standard operating procedure (sop) jabatan sistem
Post on 19-Oct-2021
23 Views
Preview:
TRANSCRIPT
BIL TAJUK PROSES NO ISU SEMAKANTARIKH
BERKUATKUASA
SOP/KUAL/01PENYEDIAAN SOP OLEH JABATAN-
JABATAN DALAM SYARIKAT1 2 15 FEB 2021
SOP/KUAL/02 KAWALAN DOKUMEN 1 5 01 OGOS 2020
SOP/KUAL/03 KAWALAN REKOD 1 5 01 OGOS 2020
SOP/KUAL/04 AUDIT DALAMAN 2 1 15 FEB 2021
SOP/KUAL/05KAWALAN KETIDAKPATUHAN &
TINDAKAN PEMBETULAN1 5 01 OGOS 2020
SOP/KUAL/06 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN 1 5 01 OGOS 2020
SOP/KUAL/07 PROGRAM TEKNIKAL 1 5 01 OGOS 2020
SOP/KUAL/08 PROGRAM INOVASI 1 5 01 OGOS 2020
SOP/KUAL/09 PENAMBAHBAIKAN KERJA - KAIZEN 1 5 01 OGOS 2020
1
Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi merupakan jabatan yang dipertanggungjawabkan menjadi
koordinator bagi urusan Sistem Pengurusan Berintegrasi (SPB) dan hal-hal berhubung ISO yang perlu
dilaksanakan mengikut piawaian MS ISO yang ditetapkan oleh syarikat.
Jabatan ini mempunyai sembilan (9) SOP yang perlu dipatuhi dan dikawalselia sebagaimana berikut :-
Disahkan oleh : ____________________Rohana binti SupardiTimbalan PengurusJabatan Sistem Pengurusan & Inovasi
Tarikh : ____________
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)JABATAN SISTEM PENGURUSAN & INOVASI
TIMBALAN PENGURUS(Rohana Supardi)
KERANI KANAN(Futihah Abd Shukor)
JURUTERA AWAM(Syuhaidah Hani Hussin)
Tim. Pengurus : 1Eksekutif Kanan : 1Jurutera Awam : 1Kerani Kanan : 1 JUMLAH : 4
CARTA ORGANISASI
JABATAN SISTEM PENGURUSAN & INOVASI
EKSEKUTIF KANAN(Syed Ishak Syed Hassan)
SOP:
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/01
Tajuk Proses :
PENYEDIAAN SOP
OLEH JABATAN-
JABATAN DALAM
SYARIKAT
Isu :
1
Semakan :
2
Tarikh
Berkuatkuasa :
15 FEB 2021
1. OBJEKTIFMemastikan semua jabatan menyediakan Standard Operasi Kerja (Standard
Operating Procedures – SOPs)
2. SKOP Merangkumi semua jabatan di dalam syarikat
3. RUJUKAN
i. Manual SPB
ii. SOP
iii. Dokumen Luaran (Malaysia Standard)
a. MS ISO 9001 : 2015 Standard Sistem Pengurusan Kualiti
b. MS ISO 37001 : 2016 Standard Sistem Pengurusan Anti-Rasuah
c. MS ISO 14001 : 2015 Standard Sistem Pengurusan Alam Sekitar
d. MS ISO 45001 : 2018 Standard Sistem Pengurusan Keselamatan &
Kesihatan Pekerjaan
4. DEFINISISOP : Standard Operating Procedure
JMM : JLand Management Meeting
5. TANGGUNGJAWAB
i. Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi
ii. Semua Ketua Jabatan
iii. Wakil Pengurusan
6. PROSES RISIKOProfil Risiko
- (Rujuk Unit Pengurusan Risiko & Ekosistem Bisnes)
7. REKOD SPBi. SOP
ii. Senarai Induk Rekod SPB
3
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)JABATAN SISTEM PENGURUSAN & INOVASI
AKTIVITI TINDAKAN DOKUMEN
Senarai Induk
Rekod SPB
MULA
JABATAN MENGENALPASTI
KEPERLUAN MENYEDIAKAN
SOP
MEMBUAT PENERANGAN
MENGENAI FORMAT &
KEPERLUAN SEMASA
MENYEDIAKAN SOP
Mengenalpasti status jabatan/unit yang perlu menyediakan
SOP :
i. Jabatan yang baru ditubuhkan
ii. Jabatan yang sediada yang ada penambahan
tanggungjawab/skop kerja baru
SOP:
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN &
INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/01
Tajuk Proses :
PENYEDIAAN SOP OLEH
JABATAN-JABATAN
DALAM SYARIKAT
Isu :
1
Semakan :
2
Tarikh Berkuatkuasa :
15 FEB 2021
4TAMAT
MENDAPATKAN KELULUSAN
PIHAK PENGURUSAN Mendapatkan kelulusan pihak pengurusan (JMM)
DIREKODKAN DAN
DIGUNAPAKAI
Membuat penerangan lanjut kepada jabatan/unit mengenai
format dan lain-lain keperluan yang perlu diambilkira
semasa menyediakan SOP seperti:
i. Melengkapkan format objektif, skop, rujukan,
definisi, tanggungjawab, proses risiko dan rekod
SPB
ii. Mengambilkira hubungkait proses kerja dengan
jabatan lain yang berkaitan supaya mempunyai
kesinambungan kerja (sekiranya perlu)
iii. Membuat semakan dengan Jabatan Sistem
Pengurusan mengenai bil SOP, tajuk proses, no
isu, semakan dan tarikh berkuatkuasa
