

• Pengurus pertengahan menyediakan perancangan taktikal (jangka sederhana).

• Menyokong perancangan jangka panjang yang dibuat oleh pengurus atasan.

• Pengurus akan menentukan bagaimana syarikat akan menggunakan sumber-sumber yang ada bagi mencapai matlamat yang ditetapkan.

3. Pengurusan Bawahan – Perancangan Operasian

• Pengurus bawahan akan menyediakan perancangan operasian (jangka pendek)

• Perancangan yang dibuat perlu selaras dengan perancangan yang dibuat oleh pengurus peringkat atasan dan pertengahan.

• Mengawal operasi harian.

3.3

OBJEKTIF

ORGANISASI

VISI

MISI

OBJEKTIF

Visi Visi •Satu pernyataan yang menyeluruh tentang penubuhan Satu pernyataan yang menyeluruh tentang penubuhan sesebuah organisasi.sesebuah organisasi.•Merupakan sesuatu yang ideal dan unik untuk dicapai.Merupakan sesuatu yang ideal dan unik untuk dicapai.•Merupakan matlamat jangka panjang sesebuah organisasi.Merupakan matlamat jangka panjang sesebuah organisasi.

•Ciri-Ciri VisiCiri-Ciri Visi::

Ringkas, padat dan jelas (tidak melebihi 25 p.p.)Ringkas, padat dan jelas (tidak melebihi 25 p.p.)

Realistik dan menimbulkan semangatRealistik dan menimbulkan semangat

Menjawab persoalan apa, untuk siapa dan bilaMenjawab persoalan apa, untuk siapa dan bila

Misi

• Tujuan utama sesebuah organisasi ditubuhkan.• Biasanya misi dinyatakan dalam bentuk yang umum,

luas dan memperlihatkan nilai-nilai kepercayaan, keluaran utama, pasaran utama, sifat orang yang memegang kepentingan dalam firma dan masyarakat dan falsafah pengurusan.

• Membentuk identiti dan imej organisasi.• Misi penting sebagai panduan dan motivasi ahli

organisasi – hala tuju yang dikongsi bersama – dapat memfokus usaha.

• Kepada pengurus, ia menjadi ukuran bagi menilai kejayaan organisasi – sejauh mana pengurus berjaya memenuhi misi tersebut melalui usaha pekerja bawahannya.

Objektif

• Merupakan sasaran atau hasil akhir yang cuba/dijangka dapat dicapai oleh sesebuah organisasi – terbentuk daripada misi.

• Biasanya dinyatakan dalam bentuk yang lebih khusus berbanding misi organisasi – dimensi masa lebih jelas.

• Setiap bahagian atau unit akan menetapkan objektif masing-masing selari dengan misi organisasi.

• Ciri objektif – Spesifik, Boleh diukur, Boleh dicapai, Spesifik, Boleh diukur, Boleh dicapai, Dikaitkan dengan Ganjaran, Mempunyai tempoh masa.Dikaitkan dengan Ganjaran, Mempunyai tempoh masa.

’’’’’’SMART”’SMART”’

1. Spesifik• Objektif yang ditetapkan mestilah khusus (mendalam)

dan jelas.• Pengurus perlulah mengenalpasti bidang-bidang

utama dan aktiviti-aktiviti yang boleh menyumbang kepada prestasi syarikat.(prestasi kewangan, perkhidmatan dan kepuasan pelanggan dan inovasi)

• Selalunya berlandaskan kepada visi dan misi syarikat • Cth: Objektif Kolej Matrikulasi Labuan spesifik kepada

melahirkan pelajar cemerlang.

2. Boleh Diukur• Objektif perlu dinyatakan dalam bentuk kuantitatif .• Kejayaan atau kegagalannya mudah diukur.• Cth: Sasaran jualan 150,000 unit dalam tempoh satu

tahun. • Objektif yang tidak boleh diukur misalnya sasaran jualan

yang tinggi dalam tempoh satu tahun.

