surat menyurat

SURAT MENYURAT SURAT MENYURAT DAN FAILDAN FAIL

Pentadbiran pejabat Pentadbiran pejabat diuruskan melalui rekod diuruskan melalui rekod bertulis dan surat bertulis dan surat menyurat merupakan menyurat merupakan aspek penting.aspek penting.

PENERIMAAN SURATPENERIMAAN SURAT

Melayani surat-surat yang diterimaMelayani surat-surat yang diterima

Memeriksa surat-surat masukMemeriksa surat-surat masuk

Memasukkan surat-surat ke dalam Memasukkan surat-surat ke dalam failfail

REKOD SURAT-REKOD SURAT-

SURAT MASUKSURAT MASUK

Daftar surat-surat yang diterimaDaftar surat-surat yang diterima

Daftar surat-surat berpengelasan Daftar surat-surat berpengelasan peringkat keselamatanperingkat keselamatan

(a)(a) rekod tarikh tanda tangan rekod tarikh tanda tangan pengirim suratpengirim surat

(b)(b) no. fail surat dimasukkanno. fail surat dimasukkan

MINIT FAILMINIT FAIL

Menulis minitMenulis minit

Cara-cara menulis minitCara-cara menulis minit

Minit untuk mendapat keputusan Minit untuk mendapat keputusan atau tindakanatau tindakan

BENTUK SURAT RASMIBENTUK SURAT RASMI JelasJelasKepala surat rasmiKepala surat rasmiSalamanSalamanNo. rujukan failNo. rujukan failTajukTajukNo. perenggan dan lampiranNo. perenggan dan lampiranSatu perkara sahajaSatu perkara sahajaLampiran ditandakanLampiran ditandakanTanda nama ringkas penulis/ptrTanda nama ringkas penulis/ptr

KIRIMAN SURATKIRIMAN SURAT

Jabatan lainJabatan lain

Orang ramai atau perseoranganOrang ramai atau perseorangan

Firma/Badan Berkanun/PertubuhanFirma/Badan Berkanun/Pertubuhan

PeguamPeguam

REKOD SURAT-REKOD SURAT-

SURAT KELUARSURAT KELUAR

Dihantar dengan tanganDihantar dengan tangan

Secara berdaftarSecara berdaftar

SISTEM FAILSISTEM FAIL

Sistem fail adalah sebahagian Sistem fail adalah sebahagian daripada pengurusan rekod yang daripada pengurusan rekod yang melibatkan urusan penyusunan dan melibatkan urusan penyusunan dan penyimpanan mengikut kelasifikasi penyimpanan mengikut kelasifikasi rekod supaya mudah dikesan dan rekod supaya mudah dikesan dan diperolehi dengan cepat apabila diperolehi dengan cepat apabila dikehendakidikehendaki

Setiap organisasi sama ada berbentuk Setiap organisasi sama ada berbentuk perniagaan atau profesional, kecil perniagaan atau profesional, kecil atau besar memerlukan penyimpanan atau besar memerlukan penyimpanan rekod yang baik untuk rujukan pada rekod yang baik untuk rujukan pada kemudian hari.kemudian hari.

Faktor-faktor mustahak mengenai Faktor-faktor mustahak mengenai produk, perkhidmatan, data statistik, produk, perkhidmatan, data statistik, data pekerja, perlu didapatkan melalui data pekerja, perlu didapatkan melalui fail-fail yang disimpan secara fail-fail yang disimpan secara sistematik.sistematik.

Satu proses kelasifikasi, penyusunan Satu proses kelasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod supaya ianya dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperoleghi dengan segera dapat diperoleghi dengan segera apabila dikehendaki. . apabila dikehendaki. .

APAKAH SISTEM FAILAPAKAH SISTEM FAIL

SISTEM PENGKELASAN FAILSISTEM PENGKELASAN FAIL

Abjad

Nombor

Abjad dan nombor

KEPERLUAN TERHADAPKEPERLUAN TERHADAP SISTEM FAIL YANG BAIK SISTEM FAIL YANG BAIK

Kepadatan

Asesibiliti

Ekonomi

Keanjalan

Lokasi

Rujukan silang

Retention

Kelasifikasi

PENGURUSAN REKOD-PENGURUSAN REKOD-REKOD KERAJAANREKOD KERAJAAN

Rekod-rekod kerajaan termasuk surat, Rekod-rekod kerajaan termasuk surat, dokumen, bahan bercetak, buku, peta, dokumen, bahan bercetak, buku, peta, lukisan, gambar, mikrofilem, filem lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar dan rakaman suara wayang gambar dan rakaman suara yang diterima dan yang dikeluarkan yang diterima dan yang dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan Kerajaan oleh mana-mana Jabatan Kerajaan dalam menjalankan dan menunaikan dalam menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka.urusan rasmi mereka.

APAKAH DIA REKOD- REKOD KERAJAAN

KEGUNAAN REKODKEGUNAAN REKOD

Bahan sejarah

Proses pentadbiran

Bukti

Rujukan

Penyelidikan/Kajian

PENGURUSAN REKODPENGURUSAN REKOD

Memelihara rekod yang kekalMemisah dan memindah serta menghapus rekod yang tidak berguna lagiMengadakan jadual untuk menunjuk tempoh penggunaan rekodMengadakan alat kelengkapan yang sesuai untuk simpanan rekod

Mengadakan pusat mengelola dan mengawal rekod dalam organisasiAdakan satu buku peraturan mengenai sistem penyimpanan rekod sebagai panduanMenyelia dan melatih kakitangan rekodMengulangkaji dari masa kesemasa sistem rekod

MEMELIHARA REKODMEMELIHARA REKOD

Bilik simpan rekod mestilah tidak lembab, bumbong tidak bocor, dinding tidak berlubang dan cukup pusingan udara.

Terhindar dari banjir dan bahang matahari

Awasi bahaya tikus, anai-anai dan serangga.

Bersihkan dengan alat hampagas supaya habuk tidak berkumpul

Rekod-rekod yang basah dianginkan untuk kering

Rekod-rekod yang koyak ditampal

Sediakan alat pemadam api

Bilik rekod tidak digunakan sebagai tempat makan, minum, merokok atau menyimpan asid, dakwat dan minyak.

MENJAGA DAN MENJAGA DAN MENYIMPAN REKODMENYIMPAN REKOD

Pemeliharaan rekod-rekod kerajaan – seksyen 4(1)(d) Undang-undang Arkib Negara 1955

Menjaga rekod-rekod

Pertukaran udara untuk tempat simpanan rekod

Membersihkan tempat simpanan rekod

Membersih tempat simpan rekod dan kawasannya

Penggunaan racun serangga

Mengawasi anai-anai

Larangan makan

Mengawasi daripada api

Menyimpan rekod-rekod di tempat yang sesuai

Rekod-rekod yang tidak digunakanMenjaga failMenyelit semula fail tertanggalMembaiki muka surat yang koyakMembersih rekod-rekodLangkah-langkah menghapuskan serangga Mengeringkan rekod basahMenyelamatkan rekod-rekod terendam air

Selamat Maju Jaya…Selamat Maju Jaya…

Terima Kasih…Terima Kasih…