produktiviti dalam pendidikan

7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN

1/22

PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKANNORASIKEN BINTI ABDUL RAHMAN

Email: [email protected]

1.0 Pengenalan

Apabila dunia mula memasuki zaman ekonomi pengetahuan Global pada abad

ke-21, manusia mula sedar bahawa senjata terpenting dalam penbangunan

ekonomi adalah pengetahuan. Melalui penggunaan pengetahuan terkini barulah

sesebuah negara dapat berkembang dan mampu bersaing serta berupaya

menahan tekanan gelombang globalisasi. Oleh sebab itu, satu cara yang paling

berkesan untuk menyebarkan dan menerima pengetahuan adalah melalui

pendidikan. Pendidikan didefinisikan sebagai one process of teaching, training

and learning especially ini schools and colleges, to improve knowledge and

develop skills (Oxford Advanced Learners Dictionary, 2005). Pendidikan juga

didefinisikan sebagai satu proses yang membentuk kebolehan dan sikap

menusia. Proses sosial ini membolehkan seseorang individu memperolehi

keyakinan dan pertumbuhan kendiri, melalui satu keadaan yang dipilih dan

dikawal serta diinstitusikan oleh masyarakat atau negara (Abdul Ghafar, 2004).Sistem pendidikan sesebuah negara ialah kegiatan yang dijalankan secara

terancang dan sistematik terhadap perkembangan jasmani dan rohani dengan

tujuan untuk melengkapkan seseorang individu supaya dapat menjalani hidup

yang sempurna.

Justeru itu, matlamat bagi usaha kerajaan Malaysia dalam pembangunan

pendidikan adalah sangat jelas. Pelbagai usaha telah diambil oleh kerajaan

yang berkaitan dengan peningkatan kualiti sumber manusia, misalnya Dasar

Modal Insan,Program Khidmat Negara dan Dasar Wawasan 2020. Selain itu,

berdasarkan Rancangan Malaysia ke-10 (2011-2015), kerajaan terus memberi

tumpuan kepada penghasilan modal insan yang dapat membantu meningkatkan

kualiti hidup dan sumber tenaga di Malaysia.


2/22

Pendidikan adalah satu daripada Bidang Keberhasilan Utama Negara

(NKRA). NKRA pendidikan merupakan landasan dan titik permulaan dalam

usaha menambah baik prestasi pelajar dalam sistem pendidikan peringkat

sekolah secara menyeluruh, serta membolehkan mereka mendapat akses

kepada pendidikan yang berkualiti. Sistem pedidikan adalah penting untuk

memperkukuh daya saing negara dan membangunkan 1Malaysia. Untuk

mempercepat penambahbaikan prestasi pelajar secara berkesan, berterusan

dan menyeluruh, kerajaan memberikan tumpuan utama bukan sahaja pada

aspek yang memberi impak besar kepada pembangunan fizikal tetapi juga

kepada kualiti isi pembelajaran, kualiti guru dan kepimpinan di sekolah

(Rancangan Malaysia ke-10).

Isu pentadbiran sistem pendidikan pada masa kini ialah produktiviti dan

kualiti menyeluruh organisasi pendidikan. Konsep produktiviti dan konsep kualiti

berasal daripada bidang perdagangan dan perindustrian. Naman begitu, pada

masa kini ianya juga telah diguna pakai oleh jabatan-jabatan kerajaan termasuk

sekolah. sekolah kini dalam proses mendapatkan pengiktirafan MS ISO

9001:2008.

2.0 Konsep Kualiti

Kualiti merupakan suatu konsep yang popular tetapi agak sukar didefiniskan

maksudnya. Secara umumnya, apabila takrifan kualiti diajukan kepada pelbagai

kategori orang, organisasi ataupun industri, kemungkinan besar jawapan yang

akan diterima akan berbeza-beza. Menurut Yusoff (2005), perkara ini wujud

kerana maksud kualiti bergantung kepada :

(i) Konteks penggunaan dan kualitinya Maksud kualiti dalam konteks

organisasi pembuatan berbeza dengan organisasi perkhidmatan. Definisi

kualiti yang digunakan oleh pengeluar mungkin berbeza dengan definisi

kualiti yang digunakan oleh pelanggan ataupun penggunanya. Dalam

satu organisasi yang sama, definisi kualiti yang diberikan oleh kakitangan


3/22

jabatan pengeluaran mungkin berbeza dengan definisi kualiti yang

diberikan oleh kakitangan kewangan.

(ii) Pengoperasian - Adakalanya definisi kualiti didapati berbeza oleh kerana

kesukaran dalam mengoperasikan dimensi-dimensi kualiti yang agak

subjektif. Sebagai contoh, pengoperasian dimensi kualiti peramah atau

mesra adalah agak subjektif dan ini menyukarkan mereka yang terlibat

untuk mendefinisikan kualiti.

Kualiti merujuk kepada darjah kebagusan persekitaran kerja, pekerja,

kaedah kerja, mesin dan produk (Hussin, 2002). Abdullah (1995) menyatakan

kualiti mempunyai hubungkait yang sangat rapat dengan kepuasan pelangan.

Ianya ditakrifkan sebagai memenuhi kepuasan hati pelanggan atau kehendak

yang telah ditetapkan. Manakala berdasarkan takrifan ISO 9001: 2008 kualiti

ialah keseluruhan ciri-ciri atau sifat-sifat sesuatu barangan atau perkhidmatan

yang dapat memenuhi kehendak pelanggan yang dinyatakan atau tersirat.