iv. Jabatan Sistem Pengurusan akan menghantar
email arahan penyediaan SOP. SOP perlu
dimajukan kepada Jabatan Sistem Pengurusan
dalam tempoh dua puloh satu (21) hari bekerja dari
tarikh hantaran email
Membuat semakan terakhir dengan jabatan/unit
berkenaan sebelum dibawa ke JMM untuk kelulusan
LULUS
MEMBUAT SEMAKAN
YA
TIDAK
1. Jabatan merekodkan SOP yang telah diluluskan dan
disahkan oleh Ketua Jabatan ke dalam Senarai Induk
Rekod SPB
2. Dimuatnaik ke Intranet Syarikat untuk rujukan dan
kegunaan jabatan dalam syarikat
3. Ianya akan menjadi dokumen rujukan bagi tujuan
audit oleh pihak dalaman dan luaran
SOP:
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/02
Tajuk Proses :
KAWALAN
DOKUMEN
Isu :
1
Semakan :
5
Tarikh
Berkuatkuasa :
01 OGOS 2020
1. OBJEKTIFMemastikan dokumen-dokumen yang berhubungkait dengan ISO dikawalselia dan
dikendalikan dengan betul
2. SKOPMerangkumi semua jabatan di dalam syarikat dan pengawalan ke atas dokumen-
dokumen ISO disediakan dan dikenalpasti perlaksanaannya
3. RUJUKAN
i. Manual SPB
ii. SOP semua jabatan
iii. Dokumen Luaran (Malaysia Standard)
a. MS ISO 9001 : 2015 Standard Sistem Pengurusan Kualiti
b. MS ISO 37001 : 2016 Standard Sistem Pengurusan Anti-Rasuah
c. MS ISO 14001 : 2015 Standard Sistem Pengurusan Alam Sekitar
d. MS ISO 45001 : 2018 Standard Sistem Pengurusan Keselamatan &
Kesihatan Pekerjaan
iv. Polisi, Garis Panduan, arahan pengurusan dan lain-lain yang berkaitan
4. DEFINISI
i. Borang Perubahan SOP : digunakan untuk mengemaskini SOP
ii. Dokumen dalaman : SOP (Standard Operating Procedures), Polisi, Garis
Panduan, Borang
iii. Dokumen Luaran : Akta-akta, Garis Panduan, Borang dan Bahan-bahan
Rujukan
5. TANGGUNGJAWABi. Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi
ii. Ketua-ketua Jabatan
6. PROSES RISIKOProfil Risiko
- (Rujuk Unit Pengurusan Risiko & Ekosistem Bisnes)
7. REKOD SPBi. Borang Perubahan SOP
ii. Senarai Induk Rekod SPB
5
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)JABATAN SISTEM PENGURUSAN & INOVASI
AKTIVITI TINDAKAN DOKUMEN
MULA
JABATAN
MENGENALPASTI
KEPERLUAN DOKUMEN
SOP BARU SOP
PINDAAN
DOKUMEN
DALAMAN
/LUARAN
Ketua Jabatan menerima permohonan dari
jabatan-jabatan lain untuk membuat perubahan
dokumen (samada SOP atau lain-lain dokumen
(dokumen luaran, Polisi, Garis Panduan atau
Borang)
1. Ketua Jabatan memastikan status nombor
SOP / dokumen jabatan pemohon adalah
betul
2. Nombor semakan dan isu bagi SOP /
dokumen ditentukan berdasarkan:-
i. Nombor Semakan – berubah pada
setiap kali pindaan dilakukan yangmana
akan bermula dengan 1 semula selepas
5 kali pindaan,
ii. Nombor Isu – bertambah dari 1 ke 2
dan seterusnya setelah pindaan
dilakukan sebanyak 5 kali,
iii. Bagi SOP, nombor semakan bagi muka
surat yang berkenaan berubah apabila
pindaan dilakukan.
iv. Setelah jumlah pindaan mencapai 25
kali, nombor semakan bermula dengan
1 semula manakala nombor isu
bertambah.
4. Tarikh berkuatkuasa
5. Bagi Dokumen Luaran – cop KAWALAN
pada dokumen baru dan cop
DIMANSUHKAN pada dokumen lama
SOP:
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/02
Tajuk Proses :
KAWALAN
DOKUMEN
Isu :
1
Semakan :
5
Tarikh Berkuatkuasa :
01 OGOS 2020
6A
MELENGKAPKAN
MAKLUMAT
PERMOHONAN
Pemohon perlu melengkapkan maklumat
permohonan melalui Borang Perubahan yang
disahkan oleh Ketua Jabatan
Jabatan perlu mengemaskini :
1. No Semakan dan No Isu dalam Senarai
Induk Rekod SPB
2. Sistem Online Intranet JLand
3. Fail SOP
4. Fail pindaan SOP
1. Borang Perubahan
SOP
2. Senarai Induk
Rekod SPB
3. Sistem Online
Intranet JLand
MENGEMASKINI BORANG
PINDAAN
1. Senarai Induk
Rekod SPB
2. Sistem Online
Intranet JLand
3. Fail SOP
4. Fail pindaan SOP
AKTIVITI TINDAKAN DOKUMEN
MENGEMASKINI
MAKLUMAT TERKINI SOP/
DOKUMEN DI INTRANET
SYARIKAT
TAMAT
1. Jabatan mengemaskini dan merekod
maklumat terkini SOP/ dokumen yang
bertandatangan Ketua Jabatan ke dalam fail
