produktiviti & kualiti

KURSUS PENINGKATAN PRODUKTIVITI &

KUALITIOLEH :

EN SHIKH ZAKARIAEN KHAIROL ANUAR

APA ITU PRODUKTIVITI

Produktiviti boleh didefinisikan sebagai nilai atau kuantiti output yang dapat dihasilkan oleh satu unit input. Output ialah keluaran atau perkhidmatanyang dihasilkan oleh sesebuah organisasi.

Dengan lain perkataan, produktiviti ialah konsep yang menjelaskan perhubungan di antara output yang dihasilkan oleh sesebuah organisasi denganinput yang digunakannya

1) Output = Produk atau perkhidmatan Input = Sumber yang digunakan dalam

pengeluaran output

INPUT OUTPUT

2) Produktiviti = [ Ilmu + Kemahiran] x Sikap

3) Produktiviti = [ Sains + Teknologi] x

Minat

Perhubungan ini lazimnya ditunjukkan

dalam bentuk formula:Output atau ringkasnya O------------- ------ Input ISebagai contoh, sekiranya satu pasukan pekerja dapat menghasilkan 100 output dalam masa 20 jam maka produktiviti yang dicapai ialah 5. Iaitu 5 jam bagi menghasilkan seunit output.

PRODUKTIVITI

Produktiviti = Output / Input

• Untuk meningkatkan produktiviti BUKAN semudah meningkatkan output dengan ‘mencekek’ pekerja atau mengurangkan input dengan membuang sebahagian dari mereka(perlu ada keharmonian pekerja-majikan)

• Peningkatan produktiviti juga BUKAN mengorbankan kualiti – ie pengeluaran yang tidak memenuhi kehendak pelanggan

SIKAP MINDASIKAP MINDA

HARI INI LEBIH BAIK DARI HARI INI LEBIH BAIK DARI SEMALAM & ESOK LEBIH SEMALAM & ESOK LEBIH

BAIK DARI HARI INI.BAIK DARI HARI INI.

PRODUKTIVITI BOLEH DITINGKATKAN :

MENGURANGKAN KOS = OUTPUT = ------

INPUTKEMAMPUAN BERKEMBANG = OUTPUT = ____

INPUTKERJA DENGAN BAIK = OUTPUT = ____

INPUT ----PENGURANGAN = OUTPUT = ____ INPUT

KECEKAPAN BEKERJA = OUTPUT = ____

INPUT

Perkaitan di antara produktiviti dan kualiti

pula boleh ditunjukkan apabila output

sesebuah jabatan/pejabat itu dihubungkan dengan pihak

pelanggan yang menjadi sasarannya. Matlamat sesebuah jabatan / pejabat bukan sahaja

setakat mengeluarkan output pada kuantiti yang tepat, tetapi juga

memastikan output tersebut dapat memenuhi kehendak pelanggan.

PERKAITAN ANTARA PRODUKTIVITI & KUALITI

Untuk membolehkannya mengeluarkan output pada kuantiti yang tepat, sesebuah jabatan / pejabat perlu menekankan aspek produktiviti. Manakala untuk memastikan outputnya dapat memenuhi kehendak pelanggan pula, ia perlu menekankan aspek kualiti. Ini bermakna jabatan/pejabat perlu memastikan output tersebut dapat mempamerkan ciri-ciri yang dihargai oleh pelanggan. Di antara ciri-ciri yang dimaksudkan itu termasuklah :

1.Perkhidmatan yang cepat2.Boleh dipercayai3.Tiada kesilapan4.Bersopan santun5.Mengutamakan keselamatanOleh itu, kualiti dan produktiviti adalah

dua aspek yang saling lengkap- melengkapi dan perlu diberi perhatian oleh setiap jabatan / pejabat apabila

menghasilkan keluaran atau perkhidmatan

CARA-CARA PENINGKATAN PRODUKTIVITI

Sesebuah jabatan/pejabat Kerajaan mengeluarkan pelbagai output bagi mencapai objektifnya. Untuk mengeluarkan output ini ia perlu mendapatkan input-input asas seperti :