Edosomwan (1995) mendefiniskan kualiti as conformance to

requirements dimana beliau menegaskan bahawa kualiti mempunyai ciri-ciri

tertentu yang perlu dipenuhi dan penilaian penuh perlu dibuat terhadap setiap

cabang aspek yang terlibat. Daripada definisi-definisi tersebut, dapatlah

dirumuskan kualiti adalah keupayaan untuk memenuhi dan memuaskan

keperluan dan kehendak pelanggan, pengguna dan pihak yang berkepentingan

dalam organisasi (stakeholders).

Terdapat dua komponen utama yang mendasari definisi kualiti.

Berdasarkan Idris (2004), komponen-komponen tersebut adalah:

(i) Fokus pelanggan, pengguna dan pihak berkepentingan.

Fokus utama kualiti ialah kepada pelanggan, pengguna dana pihak

berkepentingan. Pengeluar tidak dianggap mengahsilkan output yang berkualiti

sekiranya output yang dihasilkan hanya dapat memenuhi dan memuaskan

keperluan pengeluar sahaja tetapi tidak memenuhi keperluan dan kehendak


4/22

pelanggan, pengeluar ataupun pihak yang berkepentingan yang dikeluarkan

produk atau perkhidmatan.

(ii) Memenuhi dan memuaskan keperluan dan kehendak.

Pelanggan, pengguna dan pihak berkepentingan mempunyai keperluan dan

kehendak yang perlu organisasi penuhi. Keperluan merupakan perkara generik

yang diperlukan pelanggan. Organisasi perlulah memahami dan seterusnya

memenuhi kehendak pelanggannya. Kehendak pelanggan boleh dibahagikan

kepada kehendak zahiri dan kehendak hakiki.

3.0 Konsep produktiviti

Produktiviti adalah satu konsep umum dan ia telah wujud melebihi 200 tahun

dahulu iaitu pada tahun 1776, berdasarkan karya Queney yang bertajuk Journal

de lAgriculture. Dalam karya ini telah dijelaskan bahawa produktiviti adalah

sesuatu yang sukar diukur dan ia dikatakan perkataan multi-dimensi dan sebab

itu takrifan produktiviti akan berbeza mengikut situasi yang berlainan.

Produktiviti merupakan penggunaan sumber-sumber pengurusan yang

sedia ada (input) secara optima untuk menghasilkan barangan atau

memberikan perkhidmatan (output) yang menepati tahap mutu yang telah

ditetapkan (Institusi Tadbiran Awam Malaysia, 1992). Output merupakan produk

akhir sesuatu proses pengeluaran samada barangan atau perkhidmatan yang

diberikan. Output juga dirujuk sebagai hasil bernilai yang mempunyai

hubungkait yang rapat dengaan matlamat organisasi. Input pula merujuk

kepada sumber-sumber yang digunakan dalam proses pengeluaran barangan

atau penghasilan pelbagai perkhidmatan. Sumber-sumber ini termasuklah

buruh, mesin, peralatan, tenaga dan bahan-bahan mentah (Perbadanan

Produktiviti Negara, 1997).

Dalam bidang perindustrian, produktiviti bermaksud kadar penghasilan

produk iaitu jumlah kerja yang boleh dibuat atau jumlah produk yang boleh

dihasilkan dalam sesuatu tempoh masa. Semakin banyak jumlah kerja yang


5/22

boleh disiapkan oleh seseorang maka semakin tinggi produktiviti seseorang

pekerja itu. Untuk mencapai hasrat produktiviti tinggi, maka institusi haruslah

meningkatkan kadar pengeluaran dengan meningkatkan keupayaan dan

kecekapan pekerja serta peralatan-peralatan yang digunakan. Pekerja-pekerja

mesti terlatih dan cekap mengendalikan peralatan-peralatan untuk menjalankan

operasi, dan peralatan-peralatan yang digunakan pula mestilah pantas untuk

menghasilkan produk yang membawa keuntungan kepada organisasi. Maka,

lahirlah istilah-istilah baru yang berkaitan seperti pembangunan sumber

manusia dan kecacatan sifar.

Dalam firma dan kilang, penggunaan konsep pembangunan sumber

manusia mengandaikan manusia sebagai satu daripada sumber-sumber dalam

proses pengeluaran seperti duit, mesin, telefon, tanah, tenaga, minyak sawit,

getah, silikon dan bahan-bahan mentah lain. Pembangunan sumber manusia

bertujuan membentuk tenaga kerja mahir, cekap, kreatif dan berdedekasi dalam

membuat kerja-kerja supaya dapat memberikan keuntungan maksimum kepada

firma. Kecacatan sifar pula merujuk kepada konsep yang sejajar dengan

produktiviti iaitu produktiviti adalah tinggi apabila tiada produk yang rosak dan

secara langsung ini menjimatkan masa, tenaga kerja dan modal. Produk yang

cacat merupakan pembaziran yang merugikan firma.

Oleh sebab konsep produktiviti dan kualiti menyeluruh telah terbukti

bagus untuk operasi firma-firma, maka jabatan-jabatan kerajaan termasuk

sekolah dan universiti telah menggunakan secara meluas kedua-dua konsep ini.

Masalah yang timbul adalah perbezaan produk dan peralatan serta matlamat

yang hendak dicapai oleh organisasi. Ciri-ciri firma amat berbeza dengan ciri-ciri

agensi-agensi awam. Agensi awam ditubuhkan untuk mengendalikan hal ehwal

kebajikan rakyat yang tidak berorentasikan keuntungan dari segi wang ringgit.

Oleh sebab itu, pengukuran produktiviti pekerja di agensi-agensi awam tidak

boleh diukur sebagaimana yang diamalkan di firma dan kilang.