2. Jabatan memaklumkan mengenai perubahan
/pindaan SOP atau dokumen kepada semua
jabatan melalui Intranet syarikat (tanpa
kawalan – paparan tanpa tandatangan Ketua
Jabatan) dalam tempoh tiga (3) hari bekerja
dari tempoh penerimaan
3. Bagi tujuan penyimpanan SOP, Jabatan akan
memastikan untuk :
i. Menyimpan salinan asal SOP yang di
cop ‘KAWALAN’
ii. Satu salinan SOP lama disimpan dan
dicop ‘DIMANSUHKAN’
iii. Senarai dokumen luaran yang terkini
hendaklah dikemaskini oleh semua
jabatan di dalam SOP dan SOP terkini
dimajukan kepada Jabatan Sistem
Pengurusan untuk rekod
iv. Salinan edisi lama dokumen luaran dicop
’DIMANSUHKAN’ di Jabatan Sistem
Pengurusan dan disimpan oleh jabatan
masing-masing
1. Pemberitahuan
Perubahan
2. Paparan di Intranet
JLand
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/02
Tajuk Proses :
KAWALAN
DOKUMEN
Isu :
1
Semakan :
5
Tarikh Berkuatkuasa :
01 OGOS 2019
7
A
PEMANTAUAN
BERTERUSAN
Jabatan membuat pemantauan secara berterusan
terhadap pelaksanaan sistem kerja semua jabatan
melalui audit dalaman yang dijalankan sekurang-
kurangnya dua (2) kali setahun dan/atau mengikut
keperluan
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/03
Tajuk Proses :
KAWALAN
REKOD
Isu :
1
Semakan :
5
Tarikh
Berkuatkuasa :
01 OGOS 2020
1. OBJEKTIFMemastikan rekod-rekod Sistem Pengurusan Berintegrasi dikawalselia secara
sistematik
2. SKOPMerangkumi semua jabatan di dalam syarikat bagi tujuan pengawalan ke atas SOP
dan dokumen yang terlibat dalam perlaksanaan Sistem Pengurusan Berintegrasi
3. RUJUKAN SOP
4. DEFINISIi. Dokumen : Akta-akta, Polisi, Garis panduan dan bahan-bahan rujukan
ii. FMS : ‘File Management System’
5. TANGGUNGJAWABi. Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi
ii. Ketua-ketua Jabatan
6. PROSES RISIKOProfil Risiko
- (Rujuk Unit Pengurusan Risiko & Ekosistem Bisnes)
7. REKOD SPB Senarai Induk Dokumen Dalaman dan Keperluan Berdasarkan Sistem
8
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)JABATAN SISTEM PENGURUSAN & INOVASI
AKTIVITI TINDAKAN DOKUMEN
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/03
Tajuk Proses :
KAWALAN REKOD
Isu :
1
Semakan :
5
Tarikh Berkuatkuasa :
01 OGOS 2020
MULA
MENDAFTAR DAN
MEREKOD SOP DAN
DOKUMEN
TAMAT
MENYIMPAN REKOD-
REKOD SPB
MENGGUNAPAKAI
SISTEM PEMFAILAN
PEMBERITAHUAN
SOP DAN DOKUMEN
TERKINI
1. Jabatan memastikan semua Ketua Jabatan
mengenalpasti dan merekodkan dokumen
jabatan masing-masing dan mengemaskini ke
dalam SOP
2. Ianya akan didaftarkan ke dalam Senarai Induk
Dokumen Dalaman dan Keperluan Berdasarkan
Sistem di dalam Manual SPB
3. Pendaftaran SOP dan dokumen mengambilkira
perkara-perkara berikut :-
i. Tajuk dokumen
ii. Nombor Rujukan
iii. Keperluan berdasarkan SPB
1. Jabatan memuatnaik SOP terkini ke dalam
Intranet Syarikat untuk rujukan semua
2. Peringatan mengemaskini SOP dan dokumen
dikeluarkan kepada semua jabatan (all user)
melalui memogeraf / email
1. Semua dokumen SPB difailkan mengikut sistem
yang ditentukan oleh syarikat iaitu FMS
2. Dokumen disimpan secara fizikal dan di
tempatkan di Pusat rekod & Arkib (Rujuk SOP/
PRA 01-04 di Jabatan Teknologi Maklumat &
Komunikasi)
1. Setiap fail mempunyai nombor rujukan dan
disusun dengan sistematik bagi memudahkan
pencariannya apabila diperlukan
2. Sebarang peminjaman fail akan direkodkan
3. Keterangan lanjut mengenai sistem pemfailan
akan merujuk kepada Jabatan Sumber Manusia
& Pentadbiran
1. Memogeraf / email
2. Intranet Syarikat
1. Senarai Induk
Dokumen Dalaman
dan Keperluan
Berdasarkan Sistem
2. Intranet JLand
9
Sistem File
Management System
(FMS)
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/04
Tajuk Proses :
AUDIT DALAMAN
Isu :
2
Semakan :
1
Tarikh
Berkuatkuasa :
15 FEB 2021
1. OBJEKTIFMenyediakan kaedah audit yang sistematik bagi memastikan pematuhan
terhadap SPB disediakan dan konsisten dengan polisi dan objektif SPB
2. SKOP
