ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI PULAU PINANG

PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM PULAU PINANG

SISTEM MYKHALIFAH

1. PENGENALAN

a) Penerangan Jabatan

PPAPP telah memulakan perkhidmatannya pada bulan Januari 1973 sebaik sahaja ia mengambilalih pengurusan Penang Library sebuah perpustakaan langganan yang pertama di Malaysia(1817). Enakmen PPAPP 1972 yang diluluskan oleh Dewan Undangan Negeri Pulau Pinang pada7hb Ogos 1972 menetapkan PPAPP sebagai sebuah badan yang berkuasa untuk menyediakankemudahan dan perkhidmatan perpustakaan awam bagi semua golongan masyarakat. Enakmenjuga menetapkan tugas PPAPP adalah bagi memaju dan menggalakan pembacaan terutamanyadalam Bahasa Kebangsaan.

Kini PPAPP telah berkembang dengan adanya 102 rangkaian perkhidmatan merangkumiPerpustakaan Negeri yang terletak di Seberang Jaya, 5 buah Perpustakaan Cawangan masing-masing terletak di George Town, Balik Pulau, Bukit Mertajam, Jawi dan Bertam. SebuahPerpustakaan Kanak-Kanak di Jalan Scotland, 2 buah Perpustakaan Pekan di Bagan Ajam danSimpang Ampat, 3 buah Perpustakaan Pusat Beli Belah yang terletak di KOMTAR, Bayan Barudan Aeon Alma, sebuah Perpustakaan Digital di Tasek Gelugor dan 45 buah PerpustakaanDesa/Komuniti Siber Ilmu serta 11 unit Perpustakaan Bergerak yang mana 2 unit dikhususkanuntuk orang kelainan upaya.

Fungsional PPAPP dinyatakan sebagai berikut:

o Menubuhkan, mengurus dan menyelenggara Perpustakaan Awam Negeri danrangkaiannya.

o Menyediakan prasarana bagi memudahkan masyarakat mendapatkan ilmu danmaklumat terkini.

o Merapatkan jurang digital antara masyarakat bandar dan luar bandar.

1

o Membudayakan masyarakat membaca.

o Membantu merealisasikan agenda Kerajaan Negeri.

b) Pengenalan mengenai Inovasi

o Pembangunan sistem MyKhalifah bertujuan meningkatkan kecekapan pengurusansumber manusia PPAPP dengan merekodkan sumbangan/ inisiatif/inovasi/ nilai-nilaimurni(merit) dan kesalahan/ pelanggaran etika penjawat awam (demerit) staf. Semuapengiraan markah dan analisis dilakukan oleh sistem MyKhalifah.

o Pada awal tahun setiap staf akan dianugerahkan 50 markah dan perlu berusaha untukmempertingkatkan jumlah markah tersebut dengan melakukan pelbagai aktiviti sertasumbangan yang memberi impak kepada jabatan atau masyarakat. Sebaliknya, jikaterdapat salah laku staf, markah tersebut akan ditolak berdasarkan skala yangditetapkan.

o Sistem MyKhalifah akan menjadi rujukan utama atau asas dalam pemarkahan LNPTserta petunjuk utama bagi penganugerahan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang atauanugerah-anugerah lain.

i. Innovation Objectives

Membentuk budaya kerja yang cemerlang dan inovatif sertamengimplementasikan pengurusan sumber manusia yang efektif.

ii. Adress Social Challenges

Pengurusan sumber manusia merupakan aspek penting dalam sesebuahpentadbiran. Sehubungan itu, satu sistem lengkap seperti MyKhalifah perludiadakan bagi menjadikan pentadbiran yang telus.

iii. Fulfil new regulations

2

Keperluan mencapai objektif serta peningkatan prestasi, PPAPP merasakanMyKhalifah merupakan mekanisme baru sebagai pengukur pencapaian staf.

iv. Increase efficiency

Staf mempunyai akses untuk melihat markah serta mengemas kini aktiviti,pencapaian, inovasi, penambahbaikan dalam tugas dan lain-lain. Begitu jugasebaliknya jika staf melakukan pelanggaran tatatertib, mereka dapat melihatnyadi dalam sistem serta kesalahan yang dilakukan.

v. Improve quality of services

Staf akan berusaha meningkatkan mutu perkhidmatan kerana mereka dapat melihat status terkini markah di dalam MyKhalifah. Sehubungan itu, staf akan berlumba-lumba memberikan perkhidmatan yang terbaik dan seterusnya meningkatkan jumlah markah mereka.

vi. Improve user satisfaction

Staf akan berpuas hati dengan penilaian yang dibuat kerana pemarkahan adalahberdasarkan pencapaian sebenar.

vii. Improve online services

Pengurusan sumber manusia akan lebih teratur dan sistematik serta efisien kerana sistem dapat diakses pada bila-bila masa.

viii. Improve working conditions.