Dalam jabatan-jabatan pendidikan, produktiviti diukur dengan

menggunakan beberapa kaedah seperti bilangan fail yang boleh diselesaikan


6/22

setiap hari, atau bilangan pelanggan yang boleh dikendalikan sehari. Di sekolah,

produktiviti guru diukur melalui:

(i) Bilangan murid-murid yang cemerlang dalam ujian atau peperiksaan

akademik dalam setiap penggal.(ii) Bilangan buku murid yang boleh disemak oleh guru sehari.

(iii) Bilangan buku ilmiah yang guru baca dalam sebulan.

(iv) Kerja-kerja pembangunan sekolah yang guru buat secara sukarela dalam

sebulan.

(v) Bilangan kes disiplin murid yang guru selesaikan dalam sebulan.

(vi) Bilangan kursus atau seminar yang dihadiri oleh guru dalam setahun.

Kualiti produk merupakan hasil apa yang dikeluarkan oleh sesebuah

organisasi. Jika dibuat perbandingan, kualiti produk yang dihasilkan oleh firma

lebih senang diukur berbanding produk yang dihasilkan oleh agensi awam. Hal

ini kerana kualiti produk yang dihasilkan oleh firma boleh diukur dengan cara

meneliti fungsinya, ketahanannya, dan kecantikannya yang boleh diniagakan

dan mendatangkan keuntungan kepada firma dan kilang. Namun begitu, kualiti

produk yang dihasilkan oleh agensi awam adalah benda yang tidak konkrit dan

tidak nyata. Oleh sebab itu, jika di sekolah atau universiti, kualiti produk yang

dihasilkan boleh dinilai pada kualiti pelajar dari segi akhlak, akademik dan

kemahiran mereka.

4.0 Faktor produktiviti

Untuk meningkatkan produktiviti dalam bidang pendidikan, pihak pengurusan

hendaklah mengambil langkah-langkah tertentu untuk mengukuhkan faktor-

faktor yang boleh mempengaruhi produktiviti. Sebanyak lapan faktor telahdikenalpasti sebagai faktor-faktor yang kritikal. Faktor-faktor tersebut

ditunjukkan pada rajah 4.1.


7/22

Rajah 4.1: Faktor-faktor yang mempengaruhi produktiviti (Pekeliling

Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 6 tahun 1991)

(a) Tenaga Manusia

Keupayaan sesebuah organosasi mencapai matlamat adalah bergantung

kepada faktor tenaga manusia. Hal ini kerana kakitangan memainkan pelbagai

peranan penting dalam proses pengeluaran. Kakitangan juga bertanggungjawab

menggerakkan pelbagai proses penting dalam organisasi seperti perancangan,

kawalan kualiti, membuat keputusan-keputusan strategik atau operasional dan

membuat belanjawan. Oleh itu, untuk meningkatkan produktiviti tenaga manusia

dalam organisasi pendidikan, tindakan-tindakan yang boleh dilakukan

termasuklah:

(i) Menyediakan latihan kepada kakitangan yang dalam bidang yang

berkaitan dengan kerja mereka. Melalui latihan ini kakitangan boleh

FAKTOR

PRODUKTIVITI

Tenaga

Manusia

Sistem dan

prosedur

Kelengkapan

modal

Struktur

organisasi

Bahan-bahan

Persekitaran

kerja

Gayapengurusan

Teknologi


8/22

meningkatkan kepakaran dan kemahiran yang dapat membantu mereka

melakukan tugas dengan lebih berkesan.

(ii) Mewujudkan dan menyebarkan nilai-nilai yang positif seperti kejujuran,

integriti, akautabiliti pendidik, berdisiplin, bertanggungjawab, semangat

kerja berpasukan untuk mendorong kakitangan bekerja dengan lebih

tekun.

(iii) Memotivasi kakitangan dengan cara memberi pengiktirafan kepada

kakitangan yang menunjukkan kecemerlangan dalam kerja masing-

masing.

(iv) Menggalakkan penglibatan kakitangan dalam penentuan matlamat

organisasi dan dalam proses penyelesaian masalahmasalah

produktiviti.

(v) Menggalakkan komunikasi berkesan diantara pihak pentadbir dengan

kakitangan melalui pangamalan dasar terbuka.

(vi) Menetapkan standard-standard prestasi yang jelas dan mencabar untuk

kakitangan. Walaubagaimanapun, standard tersebut perlulah jelas dan

realistik untuk digapai oleh kakitangan.

(b) Sistem dan prosedur kerja

Tahap produktiviti sesebuah organisasi pendidikan adalah dipengaruhi oleh

sistem dan prosedur kerja yang diamalkan oleh jabatan berkenaan. Sistem dan

prosedur kerja yang baik akan menggalakkan produktiviti kerana proses kerja

dapat berjalan dengan lancar dan cekap. Sebagai contoh, sistem fail yang baik

akan mempercepatkan proses membuat keputusan kerana maklumat-maklumat

yang tersimpan dalam fail boleh diperolehi apabila diperlukan.

Sistem dan prosedur adalah mekanisma yang diwujudkan oleh jabatan

bagi menyelaras proses-proses, aktiviti-aktviti dan tindakan yang terlibat dalam

menjayakan sesuatu kerja. Penyelarasan ini perlu kerana kerja-kerja yang

dijalankan adalah proses yang melibatkan pelbagai lapisan kakitangan,

bahagian dan unit. Mereka perlu berkomunikasi, bekerjasama, bertukar-tukar


9/22

maklumat dan bergantung antara satu sama lain. Selain itu, sistem dan

prosedur kerja juga menggariskan tatacara tentang bagaimana sesuatu kerja itu

perlu dilakukan, peringkat-peringkat tindakan yag perlu disempurnakan,

standard piawaian yang perlu dicapai dan sebagainya. Dengan itu, secara tidak

langsung sistem dan prosedur kerja akan dapat menentukan prestasi setiap

anggota dalam jabatan tersebut.