Merangkumi semua jabatan di dalam syarikat bagi tujuan pengawalan dan
pemantauan ke atas keberkesanan sistem pengurusan, pematuhan SOP, Polisi,
Garis Panduan dan dokumen yang terlibat dalam perlaksanaan SPB
3. RUJUKAN
i. MS ISO 9001 : 2015 Standard Sistem Pengurusan Kualiti
ii. MS ISO 37001 : 2016 Standard Sistem Pengurusan Anti-Rasuah
iii. MS ISO 14001 : 2015 Standard Sistem Pengurusan Alam Sekitar
iv. MS ISO 45001 : 2018 Standard Sistem Pengurusan Keselamatan &
Kesihatan Pekerjaan
v. Manual SPB
vi. Manual QE5S
vii. SOP semua jabatan
viii. Profil Risiko
4. DEFINISI
i. Pematuhan : Penemuan yang bertepatan dalam menggunapakai SPB
ii. Ketidakpatuhan : Proses kerja yang tidak mematuhi SOP atau dokumen
yang tidak dipatuhi yang menyebabkan kepincangan menyeluruh dalam
SPB
iii. Jejak Audit : Penemuan yang memerlukan tambahan maklumat yang lebih
tepat bagi menentukan samada ianya mematuhi atau tidak akur
iv. SOP ini juga digunapakai untuk Audit QE5S
5. TANGGUNGJAWAB
i. Wakil Pengurusan
ii. Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi
iii. Ketua-ketua Jabatan
iv. Ketua Juruaudit
v. Juruaudit Dalaman yang dilantik oleh syarikat
6. PROSES RISIKO Profil Risiko (Rujuk Unit Pengurusan Risiko)
7. REKOD SPB
i. Laporan Audit Sistem Pengurusan Berintegrasi (SPB) (KUAL-BAD/01)
ii. Senarai Semakan Audit (KUAL- BAD/02)
iii. Laporan Ketidakpatuhan (KUAL-BAD/03)
iv. Audit QE5S
10
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)JABATAN SISTEM PENGURUSAN & INOVASI
AKTIVITI TINDAKAN DOKUMEN
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/04
Tajuk Proses :
AUDIT DALAMAN
Isu :
2
Semakan :
1
Tarikh Berkuatkuasa :
15 FEB 2021
MULA
MENYEDIAKAN JADUAL
AUDIT TAHUNAN
MELANTIK JURUAUDIT
MENDAPATKAN
KELULUSAN
1. Ketua Jabatan memastikan perkara-perkara
berikut dilaksanakan :-
i. Melantik Juruaudit yang dilantik bukan dari
jabatan yang akan diaudit
ii. Melantik Juruaudit yang telah mengikuti
latihan juruaudit dalaman
2. Tugasan audit meliputi bahagian Teknikal dan
Bukan Teknikal
3. Laporan audit perlu dimajukan kepada Ketua
Jabatan Sistem Pengurusan dalam tempoh yang
telah ditetapkan sebagaimana memogeraf
1. Mendapatkan status projek dari Bahagian Projek
2. Menyediakan jadual program audit berdasarkan :-
i. Objektif melaksanakan audit
ii. Senarai Jabatan untuk proses audit
iii. Projek mengikut zon
iv. Tahap siap pembinaan (dalam pembinaan
atau dalam tempoh tanggungan kecacatan)
v. Laporan audit yang lalu
3. Dilakukan sekurang-kurangnya 2 kali setahun
Mendapatkan kelulusan dari Wakil Pengurusan
Jadual Program Audit
Tahunan
1. Memogeraf
Perlantikan Juruaudit
Dalaman
2. Senarai Juruaudit
Dalaman
11
MEMAKLUMKAN
PANDUAN KEPADA
JURUAUDIT
Jabatan Sistem Pengurusan akan memaklumkan
beberapa panduan mengaudit yang dinyatakan dalam
memogeraf kepada Juruaudit. Antara lain perkara-
perkara yang penting adalah :-
i. Juruaudit perlu membuat temujanji dengan
Ketua Jabatan yang diaudit
ii. Semakan ke atas laporan audit SIRIM yang
lepas
iii. Melaksanakan proses audit melalui
pendekatan pengurusan risiko
iv. Perlu membuat ‘cross audit’ sekiranya perlu
dengan jabatan lain yang berkaitan
v. Kajian ke atas Polisi, Garis Panduan,
dokumen yang direkod (lesen, spesifikasi,
minit mesyuarat, program pemantauan,
maklumbalas pengguna, laporan pihak
ketiga dan laman web)A
AKTIVITI TINDAKAN DOKUMEN
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/04
Tajuk Proses :
AUDIT DALAMAN
Isu :
2
Semakan :
1
Tarikh Berkuatkuasa :
15 FEB 2021
TAMAT
A
MENYEDIAKAN LAPORAN
UNTUK PENGURUSAN
MEMBUAT ANALISA
Penyediaan Laporan Audit Dalaman untuk Mesyuarat
Kajian Semula Pengurusan perlu mengambilkira :-
1. Penemuan Juruaudit
i. Jumlah pemerhatian dan ketidakpatuhan
ii. Cadangan oleh Juruaudit
2. Tindakan susulan ( pembetulan / penambahbaikan)
i. Ulasan Ketua Jabatan yang diaudit
ii. Bukti tindakan pembetulan / penambahbaikan