1.Bahan-bahan mentah2.Modal3.Peralatan4.Tenaga manusia

Hubungkait Di Antara Input – Transformasi – Output

INPUT

1. TENAGA MANUSIA

2. TEKNOLOGI3. KELENGKAPAN

MODAL4. SISTEM

PENGURUSAN

OUTPUT

KELUARAN&

PERKHIDMATAN

SISTEMPENGURUSA

N

PROSES TRANSFORMASI

Faktor-faktor tersebut ditunjukkan di dalam Rajah 2 dan penerangan tentang tindakan- tindakan yang perlu diambil oleh pihak pengurusan ditunjukkan di dalam Jadual 1. Faktor-faktor yang dimaksudkan itu ialah terdiri daripada:

a. Tenaga manusiab. Sistem dan prosedurc. Struktur organisasid. Gaya pengurusane. Persekitaran kerjaf. Teknologig. Bahan-bahanh. Kelengkapan modal.

RAJAH 2 : FAKTOR YANG MEMPENGARUHI RAJAH 2 : FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PRODUKTIVITIPRODUKTIVITI

KelengkapanModal

Bahan-bahan

Teknologi

Persekitaran Pekerjaan

GayaPengurusan

StrukturOrganisasi

SistemDan

Prosedur

Tenaga Manusia

FAKTOR

PRODUKTIVITI

Jadual 1 : Tindakan-tindakan Yang Perlu Diambil Oleh Pihak Pengurusan Jabatan

Pejabat Ke Atas Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Produktiviti

Faktor-faktor Tindakan Pihak Pengurusan

1. Tenaga Manusia a. Melatih kakitangan dalam bidang yang berkaitan dengan kerja.

b. Mewujud dan menyebarkan nilai-nilai yang positif.

c. Memotivasikan kakitangan supaya menghasilkan kerja dengan cemerlang.

d. Menggalak penglibatan kakitangan dalam penentuan

matlamat organisasi dalam proses penyelesaian

masalah produktiviti.e. Mewujudkan komunikasi yang erkesan

dalam jabatan/pejabat.f. Menetapkan standard prestasi untuk

kakitangang. Menempatkan kakitangan mengikut

kebolehan dan kemahiran.

Faktor-faktor Tindakan Pihak Pengurusan

2. Sistem dan Prosedur

a. Mengkaji semula sistem dan prosedur kerja untuk

mengatasi kelemahan kelemahan yangmenyekat

produktiviti.

b. Mempermudahkan sistem dan prosedur kerjayang

sedia ada.

c. Memansuhkan peruntukan undang undang atau

peraturan yang tidak sesuai dengan matlamat

jabatan / pejabat.

Faktor-faktor Tindakan Pihak Pengurusan

3. Struktur Organisasi

a. Membuat penyelarasan fungsi bahagian-bahagian dan unit-unit dalam organisasi jabatan/pejabat.

b. Mewujudkan struktur organisasi yang fleksibel dan dinamik.

c. Menentukan corak perjawatan di bahagian-bahagian atau unit dalam organisasi adalah berpadanan dengan tanggungjawab yang diberikan.

d. Mendefinisikan dengan jelas bidang kuasa bahagian- bahagian dan unit-unit dalam jabatan/pejabat.

Faktor-faktor Tindakan Pihak Pengurusan

4. Gaya Pengurusan

5. Persekitaran Kerja

a. Mewujudkan wawasan dan objektif jabatan/ pejabat serta menyebarkannya kepada kakitangan.

b. Merancang dan menetapkan matlamat prestasi jabatan/pejabat dan kemudiannya mengukur pencapaian sebenar.

c. Mewujudkan budaya kerja yang menekankan produktiviti.

a. Mewujudkan susunatur jabatan/ pejabat yang sesuai dengan operasi kerja.

b. Melengkapi pejabat dengan kemudahan asas.

c. Menjaga kebersihan dan perhiasan di tempat kerja.

d. Menyediakan kemudahan-kemudahan untuk kakitangan.