(c) Struktur organisasi

Sesebuah organisasi dibentuk berasaskan struktur yang sesuai dengan objektif,

matlamat dan keadaaan sekelilingnya. Struktur inilah yang menentukan ciri-ciri

penting organisasi tersebut seperti corak pengagihan tugas mengikut fungsi,

bahagian dan unit, peruntikan sumber dan pengagihan tugas yang berwibawa.

Untuk menjadikan pendidikan produktif, jabatan yang bertanggungjawab

perlulah memastikan kerja-kerja yang dijalankaan licin serta membolehkan

sumber-sumber yang ada dalam organisasi digunakan secara optima.

(d) Gaya pengurusan

Untuk mencapai kejayaan, pihak pengurusan pendidikan tersebut perlulah

sama-sama menerajui sendiri usaha-usaha peningkatan produktiviti. Peranan

dan pengaruh pihak pengurusan ke atas prestasi jabatan adalah besar kerana

ia tanggungjawab terhadap proses-proses utama dalam organisasi. Ini

termasuklah tanggungjawan terhadap keputusan yang dibuat, perancangan

masa depan, penggunaan belanjawan, penentuan keutamaan kerja,

pengagihan sumber dan penilaian prestasi. Oleh sebab itu, pengurusan perlulah

menunujukkan komitmen terhadap produktiviti degan mengamalkan corak

pengurusan yang berorentasikan output.

(e) Persekitaran kerja

Persekitaran kerja sesebuah organisasi mempunyai kesan langsung kepada

produktiviti organisasi tersebut. Sebagai contoh, ruang kerja yang disusun

dalam keadaan teratur dan bersih akan memberikan perasaan aman dan


10/22

proses-proses kerja dapat dijalankan dalam keadaan lancar. Aktiviti-aktivi

seperti pergerakan fail, maklumat dan komunikasi diantara bahagian dan

kakitangan juga dapat dibuat dengan berkesan. Selain itu, susun atur pejabat

yang baik juga akan mengoptimumkan penggunaan ruang dan ini akan

menjimatkan kos operasi. Penjimatan kos ini akan menyumbang kepada

peningkatan produktiviti.

(f) Bahan-bahan

Produktiviti juga dapat ditingkatkan dengan mengurangkan pembaziran bahan-

bahan yang digunakan sebagai input. Bahan-bahan ini seperti alat tulis, kertas,

perabot, bahan kimia dan lain-lain yang dihasilkan untuk menghasilkan output.

Pembaziran lazimnya berlaku apabila bahan-bahan yang dibeli untuk dijadikan

input itu tidak berkualiti. Bahan-bahan tersebut terpaksa dibuang kerana jika

diproses ia akan mencacatkan output yang akan dihasilkan. Disebabkan itu,

untuk meningkatkan produktiviti, bahan-bahan yang digunakan perlulah

berkualiti tinggi.

(g) Teknologi

Penggunaan teknologi moden dalam proses kerja adalah satu langkah yang

penting bagi meningkatkan produktiviti. Teknologi bukan sahaja merujuk kepada

mesin-mesin atau peralatan elektronik sahaja tetapi juga merangkumi

pengetahuan, kaedah-kaedah bekerja yang saintifik. Melalui penggunaan

teknologi, sesetengah proses kerja dapat diautomasikan. Dengan cara ini juga

kerja-kerja dapat dilakukan dengan cepat, murah, di samping meningkatkan

kualitinya. Selain itu, terdapat juga kerja-kerja yang dahulu dilakukan oleh

manusia secara manual kini boleh diambilalih oleh mesin. Ianya dapat

membantu mengatasi masalah kecacatan output yang disebabkan oleh

kecuaian atau kelemahan manusia. Pengurusan teknologi yang sistematik dan

efisyen dapat membantu meningkatkan produktiviti organisasi pendidikan.


11/22

(h) Kelengkapan modal

Kelangkapan modal seperti meja, kerusi, komputer dan mesin-mesin dalam

jabatan pendidikan adalah input penting dalam proses pengeluaran output.

Kelengkapan ini perlulah diselenggara dengan sempurna supaya ianya bolehberoperaasi setiap masa. Diantara kaedah yang boleh digunakan untuk

memastikan kelengkapan ini boleh digunakan adalah dengan memastikan masa

penyelenggaraan kelengkapan tersebut dibuat mengikut jadual, meletakkan

peralatan ditempat yang betul untuk mengelakkan kerosakan dan merancang

penggunaan supaya semuanya dapat digunakan dengan optimum.

5.0 Pengukuran produktiviti

Pengukuran produktiviti adalah satu daripada komponen penting dalam usaha

peningkatan produktiviti. Segala usaha untuk meningkatkan produktiviti tidak

akan dapat dilaksanakan tanpa mengetahui terlebih dahulu tahap produktiviti

semasa. Pada dasarnya, pengukuran dibuat untuk mengetahui tahap

produktiviti sesebuah organisasi. Pengukuran produktiviti membolehkan

organisasi mengetahui:

i. Sejauhmana sumber-sumber yang telah diperuntukan digunakan.

ii. Meningkatkan fleksibiliti operasi dari segi penggunaan tenaga manusia dan

alat-alat.

iii. Mengenalpasti bidang-bidang untuk meningkatkan produktiviti.

iv. Menentukan kos operasi organisasi.