yang telah dilaksanakan untuk dikemaskini di
Jabatan Sistem Pengurusan
3. Laporan ini akan menjadi rujukan Juruaudit SIRIM dalam
melaksanakan audit syarikat
Jabatan Sistem Pengurusan membuat analisa terhadap
laporan audit yang diterima dengan mengambilkira :-
i. Jumlah pemerhatian dan ketidakpatuhan yang
dikesan berbanding sesi audit sebelumnya
ii. Keberkesanan cara / kaedah tindakan pembetulan
yang diambil oleh jabatan yang mendapat
pemerhatian dan ketidakpatuhan
iii. Ketepatan masa jabatan yang berkenaan mengambil
tindakan pembetulan
Laporan Analisa Audit
Dalaman
12
MENERIMA LAPORAN
DARI JURUAUDIT
Laporan Juruaudit perlu mengambilkira :-
i. Tempoh pengambilan data
ii. Borang-borang yang digunapakai ditandatangani
oleh Juruaudit dan Ketua Jabatan yang diaudit dan
kemudian pengesahan oleh Ketua Jabatan Sistem
Pengurusan
iii. Sampel data yang mencukupi (30% sampling)
iv. Sekiranya ada pemerhatian atau ketidakpatuhan,
Juruaudit perlu membuat audit susulan dan
memastikan tindakan pembetulan dilakukan dan
disahkan
v. Jabatan terlibat perlu juga mencadangkan tindakan
pencegahan
1. Laporan Audit Sistem
Pengurusan
Berintegrasi (SPB)
(KUAL-BAD/01)
2. Senarai Semakan
Audit (KUAL-
BAD/02)
3. Laporan
Ketidakpatuhan
(KUAL-BAD/03)
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN &
INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/05
Tajuk Proses :
KAWALAN
KETIDAKPATUHAN &
TINDAKAN PEMBETULAN
Isu :
1
Semakan :
5
Tarikh
Berkuatkuasa:
01 OGOS 2020
1. OBJEKTIF
Memastikan pengurusan perkhidmatan yang tidak mematuhi SOP, Polisi, Garis
Panduan atau tidak memenuhi spesifikasi atau etika kerja, dikawal dan diambil
tindakan bagi mencegah produk atau perkhidmatan yang tidak berkualiti
2. SKOP
Pengendalian sebarang ketidakpatuhan perlu kepada siasatan dan tindakan
pembetulan bagi mengenalpasti punca ketidakpatuhan berkenaan yang
melibatkan tanggungjawab Jawatankuasa yang dilantik dan persetujuan
Pengurusan
3. RUJUKAN
i. MS ISO 9001 : 2015 Standard Sistem Pengurusan Kualiti
ii. MS ISO 37001 : 2016 Standard Sistem Pengurusan Anti-Rasuah
iii. MS ISO 14001 : 2015 Standard Sistem Pengurusan Alam Sekitar
iv. MS ISO 45001 : 2018 Standard Sistem Pengurusan Keselamatan &
Kesihatan Pekerjaan
v. Laporan Jawatankuasa berkenaan
vi. Laporan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
4. DEFINISI
i. Pematuhan : Penemuan yang bertepatan dan mematuhi SOP
ii. Ketidakpatuhan : Proses kerja yang tidak mematuhi SOP atau
penggunaan dokumen yang menyebabkan kepincangan menyeluruh
iii. Jejak Audit : Penemuan yang memerlukan tambahan maklumat yang
lebih tepat bagi menentukan samada ianya mematuhi atau tidak akur
iv. JOM – JLand Operation Meeting
5. TANGGUNGJAWAB
i. Wakil Pengurusan
ii. Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi
iii. Ketua-ketua Jabatan
iv. Ketua Juruaudit
v. Juruaudit Dalaman yang dilantik oleh syarikat
vi. Jawatankuasa yang dilantik
6. PROSES RISIKOProfil Risiko
(Rujuk Unit Pengurusan Risiko)
7. REKOD SPB Laporan Ketidakpatuhan (KUAL-BAD/03)
13
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)JABATAN SISTEM PENGURUSAN & INOVASI
AKTIVITI TINDAKAN DOKUMEN
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/05
Tajuk Proses :
KAWALAN
KETIDAKPATUHAN &
TINDAKAN PEMBETULAN
Isu :
1
Semakan :
5
Tarikh Berkuatkuasa:
01 OGOS 2020
MULA
MENGENALPASTI
KETIDAKPATUHAN
MEMBUAT SEMAKAN
DAN MENGUMPUL
DATA
1. Ketidakpatuhan dikenalpasti melalui :
i. Audit Dalaman
▪ Aduan kecacatan ke atas projek-projek yang
diterima dari pihak pembeli
▪ Proses kerja yang tidak menepati spesifikasi
▪ Ketidakpatuhan dalam SOP jabatan atau syarikat
▪ Ketidakpatuhan ke atas Etika Kerja
ii. Aduan berkaitan integriti daripada pelanggan dalaman
dan luaran
2. Bagi (ii) di atas, perlu mematuhi ketetapan di dalam Polisi
Anti-Rasuah
1. Jabatan Sistem Pengurusan membuat semakan ke atas
laporan audit dalaman terhadap isu ketidakpatuhan.
