tatacara penggunaan sistem e-mail rasmi … · langkah-langkah yang perlu diambil untuk log in...

TATACARA PENGGUNAAN SISTEM E-MAIL RASMI

JABATAN AGAMA ISLAM SELANGOR (JAIS) VERSI BAHARU

MENGGUNAKAN OUTLOOK WEB APPLICATION (OWA)

Unit Teknologi Maklumat, JAIS

Versi 1.0 | Tarikh Kemaskini: 21 Julai 2017

Outlook Web Application atau OWA adalah versi Outlook yang menggunakan

pelayar web seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari dan

sebagainya. Pengguna dapat menggunakan kemudahan e-mel, kalendar,

tugasan dan ciri-ciri lain yang terdapat pada OWA yang dapat dicapai di

mana sahaja termasuk di pejabat atau di luar pejabat. Pengguna hanya

memerlukan rangkaian Internet dan juga kemudahan komputer.

Berikut adalah versi-versi pelayar web yang menyokong OWA:

Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1 & Windows 10:

Microsoft Edge versi terkini

Microsoft Internet Explorer versi terkini

Firefox versi terkini

Chrome versi terkini

Sistem Operasi dan pelayar web lain mungkin boleh digunapakai tetapi akan

terdapat system incompatibility.

Pelayar web perlu dipasangkan dengan patch update terkini.

Bagi pelayar web, penggunaan Internet Explorer adalah dicadangkan bagi

mengurangkan kemungkinan system incompatibility.

PENGENALAN:.

Langkah-langkah yang perlu diambil untuk log in inbox OWA pengguna adalah

seperti berikut:

• Klik pada Start

• Pilih web browser (contoh: Internet Explorer / Chrome / Firefox / Safari)

• Pada bar alamat, taip alamat web berikut:

https://webmail.jais.gov.my/owa

***Juga boleh diakses melalui laman web JAIS

• Pengguna akan dipaparkan dengan antara muka log in OWA

• Pengguna dikehendaki memasukkan user name (nama email) dan juga

password (kata laluan) iaitu nama email dan kata laluan email pengguna

• (Contoh user name: faliq yang mempunyai email faliq@jais.gov.my)

LOGIN KE OUTLOOK WEB APPLICATION (OWA):.

Masukkan nama

email

Masukkan kata

laluan

Klik untuk login ke

OWA

• Setelah klik pada butang Sign In, pengguna telah berjaya mengakses

Inbox OWA bagi email pengguna jais.

Masukkan nama

email

Masukkan kata

laluan

Masukkan kata

laluan baru

• Pengguna perlu melakukan penukaran kata laluan untuk kali pertama.

Kata laluan perlu mempunyai Complexity dan sekurang-kurangnya 8

huruf dan nombor.

Masukkan kata

laluan baru

Masukkan kata

laluan baru

• Bagi pengguna yang pertama kali mengakses (sign in), paparan seperti di

bawah dipaparkan.

• Pengguna dikehendaki memilih Language (Bahasa) dan Time Zone serta

klik save.

Pilihan Bahasa

Pilihan Zone

Waktu

Pilihan untuk

simpan

konfigurasi

Setelah pengguna berjaya Sign In, paparan seperti di bawah akan

dipaparkan. Antara muka OWA baru mempunyai paparan baru seperti

Hotmail/Outlook tetapi dengan sedikit perubahan dari segi rupa dan cara untuk

menggunakannya.

ANTARA MUKA EMAIL OWA:.

Favorites

Folder

Mailbox

Folder

Toolbar

Sign Out / Log Off Button

Messages Pane

Create new message

Message

View Pane

Notification / Setting / Help ButtonsSearch Button

Langkah-langkah yang perlu diambil untuk mengarang dan menghantar email

baru:

• Klik butang +New

• Pada kotak To, taip alamat penerima email. Bagi menghantar kepada lebih

daripada satu penerima, taip semicolon (;) selepas setiap alamat penerima.

Taip tajuk email pada kotak Subject dan perkara email pada mesej body.

MENGARANG DAN MENGHANTAR EMAIL:.