Organisasi pendidikan di sekolah menggunakan petunjuk prestasi utama (Key

Performance Indicator-KPI) sebagai kaedah untuk mengukur strategi-strategi

yang telah dicapai oleh misi dan visi organisasi. Ianya juga bertujuan untuk

meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan setiap organisasi kepada

pelanggan serta menambahbaikan sistem perkhidmatan sedia ada.


12/22

5.1 Apakah Key Performance Indicator(KPI)?

KPI ialah satu sistem pengukuran yang mudah, berkesan dan membantu

organisasi menjelaskan dan mengawal tahap kemajuan sesuatu proses

perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan selaras dengan misi danvisi sesebuah organisasi (Ku Ahmad, 2011). KPI telah diguna pakai oleh banyak

syarikat koporat dan didapati ianya merupakan radas timbangan kerja yang

sangat berkesan. Malah kaedah ini juga telah telah diguna pakai oleh kerajaan

dari negara-negara maju seperti Britain, Australia dan kanada. Sehubungan itu,

pada 27 Julai 2009 Perdana Menteri Malaysia Datuk Sri Najib Tun Razak telah

mengaumumkan Indeks Prestasi Utama (KPI) dan enam teras Bidang

Keberhasilan Utama Negara (NKRA). Dibawah NKRA ini, tanggungjawab

meluaskan akases pendidikan berkualiti dan berkemampuan

dipertanggungjawabkan kepada Menteri Pelajaran Malaysia iaitu Tan Sri

Muhyiddin Yassin.

KPI ialah ukuran spesifik dalam bidang tertentu prestasi organisasi.

Tujuan KPI adalah untuk memberikan pengukuran ke atas faktor-faktor utama

yang memberikan kejayaan jangka panjang kepada organisasi. Untuk KPI

berfungsi dan memberikan faedah kepada organisasi, ianya harus diukur secara

berterusan dan mempunyai hubungkait dengan bidang yang ingin dilakukan

penambahbaikan.

5.2 Mengapa perlu menggunakan KPI?

Ku Ahmad (2011) menjelaskan penggunaan KPI dalam pengukuran prestasi

organisasi dapat difokuskan kepada tiga perkara utama iaitu pertama

menjelaskan hala tuju organisasi. Melalui pembinaan KPI warga sekolah akan

menyedari perkara-perkara penting dan patut diberi perhatian dalam

menjayakan misi dan visi sekolah. Sistem pengukuran prestasi yang baik akan

memberikan gambaran yang jelas mengenai matlamat yang hendak dicapai

oleh organisasi. Setiap warga sekolah akan mengenalpasti dan

menghubungkaitkan sasaran kerja tahunan individu, sasaran kerja tahunan


13/22

kumpulan panitia dengan perancangan strategik sekolah dan seterusnya

menentukan sama ada sasaran yang ditetapkan telah tercapai atau tidak.

Dengan adanya komitmen pihak sekolah terhadap pengukuran ianya akan

membentuk satu budaya yang mementingkan pencapaian iaitu setiap individu

bekerja ke arah mencapai misi dan visi sekolah.

Kedua, dengan mengaplikasikan sistem pengukuran prestasi

menggunakan KPI, sekolah akan dapat memberi tumpuan kepada bidang-

bidang utama yang disampaikan kepada ibubapa dan pihak-pihak

berkepentingan. Penggunaan KPI dapat membantu sekolah dalam menentukan

tindakan yang perlu diambil. Sistem pengkuran adalah berbentuk dinamik. Oleh

itu, pihak sekolah akan memberikan tumpuan yang lebih kepada perkara-

perkara penting yang menjadi teras kepada kecemerlangan dan keberkesanan

sekolah.

Perkara ketiga adalah penggunaan KPI akan dapat membolehkan

sekolah menilai semual prestasi yang telah disasarkan. Kesesuaian strategi

yang telah dimplimentasikan juga boleh dikenapasti melalui penilaian semula

prestasi menggunakan KPI dan tindakan-tindakan pembetulan serta

penambahbaikan yang perlu dibuat.

5.3 Bagaimana membina KPI?

Pengukuran KPI adalah bertujuan untuk mengukur prestasi perkhidmatan dan

penyampaian sesebuah organisasi. KPI yang diwujudkan hendaklah

merangkumi aspek kecekapan dan keberkesanan proses-proses utama dalam

menghasilkan dan menyampaikan perkhidmatan awam kepada pelanggan serta

kepuasan hati pelanggan terhadap perkhidmatan yang diberikan. Sasaran

prestasi yang ditetapkan untuk mengukur KPI hendaklah memenuhi ciri-ciri

SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realisticdan Time bound). Secara

umum, langkah-langkah untuk mewujudkan KPI dan pelaksanaan pengukuran

prestasi adalah seperti rajah 5.1.


14/22

Rajah 5.1: Langkah untuk mewujudkan KPI dan melaksanakan pengukuran

prestasi

Penggunaan KPI dan sasaran prestasi boleh digunakan dalam setiap

aspek pengurusan sekolah. Aspek-aspek pengurusan merupakan perkhidmatan

utama dan fungsi adalah berdasarkan kepada faktor-faktor penyumbang kepada

keberkesanan sekolah seperti pengurusan kurikulum dan pengajaran, disiplin,

kepimpinan, perkembangan staf, pengurusan kewangan, pengurusan

persekitaran sekolah dan pengurusan hubungan dengan pelanggan. Pihak

pengurusan sekolah haruslah sentiasa membuat analisis terhadap kekuatan,

kelemahan, ancaman dan peluang sekolah serta berbincang bersama-sama

dengan guru untuk memastikan produktiviti di sekolah dapat dimaksimumkan .