Sekiranya laporan telah diatasi, status tindakan
penyelesaian akan dikemaskini dan direkodkan ke dalam
Borang Laporan Ketidakpatuhan (KUAL-BAD/03)
2. Laporan mengenai integriti akan dimajukan kepada Unit
Integriti untuk tindakan lanjut
1. Ketidakpatuhan yang melibatkan Bahagian Projek akan
dibincangkan (sekiranya perlu) di dalam JOM untuk
tindakan pembetulan dan penyelesaian
2. Bagi jabatan-jabatan lain, cadangan penyelesaian
dibincangankan terus dengan jabatan berkaitan
3. Pemantauan keatas tindakan pembetulan dijalankan untuk
memastikan ianya berkesan dan mencapai tahap yang
dikehendaki
4. Laporan mengenai integriti perlu mematuhi ketetapan
sebagaimana Polisi Anti-Rasuah
5. Laporan tindakan penyelesaian akan dibentangkan didalam
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
14
PELAN TINDAKAN
PENYELESAIAN
TAMAT
Laporan Audit
Dalaman
LaporanKetidakpatuhan
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/06
Tajuk Proses :
KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN
Isu :
1
Semakan :
5
Tarikh
Berkuatkuasa:
01 OGOS 2020
1. OBJEKTIF
Menggariskan tatacara dan polisi, menilai dan mengkaji semula pelaksanaan
SPB bagi memastikan sistem tersebut berkesan dan sesuai serta menetapkan
penambahbaikan berterusan dengan halatuju strategik syarikat
2. SKOP
Mesyuarat yang diadakan sekurang-kurangnya 2 kali dalam tempoh 12 bulan
untuk membincangkan perkara-perkara yang akan memastikan Sistem
Pengurusan Berintegrasi sentiasa berkesan dan sesuai dilaksanakan. Ianya
dipengerusikan oleh Wakil Pengurusan SPB (Naib Presiden Tadbir Urus
Kumpulan & Ekosistem Bisnes)
3. RUJUKAN
i. Laporan Audit Dalaman
ii. Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
iii. Laporan Kajian Semula Pengurusan
4. DEFINISI
Laporan Kajian Semula Pengurusan : membincangkan mengenai status kualiti
produk dan perkhidmatan, pembentangan laporan dari jabatan-jabatan yang
terlibat dan menganalisa keberkesanan sistem pengurusan untuk
penambahbaikan berterusan
5. TANGGUNGJAWAB
i. Wakil Pengurusan SPB
ii. Ketua-ketua Jabatan
iii. Ketua Juruaudit
iv. Juruaudit Dalaman yang dilantik oleh syarikat
6. PROSES RISIKOProfil Risiko
(Rujuk Unit Pengurusan Risiko)
7. REKOD SPB Laporan Kajian Semula Pengurusan
15
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)JABATAN SISTEM PENGURUSAN & INOVASI
AKTIVITI TINDAKAN DOKUMEN
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/06
Tajuk Proses :
KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN
Isu :
1
Semakan :
5
Tarikh Berkuatkuasa :
01 OGOS 2020
i. Laporan Kepuasan
pelanggan & maklumbalas
pihak berkepentingan yang
relevan
ii. Laporan pencapaian objektif
kualiti
iii. Laporan prestasi proses &
keakuran produk &
perkhidmatan
iv. Laporan ketatakuran &
tindakan pembetulan
v. Laporan hasil pemantauan &
pengukuran
vi. Laporan keputusan audit
vii. Laporan prestasi penyedia
luar
viii. Laporan pengurusan risiko
ix. Laporan cadangan
penambahbaikan, idea-idea
baru & inovasi
Memogeraf Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan
1. Mengeluarkan notis mesyuarat lebih awal
(sekurang-kurangnya 3 minggu awal) kepada
semua Ketua Jabatan yang terlibat dengan
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
2. Jabatan-jabatan utama yang terlibat dalam
menyediakan laporan adalah :-
i. Jabatan Sumber Manusia dan
Pentadbiran
ii. Bahagian Projek
iii. Jabatan Pemasaran
iv. Jabatan Dokumentasi Jualan
v. Jabatan Pembangunan Bisnes &
Perancang
vi. Jabatan Kontrak
vii. Unit Pengurusan Risiko
viii. Jabatan Pengurusan Rekabentuk
ix. Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi
3. Jabatan-jabatan sokongan yang lain tetap terlibat
dalam memberi laporan dan cadangan
penambahbaikan (mengikut keperluan)
4. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan diadakan
sekurang-kurangnya 2 kali setahun
dipengerusikan oleh Wakil Pengurusan
1. Input Kajian Semula Pengurusan :
Laporan-laporan dan data-data yang
disediakan mengikut tempoh yang ditetapkan
merangkumi aspek :-
i. Status kajian semula pengurusan
terdahulu
ii. Perubahan dalam isu-isu luaran &
dalaman yang relevan dengan sistem
pengurusan kualiti
iii. Maklumat mengenai prestasi &
keberkesanan sistem pengurusan kualiti,
termasuk trend dalam
a. Kepuasan Pelanggan & maklumbalas
pihak berkepentingan yang relevan
b. Pencapaian objektif kualiti
c. Prestasi proses & keakuran produk &
perkhidmatan
d. Ketatakuran & tindakan pembetulan
e. Hasil pemantauan & pengukuran
f. Keputusan audit
g. Prestasi penyedia luar
INPUT KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN
MULA
A
MENGELUARKAN
NOTIS MESYUARAT
DAN PENYEDIAAN
LAPORAN
16
AKTIVITI TINDAKAN DOKUMEN
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/06
Tajuk Proses :
KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN
Isu :
1
Semakan :
5
Tarikh Berkuatkuasa :
