surat menyurat
DESCRIPTION
tahun 1TRANSCRIPT
SURAT MENYURAT DAN FAIL
Pentadbiran pejabat diuruskan melalui rekod bertulis dan surat menyurat merupakan aspek penting.
PENERIMAAN SURAT
Melayani surat-surat yang diterima
Memeriksa surat-surat masuk
Memasukkan surat-surat ke dalam fail
REKOD SURAT-
SURAT MASUK Daftar surat-surat yang diterima
Daftar surat-surat berpengelasan peringkat keselamatan
(a) rekod tarikh tanda tangan pengirim surat
(b) no. fail surat dimasukkan
MINIT FAIL
Menulis minit
Cara-cara menulis minit
Minit untuk mendapat keputusan atau tindakan
BENTUK SURAT RASMI JelasKepala surat rasmiSalamanNo. rujukan failTajukNo. perenggan dan lampiranSatu perkara sahajaLampiran ditandakanTanda nama ringkas penulis/ptr
KIRIMAN SURAT
Jabatan lain
Orang ramai atau perseorangan
Firma/Badan Berkanun/Pertubuhan
Peguam
REKOD SURAT-
SURAT KELUAR Dihantar dengan tangan
Secara berdaftar
SISTEM FAIL
Sistem fail adalah sebahagian daripada pengurusan rekod yang melibatkan urusan penyusunan dan penyimpanan mengikut kelasifikasi rekod supaya mudah dikesan dan diperolehi dengan cepat apabila dikehendaki
Setiap organisasi sama ada berbentuk perniagaan atau profesional, kecil atau besar memerlukan penyimpanan rekod yang baik untuk rujukan pada kemudian hari.
Faktor-faktor mustahak mengenai produk, perkhidmatan, data statistik, data pekerja, perlu didapatkan melalui fail-fail yang disimpan secara sistematik.
Satu proses kelasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperoleghi dengan segera apabila dikehendaki. .
APAKAH SISTEM FAIL
SISTEM PENGKELASAN FAIL
Abjad
Nombor
Abjad dan nombor
KEPERLUAN TERHADAP SISTEM FAIL YANG BAIK
Kepadatan
Asesibiliti
Ekonomi
Keanjalan
Lokasi
Rujukan silang
Retention
Kelasifikasi
PENGURUSAN REKOD-REKOD KERAJAAN
Rekod-rekod kerajaan termasuk surat, dokumen, bahan bercetak, buku, peta, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar dan rakaman suara yang diterima dan yang dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan Kerajaan dalam menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka.
APAKAH DIA REKOD- REKOD KERAJAAN
KEGUNAAN REKOD
Bahan sejarah
Proses pentadbiran
Bukti
Rujukan
Penyelidikan/Kajian
PENGURUSAN REKOD
Memelihara rekod yang kekalMemisah dan memindah serta menghapus rekod yang tidak berguna lagiMengadakan jadual untuk menunjuk tempoh penggunaan rekodMengadakan alat kelengkapan yang sesuai untuk simpanan rekod
Mengadakan pusat mengelola dan mengawal rekod dalam organisasiAdakan satu buku peraturan mengenai sistem penyimpanan rekod sebagai panduanMenyelia dan melatih kakitangan rekodMengulangkaji dari masa kesemasa sistem rekod
MEMELIHARA REKOD
Bilik simpan rekod mestilah tidak lembab, bumbong tidak bocor, dinding tidak berlubang dan cukup pusingan udara.
Terhindar dari banjir dan bahang matahari
Awasi bahaya tikus, anai-anai dan serangga.
Bersihkan dengan alat hampagas supaya habuk tidak berkumpul
Rekod-rekod yang basah dianginkan untuk kering
Rekod-rekod yang koyak ditampal
Sediakan alat pemadam api
Bilik rekod tidak digunakan sebagai tempat makan, minum, merokok atau menyimpan asid, dakwat dan minyak.
MENJAGA DAN MENYIMPAN REKOD
Pemeliharaan rekod-rekod kerajaan – seksyen 4(1)(d) Undang-undang Arkib Negara 1955
Menjaga rekod-rekod
Pertukaran udara untuk tempat simpanan rekod
Membersihkan tempat simpanan rekod
Membersih tempat simpan rekod dan kawasannya
Penggunaan racun serangga
Mengawasi anai-anai
Larangan makan
Mengawasi daripada api
Menyimpan rekod-rekod di tempat yang sesuai
Rekod-rekod yang tidak digunakanMenjaga failMenyelit semula fail tertanggalMembaiki muka surat yang koyakMembersih rekod-rekodLangkah-langkah menghapuskan serangga Mengeringkan rekod basahMenyelamatkan rekod-rekod terendam air
Selamat Maju Jaya…
Terima Kasih…