Produktiviti staf dapat dipertingkatkan dan mewujudkan suasana persaingan yang sihat.

Proses perlaksanaan inovasi

o MyKhalifah dibangunkan oleh staf PPAPP mengambil masa 3 bulan pembangunan menggabungkan pengaturcaraan PHP, SQL, Java Script dan J Query.

Tempoh pelaksanaan

MyKhalifah diguna pakai bermula pada Februari 2017. 3

Rujukan 1 :

Peringkat pelaksanaan

i. Prompts (Arahan)

Bahagian Khidmat Pengurusan terutamanya di Bahagian Sumber Manusia mengalamimasalah dalam merekodkan merit dan dimerit untuk staf yang berada di semuaperpustakaan seluruh Pulau Pinang yang mempunyai sebanyak 102 buah pusatperkhidmatan. Atas arahan Pengarah, sistem MyKhalifah telah dibangunkan bagimenyelesaikan masalah tersebut.

ii. Proposals (Cadangan)

Sistem MyKhalifah ini memudahkan pengurusan merekod merit dan dimerit stafPPAPP secara sistematik dan berkesan dengan berteraskan aplikasi web danpengkalan data. Oleh itu, staf akan berpuas hati dengan penilaian yang dibuat keranapemarkahan adalah berdasarkan pencapaian sebenar.

iii. Prototyping (Prototaip)

Berikut merupakan beberapa contoh prototaip Sistem My Khalifah yang dibahagikankepada 2 bahagian iaitu pihak pengurusan dan staf perpustakaan

Pihak pengurusan

Akses Sistem MyKhalifah oleh pihak pengurusan

4

Data staf yang dimasukkan oleh pihak pengurusan

Carian staf PPAPP yang telah dimasukkan data

Merit dan Dimerit yang akan di isi oleh pihak pengurusan

5

Laporan staf mengikut tarikh dapat dilihat oleh pihak pengurusan

Pihak pengurusan juga boleh menambah dan memadam sekiranya terdapatsumbangan atau kesalahan yang baru

Pihak pengurusan juga boleh menambah data staf serta mengemaskini data staf sekiranya terdapat perubahan

6

Pihak pengurusan juga boleh menukar kata laluan sekiranya perlu

Staf perpustakaan

Akses Sistem MyKhalifah oleh staf perpustakaan

Panduan sistem MyKhalifah dipamerkan agar staf dapat memahami dan mengetahuitentang pelaksanaan sistem ini serta markah yang akan diberikan sekiranya stafmenyumbang atau melakukan sebarang kesalahan (Merit atau Dimerit)

7

Paparan maklumat staf serta markah yang diperolehi sama ada menyumbang ataumelakukan kesalahan boleh disemak oleh staf

Staf perpustakaan juga boleh mengemaskini data sekiranya perlu

8

Staf perpustakaan boleh menukar kata laluan

iv. Sustaining (Mengekalkan)

Sistem MyKhalifah ini boleh digunapakai secara berterusan serta data staf yangterdapat dalam sistem ini boleh dikekalkan selama mana mereka masih lagiberkhidmat untuk Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang.

v. Scaling (Meningkatkan)

Dengan penggunaan Sistem MyKhalifah ini juga, prestasi staf dapat ditingkatkan danjuga dinilai dari masa ke semasa agar ianya dapat memenuhi pencapaian visi dan misiPPAPP seterusnya menjadi penanda aras kepada lain-lain agensi untuk menggunakansistem MyKhalifah ini

vi. Systemic change (Perubahan Sistematik)

Sebelum Sistem MyKhalifah dibangunkan ,Bahagian Sumber Manusia menghadapimasalah untuk merekodkan merit dan dimerit staf secara sistematik. Sistem manualyang digunapakai untuk merekodkan merit dan dimerit staf secara bertulis mahupunmenggunakan Microsoft Excel adalah kurang tepat serta pengiraan denganmenggunakan kalkulator boleh menyebabkan berlakunya kesalahan pengiraan.Namun dengan adanya Sistem MyKhalifah ini, merit dan dimerit staf dapatdiselaraskan mengikut sumbangan ataupun kesalahan yang dilakukan.