01 OGOS 2020
Minit Mesyuarat dan
Laporan Kajian Semula
Pengurusan
1. Output Kajian Semula Pengurusan
i. Peluang untuk penmabahbaikan
ii. Apa-apa keperluan untuk perubahan
kepada sistem pengurusan kualiti
iii. Keperluan sumber
2. Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
dan laporan ini akan didokumentasikan
sebagai bukti hasil kajian semula
pengurusan dan menjadi bahan rujukan
Minit Mesyuarat dan Laporan Kajian Semula
Pengurusan dikemaskini dan akan dijadikan
bahan rujukan pihak-pihak yang berkeperluan
Minit mesyuarat perlu disahkan oleh Wakil
Pengurusan
OUTPUT KAJIAN SEMULA
PENGURUSAN
A
MENGEMASKINI MINIT
MESYUARAT
TAMAT
MENDAPATKAN
PENGESAHAN MINIT
MESYUARAT
17
iii. Kecukupan sumber
iv. Keberkesanan tindakan yang diambil
bagi menangani risiko & peluang
v. Peluang penambahbaikan
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/07
Tajuk Proses :
PROGRAM
TEKNIKAL
Isu :
1
Semakan :
5
Tarikh
Berkuatkuasa:
01 OGOS 2020
1. OBJEKTIF
Memastikan anggota pekerja teknikal (Jurutera dan Teknisyen) terdedah
kepada sistem kerja yang berkualiti dan terkini seiring dengan pasaran semasa
dan proses pembelajaran yang berterusan dalam semua aspek yang
melibatkan proses kerja teknikal
2. SKOPSemua anggota pekerja Bahagian Projek dan Jabatan-jabatan lain yang
berkenaan
3. RUJUKANi. Minit Mesyuarat JOM
ii. Minit Mesyuarat JMM
4. DEFINISI
i. JOM : JLand Operation Meeting
ii. JMM : JLand Management Meeting
5. TANGGUNGJAWAB
i. Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi
ii. Ketua-ketua Bahagian Projek
6. PROSES RISIKOProfil Risiko
(Rujuk Unit Pengurusan Risiko)
7. REKOD SPB Laporan Pembentangan Program /Perkongsian
18
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)JABATAN SISTEM PENGURUSAN & INOVASI
AKTIVITI TINDAKAN DOKUMEN
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/07
Tajuk Proses :
PROGRAM TEKNIKAL
Isu :
1
Semakan :
5
Tarikh Berkuatkuasa :
01 OGOS 2020
MENGENALPASTI
PENGISIAN PROGRAM
TEKNIKAL
MULA
MENYEDIAKAN SENARAI
SEMAKAN PROGRAM
MENDAPATKAN
KELULUSAN
1. Objektif utama program adalah untuk memastikan
peningkatan SPB yang berterusan dalam semua
aspek yang melibatkan proses kerja teknikal
2. Melibatkan pengisian program teknikal
sebagaimana berikut :-
i. Dalaman (Latihan Teknikal Berkala yang
berkesan, sesi berkongsi pengalaman oleh
Jurutera / Juruteknik berpengalaman)
ii. Luaran (mengadakan program
pembelajaran mengenai sistem / bahan
terkini digunapakai di pasaran dan dengan
konsultan luar dll)
iii. Mengadakan sesi lawatan sambil belajar ke
tapak projek
iv. Sistem pengiktirafan yang berkesan
v. Dan lain-lain mengikut keperluan semasa
1. Menyediakan cadangan senarai semakan
program yang merangkumi :-
i. Senarai nama program
ii. Menyenaraikan nama syarikat / konsultan
yang dipilih
iii. Menyediakan jadual program – lokasi,
masa dan bilangan anggota pekerja
iv. Bajet program
2. Membentangkan cadangan program teknikal ke
dalam JOM untuk dibincangkan
1. Memaklumkan kepada Jabatan Sumber Manusia
& Pentadbiran maklumat lengkap mengenai
program untuk kelulusan JMM
2. Untuk analisa latihan, sila rujuk SOP di Jabatan
Sumber Manusia & Pentadbiran
Memogeraf Cadangan
Program dan Bajet
19TAMAT
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/08
Tajuk Proses :
PROGRAM INOVASI Isu :
1
Semakan :
5
Tarikh
Berkuatkuasa:
01 OGOS 2020
1. OBJEKTIF
Memastikan anggota pekerja terdedah kepada hasil pemikiran kreatif,
penyelesaian pintar untuk menangani masalah dan mencari pendekatan yang
lebih proaktif yang menjadi penanda aras yang menuntut kepada keupayaan
penciptaan produk atau/dan perkhidmatan yang bersifat baharu, unik dan
bermanfaat.
2. SKOPMelibatkan semua anggota pekerja JLand terhadap penghasilan idea kreatif
yang lebih komersil
3. RUJUKAN
i. Manual SPB
ii. Semua Ketua Jabatan
iii. Pelan Kerja Inno-team (Inno-team Framework)
iv. Konsultant (mengikut keperluan)
4. DEFINISI
Inno-Team bermaksud innovation team merupakan kumpulan yang terdiri
daripada beberapa orang anggota pekerja (5 – 6 orang) yang dipilih dari
pelbagai jabatan untuk mencadangkan idea-idea kreatif bagi menghasilkan
penciptaan baru yang lebih mantap dan komersil
5. TANGGUNGJAWAB
i. Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi
ii. Semua Ketua Jabatan
iii. Inno-Team
6. PROSES RISIKOProfil Risiko
(Rujuk Unit Pengurusan Risiko)
7. REKOD SPB Kertas Kerja Inno-Team
20
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)JABATAN SISTEM PENGURUSAN & INOVASI
AKTIVITI TINDAKAN DOKUMEN
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN &
INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/08
Tajuk Proses :
PROGRAM INOVASI
Isu :
1
Semakan :
5
Tarikh Berkuatkuasa :
01 OGOS 2020
1. Pihak pengurusan akan membuat pertimbangan
samada idea cadangan Inno-team boleh
diaplikasikan di dalam prosedur kerja / kawasan