6.0 Pengurusan kualiti menyeluruh (Total Quality Management - TQM)

Konsep Pengurusan Kualiti Menyeluruh atau Total Quality Management (TQM)

mula diperkenalkan sejak tahun 1920-an lagi, dimana pada masa itu kaedah

statistik mula digunakan dalam pengawalan kualiti di kilang-kilang di AmerikaSyarikat. Konsep ini kemudiannya telah mendapat sambutan dikalangan

pengurus-pengurus koporat di Jepun mulai 1950-an yang ketika itu giat

membangunkan sektor industrinya. Namum begitu, konsep ini telah

berkembang dengan pesat dalam tahun 1980-an apabila timbul kesedaran di

seluruh dunia akan pentingnya kualiti dalam kehidupan manusia.

Wujudkan KPI dan

teta kan sasaran

Ukur dan nilai

restasi

Pantau tahap

restasi

Tambah baik

restasi

Tahap prestasi

Masa

Nilai secara

berterusan


15/22

Perubahan yang berlaku ini secara langsung telah menukar pandangan

dan sikap pengurus di sektor awam dan swasta tentang cara mereka

menguruskan kualiti kakitangan mereka. Mereka mendapati, cara pengurusan

kualiti tradisional tidak lagi mampu menjamin penghasilan output yang menepati

kehendak pelanggan. Walaupun pada asalnya TQM merupakan pendekatan

yang digunakan dalam organisasi perindustrian dan pengeluaran, pendekatan

ini telah terbukti boleh dilaksanakan dalam semua jenis organisasi termasuklah

sektor perkhidmatan seperti pendidikan. Menurut Teong (2001), kualiti

pendidikan merujuk kepada kejayaan sesebuah institusi menyediakan

persekitaran pendidikan yang membolehkan pelajar mencapai matlamat

pembelajaran serta piawaian akademik secara berkesan.

6.1 Konsep TQM

TQM adalah satu proses pengurusan kualiti yang berorentasikan pelanggan.

Ianya berjalan secara berterusan dan melibatkaan semua aspek dalam

organisasi. Proses ini bertujuan membawa perubahan yang menyeluruh ke arah

melahirkan budaya organisasi yang cemerlang. Oleh itu, TQM dilihat sebagai

satu proses trasnformasi budaya dimana ciri-ciri budaya sedia ada akan

diubahsuai, ditukar dan diperkukuhkan lagi dengan ciri-ciri baru yang lebih baik.

Ciri-ciri ini meliputi sikap dan nilai, sistem dan prosedur, amalan-amalan operasi,

struktur organisasi dan sebagainya.

TQM akan membawaa organisasi mencapai total quality dalam segala

aspek operasinya. Dengan itu, kualiti bukan sahaja merupakan sesuatu yang

dapat dilihat pada keluaran atau perkhidmatan tetapi juga lebih menyeluruh

meliputi sebarang operasi dan urusan yang dikendalikan oleh sesebuah

organisasi. Pada tahap ini, kualiti akan dipamerkan melalui kecekapanpentadbiran, kebolehan kakitangan, kelicinan sistem-sistem operasi dan

sebagainya. Ciri-ciri yang dilihat pada TQM meliputi empat aspek iaitu matlamat

TQM, fokus TQM, strategi TQM bagi meningkatkan kualiti dan pihak yang

bertanggugjawab melaksanakannya (pelaksana).


16/22

TQM sentiasa memberi tumpuan kepada kos yang digunakan untuk

menghasilkan output. Kos wujud disebabkan pembaziran sumber, penghasilan

output yang tidak berkualiti, kesilapan kerja atau aktiviti-aktiviti lain yang tidak

memberikan faedah kepada organisasi. Oleh sebab itu, TQM sangat

menekankan aspek pencegahan dimana sebelum output dihasilkan, kakitangan

seharusnya berusaha seoptimum mungkin untuk mengawal kecacatan atau

terjadinya kesilapan semasa proses output dijalankan.

Mengikut pendekatan TQM, semua kakitangan bertanggungjawab

terhadap peningkatan kualiti output. Dengan penglibatan yang menyeluruh

daripada semua kakitangan barulah output yang dihasilkan memberikan kesan

yang mendalam dan berkekalan. Penglibatan ini dilaksanakan secara terkawal

supaya kakitangan dapat memfokuskan diri dengan memberi keutamaan untuk

mencapai matlamat organisasi. Disini dapat dilihat peranan pengurusan atasan

sangat penting dimana mereka bertanggungjawab sepenuhnya kepada

perubahan-perubahan dan memberi kepimpinan berkeesan kepada kakitangan

masing-masing. Selain itu, sumbangan pasukan kerja juga didapati berkesan

dalam menyumbangkan idea-idea yang kreatif dan inovasi untuk membantu

organisasi mencapai matlamat yang disasarkan. Menurut Teong (2010) terdapat

tujuh prinsip pengurusan berdasarkan TQM iaitu:

i. Sokongan pengurusan atasan

- Sokongan pengurusan atasan perlu dibuktikan dengan kesediaan

mengambil tindakan-tindakan yang konkrit seperti mewujudkan dasar

kualiti, menubuhkan struktur pengurusan kualiti, menarik penglibatan

kakitangan secara menyuruh dan menguruskan proses perubahan.

ii. Mengadakan perancangan strategik kualiti.

- Proses perancangan strategik bagi jabatan-jabatan melibatkan lima

tindakan penting iaitu:

(a) Menganalisis persekitaran luaran.

(b) Menganalisis persekitaran dalaman.


17/22

(c) Menggubal wawasan organisasi.

(d) Mengubal objektif-objektif kualiti.

(e) Mengenalpasti aktiviti penambahbaikan.

iii. Mengutamakan pelanggan.