Faktor-faktor Tindakan Pihak Pengurusan

6. Teknologi

7. Bahan-bahan

8. Kelengkapan Modal

a. Mengkaji proses-proses kerja yang dijalankan sekarang untuk mengenal pasti aspek-aspek yang sesuai untuk diautomasi atau dimekanisasikan.

a. Menjalankan pemeriksaan kualiti pada peringkat awal ke atas bahan bahan input yang diperolehi daripada pembekal.

b. Memberi pendidikan kualiti kepada pembekal.

c. Mengamalkan sistem inventori yang baik untuk mengelakkan pemegangan stok yang berlebihan bagi bahan-bahan.

a. Menyelenggara kelengkapan modal mengikut jadual.

b. Menentukan kelengkapan modal berada dalam persekitaran operasi yang baik.

c. Merancang penggunaan kelengkapan supaya semuanya dapat digunakan dengan optimum.

MENGAPA PRODUKTIVITI ITU PENTING

1)NEGARA : - GDP / KNK - TARAF HIDUP

2)ORGANISASI - KOS - KEUNTUNGAN

3)INDIVIDU - PENDAPATAN

MATLAMAT ORGANISASIMATLAMAT ORGANISASI

Seharusnya bukan yang setakat mengeluarkan output

pada kuantiti yang tepat, tetapi hendaklah juga

memastikan yang output tersebut dapat memenuhi

kehendak pelanggan.

FAEDAH PRODUKTIVITIFAEDAH PRODUKTIVITIUNTUK INDIVIDU :• BERTAMBAH PENDAPATAN• KEADAAN KERJA YANG LEBIH BAIK• KESELAMATAN PEKERJAAN• BANGGA• PEMBANGUNAN KEMAHIRAN & KEBOLEHANUNTUK ORGANISASI :• PERKEMBANGAN PEMBENTUKAN MODAL• PENINGKATAN KEJAYAAN TEKNIKAL• PENINGKATAN DAYA SAING DI PASARAN

UNTUK PENGGUNA :• HARGA PRODUK / PERKHIDMATAN YANG RENDAH• LEBIH BANYAK PRODUK / PERKHIDMATAN PADA KUALITI YANG LEBIH BAIK

UNTUK NEGARA :• MENURUNKAN KESAN INFLASI• MENGURANGKAN KONFLIK SOSIAL APABILA > PRODUK & PERKHIDMATAN TERSEDIA PADA HARGA YANG BERPATUTAN BERIKUTAN MENINGKATKAN KUASA PEMBELI• PENGUJUDAN > BANYAK PELUANG PEKERJAAN• TARAF HIDUP RAKYAT YANG LEBIH TINGGI

Produktiviti Boleh Produktiviti Boleh Ditingkatkan Melalui :Ditingkatkan Melalui :1. Motivasi2. Tempat kerja yang lebih baik (kemas,

bersih, selamat)3. Latihan & kemahiran yang ditingkatkan4. Sifat kerjasama / hubungan baik / sikap

+ve5. Cukup alat / perkakas / alat ganti6. Tingkatkan teknologi / pengetahuan7. Pengendalian yang baik & sempurna8. Sumber yang mencukupi serta tanpa

pembaziran9. Permintaan yang mencukupi

Masalah-Masalah Utama Di Dalam Masalah-Masalah Utama Di Dalam Peningkatan ProduktivitiPeningkatan Produktiviti1. Sikap kurang ambil berat terhadap kerja2. Kurang kemahiran dikalangan pekerja 3. Pusingganti pekerja yang tinggi4. Kurang permintaan terhadap pengeluaran5. Sikap untuk menerima perubahan 6. Kaedah kerja yang tidak sistematik7. Mekanisasi yang rendah (automasi /

pengkomputeran)8. Tahap pelajaran yang rendah9. Keadaan tempat kerja yang tidak kondusif10. Kekurangan modal / peruntukan11. Kurang pengetahuan & teknologi baru12. Perhubungan di antara pengurusan &

kakitangan

Faktor Ke Arah Faktor Ke Arah Peningkatan Produktiviti :Peningkatan Produktiviti :1. Sikap & disiplin yang baik2. Rajin & sentiasa berusaha3. Sistem panduan pengurusan yang baik

& kemas4. Sentiasa kreatif & berfikir5. Memaha,I objektif, sasaran & sistem

organisasi6. Melibatkan seluruh anggota dalam

program peningkatan produktiviti organisasi

Pihak Pengurusan :Pihak Pengurusan :1. Mewujudkan strategin organisasi2. Mendorong pekerja3. Membentuk hubungan dengan pekerja4. Mewujudkan suasana kerja yang baik