projek yang dikenalpasti / pengkomersialan atau
menjadi bahan rujukan penambahbaikan sistem
kerja
2. Sekiranya idea inovasi diterimapakai, ianya akan
diserahkan kepada jabatan / unit yang berkenaan
untuk tindakan lanjut
1. Kumpulan yang menjalankan projek inovasi (Inno-
team) perlu menyediakan projek mengikut jadual
yang disediakan dan mendapatkan kelulusan
pengurusan perkara-perkara berikut :-
i. Ahli kumpulan Inno-team mengikut kesesuaian
projek
ii. Tajuk projek
iii. Idea cadangan penyelesaian dan bajet
iv. Idea cadangan pelaksanaan projek
v. Membentangkan idea pelaksanaan projek
1. Menyediakan Pelan Kerja Inno-team (Inno-team
Framework)
2. Program inovasi dilaksanakan berdasarkan :-
i. Keperluan kepada idea-idea / proses kerja /
produk baru
ii. Sesi berkongsi pengalaman dengan pihak
dalaman / luaran yang berpengalaman
iii. Lawatan sambil belajar ke tempat-tempat yang
dikenalpasti dalam / luar negara (contoh: UTM,
Wetland Singapura)
Pelan Kerja
Program Inovasi
MULA
MENDAPATKAN
KELULUSAN
LULUSTIDAK
MENYEDIAKAN PELAN
KERJA PROGRAM INOVASI
YA
TAMAT
MENGAPLIKASI PROJEK
INNO-TEAM
21
1. Bagi memastikan projek inovasi berjalan lancar,
audit dalaman boleh menjalankan proses audit
(mengikut keperluan) bagi membuat analisa
terhadap penjimatan kos, masa, gunatenaga,
proses kerja, kelestarian (sustainability) dan
kemungkinan hasil inovasi di patenkan
2. Laporan audit akan dibentangkan kepada pihak
pengurusan untuk tindakan lanjut
PEMANTAUAN PROJEK
INNO-TEAM
Minit Mesyuarat
JMM
Laporan Audit
Dalaman
Laporan Projek
Inovasi
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/09
Tajuk Proses :
PENAMBAHBAIKAN
KERJA - KAIZEN
Isu :
1
Semakan :
5
Tarikh
Berkuatkuasa:
01 OGOS 2020
1. OBJEKTIF
Menggalakkan anggota pekerja sentiasa mengamalkan konsep persekitaran
berkualiti dengan membuat penambahbaikan kerja samada melibatkan proses
kerja, dokumen, borang atau/dan sistem kerja yang boleh memberi penjimatan
kepada syarikat samada dari segi kos, masa dan guna tenaga
2. SKOP Melibatkan semua lapisan anggota pekerja JLand
3. RUJUKAN
i. Manual SPB
ii. Manual QE5S
iii. Semua Ketua Jabatan
iv. Konsultant (mengikut keperluan)
4. DEFINISI
i. QE5S – Amalan persekitaran berkualiti (Quality Environment)
menggunakan konsep 5S iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan
Sentiasa Amal (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke)
ii. Kaizen - cara untuk sentiasa meningkatkan sistem pengeluaran dan
perkhidmatan secara berterusan dengan meningkatkan kualiti dan
produktiviti, seterusnya dapat membantu kepada penjimatan kos
5. TANGGUNGJAWAB
i. Jabatan Sistem Pengurusan & Inovasi
ii. Semua Ketua Jabatan
6. PROSES RISIKOProfil Risiko
(Rujuk Unit Pengurusan Risiko)
7. REKOD SPB Borang Kaizen
22
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)JABATAN SISTEM PENGURUSAN & INOVASI
AKTIVITI TINDAKAN DOKUMEN
SOP :
JABATAN SISTEM
PENGURUSAN & INOVASI
Bil Proses :
SOP/KUAL/09
Tajuk Proses :
PENAMBAHBAIKAN
KERJA - KAIZEN
Isu :
1
Semakan :
5
Tarikh Berkuatkuasa :
01 OGOS 2020
1. Jabatan sentiasa membuka ruang dan menerima
cadangan penambahbaikan kerja dari jabatan/anggota
pekerja
2. Penambahbaikan kerja (KAIZEN) merupakan kaedah
percambahan idea yang diaplikasikan dari Program
QE5S yang boleh direalisasikan dalam masa yang
singkat dan mudah
3. Idea bernas boleh diisikan ke dalam Borang Kaizen
yang boleh dimuat turun dari Sistem Intranet JLand
dengan memberi cadangan penambahbaikan
mengenai :-
i. Proses kerja baru
ii. Penambahbaikan proses kerja sediada
iii. Penjimatan masa, kos atau gunatenaga
iv. Penghasilan produk dan perkhidmatan
1. Semua cadangan akan dibawa ke Jawatankuasa
Penilai untuk dinilai
2. Penilaian cadangan dibuat secara berkala (sebulan
sekali) atau mengikut keperluan
3. Cadangan penambahbaikan/Kaizen akan dinilai
berdasarkan kriteria penilaian yang telah dipersetujui
1. Cadangan penambahbaikan / Kaizen dinilai
berdasarkan kesan terhadap 7 impak iaitu :-
i. P = ‘Productivity’/Produktiviti
ii. Q = ‘Quality’/Kualiti
iii. C = ‘Cost’/Kos
iv. D = ‘Delivery’/Sistem Penyampaian
v. S = ‘Safety’/Keselamatan
vi. M = ‘Morale’/Moral
vii. I = ‘Innovation’/Inovasi
2. Laporan penilaian penambahbaikan dibawa ke
Mesyuarat JMM untuk kelulusan
3. Kaizen terbaik dipilih berdasarkan :-
i. Menyumbang penjimatan masa dan kos
ii. Pelaksanaan tidak melibatkan kos
iii. Pelaksanaan meningkatkan imej syarikat
Syarikat memberi pengiktirafan terhadap prestasi Kaizen
dengan memberi imbuhan sebagaimana yang diluluskan
MENERIMA CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN
KERJA
MULA
MEMBUAT PENILAIAN
KAIZEN
LULUS
TIDAK
YA
Borang KAIZEN
1. Lampiran Ganjaran
2. Senarai Cadangan
Kaizen
Senarai Kaizen yang
diluluskan
Senarai Imbuhan yang
diluluskan
23
PENGIKTIRAFAN
TERHADAP KAIZEN
TAMAT
top related