- Bagi membolehkan organisasi mengeluarkan output yang berkualiti,

kehendak pelanggan haruslah dikenalpasti terlebih dahulu. Maklumat

yang diperolehi menjadi asas kepada ciri-ciri yang harus ada pada

output yang hendak dikeluarkan dan proses-proses yang akan

dijalankan.

iv. Memberi latihan dan pengiktirafan.

- Latihan untuk kakitangan haruslah disusun secara sistematik untuk

memastikan latihan yang dijalankan memberi manfaat dan bersesuaian

dengan dasar kualiti jabatan. Pihak pengurusan di jabatan-jabatan perlu

mewujudkan sistem pengiktirafan yang sesuai dengan keperluan

masing-masing. Pengiktirafan yang diberikan merupakan salah satu

pendekatan untuk memotivasikan kakitangan dan pengiktirafan

diberikan perlulah diumumkan kepada semua kakitangan untuk

mengelakkan salah faham.

v. Mengukuhkan semangat berpasukan.

- Semangat berpasukan diperlukan untuk memastikan kakitangan dapat

bekerja dengan mesra dan bersungguh-sungguh dalam satu pasukan.

Oleh itu, pengukuhan kerja berpasukan boleh diadakan melalui cara

memberikan tugasan berkumpulan, mengadakan latihan juga

memberikan lebih kuasa bertindak kepada pasukan kerja.

vi. Mengadakan pengukuran prestasi.

- Bagi memastikan sistem pengukuran keluaran dijalankan dengan tulus,

jabatan-jabatan perlulah memastikan ciri-ciri kualiti output yang hendak


18/22

dikawal serta menentukan matlamat atau standard kualiti yang

dikehendaki.

vii. Menekankan kepastian kualiti.

- Bagi memastikan matlamat kepastian kualiti tercapai, tiga tindakan

yang berikut ialah:

(a) Melaksanakan pemeriksaan kualiti.

(b) Mengamalkan perancangan output.

(c) Latihan kakitangan.

7.0 Pengenalan MS ISO dalam sistem pendidikan

MS bermaksud Malaysia Standard dan ia sejajar dengan Piawaian

Antarabangsa. ISO bermaksud equal yang berasal dari perkataan Greek. Ia

ialah satu nickname dan bukannya akronim untuk International Organisation for

Standardisation (IOS). International Organisation for Standardisation adalah

sebuah pertubuhan bukan kerajaan yang ditubuhkan pada 27 Febuari 1947 dan

beribu pejabat di Geneva Switzerland. Organisasi ini merupakan satu badan

bersekutu yang menggabungkan organisasi dari seluruh dunia yang

bertanggungjawab mewujudkan standard di negara masing-masing.

Bermula tahun 1996, kerajaan Malaysia telah membuat keputusan

supaya MS ISO 9000 dilaksanakan di semua agensi awam termasuk agensi-

agensi pendidikan. Satu Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 2

Tahun 1996 bertajuk Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000

bertarikh 11 Julai 1996 telah diedarkan di semua agensi awam untuk

dilaksanakan. Pada ketika itu, pelaksanaan MS ISO 9000 adalah berasaskan

salah satu pensijilan iaitu MS ISO 9001, MS ISO 9002 atau MS ISO 9003 versi

1994.

Selaras dengan penambahbaikan standard oleh International

Organisation For Standardization (ISO) pada tahun 2000, agensi-agensi awam

di Malaysia telah diminta untuk beralih kepada pensijilan MS ISO 9001: 2000.


19/22

Arahan peralihan telah dikeluarkan melalui Surat Pekeling Kemajuan

Pentadbiran Awam (SPKPA) Bil. 2 Tahun 2002 bertajuk Garis Panduan Bagi

Melaksanakan MS ISO 9000:2000 Dalam Perkhidmatan Awam bertarikh 16

Disember 2002.

Pada bulan Oktober 2008, ISO telah mengeluarkan Standard ISO

9001:2008 yang merupakan penambahbaikan kepada standard ISO 9001:2000.

Penambahbaikam ini meliputi penerangan dan penjelasan yang lebih terperinci

terhadap beberapa keperluan standard tertentu. Berikutan itu, Jabatan Standard

Malaysia telah mengeluarkan Standard MS ISO 9001:2008 untuk diterima pakai

oleh semua organisasi di Malaysia termasuk agensi-agensi pendidikan sehingga

kini.

7.1 Model Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2008

berasaskan Pendekatan Proses

Pelaksanaan standard-standard di bawah MS ISO 9001:2008 adalah

berdasarkan kepada pendekatan proses. Agensi perlu merancang dan

menyediakan sumber-sumber serta melaksanakan proses-proses dalam SPK

bagi menghasilkan produk atau perkhidmatan yang memenuhi kehendak

pelanggan. Output sesuatu proses itu akan menjadi input kepada proses

berikutnya dan perlu diurus sebagai satu sistem bagi mencapai objektif agensi.

Keperluan bagi pengurusan atasan bagi melaksanakan penambahbaikan

secara berterusan terhadap SPK turut diberi penekanan melalui pendekatan ini.

Dalam sistem pendidikan, pelanggan merupakan pelajar, ibubapa dan

pihak-pihak yamg berkepentingan dalam sistem pendidikan. Pengurusan atasan

memainkan peranan penting dalam memastikan pemberian perkhidmatan

kepada pelanggannya mengikut standard MS ISO yang telah ditetapkan. Proses

pemberian perkhidmatan dilakukan sentiasa dan output yang dihasilkan akan

menjadi panduan kepada penambahbaikan yang dibuat untuk perkhidmatan

yang lain pada masa hadapan. Rajah 8.1 menunjukkan model yang digunakan


20/22

untuk melaksanakan MS ISO 9001:2008 di semua agensi perkhidmatan awam

termasuk sektor pendidikan.