Pihak Pekerja :Pihak Pekerja :1. Bekerja dengan bersungguh-sungguh2. Mendapatkan kaedah baru untuk

memudahkan kerja3. Mempertingkatkan kemahiran4. Mewujudkan semangat kerja

berkumpulan

Definisi Kualiti :Definisi Kualiti :Ciri-ciri atau sifat-sifat keseluruhan sesuatu produk & perkhidmatan dalam memenuhi kehendak pelanggan samada yang dinyatakan atau tidak.Lain-Lain Definisi Kualiti :Lain-Lain Definisi Kualiti :• Quality is fitness for use (JM Juran)• Quality is conformance to requirement (Philip Crosby)• Quality is best certain customr conditions These are : a) The actual use b) The selling price of the product ( Feigen Baum)

Apa Dia Kualiti :Apa Dia Kualiti :

• Kesesuaian untuk digunakan (teknikal)• Mematuhi spesifikasi (teknikal)• Strategi kemenangan (pemasaran)• Revolusi ke-4 (gimik)• Satu perjalanan (falsafah)• Satu proses yang menyeluruh (pengurusan)

Kenapa Q itu penting?Kenapa Q itu penting?

Tinjauan pelanggan menunjukkan :1. Hanya 4 dari 100 pelanggan akan

mengajukan komplain2. Yang lain tidak ripada akan

mendapatkan produk atau perkhidmatan tersebut lagi

3. Kos untuk mendapatkan pelanggan baru adalah 5 kali ganda daripada mengekalkan pelanggan yang sedia ada

Apa Yang Kita Faham Apa Yang Kita Faham Mengenai Kualiti :Mengenai Kualiti :Di USA, kualiti yang berada pada tahp 99.9% bermakna :1.Bekalan air yang yang tidak sihat selama 1 jam setiap bulan2.2 pendaratan merbahaya berlaku setiap hari di Lapangan Terbang Chicago3.20,000.00 ubat tersalah label setiap tahun4.500 pembedahan yang salah setiap minggu5.50 bayi baru lahir terjatuh setiap hari

Samb :Samb :1. 22,000 cek dimasukkan (dikeluarkan)

ke (dari) akaun orang lain setiap jam2. Pada aras 99.9% ini jantung kita gagal

brfungsi 32,000 kali setahun

KUALITI? KUALITI? TIADA KOMPROMI!!!TIADA KOMPROMI!!!

Warga Cemerlang Warga Cemerlang

Jangan ikut rasmi ayam :

Hangat-hangat tahi ayam Bertelur sebiji riuh sekampung Tidur-tidur ayam Ajak-ajak ayam Ayam di kepuk padi mati kelaparan………… Kais pagi makan pagi, kais petang ……….

4 Jenis Manusia4 Jenis Manusia1. Pandai Kerja , Pandai Cakap

- Orang yang cemerlang

2. Pandai Kerja , Tak Pandai Cakap- Orang yang selalu kena buli

3. Tak Pandai Kerja , Pandai Cakap- Orang yang selamat

4. Tak Pandai Kerja , Tak Pandai Cakap- Orang yang menyusahkan

Prof. Engku Aziz

Manusia 20 : 80Manusia 20 : 80

• 10% berminda perdana• 80% berminda sederhana• 10% berminda kedana

Minda Perdana :Minda Perdana :- Hidup satu perjuangan- Ada matlamat

Minda Sederhana :Minda Sederhana :- Hidup satu perjalanan- Terpengaruh dengan 3S

Minda Kedana :Minda Kedana :- Hidup satu kegagalan- Satu penyesalan

Siapa Tentukan Kualiti ?Siapa Tentukan Kualiti ?Pelanggan :

- Dalaman Kepuasan

- Luaran

Pelanggan tidak puas :Pelanggan tidak puas : Buat semula Baiki yang salah

Rugi masa Rugi bahan Rugi tenaga Rugi RM

Akan menyebabkan :Akan menyebabkan :