Implikasi Kewangan

Sistem MyKhalifah ini tidak melibatkan sebarang implikasi kewangan kerana sistem ini dibangunkansendiri (in house) oleh pihak Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang malah lebih menjimatkan

9

kerana sebelum sistem MyKhalifah digunakan,pihak pengurusan terpaksa menyediakan buku rekodmerit dan demerit kepada semua staf PPAPP

Kaedah pencetusan idea

Sistem MyKhalifah ini telah mula dibangunkan dengan saranan pengurusan atasan apabila pihak diBahagian Khidmat Pengurusan (BKP) telah menerima banyak masalah daripada staf yang sering tidakmengikut peraturan, prosedur kerja yang betul serta kerap lewat ke tempat kerja. Oleh itu, sistem inimula dibangunkan bagi memberi kesedaran dan lebih kepada membentuk sahsiah serta komitmen stafuntuk mematuhi segala peraturan terutamanya ketika berada ditempat kerja.

Kategori Inovasi

Sistem MyKhalifah ini merupakan penghasilan inovasi dalam aspek kerja yang dapat meningkatkankualiti dan produktiviti staf Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang seterusnya meningkatkanimej jabatan

Indikator Inovasi

Sistem MyKhalifah ini dilihat mampu untuk meningkatkan mutu kerja dan mendisiplinkan stafterutamanya dalam meningkatkan kualiti dan produktiviti jabatan dalam tempoh sistem ini dilaksanakan

Mekanisme maklum balas pelanggan (Facebook,Twitter,Whatsapps,MySpace,Flickr,e-mail,forum dan lain-lain

2. IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN

Sebelum Inovasi

Pihak pengurusan terutama Bahagian Sumber Manusia telah mengalami masalah untuk mengemaskinidata staf, sumbangan, kreativiti, cetusan idea, kesalahan tatatertib, pelanggaran disiplin dan sebagainyakerana menggunakan sistem merit dan dimerit manual yang sedia ada iaitu buku rekod . Masalahsemakin ketara apabila pengiraan markah dibuat dengan menggunakan kalkulator mengambil masayang lama

10

Sebelum Sistem MyKhalifah dibangunkan, Bahagian Sumber Manusia menggunakan Buku Rekod Meritdan Demerit sebagai penilaian kepada staf PPAPP

Selepas Inovasi

Sistem MyKhalifah dilihat telah memudahkan Bahagian Sumber Manusia melaksanakan sistem meritdan dimerit secara telus dan selaras serta menjimatkan masa . Sistem MyKhalifah ini juga membolehkanpihak pengurusan dan staf mengakses dengan mudah terutamanya ketika menentukan markah untukSasaran Kerja Tahunan (SKT) yang dinilai pada setiap tahun. Penglibatan staf terutamanya dalamprogram, aktiviti, projek, kursus, komitmen, sumbangan mahupun cetusan idea dapat menambah meritmereka berpandukan ketetapan yang telah digariskan oleh pihak pengurusan. Begitu juga dengankesalahan tatatertib, masalah disiplin, lewat datang ke pejabat, ponteng kerja dan sebagainya akanmenyebabkan markah dimerit akan diberikan dan boleh menyebabkan prestasi sasaran kerja tahunanstaf akan menurun serta akan merugikan staf.

Sistem MyKhalifah ini dapat mendisiplinkan staf dan mempunyai nilai tambah kepada staf agar bekerjadengan lebih efektif, cekap, telus serta dapat meningkatkan imej Perbadanan Perpustakaan AwamPualau Pinang sekaligus dapat merealisasikan misi dan visi jabatan

11

Sistem MyKhalifah yang dibangunkan sendiri oleh staf PPAPP (In House) untuk meningkatkan kecekapanpengurusan di Bahagian Sumber Manusia