Rajah 7.1: Model SPK MS ISO 9001:2008 berasaskan pendekatan proses

(Sumber: MAMPU, Jabatan Perdana Menteri, 2010)

8.0 Penutup

Penekanan produktiviti merupakan salah satu kaedah memaksimumkan sumber

yang ada dalam memberikan perkhidmatan terbaik kepada pelanggan.

Kepuasan hati pelanggan menjadi kayu ukur kepada pencapaian dan prestasi

semasa agensi. Oleh sebab itu, adalah penting bagi memastikan semua pihak

sedar akan tanggungjawab yang telah diamanahkan untuk memastikan visi dan

misi organisasi tercapai. Kejayaan menghasilkan output yang berkualiti akan

menyebabkan sektor pendidikan di Malaysia dipandang tinggi bukan sahaja

diperingkat setempat tetapi juga diperingkat global. Ianya juga dapat membantu

negara menarik lebih banyak pelaburan disamping meningkatan lagi prestasi

Malaysia seiring dengan negara maju yang lain.

(1) Pelajar

(2) Ibubapa

(1) Ilmu

pengetahuan

(2) Kemahiran

Pencapaian

akademik


21/22

Rujukan

Abdul Ghafar, M.N. (2004). Dinamika Sistem Pendidikan Tinggi. Skudai:

Penerbit Universiti Teknologi Malaysia.

Abdul Rahman, S.B. (2010). Petunjuk Prestasi Utama (KPI) Amalan Pemimpin

Sekolah Berprestasi Tinggi. Dicapai pada 20 Mei 2013 daripada

http://hjsahifulbahari.blogspot.com/2010/11/petunjuk-prestasi-utama-kpi-

amalan_28.html

Abdullah, M, Mustafa, Z., Khamis, A. & Salleh, A.R. (2002). Isu Kualiti dan

Produktiviti. Bangi: Penerbit Universiti Kebangsaan Malaysia.

Abdullah, M.R. (1995). Ke Arah Peningkatan Kualiti. Kuala Lumpur: Institut

Kefahaman Islam Malaysia (IKIM).

Bahagian Inovasi dan Pengurusan Sumber Manusia. (2009) Soal Jawab: MS

ISO 9001: 2008 PAJPM. Putrajaya: Jabatan Perdana Menteri

Fei, T. L. K. (2002). TQM Implementation and Impact In The Malaysian Public

Sector: An Empirical Study. Kuala Lumpur: National Institute of Public

Administration (INTAN).

Hornby, A.S., Wehmeier,S. & Turnbull, J. (2005). Oxford Advanced Learners

Dictionary. London: Oxford University Press.

Hussin, S. (2002). Dasar Pembangunan Pendidikan Malaysia: Teori dan

Analisis. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Idris, M.A. (2004). Orientasi Kualiti: Prinsip dan Amalan Strategik. Bangi:

Penerbit Universiti Kebangsaan Malaysia.

Institut Tadbiran Awam Negara. (1992). Produktiviti Koleksi Soal-Jawab. Kuala

Lumpur: National Institute of Public Administration (INTAN).

Jabatan Perdaana Menteri. (1991). Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

Bil..6 Tahun 1991. Putrajaya: Jabatan Perdana Menteri.
http://hjsahifulbahari.blogspot.com/2010/11/petunjuk-prestasi-utama-kpi-amalan_28.htmlhttp://hjsahifulbahari.blogspot.com/2010/11/petunjuk-prestasi-utama-kpi-amalan_28.htmlhttp://hjsahifulbahari.blogspot.com/2010/11/petunjuk-prestasi-utama-kpi-amalan_28.htmlhttp://hjsahifulbahari.blogspot.com/2010/11/petunjuk-prestasi-utama-kpi-amalan_28.htmlhttp://hjsahifulbahari.blogspot.com/2010/11/petunjuk-prestasi-utama-kpi-amalan_28.html


22/22

Ku Ahmad, R. (2011). Penggunaan Petunjuk-petunjuk Prestasi Utama atau Key

Performance Indicators (KPI) untuk Penambahbaikan Sekolah. Kedah:

Institusi Aminuddin Baki Utara.

Mohd. Ali,H., Abdul Manaf, M.B. & Mohd Ramli,M.A. (1999). Panduan RingkasPenubuhan dan Pelaksanaan Sistem Kualiti MS ISO 9000 Dalam

Organisasi Pendidikan. Kuala Lumpur: Utusan Publication & Distributors

Sdn. Bhd.

Perbadanan Produktiviti Negara. (1997). Produktiviti: Prinsip Asas. Selangor:

Perbadanan Produktiviti Malaysia.

Teong, L. K. & Mei, T. S. (2010).Amalan Pengurusan Kualiti Menyeluruh Dalam

Proses Pengajaran dan Pembelajaran. Sintok: Penerbit Universiti Utara

Malaysia.

Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).

Panduan Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 Dalam Sekotor Awam .

Putarajaya: Jabatan Perdana Menteri.

Vrat, P., Sardana, G.D.& Sahay, B.S. (1998). Productivity Management A

System Approach. New Delhi: Narosa Publishing House.

Yee, C. L. (2007). Produktiviti Bagi Sistem Pengajian Tinggi di Malaysia. Sintok:

Penerbit Universiti Utara Malaysia.

Yusoff, R.Z. (2005). Pengurusan Kualiti: Prinsip dan Pelaksanaan. Shah Alam:

Pusat Penerbitan Universiti (UPENA) Universiti Teknologi Mara.

produktiviti dalam pendidikan

Documents