Kualiti (Q)Kualiti (Q) Q meningkat – menguntungkan Q merudum – merugikan Q yang membezakan Q yang diperlukan oleh pelanggan Q dilakukan oleh pesaing Q disukai semua Q menyatukan Q memperbaharui Q menjadi kebanggan semua

Insan Ber ‘Q’Insan Ber ‘Q’

Insan yang berkualiti adalah insan yang :1.Memberi manfaat kepada orang lain 2.Membuat kerja dengan rela (jiwa merdeka)3.Memahami kerja & enjoy bekerja4.Mempunyai sikap positif5.Berilmu, berkemahiran & berakhlak6.Berpendedahan & berpengalaman

Siapa Kita?Siapa Kita?Kita tidak pernah mengisi borang sebelum lahir dahulu untuk pilih : Hendak lahir di negeri mana? Bangsa apa? Agama apa? Siapa ibu bapa kita? Warna kulit kita

Keajaiban manusia :Keajaiban manusia : Tubuh manusia ada 60 trilion sel Isyarat saraf bergerak 200 batu sejam 60,000 batu urat mengangkut darah Buah pinggang ada 1 juta tiub yang 40 batu panjangnya 1000 naskah ensiklopedia untuk susun kod genetik (DNA) Otak (3paun) = komputer bertingkat seluas Texas

…………. Persediaan untuk . Persediaan untuk cemerlangcemerlang

Dimensi Hidup Manusia :Dimensi Hidup Manusia :

• Panjang = Umurnya• Lebar = Kepelbagaian kemahiran / kerja• Dalam = Kepuasan (impak pada diri,

masyarakat & kemanusiaan)Dimensi CemerlangDimensi Cemerlang

Ingat 5 perkara sebelum Ingat 5 perkara sebelum datang 5 perkara :datang 5 perkara :

1. Sihat sebelum sakit2. Muda sebelum tua3. Kaya sebelum miskin4. Lapang sebelum sempit5. Hidup sebelum mati

Kecemerlangan bermula Kecemerlangan bermula di sinidi sini

Mutiara Hadith :Mutiara Hadith :“Sesungguhnya Allah menyukai apabila seseorang melakukan pekerjaannya, dia akan memperbaiki”

“ Seseorang pekerja apabila menunaikan tugasnya dengan baik & menerima haknya, maka ia dianggap sebagai pjuang di jalan Allah sampai ia pulang ke rumah ‘’ At Tabrani

Sebuah Perjalanan :Sebuah Perjalanan :

• Sekarang (masih jadi ‘YAB’)• Ketika menjadi ‘YB’• Berakhirnya ‘Q’ life – RKPKKM• Saat putusnya nikmat• PWTC (tunggu kebangkitan / pengadilan)Untuk cemerlang – Untuk cemerlang – bertindak wajar sebelum bertindak wajar sebelum

terlambatterlambat

Formula Pekerjaan :Formula Pekerjaan :P = GG + GP + RA

P = PekerjaanGG = Ganjaran GajiGP = Ganjaran PahalaRA = Rahmat Allah

Formula Duit :Formula Duit :D : DoaU : UsahaI : IkhtiarT : Tawakkal

Keputusan untuk jadi Keputusan untuk jadi cemerlang :cemerlang :

Datang dari dalam diri kita sendiri Jadi tepuk dada tanya …. - Hijrah - Kaizen

We can bring the horse to the water but we cannot force the horse to drink the water.

Organisations change only when the people in them change, and people will only change when they accept in their hears that change must occur. Sir John Harvey

Jones

Kesimpulan Kesimpulan

Kecemerlangan menuntut banyak pengorbanan :1.Kepentingan & kehendak diri2.Masa3.Tenaga4.Harta

Demi untuk mencapai tujuan-tujuan di dalam masyarakat,

moral & agama

PENUTUPPENUTUP

Jabatan / pejabat Kerajaan hendaklah menjadikan usaha

peningkatan produktiviti sebagai satu proses yang berterusan. Ini kerana tahap

produktiviti bersifat relatif. Sesuatu tahap yang dianggap tinggi pada

satu masa dahulu tidak lagi dianggap sedemikian pada masa ini. Tumpuan ke

atas produktiviti seharusnya juga diseimbangkan dengan tumpuan ke atas

kualiti.