3. IMPAK INOVASI

i. Agensi/Jabatan

Sistem MyKhalifah ini telah memudahkan urusan di Bahagian Sumber Manusia denganpengurusan merit dan dimerit secara berkesan dan sistematik dapat dijalankan bagi menilaisumbangan dan kesalahan staf sekaligus dapat menentukan markah yang diperolehi olehstaf dalam Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan didalam Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

ii. Perkhidmatan Awam

Menjadikan Sistem MyKhalifah ini sebagai penanda aras kepada agensi-agensi lain untuk menguruskan Bahagian Sumber Manusia agar lebih sistematik serta memberi nilai tambah kepada staf agar lebih menjaga disiplin dan mengikuti peraturan sedia ada

iii. Rakyat/Perniagaan

Dengan memperkenalkan Sistem MyKhalifah ini, staf akan meningkatkan mutu pekerjaan harian mereka serta lebih berdisiplin terutamanya dalam mengikuti peraturan yang ditetapkan sekaligus boleh meningkatkan imej Perbadanan Perpustakaan Awam Pulau Pinang

iv. Kumpulan Sasar

Sistem MyKhalifah ini menyasarkan semua peringkat staf seperti sokongan dan profesional serta tidak mengira latarbelakang bidang masing-masing

12

4. ELEMEN INOVASI

I. Inovatif/ Kreatif

Merupakan sistem pertama yang dibangunkan dalam memudahkan pengurusan SumberManusia di PPAPP. Melalui sistem ini, staf dapat melihat markah terkumpul serta membuatpenilaian sendiri tentang prestasi mereka dari semasa ke semasa.

II. Keberkesanan

Bahagian Sumber Manusia dapat menilai prestasi staf melalui markah terkumpul mengikutsumbangan atau salah laku yang dilakukan. Oleh hal yang demikian, tindakan pencegahan/penambahbaikan dapat dilakukan dengan mudah.

Staf akan berusaha untuk meningkatkan mutu kerja kerana mereka dapat membuat penilaiandaripada markah yang terkumpul, justeru pencapaian Laporan Penilaian Prestasi Tahunan dapatdiberikan secara tepat berdasarkan komitmen yang diberikan sepanjang tahun.

MyKhalifah akan jual kepada agensi-agensi yang berminat

III. Signifikan

MyKhalifah adalah sistem yang mesra pengguna, ringkas dan boleh diakses di semua tempatdengan menggunakan jaringan internet.

Pentadbir sistem akan mendapat makluman daripada staf yang menjalankan aktiviti di tempatmasing-masing dengan lengkap dengan lampiran gambar-gambar yang boleh dimuat naik keMyKhalifah. MyKhalifah amat menjimatkan masa dan sumber manusia terutamanya dari sudutpemantauan selain meningkatkan produktiviti.

MyKhalifah amat membantu dalam pengurusan di Bahagian Khidmat Pengurusan terutamanyadalam pengurusan sumber manusia.

IV. Relevan

MyKhalifah akan dijual kepada agensi-agensi yang berminat.

13

5. PENGIKTIRAFAN DITERIMA

Pada peringkat jabatan, MyKhalifah telah diperakui berkesan dalam memantau dan membentukstaf yang komited dalam menjalankan tugas.

6. PENUTUP

Pelaksanaan sistem pengukuran yang berkesan bertambah penting dalam sistem pengurusan sumbermanusia hari ini. Melalui proses pengukuran yang baik, pihak pengurusan akan mendapat data danmaklumat yang kritikal dan relevan bagi memudahkan membuat keputusan yang tepat, cepat danobjektif.

Dalam usaha untuk meningkatkan keberkesanan sistem pengukuran prestasi kerja staf PPAPP, satuperubahan yang menyeluruh perlu dibuat ke atas kandungan dan proses pengukurannya denganmemperkenalkan satu sistem baru penilaian prestasi di bawah sistem MyKhalifah bagi menyokongsistem-sistem pengurusan sumber manusia lain yang sedia ada seperti HRMIS.

MyKhalifah menjadi rujukan skala markah LNPT dan merupakan pengukuran yang objektif dan tepat bagi menggelakkan rasa tidak puas hati dalam kalangan staf. PPAPP juga telah memperkenalkan beberapa anugerah sebagai penghargaan kepada staf atas usaha, dedikasi, komitmen yang tinggi dankeikhlasan dalam menjayakan sebarang aktiviti. Sehubungan dengan itu, penganugerahan ini adalah berdasarkan markah yang diperoleh daripada MyKhalifah.

14