3. Boleh Dicapai• Matlamat mestilah mencabar tetapi boleh dicapai

(Realistik).• Sesuatu objektif mestilah mampu dicapai. • Tidak terlalu tinggi atau mustahil untuk dicapai.• Objektif ditetapkan berdasarkan keupayaan organisasi.

• Cth: Objektif jabatan pengeluaran perlu mengambilkira keupayaan menghasilkan barangan melalui sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi.

4. Dikaitkan Dengan Ganjaran

• Matlamat atau objektif perlu dikaitkan dengan ganjaran• Sebagai faktor pendorong kepada pelaksana.• Tujuannya supaya matlamat yang ditetapkan akan cuba

dicapai dengan sebaik mungkin bagi mendapatkan ganjaran yang dijanjikan.

• Cth: Bonus, pakej percutian, wang tunai dan lain-lain.

5. Mempunyai Tempoh Masa

• Objektif yang ditetapkan mesti mempunyai had masa bila ia perlu dicapai.

• Tempoh masa diperlukan bagi mengukur pencapaian organisasi semasa proses kawalan – membolehkan penilaian dilakukan.

• Sekiranya tempoh tidak dinyatakan, maka akan terdapat pelbagai definisi tentang tempoh masa yang sepatutnya – akan menjejaskan pencapaian organisasi.

• Cth: Organisasi menetapkan untuk mencapai peningkatan keuntungan sebanyak 20% dalam tempoh 3 tahun.

JENIS-JENIS OBJEKTIF

UNIT

ORGANISASI

JABATAN

1. Objektif Organisasi• Objektif keseluruhan firma.• Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan atasan.• Tergolong dalam perancangan jangka panjang.

2. Objektif Jabatan• Objektif sesuatu jabatan.• Ditetapkan berdasarkan objektif organisasi

3. Objektif Unit• Objektif bagi unit-unit kecil di dalam jabatan.• Penting untuk menyokong objektif jabatan dan

seterusnya objektif organisasi.

Kepentingan Objektif

1. Motivasi/Komitmen• Perancangan akan menjelaskan tugas pekerja dalam

mencapai matlamat sesebuah organisasi.• Pekerja akan lebih komited apabila mengetahui tugas

yang perlu dilakukan.• Pekerja akan bermotivasi untuk mencapai matlamat

yang telah ditetapkan.• Motivasi juga dapat dicapai apabila mereka sedar

sumbangan mereka penting untuk memastikan pencapaian matlamat organisasi.

2. Piawaian

• Sebagai tanda aras/kayu ukur bagi menilai kemajuan kerja agar tindakan pembetulan dapat diambil jika perlu.

• Ia berfungsi sebagai piawai penilaian.

3. Rasional• Melalui perancangan, pengurus mengetahui apa

tindakan yang perlu diambil oleh organisasi mengikut kesesuaian tanpa dipengaruhi oleh emosi

• Segala keputusan dibuat untuk memastikan polisi dalaman, peranan, struktur dan juga perbelanjaan dan sebagainya dibuat menjurus kepada hasil yang hendak dicapai.

• Keputusan organisasi mestilah selari dengan perancangan.

4. Keberkesanan kos

• Memastikan sumber-sumber digunakan dengan cekap bagi mengurangkan kos dan mengelakkan pembaziran dalam organisasi.

• Sebarang pembaziran kos yang dikesan dapat diperbetulkan.

4. Keformalan

• Akan memberitahu pekerja secara rasmi apa yang perlu dilakukan untuk mencapai matlamat yang ditetapkan.

• Pekerja akan dapat menyusun aktiviti mereka dan bekerja sama secara berkumpulan.

• Memastikan struktur yang bersistematik untuk mencapai matlamat organisasi.

3.4 ALAT-ALAT PERANCANGAN3.4 ALAT-ALAT PERANCANGAN

Belanjawan

TPM

Carta

Gantt

Carta PERT

1. Belanjawan• Satu bentuk perancangan yang memperuntukkan sumber

kewangan untuk pelaksanaan sesuatu aktiviti, projek atau program.

• Merupakan alat pengurusan yang penting bagi tujuan pengagihan sumber kewangan yang terhad untuk pelbagai kegunaan.