Kotak Mesej

Subjek

CC Penerima

Penerima

• Taip nama penerima dan pilih Search contacts & directory untuk

memastikan akaun penerima wujud

Semak Akaun Pengguna

Akaun Pengguna wujud

Subjek

Isi email

CC Penerima

• Klik pada butang Attach File untuk dilampirkan pada mesej

• Klik Send untuk menghantar email tersebut

Hantar Email

Attach File

Langkah-langkah yang perlu diambil untuk membaca kandungan email :

• Klik pada butang Inbox yang terdapat pada Navigation Pane

• Pada Message Pane, klik dua kali pada email yang hendak dibaca yang

terdapat dalam senarai

• Email yang belum dibaca akan dipaparkan secara bold dan nombor akan

tertera di sebelah folder Inbox untuk menunjukkan bilangan email yang

belum dibaca

MEMBACA KANDUNGAN EMAIL:.

Klik email

• Apabila email dibuka, pengguna mempunyai banyak pilihan pada toolbar

termasuk butang Reply (membalas kepada penghantar sahaja), Reply to

All (membalas kepada penghantar e-mel dan semua penerima dalam

senarai Cc dan Bcc) dan Forward (panjangkan e-mel)

• Klik pada butang tersebut untuk tindakan selanjutnya

Email yang tidak lagi diperlukan sepatutnya dibuang atau dihapuskan untuk

menjimatkan ruang storan mailbox email akaun pengguna berdasarkan ruang

kapasiti mailbox yang ditentukan bagi kakitangan jais

Langkah-langkah yang perlu diambil untuk menghapuskan email :

• Pilih email yang hendak dibuang dalam View Pane, klik pada butang

Delete

pada toolbar atau tekan delete pada papan kekunci

• Email yang telah dihapuskan akan dipindahkan secara automatik ke dalam

folder Deleted Items

HAPUS (DELETE) EMAIL:.

Butang Delete

Item di dalam

Deleted Items

Email yang dihapuskan daripada folder inbox akan dipindahkan ke dalam

folder Deleted Items. Housekeeping perlu dilakukan bagi memastikan email

yang telah dihapuskan tidak menyebabkan saiz mailbox meningkat.

Langkah-langkah yang perlu diambil untuk mengosongkan items di dalam

folder Deleted Items:

• Klik kanan pada folder Deleted Items dan pilih empty

• Pilih OK bagi mengosongkan items di dalam folder Deleted Items

EMPTY DELETED ITEMS:.

Pilihan empty deleted items akan mengosongkan semua items di dalam folder

Deleted Items. Sekiranya items yang telah dihapuskan daripada folder Deleted

Items mahu didapatkan semula, Recover Deleted Items boleh digunakan

Langkah-langkah yang perlu diambil untuk Recover Deleted Items:

• Klik kanan pada folder Deleted Items dan pilih recover deleted items…

• Pilih email yang dikehendaki dan pilih recover

• Pilih OK dan email akan dipindahkan semula ke dalam folder inbox

• Pilihan Recover Deleted Items hanya berfungsi bagi email yang telah

dihapuskan dalam tempoh masa 14 hari

RECOVER DELETED ITEMS:.

Pengguna boleh membuat folder tambahan untuk menguruskan e-mel di

dalam Mailbox supaya lebih senang dicapai

Langkah-langkah yang perlu diambil untuk membuat folder email yang baru:

• Klik kanan pada folder yang hendak dibuat subfolder dan klik Create New

Folder

• Taip nama folder dan tekan enter untuk simpan

MEMBUAT FOLDER BARU:.

Pengguna boleh memindahkan email di dalam folder inbox ke dalam folder

baru

Langkah-langkah yang perlu diambil untuk memindahkan email:

• Klik kanan pada email yang hendak dipindahkan dan pilih move…

• Pilih folder yang dikehendaki dan pilih move

• Email akan dipindahkan ke folder baru

MEMINDAH EMAIL KE FOLDER BARU:.

Address Book adalah fungsi carian bagi pengguna jais

• Pengguna harus klik pada logo Address Book untuk membuka tingkap

Address Book

• Paparan baru akan muncul seperti di bawah

• Pilih Global Address List dan pilih pengguna jais

• Maklumat bagi pengguna berkenaan akan dipaparkan pada ruangan

sebelah kanan

ADDRESS BOOK:.

Pilih untuk buka Address Book jais

Maklumat

pengguna jais

Kalendar pada OWA membolehkan pengguna untuk membuat jadual temujanji

(Appointment), mesyuarat (Meeting), tugasan (task) dan merancang kerja

harian dan sebagainya dengan mudah.

• Kalendar boleh diakses dengan klik pada Calendar seperti gambar

dibawah.

KALENDAR:.

Pilih untuk buka Kalendar

OWA membolehkan pengguna merancang untuk mengadakan mesyuarat dan

menjemput pengguna untuk menyertai mesyuarat dengan menggunakan

fungsi Meeting Requests.

Langkah-langkah yang perlu diambil oleh penganjur mesyuarat adalah seperti

berikut:

• Klik +new event

• Tetingkap baru akan di buka seperti di bawah

KALENDAR: PANGGILAN MESYUARAT:.

• Isi maklumat bagi Event dan Location

• Pilih butang + untuk menambah ahli mesyuarat

• Pilih butang << dan pilih All Users

• Klik dua kali pada pengguna yang di kehendaki atau “+”

• Pengguna berkenaan akan dipaparkan pada Required Attendees

• Multiple user selection boleh ditambah bagi ruangan Required Attendees

• Pilih OK setelah selesai menambah Required Attendees dan kembali ke

draf panggilan mesyuarat

• Start: Pilih tarikh dan masa bagi mesyuarat

• Duration: Pilih durasi bagi mesyuarat

• Reminder: Pilih ingatan mesyuarat sebelum bermula

• Repeat: Pilih sekiranya mesyuarat/event adalah berulang

• Request responses: Pilih untuk set ahli mesyuarat untuk memberi maklum

balas kehadiran mesyuarat

• Draf isi kandungan mesyuarat pada mesej

• Pilih Send untuk menghantar atau Discard untuk membatalkan mesyuarat

• Panggilan mesyuarat akan dipaparkan pada kalendar

• Klik dua kali pada panggilan mesyuarat sekiranya mahu melihat semula

panggilan mesyuarat

Apabila jemputan mesyuarat telah dihantar, maklumbalas daripada penerima

akan turut diminta. Sebagai maklumbalas, penerima mempunyai pilihan untuk

setuju hadir (Accept), setuju hadir tetapi tidak muktamad (Tentatively Accept)

dan menolak (Decline)

Langkah-langkah yang perlu diambil bagi pengguna yang menerima jemputan

menghadiri mesyuarat untuk memberi maklumbalas jemputan mesyuarat:

• Klik inbox pada Navigation Pane

• Klik dua kali untuk membuka permintaan mesyuarat

• Klik salah satu butang berikut pada toolbar:

Accept - menerima / menghadiri mesyuarat tersebut

Tentative - menambah mesyuarat ke dalam kalendar penerima secara

tentative. Maklumbalas tidak muktamad. Penerima berhak mengubah

maklumbalas (jika perlu)

Decline - menolak/tidak menghadiri mesyuarat tersebut

KALENDAR: MAKLUM BALAS MESYUARAT:.

• Selepas klik pada pilihan Response, penerima boleh memilih pada menu

drop-down seperti butang Edit the Response before Sending, Send the

Response now, atau Do not Send a Response

• Penerima digalakkan untuk memilih menghantar maklumbalas dengan

segera atau mengubah maklumbalas sebelum menghantar dengan menaip

beberapa komen

• Klik butang Send untuk menghantar maklumbalas penerima kepada

penganjur mesyuarat

• Sebaik sahaja maklumbalas dihantar, secara automatik ia akan

dipadamkan daripada inbox pengguna dan dipindahkan ke kalendar

• Penghantar akan menerima email maklumbalas kehadiran mesyuarat

daripada penerima

Penganjur mesyuarat boleh membatalkan mesyuarat dan menghapuskan item

tersebut daripada kalendar

Langkah-langkah yang perlu diambil oleh pihak penganjur untuk membatalkan

mesyuarat:

• Dalam kalendar penganjur, klik dua kali pada mesyuarat yang hendak

dibatalkan

• Klik butang Cancel Meeting pada toolbar

• Tetingkap makluman pembatalan mesyuarat

dipaparkan

• Pilih yes untuk membatalkan mesyuarat

KALENDAR: MEMBATALKAN MESYUARAT:.