• Membantu mengenalpasti aktiviti yang perlu diberi keutamaan serta mengawal tindakan dan keputusan.

2. Titik Pulang Modal (TPM)

• Kuantiti produk yang perlu dijual sebelum penjual dapat melepasi kos berubah dan kos tetap dan membuat keuntungan

(Ricky W. Griffin, Business 4th. Edition) • Membantu pengurus memahami hubungkait antara

volum jualan, kos dan keuntungan dalam organisasi.• Analisis boleh dilakukan secara grafik atau matematik.• Membolehkan pengurus menentukan titik pulang modal

iaitu tahap volum jualan di mana jumlah hasil menyamai jumlah kos [TR = TC].

• Pada titik pulang modal, organisasi tidak rugi atau untung tetapi hanya mendapat pulangan modal [TR – TC = 0].

• TPM penting bagi membolehkan organisasi mengetahui tahap keuntungan pada volum jualan tertentu.

• TPM boleh ditunjukkan dalam nilai wang (ringgit) atau volum jualan mengikut formula berikut:

TPM (unit) = KT

H - KB

TPM (ringgit) = TPM (unit) x H

• Analisis TPM boleh juga ditunjukkan dengan grafik (lakaran graf) - merupakan titik persilangan di antara garis jumlah hasil (JH) dengan garis jumlah kos (JK).

Contoh…

• Syarikat Azza dan Nadjmi menjual satu jenis barang pada harga RM10 seunit. Kos berubah seunit barangan tersebut ialah RM7. Bagi pengeluaran antara 700 unit hingga 1,500 unit, kos tetap ialah RM3,000 seminggu. Hitungkan titik pulang modal (TPM) dalam sebutan unit dan RM dalam masa seminggu

• Jawapan:TPM (unit) = KT

H – KB

» RM3000RM10-RM7=1000 unit

TPM (ringgit) = TPM (unit) x H= 1000 x RM10= RM10 000

AA

BBTPMTPM

Jumlah HasilJumlah Hasil

Jumlah KosJumlah Kos

Hasil, KosHasil, Kos

Volum jualanVolum jualan

Kos TetapKos Tetap

pp

qq

Titik Pulang Modal

3. Carta Gantt

• Memberi gambaran tentang perancangan tahap kemajuan setiap aktiviti yang harus disiapkan di dalam sesuatu projek berdasarkan tarikh/masa penyempurnaan yang telah ditetapkan.

• Alat perancangan yang paling awal diperkenalkan dan paling anjal.

• Diperkenalkan oleh Henry L. Gantt.

MINGGU/AKTIVITI

Minggu 1

Minggu 2

Minggu 3 Minggu 4

Melakar

Menggunting

Menjahit

Membungkus

Carta Gantt : Aktiviti Menyiapkan 50 helai pakaian

4. Carta PERT

• Rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan aktiviti-aktiviti dan masa yang diperuntukkan di dalam menyiapkan sesuatu projek di mana melaluinya masa terpanjang (laluan genting) projek dapat disiapkan boleh diketahui.

• Analisis PERT adalah teknik yang digunakan oleh pengurus bagi melicinkan pengurusan projek.

• Projek biasanya merujuk kepada tugas pengeluaran yang melibatkan satu tindakan yang rumit yang mesti dilaksanakan mengikut urutan tertentu.

• Analisis PERT membantu mengenalpasti dan mengawal pelbagai tindakan yang berasingan yang perlu dilaksanakan bagi menyempurnakan sesuatu projek.

• PERT digunakan dalam projek-projek industri bagi membolehkan masa aktiviti diketahui dengan tepat.

• PERT digunakan untuk membantu pengurus mengenalpasti aktiviti-aktiviti penting/kritikal yang telah dijadualkan dalam sesuatu projek.

Lakaran Carta PERT/CPM

Aktiviti Aktiviti Terdahulu Masa

A Tiada 4

B Tiada 8

C A 6

D B,C 3

E D 4

Mula

3

2

4 5 Tamat

B8

A4

C6 E4

D3

Lakaran Carta PERT/CPM

1

TAMAT