• Tetingkap baru bagi pembatalan mesyuarat dipaparkan• Penganjur boleh memberi makluman bagi pembatalan mesyuarat pada ruangan

mesej• Klik Send untuk memaklumkan pembatalan mesyuarat kepada semua penerima

• Makluman pembatalan mesyuarat akan diterima melalui email

• Pilih Remove From Calendar untuk

hapuskan rekod mesyuarat daripada kalendar

Pengguna boleh berkongsi kalendar bagi tujuan kerja

Langkah-langkah yang perlu diambil untuk berkongsi kalendar:

• Pada toolbar Calendar, pilih SHARE

• Masukkan nama penerima, availability dan Send calendar sharing

KALENDAR: SHARING (PERKONGSIAN):.

• Penerima akan menerima email perkongsian kalendar daripada penghantar

• Pilih +ADD CALENDAR bagi menambah kalendar penghantar

• Pilih SHARE MY CALENDAR BACK untuk berkogsi kalendar dengan

penghantar.

KALENDAR: SHARING (PERKONGSIAN):.

Langkah-langkah perlu diambil bagi menambah senarai tugasan:

• Untuk menambah senarai tugasan, klik pada butang Tasks

• Pilih butang +new task.

• Masukkan segala maklumat yang diperlukan untuk tugasan yang ingin

dimasukkan.

• Apabila selesai, pilih butang Save

• Isi maklumat yang berkenaan

• Subject: Subjek tugasan

• Due: tarikh akhir tugasan

• Show more details: pilihan bagi

mengisi maklumat terperinci

• Draf senarai lengkap tugasan pada

ruangan mesej

• Pilih butang Save

TASK (TUGASAN):.

Langkah-langkah yang perlu diambil bagi sign out dari OWA:

• Pilih anak panah pada username dan pilih Sign out

PROFILE PICTURE:.

Langkah-langkah yang perlu diambil bagi memasukkan profle picture:

• Pilih anak panah pada username dan pilih change

• Pilih Choose File dan masukkan profile

picture anda

• Pilih save setelah selesai

SIGN OUT (KELUAR) OWA:.

Langkah-langkah yang perlu diambil bagi menukar katalaluan melalui OWA:

• Buka Browser ke: https://webmail.jais.gov.my/ecp/

• Login ke ID User dan pilih Change password

• Current password: masukkan katalaluan sedia ada

• New password: masukkan katalaluan baru

• Confirm new password: masukkan

katalaluan baru bagi pengesahan

• Pilih butang save

MENUKAR KATALALUAN MELALUI OWA:.

jais\faliq

Langkah-langkah yang perlu diambil bagi menukar theme OWA seperti berikut:

• Pilih simbol gear dan pilih Change theme…

• Pilih theme yang dikehendaki dan pilih butang OK

• Theme bagi OWA akan berubah

MENUKAR THEME OWA:.

Langkah-langkah yang perlu diambil bagi mengaktifkan Automatic Replies

seperti berikut:

• Pilih simbol gear dan pilih Set automatic replies

• Pilih Send automatic replies

• Pilih Send replies only during this time period

Pilih start dan end time

• Draf maklum balas automatik pada

ruangan mesej

• Pilih butang save

AUTOMATIC REPLIES:.

Pengguna boleh menambah tandatangan ke dalam email dengan

memasukkan maklumat pada ruangan tandatangan seperti di bawah:

• Pilih simbol gear dan pilih Options

• Pilih Mail > Layout > Email signature

• Masukkan signature yang di kehendaki dan pilih Automatically include my

signature on messages I send

• Pilih butang save

EMAIL SIGNATURE:.

Pengguna boleh menukar bahasa bagi OWA seperti di bawah:

• Pilih simbol gear dan pilih Options

• Pilih General > Region and time zone > Language

• Pilih bahasa yang di kehendaki daripada drop down list

• Pilih butang save

• Bahasa bagi OWA akan berubah mengikut pilihan

MENUKAR BAHASA:.

Pengguna boleh menyemak groups yang diwakili seperti di bawah:

• Pilih simbol gear dan pilih Options

• Pilih General > Distribution groups > distribution groups I belong to

• Senarai groups yang diwakili akan dipaparkan pada ruangan result

GROUPS:.